La façon dont nous traitons nos affaires est aussi importante que ce que nous faisons. Choisissez ce qu il faut faire. Notre Code de conduite
Table des matières 3 Faire ce qu il faut chez Gap Inc. En quoi consiste notre Code de conduite Pourquoi ce code est-il important? Votre engagement à faire ce qu il faut 4 Exprimez-vous! Communiquer vos préoccupations Comment nous parler Ligne d assistance sur le Code de conduite Vous avez le pouvoir d agir : politique anti-représailles 5 Travailler de façon intègre Politique Zéro c est zéro Un environnement sain et sans danger Consigner vos heures Autres normes de travail 8 Adopter un comportement éthique Intégrité du produit Règlements commerciaux internationaux Politique anti-boycott Pots-de-vin et paiements illicites Lois sur la concurrence Équité et honnêteté dans la conduite des affaires Droits de propriété intellectuelle Plaintes déposées auprès d organismes gouvernementaux Demandes d information du gouvernement Protection de l environnement 14 Éviter les conflits d intérêts Offrir ou accepter des cadeaux ou des formes de divertissement Faire affaire avec des conjoints, partenaires, parents ou amis Gérer les relations personnelles au travail Occuper un emploi dans une entreprise autre que Gap Inc. Occuper un poste d administrateur ou de dirigeant au sein d une autre entité 19 Protection de notre marque Renseignements confidentiels ou privés Renseignements importants et délits d initié Requêtes des médias Intégrité financière Coopération pendant les vérifications Biens de l entreprise Marques de commerce et contrefaçons 24 Directives concernant les activités politiques Activités politiques Contributions politiques Lobbying 25 Sources d information pour faire ce qu il faut Coordonnées
Dès sa création en 1969, Gap Inc. a basé sa conduite des affaires sur des principes de responsabilité, d honnêteté et d éthique. Aujourd hui, nous sommes tout autant résolus à appliquer les plus hautes normes d intégrité. Il ne saurait en être autrement.
Notre Code de conduite Notre engagement à l égard de nos actionnaires, clients, voisins et collègues ne découle pas seulement de notre obligation mais également du fait que c est ce que nous devons faire. Notre succès est basé sur la confiance, ainsi que sur une réputation de transparence et de qualité dans tout ce que nous faisons. Nous contribuons tous de façon importante à protéger notre Société et sa réputation. Il est essentiel que nous sachions reconnaître le bien du mal et comprendre les implications éthiques de nos choix. Nous avons tous l obligation de mettre quotidiennement en pratique dans notre travail les valeurs décrites par notre Code de conduite. 2
Faire ce qu il faut chez Gap Inc. La façon dont nous traitons nos affaires est aussi importante que ce que nous faisons. Notre Code de conduite est un guide indiquant comment travailler chaque jour avec intégrité, dans toutes les situations, où que vous soyez basé. Notre Société est bâtie sur des principes d intégrité, de qualité et de confiance, que nous appliquons dans nos interactions internes tout autant que dans nos relations avec nos clients et nos partenaires commerciaux. Notre réputation reflète les actions de chacun d entre nous. Nous avons tous la responsabilité de comprendre et de respecter notre Code et les politiques de Gap Inc., ainsi que les lois de chaque pays dans lequel nous menons des affaires. Et il est également important de nous exprimer si nous observons ou soupçonnons une infraction au Code. Les directeurs ont un rôle encore plus important : ils doivent diriger et agir avec intégrité; ils doivent comprendre le Code et le passer régulièrement en revue avec leur équipe; ils doivent encourager les employés à poser des questions et à communiquer leurs préoccupations; ils doivent s assurer que toute leur équipe suit la formation requise sur la conformité; ils doivent soutenir ouvertement la politique anti-représailles; ils doivent agir rapidement et efficacement lorsque les circonstances l imposent; ils doivent s adresser à la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité lorsque nécessaire. Dans l incertitude, posez des questions! Le Code ne peut décrire toutes les situations, mais la plupart des problèmes peuvent être aisément évités en consultant ce document, en faisant preuve d un bon jugement et en demandant de l aide. Posez-vous la question Si vous n êtes pas sûr qu un acte pose un problème d éthique, posez-vous la question : est-ce la bonne chose à faire? est-ce légal et ai-je l autorisation d agir ainsi? est-ce permis par notre Code et nos autres politiques? ceci risque-t-il de compromettre la réputation de Gap Inc. ou ma réputation personnelle? comment réagirais-je si mes actions étaient rapportées dans les journaux? Si la réponse à l une de ces questions est NON, vous devez discuter immédiatement de la situation avec votre superviseur, le Service des ressources humaines ou la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité. 3
