Étude de faisabilité pour un Espace Numérique de Travail. Conclusions de l étude de faisabilité

Étude de faisabilité pour un Espace Numérique de Travail Conclusions de l étude de faisabilité Comité de pilotage N 3 22 avril 2009 1

Objet de la réunion Valider le positionnement du projet ENT Basse-Normandie dont notamment : les enjeux et les attentes par cible dont notamment les familles et les collectivités ; la valeur ajoutée de l ENT cible par rapport aux services existants ; le dimensionnement des dispositifs d assistance technique et d accompagnement en fonction des scénarios et modes de déploiement possibles. Choisir un scénario de déploiement de l ENT Décider des prochaines étapes En annexe figurent : Éléments de spécifications de l ENT Analyse des scénarios Répartition des rôles et responsabilités en matière d assistance 2

Rappel de la démarche Déc 2008 Mars 2009 Avril 2009 Tranche ferme Cadrage et prise de connaissance Mission 1 Bilan de l existant Mission 2 Stratégie de déploiement Principales activités Entretiens de cadrage du projet Pris de connaissance documentation Modalités de fonctionnement Établir un inventaire de l équipement informatique et de l architecture des réseaux dans l ensemble des EPLE. Enquête de terrain conduite dans 7 lycées (3 LEGT, 3 LP, 1LA), 9 collèges (3x3) et 3 écoles du primaire, concernant notamment les usages pédagogiques des TIC, l assistance et l accompagnement des utilisateurs. Recueillir les attentes et les besoins des principales catégories d usagers potentiels de l ENT dans les EPLE (chefs d établissements, enseignants, autres personnels des EPLE, collégiens et lycéens, parents d élèves) complétée par une analyse spécifique du cas des lycées professionnels et agricoles. Construction et instruction de 3 scénarios de mise en œuvre sur les axes techniques, financiers, déploiement, accompagnement Critères d évaluation et facteurs de succès des trois scénarios Établir un diagnostic global de la situation des TIC dans les collèges et les lycées de Basse Normandie (équipements et usages) Livrables Note de cadrage du projet : enjeux politiques, objectifs et périmètre du projet Calendrier et Programme de travail Compte rendu des visites d établissements Rapport final de bilan 3 scenarii complets, dont 1 au moins privilégiant l Open Source Document de synthèse final à destination des comités décisionnaires Comité de pilotage 3

Sommaire Sommaire 1. Enjeux et positionnement du projet ENT Basse-Normandie 2. Analyse des scénarios de déploiement 3. Synthèse 4. Prochaines étapes 5. Annexes 4

I Le positionnement de l ENT BN Les principaux enjeux de l ENT Basse Normandie Réduire de manière significative les sorties sans qualification et favoriser l élévation du niveau général de la formation des jeunes dans la région ; Contribuer à la réussite des parcours scolaires en mettant à disposition des services individualisés de re-médiation, d accompagnement et de soutien scolaire ; Aider au «désenclavement» des établissements et renforcer les liens avec les familles en développant les échanges entre les membres de la communauté éducative, l ouverture «au monde» et vers d autres pratiques, l accès aux ressources numériques pédagogiques, culturelles, etc. ainsi que l accès aux initiatives et aux dispositifs portés par les collectivités (transport, culture, environnement, international, etc.) ; Renforcer dans le temps et dans l espace les liens au sein de la communauté éducative (élèves, enseignants, parents, personnels d établissement) sur l ensemble du territoire bas normand notamment sur les thèmes de la vie scolaire et extrascolaire ; Répondre aux obligations «réglementaires» dans le champ de l éducation : définition de projet d établissement intégrant le champ des TICE et mise en œuvre du cahier de texte numérique pour la rentrée 2010 ; Inscrire le projet ENT dans une démarche d ensemble de développement durable. 5

I Le positionnement de l ENT BN L ENT constitue un outil d animation territoriale créant du lien entre les acteurs de la communauté éducative Environnement économique, culturel, associatif, sportif, etc. Schéma prévisionnel des formations : planification de l offre de formation à travers le plan Régional de Développement des Formations Professionnelles (PRDFP) Programmes prévisionnels des investissements qui définissent la localisation des établissements, leur capacité d'accueil et le mode d'hébergement des élèves Collectivités territoriales Ressources humaines (gestion des TOS) Immobilier : construction et rénovation des bâtiments Finance : frais de fonctionnement et de maintenance des établissements Equipements : l équipement en mobilier et matériel des établissements Direction EPLE Bourses et aides Transport scolaire Financement d activités extrascolaires Offre culturelle, patrimoniale, sportive, environnementale, de formation, etc. International (Europe) Familles Association parents-élèves Fonctionnement de l établissement Vie scolaire Accompagnement Conseils Soutien scolaire Réussite scolaire Association parents-élèves Bourses Rectorat Offre de l enseignement Orientation ACA (action culturelle académique) Enseignants Structure pédagogique générale des établissements d'enseignement secondaire à partir du PRDFP Répartition moyens d'enseignement, des crédits d'équipement et des crédits d'actions pédagogiques Gestion des carrières Traitements, salaires, et subventions Management des personnels enseignants de l EPLE 6

