Bulletins en ligne Documentation pour l'utilisation de l'application INSTIT.INFO asbl Laure Leider Joël Marchetti 1
Nos coordonnées Num.Ent.: BE0557.938.060 18 rue de la Libération 1440 Braine-le-Château BELGIQUE contact@instit.info Tel.: 02/355.80.64 2
Sommaire 1. Prérequis 5 1.1 Accéder à l'application 1.2 Création d'un compte individuel 1.3 Respect de la vie privée 1.4 La sécurité 2. Abonnement / Présentation / Formation 7 2.1 Abonnement au Bulletins en ligne 2.2 Possibilité de présentation / formation 2.3 Partenariat 2.4 Tarifs 3. Création d'un bulletin et invitations 9 3.1 Création du premier bulletin pour votre école 3.2 Bulletins suivants 3.3 Gestion des différents bulletins 3.4 Accès au module bulletin 4. Les utilisateurs 13 4.1 Les gestionnaires 4.2 Les titulaires de classe 4.3 Les professeurs spéciaux et autres intervenants 4.4 Les visiteurs 5. Des classes, des titulaires et des élèves 15 5.1 Les classes 5.2 Les titulaires 5.3 Les élèves 5.4 Les archives 6. Les bulletins 17 6.1 Le modèle de bulletin 6.2 Compléter un bulletin d'élève 6.2.1 Page vue d'ensemble 6.2.2 Page de contenu 6.2.3 Page conclusion 6.2.4 Demandes en attente 7. Le rôle des professeurs spéciaux 20 8. Prévisualisation et impression 21 3
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1. Prérequis 1.1 Accéder à l'application L'application de création de «bulletins en ligne» est une application web consultable partout sur Internet, quelque soit le support (PC Windows, Apple Mac, les Linux, tablette et même smartphone). Tant que vous avez une connexion Internet, vous pouvez vous rendre sur le site:, vous identifier et accéder aux bulletins de vos écoles. L'application «Bulletin en ligne» est une application en ligne codée en ASP (Active Server Page), ce qui signifie que toutes les informations sont stockées et calculées sur un serveur web. Rien n'est stocké sur votre ordinateur personnel. Nous vous conseillons d'utiliser un navigateur relativement récent pour un parfait confort d'utilisation. Notre application web est testée sur Google Chrome, Firefox et Internet Explorer (à partir du 9). Nous ne pouvons vous garantir un fonctionnement optimum avec un autre navigateur web. 1.2 Création d'un compte individuel Rendez-vous sur la page d'inscription /inscription.html Précisez votre adresse E-Mail, votre nom, votre prénom et choisissez un mot de passe. Pour pouvoir créer un compte, vous devez avoir une adresse E-mail valide. Lors de la création du compte, un E-Mail avec une clé d'activation (= un lien bleu) vous sera envoyée. A la réception de votre E-mail, il vous suffit de cliquer sur le lien qu'il contient pour valider votre compte. Il est possible que votre boite de réception d'e-mail (Gmail, Hotmail ou Yahoo par exemple) nous prenne pour du courrier indésirable (spam). Si vous ne recevez pas votre E-mail dans les 5 minutes, regardez dans votre boite de courrier indésirable (le junkmail). 5
1.3 Respect de la vie privée La création d'un compte sur le site instit.info est libre et gratuite. En aucun cas nous ne vendrons ou divulguerons les informations vous concernant. A tout moment, vous êtes libre de vous désinscrire et de demander à ce que toutes les informations vous concernant soient effacées de notre serveur. Le site instit.info vous enverra des E-mail de notification. Vous êtes libre de demander à ne plus les recevoir en passant par votre interface administrative (Zone Admin). 1.4 La sécurité Elle dépend de plusieurs facteurs : Attaque "brute force" ou Ddos Notre serveur web est protégé par l'infrastructure de notre hébergeur. Problème Hardware Instit.info est hébergé sur un serveur physique. En cas de panne, un système de backup permet de restaurer dans l'heure le service de notre site web. Revente des données Nous nous sommes engagés à ne pas vendre/divulguer/louer nos listes d'abonnés via le contrat de partenariat. Tout ce que nous faisons c'est de vous envoyer de temps en temps une newsletter contenant des informations liées à l'actualité ou au fonctionnement du site instit.info. Via l'interface, vous avez la possibilité de ne plus recevoir nos newsletters. 6
