INFORMATISATION DU CIMETIÈRE COMMUNAL DE LA VILLE DE CHAMBLY Cahier des Clauses Technique Particulières (C.C.T.P) CONTACT : Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de Monsieur AKABLI Othmane, Responsable du Service Informatique de la Ville de Chambly par mail à l adresse suivante : othmane.akabli@ville-chambly.fr AVERTISSEMENT : les candidats se doivent de signaler à l acheteur public toute erreur, omission, imprécision, contradiction ou ambiguïté qu ils pourraient déceler dans le dossier de consultation. Octobre 2013 Page 1 sur 31
TABLE DES MATIERES 1. PREAMBULE... 4 2. PRÉSENTATION GÉNÉRALE... 4 2.1. PRESENTATION DE LA COLLECTIVITE... 4 2.2. PRESENTATION DU PROJET.... 4 2.3. OBJET DU MARCHE... 5 2.4. COMPOSITION DU MARCHE... 5 2.5. TRANCHES... 5 2.6. VARIANTES.... 5 2.7. CONNAISSANCES DES LIEUX.... 5 2.8. RESPECT DU PROJET.... 5 2.8.1. PRISE DE CONNAISSANCE PREALABLE.... 5 2.8.2. COMPLETUDE DE L OFFRE.... 5 2.8.3. ACCORD OU DEMANDE DE LA VILLE DE CHAMBLY.... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 2.9. NORMES ET REGLEMENTS.... 6 3. TRANCHE FERME : INFORMATISATION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DES CONCESSIONS FUNERAIRES ET CARTO GRAPHIE... 7 3.1. EXISTANT SUR LA COMMUNE DE CHAMBLY.... 7 3.1.1. GESTION ACTUELLE DES CONCESSIONS... 7 3.1.1. LES DIFFICULTES RENCONTREES.... 7 3.1.2. RESSOURCES HUMAINES.... 8 3.1.3. INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE.... 8 3.2. SOLUTION CIBLE... 8 3.2.1. SPECIFICATIONS GENERALE DE LA SOLUTION... 8 3.2.2. ACQUISITION D UN LOGICIEL.... 8 3.2.3. FONCTIONNALITES ATTENDUS...10 3.2.3.1. GESTION ADMINISTRATIVE DES CONCESSIONS FUNERAIRES....11 3.2.3.2. GESTION DES CONCESSIONS...11 3.2.3.3. GESTION DES OPERATIONS FUNERAIRES...14 3.2.3.4. GESTIONS DES PRESTATAIRES....14 3.2.3.5. EDITIONS ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS...15 3.2.3.6. AUTOMATISATION DES OPERATIONS...15 3.2.3.7. STATISTIQUES...15 3.2.3.8. ARCHIVAGE...16 3.2.3.9. CARTOGRAPHIE INTERACTIVE...17 3.2.3.10. INTEGRATION DES DONNEES ET CONTRAINTES...18 3.2.3.11. REPRISE DES DONNEES...18 3.3. CONTRAINTES TECHNIQUES...18 3.3.1. DEFINITION DES EQUIPEMENTS NECESSAIRES:...19 3.3.2. GESTION DES DROITS D'ACCES...19 3.3.3. SECURITE... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 3.3.4. ACCESSIBILITE SITE WEB...19 3.3.5. SERVEURS...19 3.3.6. ARCHITECTURE APPLICATIVE...20 3.3.7. GARANTIE...20 3.4. GESTION DE PROJET....20 3.4.1. CALENDRIER DE MISE EN ŒUVRE....20 3.4.2. PARAMETRAGE ET MISE EN ŒUVRE...21 3.4.3. ASSISTANCE AU DEMARRAGE ET GESTION DE PROJET...20 3.4.4. FORMATIONS....21 3.4.4.1. MODALITES...21 3.4.4.2. FORMATIONS D ADMINISTRATION ET PARAMETRAGE...22 3.4.4.3. 6.4.3 FORMATIONS UTILISATEURS...22 3.4.5. DOCUMENTATION...22 3.4.6. CONTRAINTES LEGALES...22 3.5. MAINTENANCE (POUR LA TF ET LA TC2)...23 3.5.1. CONSISTANCE DES PRESTATIONS DE MAINTENANCE...23 Octobre 2013 Page 2 sur 31
3.5.2. MAINTENANCE LOGICIELLE....23 3.5.2.1. MAINTENANCE CORRECTIVE....23 3.5.2.2. MAINTENANCE EVOLUTIVE ET REGLEMENTAIRE...24 3.5.2.3. MAINTENANCE ADAPTATIVE...24 3.5.2.4. PRESTATIONS ASSOCIEES.... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. 3.5.2.5. ASSISTANCE TELEPHONIQUE....25 3.5.2.6. MAINTENANCE MATERIELLE....25 3.5.2.6.1. MAINTENANCE PREVENTIVE SUR SITE...25 3.5.2.6.2. MAINTENANCE MATERIELLE SUR SITE...25 3.5.2.6.3. SPECIFICATIONS RELATIVES AUX PIECES DETACHEES...27 3.5.2.6.4. GARANTIE TOTALE...27 3.6. CONFIDENTIALITE...28 4. TRANCHE CONDITIONNELLE 1 : REPRISE DES DONNEES...29 4.1. PRESTATION ET TRAVAUX ATTENDUS....29 5. TRANCHE CONDITIONNELLE 2 : ACQUISITION DE BORNES INTERACTIVES...31 5.1. FONCTIONNALITES ATTENDUES ET CARACTERISTIQUES...31 5.1.1. CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES BORNES...31 5.1.2. LES FONCTIONNALITES ATTENDUES :...31 5.1.3. DEPLOIEMENT...31 Octobre 2013 Page 3 sur 31
1. PREAMBULE Les chapitres du présent document décrivent les fournitures et prestations attendues du titulaire du marché. Le présent document est complété du mémoire technique de réponse du titulaire, au sein duquel celui-ci décrit son offre qualitative et quantitative. Dans la suite du document, les termes «la Ville», et «la Personne Publique» désignent la Ville de CHAMBLY. 