DÉVELOPPER UN TABLEAU DE BORD DE PILOTAGE POUR LES ÉTABLISSEMENTS ET SERVICES MÉDICO-SOCIAUX Gerontexpo 17/18/19 mai 2011 24.05.11 Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
Une démarche initiée en 2010 L ANAP a élaboré é en 2010, avec l appui et la participation i de professionnels de terrain, un tableau de bord de pilotage Ce tableau de bord de pilotage concerne tous les établissements et services accompagnant des personnes âgées ou handicapées enfance et adultes 2
La démarche qui a permis de formaliser le cadre de ce tableau de bord partagé qui repose sur trois principes : Principe n 1 : le tableau de bord est commun aux champs de l accompagnement des personnes âgées et des personnes handicapées enfants et adultes, Principe n 2 : le tableau de bord a vocation à constituer un outil de pilotage interne de la structure, en appui au management, ainsi qu un support d échange entre l ESMS et ses partenaires (ARS/Conseil Général), Principe n 3 : le tableau de bord permet de mieux connaitre l offre médico sociale, de disposer d un outil permettant de conduire une démarche de benchmarking (se situer au regard des ESMS comparables et au regard d un objectif ; la démarche n a pas pour objectif de définir des moyennes de référence pour chacun des items retracés ni d en den prescrire l utilisation).
Un outil à visée de pilotage Il s agit d un outil de pilotage qui peut être : Utilisé en interne par le management Utilisé en support de dialogue dans les relations de l établissement ou du service avec ses partenaires A la base d une démarche de benchmark entre établissements, et avec les ARS et Conseils généraux et ainsi renseigner sur l offre médico-sociale d un territoire 4
Quatre domaines couverts par le tableau de bord 1. Les prestations ti de soins et d accompagnement 2. Les ressources humaines et matérielles 3. L équilibre financier et budgétaire 4. Les objectifs en matière d ouverture de l établissement sur son environnement, de coopération, de réponse aux priorités des politiques publiques 5
Une approche transversale Ces quatre domaines rassemblent des données habituellement t suivies par les établissements et les services Cependant, la réflexion menée par l ANAP aux côtés de professionnels permet un approfondissement : Les référentiels actuels étant insuffisants, il s avère savère nécessaire de compléter les outils à disposition du secteur médico-social Les quatre domaines du tableau de bord sont rarement liés les uns aux autres, faute d outils facilitant un regard transverse sur l action de la structure 6
Trois niveaux d analyse s et de e de carac ctérisatio n de l offr re de soin serv vices 1/ Fich 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse et pilotage interne 1/ Indicateurs niv1 3/ Fiche de caractérisation 2/ Clés d analyse et pilotage interne 1/ Indicateurs niv1 1/ Indicateurs niv1 2/ Clés d analyse 1/ Indicateurs niv1 2/ Clés d analyse et pilotage et pilotage interne interne 3/ Fiche de 3/ Fiche de caractérisation caractérisation 7
Le niveau 1, indicateurs de dialogue Le niveau 1 est constitué d un nombre restreint d indicateurs de dialogue : porte d entrée dans le diagnostic et l analyse La sélection des indicateurs de gestion a été effectuée par le groupe technique de synthèse à partir des propositions p élaborées en ateliers de travail Les indicateurs ont été identifiés en prenant en compte : Leur pertinence pour les ESMS et leurs partenaires Leur productibilité Ce niveau doit constituer un outil de diagnostic pour les ESMS, et une base partagée de discussion i sur les questions clés de son activité, de son fonctionnement, de son organisation 8
Resso urces hum aines et matériel les N QUESTIONS CLES R1 R2 R3 R4 R5 Quelle est l importance de la contribution des partenaires externes à l activité de l ESMS? L organisation est elle structuréeet et stable? INDICATEURS ISSUS DU GROUPE DE SYNTHESE Taux d ETP pourvus en interne Taux de prestations externes MODES DE CALCUL A EXPERIMENTER Nombre d'etp occupés au 31/12 en interne / Nombre d'etp financés (les postes dont les titulaires sont absents ne sont pas considérés comme vacants) Somme des comptes "6111 : Prestations à caractère médical", "6112 Prestations à caractère médico social", "621 personnel extérieur à l'établissement" (hors "62111 Personnel administratif et hôtelier"), "6223 Médecins (consultants exceptionnels)", "6226 Honoraires" / Groupe 2 Taux de personnels occupant une fonction Nombre detp d'etp au 31/12 exerçant une fonction de "management" ou de de gestion d'équipe gestion d'équipe / Nombre d'etp financés ou de "management" Nombre total de jours calendaires d'arrêts pour maladie, AT MP, Taux d absentéisme maternité, congés spéciaux (hors congés payés) / (Nombre d'etp payés * 365) Taux de rotation des personnels sur emploi (Taux dentrée d'entrée + taux de sortie) / 2 permanent 9
