Ce que va permettre cette liaison : Liaison UDT (logiciel OMT-Axess) ENT 77 a) l utilisation d un fichier unique à partir du logiciel udt. b) la modification d un emploi du temps sur une semaine précise est possible. c) la création des services d un professeur qui n est pas géré par sts-web (comme les vacataires ). d) la fonction «professeur principal» est gérée. Ce que ne va pas permettre cette liaison : a) elle ne corrige pas les emplois du temps qui ne sont pas opérationnels. b) elle ne peut pas modifier les noms des groupes dans l ENT : la nomination des groupes doit toujours être définie avant la première injection des fichiers dans l ENT. Ensuite, il ne faudra plus modifier ces noms! c) les groupes doivent exister sur SIECLE et être peuplés pour exister dans l ENT. 1. Pré-requis sur le logiciel UDT Cette vérification est à faire une fois en début d année. a) Dans «Bases» choisir «Données de base». Cliquer sur DHG/HSA puis sur le bouton «Divisions». Toutes les divisions du collège doivent être sélectionnées. Valider en cliquant sur «OK» b) Il n'y a plus de matière filtrable. Tous vos professeurs sont sur l'ent. c) L'alternance des semaines a été vérifié : l'ent ne fait que reprendre votre choix dans UDT. d) Il n'y a pas d'erreur dans les noms et les prénoms des professeurs. Ils sont identiques à l'ent : Les prénoms composés sont séparés par un tiret et les seconds prénoms par un espace.
e) Dans le cas d une version réseau, c est l emploi du temps de référence qui doit être utilisé avec un compte «concepteur» : ici c est l emploi du temps «pmarin» qui est l emploi du temps de référence et qui peut être remonté sur l ENT.
2. Création du fichier a) Cliquer sur «Fichier» puis choisir«publier vers» l ENT. b) Choisir les dates (1) pour lesquelles l emploi du temps doit être modifié (obligatoirement d un lundi à un samedi) et pour le moment pas sur une semaine en cours puis cliquer sur le bouton «Commencer» (2). Si l emploi du temps est cohérent vous pouvez continuer en cliquant sur «Suivant» (3). Dans le cas contraire il faudra lever les bloquants et relancer. Remarque Votre emploi du temps est cohérent : réaliser une sauvegarde et garder le en lieu sur. Ne faite pas de modification dessus et travailler sur une copie.
La publication ne se fait pas automatiquement : on crée un fichier que l on injectera dans l ENT. Cliquer sur «Publier». Le bouton «Configurer le transfert» ne sert pas ici. Choisir l emplacement du fichier (le dossier ENT77 dans lequel se trouvent tous les fichiers de transferts). Cliquer sur «Ouvrir» (pas très logique). C est fait.
3. Importation du fichier dans l ENT. a) Ouvrir l ENT avec un compte de direction ou d administrateur. b) Dans «Travail et vie scolaire» choisir «Scolarité». Valider la source en cochant «UnDeuxTemps» (1), cliquer sur «Parcourir» (2) afin de choisir le fichier créé précédemment puis valider en cliquant sur «Envoyer» (3). Un message confirme le traitement du fichier. Un rapport sera disponible à la fin du traitement (1 à 2 heures).
4. Création des services d un professeur qui n est pas géré par sts-web La création se fait en deux étapes : a) Création du professeur dans la console d administration de l ENT. Le lendemain de sa création, il existe dans l annuaire des modules de vie scolaire. b) Création du professeur dans le logiciel d emploi du temps UDT (immédiat). Comment faire : a) Dans la console d administration de l ENT, créer le professeur (vous pouvez aussi le rattacher s il enseigne dans un autre collège ainsi il n aura qu un identifiant). Note : Prenez l habitude de n utiliser que la première lettre du prénom pour ces créations. b) Dans le logiciel d emploi du temps, créer le professeur (vous pouvez indiquer aussi sa date de naissance). Ses services existent immédiatement : c) Créer le fichier qui sera injecté dans l ENT (voir page 3).
5. Que se passe-t-il après l injection du fichier dans l ENT? Le professeur peut visualiser son agenda qui correspond exactement à celui de l emploi du temps. Ses cahiers de textes existent et il peut les remplir.