Exprimez-vous! Faites-nous part de vos préoccupations! C est à chacun de nous qu incombe la responsabilité d agir avec intégrité et de se conformer au Code. Nous avons également le devoir de nous exprimer, de poser des questions ou de parler de nos préoccupations. Si vous pensez que quelqu un ne se conforme pas à notre Code ou à nos politiques, que vous avez des questions ou des préoccupations ou encore, que vous ne savez pas comment réagir dans une situation donnée, voici ce que vous devez faire : profitez de notre procédure Porte ouverte et parlez à votre superviseur, à son supérieur hiérarchique ou à un représentant des Ressources humaines; à la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité de Gap Inc., à Global_Integrity@gap.com, ou appelez la ligne d assistance sur le Code de conduite; consultez la section Sources d information en fin de brochure pour connaître les services à contacter selon votre question. Ligne d assistance sur le Code de conduite La ligne d assistance sur le Code de conduite est une ligne téléphonique sans frais et confidentielle, ouverte 24 heures sur 24, sept jours sur sept, à la disposition des employés Gap Inc. partout dans le monde. Des services de traduction sont également offerts en cas de besoin et votre anonymat est garanti si vous le souhaitez. Magasins des États-Unis, du Canada et de Porto Rico : 1-866-GAP-CODE (1-866-427-2633). Autres pays : Composez le numéro d accès direct AT&T de votre pays, suivi de 866-GAP-CODE (866-427-2633) (les codes d accès direct AT&T des différents pays sont répertoriés sur www.usa.att.com/traveler). Si vous ne pouvez pas placer d appel téléphonique, faites parvenir un courriel à la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité de Gap Inc., à Global_Integrity@gap.com. Toute personne s adressant à la ligne d assistance sur le Code de conduite est protégée par l application stricte de notre politique anti-représailles. Question : Que se passe-t-il lorsqu un employé appelle la ligne d assistance sur le Code de conduite? Réponse : Un service extérieur lié par un contrat de confidentialité répond à l appel acheminé à la ligne d assistance. Un opérateur vous répondra et vous posera une série de questions sur le problème qui vous préoccupe. L information ainsi recueillie est alors transmise au service approprié (Relations avec le personnel, Direction mondiale de l intégrité et de la conformité ou Prévention des pertes) pour examen et décision quant aux mesures à prendre. Toute l information que vous fournissez reste confidentielle et n est communiquée qu aux personnes ayant besoin de la connaître et en mesure d agir. Question : Puis-je appeler la ligne d assistance si je ne parle pas l anglais? Réponse : Oui, la ligne d assistance est ouverte à tous les employés dans le monde et des services de traduction sont à leur disposition. 4
Travailler de façon intègre Chez Gap Inc., nous voulons aller au-delà de la simple conformité à la loi. Travailler honnêtement et observer un respect mutuel au sein des membres de l équipe sont des comportements essentiels à l instauration d une atmosphère créative et productive. Zéro, c est zéro : pas de discrimination, pas de harcèlement, pas de représailles Gap ne tolère aucun acte de discrimination, de harcèlement ou de représailles. Aucune décision d embauche ne doit être fondée sur la race, la couleur de la peau, l âge, le sexe, l identité sexuelle, l orientation sexuelle, la religion, la situation familiale, une grossesse, l origine nationale ou ethnique, la nationalité, la présence d un handicap physique ou mental, la situation militaire, ni par toute autre raison contrevenant à la loi. Cette politique s applique à nos directeurs, employés, candidats à l embauche, clients et partenaires commerciaux (y compris fournisseurs et sous-traitants). Les actes de harcèlement sont strictement interdits, notamment toute insulte ou remarque injurieuse, les plaisanteries et dessins explicites ou comportements de ce type sous forme verbale, non verbale, électronique ou physique, susceptibles de créer un environnement de travail intimidant, hostile ou désagréable. Outre les actes précédemment mentionnés, le harcèlement sexuel, implique notamment : des avances ou propositions sexuelles non provoquées; l offre d avantages professionnels en échange de faveurs sexuelles; des représailles ou une menace de représailles si des avances sexuelles sont rejetées; le harcèlement visuel : œillades, gestes sexuels, affichage de photos, dessins ou objets pornographiques, blagues ou affiches explicites ou transmission électronique d un tel matériel; le harcèlement verbal : remarques et épithètes, insultes et blagues de nature injurieuse; les agressions verbales de nature sexuelle, commentaires explicites sur le physique d une personne, épithètes sexuels dégradants sur une personne, lettres suggestives ou obscènes, notes ou propositions de nature explicite ou obscène; le harcèlement physique : attouchements, agression, blocage ou limitation des mouvements. Comment rapporter un problème : Nous ne pouvons aider à résoudre un cas de discrimination, de harcèlement ou de représailles que si un tel cas est porté à notre connaissance. Il appartient à chacun de nous faire part de ses inquiétudes afin que nous prenions les mesures nécessaires pour résoudre le problème. Si vous pensez avoir été victime de discrimination, de harcèlement ou de représailles, ou que vous avez observé de tels incidents sur votre lieu de travail, informez-en votre directeur ou le Service des ressources humaines, ou appelez la ligne d assistance sur le Code de conduite. Chaque plainte fera immédiatement l objet d une enquête approfondie. Il est attendu que vous coopériez pleinement avec les enquêtes relatives aux infractions relatives à Zéro, c est zéro. Aucune mesure ne sera prise à votre encontre pour avoir déposé une plainte Zéro, c est zéro ou avoir coopéré à une enquête dans le cadre de cette politique. 5
