Guide Questionnaire d analyse. Préparé par : Jean-Pierre Brisebois

Guide Questionnaire d analyse Préparé par : Jean-Pierre Brisebois Le 19 février 2003 1

Contenu I) Introduction. p.3 II) Conseils pratiques p.4 III) Lexique. p.12 IV) Diagramme.. p.15 Annexe - 1 : Tableau d équivalence p.16 Note : La terminologie utilisée dans ce document désigne tant le masculin que le féminin. 2

Guide Questionnaire d analyse Voici quelques conseils pratiques se rapportant à la préparation de votre questionnaire d analyse I) Introduction Ce guide intitulé Guide Questionnaire d analyse a pour but de vous assister dans la préparation de votre questionnaire d analyse de votre poste. Il contient un lexique (exemples de verbes d action) favorisant le choix de verbes précis et significatifs qui permettront d étaler plus fidèlement la portée et les responsabilités propres à votre poste. Le questionnaire d analyse permettra de recueillir le maximum de données pertinentes qui serviront éventuellement à la rédaction de votre description de poste. Dans le cadre de cet exercice de mise à jour des descriptions de poste, l École a retenu les services de ressources expérimentées qui effectueront la rédaction des descriptions de postes, et ce, à partir des questionnaires d analyse préparés conjointement par les titulaires de poste et par leur supérieur immédiat. Cette approche structurée devrait permettre un traitement systématique et objectif des données recueillies ainsi qu une approche et un style uniforme dans la rédaction des descriptions de postes. Lorsque complétée, votre description de poste sera utilisée par le service des ressources humaines et par les gestionnaires pour des fins d organisation du travail, d encadrement, de dotation (affichages de postes), d évaluation des emplois et de rémunération (en fonction d une juste valeur du poste établie selon une méthode d évaluation fiable et rigoureuse) et de comparaisons internes et externes. 3

II) Conseils pratiques Vous constaterez que le questionnaire d analyse que nous proposons diffère, dans sa structure et son format, des descriptions de tâches traditionnelles. En effet, il importe de faire ressortir les responsabilités principales et les moyens essentiels utilisés par le titulaire pour fournir les résultats attendus. Aussi, en complétant votre questionnaire d analyse, ne vous inquiétez pas de ne pas y trouver toutes les tâches ou activités à accomplir, cherchez plutôt les éléments de votre poste qui font appel à vos compétences et à votre expérience acquise. Voici donc quelques conseils pratiques se rapportant aux sections correspondantes de votre questionnaire d analyse (Partie I à VI) Au sujet du questionnaire d analyse ( p.1 ) Le présent questionnaire a été conçu pour recueillir de l'information sur les emplois occupés par les gestionnaires et les professionnels de l'école Polytechnique de Montréal. Ce questionnaire d analyse servira à produire une description de poste concise et représentative, et celle-ci permettra de mesurer la juste valeur du votre poste à partir d une méthode d évaluation fiable et rigoureuse. La méthode d évaluation Hay a été retenue par l École Polytechnique. Cette méthode est une forme de comparaison de facteurs dont se servent des centaines d entreprises pour évaluer leurs postes, qu il s agisse de postes de soutien technique ou de bureau, de métiers, de postes spécialisés, de professionnels, de cadres et d exécutifs. Plusieurs universités canadiennes et québécoises utilisent la méthode Hay depuis plusieurs années. Les quatre facteurs principaux utilisés par la méthode Hay sont : La compétence : Ce facteur mesure l ensemble des aptitudes et connaissances qui, indépendamment de leur mode d acquisition, permettent au titulaire de donner un rendement satisfaisant. L initiatrice créatrice : Ce facteur mesure la réflexion nécessaire pour traiter les problèmes inhérents à un poste La finalité : Ce facteur mesure le degré relatif d influence du poste sur les résultats finals de l entreprise ou d une unité au sein de l entreprise. Les conditions de travail : Ce facteur reconnaît et mesure le niveau d inconvénients significatifs que l on retrouve dans certains postes. Ces quatre facteurs principaux sont respectivement accompagnés de douze (12) dimensions connexes qui furent intégrées à votre Questionnaire d analyse. 4