2. PRÉSENTATION GÉNÉRALE 2.1. Présentation de la collectivité. La ville de Chambly compte 9438 habitants (recensement 2013). C est une ville de l'oise située à environ 40 kilomètres au nord de Paris et environ 35 kilomètres de Beauvais. Sa situation géographique, limitrophe au Val-d'Oise, lui vaut sa dénomination des "Portes de l'oise". La ville de Chambly compte 120 agents permanents dont 4 pour le service Etat-Civil et 2 pour le service informatique. La ville de Chambly dispose aujourd hui d un seul cimetière, non informatisé, où sont répertoriés : 2125 concessions 49 cases de columbarium 50 cavurnes 2.2. Présentation du projet. Afin de renforcer l implication du personnel municipal dans la qualité de se rvice, valoriser son savoirfaire et répondre de façon optimale aux attentes des administrés, la ville de Chambly veut améliorer les services rendus aux usagers avec l informatisation de la gestion administrative et cartographique du cimetière, et la mise en place de borne interactive afin de renseigner tous les administrés sur l emplacement de leur concession. L'informatisation du cimetière, doit dans un premier temps permettre de maîtriser l'ensemble des opérations liées à leur gestion et à améliorer l'e fficacité et la rapidité des services rendus aux familles : contrôle visuel du plan des cimetières et des concessions ; identité des défunts et de leurs ayants droits, données complètes sur la concession, repérage cartographique. A terme, le cimetière sera doté d un totem d information interactif permettant ainsi de renseigner les familles en quelques minutes. 2.3. Attente de la ville de Chambly : Outre l adaptation aux besoins fonctionnels et aux orientations techniques de la ville, les services utilisateurs demandent : Leur autonomie dans l'utilisation de la solution. Le respect de la confidentialité et la sécurisation des accès. Une réaction rapide et fiable du titulaire lors de la modification de la réglementation funéraire. Une bonne qualité des documents produits : lisibilité, paramétrage, conformité administrative et juridique. La présence, dans la solution, d'outils permettant d'accéder facilement aux informations ainsi que d'établir des statistiques. Octobre 2013 Page 4 sur 31
La possibilité de saisir l'historique d'une concession postérieurement à la dernière situation. 2.4. Objet du marché. Les stipulations du présent (CCTP) ont pour objet L acquisition d un logiciel pour la gestion administrative et cartographique du cimetière de la v ille de Chambly, la reprise de données et la mise en place de bornes interactives Composition du marché Le marché est composé de plusieurs tranches qui comprennent l informatisation de la gestion administrative et cartographique des cimetières, la reprise des données et l acquisition de bornes interactives. 2.5. Tranches. Ce marché comporte une tranche ferme et deux tranches conditionnelles : Tranche ferme : l informatisation de la gestion administrative et cartographique des cimetières. Tranche conditionnelle 1 : Reprise de données sur site. Tranche conditionnelle 2 : Acquisition de bornes interactives. Ces tranches conditionnelles pourront être affermies ou non, indépendamment les unes des autres. 2.6. Variantes. Les variantes sont autorisées uniquement sur la tranche ferme et concernant l infrastructure Technologique. 2.7. Connaissances des lieux. Les soumissionnaires sont tenus de prendre connaissance de tous les éléments mis à leurs dispositions et de s enquérir de toutes les informations qui leur se mbleraient utiles pour répondre aux exigences du présent document. Les soumissionnaires ne sauraient se prévaloir, postérieurement à la remise de leur offre, d une connaissance insuffisante du site, ainsi que de tous les éléments locaux tels que plans, registres, etc 2.8. Respect du projet. 2.8.1. Prise de connaissance préalable. Les soumissionnaires devront impérativement prendre connaissance de l ensemble des éléments exposés dans ce CCTP de manière à avoir une parfaite connaissance du projet. Toute erreur ou omission relevée par un soumissionnaire dans les pièces du projet remises à l appui du dossier de consultation devra être signalée à la Personne Publique avant la remise des offres afin d être répercutée à l ensemble des concurrents. Une fois l offre de prix remise, les soumissionnaires ne pourront se prévaloir d une erreur ou d une omission dans les documents d appel à la concurrence pour réclamer un supplément au prix forfaitaire qu ils auront consenti. 2.8.2. Complétude de l offre. Octobre 2013 Page 5 sur 31
