Groupe de la Banque Africaine de Développement Département des services généraux et des achats Division des achats institutionnels Fax: + 225 20 21 64 19 DEMANDE DE PROPOSITIONS Date : 15 Mai 2014 APPEL D OFFRES POUR L INSTALLATION DE DISTRIBUTEURS AUTOMATIQUES DE BOISSONS CHAUDES, BOISSONS FROIDES, CONFISERIES ET SNACKS DANS LES LOCAUX DE LA BANQUE A ABIDJAN, COTE D IVOIRE BAD/RFP/CGSP/2014/0031 1. La Banque Africaine de Développement (ci-après dénommée BAD ou la Banque ) invite les sociétés ou groupements d entreprises éligibles à lui soumettre des propositions concernant l installation de distributeurs automatiques de boissons chaudes, boissons froides, confiserie et snacks dans les locaux de la Banque à Abidjan, telles que décrites dans la présente Demande de Propositions (DP). 2. Le présent dossier comprend ce document et les annexes suivantes : Annexe I Annexe II Annexe III : Termes de référence : Conditions générales à remplir pour la soumission d une proposition : Contenu de la proposition + les Appendices A, B et C Annexe IV : Bordereau des prix unitaires Annexe V : Critères d évaluation Annexe VI : Modèle de contrat Annexe VII : Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services Annexe VII I : Liste des pays membres Annexe IX : Code de conduite des prestataires Annexe X : Fiche d évaluation de performance des services Veuillez noter que les modalités énoncées dans le dossier, y compris les Termes de référence à l Annexe I et les Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services à l Annexe VII seront incluses dans tout contrat si la BAD accepte votre proposition. Tout contrat de cette nature exigera le respect de tous les exposés factuels et déclarations contenus dans la proposition. 3. Une conférence avant soumission est prévue le 28 Mai 2014 à 10h00 (heure d Abidjan) Page 1 of 44
à l adresse ci-dessous pour permettre aux soumissionnaires de disposer de toutes les informations nécessaires pour une meilleure compréhension du dossier et des attentes de la Banque. Pour ce faire, les représentants des soumissionnaires potentiels sont invités à se présenter à 9h45mn devant l entrée de l immeuble CCIA, munis d une pièce d identité valide. Cette visite sera sanctionnée par un procès-verbal. Division des achats institutionnels (CGSP.2) Département des Services Généraux et des Achats Banque Africaine de Développement Immeuble CCIA 14 ème étage Bureau 14V Avenue Jean-Paul II - 01 B.P. 1387 Abidjan 01 Abidjan, Plateau, COTE D IVOIRE 4. Tout soumissionnaire désirant obtenir des éclaircissements sur la DP, pourra notifier sa requête, par email à l adresse tender@afdb.org. 5. La requête doit parvenir à cette adresse au plus tard le 30 Mai 2014. Un résumé des réponses sera publié sur le site web. 6. Les propositions doivent être présentées à la Banque sous enveloppe fermée au plus tard le Jeudi 12 Juin 2014, avant 15h00 Heure d Abidjan à l adresse ci-dessous indiquée. Adresse postale : Département des Services Généraux et des Achats Banque Africaine de Développement Immeuble CCIA 14 ème étage Bureau 14V Avenue Jean-Paul II - 01 B.P. 1387 Abidjan 01 Abidjan, Plateau, COTE D IVOIRE Adresse de livraison : Département des Services Généraux et des Achats Banque Africaine de Développement Immeuble CCIA 14 ème étage Bureau 14V Avenue Jean-Paul II - 01 B.P. 1387 Abidjan 01 Abidjan, Plateau, COTE D IVOIRE 7. Les soumissionnaires ont la pleine responsabilité de s assurer que l enveloppe/le colis scellé (e) contenant la proposition parvient à l adresse précédente à l heure et à la date indiquées au paragraphe 7 ci-dessus. En cas de livraison par porteur, les propositions doivent parvenir à l adresse précédente aux heures ouvrables de la BAD, de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, du lundi au vendredi, sauf les jours fériés à la Banque Africaine de Développement. La livraison à tout autre bureau de la Banque Africaine de Développement se fera aux risques du soumissionnaire et ne sera pas considérée comme une livraison en temps voulu. Toute proposition reçue après l heure de clôture ou la date limite indiquée cidessus sera rejetée. S il se trouve que la date de soumission des offres est un jour férié ou déclaré férié ou non travaillé, la date de remise et d ouverture sera le jour ouvrable suivant à la même heure. 8. Une ouverture des offres aura lieu le Jeudi 12 Juin 2014 à 15h30 dans les locaux de la BAD, à l adresse précitée. L ouverture vise à enregistrer les propositions soumises à Page 2 of 44
l heure et à la date prescrites. Une copie du procès-verbal d ouverture des offres sera adressé à tous les soumissionnaires ayant déposé des offres et posté sur le site internet de la Banque. 9. Les propositions doivent inclure des informations suffisamment détaillées pour permettre à la BAD d évaluer votre société afin de déterminer si elle a les compétences, l expérience, les connaissances, l expertise, l assise financière et les capacités requises pour exécuter les prestations indiquées de manière satisfaisante. 10. Les propositions devront parvenir à la Banque sous enveloppes scellées (l une contenant la proposition technique et l autre la proposition financière) à l adresse ci-dessus indiquée. Elles doivent être obligatoirement soumises en Français, et seront envoyées en cinq exemplaires (1 original + 4 copies). Les pièces jointes, appendices et annexes doivent tous être également soumis en cinq exemplaires : l original devra porter la mention Original et chacune des quatre copies la mention Copie. 11. La proposition technique (un original + 4 copies) et la proposition financière (un original + 4 copies) seront expédiées sous deux enveloppes distinctes scellées ( enveloppes internes ). Chaque enveloppe interne devra porter les mentions suivantes: a) l objet de la présente soumission, b) la mention Proposition technique ou Proposition financière selon le cas, c) le nom et l adresse du soumissionnaire. 12. Les deux enveloppes internes devront être placées dans une seule et même grande enveloppe scellée appelée enveloppe externe qui sera anonyme et devra uniquement porter une photocopie de l étiquette ci-après: Division des Achats Institutionnels (CGSP.2) Département des Services Généraux et des Achats Banque Africaine de Développement Immeuble CCIA 14 ème étage Bureau 14V Avenue Jean-Paul II - 01 B.P. 1387 Abidjan 01 Abidjan, Plateau, COTE D IVOIRE APPEL D OFFRES POUR L INSTALLATION DE DISTRIBUTEURS AUTOMATIQUES DE BOISSONS CHAUDES, BOISSONS FROIDES, CONFISERIES ET SNACKS DANS LES LOCAUX DE LA BANQUE A ABIDJAN, COTE D IVOIRE REF : ADB/RFP/CGSP/2014/0031 «A N OUVRIR QU EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT» Date limite de dépôt des offres : Jeudi 12 Juin 2014 à 15h00 (Heure d Abidjan) 13. La Banque se réserve le droit de modifier à tout moment la DP aussi longtemps que la date limite de remise des offres n est pas échue. Une telle modification peut être faite soit sur l initiative de la Banque soit à la suite d une demande d éclaircissement présentée par un soumissionnaire. A cet effet, la Banque procédera à l émission, selon le cas, d un Additif ou d un Rectificatif à la demande de propositions. Page 3 of 44
