O.C.C.E. Office Central de la Coopération à l Ecole Antenne IUFM 4 rue du 14 Juillet 52000CHAUMONT Tél 03 25 32 01 08 e-mail : ad52@occe.coop L ARGENT et L ÉCOLE GESTION DE LA COOPERATIVE SCOLAIRE DOSSIER SPÉCIAL À CONSERVER 1
L ARGENT et L ÉCOLE GESTION DE LA COOPERATIVE SCOLAIRE. PRÉAMBULE: De part son affiliation à l OCCE de la Haute-Marne, votre coopérative scolaire peut gérer des fonds et fonctionner comme une association 1901 (bien qu'étant une section de l'occe 52). La coopérative est une association d enfants, gérée par eux (dans la mesure du possible et du raisonnable), sous le contrôle de l enseignant. La gestion de la coopérative doit être irréprochable: claire et rigoureuse, elle doit respecter les conseils présentés dans ce document. VOUS ARRIVEZ DANS UN NOUVEAU POSTE: Si vous êtes dans l impossibilité de rencontrer l ancien responsable, contactez l OCCE qui assure le suivi du dossier. VOUS VOULEZ MODIFIER OU OUVRIR UN COMPTE: Toutes les opérations de changement de signataire, d intitulé, de fermeture ou d ouverture de compte doivent obligatoirement être effectuées par l OCCE: téléphonez au 03 25 32 01 08. Le changement n'est pas immédiat. UNE FOIS RESPONSABLE: Dès que votre dossier est en règle, vous pouvez fonctionner en respectant les obligations suivantes: -Tenir à jour une comptabilité précise ( cahier gratuit à l OCCE). -Conserver tous les justificatifs de dépenses et de recettes. -Conserver tous les relevés de comptes. -Présenter une situation de la coopérative aux conseils d écoles. -Établir en fin d année scolaire, un compte-rendu financier, document fourni par l OCCE de la Haute-Marne. De plus, chaque coopérative doit tenir à jour un cahier d inventaire de ses biens, et doit aussi être assurée. (MAIF Etablissement ou MAE Etablissement ou MAIF/OCCE) UN COMPTE PAR CLASSE? Dans les écoles à plusieurs classes, deux fonctionnements sont possibles: 1:Une seule coopérative, un seul responsable tient l ensemble de la gestion de la coopérative. 2: Une seule coopérative, un seul responsable tient l ensemble de la gestion de la coopérative. Les collègues dans leur classe peuvent gérer une somme sous le système de la régie d avance (inférieure à 150 ). Ils rendent des comptes en fin d année en tenant un cahier de comptabilité de classe. Procédure mise en place par l'occe concernant les "régies d'avances" Le mandataire de la coopérative d école verse à chaque classe une «régie d avances» que l on devrait nommer, «avances sur frais», ou des termes approchant pour éviter de confondre nos régies avec les régies d avance des collectivités territoriales ou des 2
établissements publics locaux définies par l instruction n 98-037 A-B-M- du 20/02/1998. Cette avance est versée sous forme d un chèque établi à l ordre personnel de l enseignant, tuteur de la coopérative de sa classe, accompagné d un document à présenter aux services fiscaux en cas de contrôle de l enseignant. En fin d année, les enseignants de chaque classe remettent au mandataire de la coopérative d école, les justificatifs de dépenses qui permettent de déterminer un solde positif ou négatif. Cette procédure est également adoptée pour l organisation d une classe de découverte, par exemple. Avant le départ de la classe, le mandataire local remet le montant approximatif du budget prévu sous forme d un chèque que l accompagnateur de la classe encaisse sur son compte personnel. Pendant le séjour, celui-ci règle les diverses dépenses sur son compte en gardant impérativement les justificatifs. Au retour de la classe, l enseignant accompagnateur régularise son avance, afin de solder celle-ci. LE COMPTE RENDU FINANCIER : CRF Le document à compléter est transmis par l OCCE en juin. Il doit rendre compte précisément des dépenses et recettes effectuées par la coopérative au cours de l année scolaire. Il précise aussi le solde de fin d'année qui servira de point de départ pour l année suivante. En cas de contrôle, on doit retrouver à l école toutes les écritures justifiant ce compte rendu. CONSEILS SUR LA TENUE DU CAHIER DE COMPTE: - Utiliser de préférence le cahier proposé par l OCCE, il est parfaitement adapté et il est gratuit. Un cahier différent peut être rempli par les élèves. - Il existe un logiciel de comptabilité que vous pouvez acheter à l OCCE. CONSEILS SUR LA GESTION: Le compte rendu financier met parfois en évidence plusieurs problèmes qu il convient de corriger car ils signalent un début de dysfonctionnement de la coopérative scolaire: 1:Compte 67: Dépenses imprévues: ce compte doit représenter peu de chose par rapport à l ensemble des dépenses. Il en est de même pour le compte 77 recettes imprévues. 2:L objet de la coopérative n est pas de thésauriser, aussi il faut être vigilant et veiller à ce que le report pour l année suivante (Total de l actif) ne soit pas supérieur au total des charges de l année écoulée. En effet, on ne peut justifier la nécessité de posséder en réserve plus d une année de fonctionnement. Cela ne peut être admis que dans le cas d un projet important se préparant sur deux (ou plusieurs) années. Si une dépense peut être réglée directement par la mairie (déplacement sans participation des élèves ), n'hésitez pas à le faire. 3
