Dématérialisation de factures clients avec Qweeby
Un dispositif validé et reconnu Certification GS1 France pour l émission de factures électroniques conformément à l article 289 V du Code Général des Impôts 3 ème prix lors des E-DOC award 2011 de la FedISA pour l innovation dans le domaine de la gestion électronique des documents et informations Mention spéciale du Jury du concours biennal Eureka organisé par le Conseil Supérieur de l Ordre des Experts Comptables
Le marché est enfin prêt il est aujourd hui possible d intégrer des données dans les systèmes d information automatiquement ou avec des ressources minimales, l échange automatisé de données entre systèmes d information hétérogènes est une pratique maîtrisée, les processus de validation sont largement automatisables grâce à la généralisation des ERP et aisément optimisables par l utilisation des outils de GED et de workflow, Internet permet à un nombre illimité d acteurs de partager une information centralisée pour un coût marginal quasi nul.
L environnement législatif à changer Les conditions techniques, réglementaires et économiques de la facturation électroniques sont réunies : le support électronique est désormais un moyen banalisé de présentation et stockage des données, Internet permet de transporter des données électroniques rapidement pour un coût faible la Directive Européenne du 20 décembre 2001 a imposé aux Etats Membres d intégrer dans leur réglementation nationale deux possibilités pour la facturation dématérialisée fiscalement (les Etats pouvant y ajouter toute autre moyen de leur choix) : la facture électronique de type «EDI», réservée à des échanges de fichiers structurés, la facture électronique signée, s appuyant sur la Directive Européenne sur la signature électronique,
a Les enjeux de la facture électronique dans le B2B La dématérialisation est un sujet métier qui relève des utilisateurs a Les entreprises ont (heureusement) de nombreux clients différents à facturer a Ce n est pas aux clients d imposer leur(s) solution(s) à leur fournisseur a Le processus de facturation est un processus opérationnel et industriel a Le déploiement de la dématérialisation est progressif car tous les clients n acceptent pas en même temps a La dématérialisation requiert de l interopérabilité (formats, certificats, protocoles, archivages ) Permettre à l utilisateur de mettre en œuvre sans requérir de compétences techniques Ouvrir la dématérialisation à tous les clients, quels qu ils soient L émetteur doit disposer d un outil unique capable de répondre aux demandes Insérer la dématérialisation dans le processus et non refondre le processus autour ou dégrader sa productivité Permettre un déploiement souple et non contraignant ; assurer la cohabitation fluide des différents modes de facturation Se focaliser sur le process et garantir l interopérabilité avec les solutions d archivage et les autorités de certification
Point de départ : transmettre des informations entre partenaires Dans les flux transactionnels (commandes, avis d expédition, factures ), ce qui compte ce sont les données ; pas le support de transmission Emetteur Informations Récepteur Facture L émetteur met les informations sur un support matériel (papier) qu il transmet au destinataire qui s empresse de saisir dans son propre système Facture Rapide Fiable Bilatéral
Le traitement d une facture papier est un processus lourd et coûteux Emetteur Récepteur Réalisation de la facture Dépôt à la Poste Réception du courrier Saisie comptable Classement de la facture Impression et mise sous pli Classement de l archive Contrôle et validation Emission du paiement Le côté matériel du flux d information introduit des opérations lourdes et coûteuses Supprimer ce support matériel (dématérialisation) permet de supprimer des opérations lourdes et coûteuses
