COMITE DES OPERATIONS COTE D IVOIRE DOSSIER D APPEL D OFFRES POUR LES SERVICES DE TRADUCTION/EDITION/INTERPRETARIAT BACKGROUND Les Agences du Système des Nations Unies (SNU) en Cote d Ivoire dans le cadre du Comité des Operations ont décidé de développer des Services Communs dans le but d uniformiser leurs pratiques et de rationnaliser les couts. Dans cette perspective, les présents TDRs sont préparés pour explorer la possibilité d utiliser les services de sociétés pour la Traduction / Edition/ Interprétariat à chaque fois que cela s avérera nécessaire. Le Comité des Operations du SNU veut négocier des Accords à Long Terme (LTAs) pour la Traduction / Edition/ Interprétariat pour une durée d une année avec possibilité de renouvellement. Les groups cibles pour les traductions sont les Institutions gouvernementales, les Organisations de la Société Civile, les Partenaires d Execution et les autres Institutions représentées en Cote d Ivoire. Les LTAs peuvent bien être utilisés pour les services de Traduction / Edition/ Interprétariat qui ne sont pas encore prêts ou planifiés. Dans cette perspective, les tarifs communiqués pour les services décrits dans le formulaire prévu à cet effet constitueront la base pour l estimation des couts pour tous les services requis dans le LTA. CRITERES D ELIGIBILITE Les travaux demandés seront produits en Français ou en Anglais selon le cas. PROCEDURES OPERATIONNELLES Horaires de travail à considérer : 9.00am 5.30pm / Lundi au Vendredi.
A QUALIFICATIONS POUR LES SOCIETES ELIGIBLES Traduction / Edition / Interpretariat 1 Les contractants doivent être des sociétés réputées et devront transmettre les documents suivants: 1.1 Attestation d enregistrement au Registre du Commerce et du crédit mobilier ; 1.2 Attestation sur l honneur de non faillite 1.3 Copie des statuts ou la page décrivant l objet de l activité indiquant clairement qu il s agit d une structure spécialisée dans la Traduction/Edition/Interprétariat ; 1.4 Attestions récentes de l Administration Fiscale montrant que la Structure est en règle vis à vis de ses engagements fiscaux; 1.5 Attestation de mise à jour de la CNPS. 1.6 Copie du Relevé d Identité Bancaire (RIB) 2 Les contractants doivent avoir une expérience dans le domaine de la traduction/edition/interprétariat en français et en anglais et devront produire les documents suivants : 2.1 Références de telles expériences transmettre la liste des Institutions et structures avec lesquelles vous a coopéré au cours des 3 dernières années; 2.2 Liste des domaines et sujets couverts par la traduction ou l interprétariat (exemple: éducation, affaires sociales, population et développement, santé, économie, droit etc.); 2.3 Liste des traducteurs/interprètes/éditeurs qui vont être utilisés pour les services à rendre au SNU, avec leurs CVs détaillés (formations, langues maitrisées, expérience) et leur disponibilité ; 2.4 Le temps généralement requis pour livrer les travaux de telle nature ; 2.5 Les sociétés intéressées devront produire des exemples de travaux similaires déjà entrepris. 3 Afin de garantir une livraison rapide et conforme des services de traduction /édition/ interprétariat, la société doit prouver qu elle utilise les technologies et outils appropriés qui sont conçus pour augmenter l'efficacité, la productivité et la qualité dans le processus de traduction et englober les technologies de base suivantes: 3.1 Soumettre une procédure interne écrite de l'assurance qualité/ Schéma organisationnel et méthodologique utilisé; 3.2 La mémoire de traduction: une base de données linguistique qui enregistre le travail des traducteurs. 3.3 Gestionnaire de terminologie: une base de données consultable contenant des listes des terminologies usuelles approuvées des Agences/Projets du SNU et permettant d avoir une uniformité des termes dans les traductions des documents de différents projets des Agences des Nations Unies 4 Taches spécifiques du contractant: 4.1 La Traduction/Edition doit clairement et précisément restituer intégralement l'objet du document original. 4.2 En cas de litige quant à la signification d'un document traduit /édité, les dispositions de la langue de la version originale prévaudront. Il est donc de la responsabilité du «propriétaire» du document, de COMITE DES OPERATIONS_CIV Page 2
Traduction / Edition / Interpretariat s'assurer que la traduction /édition obtenue est de la plus haute qualité avant que le document ne soit diffusé (draft à vérifier/version finale à confirmer par l'agence de l'onu donneur d ordre) 4.3 A la réception du document traduit/édité, le requérant (Agence UN) a la responsabilité de s assurer que la traduction est de qualité acceptable. 4.4 L expression jours de travail exclut les weekends et les jours fériés officiels. Les jours de travail consistent en des horaires de 8 heures par jour. COMITE DES OPERATIONS_CIV Page 3