13.1 L Additif ou le Rectificatif sera posté sur le site web de la Banque. 13.2 La Banque se réserve le droit de reporter la date limite de remise des offres dans les conditions fixées dans la clause 8 afin de donner aux soumissionnaires un délai de réponse acceptable particulièrement à la suite d un Additif ou d un Rectificatif de demande de propositions. 14 Les propositions resteront valables jusqu au quatre-vingt dixième jour (90) suivant la date limite de remise des offres. Dans des circonstances exceptionnelles, la Banque peut solliciter du soumissionnaire une prolongation du délai de validité de son offre. La demande et les réponses qui lui seront données seront faites par écrit. Le soumissionnaire peut refuser de prolonger la validité de son offre. Un soumissionnaire acceptant la prolongation requise ne se verra pas demander de modifier son offre et ne sera pas autorisé à le faire. 15 L Annexe V contient une explication détaillée de la méthode d évaluation des propositions. En ce qui concerne le présent marché, l évaluation sera basée sur l offre la plus avantageuse. 16 La soumission d une proposition par le soumissionnaire constitue la confirmation qu il a tenu compte de tous les documents contenus dans le dossier, dont les additifs (le cas échéant), toutes les annexes et, selon les cas, les appendices des annexes. En aucune condition, la Banque ne sera soumise à une obligation à laquelle elle n aura pas souscrit par écrit. 17 Les soumissions sont faites aux frais des soumissionnaires qui ne pourront revendiquer aucun dédommagement à ce titre, étant entendu que la Banque se réserve le droit d arrêter la présente consultation à tout moment ou de ne retenir aucun soumissionnaire quelle qu en soit la raison. 18 Il conviendrait de noter que conformément à la politique de la Banque, les soumissionnaires doivent observer les normes éthiques les plus élevées au cours des processus d appel d offres et dans l exécution des marchés qui en résultent. Conformément à cette politique, la Banque rejettera toute offre s il se révèle que le soumissionnaire a été coupable de pratiques de corruption ou de fraude dans le cadre de la concurrence pour l obtention du marché concerné. 19 En soumettant l offre, vous signifiez votre acceptation des conditions générales de fourniture de biens et services (Annexe VII) ainsi que des conditions particulières jointes à la présente DP. 20 Nonobstant ce qui précède, la Banque se réserve le droit de modifier le contenu du présent dossier, d accepter ou de rejeter tout ou partie de l ensemble des propositions, ou d annuler le processus d appel d offres à tout moment avant l adjudication du marché et, ce, sans obligation de la part des soumissionnaires. 21 Dans l attente de votre soumission, nous vous prions d'agréer, l expression de nos salutations respectueuses et nos remerciements pour l intérêt que vous manifestez à être au nombre des fournisseurs de la Banque Africaine de Développement. -------------------------------------------- Chef de la Division des achats institutionnels Page 4 of 44
Groupe de la Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels Agence Temporaire de Relocalisation ANNEXE I TERMES DE REFERENCE 1.1 PREAMBULE La Banque Africaine de Développement est une institution multilatérale de développement dont le mandat est de favoriser le développement économique et social de ses pays membres régionaux. La Banque appartient à soixante-dix-huit (78) pays membres, dont 53 pays du continent africain et 25 pays d Amérique, d Asie et d Europe. Son siège est à Abidjan, en Côte d'ivoire. Cependant, depuis 2003, elle mène ses activités à partir de son Agence temporaire de relocalisation basée à Tunis, en Tunisie. Dans le cadre du retour de la Banque à son siège statutaire à Abidjan après dix années de relocalisation temporaire à Tunis, la Banque envisage la conclusion d un contrat cadre pour les prestations d installation de distributeurs automatiques de boisson chaudes, boissons froides, confiseries et snacks, exclusivement pour l'utilisation des membres du personnel ainsi que leurs invités dans ses locaux à Abidjan. 1.2 OBJET DU MARCHE Le présent contrat a pour objet l installation de distributeurs automatiques de boissons chaudes, boissons froides, confiseries et snacks dans les locaux de la Banque à Abidjan, Cote d Ivoire. 1.3 DUREE DU MARCHE A la fin du processus compétitif, la Banque envisage de mettre en place une convention cadre d une durée initiale d un (01) an renouvelable annuellement sur la base de performance satisfaisante du Soumissionnaire retenu. La durée maximale du contrat ne devra pas dépasser quatre ans. 1.4 SITE DES PRESTATIONS A l attribution du marché, le Soumissionnaire retenu procèdera à l installation des distributeurs à l immeuble CCIA sis à l avenue Jean-Paul II. Les quantités nécessaires et les emplacements définitifs seront communiqués au Soumissionnaire retenu. Durant la phase exécutoire du contrat, la Banque pourrait apporter des modifications dans les emplacements préalablement définis sans que celle ne puisse engendrer des coûts supplémentaires. Le Soumissionnaire retenu pourra également être sollicité pour fournir des prestations similaires dans d autres locaux de la Banque. 1.5 DESCRIPTION DES PRESTATIONS 1.5.1. Le Soumissionnaire devra installer, exploiter, approvisionner et entretenir pour son propre compte, des distributeurs automatiques de boissons chaudes, boissons froides, confiseries et snacks. Page 5 of 44