I Le positionnement de l ENT BN Des services répondant spécifiquement aux enjeux de Basse Normandie et qui s appuient sur ses atouts et dispositifs existants Réussite scolaire Orientation Plate forme «exercices en ligne» : (exemple Correlyce) Soutien scolaire en ligne par des forums, tchat Mise en relation des élèves avec des tuteurs pédagogiques (enseignants, étudiants à l école des maîtres, associations, ) Mutualisation de ressources numériques (libre de droit ou non, co-marquage, CANAL SCEREN, PARIL) Services applicatifs spécifiques scolaire Pédagogie Vie de l établissement Vie Documentation Ressources numériques Saisie et publication actualités Saisie/consultation notes Saisie/consultation cahier de pédagogiques texte Consultation actualités Saisie directe absences élèves Catalogue/ Bibliothèque CDI Transmission informations Mise à disposition cours, Consultation absences élèves / exercices officielles professeurs Orientation Réservation ressources Saisie/publication emplois du Travail collaboratif temps Catalogue formation région Gestion B2I Soutien scolaire / accompagnement éducatif Web classeur ONISEP Services de base Espaces de publication et d accès aux services institutionnels (collectivité / Rectorat) Ressources numériques Accès aux contenus et services Accès aux contenus et services du Fil RSS culturelles, co-marquage, etc. extrascolaires des collectivités Rectorat Aide à l orientation anonymisée avec une approche par les parcours (déclinaison du Webclasseur) Animation régulière sur le portail (tchat, forum, témoignages, video en ligne, etc.) Offres de stages en ligne : intégration de «Atoustage.com» Partenariats avec les acteurs de terrain et les dispositifs existants Intégration du dispositif national d aide à l orientation Bureau numérique Services de communication «Back-office» Liens au sein de la communauté éducative Outils de bureautique, Visionneuse Agenda Espace de travail et de stockage Consultation annuaire Mes sagerie électronique Blog, Forum Socle Hébergement sites web existants Prise de rdv Gestion des inscriptions, des groupes, des listes de diffusion Statistiques d usage ENT Ouverture au monde Services de vie scolaire (cahier de texte numérique, notes, absences, vie de l établissement, etc. «Espace - relais» des initiatives lancées : appel à projets, «carte livre», «boîte à outils», dispositif «Mini Entreprise», etc. Espace dédié aux collectivités (transport, bourses, aides, etc.) Accès aux contenus et aux services dédiés aux personnels d établissements Services socles mutualisés Administration, Sécurité exploitation Sauvegarde, Intégration / archivage Interfaçage Gestion des identités et accès Gestion accès SSO Annuaire fédérateur Identification, authentification et autorisation pour accéder aux services Portail Moteur de FAQ / Aide en recherche ligne Gestion de Personnalisation contenu environnement Un annuaire ENT à l échelle du territoire Espaces collaboratifs et partagés, messagerie, forums, blogs, etc. Mise en place d un système de conférence sur le modèle «Educagri.fr» Co-production de ressources numériques culturelles (INA, RMN, océanographie, le cheval, cité des sciences, bibliothèque en ligne, etc.) Espace dédié aux collectivités (culture, patrimoine, etc.) 7

I Le positionnement de l ENT BN Il convient de centraliser le services au cœur du socle de l ENT tout en s appuyant sur certains services existants Conformité avec l ENT cible + Services au cœur de l ENT Sites d établissement Fil RSS Messagerie Gestion des données annuaire Blogs Forums SSO / Serveur CAS Espaces de stockage (SE3) Cahier de texte numérique Gestion de contenu - Publication Orientation (Web Classeur) Notes (GEPI, Pronotes) Absences Services à reprendre Ressources numériques existantes A maintenir? - Annuaire ENT Agendas (partagé, personnel, emploi du temps) Accès aux ressources numériques + - Coûts intégration 8

I Le positionnement de l ENT BN L architecture cible de l ENT Basse Normandie SSOi Site ENT-BN Plate-forme ENT centralisée Accès ressources numériques Notes, absences, cahier de texte, Orientation / Web classeur Annuaire fédérateur Annuaire ENT Messagerie, agendas, gestion de contenu, outils de publication Services métiers Sconet SSO1 LCS SSO2 SSO3 PRO NOTES Rectorat CR CG CG CG EPLE SE3 EPLE 9

I Le positionnement de l ENT BN Quelle valeur ajoutée pour l ENT Basse Normandie par rapport aux services existants? Un portail d accès unifié et personnalisé aux contenus et aux services de l ENT : Un socle technique centralisé, robuste et conforme au SDET 2.0 permettant d unifier la communauté éducative à l échelle du territoire Des services de base à l état de l art et performants (bureau numérique, espaces de publication, gestion de contenu, messagerie, etc.) Une capacité d intégration de services tiers externes ou existants en fonction des usages, de la robustesse des services et du coût d intégration Une meilleure réponse aux attentes des familles, des élèves et des collectivités Une attractivité immédiate des services attendus par le recours à une offre du marché à l état de l art et mature Une réelle qualité de service en externalisation l exploitation et l hébergement de la solution : disponibilité 7/7 8h/20h, performances à l état de l art (situation favorable au regard de l accès au haut débit) Une maîtrise des coûts d exploitation par un dispositif centralisé et opéré par un tiers ainsi qu une garantie de maintenabilité Un ENT Basse Normandie aligné avec les recommandations du SDET 2.0 et les besoins des acteurs bas normands Vie de l établissement Vie scolaire Pédagogie Documentation Saisie et publication actualités Consultation actualités Transmission informations officielles Réservation ressources Ressources numériques culturelles, co-marquage, etc. Bureau numérique Outils de bureautique, Visionneuse Agenda Espace de travail et de stockage Consultation annuaire Services socles mutualisés Administration, Sécurité exploitation Sauvegarde, archivage Services applicatifs spécifiques Saisie/consultation notes Saisie directe absences élèves Consultation absences élèves / professeurs Saisie/publication emplois du temps Gestion B2I Services de base Travail collaboratif Soutien scolaire / accompagnement éducatif Services de communication Messagerie électronique Blog, Forum Socle Gestion des identités et accès Gestion accès SSO Saisie/c onsultation cahier de texte Mise à disposition cours, exercices Espaces de publication et d accès aux services institutionnels (collectivité / Rectorat) Intégration / Interfaçage Accès aux contenus et services extrascolaires des collectivités Hébergement sites web existants Prise de rdv Annuaire fédérateur Identification, authentification et autorisation pour accéder aux services Accès aux contenus et services du Rectorat Gestion des insc riptions, des groupes, des listes de diffusion Catalogue/ Bibliothèque CDI «Back-office» Statistiques d usage ENT Portail Moteur de FAQ / Aide en recherche ligne Gestion de contenu Ressources numériques pédagogiques Orientation Catalogue formation région Web classeur ONISEP Fil RSS Personnalisation environnement Une capacité à évoluer dans le temps pour s adapter aux usages et aux besoins 10