6. Questions-réponses. Rappel : Le fichier, qui doit être remonté sur sts-web, a parfois été construit à partir d un emploi du temps «fictif» avec des services d une heure pour les professeurs. Dans la réalité, ces services sont de 55 min. Pour l ENT, l emploi du temps qui va être utilisé toute l année sera paramétré une fois pour toute sur 55 min. a) Est-il toujours nécessaire de réaliser la remontée du fichier emp_sts_rne_2014 vers sts-web? Réponse : Cette remontée va servir à créer les groupes que vous avez constitués sur SIECLE. Si vos groupes existent sur SIECLE, ce n est pas nécessaire (mais vous devrez le faire pour le rectorat et valider les services des professeurs). Rappel : Les comptes sur l ENT77 sont une recopie des comptes qui se trouvent sur sts-web (personnels) et SIECLE (élèves-parents). b) Peut-on injecter un premier fichier pour la première semaine de la rentrée puis le modifier ensuite? Réponse : Vous pouvez l injecter dès la première semaine de la rentrée ce qui permettra de créer les services, les cahiers de textes et de faire l appel en classe. Après les modifications des premiers jours, réinjecter un autre fichier pour la/les semaine(s) suivante(s). ATTENTION : les noms des groupes ne doivent pas être changés en cours d année! c) Peut-on travailler à la semaine? C'est-à-dire, injecter un fichier chaque semaine? Réponse : Les cahiers de textes fonctionnent avec l agenda. Si un professeur donne du travail pour une semaine que vous n avez pas programmé, il ne le verra pas dans son agenda. Ce n est pas bloquant mais il peut en être perturbé car son agenda sera vide (comme celui des élèves). Par contre, le travail fait en classe et à faire à la maison sera bien visible pour les élèves et les parents. d) J ai oublié de réaliser un changement d emploi du temps et nous sommes lundi matin. Les professeurs doivent faire l appel mais l emploi du temps pour certains d entre eux n est pas le bon. Est-ce un problème? Réponse : Si vous modifiez une semaine en cours, la semaine ne sera pas «écrasée» car il peut exister des devoirs en cours (liaison agenda-cahiers de textes) mais les modifications apparaitront à côté. Rappel : Un professeur peut toujours faire un appel hors emploi du temps. Il n a pas besoin d avoir un emploi du temps à jour, ni pour faire l appel, ni pour remplir ses cahiers de textes. e) Combien de temps faut-il pour réaliser la procédure à partir d un emploi du temps cohérent? Réponse : La procédure prend moins de cinq minutes. f) Combien de temps faut-il attendre pour que les changements soient effectifs sur l ENT77? Réponse : Les changements sont effectifs deux heures après l injection du fichier à partir de la semaine suivante (pour le moment). g) Un professeur remplaçant qui n existe pas sur sts-web peut-il avoir son service et ses cahiers de textes sur l ENT77? Réponse : Absolument. Suivre la procédure qui est décrite à la page 6 du document.
Créer ce professeur sur l ENT (voir votre administrateur ENT) et dans votre logiciel d emploi du temps (en utilisant scrupuleusement les mêmes nom et prénom), attendre 24h pour qu il soit inscrit dans la base Axess, puis injecter le fichier UDT-FilesXX. h) J ai bien suivi la procédure, pourtant je ne vois pas le professeur dans ses services. Pourquoi? Réponse : Si la matière n avait pas été créée, alors ce professeur a sans doute été placé en service «non évaluable». Il suffit, dans les services de la classe, d ouvrir les services «non évaluable» (en bas de l écran) puis de rendre le service du professeur «évaluable». i) Un professeur doit en remplacer un autre. Que va-t-il se passer après l injection du fichier dans l ENT77? Réponse : si la matière a été créée lors d un précédent import, ce professeur va automatiquement être en co-enseignement avec le professeur qu il remplace. A la fin du trimestre, c est la moyenne des deux professeurs qui sera prise en compte sur le bulletin. Les deux noms des professeurs seront présents sur le bulletin. j) Je viens d injecter le fichier. Les deux professeurs sont en co-enseignement mais je ne veux pas que le premier apparaisse car il n a jamais enseigné. Réponse : Vous placez cette matière en matière «non-évaluable» puis vous la recréez avec le professeur de votre choix. k) Un professeur ne souhaite pas que son nom «officiel» du rectorat apparaisse (instance de divorce.). Réponse : Vous laissez son compte «officiel» inactif et vous faites comme si c était un professeur qui n était pas géré par sts-web (voir page 6 du document). ATTENTION : Afin d éviter par la suite des problèmes avec le compte officiel, nous conseillons de créer le compte manuel en n utilisant que la première lettre du prénom du professeur. l) Je viens d injecter le ficher mais il manque des divisions. Réponse : Avez-vous respecté le pré-requis (voir à la page 1)?