L ensemble de ces facteurs et dimensions connexes seront évalués, comparés et validés à partir d approches et de techniques éprouvées, par un comité d évaluation dûment formé à la méthode Hay. Finalement, la méthode retenue satisfait pleinement aux exigences imposées par la Loi sur l équité salariale du Québec. Il est important de comprendre que le questionnaire porte sur les exigences de votre poste et non sur vous personnellement. À cet égard, on doit souligner qu il faut s en tenir aux exigences du poste, par opposition à la performance et au profil professionnel du titulaire actuel, lesquels pourraient déroger des attentes fondamentales reliées à ce poste. Note : Pour les employés qui occupent un poste pour lequel une description de poste a déjà été rédigée (selon le format standard de l École), un tableau d équivalence a été préparé afin de permettre un appariement des éléments contenus dans les descriptions de poste (existantes) à la nouvelle structure du Questionnaire d analyse proposé. Ce tableau se retrouve à l annexe - 1 du présent document. Veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines pour obtenir une copie de votre description de poste, si existante. 5

Partie I - Nature du travail ( p.2 ) A. Dans la case intitulée Raison d'être principale du poste, veuillez décrire la raison d'être principale de votre poste et comment il contribue à la mission de votre service. B. Veuillez décrire les cinq responsabilités les plus importantes et les résultats attendus. Veuillez estimer le pourcentage de temps consacré à chacune des responsabilités. La somme de vos estimés devrait généralement se situer au delà de 75%. Les énoncés devraient répondre à deux questions : Que doit réaliser ce poste, et Pourquoi? Ainsi, vous devriez être en mesure de comprendre, à la lecture de cette partie seulement, la raison fondamentale de l existence du poste dans votre organisation. Il faut aussi porter une attention particulière au choix des verbes utilisés. A cet effet, la section III) du présent document contient un lexique comprenant une série d exemples de verbes d action qui vous permettra de sélectionner des termes appropriés et significatifs. Important : Toujours inscrire de brefs énoncés, tout en respectant (le plus possible) les espaces prévus au formulaire. Partie II - Compétence ( p.3 ) La compétence est l'ensemble des aptitudes et connaissances qui, indépendamment de leur mode d'acquisition, permettent au titulaire de donner un rendement pleinement satisfaisant et de répondre aux besoins pratiques, techniques ou scientifiques du poste. Inscrire le niveau de scolarité (ou expérience équivalente) requis et y ajouter toutes exigences essentielles (reconnues) du poste : Attestations, certifications, membres d associations professionnelles, expériences de gestion (nombre d années) ou toutes connaissances particulières ( Ex : planification stratégique, connaissances avancées en bureautique, utilisation de langues étrangères etc) A la section Organisation du travail, il s agit de décrire votre rôle dans l organisation. Décrire le rôle selon que le titulaire exécute, coordonne, contrôle, planifie, supervise ou dirige une ou plusieurs activités/mandats définis, moyennement définis ou peu définis, à titre de contributeur, coordonnateur, conseiller, spécialiste ou expert reconnu, et ce, pour une sous-fonction ou fonction dans un secteur d activités (Finance, Immeubles, Ressources humaines, Régistrariat, Services informatiques etc) ou pour un groupe formé de plusieurs secteurs. La compétence portant sur la communication vise à préciser et à reconnaître qu il s agit d un poste dans lequel le titulaire est soit responsable de motiver et de superviser du personnel, soit de négocier des ententes, soit de conseiller les autres, soit de communiquer et de présenter des sujets complexes à des auditoires de tailles variées, ou soit de transmettre à d autre personnes des renseignements bien définis, avec courtoisie. Inscrire les exigences particulières se rapportant aux habiletés de rédaction, si applicable. Indiquer la fréquence des communications (occasionnelles ou fréquentes). 6

