Livret d application du Règlement cosmétique Spécial conseillers et conseillères de vente Juillet 2013
Le Règlement Cosmétique Présentation Juillet 2013
Fiche n 1 :Règlement cosmétique Présentation Le 11 juillet 2013, de nouvelles obligations vont peser en particulier sur les parfumeurs détaillants dans le cadre de la mise en place du Règlement cosmétique européen (CE n 1223/2009). Vous travaillez dans une parfumerie et ce nouveau règlement européen devrait avoir des incidences dans votre travail au quotidien. C est pourquoi la Fédération Française de la Parfumerie Sélective (FFPS) a conçu le présent kit pour le personnel des parfumeries afin de lui apporter les connaissances générales sur le Règlement européen et le guider dans ses nouvelles obligations. Des guides d accompagnement ont également été élaborés par la FFPS pour les responsables de parfumeries. N hésitez pas à questionner votre responsable si vous souhaitez en savoir davantage. Pourquoi un règlement européen? Le principe général de ce règlement, en obligeant les différents acteurs du marché à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la conformité des produits cosmétiques mis sur le marché dans l espace européen, est de renforcer la sécurité et la protection des consommateurs européens en matière de santé publique. Il remplace la directive cosmétique 76/768/CEE qui depuis 1976, régit la composition, l étiquetage et l emballage des produits cosmétiques finis dans l Union européenne. Ses objectifs Les objectifs de ce règlement européen sont : L harmonisation des législations des États membres en vue de permettre la libre circulation des produits cosmétiques sur le marché européen Le renforcement de la protection des consommateurs La réduction de la bureaucratie et des coûts pour les entreprises. Qui est concerné? Sont concernés par le Règlement cosmétique non seulement les fabricants et les importateurs, mais aussi les distributeurs dont les parfumeurs détaillants et leur personnel. 1
Quels produits? Les parfums, les cosmétiques et leurs échantillons gratuits vendus en magasin et en ligne sont concernés par les nouvelles dispositions. Les testeurs le sont également. La date de mise en application Le 11 juillet 2013, le Règlement européen (CE n 1223/2009) relatif aux produits cosmétiques sera applicable en totalité. Quelles obligations pour le parfumeur détaillant? Le Règlement prévoit une répartition des responsabilités dans la chaîne d approvisionnement. L obligation d informer les consommateurs sur les effets indésirables et sur les composants des produits cosmétiques incombe uniquement à la personne responsable (généralement, le fabricant, mais également le distributeur quand il est producteur avec les produits en marque propre). Toute requête reçue par les parfumeurs détaillants doit donc être renvoyée à la personne responsable. Sont présentées dans le kit Conseiller(e)s de vente, les obligations en matière de réception des marchandises (Fiche 2) et la gestion des effets indésirables graves (Fiche 3). Si la sécurité du produit cosmétique doit être évaluée par la personne responsable, généralement le fabricant, le distributeur, censé agir avec diligence, doit assumer plus particulièrement les responsabilités suivantes dans le cadre de ses activités : Vérifier la conformité de certains éléments de l étiquetage Assurer la manutention et le stockage des produits lorsque les produits sont sous sa responsabilité Gérer, en collaboration avec la personne responsable, généralement le fabricant, les cas d effets indésirables graves dont pourraient être victimes un consommateur ou une consommatrice de produits cosmétiques ; ceci en complète coopération avec les autorités compétentes. 2
Règlement cosmétique Les obligations des parfumeurs détaillants à compter de la réception de la marchandise Juillet 2013
Fiche n 2 : Règlement cosmétique Les obligations des parfumeurs détaillants à compter de la réception de la marchandise Trois obligations incombent au distributeur ou parfumeur détaillant à compter de la réception des produits cosmétiques : la vérification de l étiquette ; les conditions de conservation et de stockage (éventuellement de transport) ; la traçabilité. Le contrôle de l étiquette est obligatoire à chaque fois qu il y a un transfert physique ou de propriété des produits du fabricant vers la plate-forme/centrale d achat et/ou vers le magasin. Le choix de la procédure de vérification des mentions obligatoires, l organisation interne de cette procédure de vérification et le nombre de produits vérifiés sont de la responsabilité du parfumeur détaillant. Nous nous attacherons à détailler plus particulièrement dans la présente fiche l obligation qui pèse sur la vérification de l étiquette et dont l exécution pourra être déléguée au conseiller ou à la conseillère de vente en fonction de l organisation du magasin. Étiquetage des produits cosmétiques Les distributeurs doivent vérifier sur l emballage des produits, que certaines informations spécifiques sont présentes sur l étiquette, que les exigences linguistiques en vertu du droit national sont bien respectées et que la date de durabilité minimale, indiquée par les termes «à utiliser avant la fin...» ou avec le symbole d un sablier «+ le mois + l année» n est pas dépassée. Ces informations doivent être écrites de manière visible, lisible et indélébile. Il s agit donc d un contrôle de présence de certaines informations et non d un contrôle sur l exactitude de l information qui est du ressort de la personne responsable, généralement, le fabricant. Si le distributeur a des doutes concernant l exactitude de l étiquetage d un produit, il doit contacter la personne responsable et s abstenir d offrir le produit à la vente avant la clarification du statut du produit. 4