Sommaire Sommaire 1. Enjeux et positionnement du projet ENT Basse-Normandie 2. Analyse des scénarios de déploiement 3. Synthèse 4. Prochaines étapes 5. Annexes 11

II Les scénarios de déploiement Les scénarios de généralisation et de déploiement de l ENT portent sur plusieurs axes La nature de la solution recherchée : Solution modulaire tournée vers l Open Source et portée par un intégrateur Solution modulaire portée par un intégrateur Solution intégrée et sur étagère Le dispositif et le mode de gouvernance Le périmètre, le rythme et la durée du déploiement : Lycées / collèges, secteur public / secteur privé La durée du déploiement sur 3 à 5 ans Le rythme de déploiement par période Le dispositif d accompagnement des usages et d assistance technique La nature et la planification de l expérimentation envisagée 12

II Scénarios Axe solution Nature de la solution Synthèse des 3 scénarios ENT Cible Attractivité immédiate Qualité de service Capacité d intégration et d évolution Délai de mise en œuvre Exploitabilité et maintenabilité Coût global Solution modulaire intégrateur Open Source Solution modulaire intégrateur Solution sur étagère" Dans l ensemble, le scénario modulaire présente des avantages significatifs par rapport à une solution sur étagère malgré un facteur coût sensiblement supérieur (10% à 30% sur le coût de mise en œuvre, soit environ 3% à 10% sur le coût complet de mise en œuvre) : Un socle technique et des services modulaires aligné avec l ENT cible et les besoins de souplesse Une capacité d intégration garantie et une capacité d évolution dans tous les cas dépendants d acteurs externes Le délai de mise en œuvre (3 à 6 mois) n est pas un facteur discriminant compte tenu du délai global du projet La solution imposée «Open Source» ne présente pas d avantages majeurs : Il existe encore de fortes incertitudes sur le modèle économique (éditeurs passant ou non en mode libre) et sur les droits de propriété intellectuelle (une évolution de la solution relève-t-elle du modèle libre ou non?) La maîtrise de la solution nécessite la mise en place d une équipe dédiée en interne ou la fédération d une communauté autour des solutions développées et qu il faut animer (logique de forge) Le modèle économique de l Open Source ne présente pas de gains substantiels dans le domaine des ENT : le coût des licences représente moins de 3% du coût complet, coût additionnel de maîtrise technique / intégration / etc. 13

II Scénarios Axe gouvernance Le dispositif de gouvernance Les principes proposés Un dispositif de gouvernance à plusieurs niveaux : Stratégique qui regroupe l ensemble des partenaires (Collectivités, Rectorat) Opérationnel qui fédère l ensemble des acteurs en charge du projet (Collectivités, Rectorat) tout en assurant un pilotage d ensemble (mise au point de la solution, déploiement, conduite du changement, développement des usages, etc.) Fonctionnel qui représente les acteurs de terrain (chefs d établissement, administrateurs, assistance technique, etc.) La constitution d une équipe permanente (Conseil Régional, Conseils Généraux, Rectorat) avec la nécessité de renforcer les ressources dédiées au projet (un chef de projet dédié par collectivité et au Rectorat) Le mode de gouvernance doit être contractualisé : Une convention entre les acteurs (rôles, responsabilités, engagement de ressources financières et humaines, etc.) Un véhicule d achat via un groupement de commandes Le GIP est une structure pérenne permettant de «personnifier» le dispositif mais qui suppose un champ d action élargi La répartition des rôles entre maîtrise d ouvrage et maîtrise d œuvre du projet : Scénarios Solution intégrée et sur étagère, portée par un «éditeur» (S3) Solution modulaire et portée par un «intégrateur» (S1 et S2) Pilote le marché, formule les demandes d évolution et veille à ce que l opérateur y réponde Fédère l ensemble des besoins (établissements scolaires, académie, collectivités) Moins d influence possible sur les services déployés Idem + Maîtrise d ouvrage Réalise une veille technologique sur les solutions applicatives Veille à la cohérence fonctionnelle, technique et applicative de la solution avec les systèmes tiers (collectivités, établissements, etc.) Maîtrise d oeuvre Un opérateur externe privé qui couvre l édition, l intégration, et l hébergement de la solution Un opérateur externe privé qui couvre l intégration et l hébergement Les modalités de transfert éventuel de briques applicatives existantes (en libre ou non) sont à définir 14

II Scénarios Axe gouvernance Le dispositif de gouvernance Une proposition de dispositif Périodicité Structure des instances Rôles Comité de pilotage Réunions biannuelles Comité de pilotage stratégique Présidents, Recteur Comité de pilotage Décisions et orientations stratégiques du projet Comité de suivi Groupe projet : réunions mensuelles Comité de suivi opérationnel : réunions trimestrielles Comité de suivi opérationnel Cellule d animation Rectorat Chefs de projet (+ CRDP, IUFM, corps d inspection ) AMOA Collectivités territoriales Chefs de projet GROUPE PROJET MOE Suivi global du projet et prise de décisions opérationnelles Groupe projet Suivi opérationnel quotidien du projet Cellule d animation Animation et régulation du dispositif Rassemblements mensuels animateurs et groupe projet Réunions animateurs établissements (modalités à définir) Animateurs-relais Equipes projet autour des chefs d Établissements Assistance 1er niveau Animateurs - relais Animation dans la préparation le déploiement, la conduite du changement Assistance 1er niveau Hotline technique et fonctionnelle du rectorat 15

