MINISTERE DES FINANCES ET DES COMPTES PUBLICS MINISTERE DE L'ECONOMIE, DE L INDUSTRIE ET DU NUMERIQUE AGENCE DES PARTICIPATIONS DE L ETAT Réponses aux questions des candidats Informations complémentaires sur le dossier d appel public à la concurrence Gestion locative de logements intermédiaires Réponses aux questions des candidats Q1 : A l'article 4.3 de l'annexe 2 du projet de mandat cadre de gestion, s'agit-il bien de la clôture des charges de l'année civile n-2? Car, les charges de l'année N-1 ne sont pas connues avant la mi année après la saison de chauffe ou pour les immeubles en copropriétés. L article 4.3 de l annexe 2 du projet de mandat cadre de gestion prévoit que le mandataire devra établir un arrêté annuel définitif des recettes et des charges au 31 décembre de l année N et le transmettre au plus tard le 15 février de l année N+1 au mandant. Ainsi que cela est prévu à l annexe 3 du projet de mandat cadre de gestion, ces dates de transmission pourront le cas échéant être ajustées unilatéralement par le mandant, éventuellement après discussion avec le mandataire, étant entendu toutefois que les nouvelles dates retenues devront nécessairement être compatibles avec les obligations légales et réglementaires régissant la publication des résultats financiers du mandant. Q2 : Les honoraires variables de recommercialisation (B, Annexe 5) sont exclus en cas de mutation d'un locataire au sein d'un même immeuble. Dès lors, dans quel type d'honoraires le coût correspondant peut-il être inclus? L annexe 5 du projet de mandat cadre de gestion prévoit en effet qu aucun honoraire ne sera dû en cas de mutation d un locataire au sein d un même immeuble. Le mandataire fera son affaire personnelle des éventuels menus coûts afférents à la mutation d un locataire au
sein d un même immeuble. Ces éventuels coûts ne seront pas couverts par une autre catégorie d honoraires. En revanche, le mandataire percevra bien des honoraires de commercialisation en cas de mutation d un locataire au sein d un autre immeuble géré par lui. Q3 : Les frais liés aux incidents de paiement du locataire tels que notamment les frais d'huissier et de recouvrement restent-ils à la charge du Mandant puisque non refacturables aux locataires? Le mandataire aura pour mission d assurer la gestion administrative et locative des logements, et devra notamment dans ce cadre assurer le traitement juridique et contentieux et le recouvrement des loyers et accessoires. Les frais de fonctionnement internes engagés pour la réalisation de ces prestations, comme pour toute mission confiée au mandataire, seront exclusivement à la charge du mandataire. En revanche, ainsi que le prévoit le point 2 de l annexe 3 du projet de mandat cadre de gestion, le mandant conservera à sa charge les frais propres liés à l exploitation des immeubles, comme par exemple les frais d huissier ou d avocat engendrés en cas d impayés. Q4 : Pouvez-vous confirmer que l'arrêté prévisionnel prévu au mandat cadre (paragraphe 4.2) s'entend d'un simple relevé des produits et des charges, et non de l'ensemble des écritures nécessaires à un arrêté comptable stricto sensu? Le contenu de l arrêté prévisionnel devra permettre au mandant de se conformer à l ensemble des obligations légales et réglementaires en vigueur en matière comptable et financière. Son format précis sera arrêté par le mandant, après discussion avec le mandataire. Q5 : Pouvez-vous confirmer que "l'arrêté prévisionnel trimestriel des recettes et des charges du mois écoulé (N) Immeuble par Immeuble" prévu au mandat cadre (paragraphe 4.2.) porte sur le dernier trimestre écoulé, et non le mois écoulé? Nous vous confirmons que le paragraphe 3 de l article 4.2 de l annexe 2 du projet de mandat cadre de gestion comporte une erreur matérielle et qu il convient de remplacer les termes «mois écoulé» par les termes «trimestre écoulé», ainsi que cela est prévu à l annexe 3 du projet de mandat cadre de gestion. Q6 : La location d'immeubles sous gestion relevant de la gestion immobilière (art 1-1 1 de la loi Hoguet), pouvez-vous confirmer que l'ensemble des missions du mandat relève de la gestion immobilière? Par conséquent, pouvez-vous confirmer que la carte T Transaction n'est pas requise et que sa mention dans l'article 2 du projet de mandat ne la rend pas exigible? Le mandataire devra pleinement satisfaire aux obligations imposées par la loi modifiée n 70-9 du 2 janvier 1970 pour la réalisation des missions du projet de mandat cadre de gestion de relatives à la gestion immobilière et à la location d immeubles. L article 1-1 1 de la loi modifiée n 70-9 du 2 janvier 1970 prévoit que peut être considérée comme relevant de l'activité de gestion immobilière la location d'immeubles seulement lorsqu'elle constitue l'accessoire du mandat de gestion. Or, tel n est pas le cas dans le projet