Point de contrôle n 1 : Vérification de présence : Le nom et l adresse de la personne responsable : s il y a plusieurs adresses, l une d entre elles doit être soulignée ou mise en évidence un site Internet n est pas une adresse. Ces mentions peuvent être abrégées dans la mesure où l abréviation permet l identification de l entreprise et de son adresse. Le pays d origine : n est obligatoire que pour les produits importés dans l Union européenne Le numéro de lot : pour les produits emballés, ce numéro doit être apposé sur les emballages primaire (récipient) et secondaire (étui). Il est permis que le numéro de lot n apparaisse pas sur le récipient en cas d impossibilité pratique en raison de la petite taille du produit. La liste des ingrédients : elle doit figurer sur l emballage extérieur des produits. Lorsque cela n est pas possible pour des raisons pratiques, l information figure sur une notice jointe ou attachée, une étiquette, une bande ou une carte à condition que cela soit indiqué sur l emballage par une courte explication ou par le symbole suivant : Lorsque, dans le cas du savon, des perles pour le bain ou d autres petits produits, la liste des ingrédients ne peut figurer sur une notice, étiquette, bande ou carte jointe, les informations doivent apparaître sur un écriteau placé à proximité immédiate des produits proposés à la vente. C est la personne responsable qui doit fournir ces informations au distributeur et celui-ci les place à proximité des produits. Point de contrôle n 2 : Vérification de la langue Le contenu nominal : lorsque le contenu nominal indique le poids ou le volume du produit, il est exprimé avec l abréviation «g» ou «ml» dans toutes les langues de l Union européenne. Le contenu nominal n a pas à figurer pour les emballages concernant moins de 5 gr ou 5 ml de produit, les échantillons gratuits, les produits vendus sous forme d unidose. S il indique un nombre de pièces, le contenu nominal doit être indiqué dans la langue du pays où les produits sont mis à la disposition des utilisateurs finaux. La date de durabilité minimum : lorsqu elle est présente, le distributeur doit s assurer que la date de durabilité minimum est indiquée par la phrase «À utiliser de préférence avant fin» dans la langue du pays où les produits sont mis à la disposition des utilisateurs finaux ou par le symbole + le mois + l année. Précautions particulières d emploi : lorsqu elles figurent, le distributeur doit s assurer que les précautions particulières d emploi sont indiquées dans la langue du pays où les produits sont mis à la disposition des utilisateurs finaux. La fonction du produit : elle doit figurer sur l étiquette si elle ne ressort pas clairement de la présentation du produit. Cette information doit être donnée dans la langue du pays où les produits sont mis à la disposition des utilisateurs finaux. Par exemple, pour un vernis à ongles, la fonction n aura pas à être indiquée. 5
Point de contrôle n 3 : Date ou durée La durabilité minimale : cette indication est obligatoire uniquement pour les produits dont la durabilité est de moins de 30 mois. La durabilité sera indiquée par les termes «À utiliser de préférence avant la fin» ou avec le symbole d un sablier : + le mois + l année. Le distributeur vérifiera que la date n est pas dépassée. La durée de conservation du produit cosmétique est déterminée par la personne responsable. La période après ouverture (PAO) : pour les produits dont la durabilité est supérieure à 30 mois, la mention de la durée d utilisation après ouverture du récipient sera obligatoire. La PAO sera mentionnée avec le symbole du pot ouvert avec une indication de durée habituellement en mois, abrégé par un M : ex : 12 M signifient que le produit peut être utilisé dans les 12 mois de son ouverture. Pour certains produits (exemples, parfums, unidoses, airless, ), il n y aura pas besoin d information sur la date de durabilité minimale ou sur une période après ouverture. Le cas particulier des testeurs : Les testeurs sont des produits cosmétiques comme les autres et doivent, à ce titre, respecter la réglementation. Cependant, ils ne sont pas proposés aux consommateurs avec leur emballage secondaire où figurent certaines informations. Dans la majorité des cas, les testeurs sont présentés à proximité immédiate des unités vente, ce qui répond alors à l obligation d information du consommateur. Pour vous aider dans l exécution de cette obligation, la Fédération Française de la Parfumerie Sélective a élaboré une liste de points de contrôle qui figure en annexe. Les conditions de conservation et de stockage ainsi que le transport Les distributeurs doivent s assurer, lorsqu un produit est sous leur responsabilité, que les conditions de stockage ou de transport ne compromettent pas sa conformité aux exigences prévues par le Règlement, ceci en prenant les mesures appropriées. 6
La traçabilité Dans une situation où existerait un risque grave associé à l utilisation d un produit, un système de traçabilité doit permettre de faciliter le retrait du produit et de fournir aux parties intéressées des informations spécifiques et précises pour identifier le produit. Ainsi, à la demande d une autorité compétente, les personnes responsables, généralement le fabricant, doivent être capables d identifier les distributeurs qu elles approvisionnent en produits cosmétiques et les distributeurs doivent être en mesure d identifier le fournisseur ou la personne responsable qui leur a fourni le produit cosmétique. Cette obligation s applique pendant une période de trois ans à partir de la date à laquelle le lot du produit cosmétique a été mis à la disposition du distributeur. 7