II Scénarios Axe déploiement Le périmètre du projet ENT Basse Normandie Nombre d établissements Nombre d élèves Autres utilisateurs* Total Lycées 65 40 462 ~ 101 155 ~ 141 617 Collèges CG50 56 18 585 ~ 46 463 ~ 65 048 Collèges CG61 31 10 493 ~ 26 233 ~ 36 726 Collèges CG14 64 26 902 ~ 67 255 ~ 94 157 Conseil régional À déterminer À déterminer Conseils généraux À déterminer À déterminer Rectorat À déterminer À déterminer TOTAL 216 96 441 ~ 241 105 ~ 337 547 Un projet grand public pour près de 340 000 utilisateurs 1 secondaire) (~ 100 000 élèves et 216 établissements publics sur le L extension du périmètre au secteur privé (évoqué par exemple par le CG14) induit : Une participation des autorités de tutelle dans le dispositif de gouvernance (CAEC) Une modification des clés de répartition sur le coût complet du projet Un dispositif d accompagnement dédié Des pré-requis techniques : intégration des données «annuaire», capacité d intégration avec les services et contenus éventuellement existants (1) Le facteur multiplicateur appliqué de 3,5 reflète au sens large une population potentielle d utilisateurs ; la CDC constate un facteur plus proche de 2,5. Le coût de mise en œuvre étant calculé sur le nombre d élèves et d établissements, ce facteur a peu d impact sur le coût complet de la solution. 16

II Scénarios Axe déploiement La situation actuelle est globalement favorable au déploiement d un ENT moyennant un ajustement des dispositifs d accompagnement Le bilan technique permet le déploiement d un ENT sur une majorité d établissements : Le niveau d équipement actuel est globalement satisfaisant, les réseaux internes des établissements sont homogènes, les débits d accès à Internet sont globalement conformes aux exigences d un ENT Certains points restent néanmoins à surveiller en coordination avec une généralisation dans la durée : câblage de salles de classe, accès aux équipements, renouvellement des postes, taux d équipement effectif dans les familles. Si les usages restent peu développés à ce stade, quelques services sont d ores et déjà utilisés : Les services d administration du réseau local et du serveur de communication, les espaces de stockage de documents, les services de vie scolaire Les services de messagerie, collaboratifs, pédagogiques, d accès aux contenus, etc. sont à développer Il existe des dispositifs d accompagnement et d assistance technique à renforcer en fonction de l ambition du déploiement Un dispositif d accompagnement des usages par zone géographique (10 BEC) Une assistance technique de proximité à la limite et à parfaire selon les besoins : Une assistance sur site assurée par les collectivités via des contrats d assistance Une hot line et une assistance de proximité assurée par le Rectorat (HSA dans les EPLE) 17

II Scénarios Axe déploiement Le dispositif d accompagnement actuel et cible Dispositif Existant 10 BEC (mutualisation de ressources d accompagnement par zone géographique) dont les missions sont : informer et de conseiller les établissements scolaires en matière d'équipements multimédias, de connexions à Internet et de mises en réseau ; favoriser la diffusion de ressources pédagogiques multimédias ; aider à la mise en place de projets visant à développer les usages pédagogiques des TICE par un accompagnement pédagogique et un soutien logistique et technique. Dimensionnement des BEC : 0,5 ETP par BEC (correspondant TICE, enseignant en HSA) en charge de 10 à 15 établissements Le dimensionnement du dispositif d accompagnement (en nombre moyen d ETP par établissements déployés conjointement par vague) varie en fonction de nombreux facteurs de maturité et de complexité. Dispositif cible Dispositif allégé : 0,25 ETP par établissement déployé par vague Mission : Relayer l information concernant l ENT auprès de l ensemble des utilisateurs, sensibiliser la communauté éducative aux usages de l ENT Dispositif moyen : 0,5 ETP par établissement déployé par vague Mission : accompagner le déploiement de l ENT de façon opérationnelle au sein de l établissement, mettre l accent sur un ou plusieurs catégories d acteurs (ex : organiser une permanence une fois par semaine pour former la totalité des enseignants à l utilisation du cahier de texte) Dispositif renforcé : 0,75 ETP par établissement déployé par vague Mission : piloter l ENT de façon opérationnelle au sein de l établissement, concentrer les efforts sur la généralisation de services pédagogiques, animer le déploiement auprès de toutes les cibles, etc. 18

II Scénarios Axe déploiement Le dispositif d assistance technique actuel et cible Dispositif Existant Ressources : Collectivité : assistance technique initiale et garantie matériel sur site Constats : Rectorat : collèges 2 à 3 HSA et lycée 4,8 HSA pour l administration réseaux (soit environ 0,2 à 0,4 ETP par établissement) Situation relativement inégale (les CA remontent une insatisfaction quant au service rendu) Dispositif aujourd hui à la limite et à renforcer dans le cas de la généralisation d un ENT Dispositif cible Objectif : Apporter une assistance fonctionnelle et technique aux usagers de l ENT Organisation du dispositif alignée sur les bonnes pratiques ITIL afin d optimiser le dispositif Alignement sur les bonnes pratiques (ITIL) Assistance de niveau 1 assurée par une plateforme d appel (=dispositif actuel du Rectorat?) Assistance de niveau 2 assurée par l opérateur de l ENT ou par une assistance de proximité selon la nature de l intervention (administration et maintenance réseaux, matériels et assistance informatique) Assistance de niveau 3 assurée par l opérateur de l ENT Dimensionnement : Renforcement recommandé à hauteur de 1 ETP pour 300 à 700 postes selon les situations Ressources supplémentaires de profil AE TICE à hauteur de 20 à 40 ETP (50% lycées, 50% collèges) en complément du dispositif existant (Rectorat) 19