Il prend à sa charge l ensemble des frais, taxes et charges fiscales découlant de l installation et du fonctionnement des appareils de distributions automatiques, à l exception des frais de consommation d eau et d électricité. 1.5.2. Autrement dit, l offre commerciale sera le dépôt gratuit. le Soumissionnaire assurera la gestion intégrale des automates. Un technicien passera à la Banque, selon un planning précis, afin d'effectuer la maintenance complète des appareils, leur approvisionnement et la gestion de la recette. 1.5.3. La Banque en partenariat avec le Soumissionnaire procèdera à une étude personnalisée des besoins pour une intégration parfaite de plusieurs distributeurs (de grande qualité et de dernière génération) dans les locaux de la Banque. 1.5.4. Un soin tout particulier sera apporté, lors du transport et de l installation des distributeurs dans les locaux de la Banque afin de ne pas endommager lesdits locaux. Tout dégât devra faire l objet d une réparation à la charge du Soumissionnaire et ce après acceptation par la Banque des devis émanant d entreprises spécialisées. 1.5.5. Les appareils de distribution et le mobilier proposé devront satisfaire à une exigence de qualité et d insertion harmonieuse dans les espaces réservés à cet effet, notamment en ce qui concerne les dimensions, de l éclairage et de la signalétique. En dehors de la signalétique proposée dans l offre et admise par la Banque, le Soumissionnaire retenu ne pourra procéder à aucune communication, information et/ou publicité sur tout ou partie des éléments se rapportant à l exploitation de l activité sans l accord préalable et écrit de la Banque. Toute modification d ordre esthétique ou fonctionnel est soumise à l accord préalable et écrit de la Banque. 1.5.6. Produits proposés Les distributeurs de boissons chaudes proposeront obligatoirement les choix suivants : Gamme de boissons chaudes : - Café : uniquement du café soluble, dans une gamme large : court, long, café au lait, cappuccino, décaféiné, - Chocolat : normal ou au lait, - Thé : nature, citron, - Dosage sucre, 1.5.7. Gamme de boissons fraîches (en canette ou en bouteille) : - Sodas divers, - Sodas light, - Jus de fruit, - Eau minérale plate. 1.5.8. Gamme denrée alimentaire - Le candidat proposera des produits salés ainsi que des produits sucrés (barres céréales, barres chocolatées), avec la possibilité d avoir des produits diététiques (pauvres en sucre et en matière grasse). Les produits proposés seront indiqués dans l offre du Soumissionnaire. 1.5.9. Le descriptif détaillé de l ensemble des produits proposés sera précisé dans l offre du Soumissionnaire. 1.5.10. Pas de boissons alcoolisées Page 6 of 44
1.5.11. Caractéristiques des matériels proposés Les distributeurs devront être d utilisation simple, permettre une sélection claire des produits et devront comporter un affichage des prix. Chaque distributeur devra être équipé de son propre monnayeur et devra rendre la monnaie. Les Soumissionnaires proposeront les modalités de paiement compétitives en équipant leurs distributeurs d une monétique garantissant la satisfaction du consommateur. Les Soumissionnaires préciseront dans quelle mesure le système est fiable et permet le suivi régulier des transactions et des éventuels réclamations qui en découleraient. N.B : Le Soumissionnaire devra présenter une fiche détaillée des distributeurs (caractéristiques techniques, capacité en produits par distributeur, photo contractuelle, ), ainsi qu un tableau explicite, présentant d une manière claire et sans ambiguïté, les produits et tarifs unitaires qu il compte offrir à la Banque. 1.6 RESPONSABILITES DU SOUMISSIONNAIRE Le Soumissionnaire retenu s engage dans le cadre de l exécution du présent contrat à fournir un service de qualité : 1. Assurer l installation gratuite des distributeurs : la livraison ainsi que les travaux d installation seront à la charge du Soumissionnaire 2. Fournir des produits de qualité et de marques renommées adaptés aux goûts des consommateurs 3. Assurer tous les distributeurs installés et la prise en charge de l entretien technique des appareils : Changement des joints Débactérisation régulière des organes internes des distributeurs Maintenance technique : la maintenance comprend les interventions de maintenance corrective ou de dépannage nécessaire au bon fonctionnement du matériel. Le Soumissionnaire devra prévoir la mise en place d un appareil de remplacement offrant les mêmes services en cas de panne grave nécessitant une intervention en atelier. Par ailleurs, le titulaire proposera des procédures destinées au signalement des pannes et au recueil des réclamations. Maintien en condition opérationnelle. Nettoyage des distributeurs à chaque passage. Le Soumissionnaire se conformera à l ensemble des règles de sécurité, d hygiène, et de santé publique propre à son activité. Le Soumissionnaire assurera lui-même à chaque passage le maintien en bon état d hygiène et de fonctionnement des distributeurs et de son emplacement. A ce titre, les emplacements où les aliments sont exposés dans l appareil devront être nettoyés, désinfectés et rincés régulièrement, notamment lors du renouvellement d aliments mis en vente. L entretien des sols au-dessous des machines devra être assuré au moins une fois par mois. Des Contrôles réguliers de dosages et des dates de péremption Gestion et nettoyage des monnayeurs 4. Assurer un passage régulier pour l approvisionnement et l entretien des distributeurs (de une à plusieurs fois par semaine, la fréquence sera convenu d un commun accord entre la Banque et le Soumissionnaire). L approvisionnement des produits qui devra être régulier et continu, de façon à éviter les ruptures de stock. Les jours et les horaires tiendront compte des contraintes de fonctionnement de l établissement. Les Soumissionnaires préciseront dans leur offre les règles d approvisionnement des produits. 5. Assurer le changement gratuit d'un appareil défectueux. 6. Effectuer une révision générale des appareils sur une base annuelle. Page 7 of 44
