Retour d expérience sur la mise en place du SERVICE FACTURIER

Retour d expérience sur la mise en place du SERVICE FACTURIER Réunion des Musées Nationaux Grand Palais des Champs-Elysées 10 et 13 mars 2014

Sommaire de la présentation 1- Le contexte 2- Présentation globale de la réforme 3- La mise en place du service facturier Projet Arpège page 2

1- Le contexte Présentation de la Rmn-GP La refonte du PGI budgétaire et comptable et la modernisation de l organisation financière Projet Arpège page 3

1- Le contexte : la Rmn-Grand Palais EPIC, opérateur culturel né de la fusion de La Réunion des musées nationaux et du Grand Palais des Champs-Élysées (décret du 13 janvier 2011). Les missions principales : Production d expositions et accueil d évènements culturels, notamment au Grand Palais. Diffusion de la culture à travers notamment une activité éditoriale, un réseau de librairies boutiques et une agence photographique. Les chiffres clés Un budget de fonctionnement de 150 M. Un chiffre d affaires commercial de 120 M. 19,7 M de subventions pour charges de service public (13% du budget). 45 000 factures prises en charges. 14 500 factures (titres de recettes) encaissées. 48 régies de recettes et d avances (81 M encaissés par ce biais). 1047 ETPT, salariés de droit privé Les particularités De nombreux métiers, obéissant à des logiques économiques propres, à la fois de service public et de nature plus commerciale. Un progiciel comptable spécifique, intégrant les activités de production et les fonctions commerciales (SAGE X3). Une quasi entreprise, soumise à la fois au code du commerce, au droit du travail et aux règles de la gestion publique. Un environnement concurrentiel (70% du CA dans le champ concurrentiel). Projet Arpège page 4

1- Une refonte globale des outils et de l organisation financière Nécessité de remplacer le PGI comptable et financier pour doter l établissement d un outil plus moderne, aux fonctionnalités plus riches et répondant mieux aux exigences des métiers (gestion des ventes, des stocks, des achats, des éditions). Besoin de faire évoluer l organisation de la fonction financière pour la moderniser et l adapter à l organisation de l établissement suite à la fusion. Parti pris de refondre simultanément la chaine de la dépense avec la mise en place du service facturier à l agence comptable, dont la création s est donc inscrite dans une réforme plus globale. => Un double changement de système d information et d organisation, à gérer simultanément Projet Arpège page 5

2 Présentation globale de la réforme Les objectifs poursuivis Le calendrier du projet Une nouvelle répartition des rôles entre l ordonnateur et le comptable La refonte de la chaîne de la dépense Projet Arpège page 6

2- Les objectifs poursuivis Simplifier et fluidifier la chaîne de la dépense par suppression des contrôles redondants, avec une nouvelle répartition des rôles entre l ordonnateur et le comptable et par la dématérialisation des circuits de validation. Enrichir les fonctionnalités du PGI budgétaire et comptable : Renforcer les outils de pilotage de l établissement. Introduire une comptabilité des engagements dès le 1 er euro. Moderniser les procédures : Dématérialisation des échanges et des pièces justificatives. Généralisation du parapheur électronique («workflows», scan des factures si nécessaire). Partage de répertoires et de référentiels communs pour consulter les pièces justificatives (base marché, référentiels fournisseurs, articles). Un objectif transversal d accroissement de l efficacité et de la performance globales de la fonction financière et comptable. Projet Arpège page 7

2- Les dates clés du projet Projet Arpège page 8 1 er janvier 2014 Déploiement du logiciel et mise en place de la nouvelle organisation comptable et financière intégrant le service facturier

2- Une nouvelle organisation de la fonction financière Chacun des acteurs de la chaîne de la dépense recentré sur son cœur de métier Les services opérationnels en liaison avec la direction des achats en charge : de la définition de leurs besoins ; des modalités de passation des contrats/marchés; de la création de leurs commandes dans l outil ; Les services administratifs et financiers de l ordonnateur (SAFs) en charge : d apporter aux directions opérationnelles une aide à la saisie des commandes ou selon les cas en passant directement les commandes pour le compte des opérationnels ; du pilotage budgétaire et de la gestion financière de leur(s) direction(s) de rattachement. L agence comptable/ Service Facturier, en charge : du traitement, du contrôle et du paiement des factures, des autres activités de dépenses, hors saisie des factures, comme le visa de la paye, le paiement des avances et le paiement de fournisseurs, conservées au sein du service facturier. Projet Arpège page 9

