Gestion efficace de vos PC et serveurs Intel jusqu à la fin du bail Guide de fin de bail PC et serveurs Intel (p. ex. : System x) Comment assurer le succès de la transaction de fin du bail La fin de votre bail de PC et de serveurs Intel peut se dérouler rapidement, facilement et à peu de frais si elle est gérée correctement. Au fil des ans, Financement mondial IBM a traité avec de nombreux locataires qui ont retourné des centaines de milliers de machines, et cette expérience nous a servi à élaborer le présent guide. Vous y trouverez des explications détaillées sur les options et les processus pour mettre fin à votre bail. Suivez les étapes indiquées afin de simplifier autant que possible le processus dans son ensemble et de vous assurer de payer le minimum de frais connexes. Étape 1 : Prendre la décision de mettre fin au bail Les communications avec Financement mondial IBM sont cruciales dans votre processus de retour. Vous pouvez nous aviser de votre décision de retour en écrivant au service d assistance de fin de bail (ASKEOL@us.ibm.com), en nous envoyant le Supplément de fin de bail ou au moyen de notre outil en ligne, Customer Centre. En nous informant de la date prévue de retour de votre équipement, vous simplifierez beaucoup l administration des factures. Étape 2 : Établir un processus de désinstallation Voici les quatre principaux éléments d un plan de désinstallation réussi : Supprimer tous les mots de passe. Supprimer toutes les données. Supprimer tous les programmes qui ne font pas l objet d une licence pour une machine spécifique. Établir un processus d inspection. Chacun de ces éléments est traité en détail dans les pages qui suivent. Étape 3 : Identifier correctement les machines Pour que nous soyons en mesure d identifier correctement les machines que vous nous retournez, veuillez suivre les directives et suggestions de la section intitulée «Emballer l équipement». PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 1
Dans le cas d un remplacement de maintenance en cours de bail, veuillez communiquer directement avec votre spécialiste de fin de bail, composer le 1 800 426-3552 ou écrire à ASKEOL@us.ibm.com pour nous donner le type et le numéro de série de la machine louée à l origine ainsi que le type et le numéro de série de la machine de remplacement. Étape 4 : Établir des protocoles d expédition En établissant des normes pour regrouper et emballer correctement les machines, vous pourrez réduire vos frais d expédition et les risques de bris. Une grande partie des machines que nous recevons sont emballées séparément, mais ce n est pas le moyen le plus efficace ni le plus abordable d expédier un grand nombre de machines. La palettisation des envois de 120 unités ou plus peut réduire considérablement les coûts et, si elle est bien faite, ne fait pas augmenter les risques de bris. Voici le contenu du Guide de fin de bail : Options de notification de fin de bail Emballer l équipement Retourner l équipement Expédition et réception Liste de vérification des critères d inspection recommandés Liste de vérification des critères d inspection en fin de bail (formulaire permettant de calculer le coût estimé pour l équipement manquant ou endommagé) Liste de vérification de retour des PC et des serveurs Intel Prise de décision en fin de bail À la fin du bail, vous devez nous aviser de vos intentions en nous renvoyant la copie papier du Supplément de fin de bail ou en nous informant en ligne par l entremise de l outil Customer Centre de Financement mondial IBM. Pour avoir des renseignements à ce sujet et pour vous inscrire, allez à ibm.com/financing/us/lifecycle/manage/customercentre/index.html ou contactez votre analyste de fin de bail. Contacts de Financement mondial IBM Ligne d assistance de fin de bail : 1 800 426-3552 Numéro de fax de notification de fin de bail : 1 800 677-5209 Vous devez retourner les PC et les serveurs Intel à : Flextronics Global Services c/o IBM Global Financing 213 Harry Walker Parkway South Newmarket, Ontario L3Y 8T3 1 800 668-5649, poste 1175 Dans le cas d envois importants, veuillez appeler et réserver du temps au quai de chargement au moins trois jours avant l expédition. Les machines autres que les PC, écrans, serveurs PC (IBM @server, xservers) et imprimantes PC, doivent être retournées à l adresse suivante : Geodis/Mackie Group c/o IBM Global Financing 4175 14th Ave Dock 20 Markham, Ontario L3R 5R5 1 905-947-0487 Ext 224 PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 2
Gestion efficace de vos PC et serveurs Intel jusqu à la fin du bail Options de notification de fin de bail Exigences de notification Notre contrat standard exige que vous nous informiez de votre décision de mettre fin au bail au moins 30 jours avant la date d expiration du bail. Un processus uniformisé de notification facilitera la prise en compte exacte de vos décisions par votre entreprise et par Financement mondial IBM. Vous pouvez nous communiquer votre décision d une des façons suivantes : en envoyant un fax au 1 800 677-5209 en envoyant un courriel à Askeol@us.ibm.com en utilisant l outil Customer Centre de Financement mondial IBM Si nous ne recevons pas un avis écrit en temps opportun, le bail sera automatiquement reconduit, conformément aux modalités de votre contrat de location. Options de fin de bail Si cela s applique à votre contrat, environ 60 jours avant la fin du bail, une