A C T U A L I T É S Communication CAMPAGNE SMS L Assédic au cœur des portables L Assédic de Basse-Normandie a lancé sa première opération Push-SMS pour les demandeurs d emploi. Le 1 er février dernier un SMS a été envoyé aux 44 320 allocataires disposant d un numéro de portable connu au fichier. Ce SMS avait pour vocation de promouvoir l utilisation du portail assedic.fr et l actualisation par internet et rappeler l échéance d actualisation : L Assédic de Basse-Normandie vous informe : pour déclarer votre situation mensuelle connectez-vous sur assedic.fr et actualisez-vous en toute sécurité. Cette campagne a été suivie courant février d une campagne push-mail. ASSÉDIC SANS TABAC Des moyens pour aider les fumeurs relais SERVICE LOGISTIQUE Depuis le 19 février, Caroline Arné a quitté ses fonctions de Chargé de mission Partenariat pour la responsabilité du service Logistique où elle remplace Jacques Delalande qui fera valoir ses droits à la retraite à compter du 31 mars 2007. Durant un mois et demi, le fonctionnement du service sera assuré en binôme afin de faire le lien sur l ensemble des dossiers. Passage de Caroline Arné et Jacques Delalande témoin Jacques Delalande aura travaillé au sein du Régime d Assurance chômage durant 36 ans. En effet, c est en 1974 qu il quitte l Assédic de Bretagne, où il sera resté trois ans, pour intégrer l Assédic de Basse-Normandie au poste de Responsable d Exploitation Informatique. En 1988, il rejoint le Centre d Expérimentation d Informatique des Assédic (CEDIDA) à Orléans pour cinq ans. L année 1993 est celle du retour en Normandie avec comme responsabilité les Affaires Générales puis la Logistique, poste qu il occupe actuellement. Guy Briosne, Responsable du projet Assédic sans Tabac avec Liliana Mestre Chargée de Sécurité Les réunions d information à destination du personnel souhaitant s arrêter de fumer ont eu lieu vendredi 26 janvier à Saint-Contest (50 personnes) et vendredi 2 février à Saint-Lô (12 personnes), en présence du Docteur Le Maître, Tabacologue au CHU de Caen. Si quelques personnes inscrites, ayant entamé l arrêt de la cigarette, ne sont pas venues, d autres, non-inscrites, étaient finalement présentes. Le projet Assédic sans tabac a pris un peu de retard, lié à des problèmes de disponibilité. Pour autant, à compter du 1 er février, la Direction souhaite une application de la loi. Une signalétique spécifique sera installée à l entrée des visiteurs et agents de chaque site et du siège où des cendriers seront disposés. En contrepartie, la Direction étudie divers moyens d aide pour les fumeurs : prise en charge par l Assédic courant mars, des consultations, des frais de déplacements à ces consultations et de 50% du coût des produits de substitution restant à la charge de l agent. La Direction se tient à la disposition des fumeurs pour étudier toute situation difficile en bonne concertation. MOUVEMENTS Elles arrivent... Sophie FREDDI est nommée au poste d Agent de la FSDE au site de Bayeux, à compter du 18 décembre 2006. Delphine LANCELIN est nommée au poste d Agent de la FDSE au site de Lisieux, à compter du 18 décembre 2006. Sophie Freddi Delphine Lancelin Ils bougent... Dominique LEPELTIER, est nommée Assistant au Réseau Ouest, à compter du 1 er janvier 2007. Vanessa COOREN est nommée Assistante de Production au site de Mortagne au Perche, à compter du 1 er janvier 2007. Caroline LEHUBY est nommée Assistant de Production au site de Coutances, à compter du 1 er janvier 2007. Sandrine URBAIN est nommée Assistante de Production au site de L Aigle, à compter du 1 er janvier 2007. Sonia PROU est nommée Assistante de Production au site de Vire, à compter du 1 er janvier 2007. Emmanuel LE GOASTER est nommé Assistant de Production au site d Avranches, à compter du 1 er janvier 2007. Sylvie WYSOCKI est nommée Assistante de Production au site de Granville, à compter du 1 er janvier 2007. Muriel COUILLAUD est détachée Assistant de Production au site de Bayeux, à compter du 1 er janvier jusqu au 30 juin 2007. Caroline ARNE est nommée Responsable du Service Logistique, à compter du 19 février 2007. Hubert PIEN est nommé Responsable du site de Saint-Lô, à compter du 1 er février 2007. Elle part... Edith PESNEL, agent du site de Cherbourg, a quitté l Assédic le 31 décembre 2006. 03/2007 8 C e t t e p u b l i c a t i o n à u s a g e i n t e r n e n e p e u t ê t r e d i f f u s é e à l e x t é r i e u r d e l A s s é d i c d e B a s s e - N o r m a n d i e
