Modèles d'autorité du logement MODÈLE DEUX - COMMISSION DU LOGEMENT INDÉPENDANTE DOTÉE D UN CONSEIL D ADMINISTRATION Assemblée des Premières Nations Mai 2012
TABLE DES MATIÈRES MODÈLE DEUX COMMISSION DU LOGEMENT INDÉPENDANTE DOTÉE D UN CONSEIL D ADMINISTRATION...3 GOUVERNANCE... 3 ACTIVITÉS... 5 GESTION FINANCIÈRE... 7 ENTRETIEN... 12 RENDEMENT EN MATIÈRE DE GESTION... 13
MODÈLE DEUX - COMMISSION DU LOGEMENT INDÉPENDANTE DOTÉE D UN CONSEIL D ADMINISTRATION Dans ce document, l emploi du masculin n a d autres fins que celle d alléger le texte. GOUVERNANCE RESPONSABILITÉS Dans ce modèle, la gouvernance du portefeuille du logement de la Première Nation est confiée à une commission du logement indépendante créée par le Chef en Conseil et dotée du mandat d entreprise d administrer le logement communautaire. Dans ce cas-ci, les rôles et responsabilités liés à la gouvernance sont pour la plupart clairement définis. Le Chef en Conseil garde toutefois la responsabilité d élaborer les politiques selon la volonté de la communauté, la commission du logement agit en tant qu administratrice selon la volonté du Conseil et la législation sur la responsabilisation d entreprise régit les exigences en matière d exploitation et de production de rapports. Chef en Conseil En tant que représentant politique de la Première Nation, le Chef en Conseil est chargé d élaborer les politiques et procédures destinés à gouverner les activités de la commission du logement dans le meilleur intérêt de la communauté. À cet effet, il est recommandé de mettre sur pied un «cercle communautaire» qui sera chargé de formuler des conseils et recommandations à l intention de la commission du logement et du Chef en Conseil. Le cercle communautaire comprendra un ensemble de membres socialement représentatifs de la communauté souhaitant devenir représentants communautaires bénévoles. Il est important de noter que les fonctions du cercle sont purement consultatives le cercle ne possèdera aucun pouvoir décisionnel. Afin d assurer le fonctionnement optimal de ce modèle de gouvernance, le Chef en Conseil et la commission du logement devront entretenir des relations de collaboration positives avec le cercle. Commission du logement Dans ce modèle, la commission du logement est l entité chargée d administrer les activités quotidiennes du portefeuille du logement de la Première Nation. Son mandat d entreprise nécessite une structure de gouvernance particulière composée d un conseil d administration doté des responsabilités suivantes : examiner et approuver les budgets et plans; examiner et approuver les rapports financiers; trouver les ressources financières des programmes. Le conseil d administration peut décider de mettre sur pied des comités et sous-comités pour s occuper de certaines fonctions administratives. Par exemple, la commission du logement peut être épaulée par un comité de sélection des résidants/locataires, un comité d entretien, un comité des finances et un comité chargé des relations avec le cercle communautaire. Il est courant que des membres du conseil d administration de la commission du logement - en tant que subordonnée du Conseil - soient des délégués nommés pour des raisons politiques ou des représentants politiques, 3
qui peuvent avoir une influence tant positive que négative. D une part, la représentation politique peut accroître la responsabilisation de la communauté par l intermédiaire de processus démocratiques traditionnels p. ex., si les représentants politiques du conseil d administration de la commission du logement n accomplissent pas les tâches confiées par la communauté, leur mandat initial peut ne pas être renouvelé. D autre part, posséder une commission du logement qui est très liée aux institutions politiques locales peut laisser croire que les programmes de logement sont dictés par des visées politiques plutôt que par de véritables besoins de la communauté par exemple, si la base votante du gouvernement est principalement constituée de familles à revenu moyen, elle pourrait axer ses efforts sur l offre d options de financement de l accès à la propriété à ce type de familles, tout en négligeant les personnes âgées à revenu faible ou fixe de la communauté ayant besoin de programmes d aide au logement locatif. Tel qu indiqué, les tâches de la commission du logement sont établies par le mandat qui lui aura été confié par le Chef en Conseil. Ainsi, elles varient d une communauté à l autre. En général, elles sont les suivantes : (1) Déterminer les besoins et le portefeuille social de la communauté en évaluant les conditions de vie et de logement et en étudiant les moyens et méthodes nécessaires pour améliorer la situation; (2) Élaborer, mettre en œuvre et suivre de près des plans pour le portefeuille du logement de la communauté; (3) Selon