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SOMMAIRE INTRODUCTION Pourquoi émettre des factures?... 5 Pourquoi passer à l électronique?... 6 Etape 1 La facture électronique : qu est-ce que c est? 8 Définition... 8 Modes d échange... 8 Etape 2 Que me demandent mes partenaires commerciaux? 10 Etape 3 Comment faire concrètement? 11 Mode 1 : Je mets en place la piste d audit :... 11 La piste d audit, qu est-ce que c est? Quels contrôles mettre en place? Comment documenter mes contrôles? Que dois-je archiver? Mode 2 : Je mets en place la signature électronique :... 13 La signature électronique : qu est-ce que c est? Quels sont les prérequis? Comment ça marche? Que dois-je archiver? Mode 3 : Je mets en place l EDI complet :... 14 L EDI, qu est-ce que c est? Quels sont les prérequis? Comment ça marche? Que dois-je archiver? Etape 4 Scénarios de mise en œuvre 16 J ai décidé, avec mon partenaire, d envoyer des factures électroniques dans un format de type PDF... 16 J ai décidé, avec mon partenaire, d envoyer des factures électroniques dans un format structuré... 17 lexique 19 3
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La facture électronique mes premiers pas Introduction Pourquoi émettre des factures? Toute transaction commerciale se concrétise par l échange de documents entre partenaires commerciaux : la commande, le bon de livraison, la facture, Parmi ces documents, la facture occupe une place à part, tant les rôles qu elle joue pour l entreprise varient : commercial : elle résume les clauses convenues dans l accord entre une ou plusieurs parties (quantité requise, montant négocié) comptable : elle mentionne les sommes dues et la nature des biens vendus ou services rendus fiscal : elle précise les taux et montants de TVA afférents à la nature des biens vendus ou services rendus légal : en cas de litige, elle pourra faire foi pour donner raison à l une ou l autre des parties. Elle comporte toutes les mentions imposées par la réglementation en vigueur, quel que soit son format, papier ou électronique. Parce que ses rôles sont nombreux et déterminants, à la différence d autres messages transactionnels, la facture s accompagne d un ensemble de prérogatives légales émanant principalement du Code du Commerce et du Code Général des Impôts. Ces dispositions réglementaires doivent être connues des entreprises, en particulier si elles souhaitent échanger des factures électroniques. Vous trouverez dans les pages suivantes ces dispositions résumées et référencées. 5
Introduction La facture électronique mes premiers pas Pourquoi passer à l électronique? A l heure du numérique, la facture doit immanquablement faire partie des documents que je dois dématérialiser dans mon entreprise. Ne plus échanger mes factures au format papier c est diminuer mes coûts administratifs par : la suppression du papier, la suppression de l impression, la suppression de l affranchissement, la suppression de la manipulation du papier, la suppression de la ressaisie, la diminution du temps de transmission de la facture, la simplification du traitement des factures, la limitation des risques de perte de factures réduire mes coûts d archivage par : 6 la suppression du lieu de stockage physique, l utilisation d un espace de stockage électronique e Coût de la facture papier électronique Le saviez-vous? q pour celui qui vend 8 e 5 e pour celui qui achète 13,8 e 7,5 e* Sources : étude Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess (2001) * estimations GS1 (mars 2010)
La facture électronique mes premiers pas Introduction automatiser et rationaliser mes processus par : la rapidité de traitement, l intégration des données, le rapprochement des données et l identification des litiges (écart prix, quantité ), la réduction des erreurs de ressaisie, la sécurisation de l information, le contrôle des données du document assurer un meilleur accès et un meilleur suivi de mes informations grâce à : la centralisation des données avec de multiples accès, l accès immédiat aux archives, la traçabilité des factures, la visibilité instantanée des opérations en cours améliorer la relation avec mes partenaires commerciaux : en fiabilisant les données, en répondant au cahier des charges de mon donneur d ordres, en permettant un traitement plus rapide et une diminution des litiges porter les valeurs de mon entreprise tels que : 7 la réduction de mon empreinte carbone, l opportunité de cultiver une image innovante, dynamique et attractive en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies numériques Ces valeurs permettront à mon entreprise de se différencier des entreprises qui ne dématérialisent pas et ainsi de fidéliser mes partenaires et de remporter de nouveaux marchés.