2- La refonte de la chaîne de la dépense Une nouvelle distribution des rôles Avant : sur la facture Après : dématérialisé Avant : hors outil Réception avant après Commande Facture Facture Décaissement Après : dans l outil dès le 1 er Service fait Ordonnateur Comptable Les opérationnels/ services financiers de l ordonnateur saisissent la commande dans le logiciel contrôlent les données clés (imputations, marché ) et le budget disponible Les opérationnels - réceptionnent les produits stockés = constatation et certification du service fait. - atteste le service fait des prestations et fournitures = certification du service fait. Le service facturier - réceptionne la facture, - procède au contrôle de la régularité de la dépense - la saisie : rapprochement avec le bon de commande et le service fait = BON A PAYER - décaissement - Les SAFs sont positionnés en amont de la chaîne de dépense Projet Arpège page 10 L agence comptable est positionnée en aval de la chaîne de dépense

2- Organigramme global Organisation initiale Agence Comptable Agent comptable Sous Direction des Affaires Financières SDAF Fondée de pouvoir Service des recettes et du recouvrement Service Comptabilité Dépenses Adjoint SDAF Département de la comptabilité Ordonnateur Département du budget Secteur Comptabilité générale Secteur Visa dépenses SAF DPN Expos Dircom DEE SAF DE SAF DCM Secteur animation et contrôle des régies Direction scientifique Direction des publics et du numérique Direction des éditions Direction commerciale et marketing Direction des ressources humaines Direction de la stratégie et du développeme nt Direction des événements et de l exploitation Direction de la communication Direction des systèmes d information Présidence / Direction générale déléguée Projet Arpège page 11 Secrétariat général Direction du bâtiment et des moyens techniques

2- Organigramme global Organisation cible Agence Comptable Sous Direction des Affaires Financières Agent comptable SDAF Fondée de pouvoir Secteur du contrôle des régies, billetterie et caisse Service des recettes et du recouvrement Département de la comptabilité Ordonnateur Adjoint SDAF SAF DPN SAF DBMT SAF DCM SAF DE Département de la synthèse budgétaire et de la comptabilité analytique SAF Expos Dircom - DEE SAF Communs Contrôleur interne Service Comptabilité générale et Comptabilité fournisseur Secteur Comptabilité générale Direction des publics et du numérique Direction du bâtiment et des moyens techniques Direction commerciale et marketing Direction des éditions Direction scientifique Direction de la communication Direction des ressources humaines Direction des systèmes d information Direction de la stratégie et du développeme nt Présidence / Direction générale déléguée Service facturier (Secteur Comptabilité fournisseurs) Direction des événements et de l exploitation Secrétariat général Projet Arpège page 12 12

3- La mise en place du service facturier (service «comptabilité fournisseurs») L organisation Le dimensionnement Les missions La gestion des flux La conduite du changement Les premiers enseignements Conclusion Projet Arpège page 13

3- Les principes de l organisation du service facturier Une organisation de la fonction «dépense», repensée dans le respect du principe de polyvalence des agents et des tâches : le refus de la spécialisation Le service facturier est en charge du traitement des factures mais aussi du traitement d autres dépenses comme le visa de la paye et de l indemnisation chômage. Ainsi, chaque collaborateur du service facturier au-delà de ses missions en matière de traitement de la facture participe à une mission dédiée en matière de paye, décaissement. Néanmoins 2 fonctions bien séparées des activités au sein du service facturier qui requiert des compétences différentes : Une fonction technique et relationnelle : les assistants support factures relations fournisseurs : interlocuteurs privilégiés des fournisseurs. Une fonction comptable : les comptables «dépense» du service facturier : collaborateurs clé du traitement de la facture. Le calibrage des effectifs, en tenant compte : De la composition de l équipe : des personnels déjà en place et d autres par redéploiement des services ordonnateurs, gage de réussite par l apport mutuel de leurs connaissances de la chaîne de dépense. de la typologie complexe des flux à traiter en vue de rationnaliser les circuits, de les tracer en assurant le maximum de fluidité afin de ne pénaliser ni les opérationnels, ni les fournisseurs. Projet Arpège page 14

3- L organisation mise en place à l agence comptable assistant comptable 15 % saisie 85 % analyse 1 si Contrôle automatique entre les données saisies et les données rapprochées 2 Projet Arpège page 15