liste des machines dont le bail arrive à échéance sera accessible en ligne. Cette liste donne la description, le type et le modèle de machine, le numéro de série, les options et les prix de fin de bail pour chaque unité. Notre contrat standard autorise les décisions pour chaque machine louée ou pour la liste au complet, ce qui vous permet de faire différents choix pour certains utilisateurs ou groupes particuliers: Option 1 : Achat à la fin du bail Nous recommandons l option d achat aux clients dont l équipement continuera de répondre à leurs besoins pendant encore longtemps. Option 2 : Reconduction mensuelle Les clients qui ne sont pas sûrs de la date d installation de leur nouvel équipement peuvent bénéficier de reconductions mensuelles. Cette flexibilité vous permet de retourner l équipement sur préavis de 30 jours seulement. Option 3 : Renouvellement Les locations de PC peuvent être renouvelées pour 6, 12 ou 18 mois après la fin du bail. Sur demande, vous pouvez obtenir une période de renouvellement transitoire personnalisée distincte des périodes standards, ce qui vous donne encore plus de flexibilité. Comme nous l avons indiqué, vous devez nous informer de votre intention de choisir une de ces options au moins 30 jours avant la date d expiration du bail. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 3
Option 4 : Retour à la date de fin du bail Donnez le préavis nécessaire et retournez les machines à la fin du bail. Important : De nombreux locataires indiquent «Retour» sur leur Supplément même s ils savent que le retour se produira après la date de fin du bail d origine. Les clients nous disent qu ils agissent ainsi simplement pour s assurer de respecter l exigence contractuelle de notification écrite. Toutefois, si vous nous indiquez que vous allez retourner l équipement 30 jours avant la fin du bail, nous interrompons la facturation à la date de fin du bail d origine, à moins que vous ne nous indiquiez aussi une date de retour dans l espace prévu à cette fin. Si la facturation est interrompue et que le centre des retours de Financement mondial IBM n a pas reçu l équipement à la date prévue, la facturation est réactivée. Veuillez noter que nous nous attendons à recevoir les mêmes numéros de série que lors de votre facturation la plus récente. Il existe deux moyens d éviter ces frais additionnels : Demandez une période de renouvellement transitoire à court terme, soit en optant pour un renouvellement de six mois soit en communiquant avec notre service d assistance téléphonique pour demander un renouvellement personnalisé. Avisez Financement mondial IBM de la date de retour où nous recevrons votre équipement à notre centre des retours. En ayant cette date, nous pourrons finaliser la facturation en fonction de cette information et des modalités de votre contrat de location. Comme vous le verrez à la section suivante, nous vous recommandons de faire coïncider la date de retour avec le dernier jour du mois pour éliminer la facturation d un mois partiel. Même si la date planifiée peut encore changer, cela simplifiera de beaucoup la facturation en fin de bail. Nous pouvons vous aider à prendre ces décisions de fin de bail Nos spécialistes sont à votre disposition pour répondre à vos questions et vous aider à gérer votre parc informatique. Parmi les solutions possibles, vous pouvez envisager des reconductions de bail personnalisées, des reconductions du bail de base associées avec des mises à niveau du matériel, et des conversions au crédit-bail à remboursement total. Veuillez appeler notre service de fin de bail au 1 800 426-3552 pour vous renseigner davantage sur l aide que nous pouvons vous offrir ou envoyer un courriel à askeol@us.ibm.com. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 4
Gestion efficace de vos PC et serveurs Intel jusqu à la fin du bail Emballer l équipement Étiquetage adéquat L identification inadéquate des machines retournées ou de leur propriétaire est la source de nombreux problèmes de retour à la fin d un bail. Nous sommes fiers de nos politiques et options de fin de bail, comme la notification en fin de bail et la prise de décision qui vous permet de prendre les meilleures dispositions pour vos machines. Toutefois, bon nombre des machines qui nous sont retournées arrivent sans être attendues ou sans qu on puisse les identifier. Cela signifie soit que nous n avons pas reçu de notification de retour, soit que les renseignements qui accompagnent l envoi sont insuffisants pour nous permettre de retrouver le bail qui y correspond. Souvent, nous recevons des envois qui ne comportent pas le nom de l entreprise ou des machines portant des numéros de série qui ne correspondent pas aux numéros qui figurent dans les contrats (si le numéro de série a été modifié pendant un remplacement de maintenance et que Financement mondial IBM n a pas été avisé), et nous n avons aucun moyen de savoir à qui créditer le retour. Par ailleurs, si nous n arrivons pas à associer l équipement retourné avec l équipement que vous aviez l intention de retourner, la facturation de l équipement loué se poursuit, ce qui entraîne une facturation supplémentaire. Pour identifier votre envoi, vous devez indiquer les renseignements ci-dessous sur le connaissement et l étiquette d expédition des colis : 1. Nom de l entreprise 2. Adresse de l entreprise 3. Nom du contact 4. Numéro de téléphone