Chaque soumissionnaire devra inclure dans sa proposition toutes les prestations nécessaires pour assurer le parfait achèvement et le bon fonctionnement de sa prestation. 2.8.3. Description des prestations associées Ce chapitre présente les différentes prestations que le Titulaire devra prendre en compte dans le cadre du projet. Ces prestations couvrent la conduite de projet, mais aussi le transfert de compétences et la maintenance. 2.8.3.1. Phase d initialisation du projet Cette phase permettra de valider le planning détaillé d exécution que le Titulaire a remis à l appui de son offre ainsi que les aspects organisationnels, équipes, circuits de communications, moyens techniques et humains, méthode projet, validation des fournitures livrées, etc. 2.8.3.2. Phase de spécification et de conception Cette phase doit d une part formaliser l expression des besoins et la solution sur le plan fonctionnel, et d autre part détailler la solution technique proposée en abordant les aspects techniques de réalisation pour l atteinte des objectifs fonctionnels exprimés. Les aspects ingénierie, intégration, méthode de tests, fonctions testées devront être définis et validés lors de cette phase. Cette phase est utilisée pour finaliser le périmètre pilote sur les aspects fonctionnels et organisationnels. 2.8.3.3. Phase de déploiement Cette phase de déploiement porte sur l intégration et la configuration définitive de l application dans le système d information de la ville de Chambly. Le Titulaire devra au minimum prendre en charge les activités suivantes : La gestion des commandes, le transport, le déchargement et la manutention sur site, La coordination avec le service informatique pour les aspects «câblage» et locaux techniques, Le montage et repérage des équipements, La fourniture de tous éléments nécessaire au bon fonctionnement de l application et des composants associés. Le contrôle de l installation, Le paramétrage, La rédaction du dossier d intégration. L installation sera réalisée en coordination avec le service informatique de la Ville de Chambly. Dans ce cadre, le Titulaire fournira tous les pré-requis nécessaires dans un document de spécification techniques. 2.8.3.4. Phase de mise en ordre de marche Ce jalon est un point de contrôle important dans l avancement du projet. En effet, la mise en ordre de marche sera prononcée par la ville de Chambly qu après réalisation des prestations suivantes : La livraison de l'intégralité des matériels et logiciels nécessaires au périmètre du présent marché, L'installation et le paramétrage de tous les matériels et logiciels au périmètre du présent marché, La reprise et/ou l intégration des données. Octobre 2013 Page 6 sur 31
La fourniture des documentations techniques et des procédures, ainsi que des supports de formation. La formation du personnel et le transfert de compétence. Toutes les phases du projet devront être réalisées qu après accord de la ville de Chambly et la fin de la phase précédente. 3. TRANCHE FERME : INFORMATISATION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DES CONCESSIONS FUNERAIRES ET CARTOGRAPHIE 3.1. Existant sur la commune de Chambly. 3.1.1. Gestion actuelle des concessions La gestion des concessions s effectue à travers les supports suivants : Les registres des concessions accordées : - le registre des concessions accordées pour 15 ans dans le «nouveau cimetière» (de 1996 à ce jour) - le registre des concessions accordées pour 30 ans dans le «nouveau cimetière» (de 1977 à ce jour) - le registre des concessions accordées pour 50 ans dans le «nouveau cimetière» (de 1980 à ce jour) - le registre des concessions accordées pour 30 ans et 50 ans dans «l ancien cimetière» (de 2004 à nos jours) - le registre des columbariums (de 1996 à ce jour) - le registre des cavurnes (de 2011 à ce jour) Le registre des inhumations : Ce registre répertorie, par ordre chronologique, les inhumations, dépôts d urne et dispersions de cendres de 2004 à nos jours. Le registre des enregistrements de concessions : Ce registre répertorie tous les achats de concessions, cases de columbariums et cavurnes depuis 1947. Le plan du cimetière : Il permet un repérage géographique des allées et des tombes, chaque concession étant matérialis ée avec le n de la concession et le nom du concessionnaire. Les fiches KARDEX : Chaque fiche correspond à une concession et est classée par ordre alphabétique de concessionnaire. Elles indiquent : le nom, l adresse et les ayants-droit du concessionnaire, la date d acquisition, la durée de la concession, présence ou non de caveau, et sont mises à jour à chaque inhumation. 3.1.1. Les difficultés rencontrées. La recherche d informations Ces vieux registres sont utilisés lorsqu une personne se présente à l accueil d u cimetière avec un simple nom comme information pour retrouver la concession et la localisation du caveau. La volumétrie Octobre 2013 Page 7 sur 31
