Surveillance des données déclarées au Cadastre des pensions. Ver. 20050115
Composition de l envoi L envoi se compose: - d une lettre d accompagnement ; - de listes reprenant les différents cas concernés par des anomalies ; - de disquette (s) ; Détail des listes - Les listes possèdent toutes la même structure (NISS, N dossier, périodicité, code avantage) mais pas les mêmes informations (contenu différent). - Ces listes reprennent donc en détail toutes les clés des droits pour lesquelles un code anomalie est présent. Pour rappel, la clé est composée des éléments suivants : organisme débiteur, NISS, périodicité, code avantage et numéro de dossier. Détail du contenu des disquettes Vous y retrouverez les mêmes informations déjà présentes sur les listes (clé du droit concerné) mais dans un format de type C9 (demande de renseignements). Ce fichier contient donc tous les NISS concernés par les différents codes anomalie. Structure du fichier : Bordereau de début: Exemple : Rem : les données sont fictives. A1D20000000000000000123456789666666200412250000000123456789 - Type élément (rubrique 1) = «A1» - Nature document (rubrique 2) = «D» - Version du layout (rubrique 3) = «2» - Référence de document (rubrique 4) = 000000000000000 - Numéro d entreprise de l organisme débiteur (rubrique 70) = 0123456789 - Numéro d immatriculation de l organisme débiteur (rubrique 5) = 666666 - Date de création du document (rubrique 6) = 20041225 - Mois de paiement principal (rubrique 71) = 000000 - Numéro d entreprise ou numéro d établissement de l organisme déclarant (rubrique 72) = 0123456789 Détail enregistrement: - Type élément (rubrique 1)= C9 - Référence élément (rubrique 8) = 00000000000000000000 - NISS (rubrique 9) - Numéro de dossier (rubrique 24) Les 3 premières positions de la référence de - Périodicité (rubrique 25) l élément contiennent le code anomalie. - Code avantage (rubrique 32)
Bordereau de fin: Z9D20000000000000000123456789666666200412250000000123456789000000010 - Type élément (rubrique 1) = «Z9» - Nature document (rubrique 2) = «D» - Version du layout (rubrique 3) = «2» - Référence de document (rubrique 4) = 000000000000000 - Numéro d entreprise de l organisme débiteur (rubrique 70) = 0123456789 - Numéro d immatriculation de l organisme débiteur (rubrique 5) = 666666 - Date de création du document (rubrique 6) = 20041225 - Mois de paiement principal (rubrique 71) = 000000 - Numéro d entreprise ou numéro d établissement de l organisme déclarant (rubrique 72) = 0123456789 - Nombre d éléments A1 et Z9 compris (rubrique 7) = 10
Exemple d une liste avec code erreur 001 * KP913 * ANOMALIES DETECTEES DANS LE CADASTRE DES PENSIONS DATE PAGE * KP913 * ONREGELMATIGHEDEN IN HET PENSIOENKADASTER GEVONDEN DATUM BLZ ====================================================================================================================================================================== REF.INT : ORGANISME DEBITEUR : DENOMINATION DE L ORGANISME : INT.REF : UITBETALINGSINSTELLING : BENAMING VAN DE INSTELLING : ====================================================================================================================================================================== CODE ERREUR :001 DROITS PERIODIQUES SANS PAIEMENT FTCODE :001 PERIODIEKE RECHTEN ZONDER BETALING NISS (9) N DOSSIER (24) PERIODICITE (25) CODE AVANTAGE (32) DATE INFO (YYYY/MM) (*) INSZ (9) DOSSIER NR (24) PERIODICITEIT (25) CODE VOORDEEL (32) INFO DATUM (YYYY/MM) (*) =========== ==================== ==================== =================== ======================== 15492001075 123456789123456 1 00 2001/06 32071800185 999999999999888 1 B1 1970/06 36063024442 555555552222114 1 00 2001/10.......... - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Exemple d une liste avec code erreur 008 * KP913 * ANOMALIES DETECTEES DANS LE CADASTRE DES PENSIONS DATE PAGE * KP913 * ONREGELMATIGHEDEN IN HET PENSIOENKADASTER GEVONDEN DATUM BLZ ====================================================================================================================================================================== REF.INT : ORGANISME DEBITEUR : DENOMINATION DE L ORGANISME : INT.REF : UITBETALINGSINSTELLING : BENAMING VAN DE INSTELLING : ====================================================================================================================================================================== CODE ERREUR :008 DROITS PERIODIQUES AVEC PAIEMENT TROP GRAND FTCODE :008 PERIODIEKE RECHTEN MET TE GROTE BETALING NISS (9) N DOSSIER (24) PERIODICITE (25) CODE AVANTAGE (32) DATE INFO (YYYY/MM) (*) INSZ (9) DOSSIER NR (24) PERIODICITEIT (25) CODE VOORDEEL (32) INFO DATUM (YYYY/MM) (*) =========== ==================== ==================== =================== ========================= 11111111269 123456789123456 1 B4 0000/00 22092233120 999999999999888 1 B1 0000/00..... - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Rem: les informations contenues (niss, nr de dossier, ) dans les différents exemples ci-dessus sont totalement fictives.