J O U R N A L I N T E R N E D E L A S S É D I C D E B A S S E - N O R M A N D I E Tout SAVOIR N 47 / MARS 2007 PSAC Stratégie 2007 3 axes et 6 objectifs s o m m a i r e Saint-Lô : la relève de l encadrement 2/3 4/5 6/7 8 Prise directe Dossier Métier Actualités Plan Stratégique d Amélioration Continue (PSAC) : 3 axes et 6 objectifs en 2007 Agent de la Fonction Services aux Employeurs : portrait du gestionnaire de compte Service logistique : passage de témoin Et plus encore...
P R I S E D I R E C T E Cherbourg Flers Bayeux Saint-L COUTANCES SAINT- CONTEST édito L esprit de conquête Il faut le dire : la Basse- Normandie a un des taux de chômage les plus bas au plan national avec 8,2% au 31 décembre 2006 (-2,5% en 1 an). Contrairement à ce qu on entend ici ou là sur le supposé manque de dynamisme de notre économie, la Basse-Normandie crée des emplois. Sur ces bases encourageantes, nous devons continuer à nous moderniser et offrir une organisation et des services en adéquation avec les demandes de nos clients. Ainsi, en ce début d année, nous aborderons un nouveau volet de notre plan stratégique d amélioration continue avec une ambition renouvelée : développement des parcours, des guichets uniques, des partenariats, de la démarche qualité... Exposition Mixité des emplois L exposition Mixité des emplois entamée au mois de juin 2004 par le site d Avranches poursuit sa route. Profitant des bons rapports Assédic/ANPE et des locaux plus vastes de cette dernière, l exposition s est tenue du 12 au 25 janvier dans l ALE de Coutances, située sur le même pallier que le site Assédic. Le vendredi 12 janvier, Patrick Le Ravallec, du Centre Académique de Formation Continue (CAFOC), a sensibilisé les agents des deux organismes à cette question. Lors de cette présentation, Chantal Plessis, responsable du site de Coutances, a indiqué qu un certain nombre de femmes du bassin d emploi de Coutances étaient prêtes à intégrer un corps de métier du bâtiment ou de la pêche mais que les employeurs ne donnaient pas suite. Première réunion du Bureau du Conseil d administration Le Bureau du Conseil d administration du 23 janvier 2007 a tenu sa première réunion de l année à l étage du site de Saint-Contest où sont aménagées, indépendamment du site, deux salles de réunion. Les membres du Bureau ont ainsi eu l opportunité de visiter le site d accueil au rez-de-chaussée et de rencontrer le personnel. Jean-Philippe Marot, responsable du site de Saint Contest, présente son site au Directeur et aux membres du Bureau de l Assédic Ensemble, en fidèles normands, sachons garder l esprit de conquête! Loïc de BEAUREGARD Directeur Journal interne édité par l Assédic de Basse-Normandie Responsable de la publication > Loïc de BEAUREGARD Rédacteur en chef > Maryse LANCHON Rédaction > Maryse LANCHON, Benjamin HÉBERT Conception et réalisation > Agence Bingo Vous avez des idées? Contactez Maryse LANCHON au 02 31 53 50 02. 2 L expérimentation du poste d animateur d accueil se poursuit sur les sites de Flers, Cherbourg et Bayeux. Les agents ont testé le port d un gilet d identification visuelle. Un point intermédiaire a été fait le 9 février dernier pour évaluer les orientations retenues dans le cadre de ce projet et notamment le rôle central de l animateur d accueil et son attitude pro-active envers le visiteur. Par ailleurs, la diffusion d un fond musical, dont le choix de la station FM revient au responsable de site, a été décidé. Ce dernier doit privilégier néanmoins les radios locales comme France Bleu, Radio Manche, Normandie FM... FLERS, BAYEUX, CHERBOURG Animateur d accueil : l expérimentation se poursuit