les pouvoirs délégués à la commission du logement par le Chef en Conseil, la commission du logement pourrait être chargée de mettre en œuvre et de surveiller les politiques et procédures de logement, mais aussi d élaborer des politiques et procédures; (4) Surveiller et assurer l exploitation et le suivi des projets et programmes de logement de la bande, dont l accomplissement de toutes les tâches administratives habituellement liées à l élaboration et à la gestion des programmes de logement social; (5) Assurer la construction, l amélioration et/ou la réparation des logements de la bande; (6) Faciliter la construction de logements privés s il y a lieu; (7) Proposer des solutions de financement au Chef en Conseil, qui aideront la commission du logement à accomplir son mandat, qui consiste à fournir des logements sûrs, sains et écoénergétiques à tous les membres de la communauté; (8) Présenter des rapports sur toutes les activités de la commission du logement au Chef en Conseil, au cercle communautaire et à l ensemble de la communauté afin d assurer une responsabilisation politique, financière et publique ainsi qu une transparence opérationnelle. 4
ACTIVITÉS RELATIONS AVEC LES RÉSIDANTS Politiques d admissibilité des locataires ou des membres Selon le niveau de pouvoir accordé par le Chef en Conseil, le comité sur le logement, le Chef en Conseil ou les deux entités ensemble mettront en place une politique d admissibilité des membres explicite et défendable. Cette politique devra s appliquer invariablement à tous les demandeurs et s inscrire dans les objectifs de la commission du logement, en plus d être conforme aux lois provinciales régissant la location et les droits de la personne. Des politiques distinctes doivent être élaborées pour chaque projet ou programme administré par la commission du logement afin de marquer les différences existant dans les objectifs des projets. Calculer les paiements du loyer ou de l habitation Selon les programmes de logement offerts, le Chef en Conseil aura pour fonction de mettre en place des procédures qui seront appliquées par la commission du logement pour calculer les paiements du loyer et de l habitation par les locataires et les propriétaires cherchant respectivement un logement au loyer proportionné au revenu (LPR) ou un accès à la propriété subventionné. Les méthodes de calcul doivent s appliquer invariablement à tous les locataires et à tous les propriétaires. Bien que dans ce cas-ci les Premières Nations bénéficient d une marge de manœuvre pour décider de la façon de définir et déterminer le revenu, l emploi et d autres paramètres, le gouvernement du Canada a établi la règle générale suivante : pour qu un logement soit considéré comme un logement «abordable», les personnes ou la famille ne doivent pas consacrer plus de 30 % de leur revenu brut mensuel pour se loger. Processus d appel Les membres de la bande peuvent faire appel d une décision de la commission du logement au sujet du processus de sélection utilisé pour l attribution d une location et aux prêts. Il est recommandé que les membres aient aussi la possibilité de faire appel d une décision concernant les montants d aide financière. Les appels doivent être interjetés par écrit auprès de la commission du logement dans les dix jours suivant la réception des décisions en matière de sélection ou de calcul. Si une réunion de la commission du logement est prévue dans les deux prochaines semaines, l appel y sera examiné, sinon le président du conseil d administration devra, en tant que président de la commission, convoquer une réunion extraordinaire. La partie appelante aura la possibilité de présenter son cas à la réunion, puis la commission du logement examinera le cas et prendra une décision en privé. Si, le motif de l appel relève de la compétence de la commission, la décision prise sera considérée comme une décision finale. Si, le motif de l appel ne relève pas de la compétence de la commission, celle-ci formulera une recommandation concernant l appel au Chef en Conseil, et ce dernier prendra la décision finale dans les deux semaines suivant la réception de la recommandation de la commission du logement. 5
