La mise en œuvre d'une gestion électronique des documents Alexandre JABORSKA Ingénieur chargé de la Direction des Services Techniques, Logistiques et du Biomédical Centre Hospitalier de Creil
Histoire de Léonard Ou comment passer du papier au numérique (presque) sans douleur...
Résumé Léonard a un problème... Réfléchissons un peu! Soyons pratiques Et demain?
Préambule Léonard travaille aux Services Techniques du Centre hospitalier de Milan, ou Venise, ou Amboise, peu importe... Il est chargé de gérer, sans erreur et le plus efficacement possible, tous les documents utiles à son service.
Léonard a un problème... Il a beaucoup trop de documents! Ses collègues lui en amènent chaque jour plus qu'il ne peut en consulter : Courriers Plans et schémas Compte-rendus de réunion Fiches d'intervention techniques etc.
Il a même plusieurs problèmes Ces documents sont presque tous différents : Texte, tableau, image ou graphique Projets futurs ou existant Sur une seule page ou en liasse etc.
Il a même plusieurs problèmes Non seulement ses collègues veulent y accéder facilement, mais aussi : D autres services de l hôpital Bureau d'étude Architecte Contrôleur technique etc.
Il a même plusieurs problèmes Certains ne veulent plus entendre parler de papier et n'arrêtent pas d'envoyer des courriels avec des pièces jointes Et ils exigent une réponse de la même nature. Bientôt, il leur faudra tout sur le BlackBerry.
Les problèmes de Léonard : Le volume La complexité Le nombre d'interlocuteurs Le contexte des NTIC
Léonard a une idée! Pourquoi ne pas numériser tous ces documents? Uniformité du support Archivage très compact Transmissions faciles Ca fait moderne Mais...
Arrêtons-le un instant Avant d'aller plus loin, il faut prendre un peu de recul et analyser la situation : Qu'est ce qu'un document? Que signifie «gérer»?
Un document
Un document graphique
Encore un autre document
Un document avec tableaux
Et un dernier...
Qu'est-ce qu'un document? Informations Format Support Support (ou (oumédium)
Exemples : Type de document Informations Format Support Courrier Prose de l auteur Mise en page, conventions typographiques Papier Fiche d intervention Données techniques et financières Mise en page de type formulaire Autocopiant Schéma Données fonctionnelles Normes, conventions (charte graphique) Papier, calque, fichier Plan architecture Données dimensionnelles Normes, conventions (charte graphique) Papier, calque, fichier
Document numérisé ou «Scanné» : Remplacement et/ou suppression du support Mais pas de structuration de l'information
Un document numérisé Informations Format Support
Document 1 La Gestion Electronique des Documents La Rochelle, le 19 octobre 2007 Blablabla Blablabla Blablabla
Document 2 La Gestion Electronique des Documents La Rochelle, le 19 octobre 2007 Blablabla Blablabla Blablabla
Un document numérique Informations Format Support
Document numérique indexable Niveau minimum pour faire une gestion Document numérique dont seules quelques informations critiques sont structurées On parle souvent de méta-données (images, musique), mais c'est parfois abusif Il est aussi possible d'extraire quelques données du document.
«Document» numérique pur Les informations sont complètement structurées Il faut un «format» pour en faire un document lisible Plusieurs «formats» sont souvent possibles
Cas particulier du dessin Les éléments graphiques comportent beaucoup d'informations Il est difficile de séparer les informations du format A priori, aucun référentiel ne permet (encore) la codification complètement structurée d'un dessin
Plan généré d'après des données issues d'un SGBD
Le passage au document numérique Est une véritable révolution Modifie profondément certains concepts (la notion d'original, par exemple, perd son sens..) Mais la simple consultation de documents numériques demande des outils...