II Scénarios Axe déploiement Le rythme et la vitesse de déploiement Le mode de déploiement se caractérise suivant deux composantes essentielles la durée du déploiement, temps nécessaire pour rendre l ENT accessibles à tous les usagers visés par le déploiement ; le rythme du déploiement, paramètre composite constitué des vagues successives d établissements, d usagers et de services déployés aux différentes étapes du déploiement. Ils peuvent être considérés comme des paramètres de pilotage, c est-à-dire des paramètres que les organisateurs doivent fixer le plus en amont du déploiement lui-même Des durées et rythmes de déploiement plus ou moins rapides Lent Rapide 5 ans 4 ans 3 ans Prudent Soutenu 1 vague 2 vagues 3 à 4 vagues à combiner en fonction de l avancement du déploiement pour conduire à 3 scénarios : Un déploiement progressif (montée en charge mesurée) Un déploiement audacieux (montée en charge immédiate) Un déploiement en «cloche» (montée en charge mixte) 20

II Scénarios Axe déploiement détermine le dimensionnement du dispositif d accompagnement et d assistance Déploiement prudent Déploiement réaliste Déploiement volontariste La solution est d abord testée sur un petit nombre d établissements, puis étendue progressivement Configuration croissante du dispositif d accompagnement Déploiement progressif en année 1 (15 par vague) puis en année 2 et 3 (30 à 40 par vague) Configuration du dispositif cible en année 1 (apprentissage) et constant dans la durée Déploiement très volontariste dès la première année (50% des établissements) Configuration maximale du dispositif en année 1 (recours à prestations externes) puis décroissance Nombre EPLE 250 200 150 100 50 0 216 111 105 60 30 15 45 15 1 2 3 4 Par an Cumulé Nombre EPLE 250 200 150 100 50 0 216 200 115 85 85 30 30 16 1 2 3 4 Par an Cumulé Nombre EPLE 250 200 150 100 50 0 216 201 171 111 111 60 30 15 1 2 3 4 Par an Cumulé Années Années Années Dispositif d accompagnement Constant en année 1 et 2 x 3 à x 4 en année 3 et 4 (+ 20 à 30 ETP) Dispositif d accompagnement Dispositif actuel de 5 ETP (BEC) Renfort à hauteur de 10 à15 ETP au démarrage et sur 4 ans Dispositif d accompagnement Renfort à hauteur de 15 à 20 ETP Recours à assistance externe à hauteur de 5 à 10 ETP Préconisation : déploiement réaliste Dimensionnement cible du dispositif d accompagnement 3 ETP au niveau de la cellule d animation (pilotage et coordination) ; 10 à 15 ETP sur les pôles d appui (BEC) 20 à 40 ETP en assistance technique de proximité (AE TICE) 21

II Scénarios Axe expérimentation Une première phase d initialisation du projet ENT Objectifs Une ambition de pré-configurer dès 2009 l ENT cible et, surtout, le dispositif d accompagnement en associant les acteurs de terrain (établissements, familles, enseignants) pour encourager le développement des usages dans des établissements volontaires ou choisis. Nourrir le projet de généralisation de l ENT Contenu Mise en place d une cellule d animation académique et régionale : organisation de rencontres terrain, création et animation d un site Web, création d identité, développement de partenariats Soutien et accompagnement de projets dans les établissements sur des thématiques spécifiques : orientation, soutien scolaire, ressources pédagogiques, projet européen, projet linguistique, etc. Rédaction du cahier des charges de l ENT-BN en collaboration avec les acteurs de terrain. Préparer la phase de généralisation de l ENT Bas-Normand pour la rentrée 2010-2011 (idéalement une première version sur quelques services pour avril 2010) Ressources Chefs de projet Rectorat et Collectivités, personnes ressources dans les établissements Assistance externe ~ 100 jours.hommes ; Solutions techniques : 40 à 80 k Cette phase vise à initialiser le projet ENT Basse Normandie de façon innovante et originale par un plan d action mobilisant l ensemble des acteurs dès le démarrage du projet de généralisation. Les approches séquentielles de type expérimentation / généralisation n ont plus réellement cours aujourd hui : très nombreux retours d expérience, besoins connus, cahier des charges maîtrisé, offre du marché en voie de maturation, etc. Dans ce cas, la généralisation serait reportée à 2011-2012. 22

II Scénarios Axe expérimentation Macro-planning Mode parallèle & séquentiel Mi-2009 2010 2011 2012 2013 2014 Q3 Q4 S1 S2 S1 S2 S1 S2 S1 S2 Séminaires «Mode séquentiel» «Mode parallèle» Conception / Mise en place du dispositif d accompagnement Appel à projets vers les EPLE Assistance tests de solutions CdCharges et AO Généralisation Retours d expérience et processus de décision politique Choix MOE/ AMOA CdCharges et AO Généralisation Conception / Mise en place du dispositif d accompagnement (généralisation) Déploiement à partir de Septembre 2010 sur 4 ans avec 2 vagues par an Choix MOE/ AMOA Déploiement à partir de Septembre 2011 sur 4 ans avec 2 vagues par an 23

Sommaire 1. Enjeux et positionnement du projet ENT Basse-Normandie 2. Analyse des scénarios de déploiement 3. Synthèse 4. Prochaines étapes 5. Annexes 24

