Un portail de management des risques routiers SOMMAIRE VERSION 1 - DECEMBRE 2009 Le risque routier, risque d entreprise... 2 La démarche de prévention supportée par Veofleet... 2 Le choix d un portail... 3 Etape 1 : Connaître son risque... 5 Etape 2 : Evaluer l évitabilité... 7 Etape 3 : Savoir ce qu il faut faire... 8 Etape 4 : Evaluer le personnel... 9 Etape 5 : Analyser... 10 Etape 6 : Organiser la prévention... 11 L historique des actions entreprises... 13 le paramétrage du portail... 14 Les services associés... 15 Considérations techniques pour ceux que ça intéresse... 16 [ Contact : Serge Constantin serge@veofleet.com skype : serge.constantin ] 1
LE RISQUE ROUTIER, RISQUE D ENTREPRISE L accident de la route lors d une mission est un accident qui se produit { l occasion d un déplacement nécessaire { l exécution du travail (le trajet domicile < >lieu de travail ou le déplacement en mission). C'est un accident du travail. Il représente plus de 60 % de la totalité des accidents du travail. Les coûts et impacts humains, matériels et financiers, directs ou indirects sont très importants. Comme tous risques professionnels, ce risque doit faire l objet d une action de prévention. Veofleet apporte une solution : { tout employeur souhaitant mettre en œuvre une politique de maîtrise des risques routiers s inscrivant sur le long terme avec pour objectif la réduction de la sinistralité. à tout préventeur désireux de disposer d un outil lui permettant de conduire plus efficacement ses missions de prévention. LA DEMARCHE DE PREVENTION SUPPORTEE PAR VEOFLEET Le risque routier, comme tout autre risque d entreprise, peut être maîtrisé en s appuyant sur une démarche globale et structurée { l instar de toutes les autres démarches qualité. Pour cela il est indispensable d organiser son activité de prévention autour d un processus d amélioration continue. Pour cela l entreprise doit : disposer d une situation précise de sa sinistralité, Evaluer les compétences de conduite de son personnel disposer de référentiels de conduite et de management, fixer des objectifs de réduction, décliner et suivre un plan d actions, mobiliser son encadrement, évaluer l impact de chacune de ses actions, mesurer les écarts entre le comportement des salariés et les règles édictées. 2
LE CHOIX D UN PORTAIL Le choix d un portail comme support de management permet de gérer la mise à disposition des informations, l accès aux procédures et la création d environnement propres aux besoins de chaque profil : une entreprise peut paramétrer son portail en introduisant sa charte graphique, son organisation, les privilèges de ses profils, ses référentiels, ses catalogues, ses critères d évaluation La page d accueil est organisée par salarié, par profil ou par groupe de salariés. Chacun accède { son propre programme tel qu il a été conçu par le préventeur. Les référentiels de management et de conduite contiennent l ensemble des procédures mise en place au sein de l entreprise ainsi que les supports pédagogiques multimédias. Ils sont accessibles à tout instant et en tout lieu. Un responsable possédant les droits peut accéder { l historique d un salarié : ses accidents, ses formations, ses évaluations, ses habilitations il est possible de sélectionner un groupe d individus selon différents critères et d évaluer son niveau soit directement soit par l intermédiaire d outils dédiés. Un tableau de bord permet de visualiser le niveau de sinistralité de l entreprise ou d un groupe d un salarié et de le comparer par rapport aux objectifs de réduction Une assistance en ligne sous forme de chat permet à tout instant de répondre aux préoccupations des salariés : comment effectuer une déclaration d accident, comment interpréter telle notion, comment accéder à une procédure ou imprimer telle information L accès au portail peut être complètement personnalisé, que ce soit en mode SaaS ou Intranet. Au moment de la connexion l ensemble des droits et privilèges rattachés à chaque utilisateur sont définis. Connexion au portail 3
La page d accueil du portail Pour chaque conducteur la page d accueil est organisée autour des blocs suivants : Un éditorial Un bloc action rapide menant vers le tableau de bord et l aide en cas d accidents Les indicateurs (niveau de conduite personnel, sinistralité de l entreprise) Un bloc alerte permettant d accéder en un clic { ses messages ou { ses actions (procédures { lire, rendez-vous de formation etc. ) Un bloc à suivre à lire, en 3 colonnes, affichant le sondage, les derniers articles, photos, et vidéo de journal ainsi que les dernières procédures. La page d accueil animée par le préventeur est entièrement paramétrable. 4