du contact Palettisation ou expédition d une machine à la fois Bon nombre des PC que nous recevons sont livrés par des services de livraison le lendemain et arrivent avec une unité par colis. Ce mode de livraison n est sans doute pas le plus économique et résulte peut-être d un processus de retour décentralisé. La palettisation peut réduire considérablement les coûts et, si elle est bien faite, n augmente pas les risques d endommager l équipement. Nous recommandons la palettisation pour les livraisons de 120 PC ou plus et de 75 écrans ou plus. Même si seulement un faible pourcentage des PC que nous louons fait l objet de frais pour avoir été endommagés, les machines mal emballées peuvent subir des dommages coûteux durant le transport. Nos instructions d emballage réduiront la possibilité de dommages et de frais supplémentaires. En général : Les boîtes ou emballages «PowerPacs» doivent être suffisamment grands pour laisser un dégagement de 7 à 10 cm entre la machine et les parois. Collez une étiquette d identification sur le côté de la boîte. Assurez-vous qu elle est solidement fixée et qu elle ne tombera pas durant le transport et la manutention. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 5
Ordinateurs portatifs : Expédition d une machine à la fois : Mettez l ordinateur dans un emballage Korrvu et un carton RSC. Expédition d une grande quantité de machines: Nous vous suggérons de vous servir d emballages «PowerPacs» standards. Entourez chaque ordinateur deux fois avec un film à grosses bulles et collez le film avec du ruban adhésif. Placez l ordinateur dans la boîte sur le côté et non à plat. Remplissez tout le fond de la boîte avec d autres ordinateurs. Placez une couche de carton sur la première couche de machines. Placez une deuxième couche d ordinateurs emballés individuellement dans le film à bulles. Placez une couche de carton sur la deuxième couche de machines. Emballez les accessoires (adaptateurs c. a., unités de disquettes externes, etc.) dans le film à bulles et placez-les sur la deuxième couche de machines. Fermez la boîte avec du ruban adhésif. Ne mettez pas plus de deux couches de machines dans une boîte. Quand vous retournez des batteries, des câbles ou d autres accessoires, vous devez les placer soit dans la même boîte que l ordinateur, soit placer tous les accessoires de chaque ordinateur dans une boîte, en l incluant sur la même palette que l ordinateur. Écrans (LCD et CRT) : Expédition d une machine à la fois : Emballez l écran dans un film à bulles. Placez-le dans la boîte sur le côté (en non sur le socle). Ajoutez le cordon d alimentation et le câble d interface. Assurez-vous d inclure le socle ou socle inclinable et orientable. Assurez-vous que le socle est bien fixé. ASSUREZ-VOUS QUE TOUS LES CÂBLES (VGA/DVI) SONT INCLUS DANS LA MÊME BOÎTE ET SONT SUR LA MÊME PALETTE QUE LES ÉCRANS. Fermez la boîte avec du ruban adhésif. Expédition d une grande quantité de machines : Emballez l écran dans un film à bulles, surtout la surface de verre. Placez l écran sur le côté sur le patin de palette. (Vous pouvez aussi recouvrir la surface du patin de palette d une couche de mousse de façon à pouvoir placer les écrans sur leur surface de verre sur le patin de palette.) Assurez-vous de disposer les autres écrans sur le patin de palette de façon que les surfaces de verre ne soient pas vis-à-vis l une de l autre. Couvrez la première série d écrans d une couche de carton et placez une deuxième série d écrans pardessus. Ne mettez pas plus de deux couches de machines sur un patin de palette. Le nombre d écrans par couche varie selon la taille des écrans. Emballez les écrans sous film rétractable sur le patin de palette pour les empêcher de bouger. N EMPILEZ PAS les patins de palette les uns sur les autres en chargeant la remorque. ASSUREZ-VOUS QUE TOUS LES CÂBLES (VGA/DVI) SONT INCLUS DANS LA MÊME BOÎTE ET SONT SUR LA MÊME PALETTE QUE LES ÉCRANS. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 6
Écrans plats : Voici les instructions d emballage suggérées pour les écrans plats de 15 po. Ces instructions s appliquent également aux écrans de plus grande taille, la seule variable étant le nombre d écrans plats par couche : 1. Placez une demi-caisse en carton sur la surface d une palette standard de 101,6 x 122 cm (40 po x 48 po). 2. Placez un coussin de mousse de 91 x 122 cm (36 po x 48 po) au fond de la demi-caisse en carton. 3. Placez un morceau de film à bulles de 137 x 122 cm (54 po x 48 po) sur la mousse. 4. Placez six écrans plats de 15 po (38 cm) sur le film à bulles. Enroulez soigneusement les cordons et câbles autour du socle de chaque écran. 5. Placez un petit morceau de film à bulles (d environ 30 x 40 cm (12 po x 16 po)) entre chaque écran plat pour en protéger les côtés. Le film à bulles doit passer sous un écran puis par-dessus l écran suivant. Placez sous cet écran et par-dessus l écran suivant 6. Placez une bande de mousse (d environ 20 x 122 cm (8 po x 48 po)) entre chaque rang d écrans plats. Film à bulles Mousse PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 7