2. Abonnement / Présentation / Formation 2.1 Abonnement au module bulletin en ligne L'abonnement au Bulletin en ligne, à partir de 159 TTC, est valable pour une année scolaire (de septembre à septembre) et pour toute une équipe pédagogique. Si une école prend un abonnement, toutes les personnes amenées à l'utiliser pourront le faire gratuitement en profitant de l'invitation du preneur d'abonnement. Dans le cas où votre établissement scolaire possède déjà un abonnement pour le PIA en ligne, les deux abonnements (PIA + Bulletin en ligne) seront regroupés pour un montant à partir de 249 TTC. 2.2 Possibilité de présentation / formation Nous avons fait de notre mieux pour que cette application web soit la plus intuitive et la plus facile d'utilisation. Sachez néanmoins que vous avez la possibilité de profiter d'une formation pour vous ou votre équipe. Présentation à l'équipe 50 TTC + frais de déplacement Après une première rencontre en comité restreint, nous présenterons les «Bulletins en ligne», durant une heure, à toute votre équipe pédagogique. Formation de l'équipe 150 TTC + frais de déplacement Nous formons les gestionnaires durant une demi-journée (3 périodes scolaires). Nous les aiderons à prendre en main l'outil «Bulletins en ligne». Frais de déplacement 0.30 du kilomètre depuis Braine-le-Château 2.3 Parrainage Si vous parlez de nous auprès d'une autre école et que cette école vous accepte comme parrain, vous obtiendrez une réduction de 50% sur votre prochain abonnement annuel. Pour ce faire, demandez lui simplement d'inscrire votre nom dans le champs:nom de parrain sur la page d'inscription de l'école. 7
2.4 Tarifs PIA Bulletins PIA et bulletins École de moins de 250 élèves 159,00 159,00 249,00 École de 250 à 500 élèves 199,00 199,00 299,00 École de 500 à 1000 élèves 249,00 249,00 399,00 École de plus de 1000 élèves 299,00 299,00 499,00 Étant exonéré de TVA, tous ces prix sont TTC (Prestation de services exemptée de la TVA en vertu de l article 44 du Code.) Les tarifs sont appliqués en fonction du nombre d'élèves actifs présents sur notre site. A partir du mois de février, l'abonnement pour les 6 mois restants bénéficie d'une réduction de 50%. 8
3. Création d'un bulletin et invitations 3.1 Création du premier bulletin pour votre école C'est le gestionnaire du module «bulletin en ligne» qui a la possibilité de créer un nouveau bulletin. Vous pouvez en créer autant que vous en avez besoin. La création d'un bulletin se fait en quatre étapes : copie d'une source : Si votre école utilise déjà le module «PIA en ligne», vous pouvez récupérer les informations en un seul clic : liste des accès, liste des classes et liste des élèves peuvent être importées dans le bulletin. Vous n'aurez alors plus qu'à en désigner les titulaires de classe et à encoder le nom des pages. 9
accès des utilisateurs : A vous de définir qui pourra accéder au module de «bulletins en ligne». Pour inviter un nouvel utilisateur, indiquez simplement l'adresse E-mail de celui-ci. S'il a déjà un compte sur instit.info, il sera directement ajouté à votre module, sinon, il recevra un E-mail l'invitant à s'inscrire sur instit.info. Classes, titulaires et élèves : Vous devez définir les noms des classes et choisir pour chacune un titulaire. Si vous avez importé votre liste de classes depuis le «PIA en ligne», vous devrez malgré tout préciser les titulaires (le module PIA en ligne ne connaît pas la notion de titulaire). Ensuite, pour chaque classe, cliquez sur la petite loupe bleue la liste des élèves. Vous pouvez utiliser les flèches bleues les classes. pour voir et gérer pour naviguer entre Pages du bulletin C'est au gestionnaire d'encoder la liste des pages du bulletin. Ce n'est qu'ensuite que chaque titulaire de classe pourra remplir les pages du bulletin. informations. Ces quatre étapes pour la création d'un bulletin ne sont pas définitives : vous pourrez toujours y accéder pour y modifier des 10