Mixité de revenus Afin d assurer la viabilité financière des complexes de logement sociaux, il est généralement recommandé de consacrer un pourcentage des unités aux locataires nécessitant une subvention et un autre à ceux n en ayant pas besoin (LPR et non LPR). Les complexes d habitations à mixité de revenus constituent une source stable de revenus pour les promoteurs, car une partie des unités disponibles est réservée à des personnes capables d assumer sans aide l intégralité du paiement mensuel de l habitation; ces personnes permettent de compenser les «pertes» ou de minimiser le remboursement de prêts provenant de la subvention du coût du logement accordée aux personnes qui sont partiellement (p.ex. celles occupant un emploi saisonnier ou sous-employées qui peuvent assumer une partie du coût du logement) ou très (p.ex. celles qui sont très sousemployées ou au chômage et qui sont incapables de payer d importantes mensualités pour le logement) dépendantes de programmes de subventions ou d aide. ADMINISTRATION Ententes d exploitation Il est recommandé que le Chef en Conseil, en partenariat avec la commission du logement, prépare une entente d exploitation pour chaque programme administré par la commission du logement afin d établir clairement la portée des pouvoirs de la commission du logement et d orienter l administration du portefeuille du logement des Premières Nations. L entente d exploitation devrait comprendre, entre autres, les éléments suivants : (1) La description de la répartition des pouvoirs entre le Chef en Conseil et la commission du logement, y compris les rôles et responsabilités de chacun; (2) Les exigences en matière d établissement de rapports sur le budget, les finances, l exploitation et l administration (y compris les exigences de vérification indépendante; les dates et conditions des vérifications, etc.); (3) Les critères de sélection des locataires ou membres; (4) La procédure de calcul des paiements du loyer ou de l habitation du locataire ou du propriétaire; Les procédures de règlement des différents et des appels. Contrats de location Lorsqu une personne ou un groupe s engage dans des activités de fournisseur de logements, elle ou il acquiert les droits et responsabilités habituels du propriétaire. Ainsi, le Conseil de bande, par l intermédiaire de l autorité déléguée au comité sur le logement quant à l exploitation et à la gestion du portefeuille du logement de la bande, est considéré comme le propriétaire par toutes les personnes et familles résidant dans les unités de logement appartenant à la bande; il doit assumer les responsabilités propres au propriétaire auprès des locataires. L une d entre elles est une exigence qui est mentionnée dans toutes les lois provinciales régissant la location, à savoir que le propriétaire doit conclure un contrat de location avec tous les locataires de tous les complexes d habitations. Ce contrat décrit les conditions de la location (p.ex. la durée du bail, le montant du loyer, la date du paiement du loyer, le paiement des services publics et les lignes directrices régissant la fin du bail par l une ou l autre des parties) et les 6
responsabilités du locataire et du propriétaire (p. ex. l entretien). Tous les contrats de location doivent être conformes aux lois provinciales régissant la location, à la loi sur les droits de la personne et aux objectifs ou principes du conseil, tels qu indiqué dans l entente d exploitation. Toute clause du contrat de location violant une loi sur la location ou les droits de la personne est nulle. Le conseil, en tant que propriétaire, et les locataires, ont recours aux mêmes mécanismes de règlement des différents (en général des tribunaux de location immobilière établis par une loi provinciale) lorsqu ils estiment que des clauses du contrat de location ou des dispositions de la loi provinciale régissant la location ont été violées. Gestion des documents La commission du logement devrait être requise de classer les documents relatifs à ses activités à l écart des documents du Conseil de bande. Dans ce cas-ci, le conseil d administration de la commission du logement devra veiller à la mise à jour, à l exactitude et à l exhaustivité des documents relatifs aux activités administratives immobilières de la commission. Les exigences en matière de production de rapports seront clairement définies dans l entente d exploitation et dans les lois provinciales régissant la constitution en société. En général, les fournisseurs de logements appliquant une bonne gouvernance gèrent les documents suivants : les documents d entreprise (l information sur les membres, les procès-verbaux des réunions, les descriptions de postes des membres du conseil d administration, etc.), les documents d exploitation (information sur les programmes et l exploitation quotidienne, données sur les bâtiments et procès verbaux des réunions), les documents administratifs (copies des rapports et ententes, information sur les assurances, rapports et renseignements financiers, renseignements sur le personnel et les membres, etc.) et les documents sur les demandeurs et locataires (copies des contrats de location, correspondance entre la commission du logement et les locataires, renseignements personnels et financiers des demandeurs et locataires compilés durant la procédure de demande et/ou la location). GESTION FINANCIÈRE POLITIQUES ET PROCÉDURES Il est impératif que le Chef en Conseil élabore des politiques et procédures détaillées de tenue de registres à l intention de la commission du logement, qui s inscrivent dans des pratiques de comptabilité et des principes de gouvernance communément acceptés (c.