7. Placez un morceau de mousse (d environ 71 x 122 cm (28 po x 48 po)) par-dessus la première couche d écrans plats et entre les socles. 8. Placez une autre couche de film à bulles de 137 x 122 cm (54 po x 48 po) sur la mousse. Coupez le film à bulles en deux comme dans l illustration ci-dessous. 9. Placez six autres écrans plats sur le film à bulles. Dans l espace entre les deux rangs d écrans plats, tirez le film à bulles de façon à recouvrir les écrans plats et à en protéger les côtés. Assurez-vous également que le film à bulles empêche les socles des écrans plats de se toucher. Placez un petit morceau de film à bulles (d environ 30 x 40 cm (12 po x 16 po)) entre les écrans plats de façon à en protéger les côtés. Le film à bulles doit passer sous un écran puis par-dessus l écran suivant. Film à bulles entre chaque écran 10. Placez un morceau de mousse (d environ 60 x 122 cm (24 po x 48 po)) par-dessus la deuxième couche d écrans plats et entre les socles. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 8
11. Découpez un morceau de film à bulles d environ 60 x 122 cm (24 po x 48 po)) et mettez-le sur la mousse. 12. Placez les trois derniers écrans plats sur le film à bulles. Assurez-vous également que le film à bulles empêche les socles des écrans plats de se toucher. Placez un petit morceau de film à bulles (d environ 30 x 40 cm (12 po x 16 po)) entre les écrans plats de façon à en protéger les côtés. Le film à bulles doit passer sous un écran puis par-dessus l écran suivant. Placez une bande de mousse (d environ 20 x 122 cm (8 po x 48 po)) entre les écrans plats et les socles de la couche précédente. 13. Placez une demi-caisse en carton par-dessus les écrans plats et emballez la palette sous film rétractable. Le film rétractable doit recouvrir entièrement le chargement et une partie de la palette elle-même, de façon à fixer solidement le chargement à la palette. N EMPILEZ PAS LES PALETTES. 14. Assurez-vous d emballer aussi les câbles (écran VGA/DVI et cordon d alimentation). Imprimantes : Expédition d une machine à la fois : Enlevez la cartouche d encre et mettez-la dans un sac de plastique. Fermez le sac avec du ruban adhésif. Emballez les dispositifs amovibles d alimentation du papier dans le film à bulles. Placez l imprimante dans un sac de plastique et fermez le sac avec du ruban adhésif. Ajoutez des particules de polystyrène expansé dans la boîte et placez l imprimante, la cartouche d encre et les dispositifs amovibles d alimentation du papier dans la boîte. Finissez de remplir la boîte avec des particules de polystyrène expansé. Fermez la boîte avec du ruban adhésif. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 9
Expédition d une grande quantité de machines : Suivez la procédure ci-dessus pour les cartouches d encre. Enlevez tous les composants externes (bacs d alimentation et de réception du papier, etc.). Emballez tous les composants amovibles dans des sacs de plastique en les isolant avec assez de film à bulles ou autrement pour éviter les bris. Emballez les imprimantes dans le film à bulles et placez-les sur un côté plat sur un patin de palette. Placez une couche de carton sur la première couche d imprimantes. Placez une deuxième couche d imprimantes emballées dans un film à bulles sur le carton. Emballez sous film rétractable les imprimantes et le patin de palette pour éviter tout mouvement. Assurez-vous d expédier tous les composants amovibles avec les imprimantes. Ordinateurs de bureau : Expédition d une machine à la fois : Placez l ordinateur dans un sac de plastique. Fermez le sac avec du ruban adhésif. Emballez dans le film à bulles. Collez le film à bulles avec du ruban adhésif. Placez l unité dans une boîte en carton. Emballez le clavier dans le film à bulles. Collez le film à bulles avec du ruban adhésif. Placez l ordinateur, le clavier, le cordon d alimentation et la souris dans la boîte. Fermez la boîte avec du ruban adhésif. Expédition d une grande quantité de machines : Placez chaque ordinateur dans un sac de plastique. Placez-le sur un patin de palette sur le côté, et non à plat. Remplissez la surface du patin de palette d ordinateurs. Placez une couche de carton sur la première couche d ordinateurs. Placez une autre couche d ordinateurs sur le carton. Répétez le processus pour former une troisième couche. Emballez sous film rétractable le patin de palette pour empêcher tout mouvement des ordinateurs. Serveurs Intel : Expédition d une machine à la fois : Retirez le composant de l armoire et placez-le dans un sac de plastique. Fermez le sac avec du ruban adhésif. Emballez le composant dans le film à bulles. Collez le film à bulles avec du ruban adhésif. Placez le composant dans une boîte. Emballez le clavier dans le film à bulles. Collez le film à bulles avec du ruban adhésif. Placez l unité, le clavier, le cordon d alimentation et la souris dans la boîte. Fermez la boîte avec du ruban adhésif. Emballez l armoire dans le film à bulles. Collez le film à bulles avec du ruban adhésif. Fixez l armoire sur les palettes. Expédition d une grande quantité de machines : Voir ci-dessus l emballage suggéré pour les grandes quantités d ordinateurs de bureau. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 10
