PICARDIE EN FÊTE Règlement d intervention Le dispositif «Picardie en fête» vise à soutenir, depuis de nombreuses années, les initiatives socio-culturelles, culturelles et d animation locale dans leur diversité thématique la plus large. Le présent règlement a pour objectif de préciser les modalités de participation de la Région au titre du dispositif «Picardie en Fête». OBJECTIFS GENERAUX Contribuer au développement et à l animation des territoires par le soutien à l organisation de manifestations de qualité ; Accompagner les porteurs de projets afin de répondre au mieux à leurs besoins ; Soutenir le développement associatif dans les territoires et les thématiques d intervention jugées prioritaires par la Région ; Favoriser l engagement civique ; Valoriser l innovation associative. PRIORITES Le dispositif «Picardie en fête» doit permettre d accompagner les manifestations répondant aux priorités suivantes : Promouvoir les atouts de la région : l innovation, le vivre ensemble, la citoyenneté, le partage, la proximité, la convivialité ; Contribuer à l attractivité des territoires ; Promouvoir les pratiques de développement durable ; Favoriser l ouverture à l autre ; Favoriser l implication des jeunes dans une logique intergénérationnelle ; Encourager les dynamiques inter-associatives et entre les collectivités et les associations. La Région sera particulièrement vigilante à la prise en compte de ces priorités dans le déroulement de la manifestation. Au-delà des priorités énoncées ci-dessus, la Région pourra mettre en place un accompagnement privilégié auprès des structures dont les modalités de mise en œuvre de leurs manifestations répondront aux critères suivants : Etre d une portée régionale ; 1
Avoir une manifestation privilégiant l engagement des bénévoles et notamment les jeunes (présence dans les instances de gouvernance de la manifestation) ; Utiliser la plateforme éco-événement ; Valoriser des talents, produits, patrimoine de leur(s) territoire(s) ; Mettre en place des activités liées à la manifestation tout au long de l année. BENEFICIAIRES Collectivités territoriales ; Structures intercommunales ; Associations ; Offices de tourisme ; Syndicats d initiative. MODALITES DE SOUTIEN PAR LA REGION Montant de l aide financière : Le montant de la subvention sera d un maximum de 40 000 par projet. Participation maximale de la Région : - 30 % du montant des dépenses éligibles au titre de l assiette subventionnable de l opération. NB. Un budget prévisionnel et équilibré (en dépenses et en recettes) doit être joint au dossier. Autre soutien : Sous réserve de la disponibilité, du matériel provenant du Parc de Matériel Scénique et d Exposition (PMSE) de la Région sera mis à disposition de l organisateur gracieusement pour un montant maximal de 200. Pour les manifestations qui pourront faire l objet d un accompagnement privilégié, le montant du matériel mis à disposition gracieusement par le PMSE pourra être de 500 maximum. Des pagodes Région pourront également être mises à disposition suivant les disponibilités. 2
MODALITES ADMINISTRATIVES Les bénéficiaires potentiels effectueront leurs demandes, au plus tard 3 mois avant la date de la manifestation, en se connectant à la plateforme de gestion des aides de la Région via ce lien : https://subventions.picardie.fr Dans le cas où la demande nous parviendrait hors délai, celle-ci ne pourra être instruite et recevra automatiquement un avis défavorable. Cet avis sera notifié par courrier. Cependant, afin de ne pas pénaliser les bénéficiaires potentiels ne disposant pas d internet, une demande de dossier pourra être adressée par courrier au plus tard 3 mois avant la date de la manifestation à : Monsieur le Président du Conseil régional de Picardie Direction de la Vie Associative, des Sports et de la Jeunesse 11 mail Albert 1 er BP 2616 80026 AMIENS Cedex 1 Une seule demande par an sera acceptée, par porteur de projet, et par thématique. Deux projets pourront exceptionnellement être soutenus, sous réserve, de la justification d actions différentes mises en œuvre dans le cadre de thématiques différentes, et compte tenu de leur adéquation avec les orientations régionales et de leur originalité. Le dossier de demande sera composé des pièces suivantes : Dossier type «Picardie en Fête» ; Statuts du porteur de projet et récépissé de déclaration en Préfecture pour les associations ; Descriptif précis de la manifestation conformément à la fiche type proposée ; Règlement d intervention du dispositif (à signer obligatoirement par le demandeur) ; Budget prévisionnel équilibré faisant apparaître le