Question : En réunion, l un de mes collègues fait souvent des plaisanteries grivoises qui me mettent mal à l aise. Que dois-je faire? Question : Je crains d être victime de discrimination de la part de mon directeur. Que dois-je faire? Réponse : Tous les employés de Gap Inc. doivent pouvoir travailler sans subir de discrimination, de harcèlement ou de représailles de la part de qui que ce soit. Si vous pensez être victime de discrimination de la part de votre directeur, vous devez profiter de notre procédure Porte ouverte et en parler à votre supérieur hiérarchique ou au représentant des Ressources humaines. Vous pouvez aussi appeler la ligne d assistance sur le Code de conduite. Réponse : Les comportements répréhensibles, y compris les plaisanteries explicites, ne sont pas tolérés. Si vous êtes à l aise pour le faire, parlez de ce problème directement à votre collègue. Si vous n osez pas le faire, ou si votre intervention ne suffit pas, adressez-vous à votre directeur ou au représentant des Ressources humaines. Question : Je crains que mon directeur ne soit en train d enfreindre le Code. Que dois-je faire? Je n ose pas en parler de peur que ceci ne compromette mon évaluation de rendement. Réponse : Dans le cadre de notre procédure Porte ouverte, votre directeur serait normalement la première personne à qui vous vous adresseriez. Cependant, puisque votre directeur est au cœur même de vos préoccupations, vous devez communiquer soit avec le supérieur immédiat de votre directeur, soit avec le représentant des Ressources humaines ou appeler la ligne d assistance sur le Code de conduite. Veuillez noter que les représailles découlant de préoccupations émises au sujet de l éthique ne sont pas tolérées. 6 Travailler de façon intègre
Un refus de coopérer peut entraîner des sanctions disciplinaires, y compris un licenciement. S il est établi qu un employé a violé la politique Zéro, c est zéro, il fera l objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu au licenciement. Nous informerons également l auteur de la plainte des mesures prises. Un environnement sain et sans danger Nous nous engageons à fournir à nos employés, clients, fournisseurs et sous-traitants un lieu de travail sain et sans danger. Tolérance zéro pour la violence en milieu de travail : Nous ne tolérerons aucun acte de violence physique (y compris intimidation, harcèlement ou coercition) ni aucune menace de violence à l encontre de nos employés, de nos biens ou de la Société. Ceci comprend les comportements de nature injurieuse, violente ou intimidante créant une atmosphère de travail hostile pour tous. Politique sur l usage de drogues et d alcool : Il vous est interdit d utiliser, de vendre, de posséder, d acheter ou de faire passer de la drogue, ainsi que de vendre, faire passer ou distribuer des médicaments personnels, dans les locaux de Gap Inc., les véhicules de la Société ou pendant les heures de travail. Il vous est également interdit d être sous l influence de drogues illicites pendant les heures de travail, quel que soit le moment où celles-ci ont été consommées. Il ne vous est pas permis de boire ou d être sous l influence de l alcool pendant les heures de travail ou dans les locaux de Gap Inc., sauf dans le cas suivant : si vous avez l âge minimum requis par la loi, vous avez le droit de consommer de l alcool lors des réceptions parrainées par la Société et approuvées par un vice-président directeur ou une personne d un échelon supérieur. Lois et politiques sur la santé et la sécurité : Pour assurer le caractère sain et sécuritaire de notre lieu de travail, il est important que nous comprenions et respections tous les lois et les politiques s appliquant à notre travail. Nous devons également nous assurer que nos fournisseurs se conforment aux lois sur la santé et la sécurité. Ils doivent aussi suivre les directives du Code de conduite des fournisseurs de Gap Inc. Consigner vos heures Si vous êtes un employé payé à l heure, vous devez consigner vos heures de travail conformément aux lois ou aux politiques en vigueur dans votre pays, que ces heures soient prévues ou non prévues, supplémentaires ou normales, autorisées ou non autorisées. Vous devez informer votre superviseur ou votre directeur si vous avez des difficultés à consigner votre temps de travail. Consigner correctement vos heures de travail Lorsque vous consignez vos heures de travail, rappelez-vous que les employés payés à l heure ne doivent jamais : travailler gratuitement, y compris en ne consignant pas les heures passées à travailler chez eux transférer d une journée à une autre une partie des heures travaillées pour éviter de les compter comme heures supplémentaires pointer pour un collègue ou demander à un collègue de pointer à leur place consigner des heures inexactes enlever des heures consignées correctement d une feuille de temps Autres normes de travail Les employés de Gap Inc. doivent respecter toutes les lois et réglementations applicables concernant les périodes des repas, les pauses et l emploi des mineurs. Si vous voyez ou soupçonnez une infraction à ces normes, veuillez vous adresser à votre directeur ou au représentant des Ressources humaines. Travailler de façon intègre 7
Adopter un comportement éthique Notre Code de conduite reflète notre engagement à obtenir nos résultats en travaillant avec intégrité et en respectant les plus hautes normes en matière d éthique. Appliquer ces principes signifie assumer la responsabilité de nos actes, prioriser nos collègues et nos clients et créer uniquement des articles de qualité. Intégrité du produit Nous sommes fiers de fournir des produits de la plus haute qualité possible. Nos produits respectent nos normes internes de qualité et sont fabriqués, testés, emballés et étiquetés conformément à la loi et aux politiques de Gap Inc. Lois locales Si une loi locale entre en conflit avec notre Code, vous devez accorder préséance à cette loi. Si une pratique d affaires locale entre en conflit avec notre Code, vous devez accorder préséance au Code. En cas de question sur la marche à suivre, faites parvenir un courriel à la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité à Global_Integrity@gap.com, ou appeler la ligne d assistance sur le Code de conduite. Règlements commerciaux internationaux Si vous organisez l importation ou l exportation d articles entre différents pays, vous devez comprendre et respecter les règlements commerciaux internationaux. En cas de questions à ce sujet, veuillez communiquer avec le Service juridique afin d