Toute dématérialisation n a pas valeur légale Le PDF remplace le papier Le destinataire doit imprimer ; il appréciera Un PDF peut facilement être modifié après émission Un PDF n a pas de valeur légale : il n est pas opposables et ouvre la porte à des contestations en cas de contrôle ou de litige. Un client appréciera d être redressé par le fisc si le contrôleur trouve une facture PDF transmise par e-mail La transmission par e-mail manque de fiabilité : aucune garantie sur le destinataire, l acheminement, la noninterception, l intégrité de la transmission et la non répudiation ; beaucoup de failles et de risques Le papier est remplacé par un flux électronique authentique et intègre Le recours à une signature électronique avancée conforme aux dispositions de l art. 1316 du Code Civil (loi du 13 mars 2000) donne au flux électronique une valeur légale qui rend le papier inutile Le recours à un service d horodatage garantit la date certaine du document (lorsque nécessaire) La conservation dans un dispositif d archivage à valeur probatoire assure la durabilité du flux et son opposabilité aux tiers Sans intérêt et dangereux Véritable dématérialisation Les textes : article 1316 du Code Civil
Le cadre fiscal applicable aux factures La réglementation en vigueur vise à garantir l origine certaine des flux de facturation, l impossibilité de les modifier et leur conservation fiable durant les délais applicables Authenticité du flux de facturation électronique Intégrité du flux de facturation électronique Conservation du flux de facturation électronique Accord du client Art. 289 Bis du CGI Echange de fichiers structurés Couramment nommé Facture EDI Liste récapitulative des échanges effectués Contrôles à la génération du message Archivage à valeur probatoire (norme Z42-013) Nécessaire et formalisé par une convention d inter-change Art. 289 V du CGI Echange de fichiers non structurés Couramment nommé «PDF Signé» Signature électronique Conservation pérenne sur un support inaltérable Nécessaire et conservation d une trace formelle de l accord Les textes : article 289 et 96F du Code Général des Impôts (avec les décrets d application parus au BOI d août 2003)
Focus sur l article 289-V du Code Général des Impôts V. - Les factures peuvent, sous réserve de l'acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article. Les conditions d'émission de ces factures, de leur signature électronique et leurs modalités de stockage sont fixées par décret. Lorsqu'elles se présentent sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, les factures doivent être émises dans les conditions précisées à l'article 289 bis. Conditions d application définies dans le BOI du 7 août 2003
Qweeby Un service de facture électronique pour dématérialiser les factures client Connecté aux opérateurs et plateformes de réception Capable de répondre aux cahiers des charges des clients Orienté utilisateurs non techniciens Compatible avec tous les outils de gestion commerciale / ERP Ouvert et interopérable Economique à l installation et à l usage Facile à mettre en œuvre et à déployer
FONCTIONNEMENT
La véritable difficulté de la dématérialisation est ailleurs La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et une diversité de format / protocoles qui n existaient pas avec le papier! Client 1 Papier Emetteur Client 2 Client 3 PDF Signé en GS1 XML PDF Signé et format propriétaire Client 4 PDF Signé en FTP Client EDI L émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients Est-ce à lui de les gérer?
Qweeby transmet un flux conforme aux attentes de chaque destinataire Grand donneur d ordre et autres destinataires Destinataire Format Transmission Auchan France XML Spécifique Directe (AS2) Carrefour France GS1 XML adapté Carrefour B-Process Casino France GS1 XML adapté Casino B-Process SAMSE GS1 XML adapté SAMSE @GP UGAP UBL 2.0 PEPPOL CHORUS UBL 2.0 PEPPOL GSK Spécifique OB10 OB10 Hospitalis Spécifique Hospitalis CEGEDIM SNCF Spécifique Deskom Deskom Point P EDIFACT d96a Direct (AS2) CMEM EDIFACT d96a Direct (RVA) Carrefour Belgique EDIFACT d96a Direct (AS2) Qweeby NET : Notification e-mail tracée avec mise en ligne de la facture pendant 12 mois et génération d un fichier d intégration personnalisable A partir des factures PDF émises par l outil de facturation Nous envoyons à chaque client ce qu il souhaite recevoir Pour tous les clients, grand ou modeste Sans que l émetteur ait à gérer la moindre complexité Tradeshift : transmission sur un compte récepteur ouvert par le client sur la plateforme Tradeshift
La réponse de Qweeby Que la dématérialisation soit à votre initiative ou en réponse à des demandes de vos clients passez facilement de quelques factures dématérialisées dans une masse de papier à quelques factures papier dans une majorité de factures électroniques