La reprise des concessions échues pose également problème car elle impose au conservateur de consulter 2125 concessions dans les différents registres afin de procéder au renouvellement des concessions échues. 3.1.2. Ressources humaines. La gestion du cimetière est assurée par un chef de service assisté de 3 personnes. Leur bureau est basé à la Mairie Annexe, place de l hôtel de ville, 60230 Chambly. 3.1.3. Infrastructure informatique. Le réseau de la collectivité fonctionne sur une architecture TCP/IP. Il est relié aux différents sites (actuellement 12) en fibre optique (réseau privé) y compris les futurs locaux du cimetière. Le fournisseur doit donner ses pré-requis techniques pour le bon fonctionnement de son logiciel. Les serveurs : De type VMware, chaque serveur héberge de 5 à 10 serveurs virtuels sous Windows 2003, Windows 2008 ou Windows 2012. Un serveur virtuel héberge, sous Oracle, l'application de gestion de l'état civil «JVS MAIRISTEM». Les postes utilisateurs : Des unités centrales sous Windows XP/7 avec au minimum 2 Go de RAM et une connexion Ethernet 100 et des écrans 19 pouces. Les outils : Les navigateurs Internet explorer 8 (minimum) ou Firefox 15. Les outils bureautiques Microsoft Office 2007 et Acrobat Reader XI. La messagerie avec le client Microsoft Office Outlook 2007 via la technologie Microsoft Exchange Server 2007. Les imprimantes : Elles sont en réseau et partagées. Les photocopieurs, en réseau, font aussi office d'imprimante. 3.2. Solution Cible. 3.2.1. Spécifications générale de la solution Le logiciel devra répondre à l ensemble de la législation funéraire (Code général des collectivités territoriales, tel que modifié par la loi n 2008-1350 du 19.12.2008, relative aux opérations funéraires. 3.2.2. Acquisition d un logiciel. La solution retenue devra répondre aux exigences suivantes : Etre conforme au CGCT (Code général des collectivités territoriales) et à la jurisprudence en vigueur. Faciliter la gestion du cimetière de Chambly, notamment dans la relation aux usagers. Permettre la gestion des concessions et leurs reprises ainsi que la gestion administrative d u cimetière. Répondre aux fonctionnalités souhaitées et s adapter aux fonctionnements spécifiques Octobre 2013 Page 8 sur 31
Etre simple d utilisation et administrable par le chef de projet utilisateur. La mise en place de la solution devra : Tenir compte des étapes préalables de numérisation et de reprises de données, Permettre une représentation graphique du cimetière, liée à la gestion administrative. Intégrer l utilisation de bornes interactives destinées à renseigner les administrés sur l emplacement de leurs concessions. Etre déployée progressivement selon les besoins de la Mairie de Chambly. Octobre 2013 Page 9 sur 31
3.2.3. Fonctionnalités attendus 3.2.3.1. Des aides à la saisie : les coordonnées de toutes les villes de France : N Insee code postal actuel identités actuelle et ancienne (par exemple : Charleville-Mézières et Charleville) départements actuel et ancien (par exemple : Paris et Seine) les voies de la collectivité (intégration d'un fichier rues) la liste de tous les pays un calendrier et un gestionnaire de dates. Toutes les dates devront être saisies sous le format JJ/MM/AAAA (01/10/2012 15/11/2012 00/00/2012) et être traduites de façon scripturaire (selon le cas) par : «1er octobre 2013» «15 novembre 2013» «en 2013» (pour une date de naissance inconnue) 3.2.3.2. Les données de base : Afin de paramétrer le progiciel, la ville doit pouvoir inclure à minima les données suivantes : Coordonnées de la ville - logo signature numérisée de l'élu L'adresse du cimetière Identification des espaces : Terrain commun Dépositoire Ossuaires Terrains concédés Espaces cinéraire Numérotation des espaces (alphanumérique) : N de série Nom de l'allée N d'emplacement Durée des concessions : 15 ans 30 ans 50 ans Perpétuelles Types de concessions : Pleine terre Cavurnes Columbarium Caveau Types d'aménagement : Caveau Cavurnes Cases de colombarium Entourage (bandeaux) Pierre tombale Stèle Chapelle Autres élévations Signe sépulcral (emblème religieux, militaire, associatif) Autres signes sépulcraux : épitaphe, statue, autre (champ libre) enveloppes de dépôt des corps : cercueil cercueil hermétique Octobre 2013 Page 10 sur 31
