I. Installer le client Notes TP lotus notes Cette installation s effectue sur les postes client. Lancer le programme R 5.5 Client Septup.exe et choisir l installation standard. II. Lancer le client Notes Il faut créer un poste lotus pour chaque utilisateur créé sur le serveur. Il faut préciser le type de connexion au serveur, le nom du serveur etc. Ici le nom du serveur auquel vous souhaitez vous connecter est «lotus/lotus». Si le serveur est introuvable tapez son adresse IP. Il faut préciser le nom de l utilisateur concerné ici «ig2xy». Pour lancer le travail en environnement réseau c est à dire avec un accès au serveur (ce qui n est pas obligatoire mais qui rend certains services disponibles), il faut se connecter en précisant le mot de passe qui a été rentré sur le serveur au moment de la création de l utilisateur. Ici le mot de passe est «ig2xy». Votre première opération peut consister à changer votre mot de passe. Vous pouvez définir un mot de passe, modifier un mot de passe existant ou le supprimer à tout moment. Définition ou modification d'un mot de passe 1. Choisissez Fichier - Outils - ID utilisateur. 2. Si le mot de passe vous est demandé, spécifiez-le et cliquez sur OK. 3. Cliquez sur Définir mot de passe. 4. Si le mot de passe vous est demandé, spécifiez-le et cliquez sur OK. 5. Entrez un nouveau mot de passe dans la boîte de dialogue Définition d'un mot de passe, puis cliquez sur OK. 6. Entrez à nouveau le mot de passe pour confirmation et cliquez sur OK. 7. Cliquez sur Quitter. Suppression d'un mot de passe 1. Choisissez Fichier - Outils - ID utilisateur. 2. Cliquez sur Supprimer mot de passe. 3. Spécifiez le mot de passe et cliquez sur OK. 4. Cliquez sur Quitter. On peut vérifier sur le serveur dans la fenêtre Dos qu une session a bien été ouverte pour l utilisateur concerné. On peut vérifier aussi que dans le répertoire Domino\Data\mail on trouve une entrée par utilisateur créé (messagerie). Bureau III. Utiliser le client Notes A. Le vocabulaire Notes Base Vues Dossier Documents Masques Champs 1
Le bureau est la fenêtre qui s'affiche lorsque vous lancez Notes. Il comprend la barre de titre la barre de menu la palette SmartIcons des liens vers les pages de travail contenant les icônes de base de documents la barre d'état Une vue est une liste des documents d'une base Notes. Elle permet de sélectionner, classer ou catégoriser des documents en fonction de la structure de la base. Une vue peut également fournir divers types d'informations sur les documents qu'elle contient, tels que le nom de l'auteur ou la date de création. Une vue peut présenter tous les documents d'une base ou seulement une sélection de ceux-ci. Une vue est constituée de deux panneaux : le panneau de navigation et le panneau de visualisation. Un document Notes est une entrée de base de documents contenant des informations. La taille d'un document peut varier du message sommaire en réponse à une question à l'étude de marché de plusieurs pages intégrant du texte et des images. Champs Lorsque vous créez ou modifiez un document, Notes le met en mode Edition afin que vous puissiez entrer des informations dans les champs matérialisés par des crochets (voir ci-dessous) : 2
Remarque Les crochets rouges identifient les champs chiffrables. Les types de données que vous pouvez entrer dans un document dépendent du type des champs de son masque. Par exemple, vous pouvez entrer du texte dans des champs de texte, des chiffres dans des champs numériques et du texte, des graphiques et autres fonctionnalités Notes, comme des liaisons et des rattachements de fichier, dans des champs de texte riche. B. Courrier (communication) On retrouve ici les mêmes fonctions que dans Outlook Express. On peut envoyer du courrier, répondre à un courrier, transmettre un courrier, rattacher un fichier (se positionner dans le message puis (Fichier Rattacher et choisir le fichier), visualiser un fichier rattaché, détacher un fichier attaché pour l enregistrer sur le disque dur, signer et chiffrer ses messages (Créer un message, puis options de distributions). Mais on peut aussi prévenir nos correspondants d une période d absence (Outils Absence), envoyer des invitations à une réunion ou attribuer une tâche à faire à un collègue. Ces deux points seront abordés plus loin dans ce document. Pour trouver l adresse d un correspondant on peut soit utiliser le carnet d adresses du domaine DOMINO (en général celui de la société) soit un carnet d adresses personnel. Vous pouvez bien sur définir des