Procédures de candidature et de sélection Appel 2015 (EAC/A04/2014) Instructions pour compléter le dossier de candidature Action clé n 2 - Coopération en faveur de l innovation et de l échange des bonnes pratiques Renforcement des capacités dans le domaine de l enseignement supérieur 1
TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION... 3 2. À PROPOS DE L'APPEL, DE LA PROCÉDURE DE CANDIDATURE ET DE LA PROCÉDURE DE SÉLECTION... 5 2.1 Nouveautés du programme Erasmus+... 5 2.2 Présentation et organisation de ces instructions... 5 2.3 Contenu du dossier de candidature... 5 2.4 Dates limites et soumission du dossier de candidature... 7 3. DOSSIER DE CANDIDATURE FORMULAIRE DE CANDIDATURE... 8 3.1 Page de couverture du formulaire de candidature... 9 3.2 Part A. Finalisation des données de l'organisation... 9 3.3 Partie B. Description du project... 12 3.4 Priorités et thèmes du programme Erasmus +... 12 3.5 Calendrier et langues... 13 3.6 Partie C du formulaire électronique... 13 3.7 Annexes... 18 4. ANNEXES OBLIGATOIRES DU DOSSIER DE CANDIDATURE... 19 4.1. Description détaillée du projet (document Word)... 19 4.2. Tableaux financiers détaillés (Fichiers Excel)... 28 4.3. Déclaration sur l'honneur par le représentant légal de l'organisation candidate et Procurations des partenaires... 32 5. GLOSSAIRE... 34 2
1. INTRODUCTION Ce document est destiné à aider les candidats à l action clé n 2 - Renforcement des capacités dans le domaine de l enseignement supérieur du programme Erasmus+ dans la recherche des informations nécessaires à la constitution de leur candidature et à la préparation de leurs projets. Il ne doit pas être utilisé dans le cadre d'un autre type d'action. Afin de préparer et de soumettre une candidature, les candidats doivent se référer à une série d'autres documents. L'information contenue dans les documents cités ci-après ne sera pas répétée dans ces instructions, bien qu'il y soit fait éventuellement référence: Base juridique: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2013:347:0050:0073:fr:pdf Ce document explique la raison d'être du programme Erasmus+ et met l'accent sur ses objectifs et priorités. Les candidats en mesure de créer des projets répondant aux besoins exprimés dans ce document se trouvent déjà dans une situation favorable. Appel à propositions: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/fr/txt/?uri=uriserv%3aoj.c_.2014.344.01.0015.01.eng Il s'agit de l'avis officiel de l'appel général à propositions. C'est un document succinct qui fournit, entre autres, des informations sur les pays pouvant participer, les détails budgétaires et les délais. Guide du programme : http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/erasmus-plus-programme-guide_fr.pdf Il s'agit d'un document clé contenant les définitions et les règles relatives à toutes les actions comprises dans l'appel général à propositions. Vous y trouverez des informations générales sur le contenu et la gestion du programme et des informations spécifiques sur des projets de l' action clé n 2: Renforcement des capacités dans le domaine de l enseignement supérieur. Vous ne devriez pas essayer de préparer votre candidature sans avoir consulté les sections appropriées du guide du programme! Ce guide est structuré comme suit: Introduction Partie A Informations générales sur le programme Erasmus+ Partie B Informations sur les actions couvertes par ce guide Partie C Informations pour les candidats Annexe I Autres règles et informations concernant les actions couvertes par le guide du programme Annexe II Lignes directrices de diffusion pour les bénéficiaires Annexe III Glossaire des équipes clés Annexe IV Références utiles et coordonnées Ce texte fournit le cadre complet de financement, notamment des règles concernant le budget du projet, des explications sur les procédures d'évaluation et des informations sur les stratégies de diffusion et d'exploitation. Le présent document fournit également des informations sur les différents critères d'éligibilité, d'exclusion et de sélection appliqués à chaque candidature via le processus de sélection. Proposal Submission User Guide (Guide de l'utilisateur pour la soumission d'un eform, disponible uniquement en anglais)): http://eacea.ec.europa.eu/eforms/index_en.php Il s'agit d'un guide technique à suivre pour vous assurer que vos organisations sont enregistrées correctement et que votre candidature électronique est remplie de manière appropriée et dans des conditions optimales. The Expert Guide (will follow on http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/key-action-2-capacitybuilding-in-field-higher-education-2015_en under "Annexes" For reference) 3
Guide de l expert: (Pour référence, bientôt à l adresse: http://eacea.ec.europa.eu/erasmusplus/funding/key-action-2-capacity-building-in-field-higher-education-2015_en sous la rubrique Annexes ) Il s'agit du guide conçu pour les experts qui évalueront les candidatures. Il permet aux candidats d'avoir un aperçu complet de la manière dont les critères d'attribution seront utilisés et de la manière dont la notation fonctionnera. Il doit aider les candidats à préparer leurs réponses aux questions du formulaire de candidature de telle manière à ce qu'elles satisfassent aux principaux points de l'appel. Foire aux questions (FAQ) L'Agence publie les réponses à des questions fréquemment posées par des candidats potentiels. Il est très important que les candidats les consultent régulièrement pour s'assurer de bénéficier des clarifications demandées par d'autres candidats et fournies par la Commission ou l'agence. Cette FAQ est rendue publique afin de garantir que tous les candidats jouissent d'une égalité d'accès aux mêmes informations. La FAQ contient des explications sur l'éligibilité ainsi que des interprétations et éclaircissements sur quelques aspects de la documentation (juridique) officielle. La FAQ sera mise à jour régulièrement sur notre site Internet jusqu'à la date limite de soumission (à l adresse http://eacea.ec.europa.eu/erasmusplus/funding/key-action-2-capacity-building-in-field-higher-education-2015_en sous "Guidelines" Pour référence) 4
2. À PROPOS DE L'APPEL, DE LA PROCÉDURE DE CANDIDATURE ET DE LA PROCÉDURE DE SÉLECTION 2.1 Nouveautés du programme Erasmus+ Malgré une continuité significative avec les générations de programmes précédentes, un certain nombre de changements qui affecteront la préparation des candidatures ont été apportés: Enregistrement de toutes les organisations sur le Portail des Participants: toutes les candidatures continuent à être soumises par le biais d'un formulaire électronique. Cependant, toutes les organisations impliquées dans votre projet doivent désormais s'enregistrer au préalable sur le portail des participants décrit dans le guide de l'utilisateur susmentionné. De nombreuses organisations liées aux programmes de recherche de l'ue se trouvent déjà sur le portail des participants. Montants et taux forfaitaires: les règles régissant les budgets des projets ont été considérablement simplifiées et les montants et taux forfaitaires sont davantage utilisés, au lieu des budgets basés sur les coûts réels. Critères d'attribution et mécanisme de notation: simplification et harmonisation des critères d'attribution et des mécanismes de notation. Pays participant au programme/pays partenaires: la liste des pays pouvant participer au programme a quelque peu changé. 