éviter toute infraction éventuelle à la loi (consulter la section Sources d information pour connaître les coordonnées). Faire ce qu il faut, partout : lois locales Nous sommes conscients qu il existe des différences entre les lois et les pratiques en vigueur dans chaque pays. Quelquefois, notre Code peut aller plus loin et être plus strict que ce qui est requis par la loi. Parce que nous nous sommes engagés à satisfaire aux normes les plus rigoureuses en matière d attitude commerciale, où que nous soyons, nous devons toujours nous conformer au Code, même si les obligations qu il contient ne sont pas assujetties aux lois locales. Dans d autres cas, certaines considérations faisant l objet de lois locales peuvent ne pas avoir été prises en compte par notre Code, mais figurent dans les guides de politiques de Gap Inc. Assurez-vous de connaître et de respecter toutes les lois et toutes les politiques relatives à votre travail. Notre principe de base est de toujours respecter les lois des pays dans lesquels nous menons des affaires. Toute infraction à la loi est passible de sanctions disciplinaires (allant jusqu au licenciement), d un versement de dommages et intérêts de même que de poursuites pénales. 8
Politique anti-boycott La loi américaine interdit aux employés et représentants de Gap Inc. de soutenir ou de participer à un boycott non sanctionné d un pays «ami» des États-Unis. La Société doit rapporter au gouvernement américain toute information sur un boycott ou demande de soutien d un boycott. Il se peut que ce type de demande vous soit communiqué par écrit dans un appel d offres, un contrat d achat ou une lettre de crédit, ou encore, verbalement. Si vous apprenez l existence d un boycott d un pays «ami» des États-Unis, veuillez communiquer avec le Service juridique (consulter la section Sources d information pour en connaître les coordonnées). Pots-de-vin et paiements illicites Le fait de remettre des pots-de-vin, des dessous-de-table ou d autres formes de paiements illicites en espèces (ou remise d objet de valeur) à des représentants du gouvernement, à des fonctionnaires ou à d autres personnes en vue d exercer une influence sur leurs décisions est interdit par la loi, telle que le définit le U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Ceci inclut les offres ou promesses de paiement direct ou indirect. Il est interdit aux employés de Gap Inc. d offrir des pots-de-vin, même si cette pratique semble coutumière et acceptée dans le pays concerné. Tous les employés doivent respecter aussi biein le FCPA et la politique de lutte à la corruption de la Société que les lors locales en matière de lutte à la corruption (consulter la section Sources d information pour savoir où se trouve cette politique sur GapWeb). Le FCPA autorise certains types de versements ou de commissions dans le cadre de certaines circonstances très précises. Vous devez cependant consulter la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité à Global_Integrity@gap.com avant d autoriser ou d effectuer un paiement de ce type. Questions que vous devez vous poser L un des signaux d alarme suivants est-il présent? Transactions commerciales dans un pays réputé pour son niveau élevé de corruption Demande de commissions d un montant anormalement élevé Méthodes de paiement inhabituelles, telles qu une demande de verser l argent en espèces Manque de transparence des dépenses et des registres comptables Promesses excessives (trop belles pour être vraies) Lois sur la concurrence (lois antitrust) De nombreux pays dans lesquels nous menons des affaires ont des lois sur la concurrence, qu on appelle également lois «antitrust». Ces lois renforcent nos normes en matière d éthique de travail et qui consiste à permettre à tous d œuvrer à égalité dans un marché libre. Les lois sur la concurrence interdisent généralement les pratiques commerciales entravant la libre concurrence, y compris la fixation des prix, les accords de partage des marchés ou des fournisseurs. Les employés et directeurs de Gap Inc. ont l obligation de se conformer à notre politique de la loi sur la concurrence. Tout employé en infraction est passible de sanctions disciplinaires allant jusqu au licenciement, ainsi que d amendes ou de dommages pécuniaires exemplaires, voire des peines de prison. Gap Inc. peut en outre être poursuivie en justice et condamnée à payer des millions de dollars d amende, de dommages pécuniaires et d honoraires d avocat, et risque, en contrepartie de ces infractions à la loi sur la concurrence, de perdre la confiance de ses actionnaires et du public (consulter la section Sources d information pour savoir où se trouve cette politique sur GapWeb). Si vous soupçonnez une infraction aux lois sur la concurrence par la Société, un employé ou un concurrent, vous devez communiquer avec le Service juridique dans les plus brefs délais (consulter la section Sources d information pour connaître les coordonnées et pour savoir où se trouve cette politique sur GapWeb). Question : Le douanier a découvert que les documents d expédition ne comprenaient pas tous les renseignements requis. Puis-je lui remettre un paiement en argent pour que la livraison ne soit pas retardée? Réponse : Non. Vous ne devez pas verser de paiement direct ou indirect à un fonctionnaire pour éviter une formalité administrative. Question : Je viens d arriver à l aéroport dans un pays étranger, et on m a refusé l entrée parce que mon passeport a été jugé non conforme. Puis-je verser une somme modique, équivalente à 5 $ US, à l agent d immigration pour qu il me laisse passer? Réponse : Non. Vous ne pouvez verser aucune somme en espèces, aussi modeste soit-elle, ou fournir quoi que ce soit d autre de valeur, à un fonctionnaire en vue de passer outre à votre problème de passeport. Avant de voyager à l étranger, assurezvous de disposer de tous les papiers nécessaires. Adopter un comportement éthique 9