7. Appliquer des rabais sur les prix et/ou faire des animations promotionnelles au lieu des ristournes habituellement pratiquées dans ce type de contrat. Le Soumissionnaire devra décrire la méthode d application du rabais sur les prix unitaires Le Soumissionnaire doit instaurer un mécanisme en vue de contrôler minutieusement et en permanence la qualité de ses services et s assurer que la Banque bénéficie des meilleures prestations possibles en termes d excellence de service. Le Soumissionnaire retenu s assurera de la mise en sécurité des produits et des distributeurs implantés sur le site de la Banque. La Banque entend être dégagée de toute responsabilité d une part concernant les dommages quel que soit leur nature que pourraient causer aux tiers et aux biens les distributeurs, et d autre part, concernant d éventuels vols ou dégradations qui pourraient survenir sur les appareils. A cet effet, il contractera les assurances nécessaires. 1.7 RESPONSABILITES DE LA BANQUE 1.7.1. La Banque prendra les dispositions nécessaires pour fournir l assistance requise pour la bonne marche des équipements. La Banque prendra à sa charge les frais d eau et d électricité. 1.7.2. Elle s assurera que son installation est conforme aux normes en vigueur nécessaires au bon fonctionnement du matériel. Elle a la charge de fournir les prises de courant électrique. 1.7.3. La Banque facilitera l accès au personnel habilité de la société retenue. 1.7.4. La Banque assurera la supervision des services, la bonne exécution et le respect des clauses du contrat par le Soumissionnaire. Elle étudie et planifie les besoins de la Banque en termes d installation des distributeurs sur tous les étages. 1.8 CONDITIONS FINANCIERES ET PRIX DE VENTE DES BOISSONS Les prix de vente des boissons chaudes, boissons froides, confiseries et snacks seront indiqués dans le bordereau des prix unitaires annexé à l offre. Les prix devront être clairement affichés sur les lieux de vente. L offre tarifaire devra distinguer les boissons chaudes et les boissons froides. Le Soumissionnaire sera tenu de communiquer à la Banque son chiffre d affaires trimestriel détaillé par appareil et par produits à une date fixée conjointement. 1.9 REVISION DE PRIX 1.9.1. Les prix sont fermes et non révisables pour la durée d exécution du Contrat, quelles que soient les circonstances économiques. 1.9.2. Le Soumissionnaire ne pourra arguer d une erreur ou d une omission dans l établissement du prix pour demander un réajustement après la signature du Contrat. 1.9.3. Toutefois, au bout de 18 mois, et en cas de changement des tarifs publics appliqués aux prestations, le Soumissionnaire devra en informer la Banque au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la date anniversaire de la prise d effet du Contrat de son intention de modifier les tarifs, afin de permettre à la Banque de donner son accord sur les nouveaux tarifs au plus tard soixante (60) jours avant ladite date anniversaire. 1.9.4. Le Soumissionnaire ne pourra céder, transférer, sous-traiter ou disposer autrement de la totalité ou d une partie de ses droits ou obligations découlant du présent Contrat, sauf s il obtient, au préalable, le consentement de la Banque par Page 8 of 44
écrit. 1.9.5. Dans le cas où le consentement préalable et écrit de la Banque est obtenu, le Soumissionnaire devra notifier la Banque par écrit de l identité de l individu ou de la dénomination sociale de l entité qui s est vu attribué le Contrat de sous-traitance découlant de l exécution de ce Contrat. 1.9.6. Le Soumissionnaire sera tenu responsable et débiteur principal envers la Banque de la qualité des services et de l exécution des obligations de ce Contrat. 1.10 CLAUSES PARTICULIERES 1.10.1 Les horaires de service de la Banque sont : du Lundi au Vendredi de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00. 1.10.2 Le Soumissionnaire doit organiser son personnel de manière à assurer la continuité des activités pendant les horaires du service et les jours ouvrés à la Banque. 1.10.3 Le Soumissionnaire doit en outre disposer d un moyen de communication pour lui permettre de parer à toute demande ponctuelle. 1.10.4 Au cours des prestations, le Soumissionnaire est tenu d'assister ou de se faire représenter par une personne habilitée à prendre les décisions nécessaires en temps voulu, à toutes les réunions convoquées par la Banque. 1.11 PRESCRIPTIONS GENERALES 1.11.1 Lorsque le Soumissionnaire est dans l'impossibilité de respecter une stipulation contractuelle, il doit signaler par écrit à la Banque, dans un délai de 2 jours ouvrables avant la date prévue pour l exécution des prestations, les raisons qui le mettent dans cette impossibilité et soumettre en temps utile les solutions qu'il propose pour y porter remède. Si les observations ainsi présentées sont acceptées par la Banque, il sera procédé à la rédaction d'un avenant au Contrat initial pour modifier les clauses contractuelles. Si le délai de notification indiqué ci-dessus n est pas respecté par le Soumissionnaire, la Banque pourra appliquer les dispositions prévues par le contrat pour non-exécution ou mauvaise exécution du contrat. 1.11.2 Le Marché sera régi par la description et les termes de référence ainsi que le projet de contrat en Annexe VI. 1.12 INFORMATIONS CONFIDENTIELLES 1.12.1 Le Soumissionnaire prend l'engagement pour lui-même et ses agents de ne divulguer de quelque façon que ce soit ou de mettre à la disposition d'un tiers aucune information ni document pouvant présenter, par sa nature ou son aspect, un caractère confidentiel auquel il pourrait avoir accès soit directement soit fortuitement à l'occasion de l'exécution du présent contrat. 1.12.2 Le Soumissionnaire reconnaît expressément être informé des immunités attachées aux biens, courriers et communications des organisations internationales et notamment à celles de la Banque, et s engage à les respecter et à veiller à leur respect par tous tiers. 1.13 RAPPORTS D ACTIVITES 1.13.1 Des réunions périodiques seront organisées dans les locaux de la Banque. Elles seront l occasion de faire le point des incidents ou manquements constatés au cours de la période, pour en tirer les leçons permettant d y apporter les corrections nécessaires. 1.13.2 Le Soumissionnaire ou son représentant auprès de la Banque, est tenu de soumettre à la Banque des rapports et statistiques périodiques (hebdomadaires, mensuels, trimestriels et Page 9 of 44