-àd. des vérifications financières doivent être entreprises au moins une fois par an par un comptable accrédité indépendant et les résultats des vérifications doivent être tenus à la disposition de la communauté) et les lois provinciales régissant la gestion des documents des entreprises. Des politiques et des lignes directrices procédurales doivent aussi être établies pour régir le pouvoir de dépenser (p. ex lorsque le comité sur le logement autorise des dépenses et lorsque les dépenses doivent être approuvées par le Chef en Conseil), l achat de biens et services (la législation provinciale devrait être consultée afin de déterminer si les projets doivent faire l objet d un appel d offres et de quelle façon ou si un simple contrat est suffisant), la budgétisation annuelle et, tel que discuté précédemment, les lignes directrices pour calculer les paiements du loyer ou de 7
l habitation. Ces politiques et ces lignes directrices procédurales sont importantes non seulement pour garantir la responsabilisation de la commission du logement à l égard du Chef en Conseil, mais aussi pour garantir la responsabilisation du Chef en Conseil et de la commission du logement à l égard de la communauté qu ils servent. Commission du logement La commission du logement sera chargée de déléguer les activités financières quotidiennes du portefeuille du logement de la Première Nation au coordonnateur du logement du gestionnaire, qui veillera à effectuer les vérifications financières trimestrielles; les rapports seront présentés au conseil d administration et au Chef en conseil. Conseil d administration Il est chargé de : (1) Surveiller les activités de la commission du logement; (2) Prendre des décisions concernant des questions administratives et financières relevant de son mandat et de son budget, tel que définis et attribués par le Chef en Conseil; (3) Formuler des recommandations à l intention du Chef en Conseil quant aux moyens d accéder à un financement; (4) Prendre des décisions en matière de budgétisation fondées sur le budget fourni par le Chef en Conseil. Chef en Conseil Il est chargé de : (1) Établir un budget annuel pour les activités de la commission du logement; (2) Obtenir un financement pour les programmes et projets de logement; (3) S assurer que les vérifications annuelles des programmes de logement sont effectuées et que les résultats sont mis à la disposition des membres de la bande; (4) Prendre des décisions financières finales s il y a lieu, tel qu indiqué dans l entente d exploitation conclue avec la commission du logement. FONDS DE RÉSERVE POUR REMPLACEMENTS Il est très recommandé que les Premières Nations administrant des programmes de logement de location gèrent un fonds de réserve pour remplacements. Ce fonds permettrait de veiller à ce que des éléments essentiels, tels que les revêtements de sol, les appareils ménagers et les couvre-fenêtres, soient remplacés au besoin, principalement lorsqu ils ont dépassé leur durée de vie, et ils seront administrés par la commission du logement au moyen des fonds alloués par le Chef en Conseil. Ce fonds devrait être placé dans un compte bancaire destiné seulement à cet effet. Il est entendu que, si ce fonds devait être investi, il devrait l être seulement dans des entreprises «sans risque», par exemple un compte épargne ou chèque, un dépôt à terme ou des obligations d État. Tout promoteur de logements ayant des ressources limitées ou un financement peu fiable devrait posséder un fonds de réserve pour remplacements, en tant que mécanisme garantissant la durabilité du complexe d habitations. 8
Calcul du fonds de réserve pour remplacements Le montant du fonds de réserve variera d un complexe d habitations à l autre et devra être calculé durant la première année d exploitation. Des dépôts devront être effectués mensuellement ou annuellement dans le compte du fonds. La méthode de calcul du fonds de réserve sera la suivante : (coût de l élément x nombre d éléments) durée de vie estimée ou moyenne de l élément Cette méthode de calcul devra être appliquée pour tous les éléments remplaçables, et toutes les sommes devront être additionnées. La somme finale représentera le montant total qui devra être déposé annuellement dans le fonds de réserve pour remplacements pour couvrir les dépenses nécessaires pendant la durée de vie du complexe. PROGRAMMES DE FINANCEMENT DE LA PROPRIÉTÉ PRIVÉ Les Premières Nations ont le choix entre de nombreuses solutions pour aider leurs membres à accéder à la propriété privée, selon si elles préfèrent des initiatives d