2.2 Présentation et organisation de ces instructions L'objectif de ce document est de fournir des conseils et des indications sur le contenu du formulaire de candidature, sur la procédure de candidature et sur les règles à respecter. Il ne remplace pas le Guide de l'utilisateur pour la soumission d'une proposition, qui contient des conseils d'ordre technique sur la manière de compléter et de soumettre le formulaire électronique, ainsi que des informations sur le service d'assistance technique du formulaire électronique, afin de répondre aux éventuelles questions techniques des candidats. Ces instructions détaillées suivent le même ordre que dans le formulaire de candidature. Si les candidats ne consultent pas ces notes ou ne respectent pas les instructions et les conseils fournis, ils risquent de soumettre une candidature incomplète ou incorrecte et, dès lors, de réduire considérablement leurs chances de succès. Cette introduction comprend des informations générales sur le contenu et la soumission du dossier de candidature, des informations détaillées sur les grilles d'évaluation que les experts utiliseront pour évaluer les propositions de projet et, enfin, un résumé du processus de sélection. 2.3 Contenu du dossier de candidature Le dossier de candidature est composé des éléments suivants et doit être téléchargé sur le site Internet de l'agence exécutive: http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/key-action-2- capacity-building-in-field-higher-education-2015_en Le dossier de candidature est composé de plusieurs documents dont le contenu est résumé ci - dessous. Pour que la candidature soit recevable, chacun de ces documents doit être complété et soumis conformément aux instructions fournies. 5
Formulaire électronique (informations administratives et générales): Partie A: Identification du candidat et des autres organisations participant au projet (informations administratives) Liste des organisations partenaires : A.1. Organisation données générées automatiquement, selon le numéro encodé dans le champ PIC (Personal Identification Code = Code d'identification personnelle A.2 Personne responsable de la gestion de la candidature (personne de contact) A.3 Personne autorisée à représenter l'organisation dans tous les accords pour lesquels elle est légalement responsable (représentant légal) Partie B: Description du projet (informations générales) B.1. Résumé du projet B.2.Priorités du Programme Erasmus+ B.3. Dates et langues B.3.1 Dates et durée du projet B.3.2 Langue de la convention de subvention et de communication avec l Agence Partie C: Informations spécifiques liées aux projets de renforcement des capacités dans le domaine de l enseignement supérieur C.1 Buts et objectifs visés C.2 Objectifs spécifiques du projet comme indiqué dans la Matrice de Cadre logique C.3 Thèmes et priorités des projets visés par la candidature C.4 Pays partenaires et régions impliqués dans le projet C.5 Historique du projet C.6 Volet de Mobilité spéciale C.7 Subvention demandée Pièces jointes obligatoires Description détaillée du projet (document Word) Partie D. Qualité de l équipe du projet et des modalités de la coopération Partie E. Caractéristiques et pertinence du projet Partie F. Qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet Partie G. Impact, diffusion et exploitation, durabilité - Matrice de Cadre logique - Plan de Travail Partie H. Lots de travail Partie I. Mobilité (facultatif) Partie J. Autres subventions de l UE Tableaux financiers détaillés (Fichiers Excel) Tableaux Excel standard contenant les détails de toutes les dépenses et recettes prévues. Le fichier Excel contient différents onglets reprenant les tableaux suivants: o Vue d ensemble o Coûts de personnel o Frais de voyage et de séjour o Coûts d équipement o Coûts de sous-traitance o Volet de Mobilité spéciale Etudiants o Volet de Mobilité spéciale Personnel enseignant o Co-financement o Répartition et financement du projet o Taux indicatifs 6
Déclaration sur l honneur et Procurations Ces documents doivent être complétés, signés, scannés (PDF, TIFF, JPEG) et joint au formulaire électronique. Si l'une des parties susmentionnées du dossier de candidature n'est pas soumise, est incomplète ou n'est pas signée, la candidature ne peut être acceptée. 2.4 Dates limites et soumission du dossier de candidature Les candidatures doivent être soumises conformément aux instructions du Guide de l'utilisateur, avant 12 heures (midi), heure de l'europe centrale (Bruxelles), le jour de la date limite. Après soumission du formulaire électronique et de ses annexes, un numéro de référence est automatiquement généré sur le formulaire électronique. En outre, un message de notification est envoyé par e-mail à la personne de contact de l'organisation candidate (ou, s'il y a lieu, de l'organisation coordinatrice) à l'adresse électronique indiquée dans le formulaire. Assurez-vous que la présentation du dossier respecte bien les instructions imprimées dans l'appel à propositions, notamment: La candidature est complétée électroniquement, sur ordinateur, et soumise en ligne (aucune soumission sur papier, manuscrite ou dactylographiée ne sera acceptée). Le dossier de candidature est à remplir conformément au point 2.3. ci-dessus. Seul le dossier de candidature est envoyé, sans autres informations ni documents. Aucun autre document ne sera pris en compte dans l'évaluation de la candidature. Aucun changement ne peut être apporté à la candidature après la date limite. Toutefois, s'il s'avère nécessaire de préciser certains aspects administratifs (informations de contact, par exemple), le candidat pourra être contacté à cette fin. Notez la date et l'heure de la soumission en ligne. Il est FORTEMENT conseillé aux candidats de soumettre leur candidature bien avant la date limite et de conserver la preuve de la bonne réception de la candidature dans le système. En cas de problème technique pendant la soumission de votre dossier, veuillez immédiatement contacter le service d'assistance du formulaire électronique (eacea-helpdesk@ec.europa.eu). Si vous avez des questions concernant le contenu du formulaire électronique ou des annexes, veuillez contacter l'équipe responsable de cette action (EACEA-EPLUS-CBHE@ec.europa.eu). Vous trouverez dans la partie C du Guide du Programme (page 260) les informations détaillées à propos de la procédure de soumission et de sélection. 7
3. DOSSIER DE CANDIDATURE FORMULAIRE DE CANDIDATURE Les candidatures doivent être soumises par le biais du formulaire électronique. Le formulaire électronique a été conçu à l'aide du logiciel Adobe et les candidats doivent s'assurer de pouvoir installer la version 9 ou une version ultérieure de la suite logicielle Adobe sur l'ordinateur qu'ils utiliseront pour remplir le formulaire de candidature. Le formulaire est téléchargé sur un ordinateur local puis complété à distance. Une fois le texte prêt et les pièces jointes ajoutées à la candidature, le formulaire électronique doit être envoyé au moyen d une connexion internet. Le formulaire électronique est conçu de manière à optimiser les chances de soumettre une candidature éligible. Ainsi, vous constaterez que le formulaire ne peut être envoyé que si tous les champs obligatoires sont dûment renseignés. Vous trouverez à ce propos des informations détaillées dans le Guide de l'utilisateur pour la soumission d'une proposition (ci-après le Guide de l'utilisateur ), publié en même temps que ce formulaire électronique. Il est vivement conseillé de lire le Guide de l'utilisateur avant de commencer à compléter le formulaire électronique. Un grand nombre de procédures sont expliquées en détail dans le Guide de l'utilisateur et, sans ces explications, vous pourriez avoir des problèmes au moment de compléter le formulaire. Avant de commencer à compléter le formulaire électronique, toutes les organisations participantes d'une même candidature doivent être enregistrées sur le portail des participants de l'eac/eacea. Cette procédure est expliquée dans le Guide de l'utilisateur. Sans l'enregistrement en bonne et due forme des organisations participantes, vous ne serez