III Synthèse Synthèse du projet ENT Basse Normandie Un positionnement de l ENT résolument centré sur les familles : orientation, soutien scolaire, ouverture au monde, renforcement des liens au sein de la communauté éducative Une solution basée sur un socle technique unifié, centralisé et conforme au SDET2.0 : Une approche modulaire et des prestations d intégration requises (pour le socle technique et les services applicatifs). La capacité offerte aux intégrateurs de reprendre ou non des servies existants dont les usages sont démontrées et le coût d intégration maîtrisé Un déploiement réaliste et soutenu Durée : 4 ans avec 90% des établissements déployés après 3 ans Rythme de déploiement : 2 vagues successives par an avec une montée en charge en année 1 puis 60 à 80 établissements en année 2 et 3 Un dispositif d accompagnement des usages à renforcer : cellule d animation (3 ETP) et environ 10 à 15 ETP dans les BEC Un dispositif d assistance technique à optimiser et à renforcer : mode de fonctionnement à adapter, 20 à 40 ETP (profilae TICE) Une démarche originale et spécifique à l ENT Bas-Normand par : La pré-configuration du dispositif d accompagnement des usages et d animation territoriale autour de l ENT Un appel à projets auprès des établissements pour développer des usages thématiques autour de solutions existantes ou à acquérir Une phase de généralisation possible pour la rentrée 2010 sous réserve d un processus de décision politique très réactif 25

III Synthèse Les hypothèses retenues pour l évaluation des coûts selon les scénarios et hypothèses de déploiement Licences / Intégration Matériel / Hébergement Déploiement Pilotage, suivi du déploiement assistance Maintien en condition opérationnelle Dispositif d accompagnement Hypothèse «basse» Modèle modulaire : solution sur étagère Peu de reprise de l existant Coût d entrée de l ordre de 20 par élève Puissance des serveurs progressive Pas de redondance systématique Disponibilité 7/7 sur plages horaires 8h 20h (95%) Déploiement et personnalisation : déploiement totalement centralisé, identité unique de l ENT Peu de reprise d existant 2 à 3 j par établissement, soit ~ 600 à 700 jh Pilotage opérationnel du projet Assistance méthodologique à l accompagnement 2 Chefs de projet plein temps Assistance : ~ 1 ETP Taux de disponibilité et qualité de service mesurés Nombre d utilisateurs progressif Assistance technique : 20 ETP (AE TICE) Déploiement sur 4 ans soit 30 à 80 établissements (2 vagues par an) 2 à 4 établissements par BEC et par vague 0,25 ETP par établissement déployé en // 5 à 10 ETP supp. + cellule d animation Hypothèse «haute» Modèle modulaire Reprise de composants existants et compléments à apporter Coût d entrée de l ordre de 25 par élève Puissance des serveurs maximisée Forte redondance Disponibilité accrue 7/7 sur plages horaires 8h 20h Déploiement et personnalisation : mode décentralisé possible, personnalisation forte, reprise de services existants 3 à 5 j / établissement, soit ~ 800 à 1000 jh Pilotage opérationnel du projet Assistance opérationnelle du pilotage, au déploiement et à l accompagnement 2 Chefs de projet plein temps Disponibilité et qualité de service optimales Nombre d utilisateurs maximisé Assistance technique : 40 ETP (AE TICE) Déploiement sur 4 ans soit 30 à 80 établissements (2 vagues par an) 2 à 4 établissements par BEC et par vague 0,5 ETP par établissement déployé en // Assistance : ~ 2 ETP 10 à 15 ETP supp. + cellule d animation 26

III Synthèse Le coût du projet s établit en première approche entre 4 et 6 M sur 4 ans hors accompagnement Coût MOE Coût AMOA / Pilotage Total Investissement Coût Fonctionnement Total sur 4 ans Hypothèse basse 2 000 200 2 300 700 5 100 Hypothèse haute 2 500 300 2 800 1 200 7 600 Le coût d entrée s établit entre 23 et 28 par élève sur la base d une solution modulaire portée par un intégrateur et avec une reprise de services existants Le coût de fonctionnement s établit entre 7 et 12 par élève et par an hors ressources humaines du Rectorat et des Collectivités En appliquant la clé de répartition sur le nombre d élèves, le coût par collectivité s établit comme suit : Région Basse Normandie : 2,1 à 3,1 M CG Manche : 0,9 à 1,4 M CG Orne : 0,5 à 0,8 M CG Calvados : 1,4 à 2,1 Me 27

III Synthèse Le coût du dispositif d accompagnement représente 50% du coût complet estimé du projet Cellule animation régionale Accompagnement opérationnel (BEC) Total annuel (k ) Total sur 4 ans (k ) Assistance technique Hypothèse basse 3 ETP* 168 k 15 ETP** 540 k 708 2 832 20 ETP*** 360 Hypothèse haute 4 ETP* 224 k 20 ETP** 720 k 944 3 776 40 ETP*** 720 *56 000 euros/an **36 000 euros/an ***18 000 euros/an Le dispositif d accompagnement et d assistance peut être valorisé de 4,2 à 6,6 M sur 4 ans. Ce dispositif représente donc près de 50% du coût complet du projet 28

Sommaire 1. Enjeux et positionnement du projet ENT Basse-Normandie 2. Analyse des scénarios de déploiement 3. Synthèse 4. Prochaines étapes 5. Annexes 29