financement d au moins une collectivité locale (commune ou structure intercommunale) ; Engagement de communication (à signer obligatoirement par le demandeur). Les dossiers de demande de subvention sont à retourner complets à la Région au plus tard 3 mois avant la date de la manifestation. Pour les manifestations se déroulant le dernier trimestre de l année, les dossiers doivent être retournés au plus tard le 30 juillet. NB : seuls les dossiers complets et arrivés dans les délais seront présentés à l organe délibérant de la Région. Dans tous les cas, un accusé de réception sera adressé au porteur de projet. Ensuite, le dossier sera présenté en pré-comité d accompagnement puis en comité d accompagnement composé de techniciens et d élus régionaux et pour finir en Commission Permanente. Budget prévisionnel Il convient de joindre au dossier un budget prévisionnel détaillé des dépenses liées à l organisation du projet qui seront réalisées et payées par l organisme, et renseigner 3
également les recettes attendues. Un document est prévu à cet effet dans le dossier de demande. Ce budget détaillé devra être équilibré (total des dépenses=total des recettes) et «sincère» (c'est-à-dire réaliste et spécifique à la manifestation subventionnée). Assiette subventionnable Lors de l examen du dossier, la subvention sera calculée par rapport à une base de référence appelée «assiette subventionnable». Celle-ci correspond à la somme des dépenses spécifiques à la manifestation et éligibles au regard de la subvention attribuée par la Région. La subvention ne pourra pas être supérieure au montant de l assiette subventionnable. D une manière générale, les dépenses suivantes ne sont pas éligibles : - charges de personnels permanents des collectivités ; - valorisation de personnel, bénévolat (devant apparaître dans les dépenses et les recettes) - charges de personnel des associations pour les postes bénéficiant des dispositifs «emploi solidaire», «emploi d avenir» ; - frais de gestion et de structure (eau, électricité ) ; - dépenses d investissement et d équipement pérennes ; - provisions pour risques ; - dotations ; - d une manière générale, toute dépense que la Région considérerait comme inappropriée, sans lien explicite avec l objet du projet. CRITERES D APPRECIATION DES PROJETS La Région accompagnera financièrement le porteur de projet, dont la manifestation répondra aux critères décrits ci-dessus, mais aussi en mettant à sa disposition des moyens techniques, des outils de valorisation et d animation permettant l organisation qualitative de la manifestation. Les critères d éligibilité et de sélection des projets sont les suivants : - respect des délais - qualité du dossier (lisibilité, complétude ) - respect des objectifs définis ci-avant par la Région - ouverture au grand public - reposer sur un projet en cohérence avec les finalités et les objectifs du dispositif - participer au développement de son territoire (public visé, partenaires impliqués ) - être soutenu financièrement et/ou matériellement, par au moins, une collectivité locale (commune ou structure intercommunale) et reposer sur un budget équilibré. En outre, une attention particulière sera donnée aux projets prenant en compte les éléments suivants : 4
- manifestation reposant pour une bonne partie sur l engagement des bénévoles et notamment des jeunes (présence dans les instances de gouvernance de la manifestation) ; - utilisation de la plateforme éco-événement ; - valorisation des talents, produits, patrimoine du/des territoire(s) de la manifestation ; - mise en place d activités liées à la manifestation tout au long de l année. Une plateforme dédiée à l organisation de manifestations éco-responsables dénommée «Eco-événements en Picardie» a été lancée par la Région et l ADEME en mars 2011. Celle-ci se tient à la disposition des porteurs de projets qui souhaitent bénéficier d informations et d appuis techniques dans le cadre de la préparation et de la mise en œuvre de leur projet. Pour en savoir plus : http://picardie.fr/-plateforme-eco-evenements- Ne sont pas éligibles : - les projets à caractère exclusivement touristique ou commercial, - les sorties, visites de sites et expositions sans encadrement pédagogique, - les projets réservés à un public restreint tel que les seuls membres ou adhérents de la structure porteuse. NB. La Région se réserve le droit d effectuer tout contrôle sur place et sur pièce afin de vérifier la conformité des opérations mises en œuvre avec les éléments détaillés dans les dossiers. MODALITES DE VERSEMENT DE LA SUBVENTION Versement de la subvention Après examen du