groupes de façon à envoyer vos messages à plusieurs personnes à la fois (Carnet d adresses personnel puis Ajouter groupe ou Ajouter liste de diffusion, choisir le type «messagerie uniquement» puis sélectionner les membres du groupe). En préparant ce TP, je vous ai envoyé des tâches à faire. Veuillez accepter ces tâches. Testez ensuite l ensemble de ces différentes fonctions en jouant avec vos camarades. C. Agenda (coordination) L'agenda est une vue de votre base Courrier Notes qui vous permet de gérer votre emploi du temps et de planifier des réunions. Vous pouvez y ajouter rendez-vous, réunions, rappels, événements et anniversaires, de même qu'y afficher des tâches. Vous pouvez afficher la vue Agenda dans quatre formats distincts : Deux jours, Une semaine, Deux semaines et Un mois. 1. Configuration de l agenda Le profil Agenda doit être rempli pour pouvoir utiliser l agenda. Faire Outils Préférences et choisir l onglet «Agenda» 3
Définissez ensuite vos alarmes. Puis définissez vos disponibilités. Allez ensuite dans l onglet «Délégation». Cet onglet vous permet de définir qui peut voir ou gérer votre messagerie et/ou votre agenda. Vous pouvez maintenant utiliser votre agenda. 2. Consulter ses obligations Veuillez vous programmer des alarmes pour ne pas oublier l heure de vos réunion et arriver à l heure. Pour cela double cliquez sur la réunion et allez dans l onglet «Options». Ceci fait, utilisez votre agenda. 3. Utilisation de l agenda Voici la marche à suivre pour créer un rendez-vous 1. Si nécessaire, basculez vers la vue Agenda. 2. Cliquez sur Créer. 3. Sélectionnez Rendez-vous. 4. Dans le champ Description, entrez la description du rendez-vous. 5. Si nécessaire, indiquez la date du rendez-vous dans le champ Date. 6. Indiquez l'heure du rendez-vous dans le champ Heure. 7. Effectuez l'une des opérations suivantes (facultatif) : Pour programmer une alarme pour le rendez-vous, cliquez sur Options d'alarme, indiquez quand vous souhaitez que l'alarme se déclenche, puis cliquez sur OK. 4
Pour rendre le rendez-vous répétitif, cliquez sur Répéter, indiquez à quelle fréquence et pendant combien de temps le rendez-vous doit être répété, puis cliquez sur OK. Pour garder l'heure sélectionnée libre pour d'éventuelles réunions, sélectionnez Noter. Pour cacher le rendez-vous aux autres utilisateurs autorisés à consulter votre agenda, sélectionnez "Masquer aux autres utilisateurs". Pour saisir d'autres informations sur le rendez-vous, entrez-les dans le champ Description détaillée. 8. Cliquez sur "Enregistrer et fermer". Notes ajoute le rendez-vous aux vues Agenda et Réunions, et signale la date indiquée comme occupée dans vos disponibilités (sauf si vous avez sélectionné Noter). Testez, en jouant avec vos camarades, les types d entrées Réunion, Rendez-vous, Evènement, Rappel et Anniversaire. Le type Réunion permet d inviter des personnes en réunion après avoir vérifié leurs disponibilités. Si vous recevez une invitation (message particulier) vous pouvez l accepter et elle s inscrit alors dans votre agenda ou la refuser. Envoyez une invitation à un autre utilisateur. Quand vous en recevez une, acceptez-la. D. Liste des tâches (coordination) Elles représentent le travail à faire et elles sont créées soit par vous soit par vos collègues. La visualisation des tâches se fait dans la vue «Tâches En Instance». Notes permet de les modifier, de les supprimer et de les marquer. Pour créer une tâche Créer élément en instance. Renseigner les dates de début et de fin. Si cette tâche est destinée à quelqu un d autre choisir dans le type «Tâche - groupe» et choisir l heureux bénéficiaire. On peut retirer une tâche de la vue En Instance en sélectionnant la tâche et en faisant «Supprimer». On peut de la même façon déclarer une tâche terminée. Enfin tout message reçu peut être transformé en tâche (aller dans la messagerie, sélectionner le message concerné, Copier dans Nouvelle tâche en instance). En préparant ce TP, je vous ai envoyé un travail à faire. Veuillez accepter ce travail. Testez ensuite, en jouant avec vos camarades, les différentes possibilités de cette vue en vous créant une tâche, en envoyant une tâche à un autre utilisateur, en transformant un message en tâche. Puis déclarez une tâche terminée par exemple. 5