3- La méthode retenue pour dimensionner les effectifs du service facturier Les option prises : Par assistant, 100 factures par jour à réceptionner Par comptable 20 factures par jour à viser et saisir Projet Arpège page 16

Les principes qui ont régi le dimensionnement Le calibrage des effectif a été réalisé à un niveau très fin pour prendre en compte le niveau des difficultés propres à chaque nature de dépense et à ses modalités de traitement dans le PGI. Trois paliers concernant le calibrage des effectifs du service facturier ont été déterminés : - palier 1 : démarrage au 1er janvier 2014 qui durera au minimum 6 mois : mise en place d une «équipe de renfort» en support pour pallier aux difficultés rencontrées par les collaborateurs et leurs interlocuteurs (opérationnels, fournisseurs ) pour appréhender un nouvel outil et une nouvelle organisation ; - palier 2 post démarrage : cible respect des délais de paiement, aucun retard dans le traitement des factures et complète assimilation pour tous, opérationnels, fournisseurs, collaborateurs du secteur comptabilité fournisseurs, de l outil et de la nouvelle organisation ; - palier 3 : fonctionnement à terme : fonctionnement optimal du service facturier, examen des pistes de hiérarchisation des contrôles, en lien avec le contrôle interne. Effectifs hors chef de service Effectifs 31/12/2013 6 Palier 1 : Démarrage 14+ 3 CDD Palier 2 : Appropriation des processus et organisation 14 Palier 3 : fonctionnement optimal 12 (à l occasion de départs naturels) Temps 18-24 mois Les gains de productivité attendus à l horizon du palier 3 s inscrivent dans une trajectoire d appropriation complète dans ARPEGE par les ordonnateurs des processus de gestion des bons de commande et de certification du service fait. Un retour d expérience viendra affiner cette prévision à 1 an. Projet Arpège page 17

3- Les missions des personnels du service facturier ASSISTANT SUPPORT FACTURES RELATIONS FOURNISSEURS Gestion des factures Suivi et archivage Relations fournisseurs Réceptionner et enregistrer la date d arrivée des factures Contrôler la présence des mentions obligatoires et les mentions ARPEGE pour permettre le traitement en aval de la facture par les comptables de la dépense Renvoyer aux fournisseurs les factures non conformes Contrôler et procéder à la validation des RIB dans ARPEGE Recenser le nombre de factures reçues afin de faire un point de suivi de l activité du service Assister au suivi des anomalies hors ARPEGE, les données nécessaires aux relances des fournisseurs, des opérationnels et les retours vers les comptables Mettre à disposition des factures archivées à la demande des services ordonnateurs Procéder à l archivage des pièces de dépenses Répondre aux questions des fournisseurs sur le traitement de leurs factures dans un souci d améliorer la qualité de la relation fournisseurs Projet Arpège page 18 Nouvelle activité

3- Les missions des personnels du service facturier COMPTABLE DE LA DEPENSE Traitement des factures Contrôle Visa Archivage Assurer la totalité du traitement des factures : saisie et contrôle de la facture par le rapprochement des factures dans ARPEGE avec le bon de commande et le service fait, gestion des anomalies, cela jusqu à sa validation et sa prise en charge dans la comptabilité Contrôler la cohérence des pièces justificatives et la bonne application des marchés, l exacte imputation comptable et l affectation de la dépense au bon fournisseur Vérifier et valider les charges à payer (le cas échéant) Viser les ordres de paiements pour les avances Procéder au visa de la paye, des dossiers d indemnisation au chômage et des avances sur salaires.es et étrangers Procéder au classement des factures et participer à la confection des liasses destinées à l archivage Gérer certaines opérations particulières (pénalités, retenue de garantie ) Vérifier les modalités financières des marchés saisis dans ARPEGE (le cas échéant) Gérer la dématérialisation des factures si nécessaire pour permettre son traitement Suivre les factures en instance de traitement et la résolution des anomalies les concernant S assurer du caractère libératoire des paiements au profit du comptable (vérification préalable des cessions de créance, des oppositions ) et assurer les décaissements des factures dans ARPEGE, les virements unitaires (le cas échéant) Nouvelle activité Projet Arpège page 19