Partie III - Initiative créatrice - défis et problèmes ( p.4 ) L'initiative créatrice correspond au degré et à la nature de la réflexion nécessaire pour analyser, raisonner, évaluer, innover, créer, etc. Dans cette section du questionnaire, il s agit de mettre en évidence que le travail est encadré par des pratiques et des méthodes existantes ou bien que le mandat nécessite la recherche de nouvelles façons de faire faisant appel à la créativité ou encore qu il nécessite des analyses approfondies servant à identifier la nature et les causes de problèmes à résoudre. En plus du descriptif apparaissant dans le questionnaire, voici quelques questions qui pourraient guider votre réflexion lorsque vous aborderez les rubriques suivantes : Amélioration des processus de travail et résolution de problèmes : Q : Est-ce que vous recevez des directives générales sur la façon de résoudre des problèmes? Q : Avez-vous à faire face à des situations ou problèmes récurrents et semblables dont la solution requiert de faire des choix judicieux à l intérieur de faits connus ou des précédents? Recherche, analyse et innovation : Q : Est-ce que votre poste requiert un niveau moyen ou élevé de recherche, d analyse et d interprétation dans des faits connus ou dans des secteurs inexplorés? Assistance et encadrement : Q : Est-ce que votre travail est régit par des normes, des procédures, des politiques ou des règlements auxquels vous devez vous conformer? Q : Avez-vous accès à des ressources susceptibles de vous assister dans la recherche de solutions se rapportant à des problèmes devant être réglés par votre poste? 7

Partie IV - Finalité ( p.5 ) La finalité est reliée à la possibilité dans un poste donné, de réaliser certains résultats, ainsi qu'à l'importance et l impact de ceux-ci au succès global de l'école. Le degré de liberté d action du titulaire sera généralement lié à la mesure à laquelle le titulaire doit rendre compte (est imputable) de ses résultats. À ce chapitre, il sera important de préciser la nature des mandats et le type de contribution attendu. S agit-il de mandats de type opérationnel (axés sur l exécution) ou de mandats de type fonctionnel (axés sur le soutien direct ou indirect à d autres postes)? Pour qualifier la liberté d action d un titulaire, il s agit de mesurer le degré de contrôle exercé sur les activités et les ressources qui produisent les résultats. Voici quelques exemples établis en fonction d une structure hiérarchique normale, qui pourraient vous aider à situer votre niveau de liberté d action : 1- Votre poste est encadré par des pratiques et méthodes normalisées et par une supervision de la progression du travail et des résultats. 2- Votre poste est encadré par des précédents et des politiques bien définies et par une supervision d ensemble qui s effectue une fois le travail terminé. Le titulaire possède une certaine marge de liberté pour modifier les approches, les plans et les lignes de conduite entourant son mandat. 3- Votre poste est encadré par des pratiques et des orientations globales. Les fonctions du titulaire sont déterminées, mais la façon de les effectuer est laissée à la discrétion du titulaire. L impact du poste sur les résultats peut être qualifié à partir du type de contribution attendue par le titulaire. Voici quelques exemples établis en fonction d une structure hiérarchique normale, qui pourraient vous aider à qualifier l impact de votre poste sur les résultats de votre organisation. 1- Votre poste contribue et influence la prestation de service pour l unité ou la section que vous représentez 2- Votre poste doit maintenir ou améliorer le rendement de votre unité ou votre section, par l analyse et l amélioration des processus de travail 3- Votre poste contrôle les ressources et les activités de plusieurs sections ou des unités administratives que vous soutenez 4- Votre poste gère des ressources importantes et offre des recommandations qui touchent une grande partie de l entreprise 5- Votre poste dirige des ressources d envergure, offre des orientations stratégiques et participe à l élaboration de politiques d entreprise. La combinaison de votre degré de liberté d action et d impact sur les résultas finals servira à établir un niveau d imputabilité de votre poste envers l organisation. 8

Données administratives connexes: Les données se rapportant au nombre d employés et au budget devraient servir à mieux cerner l impact ou l imputabilité du poste pour une période prolongée. Par exemple, vous pourriez utiliser les notions d employés moyens (moyenne annuelle) et équivalents (conversion d employés occasionnels, à temps partiel ou contractuels, sur une base équivalente à des Employés à Temps Complet (ETC). De plus, les données budgétaires devraient être présentées de façon à exclure toutes situations ou événements exceptionnels ou non-récurrents. Indiquer le nombre réel d employés dans les cases appropriés et inscrire entre parenthèses, le nombre converti d Employés à Temps Complet (ETC), si applicable. NOTES: Le budget de fonctionnement représente l ensemble des dépenses de salaires (incluant les avantages sociaux) et toutes les autre dépenses Inscrire le budget de salaires seulement (excluant les avantages sociaux) Les données se rapportant au budget de recherche se retrouvent dans le rapport SIRU 2001. 9