reliquaire urne Tarifs funéraires avec historique Identification des opérateurs : pompes funèbres marbriers raison sociale NOM Prénom adresse code postal ville numéros de téléphone et de télécopieur adresse électronique numéro d'habilitation durée de l'habilitation Identification des intervenants : Concessionnaires (titulaire Cotitulaire) conjoint partenaire pacsé concubin ayants droit héritiers légataire... personnes inhumées travaux Courriers et échanges divers 3.2.3.3. Gestion administrative des concessions funéraires. Les fonctionnalités attendues pour les concessions sont : Création, modification, suppression de concessions, leurs concessionnaires et les ayantdroits. Taille de la concession, nombre de corps, marbrier L historique de chaque concession accessible directement par la fiche concession Possibilité de joindre une photo numérique de chaque tombe Les fonctionnalités attendues pour les concessionnaires et les ayant droits : Les renseignements d'état civil, d'adresse, de date Les éléments de facturation. Un module de recherches multicritères (noms, prénoms des concessionnaires et des personnes inhumées, dates d inhumation, numéros de plan..), ainsi qu un module de facturation devront être inclus dans la solution. 3.2.3.4. Gestion des concessions Le logiciel devra permettre la gestion des concessions (cimetière et columbarium) en répondant à minima aux fonctionnalités suivantes : Situation des concessions Gestion des Familles, Concessionnaires, Ayant-droits, Défunts. Gestion des procédures. Gestion des documents associés à la concession. Gestion des travaux. Génération de documents (actes de concessions, factures, titre de recette provisoire, autorisation d'inhumation, Editions des documents administratifs), Génération de statistiques et export de données. Le progiciel doit permettre la localisation, la description des concessions et toutes leurs spécificités. Il disposera d'un moteur de recherche multicritères permettant un accès rapide sur les champs proposés dans les différents modules. Octobre 2013 Page 11 sur 31
Les informations listées ci-dessous sont a minima ce qui doit être proposé dans le progiciel. L'emplacement de la concession : o N de l'allée o N de série o N de concessions o N de case dans le columbarium o N de cavurne o indexation avec la cartographie La description de la concession : o coordonnées des concessionnaires o coordonnées des ayant droits o coordonnées des héritiers o durée de la concession o type de la concession o superficie o capacité/nombre de places o occupation (nombre de cercueils, reliquaires, urnes) o type d'aménagement o enveloppe de dépôt des corps o prix de la concession o date d'attribution o date d'échéance o rattachement à la concession de documents liés (photos, plans, titres, courriers divers...) Dispositions particulières : o autorisations (inhumation, exhumation, réduction) o oppositions (inhumation, exhumation, réduction) spécificités techniques : o monument (type/état) o ouverture (frontale, dalle supérieure, nombre de portes) o urne scellée sur le monument o autres à définir (évolutions possibles) historique : o rétrocession o donation / legs o reprise par la commune concession temporaire : o date d'échéance o nombre de renouvellements (suivi) Octobre 2013 Page 12 sur 31
3.2.3.5. La gestion des mouvements de corps Le progiciel doit permettre la gestion des exhumations, des inhumations, des dépôts d'urnes et des dispersions decendres et réduction de corps. Il doit proposer un système d'alertes indiquant les autorisations ou oppositions à tous mouvements de corps. les exhumations : o références de la concession d'où le corps est exhumé o date d exhumation o nom et prénom de la personne exhumée o réduction de corps o références de la concession où le défunt est réinhumé o lieu où le défunt est réinhumé o enlèvement d une urne, d une case d un columbarium ou d'un cavurne les inhumations : o cimetière où a lieu l inhumation o références de la concession ou le corps est inhumé o renseignements sur le défunt o date de l inhumation o date de dépôt au caveau provisoire les dépots d urnes : o cimetière où a lieu le dépôt o N de la case du columbarium o N de la cavurne o durée de la concession o renseignements sur le défunt o date du dépôt la dispersion des cendres : o lieu de la dispersion o date de la dispersion o renseignements sur le défunt o date de la dispersion des cendres des personnes exhumées suite à des reprises de terrain par la Ville 3.2.3.6. La procédure de reprise des concessions Le progiciel doit également permettre de gérer les reprises de concessions. Un outil, de type agenda, intégré au produit permettra une gestion prévisionnelle de toutes ces procédures, notamment la reprise des concessions en état d abandon. la procédure de reprise administrative des concessions : o références de la concession o durée de la concession o date d échéance de la concession o renseignements sur le concessionnaire o renseignements sur les ayant droits o renseignements sur les personnes inhumées o historique de la concession o date de la reprise o renseignements sur les objets et monuments récupérés sur la sépulture o date et lieu de dépôt des ossements des défunts exhumés o renseignements relatifs à une éventuelle opposition à la crémation o renseignements sur le devenir du terrain repris o édition de courriers Octobre 2013 Page 13 sur 31