annuels) concernant ses activités, afin de permettre un meilleur suivi/évaluation des prestations selon un format à développer par le soumissionnaire et approuvé par la Banque. Ledit rapport devra mettre en exergue les problèmes rencontrés au niveau technique et administratif au cours de la période concernée. 1.13.3 Le Soumissionnaire, ou à la demande, se prêtera à l exercice d audit opérationnel et financier du marché. Le contrôle de qualité et le contrôle sanitaire pourront être effectués de manière inopinée par les Services Techniques de la Banque. Pour le contrôle sanitaire, en particulier l entretien sanitaire régulier, le Soumissionnaire devra strictement respecter les règles et normes généralement acceptées. 1.14 EVALUATION DES PRESTATIONS 1.14.1 La Banque assurera le suivi évaluation des prestations effectivement fournies au moyen d une fiche d évaluation La qualité de service sera évaluée semestriellement suivant des critères qui seront déterminés par la Banque (Annexe X). Les défaillances décelées seront immédiatement portées par écrit à la connaissance du Soumissionnaire, ainsi que les possibilités d amélioration dans le souci de répondre aux normes et qualité de services requis. 1.14.2 Les résultats en dessous de ceux attendus par la Banque exposent le Soumissionnaire à des sanctions allant de la mise en demeure, à la résiliation du contrat. Cette évaluation n affecte en rien le contrôle de qualité des services qui est du ressort du Soumissionnaire. Le contrôle de qualité est à effectuer au jour le jour sinon en temps réel par le personnel d encadrement du Soumissionnaire. Aussi, ce dernier doit-il faire état, et en détails, auprès de la Banque, de tout événement non habituel survenu ou à venir dans l exécution des prestations. 1.15 CONTROLE DE L EXECUTION DES PRESTATIONS 1.15.1 Le responsable qui assurera au nom de la Banque, le contrôle administratif, technique et financier du présent Contrat, ainsi que la bonne exécution est la Division des Services d Appui (CGSP3) du Département des Services Généraux et des Achats de la Banque ou son représentant dûment désigné. 1.15.2 Le Soumissionnaire désignera une personne de son entreprise chargée d assurer selon les dispositions des Termes de référence annexés au présent Contrat, la supervision des employés affectés à l exécution du présent Contrat. La Banque, par l intermédiaire de son Chef de Division des Services d Appui (CGSP3) du Département des Services Généraux et des Achats ou de son représentant dûment désigné, contrôlera la bonne exécution desdites prestations, tant sur le plan administratif que technique. Page 10 of 44
ANNEXE II Groupe de la Banque Africaine de Développement Département des services généraux et des achats Division des achats institutionnels CONDITIONS GENERALES A REMPLIR POUR LA SOUMISSION D UNE PROPOSITION Soumission des propositions : Les propositions relatives aux spécifications indiquées dans la présente demande de propositions doivent être soumises en Français. Ces propositions doivent fournir toutes les informations nécessaires pour la présente demande de propositions et répondre clairement et brièvement à tous les points présentés dans cette demande de propositions. Toute offre qui ne répond pas de manière exhaustive à cette demande de propositions peut être rejetée. Néanmoins, les brochures et autres documents inutilement détaillés qui donnent des informations autres que celles nécessaires à une présentation complète et efficace des propositions ne sont pas encouragés. Caractéristiques techniques des exigences : Les soumissionnaires doivent scrupuleusement se conformer aux exigences de la présente demande de propositions. Aucun changement, remplacement ou autre modification apporté aux caractéristiques techniques des spécifications indiquées dans cette demande de proposition ne sera accepté, sauf approbation écrite de la Banque Africaine de Développement. Dommages-intérêts convenus Si l entrepreneur retenu ne livre pas les services indiqués dans les délais prescrits dans sa proposition, la Banque Africaine de Développement doit, sans préjuger des autres voies de recours prévues dans le contrat, défalquer du Bon Commande ou du prix du contrat, comme dommages intérêts, une somme équivalente à 0,5 % du prix de la composante retardée, pour chaque semaine de retard jusqu à la livraison effective, à concurrence d une déduction maximale de 5 % du prix du contrat. Caution de bonne exécution - Non Applicable Dans les 4 jours suivant Ia signature du contrat, Ia société doit, à ses propres frais, fournir à Ia Banque Africaine de Développement une caution de bonne exécution ou une garantie identique agréée par Ia Banque Africaine de Développement, d un montant équivalent à 5 % du prix total du contrat. La caution de bonne exécution est valable pendant 3 semaines à compter de la date d extinction du contrat. La Banque Africaine de Développement aura Ie droit de réclamer Ia caution de bonne exécution dès sa première demande écrite, sans qu elle n ait besoin de prouver Ia responsabilité de l entrepreneur, conformément aux conditions générales énoncées à l Annexe VII. Page 11 of 44
Pas d engagement La présente demande de propositions n engage pas la Banque Africaine de Développement à adjuger un marché ou à payer les frais engagés lors de la préparation ou de la soumission des offres. La Banque Africaine de Développement se réserve aussi le droit de n adjuger qu une partie des prestations. Validité des propositions Les propositions doivent rester valables et susceptibles d être acceptées pendant une période minimale de 90 jours à compter de la date de clôture indiquée pour la réception des offres dans la présente demande de propositions. Rejet des propositions et scission des lots La Banque Africaine de Développement se réserve le droit de rejeter toute proposition ou l ensemble des propositions si, entre autres choses : - Elles sont reçues après la date limite indiquée dans la présente demande de propositions ; - Elles ne sont pas autrement conformes à la présente demande de propositions. Retrait et modification des offres Les offres peuvent être modifiées ou retirées par écrit, avant la date de clôture indiquée