étape 1 La facture électronique mes premiers pas La facture électronique : qu est-ce que c est? 8 Définition La facture électronique c est : une facture créée, émise, reçue et conservée sous format électronique ; la suppression du flux facture papier, autorisée par des réglementations française et européenne ; la garantie de 3 principes : - l authenticité de l origine : assurance de l identité de l émetteur de la facture, - l intégrité du contenu de la facture : pas d altération des données de facturation lors de l échange, - la lisibilité de la facture : l administration peut lire sans difficulté la facture. Cette définition exclut les factures papier scannées. Modes d échange Depuis le 1 er janvier 2013, pour garantir ces trois principes, l administration fiscale me permet d échanger mes factures électroniques selon trois modes : Nouveau! q 1 er mode : la piste d audit J échange mes factures par la voie électronique et sous le format (Word, PDF, fichier structuré ) convenus avec mon partenaire commercial. En cas de contrôle d une facture par l administration fiscale, je suis en mesure de prouver que j ai contrôlé mes factures garantissant ainsi qu elles sont bien liées à une vente. Ce lien s appelle une piste d audit. Mes factures papier sont également soumises à cette disposition. 2 ème mode : la signature électronique J échange mes factures par la voie électronique et sous le format (Word, PDF, fichier structuré ) convenus avec mon partenaire commercial. La facture est sécurisée par une signature électronique.
La facture électronique mes premiers pas étape 1 3 ème mode : l EDI complet J échange mes factures par EDI (Echange de Données Informatisé) via un canal de communication (RVA, internet sécurisé, ) et un format structuré normé (EANCOM, GS1 XML, EDIFACT ) convenus avec mon partenaire commercial. Ce mode d échange s accompagne de dispositions techniques règlementées (fichier des partenaires, liste récapitulative). Il est nommé «EDI complet». L émetteur et le destinataire de la facture doivent mettre en place l un de ces modes. Le mode de facturation électronique peut différer des deux côtés de l échange. Mémo règlementaire Le droit fiscal établit le cadre réglementaire de la facturation électronique. Ce que dit le Code Général des Impôts (article 289) : Principes généraux : «V.- L authenticité de l origine, l intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu à la fin de sa période de conservation. VI.- Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu elle soit. Elles tiennent lieu de factures d origine [...]. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l acceptation du destinataire.» 9 Description des modes d échange de facture autorisés par la loi : «VII.- Pour satisfaire aux conditions prévues au V, l assujetti peut émettre ou recevoir des factures : 1 Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2 et 3, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l entreprise et permettent d établir une piste d audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ; 2 Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l article 233 de la directive 2006/112/ CE du Conseil du 28 novembre 2006 [...] ; 3 Soit sous la forme d un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque [...].»