A1 SERVICES DE TRADUCTION/EDITION Traduction / Edition / Interpretariat Le Contractant délivrera le document traduit/édité dans sa version électronique avec les spécifications suivantes dans le format page: 1 Page format: A4 2 All margins: 2.54 cm (1 ) 3 Gutter: 0 4 Orientation: portrait / landscape (comme indiqué dans le texte original) 5 Multiple pages: normal 6 Line spacing: 1 (single) 7 Space before / after paragraph: Identique à ce qui est dans le texte original 8 Style: Normal 9 Font: Times New Roman 10 Font style: Regular / Bold / Italic, Identique à ce qui est dans le texte original 11 Font size: 12 Le nombre moyen prévu de caractéres par page est de: 2000 caractéres / page (sans espaces) 2200 caractéres / page (avec espaces) Les paiements seront basés sur le Word count du texte traduit/édité dans sa version électronique. A2 SERVICES D INTERPRETARIAT Exigences 1. Très bonne maitrise de l anglais et du français et des langues locales; 2. Expérience avérée dans le domaine de l interprétariat (traduction consécutive et simultanée); 3. Possible domaines pour l interprétariat: éducation, affaires sociales, population et développement, santé, économie, droit etc.; 4. Capacité à fournir des services d interprétariat avec une notification dans des délais très courts (disponibilité maximale à n importe quel moment) Les prix pour les services d interprétariat doivent être proposés pour les événements suivants: Evénements formels de Haut Niveau: conférences, tables rondes, séminaires etc. avec la présence possible de Hautes Personnalités (Présidents, Premiers Ministres, Ministres (de la Cote d Ivoire et/ou des autres pays), Responsables d Institutions ou d Organisations Internationales, des Agences du SNU etc.). Des interprètes excellents de très haut niveau sont requis pour de tels événements. Rencontres moins formelles ou informelles. De très bons interprètes sont requis pour de tels évènements. L Agence demandant le service précisera le niveau de l événement avant la requête du service d interprétariat. COMITE DES OPERATIONS_CIV Page 4
B TARIFS ET DELAIS DE LIVRAISON DES SERVICES Traduction / Edition / Interpretariat B1.1 Tarifs pour la traduction en XOF/ word count Translation Français/Anglais Anglais/Français Tarif en XOF/ word count du texte traduit B1.2 Intervalles limites pour la livraison des services de traduction Traduction Français/Anglais Anglais/Français Nombre de jours requis (1 jour = 8 heures de travail) de 0 50 pages de 51 250 pages 251 1000 pages B2.1 Tarifs pour l édition en XOF/ word count Edition Français Anglais Tarif en XOF/ word count du texte édité B2.2 Intervalles limites pour la livraison des services d édition Edition Français Anglais Nombre de jours requis (1 jour = 8 heures de travail) de 0 50 pages de 51 250 pages 251 1000 pages COMITE DES OPERATIONS_CIV Page 5
Traduction / Edition / Interpretariat B3 TARIFS INTERPRETARIAT B3.1 Tarifs pour les services d interprétariat : Français Anglais Statut de l Evenement Evénement Formel de Haut niveau Evénement Formel de Haut niveau Rencontres moins formelles et/ ou informelles Rencontres moins formelles et/ ou informelles Niveau des Interpretes Excellents Interprètes de très Haut niveau Excellents interpretes Très bons Interpretes Trés bons Interpretes Interpretariat consecutif/simultané Simultané Consecutif Simultané Consecutif Délai minimal de notification Prix en XOF/ heure Activité sur 1 jour Activité sur 2 5 jours COMITE DES OPERATIONS_CIV Page 6
Traduction / Edition / Interpretariat Attention! Note importante: Les offres doivent être transmises en deux (2) enveloppes distinctes comme spécifié ci dessous. Les inscriptions sur les enveloppes doivent être faites de la manière suivante: Offre pour les services de Traduction / Edition / Interprétariat Enveloppe 1 / Critères de Pre qualification Offre pour les services de Traduction / Edition / Interprétariat Enveloppe 2 / Critères d Evaluation Chacune des deux enveloppes doit contenir les documents de support de l offre aussi bien en version papier imprimé qu en version électronique non modifiable (CD ou DVD ou clé USB). Enveloppe 1 / Critères de Pre qualification No PQ 1 PQ 2 PQ 3 PQ 4 Description des documents de support à transmettre Copie de l Attestation d enregistrement au Registre du Commerce et du crédit mobilier Copie de document attestant que la structure est spécialisée dans la Traduction/Edition/Interprétariat Copies attestions récentes d Attestations de Régularité Fiscale montrant que la Structure est en règle avec ses engagements fiscaux Copie Attestation de mise à jour de la CNPS Les Offres qui ne rempliront pas ces 4 critères de pré qualification ne seront pas retenues pour la suite de l évaluation! COMITE DES OPERATIONS_CIV Page 7
Traduction / Edition / Interpretariat Enveloppe 2 / Critères d évaluations No E 01 E 02 E 03 E 04 E 05 E 06 E 07 E 08 E 09 E 10 E 11 E 12 E 13 Description des documents de support à transmettre Références de telles expériences transmettre la liste des Institutions et structures avec lesquelles vous a coopéré au cours des 3 dernières années Liste des domaines et sujets couverts par la traduction ou l interprétariat (exemple: éducation, affaires sociales, population et développement, santé, économie, agriculture, droit etc.); Liste des traducteurs/interprètes/éditeurs qui vont être utilisés pour les services à rendre au SNU, avec leurs CVs détaillés (formations, langues maitrisées, expérience) et leur disponibilité. Le temps généralement requis pour livrer les travaux de telle nature. Des exemples de travaux similaires déjà entrepris Soumettre une procédure interne écrite de l'assurance qualité/ Schéma organisationnel et méthodologique utilisée. La mémoire de traduction: une base de données linguistique qui enregistre le travail des traducteurs. Gestionnaire de terminologie: une base de données consultable contenant des listes des terminologies usuelles approuvées des Agences/Projets du SNU et permettant d avoir une uniformité des termes dans les traductions des documents de différents projets des Agences des Nations Unies Tableau B1.1 renseigné Tarifs pour la traduction en XOF/ Word count Tableau B1.2 renseigné Intervalles limites pour la livraison des services de traduction Tableau B2.1 renseigné Tarifs pour l édition en XOF/ Word count Tableau B2.2 renseigné Intervalles limites pour la livraison des services d édition Tableau B3.1 renseigné Tarifs pour les services d interprétariat : Français Anglais COMITE DES OPERATIONS_CIV Page 8