dans la demande de propositions, passé ce délai, les offres ne peuvent ni être modifiées ni retirées. La Banque pourra saisir la garantie de soumission en cas de retrait de l offre avant l attribution du marché. En outre, la Banque se réserve le droit de conserver la proposition en vue d une consultation future. Confidentialité Tout ou partie de la présente demande de propositions et tous les exemplaires de celle-ci doivent être renvoyés à la Banque Africaine de Développement à sa demande. Il est entendu que cette demande de propositions est confidentielle et est la propriété de la BAD ; elle contient des informations privilégiées, dont une partie peut être protégée par des droits d auteur, informations communiquées aux soumissionnaires et reçues par eux à condition qu aucune partie de cette demande ou aucune information y afférente ne soit copiée, diffusée ou communiquée à des tiers sans le consentement écrit préalable de la BAD, toutefois, le soumissionnaire peut montrer les documents à des sous-traitants potentiels aux seules fins d obtenir d eux des propositions. Nonobstant les autres dispositions de la demande de propositions, les soumissionnaires sont liés par le contenu de ce paragraphe que leur firme soumette ou non une proposition où qu elle réponde de quelque autre manière que ce soit à cette demande de propositions. Contrat Tout contrat résultant de la présente demande de propositions se passera à partir du modèle joint en Annexe VI, et doit inclure les Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services (Annexe VII). SIGNATURE DU REPRESENTANT HABILITE DU SOUMISSIONNAIRE (Précédée de la mention «Lu et Approuvé»)...DATE.. Page 12 of 44
Groupe de la Banque Africaine de Développement Département des services généraux et des achats Division des achats institutionnels ANNEXE III CONTENU DE LA PROPOSITION (i) (ii) (iii) Toutes les soumissions doivent être rédigées en français. Tout autre document écrit fourni par le Soumissionnaire rédigé dans une autre langue, doit être accompagné de la traduction de ses parties pertinentes en français, auquel cas, aux fins d interprétation de la Proposition, le texte en français prévaudra. Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit correspondre à celui utilisé ci-dessous. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés. Chaque copie devra être reliée en un seul volume. Toute la documentation soumise avec la proposition doit être reliée dans ce seul volume unique. 3.1 PROPOSITION TECHNIQUE (ENVELOPPE TECHNIQUE) Conformément à l Article 11 de la lettre d invitation à soumissionner, la proposition technique doit contenir les informations requises ci-dessous dans l ordre suivant: 1. la déclaration de conformité (Appendice A) clairement remplie et dûment signée par la (les) personne(s) habilitée(s); 2. Les statuts de la société ; 3. Le registre de commerce ; 4. Les états financiers révisés par un commissaire aux comptes ou par un expertcomptable des trois (3) dernières années fiscales (2011, 2012 et 2013); 5. L attestation de solde de la CNPS valide à la date de dépôt des offres ; 6. L attestation de situation fiscale valide à la date de dépôt des offres ; 7. la description de l organisation de l Entreprise (organigramme, effectif des employés, etc.) ; 8. La description de l expérience générale et pertinente du Soumissionnaire dans les prestations similaires avec à l appui des lettres de références (comportant le nom d une personne auprès de l entreprise contractante, avec numéro de téléphone et adresse email). Page 13 of 44
9. la description de l organisation à mettre en place et la méthodologie d exécution des services 1 qui devra inclure, l approvisionnement, les conditions de maintenance (en tenant compte des exigences du présent marché concernant la fréquence et le délai lors d une intervention d urgence), le calendrier prévisionnel de visite pour la maintenance; etc. 10. la démarche qualité engageant l exploitant sur la procédure suivie en termes d hygiène et sécurité et le plan de travail pour la gestion du marché, 2 11. les qualifications et le niveau de compétence de chacun des membres clés de votre personnel devant prendre part à l exécution du marché (pour CV recourir au format recommandé dans l Appendice C); 12. le descriptif du matériel et des équipements proposés y compris la documentation technique des distributeurs proposés y compris la marque, le modèle (Photo/s contractuelle/s à l appui) ainsi que l autorisation du fabricant, le cas échéant ; à noter que la Banque n exige pas une marque particulière. Les Soumissionnaires ont la latitude de proposer la marque de leur choix. 13. l attestation d assurance de responsabilité civile et professionnelle ; 14. toute information relative aux litiges auxquels le soumissionnaire est partie, les parties en cause et le montant des litiges ; 15. la confirmation de l acceptation des Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services (Annexe VII) ; 16. les offres présentées par un groupement de deux ou plusieurs entreprises, en tant que membres doivent remplir les conditions suivantes, le cas échéant : 16.1 chaque membre du groupement devra fournir les informations requises aux points (2), (3), (4), (5), (6) et (8); 16.2 les informations requises aux points (1), (7), (9), (10), (11), (12), (13) et (14), devront être fournies par le groupement ; 16.3 joindre la délégation de signature de l offre, autorisant la signature de l offre par le Responsable pour le compte du groupement d entreprises; et 16.4 joindre une copie certifiée conforme de l accord conclu par lesdits membres et établissant leur responsabilité solidaire de l exécution du marché conformément aux modalités du contrat si le groupement est adjudicataire du marché; 16.5 l'un des membres sera nommé Responsable du groupement, autorisé à assumer les responsabilités et à recevoir des instructions pour le compte et au nom de l'un des membres et de tous ; et 16.6 l'ensemble de l'exécution du marché, y compris les paiements, incombera exclusivement au Responsable du groupement. 17. Annexe II du présent DAO, datée et signée. La Banque se réserve le droit de vérifier toute information fournie par les candidats. 1 Dans ce chapitre, le Soumissionnaire devra expliquer la manière dont il envisage les objectifs de la mission, la conception des services, la méthodologie pour exécuter les activités durant la durée du marché. Il devra en outre expliquer la méthodologie qu il a l intention d adopter et sa compatibilité avec les Termes de Référence. 2 Dans ce chapitre, le Soumissionnaire proposera les principales activités que comprend la mission, leur nature et durée, échelonnement et interrelations (le programme d installation de distributeurs). Le plan de travail proposé doit être compatible avec la méthodologie, doit montrer que les termes de référence ont été compris et peuvent être traduits en un plan de travail pratique. Page 14 of 44