étape 2 La facture électronique mes premiers pas Que demandent mes partenaires commerciaux? 10 L échange de la facture, quel que soit son format, est au cœur de toute relation commerciale. Ainsi, le choix du format de mes factures dépendra de la pratique convenue avec mon partenaire. Le tableau ci-dessous fait correspondre à chaque type de format de facture, l un des trois modes autorisés par la loi : Mode Autorisé par la loi Format convenu avec le partenaire commercial Mode 1 Piste d audit Mode 2 Signature électronique Papier c Papier + EDI c PDF c c Fichier structuré (EANCOM, XML ) Mode 3 EDI complet c c c Pour l ensemble de mes factures échangées, il m est possible d associer plusieurs modes de sécurisation afin notamment : d adapter mes formats de factures électroniques aux besoins techniques éventuellement différents de tous mes partenaires commerciaux ; de respecter la loi tout en offrant une flexibilité de format de facture à mes partenaires commerciaux. Ainsi, il m est tout à fait possible de recourir à un mode de sécurisation différent de celui de mon partenaire commercial tout comme il m est possible de recourir à plusieurs modes de sécurisation de façon concomitante. Je peux envoyer, par exemple, mes factures au format EDI complet selon le mode 3 et envoyer mes avoirs au format papier sous le mode 1. L analyse de mes besoins et de ceux de mes différents clients et/ou fournisseurs me permet de définir la ou les procédures adéquates à mettre en place dans mon entreprise. A noter que la mise en place de la piste d audit me permet de couvrir tous les formats. Attention toutefois, je ne peux pas envoyer une facture électronique à un partenaire commercial qui ne l accepte pas.
La facture électronique mes premiers pas étape 3 Comment faire concrètement? Mode 1 : Je mets en place la piste d audit La piste d audit, qu est-ce que c est? Le principe de la piste d audit se fonde sur la capacité de mon entreprise à établir des contrôles internes de cohérence et d exhaustivité des factures échangées (papier ou électronique), au regard des autres documents commerciaux et logistiques constituant la transaction. Quels contrôles mettre en place? Comme le rappelle le Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOI-TVA- DECLA-30-20-30-20), ces contrôles, organisés et permanents, doivent permettre à mon entreprise «de s assurer : que les données relatives à la facture sont complètes et exactes et qu elles n ont pas été modifiées ; que la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment ; que la facture ne fait pas l objet d un double traitement ou enregistrement ; que les mentions obligatoires figurent sur la facture ; que la facture correspond à une opération économique, comptable et financière réelle et que l ensemble des transactions a été pris en compte dans l ordre chronologique ; que les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur ; que les risques significatifs, qu ils soient opérationnels (défaillance du système informatique de facturation qui émet des factures dont les mentions sont inexactes) ou financiers (système informatique de facturation générant des factures d un montant erroné), sont pris en compte c est-à-dire identifiés et maîtrisés.» 11 Comment documenter mes contrôles? Ces contrôles doivent être documentés par mon entreprise, de telle sorte qu en cas de contrôle de l administration fiscale, il ne fasse aucun doute qu ils sont effectifs et réels. En fonction de la taille de mon entreprise, cette documentation devra être plus ou moins détaillée. L objectif est de décrire le processus de facturation depuis l enregistrement comptable jusqu à l archivage des pièces justificatives (bon de commande, facture ).
étape 3 La facture électronique mes premiers pas Que dois-je archiver? Conformément au droit commercial, j archive pendant dix ans la facture d origine telle que je l ai émise ou reçue. Je suis également tenu de conserver les éléments constitutifs et la documentation des contrôles mis en place dans mon entreprise pour établir ma piste d audit et d être en capacité de restituer ces éléments à tout moment durant la période légale d archivage. Rappel du Code Général des Impôts (article 289-VII 1 ) les facture peuvent être échangées «sous forme électronique en recourant à toute solution technique [...], ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l entreprise et permettent d établir une piste d audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement». > Pour en savoir plus : BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 (http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-pgp/version/26) 12