3- Une analyse des flux très détaillée Projet Arpège page 20

3- Demande de «service fait et bon à payer» : deux processus pour les produits stockés ou les prestations et fournitures Le service fait est donné lors de la validation des réceptions pour les achats stockés. Le bon à payer se déclenche automatiquement si la facture ne présente pas d écart entre le bon de commande/réception/facture. Facture de produits stockés Ordonnateur Service facturier Le service fait, et donc le bon à payer, est demandé par le service facturier à l ordonnateur : Ecart de prix entre la facture et la commande Ecart de quantité entre la facture et la réception Afin d éviter des échanges de flux pour des écarts minimes, le service fait, et donc le bon à payer, par l agent comptable est admis en cas d écart compris dans le seuil de tolérance paramétré dans ARPEGE. commande réception rapprochement auto Déclenchement TWM KO Saisie de la facture Facture sans écart? KO Ecart < Seuil de tolérance? OK OK Seuils de tolérance statut «écart de prix/quantité» En quantité Pas de tolérance en cas de quantité facturée > quantité réceptionnée Circuit de signature (workflow de validation de l écart) Bon à payer En valeur Tolérance de 2% quand le prix unitaire de la facture >au prix unitaire de la commande. En cas de rejet OK statut «Bon à payer» Passage en statut «litige» Déblocage de la facture Projet Arpège page 21 Validation de la facture

3- Demande de «service fait et bon à payer» : deux processus pour les produits stockés ou les prestations et fournitures Prestations et de fournitures Un service fait est demandé par le Service Comptabilité Fournisseur à l ordonnateur de la commande pour tous les achats non stockés Ordonnateur Service facturier Aucun seuil de tolérance n est mis en place commande rapprochement Saisie de la facture, Facture avec ou sans écart En quantité Seuils de tolérance Pas de tolérance Pas de seuil de tolérance Déclenchement TWM En valeur Pas de tolérance Circuit de signature (workflow de validation du service fait) En cas de rejet OK Passage manuel en statut «demande de service fait» Bon à payer Passage du statut en «Bon à payer» Passage en statut «litige» Déblocage de la facture Validation de la facture Projet Arpège page 22

3- Les enjeux humains de la réorganisation de la fonction financière et de la création du service facturier Nécessité de gérer les appréhensions des personnels de la fonction financière face à l évolution de leur rôle et attributions : Les équipes du service facturier Sur la nature des tâches parfois qui peuvent être perçues comme réduites à la seule tâche de saisie. Sur les flots des factures et le rythme de saisie des factures «au kilomètre». Sur les délais de paiement à respecter. Sur les relations avec les fournisseurs. Les équipes de l ordonnateur Sur l évolution des conditions d exercice de leurs métiers, avec une prééminence des tâches d expertise, de pilotage, d appui aux services opérationnels. Sur la dépossession «des factures» conservées au service facturier : un point très sensible pour les opérationnels et les ordonnateurs. Projet Arpège page 23

3- Un vaste volet de conduite du changement Un volet formation dédié pour prise en compte des spécificités du nouveau métier de comptable au sein d un service facturier Formation spécifique sur les règle de la comptabilité publique 2 jours conçue et co-animée avec le PNSR «rejoindre un service facturier» pour tous les collaborateurs. Mise à disposition d un guide d accueil : fiches pratiques, guide des pièces justificatives, guide des référentiels Une communication régulière Auprès de tous les acteurs pour les tenir informés du calendrier, de la mise en place de la nouvelle organisation et des impacts futurs de la solution et de l évolution des processus. Principes directeurs Une prise en compte des spécificités de chaque métier Une revue avec les métiers de l ensemble des pratiques et situations spécifiques. Une solution et des processus en mesure de s adapter aux situations particulières identifiées lois de la revue détaillées des processus lors du calibrage des effectifs Des dispositifs de communication et de formation s adaptant à ces spécificités Un processus Mobilité encadré et dédié Les collaborateurs qui formuleront des vœux seront reçus. Une journée de séminaire dédiée pour présenter de manière très détaillée les nouveaux métiers et le processus de mobilité afin de faciliter le choix et la projection des collaborateurs dans leurs futures fonctions Un accompagnement inscrit dans la durée Un dispositif d accompagnement au démarrage pris en compte pour assurer une appropriation de la solution dans la durée. Une mesure à 6 mois puis à 1 an de l efficacité de l organisation et de la solution et atteindre les objectifs d efficacité opérationnelle attendue Projet Arpège page 24