ô Coutances... Toute l actualité des sites sur le territoire bas-normand zoom SAINT- LÔ La relève de l encadrement Après les départs de Dominique Lepeltier vers le réseau Ouest et d Anne-Laure Vigot à l Unédic, le site de Saint-Lô connaît aujourd hui un nouvel encadrement. Hubert Pien, responsable du site de Saint-Lô Hubert Pien, auparavant assistant réseau Ouest chargé du pilotage est nommé responsable du site à compter du 1 er février. Entré à l Assédic en 1980 comme agent de prestations au site de Granville, il en devient l adjoint trois ans plus tard. En 1988, il rejoint Cherbourg comme adjoint du responsable d antenne avant d en prendre la responsabilité en 1991. L année 1997 voit la création de l Antenne de Service Départementale Manche (activités centralisées, plateforme ATT) qu Hubert dirige durant 3 ans. Enfin, la suppression de l ASD le conduit à rejoindre le réseau en mai 2000 pour revenir en 2007 sur le terrain. Frédéric Martigny, adjoint du responsable de site Frédéric Martigny est, quant à lui, nommé adjoint du responsable de site depuis le 4 décembre 2006. Arrivé à l Assédic lors de la prise en compte de l IDE en novembre 1997, il intègre, un an plus tard, l ASD Calvados puis le site de Caen Saint-Gabriel en 2000. Il était assistant réseau ouest pour la formation depuis juin 2004 jusqu à sa prise de fonction à Saint-Lô en décembre dernier. Jean-Pierre Le Goupillot, Marie-Claude Aubine-Houdayer et Delphine Barbé du service Etudes & Statistiques SIÈGE CAEN le service Etudes & Statistiques sollicité Le service Etudes et Statistiques a été sollicité en ce début d année par l Agence de Développement de Caen La Mer, Synergia. Celle-ci a contacté l Assédic pour obtenir des données chiffrées sur l emploi pour son tableau de bord annuel. La Préfecture de la Région Basse- Normandie a, quant à elle, inclus dans sa publication Diagnostic territorial - Bassin du Cotentin des informations sur le marché du travail fournies par l Assédic. Enfin, Jean-Pierre Le Goupillot, Responsable Etudes et Statistiques, s est rendu à l Assédic du Pas de Calais pour faire une présentation de l Enquête BMO agri, co-réalisée par l Assédic de Basse-Normandie en 2006 et totalement inédite au sein du régime. T O U T S A V O I R 3
D O S S I E R Stratégie et enjeux de l Institution PLAN STRATÉGIQUE D AMÉLIORATION CONTINUE (PSAC) Stratégie 2007 : 3 axes et 6 objectifs Jean-Luc Petipas, Responsable de l AAP et du suivi du PSAC avec Arnaud Ecolasse, Responsable de l Amélioration Continue 4 Le Plan triennal Stratégique d Amélioration Continue a vu en 2006 la mise en place de guichets uniques et la mise en parcours personnalisés des Demandeurs d emploi. Ce plan poursuit sa route en 2007 dans la continuité autour de trois axes et six objectifs. Présentation. Chaque axe est sous la coresponsabilité de deux membres du Comité Directeur. Emmanuel Huguet, directeur adjoint Tournage du film PSAC 2006/2008 au siège le jeudi 31 janvier Un plan en trois axes et 6 objectifs L élaboration du Plan Stratégique d Amélioration Continue (PSAC) est construit à partir de plusieurs éléments de réflexions : note d orientations nationales Unédic, bilan PSAC précédent, réclamations et enquêtes satisfaction clients, indicateurs. Le PSAC est la traduction de la stratégie du Directeur de l Institution précise Jean-Luc Petipas, responsable de l Aide au pilotage et du PSAC. Il y a des incontournables locaux et nationaux ajoute Emmanuel Huguet, Directeur adjoint, comme la mise en place des guichets uniques ou du Nouveau Cœur Prestations (NCP). Une fois ces incontournables positionnés, une évaluation de la charge de travail des autres objectifs sur les 12 mois à venir est effectuée. Ils sont ensuite priorisés : c est un savant dosage car il ne faut pas perdre de vue que les tâches quotidiennes liées à chaque métier doivent également être assurées note Emmanuel Huguet.