La facture électronique mes premiers pas étape 3 Mode 2 : Je mets en place la signature électronique La signature électronique : qu est-ce que c est? C est un procédé d identification qui authentifie l origine de la facture (dont l identité du signataire) et garantit l intégrité de l acte. La loi autorise l échange de factures électroniques sécurisées au moyen d une signature électronique. Ainsi dotée, la facture peut prendre des formats divers que je choisis en fonction de mes capacités et de mes partenaires commerciaux : PDF, EANCOM, Quels sont les prérequis? Je dois avant toute chose m assurer que mon partenaire commercial accepte d échanger des factures électroniques signées. En effet, ce mode implique que le destinataire de la facture vérifie la validité de la signature électronique. Une fois ce point validé, l émetteur de la facture doit acquérir un certificat électronique qualifié auprès d une autorité de certification, et un dispositif sécurisé de création de signature. Comment ça marche? Au moment de l envoi de la facture, l émetteur la signe électroniquement à l aide de son dispositif sécurisé de création de signature. Celui-ci crée une empreinte unique de sa facture que l on appelle signature électronique. Lorsque la facture est envoyée, elle est accompagnée de la signature et du certificat électronique qui en est à l origine. Grâce à tous ces éléments, le destinataire va être en mesure de vérifier la validité de la signature électronique. 13 Que dois-je archiver? La loi prévoit que «les factures, la signature électronique à laquelle elles sont liées ainsi que le certificat électronique attaché aux données de vérification de cette signature électronique, doivent être conservés dans leur forme et contenu originels [ ]». Rappel du Code Général des Impôts (article 289-VII 2 et décret n 2013-350 du 25 avril 2013) «Les factures émises [...] tiennent lieu de factures d origine lorsque l authenticité de leur origine et l intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d une signature électronique avancée fondée sur un certificat électronique qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature électronique.» > Pour en savoir plus : BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30 (http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8867-pgp/version/44)
Ce que vous devez savoir pour réussir votre projet est dans ce guide étape 3 La facture électronique mes premiers pas Mode 3 : Je mets en place l EDI complet L EDI, qu est-ce que c est? Le terme EDI signifie «échange de données informatisé». Ce procédé consiste à échanger automatiquement des ensembles structurés de données (des «messages») entre deux systèmes d information à la place de documents papier. L intérêt de l EDI est de supprimer les ressaisies. La facture s intègre directement dans le système du destinataire. Pour en savoir plus, je télécharge le guide Mes premiers pas en EDI http://www.publications.gs1.fr/publications/mes-premiers-pas-en-edi l EDI : mes premiers pas... t A télécharger 14 Un de vos clients va vous envoyer ses commandes par EDI Comment faire pour les recevoir? guide de mise en œuvre Quels sont les prérequis? Mon partenaire commercial me demande d échanger des factures électroniques par EDI. Je m équipe d une solution «EDI complet» qui permet de faire de la facturation électronique en conformité avec la réglementation fiscale. Cette solution doit notamment alimenter un fichier des partenaires et une liste récapitulative des documents échangés, et comporter une fonction de restitution en clair des factures. Comment ça marche? La facture est générée dans le format structuré convenu entre les partenaires commerciaux. Pour un émetteur, avant l envoi, le système vérifie la conformité de la facture et la transmet au destinataire en alimentant la liste récapitulative. Pour un destinataire, à réception, le système alimente la liste récapitulative et vérifie la conformité de la facture.
La facture électronique mes premiers pas étape 3 Que dois-je archiver? Dans ce mode, mon système doit archiver les factures au format structuré ainsi que les listes récapitulatives et le fichier des partenaires. En cas de contrôle de l administration, mon système devra être en mesure de restituer les factures structurées en format lisible. Rappel du Code Général des Impôts (article 289-VII 3 ) les facture peuvent être échangées «[...] sous la forme d un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque [...].» > Pour en savoir plus : BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40 (http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8868-pgp/version/15) 15 X
étape 4 La facture électronique mes premiers pas Scénarios de mise en œuvre J ai décidé, avec mon partenaire, d envoyer des factures électroniques dans un format de type PDF Dans ce cas, j ai deux possibilités : 1 e Comptabilisation et contrôles internes Mon système crée ma facture au format PDF et je l envoie par mail (par exemple) en mettant en place des contrôles dans e Création de la facture PDF mon entreprise afin d assurer une piste d audit fiable entre mes factures et la transaction commerciale. e Envoi de la facture par mail 16 Mon partenaire commercial n a pas d autre choix que de mettre également en place des contrôles internes dans son entreprise. e Réception de la facture e Contrôles internes et comptabilisation 2 Mon système crée ma facture au format PDF, je la sécurise au moyen d une signature électronique avancée et je l envoie par mail (par exemple). e Comptabilisation e Création de la facture PDF et de la signature e Envoi de la facture par mail Mon partenaire commercial, qui doit vérifier la validité de la signature électronique, n est pas tenu de mettre en place des contrôles assurant la piste d audit. e Réception de la facture e Vérification de la signature e Comptabilisation Le recours à la signature électronique nécessite l acceptation de ce mode par le destinataire qui est tenu d en vérifier la validité dans tous les cas.