Quand vous retournez des serveurs avec une armoire : Si vous retournez des serveurs avec une armoire, laissez les serveurs dans l armoire. Si ce sont des serveurs lames dans un châssis qui se trouve dans une armoire, laissez-les en place. Incluez tous les câbles. Emballez l armoire dans du plastique, couvrez les coins avec du carton et maintenez le tout en place avec du ruban adhésif en haut, au centre et en bas. Demandez à l entreprise de transport de fixer les armoires au camion pour qu elles ne bougent pas. Quand vous retournez des serveurs sans leur armoire : Retirez le serveur de l armoire. Retirez le rail du serveur et de l armoire. Placez le serveur dans un sac de plastique, que vous fermerez avec du ruban adhésif. Emballez-le dans un film à bulles et placez-le dans une boîte en carton. Placez le rail et les autres pièces, comme les câbles, les claviers, les cordons d alimentation, la souris, etc. dans une autre boîte. (REMARQUE : Si vous ne retournez pas les rails avec le serveur, vous devrez payer 50 $.) Fixez les boîtes de serveur sur une palette. Quand vous retournez des serveurs tours : Placez le serveur dans un sac de plastique et fermez-le avec du ruban adhésif. Emballez le serveur dans un film à bulles et placez-le dans une boîte en carton avec les autres pièces telles que les câbles. Quand vous retournez des batteries, des câbles ou d autres accessoires, vous devez les placer soit dans la même boîte que le serveur, soit placer tous les accessoires de chaque serveur dans une boîte, en l incluant sur la même palette que le serveur. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 11
Gestion efficace de vos PC et serveurs Intel jusqu à la fin du bail Retourner l équipement Ce qu il faut retourner Tous les articles reçus avec l équipement au moment de l installation, y compris les CD de reprise, doivent être retournés à la fin du bail et emballés avec la machine correspondante. Il ne faut pas retourner les publications (guides d installation et d utilisation et manuels de référence technique). Il faut retourner avec les machines louées les pièces financées figurant dans le tableau. L étiquette adhésive de certificat d authenticité doit demeurer posée sur la machine. Cela s applique à toutes les machines retournées. L étiquette adhésive Underwriters Laboratory (UL) doit rester collée sur les machines. Cela s applique à toutes les machines retournées. Suppression des mots de passe et retrait des étiquettes adhésives du client Vous devez supprimer tous les mots de passe de sécurité, y compris les mots de passe à la mise sous tension, d administration et de disque dur, avant de retourner l équipement. La protection par mot de passe d un ordinateur réduit considérablement la valeur de la machine, car elle rend inutilisables certains composants importants. Si nous ne pouvons pas supprimer le mot de passe, vous serez facturé pour le prix d achat de l unité à la fin du bail pour votre machine. Vous devez aussi retirer toute référence à votre entreprise. Données confidentielles Vous êtes responsable de supprimer toutes les données, y compris tous les programmes qui ne font pas l objet d une licence pour une machine spécifique. Nous n avons aucune obligation de supprimer vos données ou celles d un tiers, sauf si nous avons accepté de vous fournir ce service facturable, à votre demande. Équipement endommagé Une facture pour le coût de remplacement des articles manquants ou non fonctionnels sera envoyée dans les deux mois suivant le retour de l équipement (dans la plupart des cas au bout d un mois). Les frais facturés pour les articles manquants ou endommagés équivalent au coût de remplacement du composant jusqu à concurrence de la juste valeur marchande à la fin du bail de l unité au total. Par exemple, si un ordinateur portatif d une valeur de 250 $ est retourné avec un écran fissuré dont la réparation coûtera 300 $, les frais seront de 250 $. Toutefois, si la juste valeur marchande de l ordinateur est de 600 $, les frais seront de 300 $, soit le coût de la réparation de l écran. Cela vous protège contre les frais de réparation plus élevés que la valeur de l unité elle-même. Même si les machines louées peuvent présenter des signes d usure normale, elles doivent être en bon état de fonctionnement pour que nous PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 12
puissions les revendre à un autre utilisateur. Vous serez donc facturé pour toute réparation nécessaire, dont certaines peuvent être exclues de votre garantie ou contrat d entretien. Toute défectuosité couverte par la garantie du fabricant ou le contrat d entretien, selon le cas, doit être corrigée avant le retour de l équipement. Exemples d usure normale : petites éraflures sur l écran lettres pâlies sur le clavier petites éraflures sur le couvercle ou la base logo usé (ne pas retirer le certificat d authenticité) Exemples de ce qui n est pas une usure normale : Pièces manquantes, comme les adaptateurs c.a. ou les batteries des ordinateurs portatifs, les disques durs, les cordons d alimentation et les câbles, tous les câbles des écrans LCD (VGA/DVI), les claviers, etc. couvercle, cadre ou boîtier fissuré charnières cassées ou loquet qui ne ferme pas volets du panneau de commande manquants ou endommagés étiquettes non amovibles (résine époxyde) (ne pas retirer le certificat d authenticité) écrans/écrans des ordinateurs portatifs : écran fissuré ou très éraflé brûlure d écran (voir la définition*) aucune électricité ou aucune image indentation permanente sur l écran LCD causée par la souris ou les touches Vos responsabilités lors du retour de l équipement Vous pouvez choisir n importe quel transporteur pour retourner l équipement à Financement mondial IBM. La responsabilité du retour incombe au locataire, et non au transporteur. Si le transporteur omet d assumer ses responsabilités