3.2 Bulletins suivants Par la suite, vous pourrez copier toutes les informations (via l'étape 1) ou certaines (via les 3 autres étapes) d'un bulletin précédent pour l'utiliser comme base pour un nouveau bulletin. Comme pour la création de votre premier bulletin, vous pourrez toujours, par la suite revenir sur la liste des utilisateurs, des classes, des titulaires, des élèves et des pages. En début d'année, vous pourrez toujours partir de votre ancien bulletin et vous contenter de changer les élèves de classe et d'en ajouter des nouveaux. Un bulletin est indépendant des autres : même pour des bulletins de la même année scolaire, vous pouvez avoir des listes de classes, de titulaires, de prof. spéciaux et d'élèves différentes. 3.3 Gestion des différents bulletins Vos bulletins seront tous archivés sur notre serveur et seront toujours accessibles en ligne par les personnes ayant des droits d'accès sur le module «Bulletins en ligne». Lorsqu'un bulletin est terminé, vous avez la possibilité de l'archiver. Vous serez alors le seul (en tant que gestionnaire) à pouvoir en modifier des informations. Si vous n'avez qu'un seul bulletin actif, vos utilisateurs y seront dirigés automatiquement en arrivant sur le module «Bulletins en ligne». 3.4 Accès au module bulletin Comme pour tous les modules d'instit.info, les accès sont gérés indépendamment. Cela implique que les utilisateurs de votre bulletin en ligne ne sont pas forcément les mêmes que les utilisateurs de votre PIA. Les membres de votre équipe pédagogique doivent utiliser le même compte pour accéder à leurs différents modules d'instit.info. 11
Cela implique également que vous êtes obligés d'inviter de nouveaux utilisateurs (ceux qui n'utilisent pas le PIA ou nouveau collaborateur dans l'équipe) sur le module «Bulletin en ligne». Un souci pour accéder au Bulletin? La personne «invitée» dit ne pas avoir reçu le E-mail 1. Vérifier dans sa boite SPAM ou courrier indésirable (10 % des E-mails y arrivent) 2. Vérifier l'adresse E-mail utilisé par le gestionnaire pour inviter la nouvelle personne (pour rappel : une adresse E-mail ne peut pas contenir ni d'accent, ni d'espace) La personne a bien reçu l'e-mail mais n'arrive pas à accéder au Bulletin 1. Vérifier que la personne ait bien suivi les deux étapes de la procédure d'inscription : 1. Remplir le formulaire d'inscription (avec nom,prénom et E-mail) 2. Valider l'inscription en cliquant sur le lien de l'e-mail d'inscription 2. La personne s'est inscrite avec une autre adresse E-mail que celle fournie à son gestionnaire lors de l'invitation La personne a déjà été sur le module Bulletin et n'arrive pas à y retourner 1. Si son mot de passe n'est pas accepté, cliquez sur «mot de passe oublié» pour suivre la procédure 12
4. Les utilisateurs 4.1 Les gestionnaires Lors de la création d'un module «Bulletin en ligne» pour une nouvelle école, il n'y a qu'un seul utilisateur: le gestionnaire. Sachez que par la suite, vous pourrez nommer plusieurs gestionnaires pour le même module «Bulletins en ligne». Un gestionnaire a la possibilité d'inviter de nouveaux utilisateurs sur le «bulletin en ligne» et de le personnaliser. C'est également le seul habilité à supprimer définitivement des informations. 4.2 Les titulaires de classe Lorsqu'une personne est inscrite comme utilisateur du module «Bulletin en ligne» de votre école, le gestionnaire a la possibilité de lui attribuer une classe. Il devient alors titulaire de cette classe. Le titulaire peut alors créer un «modèle de bulletin» qui sera commun à toute sa classe (voir chapitre 6). Le modèle de bulletin est juste copié sur le bulletin de chaque élève, et le titulaire, comme les autres intervenants, peuvent donc toujours, par la suite, personnaliser les compétences et les matières pour chaque élève. Le titulaire doit également désigner les professeurs spéciaux et autres intervenants soit pour toute la classe (sur le modèle de bulletin) par exemple dans le cas d'un professeur d'éducation physique, soit pour un élève précis (sur le bulletin de l'élève) par exemple dans le cas d'une logopède. 