pas en mesure de remplir le formulaire électronique. Etant donné que chaque organisation participante doit utiliser un seul code PIC, assurez-vous auprès de votre représentant légal si un numéro PIC existe déjà pour votre institution. Pour les pays membres du programme, assurez-vous que les numéros PIC correspondent aux institutions d enseignement supérieur détenant la Charte Erasmus pour l enseignement supérieur (ECHE). Choisissez le formulaire électronique correspondant à l'action pour laquelle vous souhaitez être candidat sur la page d'accueil des formulaires de candidature électroniques: https://eacea.ec.europa.eu/ppmt/. Veuillez noter qu une fois votre choix effectué vous ne pourrez plus changer le type de projet (projet conjoint ou projet structurel) Aux étapes suivantes, vous devrez choisir la langue du formulaire puis fournir les codes d'enregistrement PIC de toutes les organisations concernées par votre proposition. Au cours de cette étape, vous devrez également désigner l'organisation candidate (pour de plus amples informations, consultez le Guide de l'utilisateur). Remarque: tous les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. Ceci s'applique à toutes les parties du formulaire. 8
3.1 Page de couverture du formulaire de candidature Ou Projets Structurel, selon le formulaire sélectionné to the eform selected La page de couverture du formulaire électronique contient neuf champs. Les six premiers champs sont automatiquement complétés en fonction de l'action choisie. Choisissez un titre de projet qui ait du sens pour une personne qui ne connais pas le contenu du projet, ainsi qu'un acronyme. L'acronyme ne doit pas dépasser 7 caractères. Il peut contenir des lettres (caractères latins uniquement), des chiffres et des signes de ponctuation courants. La langue utilisée pour compléter le formulaire est choisie parmi celles proposées dans un menu déroulant. Ce doit être l'une des langue officielle de l'ue, qui doit être comprise par l'ensemble des membres de votre consortium. Le formulaire de candidature est à remplir dans une seule langue. Ne fournissez pas d'informations sur les différents partenaires dans différentes langues car les experts choisis pour évaluer votre candidature ne seront pas nécessairement en mesure de comprendre les différentes langues utilisées. 3.2 Part A. Finalisation des données de l'organisation La plupart des champs de la partie A.1. (grisés) sont complétés automatiquement sur la base des informations fournies lors de l'enregistrement de votre organisation sur le portail des participants de l'eac/eacea. Vous devez seulement compléter, pour chacune des organisations participantes, les sections "Role dans la candidature" (ex. : Pays partenaire ou pays associé) et Type d'organisation en sélectionnant un choix via le menu déroulant. 9
Pour le partenaire 1 (P1) le rôle de l "organisation candidate" est pré-défini, il apparaîtra donc automatiquement dans le formulaire électronique et ne pourra être modifié. Si un changement s avérait nécessaire, un nouveau formulaire devra être créé. Pour les partenaires de P2 à Pn, veuillez insérer le "rôle dans la candidature" via le menu déroulant: Organisation partenaire ou Partenaire associé, en fonction de leurs rôles respectifs dans le projet. Il faut savoir que les partenaires associés auront un rôle limité et ne devront pas signer de mandat puisqu'ils ne recevront pas de part de la convention de subvention et ne seront dès lors pas inclus dans la liste de partenaires annexée à la convention. À la section A.2., fournissez des informations (titre, nom de famille, prénom, rôle dans l'organisation et adresse électronique) sur la personne responsable de la gestion de la candidature (personne de contact) dans votre organisation. Veillez à fournir une adresse électronique correcte et valide pendant toute la période de sélection et la durée de vie du projet. Elle doit fonctionner correctement et être vérifiée régulièrement. Cette partie doit être remplie pour l'organisation candidate ainsi que pour les autres organisations participantes impliquées dans des actions pour une convention multi-bénéficiaires. Si l'adresse de la personne de contact est différente de l'adresse de l'organisation, cochez la case correspondante et indiquez son adresse et son numéro de téléphone. La section A.3. est à compléter pour l'organisation candidate uniquement. Si l'adresse du représentant légal est différente de l'adresse mentionnée, cochez la case correspondante afin d'accéder aux champs nécessaires pour fournir ces informations. 10
Si la candidature est retenue, le représentant légal devra signer la Convention de subvention et d'autres documents connexes. Si la candidature est signée par une autre personne, ou s'il est constaté ultérieurement dans le processus de sélection ou de contractualisation que la personne identifiée comme représentant légal n'est pas habilitée à signer, la candidature pourra être déclarée inéligible: une signature non valide peut donc conduire au rejet de la candidature. La liste des partenaires en page 2 du formulaire électronique est complétée automatiquement après encodage de tous les partenaires dans la section A et donne un aperçu de l information encodée. XXXXXXXXXXXXXXX X YYYYYYYYYYYYYYYY YY ZZZZZZZZZZZZZZZZZ Notez que vous pouvez modifier/mettre à jour la liste des partenaires après avoir généré une première fois le formulaire électronique A L EXCEPTION DE l organisation candidate. Si le candidat doit être modifié, il vous faudra créer un nouveau formulaire. Voici le type de message d alerte reçu dans ce cas. 11
3.3 Partie B. Description du project La partie B.1. Résumé du projet, invite les candidats à fournir des informations clés sur leur candidature. L'organisation candidate doit spécifier la langue dans laquelle le résumé sera rédigé parmi les options linguistiques proposées. A fins de diffusion, le résumé doit également être fournis en anglais si la langue choisie initialement est différente de l'anglais. Pour les candidatures sélectionnées, cette section sera reproduite sous forme de résumé. Aussi les candidats doivent-ils veiller à ce que le texte donne un aperçu concret des travaux que le consortium entend mener, en suivant la structure proposée dans le formulaire. Veuillez noter qu'en raison des limitations de la base de données, la limite de caractères indiquée ne doit pas être dépassée. Le texte fourni sera coupé en cas de dépassement de la limite. 3.4 Priorités et thèmes du programme Erasmus + Dans la partie B.2. les candidats doivent expliquer si leur candidature vise une/des priorité(s) horizontale(s) du programme Erasmus+. Pour chaque option sélectionnée, le cas échéant, il est obligatoire de décrire brièvement les sujets abordés par cette proposition. Si aucune priorité horizontale ne s applique à votre projet, encodez N/A (non-applicable). Cochez un maximum de 2 choix. 12
Dans la partie suivante, les candidats doivent indiquer quel secteur du programme Erasmus+ bénéficiera le plus de leur proposition. S'il vous est difficile d'identifier un seul secteur, vous pouvez choisir l'option Transsectoriel. Dans ce cas, vous serez néanmoins invités à indiquer le principal secteur favorisé dans un second champ. 3.5 Calendrier et langues Dans la partie B.3.1., la date de début est prédéfinie, donc vous devez seulement indiquer la durée du projet qui sera de 24 ou 36 mois (menu déroulant). La date de fin sera alors calculée automatiquement. Les dates indiquées ici définiront la période au cours de laquelle les coûts sont éligibles pour un financement, dans le cas où votre proposition serait retenue. Dans la partie B.3.2. est indiqué pour votre information la langue dans laquelle la convention de financement sera émise si votre candidature est retenue pour un financement. Cette langue servira aussi dans la communication officielle avec l'agence. 3.6 Partie C du formulaire électronique La section C.1 fait référence aux buts et objectifs de l'action "Renforcement des capacités dans le domaine de l enseignement supérieur" d Erasmus+. Cochez les options qui correspondent au mieux à votre projet et décrivez ensuite comment le projet compte atteindre les buts et objectifs mentionnés. 13