de mandat cadre de gestion, la location d immeubles étant un des objets essentiels du mandat. Aussi, ainsi que le prévoit l article 2 du projet de mandat cadre de gestion, le mandataire devra être titulaire à la fois d une carte professionnelle portant la double mention «gestion immobilière» et «transactions sur immeubles et fonds de commerce». Q7 : Pouvez-vous nous donner des précisions sur les formats informatiques de remontée d information du mandataire vers le mandant? La bonne réalisation des missions prévues par le projet de mandat cadre de gestion présuppose l existence d un système d information et de procédures fluides entre le mandataire et le mandant. L efficacité de ces procédures nécessite en particulier de s assurer que le mandant pourra ré-utiliser directement, sans re-saisie manuelle, dans son propre système d information les informations transmises par le mandataire. Q8 : Pouvez-vous nous donner des précisions sur les modalités pratiques des encaissements des produits? Comment est informé le mandataire? D'autres solutions relatives aux encaissements peuvent-elles être envisagées? Le projet de mandat cadre de gestion prévoit que l ensemble des loyers, charges et dépôts de garantie versés par les locataires seront directement encaissés par le mandant (article 2.3. de l annexe 2 du projet de mandat cadre de gestion). Ces modalités ne feront pas l objet d amendements et aucune autre solution alternative ne saurait être envisagée. Afin d assurer un partage de l information efficace entre le mandataire et le mandant, le mandataire aura pour tâche de mettre en place un système d information et des procédures assurant une circulation de l information fluide entre le mandant et le mandataire. Q9 : Pouvez-vous nous donner des précisions sur les modalités pratiques de règlement des charges? Quelle utilité aura le fonds de roulement qui sera le cas échéant mis à la disposition du mandataire? De même que les produits versés par les locataires seront directement encaissés par le mandant, ce dernier payera également directement au mandant les charges afférentes aux missions prévues par le projet de mandat cadre de gestion. Afin d éviter tout délai dans le règlement de ces charges, le système d information et les procédures mis en place par le mandataire devront permettre des échanges rapides entre le mandataire et le mandant, étant entendu que le mandataire aura en particulier pour tâche d informer le mandant des charges à payer par la présentation de «bons à payer». Par dérogation au principe d un règlement des charges directement par le mandant, la mise à disposition du mandataire d un fonds de roulement lui permettra le cas échéant de régler directement certaines charges imprévues et ayant un caractère urgent. Q10 : Simulation du prix de marché. Celle-ci est demandée pour 2 500 lots sur 10 immeubles, soit 250 lots par immeuble. A l article II.2.1 de l avis de marché, il est prévu 20 à 50 lots par immeuble. Ces chiffres sont-ils confirmés? La simulation est-elle bien à établir pour un patrimoine de 2 500 logements stable sur 3 ans? Ou pour une acquisition progressive de 2 500 logements sur 3 ans? Les prestations de gestion locative dans le cadre du présent marché devraient en effet porter, pour chaque lot, sur plusieurs centaines à plusieurs milliers de logements situés dans des immeubles comprenant chacun entre 20 à 50 logements.
Pour les besoins de la simulation du coût du marché sur trois ans, il a été retenu une hypothèse de 2 500 logements sur 3 ans répartis sur 10 immeubles sans prévision d acquisition progressive. Q11 : Logiciel. Quel logiciel sera utilisé pour la gestion de la SPPICAV (si celui-ci est déjà connu)? Le système d information utilisé pour la gestion de la SPPICAV n est pas connu à ce stade. Toutes les précisions y afférant (notamment l utilisation de logiciels) seront apportées au Titulaire lors de l attribution du marché. Q12 : Gestion des réserves à réception / livraison et gestion des garanties. Les immeubles seront acquis neufs (art. II.2.1 de l avis). Le mandataire aura-t-il à sa charge : le suivi de la levée des réserves à réception (livraison)? la gestion de la garantie de parfait achèvement (GPA) et de la garantie biennale? Le mandataire n aura pas à sa charge le suivi de la levée des réserves à la livraison des immeubles. Une fois les immeubles livrés, le mandataire aura pour tâche d'assurer la surveillance du bon état des biens sous gestion, et d'informer le mandant de tout désordre susceptible de justifier la mise en œuvre de la garantie de parfait achèvement, de la garantie biennale ou de toute autre assurance. Si ces garanties seront, en principe, mises en œuvre directement par le mandant, il n est pas exclu que le mandataire s'en voit confier la gestion au cas par cas selon le souhait du mandant. Q13 : Type d immeubles. Les acquisitions sont prévues dans des «immeubles collectifs comprenant chacun de l ordre de 20 à 50 logements» (article II.2.1 de l avis de marché). Ces acquisitions privilégieront-elles les immeubles en copropriété, ou en pleine propriété? Dans quelle proportion? L acquisition d immeubles en pleine propriété sera la modalité d acquisition privilégiée de la SLI. Les immeubles détenus en pleine propriété par la SLI devraient ainsi constituer la grande majorité des biens confiés au mandataire. Néanmoins, il n est pas exclu que la SLI acquiert également des logements au sein d immeubles en copropriété. Q14 : Honoraires variables de gestion. Le projet de mandat prévoit des honoraires variables en fonction des loyers encaissés. En cas de franchise ou d indemnité d occupation, ces honoraires de gestion sont-ils calculés sur ces franchises ou indemnités? Dans l hypothèse où une assurance prendrait en charge les impayés de loyers, l assiette de calcul des honoraires de gestion porte sur les loyers encaissés auprès des locataires sans prise en compte des franchises et indemnités d'assurance. Les indemnités d occupation sont également hors assiette.
Q15 : Honoraires de (re)commercialisation logement. Les deux taux de rémunération à préciser dans l acte l engagement sont-ils bien strictement ceux restant à charge du bailleur? Les taux de rémunération mentionnés dans l acte d engagement sont ceux que percevra le mandataire. Q16 : Surface des logements. Quelle la surface moyenne des logements dont l acquisition est prévue? La SLI envisage d'acquérir des logements d'une surface moyenne de 55 m² environ.