la reprise des concessions en état d abandon : o références de la concession o durée de la concession o date d échéance de la concession o renseignements sur le concessionnaire o renseignements sur les ayants droit o renseignements sur les personnes inhumées o historique de la concession o date de la reprise o renseignements sur les objets et monuments récupérés sur la sépulture o date et lieu de dépôt des ossements des défunts exhumés à l ossuaire o renseignements relatifs à une éventuelle opposition à la crémation o renseignements sur le devenir du terrain repris o édition des procès-verbaux de reprise o édition de courriers la reprise de cases aux columbariums ou de cavurnes : o références de la concession o durée de la concession o date d échéance de la concession o renseignements sur le concessionnaire o renseignements sur les ayants droit o renseignements sur les personnes inhumées o historique de la concession o date de la reprise o renseignements sur le devenir de la case ou de la cavurne reprises o édition de courriers 3.2.3.7. Gestion des opérations funéraires. Les fonctionnalités attendues sont les suivantes : Effectuer des opérations d inhumation, d exhumation et de travaux sur l ensemble des concessions. Calculer le montant des concessions, des taxes et des vacations de police. 3.2.3.8. Gestions des prestataires. Les fonctionnalités attendues sont les suivantes : Gestion des fiches des prestataires : marbreries, pompes funèbres Gestion de leurs interventions, délais dans les travaux, incidents et tenue de l historique. Octobre 2013 Page 14 sur 31
3.2.3.9. Editions et documents administrati fs Les fonctionnalités attendues à minima sont les suivantes : Titre de concession, Autorisation de fermeture de cercueil (en liaison avec le logiciel JVS) Autorisation de transport de corps sans mise en bière Autorisation de transport de corps après mise en bière Autorisation de crémation (en liaison avec le logiciel JVS) Confirmation d achat ou de renouvellement de la concession Autorisation d inhumer une urne Autorisation d exhumation Autorisation d inhumation Autorisation de dispersion Autorisation de circulation Demande d arrivée d urne Opération funéraire Soins de conservations Factures (titres de recettes?) Autorisation de travaux Fiche de renseignement par concession La solution devra impérativement permettre l export de données vers Word (2007-2010) ou Excel ou Open Office (Dernière version). 3.2.3.10. Automatisation des opérations Le logiciel devra permettre une automatisation des procédures et des évènements. Il proposera les fonctionnalités suivantes : La détection des concessions échues (liste de ces concessions classées par date d'expiration) Les envois de courriers de relance La procédure de reprise de concessions en état d abandon Un planificateur de tâches dont l objectif est de simplifier et de sécuriser au maximum les opérations administratives en proposant une liste de tâches à effectuer. 3.2.3.11. Editions Statistiques et Tableaux de bord Indépendamment du requêteur, le progiciel doit proposer en standard les listes, statistiques et tableaux de bord utiles aux pratiques d une ville de la taille de Chambly pour la gestion des affaires Funéraires. La solution doit permettre un publipostage automatique pour l'envoi des courriers ou autres documents aux familles. Le module statistique doit pouvoir éditer des tableaux et des graphiques, soit directement, soit par export vers un classeur. Les possibilités de choix multicritères, de tris et de niveaux de rupture doivent être suffisantes pour couvrir tous ces besoins. Octobre 2013 Page 15 sur 31
Outil de requêtes ou infocentre : La solution doit proposer une gestion de requêtes soit : un système de requête simple sur l ensemble des tables de données disponibles. une exploitation possible et sans limitation de ces requêtes sur tous les champs des différentes tables de données existantes. des requêtes personnalisables et paramétrables globale ment ou/et par utilisateur. la possibilité d enregistrement de ces requêtes et leur intégration dans le progiciel. Import/export d'informations Les résultats de requêtes peuvent faire l objet d exportations vers un traitement de texte, un tableur courant, une messagerie ou vers des pages WEB. La proposition doit être compatible avec les outils utilisés par la collectivité. Cette liste n est pas exhaustive. La solution devra impérativement permettre l export des données statistiques vers Word ou Excel ou Open Office. 3.2.3.12. Archivage Un système d archivage devra être inclus dans la solution. Les données archivées devront être consultables facilement. Octobre 2013 Page 16 sur 31