4.3 Les professeurs spéciaux et autres intervenants On parle là des utilisateurs du module «Bulletin en ligne» à qui le gestionnaire n'a pas attribué une classe. Ces utilisateurs devront attendre d'être invité par les titulaires de classe pour pouvoir intervenir sur la partie des bulletins qui les concerne et uniquement pour les élèves qui les concernent. Ils ne peuvent pas intervenir sur d'autres bulletins. Pour eux, l'utilisation du bulletin n'est qu'une succession de tâches qu'ils devront remplir une à une (voir chapitre 6 ). 13
Notes 14
5. Des classes, des élèves et des titulaires 5.1 Les classes Une classe regroupe un ensemble d'élèves qui auront le même titulaire et le même modèle de bulletin. Si pour une raison quelconque, il est plus facile pour vous d'avoir deux modèles de bulletins pour la même classe, nous vous conseillons de créer deux groupesclasses. Vous pouvez donner le nom qui vous convient pour nommer les classes. C'est juste une façon de grouper et de retrouver plus facilement les élèves. Avec le, vous pouvez enregistrer une nouvelle classe. La permet de modifier le nom d'une classe et enfin la permet de supprimer une classe. Si vous supprimez une classe, les élèves de cette classe se retrouvent «sans classe» mais ne sont pas supprimés. 5.2 Les titulaires Les titulaires ont une fonction importante dans le module «Bulletin en ligne» : c'est à eux de créer le modèle de bulletin pour leur classe, et c'est à eux de désigner les professeurs spéciaux et autres intervenants parmi la liste des utilisateurs. C'est au gestionnaire de nommer les titulaires de chaque classe. Pour cela, cliquez sur «gestion des classes» dans le menu de droite, puis utilisez le menu déroulant pour sélectionner l'utilisateur en question. Pensez à valider chaque changement avec la flèche verte. 15
5.3 Les élèves Sur la page «Gestion des classes», utilisez la loupe de chaque classe. pour accéder à la liste des élèves ajouter modifier supprimer Les élèves et les classes du module PIA et du module bulletin sont stockés à des endroits différents. Si vous pouvez copier les élèves du PIA vers le bulletin, vous pouvez toujours avoir une liste différente sur chacun des modules. 5.4 Les archives Le gestionnaire peut archiver un bulletin. Même si un élève quitte le module PIA (suppression ou déplacement), et même s'il n'est pas présent dans le nouveau bulletin actuel que le gestionnaire prépare, l'ancien élève restera toujours présent dans les anciens bulletins. 16
6. Les bulletins 6.1 Modèle de bulletin Le gestionnaire a définit une liste de pages pour tous les bulletins de toute les classes. C'est au titulaire de classe d'encoder les dénominations des matières et des compétences du modèle de bulletin. Ce modèle sera commun à toute la classe, mais par la suite le titulaire de classe (ou les professeurs spéciaux) auront la possibilité de modifier ces informations indépendamment élève par élève. La création du modèle de bulletin est la première tâche du titulaire de classe. Elle est d'ailleurs reprise dans la liste de tâches de chaque titulaire. Dans le menu de sa classe de la colonne de droite, le titulaire peut cliquer sur «modèle de bulletin». La partie du haut permet de naviguer entre les différentes pages du bulletin telle que définie par le gestionnaire. Utilisez la croix bleue pour ajouter une nouvelle matière. Vous pouvez ensuite ajouter les compétences abordées dans cette matière, supprimer une matière avec la croix rouge, ou modifier l'ordre avec la flèche jaune. Si une matière doit être remplie par un autre utilisateur (professeur spécial, etc..), le titulaire peut le sélectionner ici pour toute sa classe. Pour cela, il suffit de cliquer sur le triangle bleue puis de rechercher l'utilisateur dans le menu déroulant. Dans ce cas, ce professeur spécial pourra remplir les compétences, les appréciations et les commentaires de tous les élèves de cette classe. La dernière page fait office de conclusion. Le titulaire pourra également y ajouter des informations communes à toute la classe. En utilisant les flèches bleues de navigation ou le bouton vert tout en bas, vos changements seront enregistrés. 17