Assurez-vous de : lire la politique de Gap Inc. relative à la loi sur la concurrence pour en savoir davantage sur les lois sur la concurrence et consulter des exemples d activité interdite; consulter le Service juridique de Gap Inc. avant d engagerdes discussions avec des concurrents ou de participer à des réunions avec eux; faire preuve de prudence dans toutes les activités et discussions organisées par les associations professionnelles, les salons professionnels et manifestations communes similaires auxquels participent aussi nos concurrents; communiquer avec le Service juridique de Gap Inc. pour signaler toute activité qui vous semble inappropriée, que ce soit de la part d un employé ou d un concurrent. Et assurez-vous de ne pas : parler à un concurrent des prix, des pratiques de marketing, des autres concurrents, des fournisseurs, d un accord de partage des marchés ou de territoires géographiques; essayer d influer sur les prix pratiqués par nos franchisés ou d autres tiers; déclarer quoi que ce soit verbalement ou par écrit, même sous forme de plaisanterie, suggérant qu une certaine stratégie proposée éliminera la concurrence (par ex. «Notre plan va écraser la concurrence», ou «Cette acquisition permettrait d éliminer un concurrent»). Équité et honnêteté dans la conduite des affaires Faire ce qu il faut et agir de façon intègre est, et a toujours été, l une des fondations de notre culture d entreprise. Nos employés, clients, partenaires commerciaux et concurrents savent qu ils peuvent faire confiance à Gap Inc. en ce qui concerne notre équité et notre honnêteté. Cette confiance est essentielle. Vous devez toujours traiter vos clients, fournisseurs, sous-traitants, concurrents et collègues avec équité. Vous ne devez léser personne en manipulant, dissimulant ou utilisant abusivement de l information confidentielle, en falsifiant des faits matériels ou en faisant de fausses déclarations, ou par toute autre pratique intentionnelle inéquitable. Droits de propriété intellectuelle Comme nous attendons des autres qu ils reconnaissent nos droits sur nos marques et nos modèles, nous respectons les droits d autrui en la matière. Vous ne devez jamais effectuer de copie non autorisée de livres, magazines, journaux, films, vidéos, enregistrements musicaux, sites Internet, produits ou programmes informatiques. Si vous avez des questions sur les documents que vous avez le droit ou non d utiliser, faites parvenir un courriel au Service juridique, à legal_clearance@gap.com. Question : Plusieurs personnes de mon service ont besoin d un même logiciel, mais nous n avons qu une seule copie de celui-ci. Avons-nous le droit de copier ce programme sur tous nos ordinateurs? Réponse : Non. Sauf si le contrat de licence du logiciel le permet, une copie du logiciel doit être achetée pour chaque ordinateur. Question : J ai trouvé sur un site Internet une image que j aimerais utiliser dans un design que je suis en train de créer. Est-ce acceptable? Réponse : Non. Les images et autres documents offerts sur Internet sont protégés par les mêmes lois que les autres types d œuvres créatives. Si vous souhaitez utiliser des «cliparts» (illustrations libres de droits) ou des photos d une banque d images, lisez attentivement le contrat de licence applicable afin de déterminer si l emploi envisagé est permis. 10 Adopter un comportement éthique
Plaintes déposées auprès d organismes gouvernementaux À l occasion, un candidat à l embauche, un client, un employé actuel ou un ancien employé peut déposer une plainte, ou menacer de déposer une plainte, contre Gap Inc. auprès du gouvernement. Si on vous avise d une telle plainte, appelez immédiatement la ligne d assistance sur le Code de conduite. Ni votre superviseur, ni la Société ne sont autorisés à prendre des mesures de représailles contre vous lorsque vous déposez une plainte auprès du gouvernement ou que vous rapportez une telle plainte. Demandes d information du gouvernement Nous coopérerons toujours de façon appropriée à toute requête ou enquête raisonnable du gouvernement. Si un administrateur gouvernemental vous demande de fournir des renseignements concernant la Société, sous forme verbale ou écrite, dans le cadre d une enquête gouvernementale, ou si un représentant du gouvernement visite votre lieu de travail et vous demande les registres ou des documents de la Société, ainsi que d autre information appartenant à celle-ci, vous devez en aviser le Service des ressources humaines ou le Service juridique (consulter la section Sources d information pour connaître les coordonnées). Vous devez toujours fournir une information véridique et exacte, et ne devez jamais tenter d entraver ou de nuire à une demande d information, ni à influer sur celle-ci. Vous ne devez pas non plus modifier, falsifier, endommager, cacher, jeter ou détruire des documents ou registres liés à une requête, à une enquête ou à une procédure judiciaire du gouvernement. Protection de l environnement Gap Inc. s est fixé comme objectif de minimiser l impact de ses activités sur l environnement. Il incombe à tous nos employés de respecter les lois environnementales applicables et les politiques de la Société à cet égard. Adopter un comportement éthique 11
Mettre le Code en pratique Gap Inc. est devenue la société que nous connaissons grâce au travail intègre de ses employés, qui font ce qu il faut. Comprendre et respecter notre Code de conduite nous aidera à protéger notre excellente réputation. Il est important de consulter régulièrement ce document afin de mieux comprendre son impact sur vos décisions. Et c est en prenant de bonnes décisions que nous aiderons Gap Inc. à progresser. Agissez chaque jour avec intégrité. Traitez-vous les uns les autres avec respect.