3.2 PROPOSITION FINANCIERE (ENVELOPPE FINANCIERE) La proposition financière doit comporter: - Le formulaire de soumission d offre entièrement rempli et signé (en recourant au format recommandé dans l Appendice B) ; - Le tableau des prix unitaires (Annexe IV); - La ou les remises applicables par rapport aux tarifs publics ; et le - Le projet de contrat-cadre paraphé sur toutes les pages, mais non encore signé. Page 15 of 44
APPENDICE A MODELE D ACTE DE SOUMMISSION (À inclure dans la Proposition technique) ADB/RFP/CGSP/2014/0031 A : Département des Services Généraux et des Achats Banque Africaine de Développement Immeuble CCIA 14 ème étage Bureau 14V Avenue Jean-Paul II - 01 B.P. 1387 Abidjan 01 Étage/ numéro de bureau : 14 ème étage Bureau 14V Abidjan, Plateau, COTE D IVOIRE Madame/Monsieur, Nous, soussignés (Nom, Prénom et qualités), agissant au nom de la Société (Nom, raison sociale et adresse complète de l'entreprise), en vertu du pouvoir qui nous a été conféré par acte (date de l'acte donnant délégation de pouvoir), Après avoir examiné toutes les pièces constitutives du Dossier d Appel d Offres Réf: ADB/RFP/CGSP/2014/0031 1. Nous soumettons et nous engageons à exécuter, dans les conditions prévues dans le Contrat et tous les documents contractuels constituant le Marché, les prestations décrites à l Article 1 du Contrat et conformément aux directives des Termes de Références, 2. Reconnaissons le caractère contractuel de toutes les pièces énumérées à l Annexe III, 3. Nous proposons d'exécuter ces prestations aux prix unitaires hors taxes précisés dans le Cadre du devis estimatif joint à la présente soumission, 4. Acceptons d'être liés par la présente soumission pour un délai de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de remise des offres, 5. Demandons que le paiement des sommes dues à l'entreprise se fasse par virement au Compte N, ouvert en son nom à la Banque (Nom et adresse complète de la Banque de l'entreprise). En foi de quoi, nous apposons notre signature sur la présente offre. Fait à, le 2014 Signature : -------------------------------------------------------------- En ma qualité de : ------------------------------------------------------ Dûment autorisé à signer la présente proposition pour le compte et au nom de:----------- Nous confirmons de l acceptation des Conditions générales d achat de biens, de travaux et de services (Annexe VII). Signature : ---------------------------------- Page 16 of 44
APPENDICE B FORMULAIRE DE SOUMISSION D OFFRES (À inclure dans la Proposition financière) ADB/RFP/CGSP/2014/0031 A : Département des Services Généraux et des Achats Banque Africaine de Développement Immeuble CCIA 14 ème étage Bureau 14V Avenue Jean-Paul II - 01 B.P. 1387 Abidjan 01 Étage/ numéro de bureau : 14 ème étage Bureau 14V Abidjan, Plateau, COTE D IVOIRE Madame/Monsieur, Après avoir pris connaissance de votre Demande de propositions (ADB/RFP/CGSP/2014/0031) dont nous accusons réception par la présente, nous, soussigné, offrons d assurer les prestations de services requises et, ce, en pleine conformité avec les termes de ladite Demande de propositions pour le montant global (franc toute taxe) de [montant en lettres], [montant en chiffres]. Nous nous engageons à respecter notre proposition sur la période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date de soumission des propositions indiquée par la Demande de propositions. Elle nous engage et vous avez toute la latitude de la juger recevable à tout moment avant l expiration de ladite période. En attendant l établissement et la signature d un contrat entre nous, la présente offre ainsi que votre acceptation écrite et la notification par vous de l adjudication du marché en notre faveur constitueront le contrat nous liant et ayant force exécutoire. Date: Dûment autorisé à signer pour et au nom de:.. [Signature et cachet du Soumissionnaire] En ma qualité de [Fonction] Page 17 of 44
CURRICULUM VITAE DU PERSONNEL PROPOSE (À remplir pour chaque personne) APPENDICE C Nom du Soumissionnaire Poste Renseignement s personnels Employeur actuel Nom Qualifications professionnelles Nom de l employeur Adresse de l employeur Téléphone Télécopie Emploi tenu Date de naissance Contact (responsable / chargé du personnel) E-mail Nombre d années avec le présent employeur Résumer l expérience professionnelle des 20 dernières années en ordre chronologique inverse. Indiquer l expérience technique et de gestionnaire pertinente pour le projet. De À Société / Projet / Position / expérience technique et de gestionnaire pertinente Internet: www.afdb.org - Email : tender@afdb.org Page 18 of 44
Groupe de la Banque Africaine de Développement Département des services généraux et des achats Division des achats institutionnels BORDEREAU DES PRIX 3 ANNEXE IV No Description Boissons chaudes 1 Café (café soluble dans une gamme large : court, long, café au lait, cappuccino, décaféiné) OFFRE DE BASE Quantités 4 Prix Unitaire estimatives (TTC XOF) 1000 Prix Total (TTC XOF) 2 Chocolat : normal ou au lait 1000 3 Thé : nature, citron 1000 4 Article Sous-Total A Boissons fraiches (en canette ou en bouteille) 1 Sodas divers 1000 2 Sodas light 1000 3 Jus de fruit 1000 4 Eau minérale plate 1000 5 Article 3 Cette liste n est pas exhaustive, le soumissionnaire doit remplir le tableau ci-dessous (Offre complémentaire) avec tous les articles disponibles à l appréciation de la Banque. 4 Les quantités fournies sont des estimations pour les besoins de l évaluation des offres financières. La Banque ne garantit aucun volume minimum d activités. Page 19 of 44