Gestion Electronique de Documents ou Gestion des Documents Numériques? Créer Rechercher Consulter Modifier Mettre à jour Archiver
Créer L effort à fournir dépend de l écart entre le niveau de numérisation du document de départ et le niveau souhaité Il n est négligeable que si le niveau de départ est suffisant ET identique à l objectif
Rechercher / Consulter Au plus le niveau de numérisation est élevé, au plus la recherche peut être riche La recherche et la consultation nécessitent impérativement des outils L utilisation de formats permet d adapter la consultation aux besoins du demandeur
Modifier / Mettre à jour Avec une numérisation primaire, il faut remplacer un document par un autre Avec une numérisation de haut niveau, la modification et/ou la mise à jour peuvent être automatisés Dans tous les cas, il est souvent préférable de conserver un historique
Archiver Etape assez facile car il existe de nombreux outils informatiques Le plus difficile est de trouver de bonnes clefs d archivage (la date, pratique à utiliser, est parfois insuffisante) Attention à la possibilité de restitution des données et à la conservation des supports
Après réflexion : Léonard sait : De quoi est fait un document Qu il existe différents niveaux de numérisation Que le dessin est un cas difficile Que la notion de gestion est floue
Quelles solutions pour Léonard? Il doit adapter le niveau de numérisation et le type de gestion pour optimiser son gain. Quelques critères : Fréquence d'utilisation des documents Type d'accès (lecture, modification...) Nombre et type d'intervenants Durée d'archivage Coût de la numérisation (en argent et en temps)
Le courrier simple Généralement une simple lecture, à la réception Diffusion restreinte et unidirectionnelle Coût de numérisation assez faible (scanner + indexation) Simple archivage papier + index numérique
Les fiches d'intervention Généralement lectures multiples, utilisation comme preuve et comme suivi technique Diffusion restreinte Archivage important (voire réglementaire) Coût de numérisation assez faible (scanner + indexation) Numérisation basique (scanner) + index numérique (GMAO)
Les fiches d'intervention
Les fiches de locaux Utilisation et mise à jour fréquentes Utilisées par plusieurs intervenants (mais essentiellement internes) Coût de numérisation assez élevé (temps agent) Numérisation complète (Base de données)
Les fiches de locaux
Les DOE Utilisation occasionnelle et en lecture seule Coût de numérisation en général élevé Pas de numérisation systématique (et archivage simple des documents fournis sous forme numérique)
Les plans des locaux Usage très fréquent (lecture et mise à jour) Services utilisateurs multiples en lecture Liens forts avec les fiches locaux Coût de numérisation assez élevé Numérisation indexable (aucun format de numérisation poussée)
Les plans des locaux
Léonard et la Gestion Electronique des Documents La transition est inéluctable Plusieurs systèmes et non un seul De la «Gestion des Documents Numériques» et non de la «Gestion Electronique des Documents» Pas de solution définitive pour les données graphiques
Et demain? A terme, certains spécialistes considèrent que les documents numériques ne se présenteront plus que sous forme de données structurées. Il est donc important de s'y préparer lors de la création de nouveaux types de documents, pour éviter de faire deux fois le travail de numérisation
Et demain? Vers un système unique de gestion des documents numériques. Quel niveau d intégration dans le SIH? Utilisation de formats Libres et Ouverts pour garantir la pérenité et la sécurité. Un format pour les documents graphiques.
Et le dessinateur? Il dessine de moins en moins Ses préoccupations glissent du support vers le format puis vers les informations Son rôle passe donc d exécutant à gestionnaire de données Ses connaissances de la structure hospitalière deviennent plus utiles que ses connaissances techniques
Les pistes à suivre D AutoCAD à ReVit... Les «GED» et la gestion de flux Les Système de Gestion de Base de Données et leurs extension (géo)graphiques L évolution des Système d Information Géographiques vers la 3D Les formats d échanges ouverts (basés sur XML)
Quelques références : Document : forme, signe et médium, les re-formulations du numérique, Roger T. Pédauque, (http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/documents/archives0/00/00/05/11/index_fr.html) Spécifications SVG-XML (http://www.w3.org/) loi n 2004-575 du 21 juin 2004 (définissant le format ouvert) Article Wikipedia «format ouvert»
Merci Léonard!