Répertoire des différents codes anomalie possibles et significations Une distinction importante est à apporter : Les codes compris entre 001-099 concernent une personne vivante. Les codes compris entre 101-199 concernent une personne décédée. Par exemple, le code 001 a la même signification que le code 101 sauf que le code 001 concerne une personne vivante et le 101 une personne décédée. N Codes Significations 1 001/101 Droits périodiques ouverts sans paiement. 2 002/102 Droits périodiques clôturés sans paiement. 3 003/103 Droits périodiques ouverts sans paiement récent. 4 004/104 Droits clôturés avec paiements après la date de clôture (004) ET droits clôturés avec paiements après la date de clôture mais avant la date de décès (104). 5 005/105 Droits avec paiements avant la date d ouverture du droit. 6 006/106 Droits annulés avec paiement non annulé par un D4. 7 007/107 Droits K avec plus de 5 paiements. 8 008/108 Droits périodiques avec paiement trop grand. 9 009/109 Droits avec brut = 0 et autres montants 0. 10 010/110 Droits périodiques avec paiements manquants. 11 111 Droits ouverts avec paiements après la date de décès. 12 112 Droits clôturés avec paiements après la date de décès mais avant la date de clôture. 13 113 Droits clôturés avec paiements après la date de clôture et après la date de décès. 14 014/114 Droits K, E ou X ouverts sans paiement. (Contrôle identique aux codes 001/101, mais pour des droits qui ont une périodicité K, E ou X.) 15 015/115 Droits K, E, X clôturés sans paiement. (Contrôle identique aux codes 002/102, mais pour des droits qui ont une périodicité K, E ou X.) La date info est: - La date de début du droit si codes erreur: 001-002-014-015-101-102-114-115 - La date de clôture du droit si codes anomalie: 004-104 - La date du dernier paiement manquant dans le cadastre si codes anomalie: 010-110 * - La date du dernier paiement enregistré dans le cadastre si codes anomalie: 003-103-113 * Veuillez vérifier s il n y a pas de paiements manquants avant cette date info.