accession à la propriété par financement direct ou par facilitation financière. Les trois initiatives les plus utilisées sont : (1) agir en tant que garant de prêt; (2) l administration d un fonds de prêt ou prêt hypothécaire renouvelable; (3) l administration d un programme de location avec option d achat. Programmes renouvelables de prêts ou de prêts hypothécaires Un programme renouvelable de prêts ou de prêts hypothécaires permet aux Premières Nations de fournir un financement aux propriétaires potentiels. Dans ce type de programme, la bande fournit un fonds de capital et d emprunt qui est administré par la commission du logement à l intention des propriétaires admissibles potentiels sous la forme de prêts directs ou de prêts hypothécaires - qui sont remboursés par des paiements mensuels. Lorsqu ils sont gérés convenablement, les fonds renouvelables constituent une source de financement durable pour les membres de la communauté nécessitant une aide financière, tout en permettant à la communauté de moins dépendre d entités de financement extérieures, telles que la SCHL et d autres institutions financières. Si, dans le cadre de ce modèle de gouvernance, une Première Nation choisissait de mettre en place un programme renouvelable de prêts ou prêts hypothécaires, le fonds serait probablement administré sur la base d une fiducie; la commission du logement assurerait le plein contrôle administratif des fonds fournis par le Conseil, tout en satisfaisant les exigences en matière de rapports et de vérifications mentionnées dans les lois régissant les fiducies. Exemple Le fonds renouvelable de prêts hypothécaires utilisé par les affiliés d Habitat pour l humanité, Fonds renouvelable pour l humanité, constitue un exemple couronné de succès : les affiliés proposent des prêts hypothécaires sans intérêts à leurs familles membres. Ils pérennisent cette pratique en sélectionnant les demandeurs en fonction de leur capacité de rembourser le prêt hypothécaire et en appliquant un double prêt hypothécaire sur chaque habitation. Cela permet de s assurer que (1) les familles ont accès à des taux d emprunt hypothécaire bas et que (2) les familles participantes ne 9
profitent pas directement à court terme de l accès à la propriété en mettant l habitation sur le marché précocement. Premier prêt hypothécaire Le premier prêt hypothécaire a pour but de payer la construction de l habitation; la valeur de la maison est calculée en fonction du véritable coût de la construction (y compris la valeur des matériaux fournis gratuitement, le coût des matériaux achetées, les frais administratifs et le coût de la main-d œuvre ou sa valeur si elle est bénévole) et de l achat et de la viabilisation du terrain. En général, les conditions du prêt hypothécaire sont calculées pour une période d amortissement d environ 25 ans, et le remboursement du prêt est calculé en fonction du revenu : les familles ne paient pas plus que 25 ou 30 % de leur revenu brut mensuel et des ajustements sont effectués en fonction de toute diminution ou augmentation du revenu. Deuxième prêt hypothécaire Le deuxième prêt hypothécaire est destiné à s assurer que les propriétaires ne profitent pas des conditions généreuses du premier prêt hypothécaire, qui ne prend pas en compte la valeur du marché de l habitation. Ce deuxième prêt hypothécaire est basé sur la différence de valeur entre le coût réel de l habitation (tel que représenté par le premier prêt hypothécaire) et sa juste valeur du marché au moment de la vente. Il est radié lorsque le premier prêt hypothécaire a été entièrement remboursé ou à la fin du terme hypothécaire, selon la dernière de ces éventualités. Cela signifie que si un propriétaire rembourse son premier prêt hypothécaire précocement et décide de vendre son logement afin de profiter des conditions avantageuses du marché, il doit rembourser intégralement le deuxième prêt hypothécaire. Garanties de prêts Les Premières Nations souhaitant aider des membres de la communauté à financer l accès à la propriété, sans vouloir ou sans pouvoir pour une raison quelconque administrer un fonds de prêt renouvelable, peuvent choisir d agir en tant que garants auprès de membres ne possédant pas suffisamment de capitaux qui présentent une demande de prêt ou de prêt hypothécaire auprès d institutions financières extérieures. Dans ce type de situation, «le professionnalisme de l Office du logement et la solidité des états financiers de la Première Nation seront pris en compte dans les négociations avec les prêteurs. Les prêts garantis par la bande seront mentionnés sur les états financiers de la bande en tant que passif éventuel» [Federation of Saskatchewan Indian Nations, 2005 : 66]. En agissant en tant que garant, la Première Nation évite surtout aux membres de la communauté de dépendre des garanties de prêt des ministères et de la SCHL, par l intermédiaire de l article 10, pour obtenir un financement facilitant l accession à la propriété. Location avec option d achat Aux États-Unis, quelques communautés des Premières Nations administrent des programmes de location avec option d achat dans les réserves : certaines habitations sont désignées en tant que propriétés de location dotées d une option permettant de les transformer en propriétés privées. Dans ce type de programme, la bande est responsable du financement et du financement de la construction des habitations à louer. Les 10