Choisissez ce qu il faut faire. Notre réputation reflète les actions de chacun d entre nous. Exprimez-vous si quelque chose n est pas fait comme il se doit. Rappelezvous que vos actes ont un impact sur nous tous. Évitez ne serait-ce que l apparence d un conflit d intérêts. Protégez la confidentialité de notre information. Le respect du Code et de la loi n est pas optionnel. Dans l incertitude, posez des questions!
Éviter les conflits d intérêts Qu est-ce qu un conflit d intérêts? Il y a conflit d intérêts lorsque vos intérêts personnels ou votre implication dans une situation compromettent votre capacité à prendre des décisions objectives et à agir dans le meilleur intérêt de Gap Inc. Il est important d éviter toute activité créant, ou même semblant créer, un conflit d intérêts avec la Société. Même si l intention est dénuée de toute malice, l apparence d intérêts conflictuels peut nuire à votre réputation et à l image de la Société. Si vous observez ou soupçonnez un conflit d intérêts, veuillez vous adresser à votre directeur ou au représentant des Ressources humaines. Vous pouvez aussi faire parvenir un courriel à Global_Integrity@gap.com pour obtenir de l aide à ce sujet. Situations à éviter : offrir, recevoir ou solliciter des pourboires, des cadeaux, des formes de divertissement, des rabais ou autres traitements privilégiés non permis par la politique de la Société s adresser de préférence à des entreprises tierces que vous savez être détenues ou gérées par des membres de votre famille ou des amis proches abuser des ressources de la Société, de votre position ou de votre influence pour promouvoir ou développer une activité extérieure, y compris un deuxième emploi se servir de relations d affaires pour faire avancer des intérêts personnels, y compris en faveur d organismes caritatifs détenir des intérêts financiers significatifs chez un fournisseur, un concurrent ou un sous-traitant de la Société, sans l autorisation préalable du directeur de la conformité Questions que vous devez vous poser Si vous n avez pas la certitude d être confronté à un conflit d intérêts, posez-vous les questions suivantes : cette activité influera-t-elle sur mes décisions d affaires? est-ce qu un membre de ma famille, un ami ou moi-même risquons de bénéficier de mon implication dans cette situation? si cette situation devenait de notoriété publique, serait-elle une source d embarras pour la Société ou moi-même? ma participation à cette activité m empêchera-t-elle de faire mon travail correctement? quelqu un risque-t-il de penser que cette activité pourrait avoir une incidence sur la façon dont je fais mon travail? Si la réponse à n importe laquelle de ces questions est OUI, ou même PEUT-ÊTRE, il se peut que vous soyez en conflit d intérêts et vous devez en discuter avec votre directeur ou avec le représentant des Ressources humaines. Vous pouvez aussi faire parvenir un courriel à Global_Integrity@gap.com pour obtenir de l aide à ce sujet. 14
Question : Que dois-je faire si je reçois un cadeau qui contrevient à la politique? Réponse : Vous devez remercier l auteur du cadeau de sa générosité mais refuser ce dernier poliment, en expliquant que le règlement de Gap Inc. vous interdit de l accepter. Question : Un fournisseur m a offert des billets permettant à un collègue et à moi-même d assister à un événement sportif. Nous prévoyons rencontrer l équipe du fournisseur sur place. Pouvons-nous accepter les billets? Réponse : Vous avez le droit d accepter ces billets si la valeur commerciale de cette forme de divertissement est inférieure à 100 $ US (ou l équivalent) par personne et si le fournisseur participe également à l événement. Question : Un de mes fournisseurs a offert de me faire participer à une conférence sans qu il n en coûte un sou à Gap Inc. Puis-je accepter cette invitation? Réponse : Si vous détenez l autorisation préalable de la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité, vous avez le droit d accepter une telle offre de votre fournisseur. Les frais de déplacement (transport, hébergement et autres dépenses) liés à la conférence doivent être couverts par votre employeur, à moins que vous ne participiez à l événement en tant que conférencier. Question : L un de nos soustraitants m a offert de fabriquer les uniformes de l équipe de baseball de mon fils. Est-ce acceptable? Réponse : Non. Ceci serait considéré comme l utilisation d une relation commerciale à des fins personnelles, ce qui constitue un conflit d intérêts et, conséquemment, est interdit. Question : Mon directeur m a demandé d étudier les devis de plusieurs photographes et de recommander un d entre eux pour une séance photo à venir. J ai remarqué que l un des devis les moins chers avait été envoyé par un ami à moi, un excellent photographe professionnel. Que dois-je faire? Réponse : Vous devez informer votre directeur de votre relation avec ce photographe, lui donner une évaluation impartiale des devis et vous retirer du processus de décision afin d éviter tout conflit d intérêts, réel ou apparent. Question : Mon frère peut-il soumettre sa candidature à un poste vacant au sein de mon service? Réponse : Oui, à condition que ce poste ne fasse pas partie de votre chaîne de commande et que vous n influez pas sur la décision d embauche. Éviter les conflits d intérêts 15