dossier et décision favorable de la Commission Permanente du Conseil régional de Picardie, un arrêté de subvention sera établi et transmis au bénéficiaire de la subvention. Ce document précisera les conditions d attribution de la subvention si : - pour toute subvention inférieure à 3 000, la subvention due sera versée en une seule fois après réalisation de la manifestation, sur production d un budget réalisé (dépenses effectivement réalisées et recettes acquises) et d un bilan qualitatif de l opération (selon le modèle joint à l arrêté de subvention). - pour toute subvention égale ou supérieure à 3 000, un avance de 50% sera versée ; le versement du solde se fera sur production d un budget réalisé (dépenses effectivement réalisées) et d un bilan qualitatif de l opération (selon le modèle joint à l arrêté de subvention). Les organismes de droit privé (associations) devront par ailleurs présenter un compte rendu financier conforme à l arrêté du 1 er Ministre du 11 octobre 2006 dont le modèle sera également joint à l arrêté de subvention. Le montant total et la nature des dépenses devront être conformes au budget prévisionnel. Si le montant des dépenses éligibles est inférieur à l assiette subventionnable, le montant de l aide accordée par la Région Picardie sera calculé au prorata des dépenses éligibles réalisées et sera par conséquent diminué, donc les sommes indûment perçues devront être reversées à la Région. En revanche, si le montant des dépenses est supérieur, le montant de la subvention ne changera pas. 5
Validation du compte rendu technique et financier ou du bilan financier Si le porteur de projet est une association, pour être considéré comme recevable, le compte rendu technique et financier, accompagné de ses deux annexes, transmis avec la demande de paiement devra être un document original signé par le Président et le Trésorier. Si le porteur de projet est une collectivité territoriale ou un établissement public, pour être considéré comme recevable, le bilan financier, devra être un document original signé par le Maire ou le Président et le comptable public. NB. Conservez précieusement les factures. Une copie de ces dernières pourra être demandée en complément du compte rendu financier et de ses annexes (Rappel : les devis ne peuvent être considérés comme des factures). Pour percevoir le solde de la subvention, le porteur de projet devra transmettre les pièces conformes mentionnées ci-dessus dans les meilleurs délais et avant le 30 juin de l année suivant l année d octroi de la subvention. Si cette condition n est pas respectée, la convention devient caduque et le porteur de projet devra rembourser intégralement la somme indûment perçue. Le bilan de l opération permettant à la Région d évaluer le bon déroulement de la manifestation soutenue devra être transmis en se connectant à la plateforme de gestion des aides de la Région via ce lien : https://subventions.picardie.fr Pour les bénéficiaires ne disposant pas d internet, les documents pourront être adressés par courrier au Conseil régional de Picardie - Direction de la Vie Associative, des Sports et de la Jeunesse 11 Mail Albert 1 er 80000 AMIENS. Le bilan devra être accompagné le cas échéant, des coupures de presses, de la documentation éditée à l occasion (panneaux d exposition, photos lauréates en cas de concours, copie de films réalisés ) et obligatoirement des photos mentionnées dans le paragraphe engagement de communication. ENGAGEMENTS DE COMMUNICATION Le porteur de projet doit respecter des obligations de publicité détaillées dans l engagement de communication joint au dossier de demande de subvention. Tout document de communication devra être soumis à la Région avant diffusion pour avis. Par ailleurs, pour bénéficier du solde de la subvention, le porteur de projet devra présenter dans le bilan qualitatif de l opération des photos témoignant de la visibilité de la Région dans les supports de communication et en particulier de l affichage sur les lieux de manifestation. Les bénéficiaires s engagent à appliquer la plateforme de marque de la Région Picardie dans leurs documents de communication. A titre gracieux, des éléments d animation seront mis à disposition par la Région : banderoles, t-shirts 6
L organisateur s engage, par ailleurs, à inscrire sa manifestation sur le site Pic @ssos www.associations.picardie.fr, réseau social destiné aux associations picardes et au grand public. NB. Le non-respect de cet engagement entraînera systématiquement le blocage voire l annulation de la subvention régionale et en conséquence le remboursement des sommes versées. 7