6.2 Compléter un bulletin d'élève Maintenant que le modèle de bulletin est terminé, le titulaire de classe doit remplir les bulletins de chacun de ses élèves. Ces tâches sont d'ailleurs reprises dans sa liste de tâches. Comme pour toutes les tâches du bulletin à accomplir, chacune a un état caractérisé par une sphère de couleur. Bulletin à faire Bulletin en cours En attente Bulletin terminé Le titulaire de classe doit cliquer sur «bulletins des élèves» dans le menu de droite, puis il doit choisir un des élèves de sa classe. 6.2.1. Page vue d'ensemble La première page vous propose une vue d'ensemble rappelant qui, du titulaire ou des professeurs spéciaux, doit compléter les différentes parties du bulletin de cet élève. Utilisez les flèches bleues pour passer à la première page de contenu. 18
6.2.2. Page de contenu Le gestionnaire du bulletin a créé une série de pages de contenu. Vous retrouverez sur cette page les matières que le titulaire a défini dans son modèle de bulletin. En plus de la matière, vous retrouverez les compétences abordées. Si vous ne retrouvez pas les compétences du modèle de bulletin, utilisez le bouton rose. Rien ne vous empêche de personnaliser les compétences pour cet élève uniquement. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser les boutons des appréciations qui s'encoderont automatiquement. Si un autre utilisateur doit compléter une partie de cette page de contenu pour un élève, vous devez utiliser le triangle bleu puis le menu déroulant pour le sélectionner. La tâche correspondante sera alors ajoutée au professeur spécial en question. En utilisant les flèches bleues de navigations, la page s'enregistrera automatiquement. 6.2.3. Page conclusion Cette page va permettre d'écrire les projets et thèmes abordés, le commentaire général et les absences / retards. Une zone signature sera également imprimée sur la page conclusion pour permettre à l'élève, aux parents, au directeur de l'établissement et au titulaire de classe de signer manuellement le bulletin. 6.2.4. Demandes en attente chaque demande. Comme vous l'avez compris, le titulaire de classe peut faire plusieurs demandes de remplissage aux professeurs spéciaux et à d'autres intervenants. En cliquant sur «demandes en attente», vous pouvez accéder à l'ensemble des demandes qui concernent cette classe. Le même code de couleur est utilisé pour connaître l'état d'avancement de 19
7. Le rôle des professeurs spéciaux Les professeurs spéciaux et les autres intervenants ne peuvent pas intervenir d'eux-même sur le bulletin. Ce sera toujours aux titulaires de classe de leur donner des tâches à accomplir. Toutes les tâches du professeur spécial seront listées sur la page principale du bulletin. Cette liste conserve le même code de couleur qui permet au professeur spécial de savoir facilement où il en est. En choisissant une des tâches, le professeur spécial aura la possibilité d'utiliser les flèches bleues pour pouvoir naviguer très rapidement parmi ses propres tâches et en cliquant sur la loupe bleue à droite du nom de l'élève, il pourra consulter l'ensemble du bulletin. 20
8. Prévisualisation et impression Au bas de chaque page du bulletin individuel, vous avez la possibilité d'accéder à une prévisualisation du bulletin de cet élève. Lors de l'impression, un «saut de page» à été programmé après chaque page du bulletin. Le haut de chaque page s'imprime avec le nom de l'enfant, sa classe et la date du bulletin. Pour plus d'informations, visualisez la présentation : https://www.instit.info/blt.html ou contactez-nous. Retrouvez-nous sur http://youtube.instit.info 21