Offrir ou accepter des cadeaux ou des formes de divertissement Il est important d éviter, ne serait-ce qu en apparence, de prendre des décisions d affaires fondées sur des critères inappropriés ou contraires à l éthique. Pour cette raison, nous déconseillons, à vous et aux membres de votre famille immédiate, d offrir, de solliciter ou de recevoir des cadeaux ou des formes de divertissement de la part de quiconque entretenant des relations commerciales (ou cherchant à entretenir des relations commerciales) avec Gap Inc. Par cadeaux, on entend par exemple la remise d espèces ou de quasi-espèces (cartes-cadeaux), d échantillons, de rabais, de billets de spectacle ou l obtention de faveurs personnelles ainsi que le paiement d activités de loisirs ou de frais de transport. Par formes de divertissement, on entend par exemple la remise de billets pour un événement sportif, un concert, l invitation à une partie de golf ou à d autres événements auxquels vous participez ou assistez avec une personne extérieure à la Société. Les types de cadeaux et de formes de divertissement suivants sont strictement interdits : cadeaux dépassant une valeur de 50 $ US (ou l équivalent) formes de divertissement excédant une valeur de 100 $ US (ou l équivalent) tout cadeau sollicité cadeaux en espèces ou en quasi-espèces (cartes-cadeaux) formes de divertissement contrevenant à d autres dispositions du Code Si les circonstances commerciales requièrent un échange de cadeaux ou d invitations, usez de votre bon jugement pour vous assurer que ceci n influe en rien, ni ne semble influer en rien, sur vos décisions d affaires. Ne l oubliez pas : si vous remettez un cadeau ou une forme de divertissement à une relation de travail extérieure à la Société, vous ne devez le faire que pour soutenir un intérêt commercial légitime de Gap Inc.. Rappelez-vous que vous êtes dans l obligation d informer la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité (Global_Integrity@gap.com) de tous les cadeaux et formes de divertissement que vous avez reçus au cours des 12 derniers mois, si : la valeur de ces cadeaux et formes de divertissement en provenance d une seule source excède 100 $ US (ou l équivalent) la valeur de ces cadeaux et formes de divertissement, toutes sources comprises, excède 250 $ US (ou l équivalent) Certaines unités commerciales de Gap Inc. ont des règles plus strictes concernant l offre et l acceptation de cadeaux. Renseignez-vous sur les politiques particulières propres à votre unité avant d accepter ou d offrir des cadeaux. Posez-vous la question Quelle que soit la valeur d un cadeau ou d une forme de divertissement, vous devez toujours vous poser les questions suivantes : cet échange de cadeaux et de formes de divertissement a-t-il pour objet d influer sur des négociations commerciales? cet échange semblera-t-il influer sur des négociations commerciales aux yeux d autres personnes? cet échange entraînera-t-il un traitement privilégié ou spécial? ma participation à cette activité entachera-t-elle la réputation de Gap Inc.? Si la réponse est OUI à n importe laquelle de ces questions, ne participez pas à cet échange de cadeaux ou de formes de divertissement. Quelques exceptions en ce qui a trait aux cadeaux : Repas d affaires : Dans la mesure où ils sont peu fréquents et d un montant raisonnable, les repas d affaires ne sont pas considérés comme des cadeaux ou des formes de divertissement, et peuvent être acceptables. Il est cependant essentiel qu ils ne créent pas l impression d une obligation de réciprocité, ni ne résultent en un traitement privilégié de la part d un partenaire commercial ou d un fournisseur. 16 Éviter les conflits d intérêts
Cadeaux des Fêtes sans effet sur la trésorerie : Il est acceptable de recevoir des cadeaux à l occasion des Fêtes tels que paniers-cadeaux, biscuits, boîtes de chocolat, fleurs, gâteaux de lune, ochugen et oseibo, ou tout autre cadeau sans effet sur la trésorerie, même s ils excèdent une valeur de 50 $ US (ou l équivalent), dans la mesure où vous les partagiez avec tout le personnel de votre service. Formation organisée par des entreprises tierces : Certaines conférences ou certains ateliers de formation organisés par des entreprises tierces sont aussi acceptables, à condition d avoir été approuvés au préalable par la Direction mondiale de l intégrité et de la conformité. Communautés chinoises : Au cours du Nouvel an chinois, vous avez le