locataires savent qu ils peuvent acheter ce type d habitation à condition de remplir certains critères. Avant de devenir propriétaire, l acheteur doit avoir payé l intégralité du prix d achat en payant un loyer mensuel préalablement calculé. Les deux formules les plus couramment employées pour déterminer le prix d achat sont : 1) le prix d achat équivaut à 70 % du coût total de la construction; 2) fixer un montant en fonction de la superficie en pieds carrés pour toutes les unités. Si la bande ou la commission du logement préfère calculer le prix d achat en employant une autre méthode, il ou elle doit tenir compte de divers facteurs, dont les suivants, dans ses calculs : le coût d exploitation, le coût total de la construction et de la viabilisation et le type et la taille de l unité. Lorsque l acheteur a rempli toutes les obligations décrites dans l entente de l acheteur, l habitation peut être transférée (transfert de propriété). Les obligations sont généralement les suivantes : le paiement intégral du prix d achat, le paiement des taxes et de l assurance pour la première année, le paiement des frais de règlement et de clôture et tout autre coût jugé approprié par la bande ou la commission du logement. La bande ou la commission du logement doit adopter une politique indiquant à quel montant du remboursement du solde dû, il est possible d émettre un avis de règlement imminent de l intégralité du solde dû. Lorsque ce dernier a été réglé et que toutes les mesures juridiques ont été effectuées, le titre de propriété est transféré de la bande ou de la commission du logement à l acheteur. Un service de consultation est proposé au propriétaire d une première habitation, notamment à l occasion du changement de statut d acheteur à celui de propriétaire, afin de s assurer que ce dernier connaît ses droits, ses responsabilités et ses obligations en tant que propriétaire. PROGRAMMES DE LOGEMENTS DE LOCATION SUBVENTIONNÉS Les programmes de logements de location subventionnés sont probablement l option la plus couramment choisie par les communautés pour proposer des logements abordables à leurs membres. Ces programmes constituent un mécanisme efficace pour alléger le fardeau des personnes et familles à faible revenu, qui, autrement, seraient dans l obligation de payer les loyers du marché. Ces programmes sont modulables en fonction des divers besoins, parfois spéciaux, des membres habitant tant à l intérieur qu à l extérieur de la réserve. Voici quelques exemples de programmes de logements de location subventionnés mis en œuvre dans l ensemble du Canada : des programmes d aide au logement destinés aux aînés, des programmes pour les jeunes à risque en milieu urbain, des programmes destinés aux célibataires à faible revenu vivant en milieu urbain et divers programmes d aide à la vie autonome pour les personnes ayant des problèmes mentaux et/ou physiques. Ces programmes peuvent être financés de manière indépendante par le conseil de bande et administrés par la commission du logement de la bande. La bande peut aussi décider d avoir recours à des partenariats de subventions auprès d organismes de subventions publics ou privés; cela limite les responsabilités financières de la bande tout en lui offrant une grande indépendance dans l élaboration et l administration des programmes. Les programmes de subventions varient d une province à l autre et parfois d une municipalité à l autre (p. ex. en Ontario). Ainsi, il est important que le Chef en Conseil connaisse les exigences et particularités locales inhérentes à toute participation à un partenariat de subventions. Dans les programmes de logements de location subventionnés (ou programmes de logements de location dont le loyer est proportionné au revenu), les locataires consacrent au maximum 30 % de leur revenu brut mensuel au loyer, en tant que contribution au coût d exploitation (ou le loyer du marché, 11