Les 2 affiches réalisées pour le plan d actions 2007 C est ainsi que pour 2007, le Comité de Direction a retenu trois axes majeurs déclinés en six objectifs qui précisent les actions à mener : Axe 1 : accélérer le retour à l emploi et développer nos partenariats Axe 2 : passer de la démarche qualité à l amélioration continue Axe 3 : placer les managers au centre de nos organisations. Je souhaite que ce plan apporte un éclairage régulier aux agents et à l encadrement pour comprendre le sens de nos actions. Loïc de Beauregard, directeur Chaque axe est sous la co-responsabilité de deux membres du Comité Directeur précise Emmanuel Huguet, ils doivent s assurer de la réalisation du plan tel que prévu en actions et en planning. Pour ce faire, ils s appuient sur un animateur d objectif chargé de piloter l objectif au quotidien. Un planning prévisionnel et un suivi trimestriel Par rapport à l année précédente, le plan 2007 contient quelques nouveautés : nous avons cette année un planning prévisionnel - connu de tous - qui nous aidera à assurer un suivi efficace des actions engagées remarque Jean-Luc Petipas, pour ce faire, nous avons posé des jalons (date souhaitée de réalisation), évalué le poids en activité de chaque objectif sur les 12 mois à venir afin de pouvoir prévoir une planification cohérente. Pour suivre cette planification, un point trimestriel avec les responsables d axe et animateurs d objectifs sera assuré pour identifier les avancées et les points d alerte : nous proposerons également au personnel de l institution une communication trimestrielle pour faire un point d étape sur les actions entreprises explique t-il. Une intégration des actions dans le plan d amélioration de la qualité Un travail étroit s articulera entre Jean-Luc Petipas en charge du suivi et de l animation du PSAC et Arnaud Ecolasse du pôle Amélioration continue : les actions du plan stratégique d amélioration continue doivent être intégrées dans les Plans d Actions des Processus (PAP), ces processus Iso devant mettre en œuvre la stratégie de l entreprise observe Jean-Luc Petipas. Loïc de Beauregard, Directeur de l Assédic, souhaite que ce nouveau volet du plan triennal glissant de l Assédic de Basse-Normandie permette de finaliser les chantiers lancés depuis 2005 et d apporter un éclairage régulier aux agents et à l encadrement pour comprendre le sens de nos actions. Après l encadrement en février, le PSAC devra être présenté aux équipes du siège et des sites d ici le 9 mars 2007 avant l Assemblée Générale. Le service Communication en lien avec l Aide au Pilotage y pourvoira en déployant les outils appropriés : film pédagogique, plaquettes explicatives et affiches. 6 objectifs à atteindre A X E 1 1 2 3 ACCÉLÉRER LE RETOUR À L EMPLOI ET DÉVELOPPER NOS PARTENARIATS Responsables : Anne-Maire Caillet - Guy Briosne Poursuivre le déploiement des parcours en lien avec l Anpe Animateur : Stéphane Joyaux Continuer la mise en œuvre des guichets uniques Animateur : Vincent Laigneau Développer les synergies avec les partenaires Animateur : Yvon Lamache A X E 2 4 5 A X E 3 6 PASSER DE LA DÉMARCHE QUALITÉ À L AMÉLIORATION CONTINUE Responsables : Jean-Luc Petitpas - Philippe Brood Poursuivre l organisation et accompagner la mise en œuvre de l Amélioration Continue Animateur : Arnaud Ecolasse Améliorer notre performance Animateur : Roger Leclerc PLACER LES MANAGERS AU CENTRE DE NOS ORGANISATIONS Responsables : Maryse Lanchon - Denis Tardiveau Accompagner les collaborateurs dans leurs missions actuelles et futures Animateur : François Susperreguy PSAC 2006-2008 T O U T S A V O I R 5