IV Prochaines étapes Prochaines étapes 1. Assurer le portage politique du projet et sécuriser le processus de décision (voir le planning page suivante) 2. Lancer la phase d initialisation Mettre en place le dispositif et désigner les ressources Rédiger le CdC pour une assistance externe en appui et en animation de cette phase Rédiger les CdC pour l acquisition éventuelles de solutions techniques (expérimentation) 3. Structurer et renforcer la gouvernance du projet (d une phase d étude à une phase de réalisation) Le mode projet actuel a permis de créer une réelle dynamique et de fédérer les acteurs autour du projet Il convient de renforcer la structure de gouvernance en distinguant le niveau politique et le niveau opérationnel (chef de projet dédié par partenaire impliqué) 4. Structurer, dimensionner et initier le dispositif d accompagnement et d animation du projet Définition des missions et de l organisation du dispositif Qualification des ressources (enseignant, personnes ressources TICE, TOS, etc.) et dimensionnement (dont la répartition entre les partenaires) Ce dispositif est à renforcer d une mission d assistance et de support technique dans les établissements 30

IV Prochaines étapes Sécuriser le processus de décision politique et lancer la phase d intialisation du projet Mai 2009 Juin 2009 Juillet 2009 Août 2009 Sept. 2009 Oct. 2009 Nov. 2009 Déc. 2009 Mise en place dispositif d accompagnement Animation (site web, séminaires,..) + soutien et accompagnement de projets Appels à projets vers les établissements Convention Vote convention Convention Groupement 31

Sommaire 1. Enjeux et positionnement du projet ENT Basse-Normandie 2. Analyse des scénarios de déploiement 3. Synthèse 4. Prochaines étapes 5. Annexes Éléments de spécifications de l ENT Analyse des scénarios Répartition des rôles et responsabilités en matière d assistance 32

Annexes Premiers éléments de spécifications de l ENT Services Actuel ENT Annuaire SE3 (via Sconet) Extrait de l annuaire fédérateur (rectorat) Fédération des identités avec les annuaires SE3 à réaliser (semiautomatique) SSO LCS/SE3/ Pronotes/ le Site TV SSO dans les deux sens à réaliser entre l ENT et le LCS de chaque EPLE. SSO spécifique avec les serveurs Pronotes existants (un seul sens) et avec les fournisseurs de ressources. Messagerie Lcs Messagerie unique pour tous les usagers de l ENT Pas de synchronisation requise avec les messageries Lcs appelées à être désactivées au profit de la messagerie unifiée ENT. Stockage données personnelles de SE3 En principe et sauf demande exprès de certaines catégories d usagers (parents, associations, ), pas de stockage de données personnelles sur l ENT (en version 1) Notes GEPI, Pronotes Capacité d intégration de ces services et d une offre alternative éditeur Cahier de textes CdT Point à spécifier plus précisément : quel est le niveau d exigence fonctionnelle du cahier de texte numérique? Capacité d intégration avec des services tiers ou bien service intégré au cœur de l ENT Outils de publication SPIP Dot Clear Mon LCS Exigence d outils à l état de l art au cœur de l ENT pour publications personnelles, classes, établissements, groupes, collectivités, etc. Agendas LCS (pas utilisé) Service à proposer. Interface avec l emploi du temps, les groupes, selon la richesse fonctionnelle prévue. Niveau de priorité 2 pour l ENT. Accès ressources LesiteTV Autres SSO à installer sur la plate-forme en fonction des besoins exprimés. Flux RSS LCS L ENT doit être capable de traiter les flux RSS provenant des LCS. La plateforme doit être capable de traiter les flux RSS de toute provenance, e, particulier de Lcs. Elle doit être capable d'afficher sur sa page d'accueil les données en provenance d'applications tiers par un protocole à préciser, et a minima, via un fil RSS. 33

Annexes Nature de la solution Scénario 1 Scénario 1 Solution modulaire tournée vers l Open Source et portée par un intégrateur Un modèle intégrateur / hébergeur par la fourniture d un socle technique commun et centralisé, des services de base et une capacité d intégration avec des services tiers Une architecture modulaire s appuyant sur certaines briques existantes Une solution à base d Open Source (souche libre + bénéfice des évolutions portées par une forge) Conformité ENT cible/ SDET 2.0 : ce scénario présente l avantage de répondre au mieux aux caractéristiques cibles de l ENT par sa modularité et sa capacité à reprendre l existant Attractivité immédiate : la réponse dépend directement de la maturité de l offre dans le domaine du libre de socles techniques éprouvés et de services applicatifs proposés (Collaba, Fylab, Kosmos? Fronter? Etc.). Qualité de service : la qualité de service dépend davantage de l opérateur retenu (exploitation / hébergement) ; le coût de fonctionnement est fortement proportionnel au niveau de disponibilité requis. Capacité d intégration et d évolution : une solution tournée vers l Open Source apporte à la fois une souplesse par rapport aux éditeurs et de fortes contraintes sur la capacité de maintien en condition opérationnelle de la solution (en interne ou en externe). Par ailleurs, la question des droits de propriété reste problématique. Enfin, le modèle «dual licensing» n est pas tout à fait abouti dans le champ des ENT. Délai de mise en œuvre : le délai est lié notamment à la reprise de services existant qui nécessite par définition plus de temps que la solution «sur étagère» Exploitabilité et maintenabilité : un point de vigilance à mettre en avant à cause des nombreuses versions en circulation inhérent à l Open Source. Ce type de solution pourrait nécessiter une réelle expertise technique en interne et dans la durée. Coût : l économie de coût par le recours au libre n est pas démontrée dans le domaine des ENT compte tenu des coûts d intégration, de MCO et de recours à de l expertise en interne et / ou en externe (étude ARF / CDC / Accenture) 34