3:Achats pour revente: bien noter en 607, les dépenses liées à l achat et en 707 le total des recettes liées à la revente et non pas seulement l'excédent. 4:Le compte 530 (caisse) doit être le plus réduit possible: < 80 (mettre les espèces sur les comptes bancaires ou postaux). Il doit être renseigné de manière régulière et ne peut en aucun cas être négatif. 5:Les virements internes (de la caisse au compte courant ) doivent apparaître clairement sur le cahier de comptabilité dans la colonne réservée à cet effet. Ils ne sont pas ventilés en compte 6 ou 7. 6:Dans le compte 76, on n inscrit que le montant des intérêts produits par la mutualisation. Il doit être renseigné annuellement en date du 31 août. LÉGAL? ILLÉGAL? AUTORISÉ? NON AUTORISÉ? La coopérative n est pas une caisse à tout faire. Il convient d avoir toujours à l esprit qu il s agit de l argent des enfants; vous éviterez ainsi certains dérapages. AUTORISE: -1-Tous produits ou charges des activités éducatives dans le cadre du projet de la coopérative, à noter dans le cahier de décisions de la coopérative. -2-Toutes charges d assurance, de cotisations, de participation à des actions de solidarité. -3-Tous produits ou charges courants touchant au fonctionnement propre de la coopérative. NON AUTORISE: La coopérative n a pas à assumer: c est à dire qu on n a pas à demander aux enfants de payer ou d assurer: -1 -Les achats à crédit ou en leasing engageant la coopérative pour plus de l année scolaire, tout engagement pluriannuel. -2 -Les frais de gros équipement: le maximum envisageable pour l achat d un gros équipement doit se limiter à 760 (prix unitaire). Au-delà, la responsabilité de cette dépense doit revenir à la collectivité locale qui pourra, elle, récupérer la TVA. (c est à dire l acheter environ 20% moins cher que la coopérative). Une coopérative scolaire qui achète du gros équipement devra également l'assurer, ce qui génère une charge supplémentaire. -3 -Des salaires: la coopérative n a pas à être employeur, la législation du travail est très compliquée et les risques de problèmes trop importants. Légalement, la coopérative scolaire qui est section de l'association Départementale ne peut être employeur. 4
-4 -Les frais d affranchissement et les frais de téléphone concernant l administration ou ceux ne se rapportant pas directement à la coopérative. -5 -Des recettes provenant d actions commerciales n ayant rien de pédagogiques. Rappel concernant les ventes en porte à porte. Les ventes de journaux scolaires ou de toute autre production de la coopérative scolaire ne posent aucun problème. Sont autorisées aussi, les ventes de bons de soutien, de calendriers, de photos de classe ou les campagnes de solidarité (JPA, timbres pour la lutte contre la tuberculose,...) Seules sont interdites les ventes ou prises de commande, par des élèves démarchant en porte à porte, de produits émanant d'un commerçant, d'un fournisseur ou d'un représentant. BOEN n 14 du 5 avril 2001 pages 691à 695. -6 -En cas de doute, contacter l OCCE au 03 25 32 01 08. L OCCE 52 FÉDÈRE LES COOPÉRATIVES SCOLAIRES DU DÉPARTEMENT. Chacune d elles est une section locale de l OCCE de Haute-Marne et le responsable local est mandaté par le Conseil d Administration Départemental. Chaque coopérative scolaire est donc autonome et solidaire. Depuis 1993, un Commissaire aux Comptes vérifie les comptes de l'occe 52. Il peut demander l'ensemble des pièces comptables de certaines coopératives qu'il choisit. DERNIERS CONSEILS: -Bon de commande et facture: Si l achat est réglé par la coopérative, bien veiller à ce qu'ils soient intitulés: "coopérative scolaire de...". Si l achat est réglé par la commune, l intitulé est "École de..." et les documents doivent être visés par la Mairie. La signature du directeur n'a pas de valeur légale. -Dons de matériels aux coopératives: Si une personne ou une association veut vous faire don d'un appareil ou autre, il convient d'établir un