3.2.3.13. Cartographie interactive. Le progiciel devra permettre la mise à jour des données cartographiques et alphanuméri ques (par carré et par concession) en temps réel. L'accès à l'ensemble des emplacements doit se faire par 2 entrées : depuis le volet cartographique ou depuis les fiches de renseignements. Saisie des données cartographiques : La collectivité fournit les fichiers de type DXF et DWG des données graphiques numérisées et vectorielles. La solution doit aussi posséder des outils d'importation de données cartographiques du type DXF ou DWG. L'outil de gestion doit rendre possible par les administrateurs la création, la suppression et la modification d'un emplacement de la cartographie qui sera renseigné ensuite. Visualisation et édition des données cartographiques : Tous les éléments ponctuels ou linéaires devront être visualisables par des couleurs et/ou symboles gérés dans des tables. La visualisation et l'édition des concessions arrivant à échéance devront être possibles sur une période définie. A partir d'une sélection d'emplacement, les données (la photographie de la concession, le nom du concessionnaire fondateur, les noms des personnes inhumées et leur date d'inhumation, le nombre de places restantes) devront s'afficher, de même pour les espaces cinéraires et les ossuaires sous forme d'une liste indiquant les noms, prénom et date de dépôt ou de dispersion des cendres selon le cas. La représentation des concessions sera définie par défaut, mais modifiable selon les besoins des utilisateurs. Afin de ne pas surcharger le volet cartographique, les symboles s'adapteront au niveau de zoom et seront orientables. La représentation des columbariums devra être possible par face. Les fonctionnalités attendues : Gestion graphique de l intégralité du plan des cimetières. Existence d un lien bijectif entre la représentation cartographique et la gestion administrative Analyses cartographiques et thématiques sur l état d occupation des concessions. Analyses sur les concessions concédées ou non, à reprendre, pleines, vides, sur l état d entretien. Le produit devra proposer une gestion cartographique des cimetières afin de disposer : D une gestion souple des emplacements à partir du logiciel, sans connaissance métier spécifique particulière (possibilité d ajouter, de supprimer ou de modifier des emplacements sur le plan) D une localisation rapide des emplacements (possibilité de prévoir l identification des emplacements par une numérotation alpha numérique) D une consultation directe des renseignements d une concession, des défunts à partir du plan. De recherches sur le plan (recherches par durée, par type d emplacement, emplacements libres) D éditions graphiques des plans. Octobre 2013 Page 17 sur 31
D une gestion des équipements (ossuaire, columbarium, jardin des souvenirs, caveau temporaire) De repères visuels graphiques (Emplacements disponibles, concessions échues, type de sépultures). Le logiciel devra permettre la modification de ce plan en ajout, suppression et modification graphique. En option, le soumissionnaire proposera un chiffrage pour la réalisation d un plan de cimetiére. 3.2.3.14. Intégration des données et contraintes L'intégration des données numériques est à la charge du candidat. Le candidat indiquera dans son mémoire technique les modalités d'exécution et dans le cadre de réponse le coût qui en découle. Ces données exportées seront issues des travaux prévus dans la Tranche conditionnelle 1 suivant la démarche décrite ci-dessous : 1. Les données du cimetière reprises dans un tableau Excel qui devront être intégrées dans le nouveau logiciel. 2. Les données issues de la saisie des divers registres papier stockés également dans des tableaux Excel (TC1) 3.2.3.15. Reprise des données La volumétrie étant très importante, le service Etat-Civil ne pourra assumer cette tâche dans le cadre de son fonctionnement quotidien. Le résultat des prestations issues de la TC1 sera un tableau Excel. 3.2.4. Prestations supplémentaires La solution inclura en option obligatoire la mise en œuvre d'un portail web, intégrable sur le site de la ville, qui permettra d'améliorer la gestion des relations avec le citoyen. Les administrés pourront localiser l'emplacement funéraire d'un défunt et obtiendront des informations concernant leur concession. Octobre 2013 Page 18 sur 31