La facture électronique mes premiers pas étape 4 b J ai décidé, avec mon partenaire, d envoyer des factures électroniques dans un format structuré Dans ce cas, j ai trois possibilités : 1 Mon système crée ma facture au format EANCOM (par exemple) et l envoie. Je mets en place des contrôles dans mon entreprise afin d assurer une piste d audit fiable entre mes factures et la transaction commerciale Mon partenaire commercial a le choix entre mettre en place une piste d audit fiable ou recevoir mes factures à partir d une solution d EDI complet. e Comptabilisation et contrôles internes e Création de la facture en EANCOM e Envoi de la facture e Réception de la facture e Contrôles internes ou EDI complet e Comptabilisation 17 2 Mon système crée ma facture au format EANCOM (par exemple), la sécurise au moyen d une signature électronique avancée et l envoie. e Comptabilisation e Création de la facture en EANCOM et signature e Envoi de la facture Mon partenaire commercial doit vérifier la validité de la signature électronique. En complément, il peut mettre en place une piste d audit ou intégrer la facture dans sa solution conforme à l EDI complet. e Réception de la facture e Vérification de la signature e Comptabilisation Le recours à la signature électronique nécessite l acceptation de ce mode par le destinataire qui est tenu d en vérifier la validité dans tous les cas.
étape 4 La facture électronique mes premiers pas 3 Mon système, qui dispose des fonctionnalités légales telles que la liste récapitulative et le fichier des partenaires, crée ma facture au format EANCOM (par exemple) et l envoie. Mon partenaire commercial a le choix entre mettre en place une piste d audit fiable ou recevoir mes factures à partir d une solution d EDI complet. e Comptabilisation e Création de la facture en EANCOM e Envoi de la facture e Réception de la facture e Contrôles internes ou EDI complet e Comptabilisation 18 Dans les trois cas, les deux partenaires doivent assurer le principe de lisibilité mentionné dans la réglementation et disposer d une fonctionnalité de restitution en clair.
Lexique b Système permettant de conserver les factures, tout en garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité tout au long de leur période de conservation, à savoir dix ans en droit commercial. EANCOM L EANCOM est un langage de communication EDI. Standard international, géré et maintenu par GS1, et conforme aux règles UN/EDIFACT. EDI Echange par télétransmission de données structurées d ordinateur à ordinateur selon des formats standard. Facture Tout document comptable (facture, avoir ) attestant de l achat ou de la vente de biens ou services. INVOIC (EANCOM ) Message structuré permettant de formaliser une «Facture Avoir» en langage EANCOM. Message structuré Message rédigé selon un langage normé (EDIFACT, XML, CSV,...) et accepté par les deux parties qui échangent. Piste d audit Reconstitution de l ordre logique des opérations et des flux associés. 19
q Pour toute information, contactez l équipe Support : supportgdsecom@gs1fr.org 01 40 95 54 10 GS1 France 2014 Reproduction interdite - Istockphoto 2, rue Maurice Hartmann 92137 Issy-les-Moulineaux cedex France T +33 (0)1 40 95 54 10 F +33 (0)1 40 95 54 49 E infos@gs1fr.org www.gs1.fr