Factures sortantes Qweeby génère les flux adaptés aux attentes de TOUS les destinataires, à partir des factures PDF produites par l outil de facturation Factures PDF générées par l outil de facturation ; signature à l émission avec le certificat de l émetteur - Traitement homogène et unifié des flux de facturation émis, selon les différentes voies demandées par les clients - Interface de suivi des flux avec liste récapitulative, fichier des partenaires et restitution en clair - Signature électronique (PKCS, PADES ou XADES par l utilisateur ou en mode délégué) - Dépôt dans l archivage probatoire de l émetteur - Contrôles de cohérence des données Notification e-mail tracée avec fichier d intégration CSV et mise en ligne sur www.qweeby.net 1 <XLM> 2 <CSV> n <UBL> Transmission directe tracée aux destinataires connectés à Qweeby, respect du format d intégration convenu Conversion du PDF en flux EDI et application des obligations fiscales liées (289-Bis du CGI) Transmission via la plateforme du destinataire
Traitement en ligne de facture Traitement en pied Factures entrantes Qweeby concentre des flux de facturation électroniques hétérogènes pour alimenter les outils de gestion interne du récepteur PDF Signé ou non, transmis par voie e-mail PDF Signé ou non transmis par voie automatisée (émission client Qweeby ou autre) Messages EDI transmis en AS2 ou RVA (Allegro) ++302. - Réception centralisée des flux fournisseurs avec suivi d ensemble - Interfaces de suivi des flux avec liste récapitulative, fichier des partenaires et restitution en clair - Mise au format attendu (ligne ou pied selon la source) - Contrôle de la signature (lorsque nécessaire) - Dépôt dans l archivage probatoire du récepteur - Contrôles de cohérence des données Fichier d intégration technique au format attendu par le destinataire pour traitement des factures dans ses systèmes Saisie manuelle des factures sur le portail QweekFacture (www.qweekfacture.com)
Schéma d ensemble Récupération directe en sortie de l outil de facturation Signature par l émetteur avec son certificat de signature électronique Protocoles et formats automatisés pour les clients donneurs d ordres Transmission par protocole sécurisé et tracé ; direct ou via le prestataire du destinataire Copie locale (serveur, GED ) des factures dématérialisées Identification automatique du destinataire et du mode de transmission Externalisation de l impression auprès de l opérateur choisi par l émetteur Impression locale des factures non dématérialisées Application de l IF du 11 01 07 Dépôt dans le dispositif d archivage légal de l émetteur Plateforme de notifications e-mail tracées Transmission via QweebyNET : - Notification au client - Relances automatiques - Alertes de non consultation - Suivi de consultation - Consultation en ligne 24x7 - Conservation pendant 12 mois - Transcription de la facture au format OFX paramétrable
Qweeby s adresse aux PME PMI, voire TPE, avec un modèle cohérent Offre modulaire et packagée, orientée usage, qui facilite la compréhension et la décision Structure de coût simple et lisible qui permet un ROI très rapide et incite au déploiement Livré prêt à l emploi pour une mise en œuvre par les utilisateurs et sans compétences techniques Outil simple et intuitif qui se comprend facilement sans nécessiter de formation
Qweeby est interopérable pour respecter les choix de ses clients La conservation des documents numériques et l identité électronique sont des décisions stratégiques d entreprise, indépendantes de l opérateur des flux
Les bénéfices du dispositif Qweeby Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de changement dans la forme des factures et les pratiques Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis de monter en puissance avec un ROI rapide Adaptation totale au contexte de l émetteur Interopérabilité avec les dispositifs d archivages probatoire et certificats Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d ordre au plus petit destinataire Fourniture systématique d un fichier d intégration (données de la facture dans un format exploitable) privé ou standard Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances, alertes, notifications )
EVOLUTIF
Les options permettent d adapter la dématérialisation à tous les contextes Votre volumétrie dématérialisée augmente Application de l instruction fiscale de janvier 2007 Création automatique des clients dans QweebyNET Détection automatique des factures à dématérialiser Prise en charge de pièces jointes aux factures Découpage PDF Signature en lot Vous voulez gagner en confort et agilité
ECONOMISER DES LA PREMIERE FACTURE ENVOYEE