Liste de points de contrôle à effectuer par le parfumeur détaillant Tampon du parfumeur Date de livraison : N de commande : Fabricant/marque : N de lot : Produit : Exigence Sur récipient Sur emballage Oui Contrôle Non Observations Contrôle de la présence Nom et adresse de la personne responsable oui oui Pays d origine (sauf si fabriqué en dehors UE) non non Numéro de lot oui oui Liste des ingrédients non sauf si absence emballage oui Contrôle de la langue française Contenu nominal en g ou ml sauf si < 5 g ou 5 ml oui oui Précautions particulières d emploi Fonction du produit oui oui (sauf si notice pour raison pratique) oui oui (sauf si ressort de la présentation du produit) Date Si présence du + MMAA (Date de durabilité minimale) oui (si durabilité inférieure < 30 mois) oui (si durabilité inférieure < 30 mois) La date est-elle dépassée? Il est conseillé de conserver la présente fiche pendant trois ans en cas de contrôle des autorités compétentes. Elle pourra être agrafée avec le bon de livraison du produit concerné. Date du contrôle : Nom et signature de la personne en charge du contrôle : 8 Document élaboré par la FFPS
Règlement cosmétique La gestion des effets indésirables graves Juillet 2013
Fiche n 3 : Règlement cosmétique La gestion des effets indésirables graves Dans votre activité en magasin, vous pouvez être un jour confronté(e) à un ou une cliente qui viendra se plaindre d effets indésirables graves suite à l utilisation d un produit cosmétique. En application du Règlement cosmétique, la personne responsable, généralement le fabricant, et les distributeurs ont une obligation d informer (ou notifier) les autorités nationales compétentes des effets indésirables graves des produits cosmétiques dont ils ont eu connaissance. C est ce qu on appelle la cosmétovigilance. Cela se traduit par une information sur Tous les effets indésirables graves dont ils ont eu connaissance ou dont on peut raisonnablement s attendre à ce qu ils aient connaissance Le nom du produit cosmétique concerné, permettant son identification spécifique Les mesures correctives qu ils ont prises le cas échéant. Qu est-ce qu un effet indésirable grave? Un effet indésirable grave est une réaction nocive que l on peut imputer à l usage normal d un produit cosmétique et qui entraîne une incapacité fonctionnelle temporaire ou permanente, un handicap, une hospitalisation, des anomalies congénitales, un risque vital immédiat ou un décès. Par usage normal, on entend une utilisation conforme à l usage habituel et/ou reconnu du produit cosmétique et /ou aux recommandations de son mode d emploi. Un effet indésirable grave peut se manifester par exemple par une forte allergie, une violente irritation cutanée, des troubles respiratoires La notification des effets indésirables graves La personne responsable (le fabricant) et le distributeur, en fonction de l analyse des données recueillies et de l imputabilité établie, décideront de la nécessité d informer ou pas les autorités compétentes des effets indésirables graves (procédure de notification). Pour la France, les autorités compétentes désignées sont l Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé (ANSM). 10
Dans cette démarche, le recueil des informations sera donc primordial. Le recueil des informations Lorsqu un ou une cliente sera victime d effets indésirables graves suite à l utilisation d un produit cosmétique, il est fort probable qu elle ou un de ses proches s adressera spontanément au commerçant (parfumeur) qui lui a vendu le produit. Ce contact est important, car il permettra de recueillir les premières informations utiles et nécessaires au distributeur dans sa prise en charge du dossier de cosmétovigilance. Ces questions devront donc porter notamment sur l identification du consommateur et du produit utilisé, une description sommaire des symptômes et les conséquences. Le rôle des conseillères de vente en présence d une personne victime d effets indésirables graves face à un ou une cliente qui viendra se plaindre d effets indésirables graves : Nous vous conseillons de garder votre calme et de ne pas paniquer. Vous devrez montrer à la personne victime ou son représentant que son cas sera traité avec sérieux et professionnalisme. Puis vous appliquerez les procédures internes mises en place dans votre entreprise pour ce type de situation. Un formulaire de déclaration a été élaboré par la Commission européenne pour permettre de recueillir ces informations. Il sera rempli par le parfumeur détaillant en étroite collaboration avec le fabricant. C est à partir des réponses apportées aux questions du formulaire que la décision de notifier sera prise conjointement par le parfumeur et le fabricant, l obligation de notification pesant sur le distributeur ou parfumeur détaillant. 11
Fédération Française de la Parfumerie Sélective 8, rue de la Terasse 75017 Paris Tél. : + 33 1 40 54 70 62 Fax : + 33 1 47 66 25 07 Contact : contact@ffps.fr www.ffps.fr La diffusion et l utilisation de ce guide sont exclusivement réservées aux adhérents de la FFPS. Contact presse : More Consulting : ffps@ozinfos.com Tél. : + 33 1 42 85 47 27 Crédits photo : istockphoto & Fotolia