document retraçant cette action. Bien préciser qui donne quoi à qui, joindre si possible la facture d'achat. Attention: Donner à l'école veut dire donner à la Commune, c'est le Maire qui est concerné (assurance,...) Donner à la coopérative, c'est le responsable de la coopérative qui est concerné (assurance,...). Il inscrira cet appareil dans le cahier d inventaire de la coopérative. -Organisateur ou co-organisateur: Sur les affiches, dans la presse, mais surtout dans les documents officiels (location de salle, SACEM, mairie, autorisation,...) Bien rappeler que l'organisateur est "la coopérative scolaire" et/ou "l'association de parents" (si elle est déclarée en préfecture) et/ou "l'association USEP". La mention "École de..." n'a aucune valeur, et entraîne de gros problèmes de responsabilité en cas d'accident... 5
O.C.C.E. Office Central de la Coopération à l Ecole Antenne IUFM 4 rue du 14 Juillet 52000CHAUMONT Tél 03 25 32 01 08 e-mail : ad52@occe.coop COMPTABILITE DE LA COOPERATIVE Les recettes et dépenses de la coopérative doivent être inscrites dans le cahier de comptabilité. Il est nécessaire de le tenir à jour d'une manière rigoureuse. Vous trouverez ici des éléments vous permettant de mieux classer vos recettes et dépenses dans les comptes correspondants. 6
DEPENSES : COMPTES 6 Compte 607: Achat pour revente Il s'agit du coût d'achat des objets acquis pour être revendus en l'état. La recette réalisée est inscrite en compte 707. Comptes 618: Activités éducatives C'est l'ensemble des charges éducatives coopératives. Les éléments correspondent à ceux inscrits en 708. Compte 6281: Cotisations versées Il s'agit des cotisations statutaires versées à l'occe de Haute-Marne et uniquement celles-ci, y compris l'assurance des activités et biens de la coopérative. Compte 6282 : Assurances versées Montant versé pour les assurances de la coopérative. Compte 65: Autres dépenses courantes Ce sont les charges engagées par la coopérative dans sa vie quotidienne, à l'exclusion des activités éducatives (frais de tenue de compte des CCP, frais d'entretien ). Compte 67: Dépenses imprévues Les charges liées à un événement imprévu sont à inscrire dans ce compte. Si la dépense se renouvelle (même annuellement), elle sera à inscrire en compte 65. Exemple: cadeau offert par la coopérative à l'occasion d'un départ, remboursement d'un prêt OCCE... Compte 68: Budget de gros équipement C'est l'équipement durable de la coopérative scolaire, d'une valeur unitaire supérieure à 76 (appareil photo numérique, camescope ). L'objet acheté doit être inscrit au cahier d'inventaire de la coopérative scolaire. Lorsqu'il est détruit ou vendu, il faut indiquer la date de sortie de l'inventaire. 7
RECETTES : COMPTES 7 Compte 707: Vente du 607 Il s'agit d'objets achetés et revendus en l'état: calendriers, bons de soutien OCCE, petites fournitures, photos scolaires Il ne faut pas inscrire uniquement l'excédent réalisé. Compte 708: Activités éducatives Il s'agit des produits de la vente d'objets confectionnés, de manifestations organisées, de travaux réalisés par la Coopérative: journaux scolaires, objets fabriqués, représentation théâtrale, exposition, animations diverses, kermesse Ces produits rentrent dans un cadre pédagogique et éducatif. Compte 756: Cotisations perçues Il s'agit des cotisations des élèves auprès de la Coopérative scolaire (OCCE). Les cotisations USEP doivent rentrer dans le cadre de l'association USEP. Compte 741: Subventions reçues Etat, collectivités locales et établissements publics Compte 742: Autres subventions Aide demandée aux collectivités locales, aux associations de parents ou d'amis de l'école, aux entreprises, à l'inspection Académique à l'occasion d'un projet de la coopérative ou pour soutenir l'activité pédagogique de la coopérative. Sur le compte-rendu financier, il s'agit de bien identifier les subventions perçues de l'état et des collectivités territoriales (État, DRAC, Conseil Général, Conseil Régional, mairies, syndicats de communes ): compte 741. Compte 75: Autres produits courants Il s'agit de produits que la coopérative scolaire reçoit habituellement (mensuellement, trimestriellement, annuellement ) et qui ne relèvent pas d'un cadre strictement pédagogique: rémunération de services, location de matériel appartenant à la coopérative, ventes de vignettes JPA Compte 76: Intérêts du compte mutualisé A porter une fois par an, au 31 août, si la coopérative est mutualisée. Compte 77: Recettes imprévues Il s'agit des recettes ne pouvant être budgétisées à l'avance : dons lors d'un mariage, prêt OCCE... 8