Le niveau 2, tableau de bord interne «clés d analyse» et pilotage interne Le niveau 2 a été constitué à partir des propositions formulées par les groupes de travail Le niveau 2 a pour objectif : De permettre aux ESMS de suivre en infra-annuel annuel des indicateurs pour leur propre pilotage D éclairer les indicateurs du niveau 1 par une mise en perspective dynamique des données De pouvoir répondre à des requêtes clés croisant les 4 dimensions du tableau de bord 10
Le niveau 3, la fiche de caractérisation Deux séries de données de description de l ESMS : Carte d identité (n finess, type d ESMS, capacité..) Fiche descriptive par domaine (4 cadrans : prestations, ressources humaines et matérielles, finances, objectifs) Ces données descriptives s appuient : Sur les nomenclatures existantes t Remarque : certains champs ne sont pas couverts L objectif de la fiche est de : Décrire les caractéristiques de l offre de de soins et d accompagnement de la structure (données statiques) Permettre des «tris» intelligents dans l utilisation du tableau de bord sur un mode de benchmark 11
Les requêtes clés Objectifs opérationnels de l ESMS au regard de ses missions : requête axée sur la qualité Adéquation Mission / Personnes accompagnées prestations et accompagnement / Ressources humaines Adéquation Personnes accompagnées prestations et accompagnement / positionnement de l ESMS dans son environnement Pilotage budgétaire et financier Management des ressources humaines 12
Les requêtes clés : exemple (Objectifs opérationnels de l ESMS au regard de ses missions : requête axée sur la qualité - personnes handicapées Structure Niveau 3 Autorisation de la structure Autorisation(s) spécifique(s) Critères d'admission Nombre de lits et places installés Modalités d accompagnement proposées Personnes (Prestations de soins et accompagnement) Niveau 1 Répartition des personnes sorties par modes de sorties Niveau 2 Profils des personnes : répartition en fonction des types de déficiences observées Répartition des personnes par âge Taux de personnes sous protection juridique Qualité Niveau 1 Niveau de maturité par thématiques Personnalisation de l'accompagnement/prise en comptes des besoins et attentes Promotion de la qualité de vie, de l'autonomie, delasanté santé, dela participation sociale Prévention des risques inhérents à la vulnérabilité des personnes Exercice des droits fondamentaux individuels et collectifs Accompagnement de fin de vie Niveau 3 Echéance de mise en œuvre de l'obligation d'évaluation interne Echéance de mise en œuvre de l'obligation d'évaluation externe Formalisation de la démarche GDR et lutte contre la maltraitance Certification complémentaire (si renseigné sur fiche de caractérisation) 13
Interactions entre les 3 niveaux, 1er niveau principes d utilisation Requête clé Indicateur niv 1 clé de lecture 2/ Indicateur clé d analyse pilotage interne 2/ Indicateur clé d analyse pilotage interne 2/ Indicateur clé d analyse pilotage interne 2ème niveau clé de lecture 3/ Information de la fiche de caractérisation 3/ Information de la fiche de caractérisation 3/ Information de la fiche de caractérisation ti 3/ Information de la fiche de caractérisation 3/ Information de la fiche de caractérisation 3/ Information de la fiche de caractérisation 14
L expérimentation menée en 2011 L année 2011 est consacrée à l expérimentation ti du tableau de bord de l ANAP : forme, contenu, utilisation Cette expérimentation permettra également de recenser et d évaluer les attentes et besoins des professionnels dans la mise en œuvre d une démarche managériale fondée sur l utilisation d un tableau de bord partagé Elle sera enfin l occasion de repérer d un côté les éléments clés nécessaires au pilotage d un établissement ou service et, de l autre, ceux qui concourent au dialogue de gestion avec ses partenaires 15
Une démarche complémentaire àl évaluation externe Le tableau de bord de pilotage est un outil et un levier complémentaire d évolution d une structure Il interroge et anime le management de l établissement notamment sur l utilisation de ses ressources qu elles soient humaines, matérielles, ou financières pour répondre aux besoins L appropriation de l outil de pilotage intègre ainsi le suivi de la qualité de la prestation et la met en lien avec les ressources pour évoluer vers un système plus efficient 16
Quel avenir pour les indicateurs? Le tableau de bord et les indicateurs qui le composent sont régulièrement présentés par l ANAP à la puissance publique dans le cadre d un groupe de travail piloté par la DGCS Cette mise en commun est destinée à éviter des injonctions contradictoires, dont pourraient souffrir les établissements, services ou ARS, en matière de recueil de données et d indicateurs À l issue de l expérimentation du tableau de bord ANAP, une évaluation de la pertinence, de la productibilité et de l utilisation des indicateurs du tableau de bord sera réalisée Elle permettra à la puissance publique d évaluer la possibilité de rendre certains indicateurs référents 17