3- Un dispositif global de formation très dense Sessions Modules Formateurs 109 sessions à animer dont 10 de marge pour éventuelles sessions complémentaires 25 modules à déployer dont 2 modules e-learning 109 jours de formation au total 8 participants par session maximum création d un module «intégrer un SFACT», les bases de la comptabilité publique et du visa de la dépense (en lien avec le PNSR), Participants 201 personnes à former dans toutes les directions 17 formateurs référents Charge de moins d 1 jour en moyenne par semaine Une formation à la pédagogie en 2 temps Des formations complémentaires à l outil organisées en fonction des besoins. Durée moyenne du parcours de formation : 3 jours Un temps de préparation des formateurs pris en compte dans leur charge de travail Projet Arpège page 25

3- Le dispositif de communication interne Newsletters Sensibilisation à la comptabilité des engagements Présentation de l outil Evolution des processus Présentation de l évolution des missions Présentation des modalités d accompagnement 4 Newsletters publiées Séminaire de présentation des métiers Pour l ensemble de la fonction financière Présentation de l organisation détaillée et du dimensionnement cible Présentation des fiches de poste Présentation du processus de mobilité Présentation détaillée des cursus de formation Réunions d informations Des points d informations réguliers Journée Portes ouvertes à l agence comptable Création d un réseau social d entreprise Un RSE dédié au projet Projet Arpège page 26

3- La communication externe vers les fournisseurs un impératif, gage de l efficacité du dispositif : 6.000 fournisseurs contactés un flyer bilingue français/anglais Les enjeux de la communication fournisseurs Une facture bien adressée est une facture vite payée : le flyer Projet Arpège page 27

3- Les facteurs «clé» de réussite du service facturier Un soutien sans faille de la direction de l établissement Une anticipation et une visibilité optimales sur les changements de métiers, d organisation pour tous les acteurs de la dépense. L exigence incontournable de la saisie systématique des bons de commande dès le 1 er euro et des réceptions dans l outil, mais aussi de la certification du service fait indépendamment de la facture (pour les produits stockés). La prise en compte des enjeux de l accompagnement, de la formation et du soutien des personnels avant, pendant et après le démarrage.. L implication des instances représentatives du personnel à toutes les phases du processus (CE, CHSCT). L attention portée aux conditions matérielles d installation et d équipements des personnels, voir de déménagement. S attendre à des critiques et savoir gérer les «troubles post démarrage», ce qui implique d être très réactif et très présent auprès de l ensemble des personnels concernés. => Une unité et un fort investissement de l agence comptable et de l ordonnateur, concrétisés par la rédaction d un contrat de service fixant leurs obligations réciproques : cadre et objectifs de la nouvelle organisation, conditions de sa mise en œuvre, moyens de fonctionnement, rôles des différents services.. Projet Arpège page 28

3- Des mesures plus techniques d accompagnement indispensables Respect des normes de sécurité informatique : Garantie de la parfaite administration et du paramétrage des habilitations, des «workflow» de validation de commande et de service fait en fonction des délégations de signature : contrôle et validation du profil des utilisateurs, gestion des incompatibilités, garantie de la traçabilité et de l intégrité des écritures comptables, Intégration des exigences du contrôle interne dans la réorganisation : un renforcement du contrôle interne sur l ensemble du flux traité par le service facturier ; Création d indicateurs de suivi de l activité du service facturier (factures sans référence de bon de commande, factures en écart par rapport au bon de commande, factures sans service fait, factures mal adressées, nombre de factures traitées par comptable, délai de traitement des factures, nombre d appels/mails des fournisseurs ), afin de mesurer régulièrement l activité et la performance du service, ceci pour éviter tout retard et écarter le risque d accumulation des factures en attente de paiement ; Mise en place d un outil de suivi entre le service facturier et l ordonnateur, des factures en anomalie (absence de bon de commande, fournisseur non créé ) qui ne peuvent être traitées à leur arrivée afin de faciliter leur régularisation ; Projet Arpège page 29

3- Le service facturier : en guise de conclusion Un projet autant managérial que technique qui impacte tout l établissement Fortement technique, avec l importance de la qualité fonctionnelle et ergonomique du progiciel, prérequis indispensable. Le choix d un ERP adapté aux spécificités de l établissement a accru la complexité du projet. Très organisationnel, avec la redéfinition des procédures et du rôle des acteurs de la chaîne de la dépense (commande réception service fait bon à payer et facture). Passionnément humain, avec les enjeux majeurs de conduite du changement pour surmonter les interrogations et appréhensions. Projet Arpège page 30