Dans la section C.2, listez les objectifs spécifiques à votre projet conformément aux objectifs cochés plus haut. En fonction du type d action sélectionné, la section C.3 reprend les thèmes correspondants. Pour les projets conjoints, vous avez 3 possibilités : o Elaboration de programmes d études o Modernisation de la gouvernance, de la gestion et du fonctionnement des institutions d enseignement supérieur (IES) o Renforcement des relations entre les IES et l environnement économique et social au sens plus large Pour les projets structurels, vous avez 2 possibilités : o Modernisation des politiques, de la gouvernance et de la gestion des IES ; o Renforcement des relations entre les systèmes d enseignement supérieur(ses) et l environnement économique et social au sens plus large Le choix des priorités ci-dessous doit absolument correspondre aux priorités nationales et/ou régionales définies par le(s) pays ou régions visés par le projet. Vérifiez votre choix avec les tableaux détaillés «Allocation du budget, Priorités régionales et nationales» publiés sous la section "Guidelines" à la page suivante : http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/key-action-2-capacity-building-in-field-highereducation-2015_en Vous pouvez choisir plus d une option pour le même type de projet. Si la candidature est un projet commun dont le thème est "Elaboration de programmes d études", les catégories A et B apparaîtront automatiquement: 14
Si la candidature est un projet commun dont le thème est «Modernisation de la gouvernance, de la gestion et du fonctionnement des IES», les catégories B et C apparaîtront automatiquement: 15
Si la candidature est un projet commun dont le thème est Renforcement des relations entre les IES et l environnement économique et social au sens plus large", les catégories B et D apparaîtront automatiquement: Dans la section C.4 assurez-vous de cocher tous les pays participant au projet, de cela dépendra la dénomination de la catégorie du projet, c-à-d «national OU régional». Si le projet reprend des pays de plusieurs régions, la case «Transrégional» sera cochée automatiquement. Dans la colonne de droite détaillez/encodez les pays concernés. 16
Les informations reprises dans la section C.5 permettront aux évaluateurs de juger dans quelle mesure le projet utilise son expérience passée /expertise pour élaborer la nouvelle proposition. La section C.6 se rapporte exclusivement aux pays partenaires des régions 1,2 et 3 et à tous les pays participant au programme. Si le consortium souhaite inclure un volet de mobilité spéciale a la candidature, ces flux de mobilité doivent être compatible avec le domaine et le thème choisi dans le projet. Veuillez lire attentivement les conditions spécifique à ce volet mobilité spéciales dans le Guide du programme, p. 161. La section C.7, Subvention demandée, invite les candidats à remplir le tableau détaillant les différents postes budgétaires liées à la subvention demandée pour le projet. Les informations requises sont liées au règlement financier de l Action clé n 2 - Renforcement des capacités dans le domaine de l enseignement supérieur. Les montants estimés pour chaque intitulé doivent correspondre aux totaux du budget détaillé (tableaux Excel joints au formulaire électronique) qui détaille la répartition du budget de la subvention pour chaque catégorie de dépenses. Ce tableau doit être rempli après l encodage de la durée du projet (voir plus haut) et après avoir rempli et validé les onglets du tableau Excel du budget: Les montants dans le tableau Excel et dans le formulaire doivent être identiques. Toutes les informations budgétaires sont libellées en Euro/. Distribution de la subvention par organisation Le tableau suivant doit renseigner les montants de la subvention attribués aux différents co-bénéficiaires. 17
Le total doit être identique au montant demandé plus haut et au montant total demandé comme détaillé dans chaque onglet du tableau Exel du budget (veuillez vérifier avec le tableau 1 du tableau financier détaillé). 3.7 Annexes Une candidature n'est complète que si les documents annexes sont remplis et envoyés avec le présent formulaire de candidature. Lorsque les parties A, B et C sont complétées, vous devez télécharger dans le formulaires électronique les annexes suivantes qui auront été complétées au préalable: Description détaillée du projet (format WORD) Budget détaillé (format EXCEL) Déclaration sur l'honneur du représentant légal de l'organisation candidate + les procurations des partenaires (format PDF) Les déclarations sur l'honneur doivent être fournies uniquement par l organisation candidate ; en revanche les mandats doivent être signés pour chaque partenaire de P1 à Pn (hormis l organisation candidate). Ces documents doivent être scannés ensemble et joints dans un seul ficher électronique. Veuillez également vérifier que le montant de la subvention demandée dans la déclaration sur l'honneur est identique au montant indiqué dans le champ "subvention demandée auprès de l'union européenne" du résumé du budget et dans les tableaux financiers Excel. Ces documents sont téléchargeables sur la page web de l'eacea pour l'action KA2 Capacity Building in Higher Education webpage" Section "Annexes": http://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/key-action-2-capacity-building-in-field-highereducation-2015_en Un message d'erreur apparaîtra si les pièces jointes ne sont pas ne sont pas attachées au formulaire électronique. 18
4. ANNEXES OBLIGATOIRES DU DOSSIER DE CANDIDATURE 4.1. Description détaillée du projet (document Word) Remarque: ce formulaire est à compléter dans UNE seule langue (la même que celle employée dans la partie "formulaire électronique"). La langue utilisée pour remplir le formulaire doit être une langue officielle de l'ue et doit être comprise par tous les membres de votre consortium. Ceci est également conforme à la déclaration sur l'honneur établissant que tous les partenaires doivent avoir convenu de la teneur de la candidature et confirmé leur intention de mener à bien les tâches décrites. En outre, il est important que la candidature soit remplie dans une seule langue, les experts examinant la candidature devant être en mesure de comprendre la langue dans laquelle elle est écrite. Tous les champs textuels de toutes les sections sont obligatoires. Pour ajouter des informations dans de nouvelles colonnes et/ou de nouveaux rangs des tableaux, utilisez la fonction copier/coller de l'ordinateur. Le nombre maximum de caractères est indiqué sous chaque section (espaces non compris). Vous devez respecter cette limite de manière à éviter des problèmes potentiels lors de la soumission de votre candidature. Si le nombre maximal de caractères est dépassé, l'évaluation de votre proposition ne prendra en compte que les informations fournies en-deçà de ce nombre maximal de caractères. Les informations dépassant cette limite ne seront donc pas prises en compte lors de l'évaluation. Partie D. Organisation et activités Veillez à ce que les informations fournies dans cette section satisfassent, le cas échéant, tout critère spécifique lié aux types d'organisation pour certains projets de Renforcement des capacités dans le domaine de l enseignement supérieur. (Pour de plus amples informations, consultez le Guide du Programme Erasmus+, partie B, p. 