M É T I E R Les savoir-faire, les équipes, les outils... Agent de la Fonction Services aux Employeurs Virginie Grall (à gauche) et Coralie Capoen- Drassy (à droite) Stéphane Borniambuc (à droite) donne ses consignes à son équipe : Maryvonne Cousin, Rose-Anne Digabel, Mathieu Lhermenier, Isabelle Bin et Marie-Paule Gervais. Tout Savoir profite des opérations de fin d année de la Fonction Services aux Employeurs pour s attarder sur le métier de gestionnaire de compte. Portrait. Une semaine avec les Chargé d affilier les employeurs et de recouvrer leurs contributions ainsi que celles des salariés, le métier est aujourd hui plus vaste que cela. Il ne cesse d évoluer au gré des nouvelles missions (Contrats jeunes) ou aides (mesures pour l emploi), confiées par l Etat ou les partenaires sociaux. Isabelle Vasnier Le début d année est un bon exemple de l étendue des tâches que peut accomplir un gestionnaire de compte. En fin d année (d où opérations de fin d année), les employeurs de Basse- Normandie ont reçu un bordereau de Déclaration de régularisation annuelle (DRA) qu ils ont obligation de retourner à l Assédic. Il permet de connaître la masse salariale de l entreprise, son effectif et les éventuelles modifications administratives pour l année écoulée. Ainsi, la Fonction Services aux Employeurs met en place une organisation spécifique pour comparer, deux mois durant, ce que l entreprise a déclaré chaque mois ou chaque trimestre et ajuste éventuellement le montant des contributions versées. Tout cela sans omettre de traiter les tâches courantes du service... profil 6 Au sein de l Assédic de Basse-Normandie, l agent de la Fonction Services aux Employeurs : est plutôt une femme pour 94,5% des gestionnaires de compte (1 seul homme) ; a 39 ans de moyenne d âge et a à son actif 14 ans et 1 mois d ancienneté au sein du régime ; a en majorité une formation Bac/Brevet pour 39% des gestionnaires, Bac+2 pour 17%, Bac+4 pour 28% et Bac+5 pour 17% ; a 1,18 enfant en moyenne. Données Service Ressources Humaines - février 2007
De janvier à mars, l équipe est réorganisée en deux pôles d activité sous la houlette des deux responsables d unité : l un pour assurer les opérations de fin d année avec Stéphane Borniambuc, l autre pour les activités habituelles que sont l ATT, le back office et l accueil physique avec Georges Heckli note Philippe Brood, Responsable de la Fonction SAE. Le tout étant d avoir procédé au moins aux vérifications financières avant l arrêté comptable fixé au 28 février précise Françoise Hays, responsable de la Coordination Fonctionnelle et de la supervision des OFA. Revue de détails de toutes les facettes du métier de gestionnaire de compte. gestionnaires de compte... Bureau 202 bis... Ce matin, Stéphane Borniambuc, a réuni dans son bureau les 5 agents qui traiteront les opérations de fin d année tout au long de la semaine. C est le moment pour transmettre le planning de travail, les consignes de traitement des phases R1, RR et RE, les modes opératoires et définir les priorités. Les listes de traitement, préalablement éditées par Patrick Bunoux, assistant système d information en soutien pendant la période des OFA, sont également distribués à chacun. Bureau 10 bis... Virginie Grall et Coralie Capoen-Drassy vont s occuper des phases R1 : une déclaration de régularisation annuelle doit être retournée par l employeur au prestataire de l Assédic : OCE. Ce dernier saisit les données de la DRA. En cas de doute, de rature ou d absence d éléments, les DRA peuvent être renvoyées à l Assédic pour traitement par le biais de l outil Gestion électronique des documents (GED). Les assistants de la coordination fonctionnelle restent vigilants sur ce dernier outil, déployé depuis deux mois et les gestionnaires de compte peuvent à tout moment les alerter sur les