Actions concrètes: que faire et comment le faire? Pour rappel : Repérer la situation et agir: Les rejets vous sont envoyés suite à la mise à jour de vos déclarations. Le fichier «rejets» porte la structure de bordereau «A1R2». Dans ce cas, le rejet doit être corrigé dans un fichier «correction» (A1C2) portant la même référence de document que celle de la déclaration initiale dans laquelle se trouvait le cas en question. Le rejet ne doit pas être redéclaré dans une nouvelle déclaration (A1D2) mais doit être corrigé dans un fichier de correction (A1C2). Remarque : les solutions développées ci-dessous ne sont pas «généralisables». Certains cas plus spécifiques nécessitent certainement plus de détails. Codes 001/101: droits périodiques ouverts sans paiement. Les paiements ont été déclarés mais rejetés: il y a lieu de corriger ces rejets et de nous les retourner. Les paiements n ont jamais été déclarés: il suffit donc dans ce cas de les déclarer le plus rapidement possible. Le droit en question a été ouvert à tort: le droit est donc à annuler (annulation du droit via C4). Codes 002/102: droits périodiques clôturés sans paiement. Les paiements ont été déclarés mais rejetés: il y a lieu de corriger ces rejets et de nous les retourner. Les paiements n ont jamais été déclarés: il suffit donc dans ce cas de les déclarer le plus rapidement possible. Le droit avait été ouvert à tort (aucun paiement n est à déclarer) et le droit a été clôturé (C3) au lieu d être annulé (C4). Veuillez nous transmettre un C4 afin d annuler le droit. Le droit a peut-être été clôturé à tort ; il y a peut-être lieu de le ré-ouvrir (C1) et de déclarer les paiements. Codes 003/103 : droits périodiques ouverts sans paiement récent. Les paiements ont été déclarés mais rejetés: il y a lieu de corriger ces rejets et de nous les retourner. Les paiements n ont jamais été déclarés (oublis, retards): il suffit donc dans ce cas de les déclarer le plus rapidement possible. Tous les paiements ont été déclarés et il ne doit plus y en avoir. Le droit doit être clôturé (C3: personne décédée, n ayant plus droit, )
Codes 004: droits clôturés avec paiements après la date de clôture ET droits clôturés avec paiements après la date de clôture mais avant la date de décès (104). 004 : Si les paiements ont été transmis à tort, il y a lieu de les régulariser (D2). Si ces paiements sont justifiés, il y a lieu de ré-ouvrir le droit ; et selon le cas de figure, recréer ou non une clôture de droit (C3) 104 : Vérifier la concordance entre la date de clôture du droit et la date effective de décès. Codes 005/105: droits avec paiements avant la date d ouverture du droit. Les paiements sont erronés : corriger/régulariser les paiements concernés (D2) Si la date d ouverture du droit est fautive : il y a lieu de la modifier. (Annuler le droit avec un C4 et le réouvrir avec la date correcte via un C1.) Veillez à nous envoyer d abord le C4 et quelques temps après, le C1. En effet, le C4 doit être mis à jour avant le C1. Codes 006/106: droits annulés avec paiement non annulé par un D4. Il y a lieu d annuler le/les paiement(s) (D4) si les paiements ont été déclarés par erreur. Le C4 (droit annulé) a été transmis par erreur. Il y a lieu dans ce cas, de réouvrir le droit en question (C1). Codes 007/107: droits K avec plus de 5 paiements (plus de 5 éléments de type D1, D2, D4 ou D5. Vérifier la périodicité (est-ce bien un capital et non un avantage périodique?). Codes 008/108: droits périodiques avec paiement trop grand. Vérifier les montants déclarés (problème de virgule, devise, périodicité, ) Codes 009/109: droits avec brut = 0 et autres montants 0 Vérifier les données déclarées et régulariser la situation actuelle dans le cadastre. Codes 010/110: droits périodiques avec paiements manquants. Transmettre les corrections des différents rejets. Transmettre les paiements manquants (non déclarés). Il se peut également que tous les paiements soient présents mais que la date de début de droit (date du C1) ne soit pas «correcte».