159-182) Cette section est à compléter pour chaque organisation membre du consortium. Les informations fournies dans la partie D seront utilisées spécifiquement dans le cadre de l'évaluation de la qualité de l'équipe de projet et des modalités de la coopération et de la capacité opérationnelle du partenariat. D.1.1 "Objectifs et activités de l'organisation" Dans cette section, la description doit fournir une brève présentation de l'organisation, de son rôle dans le projet et de la gestion opérationnelle/financière du projet au sein de cette organisation. Saisissez un numéro de partenaire (d'abord P1 pour l'organisation candidate, puis P2, P3, etc. en respectant l'ordre utilisé dans le reste de la partie formulaire électronique ) et indiquez le nom de l'organisation dans le champ textuel prévu à cet effet. D.1.2 "Capacité opérationnelle: compétences et expertise du personnel clé participant au projet ". Ce tableau doit comporter, pour chaque organisation, un résumé de l'expertise spécifique à chacun des principaux membres du personnel participant au projet. Il fera office de CV pour ce personnel afin de vérifier la qualité globale du partenariat. Dans les espaces prévus à cet effet, vous devez mentionner les noms de tout le personnel clé, puis résumer les compétences et l'expérience qui rendent son intervention particulièrement pertinente pour le domaine du projet (s'il y a lieu, indiquez toutes références à de récentes publications). Cette section est d'une importance capitale lors de l'évaluation des critères d'attribution liés à la capacité opérationnelle et à la qualité de l'équipe de projet et des modalités de coopération mises en place. Elle doit être remplie dans la même langue que le reste du formulaire de candidature (et non, par exemple, dans la langue des différents partenaires). 19
Remarque: Chaque organisation membre du consortium (candidat et partenaires) doit compléter séparément la partie D.1.1-D.1.2 du formulaire. Le nom de chaque organisation doit être indiqué et assorti de son numéro de partenaire. Le numéro attribué à chaque organisation (P1, P2, P3, etc.) doit être utilisé, s'il y a lieu, dans l'ensemble du formulaire (et être le même que celui employé dans le formulaire électronique et le budget détaillé). D.2 "Modalités, gestion et communication de la coopération" Dans cette section est divisée en deux sous-sections et les informations ne doivent être fournies qu'une seule fois par l'organisation candidate. D.2.1 "Gestion du projet" Le candidat doit décrire la structure globale de la gestion du projet, et en particulier la structure du partenariat, le processus de prise de décisions et les méthodes de communication et d'élaboration des rapports au sein du consortium. D.2.2. "Modalités, gestion et communication de la coopération" L'organisation candidate doit expliquer comment la gestion globale du projet sera mise en œuvre, comment la tâche sera répartie entre les différents partenaires et comment les ressources seront allouées pour chaque tâche. Liste des partenaires associés Veuillez remplir, le cas échéant, la liste des partenaires associés. Partie E. Caractéristiques et pertinence du projet E.1. "Pourquoi le consortium souhaite-t-il entreprendre ce projet? " Dans cette section il est important d'exposer les raisons qui ont conduit à entreprendre le projet et à mettre en place le consortium, ainsi que de décrire les connaissances du consortium dans le domaine d'études. Le candidat doit également décrire les synergies éventuelles avec d'autres domaines d'activité. Ces explications devraient permettre aux experts d'évaluer le niveau de la capacité opérationnelle à mettre en œuvre le projet et à répondre aux besoins en jeu. La section se divise en plusieurs sous-sections où vous devez fournir des informations détaillées sur les éléments suivants: contexte et historique du projet, notamment les besoins, problèmes et défis spécifiques visés par le projet, références spécifiques à des résultats éventuels de projets et d'initiatives antérieurs sur lesquels est fondée la candidature et la façon dont est construit le nouveau projet sur la base de ces résultats. Si votre proposition est fondée sur les résultats d'un ou plusieurs projets antérieurs, vous devez fournir dans le tableau les références de ces projets. Indiquez le numéro de référence complet de du projet (par exemple, le numéro de la convention de financement communautaire) et le nom du programme, puis complétez les différentes sous-sections de ce tableau. E.2 Raisons ayant conduit à la mise en place du consortium Décrivez les raisons qui ont conduit à la mise en place du consortium, ainsi que les compétences/l'expertise de ses membres vis-à-vis des activités prévues Les informations détaillées sur les avantages que présente la coopération européenne seront détaillées dans la section E.3. «Valeur ajoutée européenne». il y sera démontré l'intérêt qu'il y a à mettre en œuvre 20
le projet au sein d'un consortium plus large au niveau européen, plutôt que simplement à l'échelon national/régional/local. E.3 Valeur ajoutée européenne Démontrez l'intérêt qu'il y a à mettre en œuvre le projet au sein d'un consortium plus large au niveau européen, plutôt que simplement à l'échelon national/régional/local. E.4 Caractère innovant Décrivrez en détail en quoi le projet est innovant et/ou complémentaire par rapport à d autres initiatives ou projets déjà mis en place sous les actions présentes ou passées. Partie F. Qualité de la conception du projet et de sa mise en œuvre À la section F.1. "Buts et objectifs", le candidat est invité à mentionner les buts et objectifs concrets du projet en se référant à l'analyse générale fournie à la section D.1 et aux besoins spécifiques à traiter. Cette section doit donc exposer brièvement comment le projet entend aborder la nécessité d'agir (ce que vous avez analysé dans la section précédente) pour améliorer la situation (ou remédier aux faiblesses) dans le domaine du projet. Dans la section F2 "Activités et Méthodologie du projet», le candidat doit expliquer l'approche méthodologique appliquée dans le projet. Cela permet d'illustrer comment le consortium procèdera pour réaliser les objectifs envisagés et comment l'avancement des activités du projet peut être mesuré en fonction d'étapes et d'indicateurs de mesure. Cette section jouera un rôle important dans l'évaluation de la qualité du programme de travail et des activités du projet prévues. Dans la section F3 "Budget et rentabilité" le candidat est invité à fournir des explications concernant la réalisation des résultats obtenus dans les limites du budget disponible et de manière économique. Vous devez également indiquer les procédures d'administration financière qui s'appliqueront au sein du partenariat durant la phase d'exécution du projet (par exemple, principes d'allocation des fonds à chaque partenaire, suivi financier, etc.). A la section F.4 "Contrôle de la qualité et surveillance", le candidat doit décrire les mécanismes mis en place pour assurer la qualité du projet, la façon dont l'évaluation sera effectuée, ainsi que toute la méthodologie mise en œuvre pour vérifier les résultats des différentes actions. Partie G. Impact, diffusion et exploitation, durabilité Dans la section G.1. «Impacts escomptés du projet», les candidats sont invités à expliquer comment les résultats du projet toucheront les publics ciblés (y compris les partenaires du consortium eux-mêmes). En outre, vous devez indiquer comment le consortium entend atteindre ces groupes cibles pendant le déroulement du projet et après. Dans «Aperçu des indicateurs d'impact à court et à long termes», les candidats doivent mettre en évidence les effets à long terme que le projet entend engendrer sur les différents acteurs, structures, secteurs ou systèmes. Citez les indicateurs d'impact, les indicateurs qualitatifs et les indicateurs quantitatifs dans le tableau. La section G.2. concerne la «Stratégie de diffusion et d'exploitation». Décrivez comment la diffusion sera organisée pour assurer la disponibilité de résultats positifs tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des institutions du ou des pays partenaires durant la vie du projet. Indiquez quels types d'actions (sessions d'information, exercices de formation, participation de décideurs extérieurs au partenariat, etc.) sont envisagés pour mettre les résultats à disposition de groupes non directement impliqués dans le projet. De plus, au cas où le projet développe du matériel pédagogique, il faudrait indiquer clairement comment ce matériel sera mis à disposition gratuitement grâce à des licences ouvertes. 21