selon vos exigences, vous devez régler ces problèmes directement avec lui, et non avec Financement mondial IBM. Vous continuez d assumer le risque de perte pour le montant de la franchise de l assurance couvrant la perte ou l endommagement en vertu de votre contrat de location jusqu à l arrivée de l équipement au lieu désigné par nous. Les numéros de série énumérés sur le connaissement ne constituent pas une preuve de livraison. La vérification définitive des numéros de série a lieu seulement après le déballage et la réception des machines par Financement mondial IBM dans notre établissement. Votre transporteur recevra une copie signée qui portera la mention «À confirmer». Équipement en bon état et complet Tout l équipement doit être admissible à l entretien IBM au retour et doit comprendre tous les composants, y compris les câbles (VGA/DVI pour les écrans). Les articles manquants vous seront facturés. La configuration louée à l origine doit être retournée, de même que les changements apportés en cours de bail ou les ajouts au bail. Les frais exigibles en vertu du contrat vous seront facturés. Il peut s agir des frais suivants : Remboursement des taxes mobilières; Réparation des dommages allant au-delà de l usure normale subie par l équipement; PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 13
Paiement de pièces ou d articles connexes manquants; Autres taxes exigibles, le cas échéant Pièces à retourner Ordinateurs portatifs Ordinateurs de bureau et serveurs Écrans Cordon Cordon Cordon d alimentation d alimentation d alimentation Adaptateur c. a. Clavier Socle inclinable et orientable Batterie Souris Câble numérique DVI Station Socle/minitour et Câble analogique d accueil et clés base VGA Couvercles et Câbles/couvercles Couvercles embases de protection de de câble Duplicateurs de ports Unités de disquettes externes câbles de serveur Ensemble sur rail pour serveur Volets du panneau de commande Imprimantes Cordon d alimentation Câbles Bacs à papier Alimentateurs feuille à feuille Cartouche d encre 1 Cette liste n est pas exhaustive; tout autre article livré à l origine avec un PC doit être retourné. 1. Pour expédier des cartouches d encre, retirez-les des imprimantes et emballez-les séparément dans un sac de plastique. Consultez la section sur l emballage pour obtenir des instructions plus détaillées. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 14
Gestion efficace de vos PC et serveurs Intel jusqu à la fin du bail Expédition et réception Expédition Vous pouvez choisir n importe quel transporteur pour retourner l équipement à Financement mondial IBM. Quelle que soit votre décision en matière de transport, assurez-vous de respecter les instructions d emballage du présent guide pour éviter les bris. Vous demeurez responsable de l équipement jusqu à son arrivée à l emplacement désigné par nous. En raison du volume élevé d équipement que nous recevons dans nos établissements, nous ne pouvons pas retourner les machines qui nous ont été expédiées par erreur. Veuillez vérifier et vous assurer que toutes les machines retournées sont effectivement destinés à Financement mondial IBM. Réception Nos établissements de remise à neuf rationalisent la logistique de réception, de vérification, de remise à neuf et de remise en marché de nos PC loués. Ils sont certifiés ISO9002. Les machines sont scannées dans notre système, amenées vers une zone de transfert et soumises à notre processus d inspection. Notre investissement en automatisation est crucial pour réduire nos coûts et les vôtres. Prévoir la réception des machines Étant donné la quantité de machines reçues, les envois importants doivent être prévus comme suit : Taille de l envoi Avis à donner à l entrepôt < 100 unités* Aucun Prendre rendez-vous avec le responsable du quai de chargement au moins trois jours avant le retour prévu des > 100 unités machines Appelez le responsable au 1 800 668-5649, poste 1175, pour l aviser de l arrivée de vos machines. *Une «unité» peut être un ordinateur de bureau, un ordinateur portatif, un écran ou une imprimante. Chaque équipement désigné par un numéro de série est considéré comme une unité aux fins de la réception des machines. Comme il y a plus d envois le vendredi et à la fin du mois, ce sont des moments où les quais de chargement peuvent être moins disponibles. Pour tous les envois supérieurs à 100 unités, vous devez PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 15
réserver du temps auprès d un répartiteur. Si aucun répartiteur n est disponible quand vous appelez, laissez un message pour qu on vous rappelle. Les envois supérieurs à 200 unités ne seront pas acceptés si vous n avez pas réservé. Si vous voulez vous assurer que nous pourrons recevoir votre envoi à la date et à l heure où votre transporteur arrivera, nous vous recommandons d appeler le responsable du quai de chargement trois jours avant la livraison. Pour obtenir information en relation à où les produits doivent être retournés, veuillez s'il vous plaît consulter le website ci dessous: http://www 03.ibm.com/financing/us/lifecycle/manage/eol/return_locations_caen.html PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 16