anomalies détectées. Bureau 210 Si les O.F.A mobilisent les énergies, les tâches courantes ne sont pas oubliées. Georges Heckli gère les deux unités 14 et 50/61 durant toute cette période et utilise les outils GOA et la supervision GED pour suivre Anne-Sophie Lesaulnier (Coutances), Joëlle Jacquelin (Argentan) et Georges Heckli, Responsable d Unité l activité. Sylvie Gaument et Anne- Elisabeth Meslin sont aujourd hui d ATT. Ce matin, un premier employeur s inquiète de ne pas avoir reçu ses aides à l emploi, un second a besoin d un récapitulatif des sommes versées au cours de l année pour son expert comptable. A tout moment grâce à l outil GED, le gestionnaire de compte a accès à l ensemble des documents de correspondances employeur/assédic et peut visualiser la numérisation des chèques et documents de paiement. Bureau 221... Sandrine Lenormand et Valérie Viguier-Françoise, quant à elles, font de la gestion de compte avec au programme les procédures collectives liées à des redressements judiciaires qui nécessitent une déclaration de créance pour le tribunal. Elles utilisent l outil Access pour suivre les plans de continuation dans le cadre des procédures collectives et COFACE pour obtenir de précieux renseignements sur la situation de l entreprise. Bureau 206... Stéphanie Chevaleau et Isabelle Vasnier ont la charge quant à elles des phases RR : elles sont chargées de vérifier les comptes des entreprises qui ont déclaré une masse salariale sur leur DRA inférieure à celle connue et déclarée au cours de l année. Bureau 211... A l inverse, Marie-Paule Gervais, Rose-Anne Digabel et Isabelle Bin s attellent aux phases RE. Il s agit d analyser les comptes sur les trois dernières années présentant un débit important avant de leur envoyer une mise en demeure. outils DOI : Documentation Opérationnelle de l Institution : ensemble de la documentation locale utilisée par les agents de l Assédic. Aladin-Contrix : applicatif utilisé pour le traitement des dossiers des employeurs. GED : la Gestion Electronique des Documents permet d avoir pour chaque compte toutes les pièces justificatives scannées des employeurs. Web Tide : visualisation de la numérisation des chèques et documents de paiement. Access : suivi des plans de continuation dans le cadre des procédures collectives. COFACE : interrogation du registre du commerce : situation de l entreprise au niveau du Greffe, santé financière, GRE : gestion des réclamations des employeurs. Net DUCS et EDI : consultation et suivi des employeurs qui télédéclarent et télépaient. GOA (Gestion Opérationnelle de l Activité) : suivi de l activité en direct. Sylvie Gaument, en ATT SAE ATT : Accueil Traitement téléphonique. Outil complétude AE : accompagnement de l'employeur sur la complétude des attestations employeur. Rez de chaussée du siège... Mathieu Lhermenier interrompt le traitement des courriels envoyés par les employeurs pour recevoir, en accueil, un nouveau gérant de café qui souhaite avoir des renseignements sur les mesures Hôtels, Cafés et Restaurants (HCR). Bureau 202... Anne-Sophie Lesaulnier (Coutances) et Joëlle Jacquelin (Argentan) ont quitté leur site pour une semaine. Elles sont détachées à la Fonction Services aux Employeurs pour traiter notamment des aides à l emploi. C est un échange de bons procédés, instauré depuis maintenant plusieurs années entre les deux fonctions lors des pics d activité. En effet, en septembre, plusieurs gestionnaires de compte font le chemin inverse et viennent prêter main forte aux sites sur l accueil traitement téléphonique file IDE. Cette initiative a aussi le mérite de permettre aux agents de mieux connaître le travail de chacune de ces deux fonctions. T O U T S A V O I R 7