Bien que la diffusion et l'exploitation des résultats soient étroitement liées et que leurs mécanismes se recoupent souvent, elles suivent deux processus distincts. La diffusion (mise à disposition d'informations et sensibilisation) peut intervenir dès le début d'un projet et s'intensifier à mesure qu'arrivent des résultats, alors que la pleine exploitation (intégration et multiplication des résultats) ne peut se produire que lorsqu'il devient possible de transformer les enseignements (ce qui a été appris) en nouvelles politiques et en pratiques améliorées. Décrivez comment les activités d'exploitation assurent une utilisation optimale des résultats (voir le guide du programme Erasmus+). Vous pouvez également consulter: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/ Dans la section suivante G.3. «Durabilité», les candidats expliqueront comment l'impact du projet sera maintenu au-delà de sa durée de vie. Pour anticiper sur la durabilité, vous devez brièvement décrire les activités ou résultats du projet supposés durer et/ou être diffusés après la fin du cofinancement de l'ue. La durabilité ne concerne pas systématiquement tous les aspects d'un projet. Dans chaque projet, il peut être nécessaire de maintenir certaines activités ou certains résultats, mais pas d'autres. Par conséquent, un projet peut être jugé durable si des activités «stratégiques» sont poursuivies et des résultats maintenus ou développés après la fin du financement communautaire. Expliquez également la stratégie à employer pour attirer d'autres formes de soutien et de cofinancement pour le projet. Matrice de cadre logique Afin de planifier et structurer les objectifs, résultats et activités du projet le plus rigoureusement possible, il vous sera demandé de compléter une matrice de cadre logique (MCL) de 2 pages maximum qui sera la synthèse du projet. La MCL est outil qui constitue une vue d ensemble du projet et qui constitue une aide au niveau de la conception, la planification, la mise en œuvre et le suivi du projet. Veuillez utiliser le modèle dans la partie Word du formulaire de candidature. Les détails fournis dans le tableau viendront compléter l information expliquée précédemment dans les parties narratives du projet; en particumier les parties E, F et G. En plus de la vue d ensemble du projet qui résume les objectifs et activités dans la première colonne, il vous sera demandé de fournir d autres détails comme les indicateurs de progrès, risques et hypothèses. Objectif à large spectre: Donnez des indications sur le but à moyen/long terme du projet: Exemple : Assurer que l université du pays partenaire visé est en position d offrir l enseignement qui correspond aux besoins fluctuants liés au contexte économique. Objectifs spécifiques au projet: Ils doivent permetre d expliquer les objectifs escomptés à l issue du projet. Les objectifs doivent être «SMART» : spécifiques, mesurables, précis, réalistes et respectant les délais. Exemple : Harmoniser avec les prescriptions de Bologne avant décembre xxx les curricula du premier cycle, les méthodes d enseignement et les bibliothèques de la faculté d economie de l université xxx. Objectifs (résultats rendement): Les objectifs (en termes de résultats et de rendement) à poursuivre durant la réalisation du projet doivent être décrits de façon concrète. Il faut les lier de façon logique à un lot de travail et ils doivent être spécifiques et réalistes par rapport à la durée de vie du projet, également mesurables autant que possible. Les résultats reflètent le RESULAT final et ne doivent pas être confondus avec les activités. Les résultats se focalisent sur la concrétisation des différentes activités (pas nécessairement décrites) souhaitées par le partenariat. Exemple : «Réunion du partenariat» ne doit pas être décrite comme comme un «résultat», mais plutôt comme une activité. Le résultat de cette activité pourrait être dénominé comme suit : «plan de travail consolidé», «plan de durabilité financière», qui seraient les résultats réels de la réunion du partenariat, etc. 22
Données: Indiquez ici uniquement un résumé des ressources nécessaires pour l accomplissement de chaque lot de travail. Les données détaillées ont déjà été demandées dans la section F du formulaire électronique sous chaque lot et plus en détail dans les tableaux Excel (onglets de 3à 8) avec les coûts y afférent. Veuillez utiliser un système clair de numéros de référence afin de relier chaque résultat aux lot et résultats dans la première colonne de la MCL et en cohérence avec les numéros de référence du plan de travail (tableau Excel). Exemple : pour un lot de type développement (DEV) : revoir et analyser le programme d enseigenemnt existant à XXX et les récentes avancées éducatives dans ce domaine. Données : Personnel: xxx jours/partenaire 1, xxx jours/partenaire 2, xxx jours/partenaire 3, xxx jours/experts externes (etc.) Mobilité: xxx flux (moyenne de xxx jours pour chacun) Equipment Indicateurs de progression et moyens de mesure de ces indicateurs: Les indicateurs (deuxième colonne de la MCL) sont les «panneaux indicateurs» qui seront utilisés pour mesurer la performance du projet tout au long de sa durée de vie. Ces indicateurs de base sont susceptibles d être révisés ou complétés par des indicateurs plus spécifiques, une fois que le projet est sur les rails. Les indicateurs doivent être précis en termes de quantité, qualité, ponctualité, public cible et mesurabilité (par ex. : «50 étudiants inscrits en première année», «un nombre croissant d étudiants suivent le cours» ; «outils d apprentissage améliorés»). Les indicateurs permettent de suivre la progression du projet et doivent dès lors être considérés comme un mécanisme d évaluation permanent de celui-ci. La troisième colonne de la MCL servira à indiquer si les indicateurs fixés ont été atteints (tout ce qui peut être considéré comme «preuve», par ex. : rapports, enquêtes, documents officiels - tout en étant spécifique à l indicateur concerné). Exemple 1 : (indicateurs quantitatifs) : Indicateur : 200 étudiants inscrits dans le nouveau cour de Maîtrise ; ou nombre croissant d étudiants d ici 2017 Exemple 2 : (indicateurs qualitatifs) : Indicateur : Services informatiques améliorés pour la livraison des cours d apprentissage électronique Comment les indicateurs seront-ils mesurés : enquête de satisfaction Hypothèses et risques: Dans cette section veuillez mentioner tous les facteurs (situations, événements, conditions ou décisions) nécessaires au succès des activités, résultats ou objectifs des projets, mais qui ne sont pas sous le contrôle direct du partenariat. Il faut prévoir ces cas de figure. Moins ces situations/événements sont sous contrôle, plus grand est le risque encouru par le projet. Exemple : «que l accréditation du nouveau programme d étude ne soit pas octroyé par les autorités nationales». Parmi les risques identifiés, qui sont internes au partenariat, citons le manque de compétences linguistiques EU du personnel de l université du pays partenaire. 23