3.3. Contraintes techniques. 3.3.1. Définition des équipements nécessaires: Le candidat précisera dans son offre, les systèmes d'exploitation clients et serveurs supportés par le logiciel ainsi que les ressources disque et mémoire préconisées. Il précisera également si une suite bureautique particulière est nécessaire pour l'édition des documents et indiquera les versions minimums supportées par le logiciel. Dans le cas où le logiciel exploite une base de données relationnelle, le candidat précisera les caractéristiques de cette base de données et inclura le coût des licences éventuelles dans son offre. Dans le cas où la base de données serait centralisée sur un serveur hébergé, le candidat précisera le type et le coût des licences d'accès éventuelles. 3.3.2. Gestion des droits d'accès Le logiciel permettra le paramétrage des droits des utilisateurs par profils en définissant : L'accès à un module ou une fonctionnalité L'accès en modification ou en consultation uniquement Les profils utilisateurs seront sécurisés par un mot de passe spécifique à chaque utilisateur. Cette gestion des droits sera accessible par le service informatique de la commune à l'aide d'un login administrateur spécifique. 3.3.3. Accessibilité site Web L application doit être Compatible au référentiel d accessibilité internet RGAA 2.2 ou WCAG 2.0. En sachant que RGAA = obligation légale et que WCAG est une méthode d application et d évaluation de l accessibilité (par exemple label Wcag inclut RGAA (label bronze, argent, or). 3.3.4. Serveurs La réponse doit comprendre un descriptif précis et complet de l architecture technique de la solution en détaillant les aspects matériel et logiciels tant pour les clients que pour les serveurs. Les solutions proposées doivent s appuyer sur des standards reconnus. Les systèmes d information de la Ville de Chambly s articulent autour de machines serveurs virtuelle s dont la partie repose sur des plates-formes 64 Bits et principalement de marque DELL. Les environnements logiciels sont VMWare ESX, Microsoft Windows Server, Linux Red Hat; Octobre 2013 Page 19 sur 31
Les systèmes d exploitation utilisés sont les suivants : Windows 2008 et 2012 server, AIX, Linux pour les serveurs (Red Hat), Les technologies de virtualisation suivantes sont utilisées : Vmware VI 3.5, Vsphere 4.1 3.3.5. Architecture applicative La Ville de Chambly migre la majorité de ses logiciels C/S en mode Web, afin de réduire les coûts de maintenance de ses postes et permettre l accès aux mobiles (PC portable, tablette ou smart phone..). La solution souhaitée est donc une solution «Full Web». Le logiciel devra être accessible à partir des postes informatiques du réseau de la Mairie de Chambly sur authentification. La présente consultation est ouverte aux propositions de développements reposant sur des solutions open source. 3.3.6. Garantie Le produit sera garanti pour une période minimale d'un an à compter de la déclaration de procès - verbal de vérification de service régulier. Pendant cette période, le titulaire du marché assurera à sa charge le s maintenances corrective et évolutive du progiciel. 3.4. Gestion de projet. 3.4.1. Calendrier de mise en œuvre. La Ville de Chambly souhaite démarrer l exploitation en réel au mois d avril 2014. Pour parvenir à cet objectif, l application devra avoir été au préalable installée, paramétrée et testée, les utilisateurs ayant reçu les formations nécessaires. Le soumissionnaire proposera un planning précis intégrant l'installation, le paramétrage, la formation, la reprise de la cartographie, une phase de test et le démarrage en réel, en tenant compte des objectifs fixés par La Ville de Chambly. Il précisera les différents intervenants, leurs taches pour chaque intervention et la charge de temps pour la ville de Chambly. Le titulaire prévoira un nombre de jours d assistance et de formation suffisant pour une autonomie dans l utilisation quotidienne du logiciel et de l'administration. Les étapes de ce calendrier feront l objet d un planning contractuel, révisable, signé des deux parties. Le titulaire s expose à des pénalités de retard en cas de dépassement des échéances prévues au calendrier, telles que définies au C.C.A.P. du présent marché. 3.4.2. Assistance au démarrage et gestion de projet Dans un souci d accompagnement et de bon déroulement de la mise en œuvre du progiciel, le titulaire proposera à la Ville de Chambly des prestations de suivi de projet pour assurer un suivi régulier du cadrage du projet et de son état d avancement. Octobre 2013 Page 20 sur 31