Liste de vérification des critères d inspection recommandés Financement mondial IBM Point de contrôle Résultats de l inspection Ordinateur de bureau L unité est-elle intacte physiquement? Oui Non Chaque unité sera inspectée sur réception. On vérifiera si les éléments suivants du boîtier ont des fissures : couvercle, base, clavier, cadre du clavier, charnières, cadre de l écran LCD, commutateur, prises audio/vidéo, boutons de réglage du volume, embases PCMCIA et volet arrière. Ordinateur portatif Le boîtier est-il fissuré? Oui Non Lorsqu il est éteint, l écran LCD présente-t-il des éraflures visibles (de plus de 0,3 mm de longueur ou perceptibles au toucher)? Oui Non L écran présente-t-il une décoloration? Oui Non Toutes les unités L unité se met-elle sous tension sans erreur matérielle? Oui Non Remarque : Les tests matériels consistent en un autotest à la mise sous tension seulement. Les erreurs matérielles qui apparaissent à la mise sous tension de la machine indiquent un matériel défectueux, manquant ou incompatible. Les mots de passe ont-ils été supprimés? Oui Non Indiquez la mémoire RAM totale durant l amorçage : Mo Indiquez la capacité du disque dur durant l amorçage : Go Indiquez la présence, l absence et l état des éléments suivants : Manquant (O/N) Fonctionnel (O/N) Endommagé (O/N) Unité CD-ROM Oui Non Oui Non Oui Non Unité DVD Oui Non Oui Non Oui Non Unité de disquettes Oui Non Oui Non Oui Non Disque dur Oui Non Oui Non Oui Non Modem Oui Non Oui Non Oui Non Carte réseau Oui Non Oui Non Oui Non Clavier Oui Non Oui Non Oui Non Souris Oui Non Oui Non Oui Non Cordon d alimentation Oui Non Oui Non Oui Non Certificat d authenticité Oui Non Oui Non Certification Underwriters Laboratory Oui Non Oui Non Autres commentaires : Remarque.- L inspection définitive du loueur a lieu au point de réception. Le locataire demeure responsable de tout dommage subi par l équipement jusque-là. La facturation des dommages est fondée uniquement sur l inspection du loueur et sera reçue environ deux mois après le retour de l équipement. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 17
Liste de vérification des critères d inspection en fin de bail Financement mondial IBM Problème Description Fourchette de prix actuelle* Carte mère Carte mère défaillante ou échec du test à la mise sous tension De 25 $ à 300 $ Verrou par mot de passe de l administrateur Disque dur Mot de passe de l administrateur encore dans la machine, ce qui verrouille le processeur ou le disque dur Unité manquante, endommagée ou non fonctionnelle ou unité plus petite que les spécifications du modèle De 50 $ à 400 $ De 25 $ à 75 $ Mémoire Mémoire manquante, endommagée ou non fonctionnelle, ou incompatible avec les spécifications du modèle (tension et parité ou non-parité) De 15 $ à 90 $ Clavier d ordinateur portatif Clavier non fonctionnel De 25 $ à 125 $ Boîtier Toute fissure découverte dans le boîtier, y compris dans le couvercle, la base, le cadre du clavier ou la surface du clavier De 50 $ à 100 $ Port d adaptateur c. a. Fissures autour de l isolant du port d adaptateur c. a. De 50 $ à 100 $ Écran LDC d ordinateur portatif Éraflures, fissures, brûlure d écran, points de souris, écran ombré De 50 $ à 300 $ Batterie Batterie manquante ou machine accompagnée de la mauvaise batterie Unité CD/DVD Unité CD/DVD manquante, endommagée ou non fonctionnelle De 20 $ à 30 $ 50 $ Unité CD-RW ou DVD/CD-RW Multigraveur DVD-RW/CD-RW Unité CD-RW ou DVD/CD-RW manquante, endommagée ou non fonctionnelle Multigraveur de DVD-RW ou CD-RW manquant, endommagé ou non fonctionnel De 50 $ à 75 $ De 125 $ à 200 $ Unité de disquettes Unité de disquettes manquante, endommagée ou non fonctionnelle 25 $ Adaptateur c. a. Adaptateur c. a. manquant, endommagé ou non fonctionnel 35 $ Carte/connecteur PCMCIA Carte/connecteur PCMCIA manquant(e), endommagé(e) ou non fonctionnel(le) (ex. carte de modem, carte réseau) Clé de la station d accueil Clé manquante 35 $ Clavier de PC Clavier manquant 20 $ Souris de PC Souris manquante 5 $ 25 $ Écran endommagé (écrans CRT et écrans plats) Écran qui ne se met pas sous tension, n affiche pas d image ou qui est physiquement fissuré ou cassé De 10 $ à 115 $ Brûlure d écran (écrans CRT et écrans plats) Lignes ou caractères brûlés sur l écran, plus de 2,5 cm le long du bord ou de taille supérieure à un caractère, au milieu de l écran De 10 $ à 170 $ Socle d écran inclinable et orientable Socle manquant ou endommagé De 10 $ à 25 $ Cordon d alimentation d écran Cordon d alimentation manquant ou endommagé De 10 $ à 15 $ Câble d écran VGA (analogique) Câble VGA manquant ou endommagé 10 $ PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 18
Problème Description Fourchette de prix actuelle* Câble d écran DVI (numérique) Câble DVI manquant ou endommagé 20 $ Écran plat Écran éraflé ou endommagé De 50 $ à 225 $ Adaptateur d alimentation d écran plat Adaptateur d alimentation manquant ou endommagé 25 $ Cartouche d encre d imprimante Cartouche d encre manquante 25 $ Boîtier d imprimante Panneaux d imprimante manquants ou endommagés 25 $ Défaillance d imprimante Impossible de mettre l imprimante sous tension 50 $ Ensemble sur rail pour serveur Ensemble sur rail manquant 50 $ Certificat d authenticité (licence Microsoft) Certification Underwriters Laboratory Certificat manquant ou endommagé 20 $ Certification manquante 75 $ Les prix et frais sont sujets à changement sans préavis en raison des fluctuations de prix des pièces, de la disponibilité et des nouveaux dommages découverts. PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 19