Sous-Total B Gamme denrée alimentaire 1 Barres céréales 1000 2 Barres chocolatées 1000 3 Produits diététiques 1000 4 Article Sous-Total C TOTAL = Sous-Total A + Sous-Total B + Sous-Total C. Page 20 of 44
Groupe de la Banque Africaine de Développement Division des achats institutionnels ANNEXE V CRITERES D EVALUATION Le comité d évaluation désigné par la Banque procédera à une évaluation. Toutes les offres recevables seront examinées au regard des critères éliminatoires ci-dessous. Pour être admis à l évaluation technique, les offres devront satisfaire les critères éliminatoires spécifiés au point 4.1. 4.1 CRITERES ELIMINATOIRES Pour être recevables, les offres doivent contenir l'ensemble des informations requises au point 3.1. L admission des soumissions à l évaluation technique sera déterminée en utilisant les critères éliminatoires ci-dessous. i) Avoir une autorisation d exercice (Registre de commerce) et opérer principalement dans le domaine de la distribution de boissons, de produits alimentaires, ou secteur agroalimentaire. ii) Etre installé en Côte d Ivoire et/ou avoir un partenaire local disposant de toutes les installations et autorisations nécessaires (ressources humaines, techniques et matérielles) pour l'exécution appropriée des prestations. iii) Avoir un chiffre d affaires annuel moyen minimum égal à vingt millions (20 000 000 FCFA) au cours des trois (03) dernières années fiscales. iv) Avoir au moins deux années d expérience générale dans des activités y afférentes avec à l appui la liste des clients incluant les types de prestations fournies, le montant des marchés et les adresses (contrats en cours ou réalisés). 4.2 ÉVALUATION TECHNIQUE (poids = 80 %) 4.2.1 Les offres recevables feront l'objet d'une analyse technique selon les critères suivants au regard des informations requises au point 3.1 : 1 Présentation de l offre 2 CRITERES D EVALUATION Description de l organisation de l Entreprise (organisation, effectif des employés, outils de travail, etc.) Nbre de points confére nce 05 Page 21 of 44
3 4 5 6 Expérience spécifique. La similitude portera sur les méthodologies, le plan de travail ou toute autre caractéristique telle que décrite dans la demande de propositions (5 points par contrat) Plan de travail et Méthodologie d exécution des services (méthode de travail) du marché et compréhension des termes de référence Programme et organisation du travail y compris déploiement des distributeurs, remplacement des distributeurs défaillants (10 points) Démarche qualité engageant le Soumissionnaire sur la procédure suivie en termes d hygiène et sécurité (05 points) Description de la procédure à mettre en place assurer la disponibilité de la monnaie (10 points) Méthode d application du rabais sur les prix unitaires en lieu et place de la ristourne (05 points) Gamme et variétés des produits proposés (05 points) techniques et les outils pour connaître le client afin d adapter l offre à la demander (05 points) Systèmes de suivi et des rapports (05 points) Programme d entretien distributeurs (05 points) Organisation de la dégustation (05 points) Matériels de travail et logistique proposés pour la livraison et le ravitaillement Ressources humaines Qualifications et niveau de compétence du personnel clé chargé de la gestion du contrat 15 55 10 10 TOTAL GENERAL 100 4.2.2 Une offre est déclarée techniquement valable et considérée pour l'analyse financière si elle obtient une note minimum de soixante-dix (70) points. 4.2.3 Seules seront ouvertes les offres financières des soumissionnaires dont les offres techniques auront été jugées recevables (ayant fourni les documents exigés au point 4.1 cidessus) et auront reçu au moins la note technique minimale. 4.2.4 Les soumissionnaires qui auront obtenu la note technique maximale en seront informés, de même que leur seront notifiées (par courrier électronique ou par télécopie) les dates et heure d ouverture de leurs enveloppes financières. 4.2.5 Les Soumissionnaires dont les offres n ont pas obtenu la note minimale requise, en seront avisés et il leur sera indiqué que leur proposition financière leur sera renvoyée, sans avoir été ouverte, à l issue du processus de sélection. 4.3 ÉVALUATION FINANCIERE (poids = 20 %) 4.3.1 L évaluation des offres financières s effectuera au préalable, par la vérification des différentes rubriques estimées, par la correction des erreurs éventuelles et l ajustement approprié de toutes variations ou divergences constatées. 4.3.2 Ensuite qu interviendra l évaluation financière détaillée. Le Soumissionnaire dont l offre Page 22 of 44
financière est la plus avantageuse (Fm) obtiendra 100 points. Les notes financières des autres soumissionnaires (F) seront calculées comme suit: Nf (note financière) = 100 x Fm / F (F = montant de la proposition financière convertie dans la devise commune). 4.3.3 La proposition financière la moins-disante (Fm) recevra une note financière (Nf) de 100 points, la formule suivante étant utilisée pour le calcul des autres notes financières : Nf = 100 x Fm/F (F étant le montant de la proposition financière). 4.4 DETERMINATION DE L OFFRE LA PLUS AVANTAGEUSE 4.4.1 Pour déterminer l offre la plus avantageuse, les offres seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations de 60% pour l offre technique et 40% pour l offre financière (T = poids donné à la proposition technique; F = poids donné à la proposition financière; T + F = 1), pour aboutir à une note globale (NG), soit : NG = Nt x T % + Sf x F %. 4.4.2 L offre ayant obtenu la note globale la plus élevée sera classée en première position et sera déclarée adjudicataire provisoire du contrat. 4.5 ATTRIBUTION DU MARCHE 4.5.1 Le contrat est attribué une fois qu un accord est trouvé sur les termes définitifs du contrat. 4.5.2 Avant la signature du contrat, le Soumissionnaire retenu aura l obligation de fournir la preuve qu il est à jour de ses cotisations vis-à-vis de la CNPS et des charges fiscales (impôts). En l absence de ces informations, le marché sera attribué au Soumissionnaire classé en deuxième position, et ayant satisfait les exigences du dossier d appel d offres. 4.5.3 Le Soumissionnaire retenu est censé commencer à exécuter les services à la date et au lieu spécifiés dans la lettre de marché et/ou le contrat. Page 23 of 44