E. Les forums de discussion (communication, coopération) Il s agit de participer à des forums de discussion ou d en créer. Ces forums de discussion sont identiques à ceux que l on le connaît sur l internet. En préparant ce TP, j ai créé un forum de discussion «Collecticiels». Commencez par inscrire ce forum dans votre espace de travail de manière à pouvoir y participer. Pour cela cliquez sur l icône «Base de document», puis sur «Chercher une base». Dans la fenêtre qui apparaît choisissez «lotus/lotus», sélectionnez «forum collecticiels». Un raccourci est maintenant créé dans la colonne de gauche de la vue «Base de documents». Faîtes maintenant vos recherches sur l internet et intervenez sur ce forum. Vous pouvez tester ensuite la création de vos propres forums. 1. Création d une base de discussion 6
A partir du client LOTUS Il faut créer la base de discussion sur le serveur en activant les menus Fichier Base de documents Créer puis en renseignant le nom de la base de discussion, le lieu de stockage et le type de base dans la fenêtre présentée cidessous. La base est alors créée sur le lotus dans le répertoire lotus\domino\data par défaut. Votre environnement de travail s est enrichi d une nouvelle base de données. 2. Gérer les autorisations d accès à votre nouvelle base de discussion A priori toute personne de votre groupe de travail doit pouvoir accéder à cette nouvelle base de façon à pouvoir enrichir la discussion. Pour vérifier cela il faut consulter la LCA (liste des contrôles d accès). Chaque base possède une liste de contrôle d'accès (LCA) qui définit les personnes autorisées à accéder à la base et décrit les actions qu'elles peuvent effectuer. Lors de la conception d'une base, limitez strictement l'accès de sorte que seul vous, ainsi que d'autres concepteurs et le gestionnaire de la base, puissiez y accéder. Lorsque la base est prête pour la diffusion, le gestionnaire peut effectuer des ajustements et accorder un accès général à l'application. Les niveaux d'accès affectés aux utilisateurs sont répertoriés dans une liste de contrôle d'accès (LCA) qui détermine les tâches pouvant être exécutées par les utilisateurs sur la base correspondante. Les utilisateurs doivent être connectés à un serveur Notes pour pouvoir accéder aux bases de documents sur ce serveur. Dans l'ordre hiérarchique décroissant, les niveaux d'accès sont les suivants : Gestionnaire Le niveau d'accès Gestionnaire permet de modifier les paramètres de la LCA, de chiffrer localement une base, de modifier les paramètres de réplication et de supprimer une base. L'exécution de ces tâches n'est pas autorisée par les autres niveaux d'accès. Outre ces tâches, les gestionnaires peuvent exécuter celles qui sont autorisées par les niveaux inférieurs. Chaque base Notes doit posséder au moins un gestionnaire. Il est cependant préférable d'en désigner deux pour prévenir les risques d'absence. Concepteur Le niveau d'accès Concepteur permet de modifier les composants des bases tels que les champs, les masques, les vues, les agents publics, l'icône de la base, ainsi que les documents Utilisation et Présentation de la base. Le concepteur peut également modifier les formules de réplication, créer un index de recherche documentaire et exécuter les tâches autorisées par les niveaux d'accès inférieurs. Affectez ce niveau au concepteur de la base ou à la personne responsable de la mise à jour de la structure, une fois la base mise en circulation. Editeur Le niveau d'accès Editeur permet de créer des documents et de tous les modifier, y compris ceux créés par d'autres utilisateurs. Affectez, par exemple, ce niveau à l'utilisateur chargé de la gestion des informations d'une base. Auteur 7
Le niveau d'accès Auteur permet de créer des documents et de les modifier. Affectez ce niveau aux utilisateurs, pour leur permettre d'ajouter des documents à une base et de ne modifier que ces documents. Préférez, si possible, le niveau d'accès Auteur au niveau Editeur pour éviter les conflits de réplication et d'enregistrement. Lecteur Les utilisateurs référencés comme lecteurs peuvent lire les documents existants, mais ne peuvent pas les modifier ni en ajouter de nouveaux. Affectez ce niveau d'accès aux utilisateurs qui doivent lire une base de référence, sur le règlement interne d'une entreprise par exemple. Lorsque le gestionnaire d'une base sélectionne l'option de LCA Créer des agents personnels, toute personne référencée au moins comme lecteur peut créer des agents personnels. Cependant, les utilisateurs ne peuvent exécuter que les agents associés aux tâches autorisées par leur niveau d'accès. Par exemple, une personne dotée du niveau d'accès Lecteur peut créer un agent privé pour supprimer des documents, mais un lecteur n'étant