Liste de vérification de retour des PC et des serveurs Intel Financement mondial IBM Voici quelques éléments qui vous aideront à bien planifier le retour d une grande quantité de machines. Vous pouvez les modifier pour tenir compte du contexte de votre entreprise. Avant la fin du bail ( ) Désignez un coordonnateur de fin de bail. ( ) Appelez Financement mondial IBM au 1 800 426-3552 pour discuter de la transition de fin de bail et des dates d interruption de la facturation. ( ) Consultez le Supplément de fin de bail ou les renseignements disponibles en ligne dans l outil Customer Centre* de Financement mondial IBM, pour déterminer la date de fin de bail et les options applicables à chaque unité. ( ) Assurez-vous que les bons numéros de série ont été communiqués à Financement mondial IBM avant de retourner les machines. Préparation de l équipement Pour vous assurer que les unités fonctionnent bien avant de les retourner, nous vous suggérons fortement de les vérifier toutes en exécutant les diagnostics intégrés (p. ex., diagnostics de mise en fonction pour les ThinkPad). Pour l équipement non IBM, nous vous recommandons d utiliser une trousse de diagnostics standard ou les diagnostics intégrés. Ce processus assure la vérification la plus complète et la plus facile des unités pour déceler les problèmes fonctionnels ou les défaillances matérielles. De tels outils diagnostiques devraient déceler les défaillances matérielles imminentes. ( ) Avez-vous vérifié les critères d inspection pour chaque article? ( ) Les défectuosités sont-elles couvertes par une garantie ou un contrat d entretien? Si oui, faites-les corriger avant d expédier le matériel. ( ) Les mots de passe à la mise sous tension et d administration ont-ils été supprimés? ( ) Le certificat d authenticité est-il lisible sur l unité (ni endommagé, ni manquant)? ( ) Avez-vous supprimé toutes les données du disque dur? ( ) Avez-vous supprimé tous les programmes qui ne font pas l objet d une licence pour une machine spécifique? ( ) Avez-vous enlevé toutes les étiquettes qui désignent votre entreprise ou un organisme informatique connexe? Emballage Nous vérifions la configuration de chaque machine pour nous assurer que tous les composants, y compris les dispositifs financés, sont présents. L absence des dispositifs ou composants prévus se traduit par des frais correspondant aux coûts que nous devons engager pour les restaurer ou les remplacer. ( ) Emballez les PC conformément aux recommandations d emballage afin d éviter les bris (selon la méthode d expédition). ( ) Les articles qui accompagnent le PC doivent être emballés dans la même boîte, si cela ne risque pas de les endommager. Par exemple, il est acceptable d expédier les duplicateurs de ports séparément des ordinateurs portatifs, pourvu que l emballage indique clairement que les duplicateurs de ports sont retournés avec les ordinateurs portatifs. Il en va de même pour les claviers et les souris dans le cas des ordinateurs de bureau : Ordinateurs portatifs Ordinateurs de bureau Écrans Imprimantes et serveurs Cordon d alimentation Cordon d alimentation Cordon d alimentation Cordon d alimentation Adaptateur c. a. Clavier Socle inclinable et Câbles orientable Batterie Souris Câble numérique DVI Bacs à papier Station d accueil et clés Socle/minitour et base Câble analogique VGA Alimentateurs feuille à feuille Couvercles et embases Câbles/couvercles de Couvercles de câble Cartouche d encre 1 protection de câbles de serveur Duplicateurs de ports Ensemble sur rail pour serveur Volets du panneau de commande Unités de disquettes externes ( ) Annexez la liste du contenu et la liste de vérification des critères d inspection pour tous ces articles. Expédition ( ) Désignez un coordonnateur de l expédition pour coordonner et regrouper l expédition. ( ) Déterminez le mode d expédition le plus efficace pour les PC : PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 20
De 1 à 20 unités Méthode : Jusqu à 100 unités Méthode : Plus de 100 unités : communiquez avec Méthode : la compagnie de transport et envoyez sur palette. * Pour en savoir plus sur le Customer Centre, adressez-vous à votre représentant de Financement mondial IBM. **Pour expédier des cartouches d encre, retirez-les des imprimantes et emballez-les séparément dans un sac de plastique. Consultez la section sur l emballage pour obtenir des instructions plus détaillées. IBM Corporation, 2010 IBM Canada Ltée, 2010 Tous droits réservés IBM et le logo IBM sont des marques déposées d International Business Machines Corporation États-Unis et (ou) dans d autres pays. ThinkPad est une marque déposée de Lenovo aux États-Unis et (ou) dans d autres pays. Les offres de Financement mondial IBM sont proposées par l'entremise d'ibm Credit Corporation aux États-Unis, d IBM Canada Limitée au Canada, et d'autres filiales et divisions d'ibm ailleurs dans le monde. Elles sont destinées aux clients admissibles des secteurs commercial et gouvernemental. Les taux de financement peuvent varier selon la cote de crédit du client, les options et les modalités de financement, le type d'offre, l'équipement et le pays. D'autres restrictions peuvent s'appliquer. Les taux et les offres peuvent être modifiés, prolongés ou retirés sans préavis. Tous les autres noms de produit ou de marque appartiennent à leurs détenteurs respectifs. IGF4-A049-01 PC Guide de fin de bail - Octobre 2014 21