selon que le programme fonctionne comme un programme sans but lucratif ou à but lucratif) de leur unité. La différence entre le coût d exploitation et la contribution du locataire se présentant sous la forme d un loyer est payée par des transferts de subventions. ENTRETIEN RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE D ENTRETIEN La commission du logement et le Chef en Conseil, en tant que promoteurs et gestionnaires de propriétés, sont chargés de s assurer, de la planification à la fin du projet, que tous les nouveaux projets de construction respectent les normes de santé et de sécurité. Ils doivent aussi veiller à ce que les nouveaux logements, une fois terminés et occupés, soient entretenus selon ces normes. La commission du logement est chargée de veiller à la mise en place de systèmes et procédures d entretien pour assurer le bon fonctionnement des complexes d habitations. Cela comprend au moins une inspection détaillée annuelle des bâtiments et des terrains (par des inspecteurs professionnels au besoin) et des registres détaillant les travaux nécessaires, les éléments à remplacer ou à réparer et d autres données. REGISTRES D ENTRETIEN La commission du logement sera chargée de tenir à jour des registres détaillés des bâtiments et de l entretien pour tous les complexes d habitations, notamment pour les sujets suivants : inspections des terrains (comprenant les travaux à accomplir, ceux effectués, le coût estimé ou réel des travaux et le nom et les coordonnées des travailleurs ou entreprises chargés de la construction ou de l entretien); les copies de tous les contrats; les manuels d entretien des bâtiments et de l équipement et les garanties de l équipement, du travail et des appareils ménagers; les caractéristiques et rendus architecturaux des bâtiments (y compris les plans d ouvrages terminés); les inventaires détaillés de l équipement, des fournitures, des appareils ménagers et des outils. La commission du logement devrait aussi tenir à jour des registres détaillés pour chaque unité d un complexe d habitations, qui décrirait les inspections, le travail réalisé à la suite de chaque inspection, le travail effectué à la demande du locataire, l information sur les appareils ménagers et d autres éléments. NOUVEAUX COMPLEXES D HABITATIONS À l occasion de tout projet de construction d un nouveau complexe d habitations, la commission du logement doit travailler en étroite collaboration avec les entrepreneurs et architectes à toutes les étapes du projet afin de s assurer que les intérêts du comité sont protégés et qu en cas de défaut de construction, la responsabilité soit convenablement attribuée. La commission doit veiller à ce que les unités et le terrain du complexe soient inspectés adéquatement et périodiquement. L entrepreneur doit fournir des documents à la commission du logement, entre autres les suivants : les manuels d entretien et d instruction et les garanties des produits, des systèmes d exploitation et des matériaux; les caractéristiques et plans d ouvrages terminés des bâtiments; les copies des permis de construction et d occupation; la liste des entrepreneurs et sous-contractants responsables des travaux. 12
ACHATS ET CONTRATS DE SERVICES Il est essentiel que le Chef en Conseil et la commission du logement travaillent ensemble à l établissement de lignes directrices claires au sujet des achats et des contrats afin d assurer la transparence et la cohérence dans les achats et contrats de services et d éviter les conflits d intérêts. Tel qu indiqué précédemment, il est préférable de déterminer les dépenses requérant l approbation du Chef en Conseil et celles nécessitant seulement l approbation de la commission du logement. Les exigences relatives au processus d appel d offres et à l attribution de contrats varient d une province à l autre; la commission du logement veille à ce que les politiques sur l attribution des contrats et les appels d offres soient conformes aux lois en vigueur. RENDEMENT EN MATIÈRE DE GESTION EXAMEN ORGANISATIONNEL Afin de s assurer que les normes de fonctionnement mentionnées dans l entente d exploitation de la commission du logement sont respectées, il est recommandé d entreprendre un examen annuel détaillé de l exploitation et de la gestion de chaque complexe d habitations. Les inspections et examens devraient être effectués par la commission du logement en compagnie du Chef en Conseil et de professionnels ayant suivi une formation adéquate (vérificateurs financiers, inspecteurs de la sécurité, etc.). L exploitation et la gestion de la commission du logement et des complexes d habitations devraient être évaluées en se basant sur les catégories suivantes : (i) (ii) (iii) (iv) (v) Gestion de l entretien; Gestion des résidants; Gestion de l information et des registres; Gestion des ressources humaines; Gestion financière. Par souci de transparence, il est recommandé de rendre public, auprès de la communauté et des résidants du complexe, les résultats des évaluations et les réponses de la commission et du Conseil par rapport à ces résultats. 13