pas autorisé à modifier les documents, il ne pourra pas exécuter l'agent. Déposant Le niveau d'accès Déposant permet aux utilisateurs d'ajouter des documents, mais leur interdit toute visualisation dans les vues de la base, y compris des documents qu'ils ont créés. Vous pouvez affecter ce niveau d'accès pour les bases de type boîte postale ou urne. Pas d'accès Les utilisateurs dotés de ce niveau ne peuvent pas accéder à la base. Vous pouvez, par exemple, affecter par défaut ce niveau pour interdire l'accès à une base confidentielle. Voici un exemple de démarche à suivre pour mettre à jour une LCA. Attention si vous l appliquez à la lettre votre groupe de discussion n aura plus aucune utilité. 1. Sélectionnez une base et choisissez Fichier - Base de documents - Contrôle d'accès. 2. Mettez votre nom en surbrillance dans la liste "Personnes, serveurs, groupes". 3. Sélectionnez le niveau d'accès "Gestionnaire", si ce n'est déjà fait. Effectuez cette procédure en local. Vous ne pouvez vous attribuer le niveau d'accès Gestionnaire à partir du serveur. 4. Sélectionnez le type d'utilisateur "Personne". 5. Sélectionnez toutes les options Créer et Supprimer. 6. Mettez -Par défaut- en surbrillance et sélectionnez le niveau d'accès Pas d'accès. 7. Si d'autres concepteurs interviennent, cliquez sur Ajouter et sélectionnez leur nom dans la liste déroulante des Carnets d'adresses. 8. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le nom de chaque concepteur pour le sélectionner, et cliquez sur Ajouter. 9. Cliquez sur OK lorsque vous avez ajouté tous les concepteurs. 10. Pour chaque concepteur dans la liste Personnes, serveurs, groupes, mettez son nom en surbrillance, choisissez le niveau d'accès Concepteur et sélectionnez toutes les options Créer et Supprimer. 11. Pour supprimer un nom, sélectionnez-le et cliquez sur Retirer. 12. Pour modifier le niveau d'accès d'une entrée, mettez le nom en surbrillance et sélectionnez un autre niveau d'accès. 13. Cliquez sur OK. 3. La création du document principal La base créée, il faut lancer le sujet de discussion. Cela se fait dans Notes en créant un document principal. Pour cela ouvrir la base de données et créer le document principal. 8
4. Le déroulement de la discussion Il suffit ensuite que les autres utilisateurs répondent soit au document principal soit aux réponses précédentes tout comme dans un forum de discussion sur internet. Sur les autres postes clients LOTUS, il faudra donc Ouvrir la base de discussion (Fichier Bases de données Ouvrir puis choisir l emplacement et le nom de la base à ouvrir. Lancez effectivement un sujet de discussion dans la base créée. Enrichissez la discussion par un échange de réponses, de réponses à des réponses et par de nouveaux documents principaux F. La création et le partage de documents (coopération) 1. Création de la base Vous devez travailler sur un nouveau projet : le projet «Choix d un collecticiel». Vous devez donc créer une nouvelle base de documents sur le serveur pour enregistrer tous les documents liés à ce projet. Cette base est du type «Bibliothèque MS Office (V5.0)». Puis vous créez un document dans cette base. Un document Word. Pour cela Ouvrir la nouvelle base créée, puis choisir «Créer Document MS Office», «Document Word». Vous serez le rédacteur de ce document et votre voisin sera le réviseur de ce document. Vous devez donc gérer correctement votre liste de contrôle d accès. 2. Définition de la LCA de la base Vous devez être «Gestionnaire», votre voisin «Auteur», et moi «delmp», je dois être «Lecteur». Vérifiez et modifiez la LCA de la base de documents que vous venez de créer. 3. Définir le cycle de révision du document Ouvrez votre document et choisissez «Définir Cycle de révision». Ceci permet de définir qui doit relire ce document et dans quel ordre. On peut choisir de faire relire le document par les différents relecteurs en série avec ou sans sauvegarde intermédiaire. Il faut ensuite définir qui sont les re-lecteurs. Ici vous choisissez le deuxième utilisateur à qui vous avez donné le statut d auteur. 4. Rédiger le document Faîtes maintenant des recherches sur les différents collecticiels du marché. Rédigez votre document. Soumettez le document pour révision. Le re-lecteur reçoit alors un courriel lui indiquant qu il doit relire le document. Une fois la relecture terminée, le créateur du document reçoit un mail lui indiquant que ce travail est terminé. Vous pouvez alors m envoyer un mail pour m indiquer que vous avez terminé votre travail. 9