Gain
Déployer largement et rapidement L ampleur du ROI dépend de l ampleur et de la vitesse du déploiement Mobiliser et engager toute l entreprise pour garantir la cohérence des messages Prendre en compte les demandes ou cahiers des charges des clients sans se focaliser dessus Le proposer à tous ses clients sans chercher à organiser a priori le déploiement Organiser le planning en fonction des réponses clients et de leur planning Eviter le forcing et accompagner les clients en montrant les avantages concrets
Insérer la dématérialisation dans la stratégie générale de l entreprise La dématérialisation est un avantage pour l entreprise : il faut l articuler avec les actions de RSE, de marketing et de communication pour bien la valoriser Veiller à la cohérence avec les outils mis en œuvre dans l entreprise (GED, archivage probatoire, identité numérique ) Intégrer la dématérialisation des factures dans la démarche de Responsabilité Sociale et Environnementale (RSE) de l entreprise Former les utilisateurs pour atteindre tous les avantages et bénéfices de la dématérialisation (et éviter les fausses manœuvres involontaires ) Mettre en avant la dématérialisation pour en faire un facteur concurrentiel différentiant
ROI
Les bénéfices de la dématérialisation Côté émetteur Côté récepteur Fiabilisation du processus de facturation Réduction des temps de transmission Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture Alertes et relances automatisées Réduction des frais généraux : Moins de papier et d impressions Moins d affranchissement Moins d archives à stocker Réduction des coûts opérationnels Moins de manipulations (envoi, classement, mise sous pli, affranchissement, bourrages ) Création d un avantage concurrentiel Facteur différentiant Généralisation aux donneurs d ordres Développement durable Réduction des coûts opérationnels : Moins de manipulations en réception Pas de ressaisies Automatisation des processus de traitement Moins de manipulations de classement Moins d archives à conserver Accès facilité aux factures (en ligne) Suppression de coûts de numérisation / LAD / RAD Fiabilisation de la gestion des paiements Fiabilisation du circuit de validation des factures (et réduction du cycle de traitement) Fiabilité des données de facturation
Notre approche de la dématérialisation Apporter aux utilisateurs les bénéfices de la dématérialisation et leur épargner sa complexité, ; faciliter le déploiement large et rapide auprès de tous les clients Dématérialiser, c est supprimer le flux papier Respect strict du cadre juridique et fiscal de la dématérialisation Dématérialiser, c est rendre exploitable les données contenues dans les documents (ou leur représentation virtuelle) Ce sont les données qui comptent pas leur transcription matérielle Ce n est pas à l émetteur de gérer les différentes solutions, options ou exigences de ses partenaires (et/ou internes) La complexité technique et l interopérabilité sont l affaire de l opérateur Dématérialiser nécessite d avoir l accord du destinataire informé des bénéfices et implications de son choix Apporter des bénéfices réels au récepteur pour obtenir son adhésion
Cas clients Isagri GS1 XML Custom GS1 XML I F @ Salaisons traditionnelles Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a opté dans un premier temps pour le webedi. Face aux ressaisies et manipulations additionnelles imposées, la Sté Duculty a choisi Qweeby pour sa facilité de mise en œuvre et sa simplicité d utilisation. Démarrage : février 2011 Volumétrie concernée : 9000 factures / an Clients déployés : Auchan, Carrefour et Casino Portes, Fenêtres et volets Sollicité par un client Groupe Brémaud décide de se lancer dans la dématérialisation générale de ses factures client. L opérateur proposé par le client ne répondant pas aux attentes de Groupe Brémaud, le choix se porte sur Qweeby qui alimente cet opérateur (@GP) En complément Qweeby transmet les factures aux autres clients via sa plateforme de notifications mail tracées Démarrage : 18 juin 2012 Volumétrie concernée : 61 000 factures / an Client déployés : 4