Exemple : - Date de début de droit = 01/2000 - Premier paiement déclaré=05/2000 A ce moment, il manque les paiements pour 02,03,04/2000 ou bien 05/2000 doit être réellement le premier paiement. Si c est le cas, la date du C1 doit être 05/2000. Pour modifier la date du C1, il y a lieu de déclarer un C4 pour annuler le C1 actuel. Peu de temps après, déclarez le «bon» C1 avec la bonne date. Veillez à ne pas déclarer le C1 et le C4 dans le même fichier. (Le C1 et C4 ne peuvent pas être mis à jour simultanément). Code 111: droits ouverts avec paiements après la date de décès. Annuler les paiements postérieurs à la date de décès. Code 112: droits clôturés avec paiements après la date de décès mais avant la date de clôture. La date de clôture du droit est fautive. Dans ce cas, déclarez un nouveau C3 contenant la date correcte de clôture (ce C3 va annuler et remplacer le C3 précédent). Les paiements qui se trouvent entre la date de décès et la date de clôture sont à régulariser (D2). Code 113: droits clôturés avec paiements après la date de clôture et après la date de décès. Tous les paiements postérieurs à la date de clôture ou de décès sont à régulariser. Veiller donc à la concordance entre la date de décès et la date de clôture (régularisation des paiements et éventuellement de la date de clôture). Codes 014/114: droits K, E ou X ouverts sans paiement. (Contrôle identique aux codes 001/101, mais pour des droits qui ont une périodicité K, E ou X.) Les paiements ont été déclarés mais rejetés: il y a lieu de corriger ces rejets et de nous les retourner. Les paiements n ont jamais été déclarés: il suffit donc dans ce cas de les déclarer le plus rapidement possible. Le droit en question a été ouvert à tort: le droit est donc à annuler (annulation de droit via C4). Codes 015/115: droits K, E, X clôturés sans paiement. (Contrôle identique aux codes 002/102, mais pour des droits qui ont une périodicité K, E ou X.) Les paiements ont été déclarés mais rejetés: il y a lieu de corriger ces rejets et de nous les retourner. Les paiements n ont jamais été déclarés: il suffit donc dans ce cas de les déclarer le plus rapidement possible.
Le droit avait été ouvert à tort (aucun paiement n est à déclarer) et le droit a été clôturé (C3) au lieu d être annulé (C4). Le droit a peut-être été clôturé à tort ; il y a peut-être lieu de le réouvrir (avec un C1). Pour rappel, toute cessation de paiements (suite au décès ou autre raison) donne lieu à la communication d un élément de type C3 (clôture de droit) Transmettre les modifications effectuées Veuillez nous transmettre les déclarations manquantes et les différents rejets corrigés! Veuillez nous transmettre les modifications effectuées dans une déclaration séparée traitant les cas. A quoi sert le fichier repris sur la disquette? La disquette reprend la clé de tous les cas concernés par les différents codes anomalie. Les informations sont donc identiques à celles que vous pouvez retrouver sur les listes mais mises dans le layout habituel d une déclaration avec pour chaque clé un élément de type C9. Pour rappel, un élément de type C9 consiste à obtenir les données reprises au cadastre des pensions sur disquette ou support papier. Si certaines solutions ne sont pas évidentes (pas d historique de vos anciennes déclarations), vous avez la possibilité pour un NISS ou l autre de nous demander ce qui a été déclaré auparavant via le C9. Nous vous avons facilité la tâche en les créant pour tous les cas concernés par les codes anomalie. Les cas non concernés par la demande de C9 sont à effacer de la disquette. Attention! Lors d une demande de C9, via cette procédure, quelques petites opérations sont à effectuer, à savoir : - Attribuer une référence de document dans le bordereau de début A1 (positions 5 à 19) et dans le bordereau de fin Z9. La référence de document doit être différente d une déjà utilisée. - Attribuer une date de création dans chacun des bordereaux A1-Z9 (positions 36 à 43). - Adapter le nombre d éléments (A1 et Z9 compris) dans le bordereau de fin Z9 (positions 60 à 68).
BORDEREAU DE DEBUT N d entreprise de l organisme débiteur N d immatriculation de l organisme A1D20000000000000000123456789666666200412250000000123456789 Référence de document Date de création Mois de paiement principal N d entreprise de l organisme déclarant DETAIL ENREGISTREMENT Les rubriques non concernées n apparaissent pas dans cet exemple pour des raisons de lisibilité de l enregistrement. Référence de l élément contenant le code anomalie 001 Code avantage C90010000000000000000025997863201....0000017120608301.. B2 NISS Numéro de dossier Périodicité BORDEREAU DE FIN Nombre d éléments (A1 et Z9 compris) Z9D20000000000000000123456789666666200412250000000123456789000000010