Partie V - Conditions de travail ( p.6 et 7 ) Les conditions de travail mesurent l'intensité, la fréquence et la durée des exigences physiques, environnementales, sensorielles ou psychologiques imposées au titulaire dans l exercice de ses fonctions. Cette section du questionnaire qui traite des conditions de travail, permet d assurer la conformité de notre système d évaluation des emplois aux exigences de la Loi sur l équité salariale du Québec. Les conditions de travail couvrent quatre (4) éléments principaux dont le but est d identifier et de reconnaître les différents niveaux de difficultés et d inconvénients noncontrôlables, imposés à ce poste. Il s agit donc d identifier des inconvénients significatifs qui seront justifiés par des exemples pertinents, en fonction de leur degré d intensité, de leur durée et de leur fréquence durant une période prolongée (ex : au cours d une année complète de travail.) Important : Des justifications devront être fournies seulement si vous cochez les niveaux 2, 3 et 4 du questionnaire. A titre indicatif, voici quelques exemples de niveaux couramment utilisés dans d autres milieux / entreprises : A) Effort physique : Niveau -1 : Travailleur de bureau -2 : Préposé au comptoir - constamment debout, mais en contrôle de ses mouvements, serveur, opérateur de machine à coudre -3 : Pompier, employé de construction ou déménageur -4 : Émondeur, aide-maçon B) Environnement : Niveau -1 : Standardiste, opérateur de machine fixe, caissier ayant à subir un risque léger d accident et de blessures -2 : Voyageur de commerce (déplacements ), technicien en laboratoire, peintre ou charpentier -3 : Blanchisseur, aide-maçon -4 : Agent de police ou pompier C) Attention sensorielle : Niveau -1 : Secrétariat, ouvrier sur chaîne de production -2 : Enseignant, vérificateur au contrôle de qualité, correcteur d épreuves -3 : Infirmier, contrôleur aérien, dégustateurs d aliments -4 : Chef d orchestre, chirurgien 10

D) Stress psychologique : Niveau -1 : Travailleur de bureau ayant à subir des pressions et délais occasionnels -2 : Bon nombre de postes qui exigent d être en contact avec des clients internes ou externes (incl. contacts sociaux déplaisants, plaintes ou contestations. Situations où le titulaire a très peu de contrôle sur le débit du travail ou les retards de production (Ex : Responsable de la paie, des états financiers etc) -3 : Perturbations régulières de la vie familiale / sociale, négociateur de conventions collectives, employé en milieu psychiatrique -4 : Contrôleur aérien, infirmier auprès de patients en phase terminale, gardien de prison Partie VI - Signatures ( p.7 ) Les signatures du/des titulaires ainsi que celle du supérieur immédiat, signifient qu ils ont dûment remplis le questionnaire d analyse et que celui-ci représente fidèlement les principales responsabilités et exigences du poste. 11

III) Lexique Voici une série de verbes d action que vous pourriez utiliser ACQUÉRIR Entrer en possession de. ACTIVER ADAPTER ADMINISTRER AIDER AJUSTER ANALYSER APPROUVER ASSEMBLER ASSURER CALCULER COMPILER CONSEILLER CONCEVOIR CONSULTER CONTRIBUER COORDONNER Accélérer le processus ou le progrès de. Ajuster ou faire correspondre en modifiant. Gérer ou diriger l exécution des affaires. Offrir son aide ou son appui. Mettre dans un état satisfaisant; rendre conforme; mettre dans une position plus efficace. Étudier les aspects d un problème en vue de trouver une solution appropriée. Juger satisfaisant, autoriser d une manière définitive l engagement de ressources. Réunir dans un ordre prédéterminé à partir de diverses sources. Devenir certain de, garantir. Déterminer mathématiquement. Réunir de l information, recueillir à partir de divers documents. Prodiguer des conseils, recommander une ligne de conduite, donner une opinion informée fondée sur des connaissances spécialisées. Imaginer, créer et exécuter suivant un plan. Demander conseil aux autres, donner des consultations. Donner son appui à un but/objectif commun. Combiner (par répartition, synchronisation, intégration) les efforts des autres en vue de réaliser un objectif précis. La coordination peut s effectuer sans pouvoir hiérarchique. 12