Plan de travail Veuillez compléter une page de plan de travail pour chaque année de projet. Pour chaque chaque année contractuelle doit correspondre un plan reprenant la durée des activités (en semaines) ; les dates butoir de chaque résultat ainsi que le lieu des activités. Utiliser le symbole = pour les activités réalisées dans les pays (participant au) programme et X pour les activités ayant lieu dans les pays partenaires tout en indiquant le nombre de semaines dans les mois respectifs (ex. : 2= signifie une activité de 2 semaines dans un pays programme ; 3X signifiera une activité de 3 semaines dans un pays partenaire. Partie H. Lots de travail Avant de soumettre votre candidature, assurez-vous que les informations fournies dans cette section sont cohérentes avec toutes les autres parties pertinentes de la candidature. Notez en particulier que les experts se baseront sur les lots pour évaluer des critères liés à la qualité du programme de travail, à la valeur ajoutée européenne et à la qualité du plan de dissémination et de valorisation (Dissémination et exploitation des résulats). En outre, ils compareront le contenu des lots avec les informations fournies dans les tableaux budgétaires afin d en évaluer le coût-bénéfice. Ils vont également recouper avec la matrice de cadre logique pour déterminer dans quelle mesure le projet a anticipé les hypothèses et les risques liés à chaque lot d activités. Il existe 5 types de lots de travail: Préparation Gestion Développement (Mise en œuvre, c.à.d. la substance du travail planifé, incluant la production, la phase de test, etc.) Plan qualité (Assurance qualité et surveillance), Dissémination et exploitation des résultats. Au moins un lot doit être élaboré pour chacun des 5 types de lots listés plus haut. Sans ce minimum requis les candidatures ne seront pas considérées. H.1 Description des lots, résultats et activités N de lot: Donnez un numéro à chaque lot (Ex.: 1,2,3 or WP1, WP2, WP3, etc.) Titre du lot : Donnez un titre court à chaque lot. Hypothèses et risques liés : tous les facteurs (que ce soit des situations, des événements, des conditions ou des décisions) indispensables pour la réussite des activités et des résultats du projet mais hors contrôle direct du partenariat doivent être considérés comme un risque potentiel. Vérifiez que les données fournies ici concordent avec la matrice de cadre logique. Après avoir défini le numéro, le titre, le type de lot, ainsi que les hypothèses et risques liés/connexes, il faudra détailler davantage chaque lot. Cette description détaillée doit fournir, inter alia, les buts et objectifs du lot, comment les partenaires impliqués organiseront leur travail, les étapes à suivre et la coordination du projet en général. Elle fournira également une vue d ensemble du travail de surveillance et d évaluation entrepris au fil des lots, des indicateurs de performance et le lien entre les lots et avec la coordination en général. Elle pourra aussi faire référence à tous les autres organismes extérieurs au partenariat qui seront impliqués. Enfin, veuillez énumérer les tâches à réaliser pendant la mise en œuvre du lot. Donnez la date de début en chiffres. Pour un projet de 24 mois commençant en janvier, un lot débutant en avril sera noté "4". S'il s'achève en juin il sera noté "6". Cela signifie que les lots sont très pertinents même si la date de début change pour quelque raison que ce soit. La durée d'un lot ne peut éxeder le nombre de mois établi dans le Guide du Programme E+ pour l'action spécifique choisie. 24
Chaque lot doit identifier une organisation candidate (P1-pn) qui sera responsable de la livraison/bonne exécution du lot et de toutes les organisations partenaires implqiuées dans le lot. Indiquez le pays où se trouve l' organisation candidate et son abbréviation. Dans la séquence suivante, énumérez les partenaires (P1-Pn) impliqués dans les activités dans les lots respectifs. Prestations à fournir/ Produits/Résultats Décrivez les prestations liées à chaque lot. Le champ "Type de prestations/résultats/rendement" sera décrit de façon brève mais concrète (ex.: cours, matériel de formation, études, conférence, séminaire, document de discussion, rapport, stratégie de dissémination, DVD, extrait audio, etc.) Veuillez sélectionner le type d'objectif ayant recours à l'un des intitulés suivants: o Matériel d'enseignement o Matériel d'apprentissage o Matériel de formation o Événements o Rapports o Services/Produits La sous-section description doit fournir une description détaillée des résultats atteints ou adaptés durant le lot en question. Dans le cas où les prestations/résultats/rendement seraient développpés dans plusieurs lots, il seraient alloués au lot dans lequel ils seraient finalisés. Il faudra néanmoins préciser le/s lot/s concerné/s. La date d'expiration donne le mois/l'année de livraison des objectifs/ résultats/rendement. Veuillez indiquer la langue dans laquelle les prestations / résultats/rendement seront disponibles. Vueillez également indiquer le média à travers lequel les objectifs seront véhiculés dans les intitulés suivants: Publications papier Support électronique dans les médias (CD, DVD, clé USB, etc.) Paper publication publié en ligne Autre (veuillez spécifier) Langues: Précisez les langues dans lesquelles les supports d'enseignement/ d'apprentissage/de formation/ de communication seront produits et accessibles: pour les événements-conférences, séminaires de formation (langue(s) de travail). Pour les supports d'apprentissage publiés (langue(s) de présentation) Veuillez indiquer le niveau de dissémination parmi les intitulés suivants: Départment/Faculté Niveau institutionnel Niveau local/regional Niveau national Niveau international Groupes cible Pour chaque rendement/résultat, vous devez clairement identifier le groupe cible composé des bénéficiaires directs de l'activité en question. Il s'agit habituellement du ou des profils suivants: Personnel académique d'un département, personnel administratif de l'université, étudiants, stagiaires participant à un cours de formation, etc. Veuillez les quantifier, les énumérer et les localiser (ex.: 5 bibliothécaires de l'université, 20 enseigants du secondaire, 25 étudiants des institutions B, C et D, 10 administrateurs au Ministère de l'enseignement, etc.). Ce processus est particulièrement important pour les projets dans lesquels plusieurs institutions de pays partenaires sont impliqués. Si le profil n'est pas repris dans le menu déroulant, sélectionnez "autre" et donnez une brève explication. 25