Annexes Nature de la solution Scénario 2 Scénario 2 Solution modulaire portée par un intégrateur Un modèle intégrateur / hébergeur par la fourniture d un socle technique commun et centralisé, des services de base et une capacité d intégration avec des services tiers Une architecture modulaire s appuyant sur certaines briques existantes Une solution sur un modèle Éditeur (licences) Conformité ENT cible/ SDET 2.0 : ce scénario présente l avantage de répondre au mieux aux caractéristiques cibles de l ENT par sa modularité et sa capacité à reprendre l existant Attractivité immédiate : la réponse dépend directement de la maturité de l offre dans le domaine de solutions plus ou moins intégrées et de services applicatifs proposés (Kosmos, Fronter?) Qualité de service : la qualité de service dépend davantage de l opérateur retenu (exploitation / hébergement). le coût de fonctionnement est fortement proportionnel au niveau de disponibilité requis Capacité d intégration et d évolution : une forte capacité d intégration et d évolution dépendant néanmoins de la capacité de l éditeur (des éditeurs) à faire évoluer leur solution. Cette capacité est directement dépendante de l attractivité de ce marché. La solution modulaire offre une plus grande capacité d intégration que la solution «sur-étagère» moins flexible Délai de mise en œuvre : le délai est lié notamment à la reprise de services existants qui nécessite par définition plus de temps que la solution «sur étagère» Exploitabilité et maintenabilité : ce critère est facteur de l intégrateur / hébergeur retenu Coût : le coût d intégration et d adaptation de la solution peut représenter 20% à 30% du coût complet de la solution (développement de SSO / CAS, synchronisation des annuaires, intégration services applicatifs, etc.). Le coût d entrée serait de l ordre de 20 à 25 par élève (hors fonctionnement). 35

Annexes Nature de la solution Scénario 3 Scénario 3 Solution intégrée et sur étagère Un modèle éditeur / hébergeur Une solution sur étagère avec intégration minimale de services tiers (notes par exemple) et selon une architecture centralisée Conformité ENT cible/ SDET 2.0 : une forte remise en cause de l architecture de communication et de stockage de contenus existants (LCS / SE3). Attractivité immédiate : l attractivité est assurée avec une offre complète dès le lancement de la phase de généralisation par une offre mature (itop, Netlycées / Netcollèges, etc.) Qualité de service : la qualité de service dépend davantage de l opérateur retenu (exploitation / hébergement) et de la capacité d accès au (très) haut débit des établissements. Le coût de fonctionnement est fortement proportionnel au niveau de disponibilité requis Capacité d intégration et d évolution : un manque de flexibilité de ce type de solution vient entraver la capacité d intégration et d évolution. Délais de mise en œuvre : le délai de mise en œuvre est minimisé dès lors que la solution offre une bonne couverture des services demandés Exploitabilité et maintenabilité : les éditeurs ont établi des partenariats avec des hébergeurs permettant de développer une bonne connaissance de la solution. Le recours à un hébergeur avec capacité de répondre aux «pics de charge» est recommandé Coût : une forte pression sur les coûts pour les éditeurs dans un marché en cours de structuration ; de nouveaux entrants pouvant présenter des économies importantes (exemple Fronter). Le coût d entrée serait ramené à 10 à 15 par élève 36

Annexes Dispositif d assistance et d accompagnement Situation actuelle Formation et accompagnement aux usages des TICE Administrateurs réseau Personnes ressource TICE Personnels EN (enseignant et non enseignant) Agents techniques Élèves Parents Formation continue Moyens internes Enseignants Éducation nationale Formation initiale et continue Moyens internes ou externes (formations techniques pointues) Pas de prise en charge Collectivité territoriale Formation initiale et continue Assistance technique Calvados Manche Orne Région Moyens collectivités (techniques) Garantie mat. 3 ans Assistance technique initiale Financement de l EPLE Garantie mat. 3 ans Assistance technique initiale Garantie mat. 3 ans Assistance technique initiale Moyens EN (accompagnement usagers 2 à 3 HSA 4,8 HSA 37

Annexes Dispositif d assistance et d accompagnement Situation cible (1/2) Formation et accompagnement aux usages des TICE Administrateurs réseau Personnes ressource TICE Personnels EN (enseignant et non enseignant) Agents techniques Élèves Parents Prestation externe La formation initiale des administrateurs réseau des EPLE déployés peut être intégrée au marché d acquisition de la plateforme ENT. Appui d une AMOA externe sur la conduite du changement et l évaluation Éducation nationale L EN peut prendre en charge tout ou partie de la formation continue des administrateurs réseau ainsi que la formation initiale des nouveaux administrateurs Formation continue Moyens internes (pôles d appui ou BEC) + cellule d animation régionale Enseignants La formation (initiation) des parents peut être prise en charge une cellule d animation régionale (moyens propres) ou externalisée (association de proximité, EPN, etc.) Collectivité territoriale Formation initiale et continue 38

Annexes Dispositif d assistance et d accompagnement Situation cible (2/2) Assistance technique Maintenance de la plate-forme Prestation Paramétrage de l accès de l EPLE à la plate-forme ENT Maintenance des accès de l EPLE à la plate-forme Assistance des administrateurs locaux pour l ENT (hot line) Assistance technique des utilisateurs finaux (hot line et de proximité) Prise en charge Incluse dans le marché de fourniture Incluse en partie dans le marché de fourniture En partie prise en charge par l EN. EN (prolongement de la situation actuelle) Renforcement souhaitable des équipes en place (administration réseaux, AE TICE, agents techniques) Doit être incluse dans le marché de fourniture au moins pour le niveau 2 Peut être incluse dans le marché de fourniture (coûteux pour le niveau 1 mais pratiqué) Dans le cas contraire, prise en charge par la plateforme d assistance du Rectorat (niveau 1) Renforcement ponctuel de l assistance technique de proximité dans les EPLE en fonction des situations et du nombre de postes (de 0 à 0,25 ETP par EPLE) 39