Cas clients CEGID SAGE GS1 XML I F 289 bis @ Salons de jardin et aménagement extérieur Sollicité par Auchan France pour passer la facture électronique, cette entreprise a choisi Qweeby pour répondre à la demande et déployer à ses autres clients Le groupe Edenside (dont fait partie la marque Madeira) a fourni sa liste clients donneurs d ordres à Qweeby en lui demandant de déployer auprès d un maximum d entre eux les flux électroniques Démarrage Auchan : avril 2012 Volumétrie concernée : 4500 factures Clients déployés : AUCHAN + contacts en cours Robinetterie et équipements de salle de bains haut de gamme Ondyna a identifié la dématérialisation des factures comme un levier de réduction de coût et d efficacité Pour pouvoir déployer largement auprès d une clientèle de grossistes et spécialistes du bâtiment, Ondyna à choisi Qweeby. Démarrage : prévu été 2012 Volumétrie concernée : 38 000 factures / an Clients déployés : -
Ils nous font confiance
Nos partenaires techniques et commerciaux
Les avantages du PDF signé (art. 289-V) Pour la plupart des entreprises, dont une partie seulement des clients est capable de recevoir de l EDI, la facture dématérialisée en PDF signé est l option idéale EDI (art. 289- bis du CGI) Faible part de clients EDI au sein du portefeuille client et/ou les flux EDI représentent une part faible sur l ensemble des flux opérés Les coûts de mise en œuvre et de maintenance sont importants compte tenu du périmètre concerné : le retour sur investissement est faible La maturité technique est faible et/ou les outils en place ne sont pas adaptés PDF Signé (art. 289-V du CGI) Applicable à tous les clients : peut être déployé largement et facilement à l ensemble des clients Coût limité et simple à mettre en œuvre : retour sur investissement réel et rapide Absence de contraintes techniques : compatible avec tous les outils et ne requiert pas de compétences techniques particulières
Une entreprise innovante et un projet humain fort Ceci n est pas essentiel, mais cela nous tient à cœur! Nous sommes implantés en zone franche et recrutons en priorité dans le quartier Nous participons à de nombreuses actions locales et citoyennes Ceci n est pas essentiel, mais cela nous tient à cœur! Nous sommes implantés en zone franche et recrutons en priorité dans le quartier Arnaud Marion Ventes indirectes Chef de Produit Nous participons à de nombreuses Eric actions locales et citoyennes Ventes directes Abdel Exploitation Hanane Relation clients Ludovic Exploitation Hamid Maintenance applicative Macara Relation clients
Les (véritables) points clés de la dématérialisation fiscale de factures Vrai /Faux Explication La signature électronique VRAI L art. 289-V impose la signature électronique comme garantie d authenticité et d intégrité de la facture L horodatage FAUX Le 287 du BOI précise que la signature applicable aux factures ne requiert par l horodatage L archivage électronique probatoire Z42013 FAUX L archivage sur un dispositif Z42013 n est requis que pour les factures dématérialisées selon l art. 289 bis du CGI, pas pour les factures sous forme électronique selon l art. 289-V du CGI L accord du destinataire VRAI L accord formel du destinataire est nécessaire (par acceptation des CGU ou par signature d un accord Le contrôle de la conformité de la signature VRAI Le destinataire est dans l obligation de contrôler la conformité de l empreinte de signature (contrôle que l empreinte cryptographique correspond au document signé et au certificat utilisé) Les fichiers d intégration VRAI La possibilité d intégrer les donnés de la facture par le destinataire sans devoir les saisir est un bénéfice qui contribue à lui faire accepter la dématérialisation La gestion simplifiée des différents flux et formats L intégration dans le processus de facturation VRAI VRAI Dématérialiser ses factures conduit à devoir faire cohabiter dans le processus le papier et l électronique (sans compter les variantes de formats électroniques) La facturation est un processus industriel dont la productivité ne doit (peut) pas être dégradée par la mise en œuvre de la dématérialisation
LE MARCHE
Marché 2 à 3 milliards de factures B2B sont émises chaque année en France
Un marché colossal de 3 Milliards de document/an Factures papier Factures dématerialisées
Marché Un marché français de 3 000 000 entreprises Toutes entreprises émet au moins 20 Documents comptables /mois
La dématérialisation sortante. Emetteur A De multiples récepteurs
Devient de la dématérialisation entrante pour l autre De multiples Emetteurs Récepteur A Avec QWEEBY un portail unique avec tous mes fournisseurs et mes clients, grâce à une authentification unique (TVA)
SAS au capital de 131 400 16 rue Jean-Sébastien Bach 42000 Saint-Etienne www.qweeby.com