CRÉER DÉLÉGUER DÉTERMINER Donner l existence à produire en faisant appel à son imagination. Charger quelqu un d accomplir des tâches ou fonctions pouvant comporter des degrés précis de responsabilité ou d autorité. Résoudre, obtenir des connaissances précises et de première main. DÉVELOPPER Faire croître, donner de l ampleur à. DIRIGER Guider le déroulement des activités en établissant des objectifs, des politiques, des règlements, des pratiques et des normes. ENTREPRENDRE Commencer, introduire, être à l origine de. ESTIMER Mesurer approximativement la valeur et le temps. EXÉCUTER Mettre à effet en vue de réaliser. FOURNIR IMAGINER Procurer le nécessaire. Se représenter dans l esprit de nouvelles combinaisons ou applications d idées ou de principes. INFORMER Faire savoir. INSPECTER INTERPRÉTER MAINTENIR MENER METTRE EN OEUVRE ORGANISER PLANIFIER PRÉPARER PRÉSENTER Examiner ou déterminer, analyser d une façon critique en fonction des besoins. Expliquer ou clarifier. Garder dans un état d efficacité ou de validité. Guider ou diriger dans une direction, diriger une activité. Réaliser, mettre en application. Élaborer des plans et des procédures pour atteindre des objectifs. Imaginer et déterminer une ligne de conduite en vue d atteindre un résultat visé. Faire tout ce qu il faut en vue d atteindre un but précis. Offrir aux fins de réflexion. 13

PROPOSER Offrir aux fins d acceptation ou d adoption. RECOMMANDER Conseiller une ligne de conduite, offrir ou formuler des suggestions aux fins d adoption. RÉVISER Retravailler en vue de corriger ou d améliorer, faire une version nouvelle, améliorée ou mise à jour. SUIVRE Surveiller de près afin de vérifier le progrès. SUPERVISER VÉRIFIER Donner des instructions détaillées à des subordonnés sur le travail qu ils doivent accomplir (soit directement, soit par la mise en application de règlements bien établis), répartir le travail, observer le rendement et travailler avec les subordonnés pour améliorer le rendement. Examiner en vue de constater l exactitude des résultats ou la conformité. 14

IV) Diagramme Voici le processus proposé pour la mise à jour des descriptions de postes : 1- Questionnaire d analyse de poste À cette étape, le questionnaire est préparé par le(s) titulaire(s) et endossé par le supérieur 2- Vérification Une vérification du questionnaire sera effectué. Dans le cas où les informations seraient incomplètes, le questionnaire sera retourné, au besoin. 3- Rédaction des descriptions de postes La rédaction de la description de poste (version préliminaire) sera effectuée par une ressource désignée et sera soumise au(x) titulaire(s) et au supérieur pour commentaires et ratification. 4- Soumission et approbation par le supérieur La description de poste (version finale) sera alors soumise au supérieur pour approbation et contiendra les initiales du ou des titulaire(s) visés. Toute contestation ou demande de révisions subséquentes seront soumises au SRH. 5- Consignation par le Service des ressources humaines Les descriptions approuvées seront conservées par le Service des ressources humaines et serviront à alimenter différents processus internes, tels que l équité salariale, les affichages de postes (dotation), développement de carrière, etc. 15

Annexe 1 TABLEAU D ÉQUIVALENCE Voici donc les principales sections du nouveau questionnaire d analyse ainsi qu une référence à des informations équivalentes qui peuvent être retrouvées dans les descriptions de postes (existantes) conservées par le Service des ressources humaines : Questionnaire d analyse Identification I- Nature du travail Raison d être du poste Responsabilités principales Résultats attendus II- Compétence Connaissances Aptitudes Expériences III- Initiative créatrice défis et problèmes Résolution de problèmes Recherche, analyse et innovation Assistance et encadrement IV- Finalité et contribution à d autres postes Liberté d action Imputabilité Impact et type de contribution Données administratives Organigramme Descriptions de postes (existantes) 1- Identification 2- Raison d être de l unité 4- Raison d être du poste 6- Finalités principales ( incl. responsabilités et résultats finals) 7- Défis et problèmes ( incl. connaissances requises) 7- Défis et problèmes ( incl. types de problèmes à résoudre) 6- Finalités principales ( incl. moyens pour y parvenir) 3- Organisation et organigramme 5- Données administratives 6- Finalités principales ( incl. résultats finals) V- Conditions de travail Non- existant Note : L ensemble des éléments contenus dans les descriptions de postes (existantes) se retrouvent dans le nouveau questionnaire d analyse. 16