droit d accepter un cadeau en espèces sous la forme d un Lai See, mais uniquement pour un montant nominal n excédant pas 100 $ HKD (ou l équivalent). Faire affaire avec des conjoints de droit ou de fait, parents ou amis Même si vous prenez soin de conserver votre objectivité dans vos décisions d affaires, le fait de travailler directement avec un conjoint de droit ou de fait, un membre de votre famille ou un ami risque de créer un conflit d intérêts apparent ou réel. Veuillez obtenir l autorisation écrite du directeur de la conformité et de votre vice-président (ou de son supérieur) avant de faire des affaires avec des membres de votre famille, des amis ou votre conjoint de droit ou de fait. Il vous est aussi interdit d inciter d autres personnes à accorder la préférence à des membres de votre famille, à des amis ou à votre conjoint de droit ou de fait lors d une embauche, dans la sélection d un fournisseur ou d un sous-traitant, ou dans une décision immobilière. Questions que vous devez vous poser Si vous travaillez avec un membre de votre famille ou un ami, posez-vous les questions suivantes : l un de vous exerce-t-il une autorité hiérarchique sur l autre? l un de vous joue-t-il un rôle dans l évaluation du rendement de l autre ou dans sa progression de carrière? Si vous avez répondu OUI à l une de ces questions, vous devez parler à ce sujet à votre directeur ou au représentant des Ressources humaines. Gérer les relations personnelles au travail Nous reconnaissons et respectons le droit de chacun de nouer des relations sociales et personnelles avec ses collègues. Vous devez user de votre bon jugement pour vous assurer que ces relations ne nuisent pas à votre rendement, à votre capacité à superviser les autres ou à l atmosphère de travail. Les employés entretenant des relations amicales ou intimes avec un ou une collègue doivent faire preuve de tact et de sensibilité afin de ne pas créer une atmosphère de travail inconfortable pour les autres. Le favoritisme, les démonstrations d affection en public et les décisions d affaires basées sur l amitié ou un attachement émotionnel plutôt que fondées sur le meilleur intérêt de la Société, constituent des exemples de comportement inapproprié. Les décisions touchant au personnel peuvent se révéler plus ardues lorsque vous occupez une position hiérarchique par rapport à une personne avec laquelle vous entretenez une relation amoureuse, vivez ou êtes apparenté, risquant ainsi de créer un conflit d intérêts, réel ou apparent. Si tel est le cas, vous devez parler à votre directeur ou au représentant des Ressources humaines, qui réfléchira avec vous et l autre personne sur la façon de séparer vos responsabilités professionnelles de vos relations personnelles. Éviter les conflits d intérêts 17
Occuper un emploi dans une entreprise autre que Gap Inc. Vous devez obtenir l autorisation de votre superviseur ainsi que celle des Ressources humaines avant d accepter un autre emploi ou de travailler en dehors de Gap Inc. Vous devez également obtenir l autorisation écrite du directeur de la conformité avant de travailler pour un fournisseur, sous-traitant, concurrent ou propriétaire de locaux loués par Gap Inc. Exception : Si vous travaillez dans un magasin ou dans un centre de distribution et que vos fonctions ne comprennent pas la supervision d autres employés, vous êtes pré-autorisé à travailler pour d autres employeurs (y compris pour d autres détaillants), dans la mesure où votre travail n interfère pas avec vos responsabilités ou vos horaires chez Gap Inc. Souvenez-vous en tout temps que vous n avez pas le droit d utiliser les ressources mises à votre disposition par Gap Inc. (temps, matériel, personnel, locaux, etc.) pour effectuer un travail extérieur, quel qu il soit. Poste d administrateur ou de directeur au sein d une autre entité Organisations à but lucratif : Vous devez obtenir l autorisation du chef de la direction et du directeur de la conformité de la Société avant d accepter un siège d administrateur ou un poste de directeur au sein d une autre organisation à but lucratif. Vous n avez pas le droit d occuper un poste d administrateur ou de directeur chez un concurrent actuel ou potentiel de Gap Inc., ou dans une société dont une gamme importante de produits entrent en concurrence avec la marchandise offerte par Gap Inc. Associations sans but lucratif : Nous vous encourageons, pendant vos heures de loisir, à occuper un poste d administrateur ou de directeur au sein d une association sans but lucratif. Cependant, si vous représentez Gap Inc., vous devez en informer le directeur de la conformité. Rappelez-vous que, à titre d administrateur ou de directeur d une association sans but lucratif, vous n avez pas le droit d utiliser les ressources mises à votre disposition par la Société au profit de cette association. 18 Éviter les conflits d intérêts