Il est possible qu'un seul lot génère plusieurs résultats (par exemple une spécification, des pages Internet, un manuel et du matériel de formation y afférent mais adressés à différents utilisateurs). Dans cette éventualité il faudra décrire clairement les différents éléments dans cette section. Copiez le tableau "Prestations à fournir/ Produits/Résultats" autant de fois que nécessaire. H.2.Explication des dépenses du lot de travaux Dans cette section il vous sera demandé de décrire le type de soutien qui sera nécessaire pour mettre en œuvre les lots spécifiques. Si votre proposition inclut de la mobilité sous "Subvention de Mobilité spéciale", veuillez préciser le soutien nécessaire pour cette activité au niveau du/des lot/s concerné/s (ex.: sélection d'étudiants, préparation à la mobilité, service de soutien de la part d'étudiants pour les édudiants ou professeurs entrants/sortants, etc.). H.3 Partenaires du consortium impliqués et resssources necessaires est un tableau qui reprend toutes les Resssources nécessaires pour compléter des lots en termes de charge de travail. Notez que ces montants constitutent la base de calcul de la subvention du projet. Il faut les introduire dans les tableaux Excel du "Budget détaillé" (annexe obligatoire) dans le afin de calculer les contributions par partenaire ainsi que le montant maximal de la subvention du projet. Chaque lot doit identifier un partenaire "leader" (P1-Pn) qui sera responsable des résultats du lot, indiquer le pays où est localisé le partenaire ainsi que son abbréviation/acronyme. Le rôle et la tâche du partenaire "leader" doit ensuite être décrit brièvement. La répartition des tâches doit correspondre aux informations fournies par chaque organisation partenaire dans le dossier de candidature. Les experts analyseront l'allocation des tâches et la démonstration d'une répartition efficace et équilibrée au sein du partenariat, entre les organisations partenaires et entre les pays représentés dans le consortium. Le nombre de jours travaillés par chaque partrneaire doit concore avec les informations fournies dans les tableaux budgétaires et seront vérifiés par les experts afin d'assurer une cohérence entre le plan de travail et le budget prévisionnel. Ajoutez/ supprimez des lignes si nécessaire. Assurez-vous que le tableau est complété avec les totaux demandés. La catégorie 1 PERSONNEL se réfère aux Gestionnaires, la catégorie 2 aux Professeurs/Formateurs/Chercheurs, la catégorie 3 aux Techniciens et la catégorie 4 au Personnel administratif. Référez-vous au Guide du Programme, le tableau A (montants en euros de la réalisation du projet) pour le personnel du pays programme(page 177) et le tableau B pour le personnel des pays partenaires (page 178). Vue d'ensemble des Prestations sous-traitées Décrivez toutes les prestations sous-traitées dans le tableau récapitulatif fourni dans cette section. Partie I. Volet de Mobilité spéciale Cette section est facultative et ne doit être remplie que pour les propositions de projets impliquant la mobilité individuelle. Attention de ne pas confondre les flux de mobilité sous le Volet de Mobilité spéciale avec les voyages prévus pour atteindre les objectifs du projet (ex.: voyages pour des réunions de coordination, développement de parties de contenu du projet, ateliers, séminaires, etc.) Le Volet de Mobilité spéciale doit être un complèment du projet de base, ce qui signifie que le projet doit être viable avec ou sans Volet de Mobilité spéciale. I.1. Pertinence des activités de mobilité Cette section doit décrire la manière dont les personnes seront impliquées dans l'activité de mobilité, notamment en définissant les avantages pour les individus, mais aussi par rapport aux institutions et aux autres acteurs impliqués dans la mobilité. 26
I.2. Identification et sélection des participants Cette partie doit décrire les étapes et les procédures visant à identifier et à sélectionner les individus qui participeront aux activités de mobilité. I.3. Préparation et soutien Cette partie doit décrire la méthodologie à suivre et les actions prévues en vue de préparer les individus à l'activité de mobilité (cours de formation, préparation linguistique, etc.), ainsi que le soutien logistique ou autre à apporter (logement, assurances, etc.). Les mesures de qualité mises en place dans les organisations d'envoi et d'accueil pour la surveillance de l'activité de mobilité doivent être expliquées, ainsi que les mesures à prendre si les résultats escomptés ne sont pas au rendez-vous. I.4. Implication des personnes ayant moins d'opportunités Expliquez ici si le projet implique des personnes ayant moins d'opportunités, en décrivant le type de situation moins favorable à laquelle elles font face et en mentionnant le nombre de personnes et d'organisations concernées et leur pays d'origine. Expliquez la nature du soutien nécessaire pour que ces personnes puissent s'engager pleinement dans les activités prévues. I.5. Reconnaissance et validation des acquis d apprentissage Dans cette section, il convient de décrire la structure mise en place pour la reconnaissance et la validation des acquis d'apprentissage et de tout système ou outil utilisé à cet effet. Partie J Autres subventions de l'ue Dressez la liste des projets pour lesquels l'organisation candidate et / ou les organisations partenaires ont reçu un soutien financier de programmes ou d'initiatives de l'ue au cours de la dernière année civile. Dressez la liste des demandes de subventions de l UE soumises par votre organisation et / ou les organisations partenaires dans le cadre d'un projet identique, similaire ou étroitement lié à celui-ci au cours de la dernière année civile. Indiquez le montant demandé et le programme communautaire concerné. 27
4.2. Tableaux financiers détaillés (Fichiers Excel) NB: Le formulaire est fourni avec des formules et des fonctionnalités de validation afin de faciliter votre travail d'encodage des données requises et de calculer automatiquement les montants des différents postes budgétaires, en fonction des taux maximaux fournies dans le guide du programme Erasmus + pour l'action CBHE. Par conséquent, certaines parties des formulaires Excel sont protégés et ne doivent être en aucun cas modifiées. Vous pouvez recevoir un message d avertissement indiquant que la sécurité des macros ont été désactivés. Pour accéder à l ensemble des fonctionnalités du document, vous devez ACTIVER LE CONTENU ou ACTIVER LES MACROS. Si les «flèches» des menus déroulants ne vous permettent pas de sélection les options, vous devez vérifier la la configurationde votre fichier Excel comme suit: Lorsque le fichier est ouvert et que vous avez le bouton «activer le contenu» (le cas échéant), cliquez sur «fichier» = > «options» = > «avancés» = > «Montrer les option pour ce classeur» = > pour les objets: cliquez sur le bouton «Tous». Conseils applicables à ces tableaux: Ne complétez que les colonnes/lignes/cellules colorés en bleu; tous les champs colorés en bleu sont obligatoires; Insérer les informations requises/valeur (texte et les chiffres, même si 0), faute de quoi le système ne permettra pas la reconnaissance de ces informations et indiquera «erreur» à la fin de chaque ligne de chaque tableau individuel; respectez les instructions / messages indiqués lorsque vous cliquez sur la flèche de la cellule; évitez de copier-coller des mots ou phrases; si vous utilisez la fonction copier-coller, veillez à respecter le libellé, l orthographe et le style utilisés dans tout le tableau. Lorsque des chiffres décimaux sont possibles, respectez le nombre de décimales figurant dans le «message»; Restez connecté à Internet, en particulier pour remplir les tableaux correspondants aux frais de voyages et mobilité afin de pouvoir utiliser facilement le «calculateur de distance» en ligne; identifiez correctement le «trajet» en utilisant le «calculateur de distance», veuillez bien vérifier le pays qui apparait pour la ville choisie et visualisez le choix des villes sur la carte. Une fois que les tableaux auront été complétés, vérifiez encore une fois si le budget récapitulatif dans la première feuille «vue d ensemble» est correcte (pas de valeur en rouge). Vous pouvez sauvegarder le document sous l'extension.xlsx et la fonction macros disparaîtra de votre document final. Si vous rencontrez des difficultés pour remplir ces formulaires, veuillez contacter le Helpdesk de l'équipe CBHE: EACEA-EPLUS-CBHE@ec.europa.eu. Feuille "Vue d'ensemble" Ce tableau est un résumé du budget du projet. Vous ne devez compléter que les colonnes colorés en bleu: o o o o Action (projet commun ou projet structurel choisir dans le menu déroulant) Durée (nombre de mois): 36 mois ou 24 mois (choisir dans le menu déroulant); Aucune valeur intermédiaire n'est possible Encoder le titre complet et l'acronyme du projet Encoder ensuite le nom des organisations partenaires et leur pays 28