La GEIDE Historique de La GEIDE Anciennement "Archivage électronique", La Gestion électronique de Documents "GED" est apparu dans les années 80. Mais le terme GED paraissait restrictif par rapport à ses possibilités. En effet, elle induisait une gestion des documents uniquement alors qu'elle ne se limite pas à cela. C'est pour cela, qu'en 1994, naît le terme de GEIDE : Gestion électronique d'informations et de Documents existants. Cette appellation a été décidée par les professionnels français réunis au sein de l'association APROGED. Qu'est-ce que la GEIDE? Dans une définition large, on peut dire que la GEIDE permet de limiter l'usage des supports papier par l'intermédiaire d'un scanner et réduit les contraintes de stockage grâce à l'archivage électronique des données. Mais elle ne se limite pas aux documents numérisés. En effet, elle prend en compte tous les types de fichiers numériques créés ou exploitables par des ordinateurs ou des systèmes numériques. Dans une solution GEIDE, il est possible d'associer au sein même d'un dossier: Fichiers issus de logiciels de bureautique (Traitement de texte, tableur...); Fichiers issus de système centraux (Fichiers d'impression ou "Spool"); Télécopies reçues via des Fax-Modems; Plans; Dessins industriels (de type vectoriel ou raster); Photographies numériques; Courriers électroniques; Documents récupérés sur Internet; Son, Vidéo... Et plus encore! Concrètement, la GEIDE est une solution aux problèmes de Gestion, de Stockage, de Recherche, de Consultation de traitements et de Communication de documents. Les Avantages de la GEIDE Nous avons dénombré 7 avantages important concernant la GEIDE:
1. L'avantage majeur de la GEIDE est de fédérer les moyens et méthodes qui permettent de classer et de réutiliser intelligemment ces informations. 2. Grâce à la GEIDE, le document n'est plus isolé : c'est un élément vivant du système d'information des entreprises. 3. La GEIDE, c'est aussi la possibilité de contrôler qui a accès à quoi grâce à une protection électronique des informations sensibles. 4. La GEIDE, ce sont des erreurs en moins : erreurs de saisie, erreurs de reclassement lors de la manipulation fréquente de dossiers ou pertes par inadvertance ou par malveillance. 5. La GEIDE s'insère dans la majeure partie des systèmes informatiques modernes des entreprises et des administrations, tirant avantageusement parti des environnements clientsserveur. 6. La GEIDE s'insère sans imposer un bouleversement complet des modes de fonctionnement, sans remettre en cause l'existant mais en l'enrichissant de nouvelles fonctions. 7. La GEIDE est à vocation universelle. Elle trouve son utilité partout, dans tous les contextes et à tous les niveaux : o Archivage simplifié ; o Archivage beaucoup plus économique ; o Réduction importante du nombre de photocopies nécessaires ; o Réduction des coûts locatifs pour récupération des rayonnages d'archivage ; o Disposition d'une part importante des papiers de l'entreprise ; o Amélioration de la réactivité de l'entreprise : les dossiers sont instantanément disponibles en tous points du réseau ; o Gain sur les RH : La GEIDE rend les informations accessibles instantanément ce qui économise donc du temps dans la recherche de dossiers pour tous les collaborateurs. Quelles sont les différentes étapes d'un système de GEIDE complet? Entrée dans le système Un système GEIDE compte cinq points d'entrée possible :
Stockages des documents Numérisation Grâce à la numérisation, on peut importer tout type de document papier, sous forme d'image. Cela grâce à un matériel choisit en fonction du débit de numérisation. (Par exemple scanner, carte d'acquisition vidéo ) Reconnaissance optique de caractères (OCR) Cette étape se passe après la numérisation si l'on souhaite transformer l'image en données de type de texte. Fichier Bureautique Point d'entrée en GEIDE des fichiers de type traitement de texte, tableurs Généralement ces fichiers conservent leur format natif. Formulaires électroniques Données couplées d'un fond de page. Ce fond de page est généralement répété dans de nombreux documents (ex : fond avec logo et adresse d'une entreprise). Le fond sera donc stocké séparément des données afin d'éviter de stocker plusieurs fois le fond dans les différents documents. Serveur de fax C'est un des points d'entrée les plus importants d'un système GEIDE. Les Fax sont convertis dans le même format que les images numérisées. Il y a deux niveaux de stockage : le cache sur support magnétique et le support d'archivage (CD-ROM, Magnétique ). Des sauvegardes doivent être faites régulièrement, en plusieurs exemplaires et être placées dans des lieux sécurisés. Restitution des documents Architecture de stockage L'architecture de stockage doit tenir compte de la distribution des unités de stockage qui permet d'organiser plus efficacement le stockage et de l'organisation des caches qui permet d'accroître les performances du système GEIDE. Format Natif L'utilisateur voulant accéder au document doit pour cela posséder l'outils avec lequel le document a été créé. Cette solution peut être problématique si toutes les machines de l'entreprise n'ont pas la même configuration
Architecture d'intégration logicielle. Il n'en reste pas moins intéressant car cela permet de reprendre facilement le fichier, de l'éditer. Visualiseur de documents Le visualiseur de document permet de contourner le problème logiciel du code natif à la condition que le document n'aie pas été créé par un logiciel spécifique à l'entreprise. Envoi vers un serveur fax Fonction très importante dans un système de GEIDE numérique, elle permet de composer des fax uniques à partir de différents documents de différents types. Envoi vers un serveur d'impression Comme pour le serveur de fax, mais pour la composition d'impression. Il y a plusieurs systèmes d'intégration possibles en GEIDE. La complexité de l'intégration dépendra du choix de cette architecture. Recensement des besoins utilisateur Juxtaposition des moteurs Les différents composants sont juxtaposés et l'intégration se fait au niveau applicatif. Cette solution peut entraîner un problème sur l'endroit où se trouvent les données liées. Intégration des moteurs dans la base de données L'intégration se fait directement au niveau du SGBD, ce qui permet un accès uniques aux informations. C'est la solution la plus efficace mais elle ne peut pas être mise en place dans tous les systèmes de GEIDE. Composants Document de base Cette solution permet une indépendance par rapport aux outils utilisés ainsi qu'un bonne adaptation des interfaces applicatives aux besoins de l'entreprise. Elle nécessite une phase importante d'implémentation. Nature des documents Afin de savoir comment seront traités les documents, une étude sur la nature des documents qui seront traités en GEIDE doit être effectuée. Formats et volumes des documents Une analyse du format des documents doit être étudié afin de savoir si on doit traiter du format A4, A3 ou
autre. De même les volumes des documents doivent être évalués afin de pouvoir régler les systèmes de stockage GEIDE en fonction. Mode d'accès aux documents informatisés C'est un des points clés car c'est grâce à cela qu'on pourra accéder à un document rapidement et efficacement. Cycle de vie du document Le cycle de vie d'un document doit comprendre les paramètres suivant : La fréquence d'accès à celui ci, le nombre d'utilisateur y accédant, sa durée de vie en modification et en consultation, sa durée de vie légale