ETAPE 1 : CONNAITRE SON RISQUE Le système propose une saisie en ligne des principales informations relatives à la déclaration d un accident afin de réaliser des analyses statistiques permettant de comprendre le comportement des conducteurs et le risque encouru. Chaque entreprise pourra disposer d une fiche de recueil spécifique. La fiche standard proposée recueille comme information : Le lieu, la date et l heure de l accident Permet de connaître la fréquence selon le lieu (éloigné ou proche de l entreprise ), selon la saison, le jour de la semaine et l heure de la journée. Le conducteur Son identité, son statut (permanent, intérimaire, permis poids lourd ), connaissait-il le parcours? Le véhicule implique et le tiers On relève la fréquence selon le type de tiers ou celle des accidents sans tiers ou contre des corps fixes. L environnement de l accident l accident s est-il produit en ville, en zone rurale, sur le site de l entreprise ou celui du client? était-ce le jour ou la nuit, dans une zone éclairée.? était-ce en agglomération, ou sur une nationale, route secondaire, autoroute, voie express? quelles étaient les conditions atmosphériques au moment de l accident? La route était-elle glissante? Comment était le trafic : dense, fluide? L infrastructure routière 5
L accident est-il survenu sur une ligne droite, dans une courbe, à une intersection, sur un rond-point? Ou sur un parking? La nature du choc et les dommages On relève précisément la nature du choc : choc avant, heurté à l arrière, ou latéralement Est-ce en croisant, en doublant, en manœuvrant? S agit-il d une perte de contrôle du véhicule? 6
ETAPE 2 : EVALUER L EVITABILITE C est la phase pédagogique importante, elle se passe généralement lors d un entretien elle doit amener le conducteur à évaluer le facteur comportemental et le caractère évitable de son accident : évaluer les facteurs liés { l environnement : signalisation routière défaillante, intempérie, absence de visibilité préciser s il y a lieu les facteurs liés au véhicule : défaillance mécanique, des organes de contrôle de l environnement (rétroviseurs,..)... reconnaître les facteurs humains : On pourra également évaluer la gravité potentielle de l accident, c est-à-dire le niveau de gravité matérielle ou corporelle qui aurait pu résulter de l accident. On évaluera enfin le caractère évitable de l accident : si les règles de comportement de conduite avaient été observées, l accident se serait-il produit? Quelles règles de conduite doivent être observées { l avenir pour éviter que l accident ne se reproduise? Ces informations permettent de mesurer les écarts entre le comportement du conducteur et le référentiel de l entreprise. L analyse de ces écarts permettra d organiser les actions de formation ou d adapter le référentiel. 7
ETAPE 3 : SAVOIR CE QU IL FAUT FAIRE Toutes les procédures sont consignées dans deux référentiels : Le référentiel de management : il s adresse aux cadres et comprend toutes les procédures de gestion de la politique sécurité : recrutement d un collaborateur, tests d évaluation { faré passer, impression de la charte de conduite, organisation des déplacements, attribution personnalisée de la responsabilité de l entretien et du contrôle des véhicules, procédure de déclaration et de traitement des sinistres, etc. Chaque modification de procédure, comme la sortie d un nouvel imprimé, est immédiatement accessible par l ensemble des cadres Le référentiel de conduite : il contient l ensemble des règles de conduite propres { l entreprise ainsi que les règles d une conduite sûre telle qu elles sont sensées être connues par tout conducteur. La structure de ces procédures intègre la possibilité d insertion de films et de diaporama à des fins pédagogiques Ces règles sont mises en ligne régulièrement en fonction des thèmes abordés lors des campagnes de communication. Elles sont accessibles { tout moment { l aide d un moteur de recherche performant. 8
ETAPE 4 : EVALUER LE PERSONNEL Pour qu un système de management sécurité routière fonctionne convenablement, il est indispensable de pratiquer périodiquement des contrôles. On évaluera les salariés afin de mesurer les impacts de chaque campagne de communication : les messages sont-ils passés et ont-ils été correctement compris? Les conducteurs pourront suivre des audits de conduite permettant de mesurer l application des règles de sécurité. Tous les résultats sont archivés dans Veofleet et permettent d identifier les axes d amélioration. Les évaluations se présentent sous la forme de quiz ou de sondages mis en ligne ou sous forme d audit de conduite. Les quiz et sondages peuvent s adresser seulement { une population. Dans ce cas, seules les personnes invitées à répondre pourront accéder aux questions. Les cessions de conduite accompagnées évaluent le comportement du conducteur en situation. L ensemble des résultats donne une évaluation précise du niveau de connaissance des salariés de l entreprise. Un bilan périodique du système permet de faire évoluer le système, en tenant compte non seulement des résultats obtenus, mais également des évolutions intervenues soit au niveau externe (réglementation, marchés, techniques ), soit en interne (développement de l entreprise, nouvelles activités ). Si l évolution du plan de prévention n est pas conforme, on saura définir les actions correctives qu il conviendra de mettre en place rapidement. 9
ETAPE 5 : ANALYSER Chaque salarié accède à son propre tableau de bord. Il comprend le résultat de toutes ses évaluations théoriques comme pratiques ainsi que l historique de ses sinistres. Il a la possibilité de mesurer les écarts par rapport à ses objectifs. Seules les personnes autorisées peuvent accéder aux évaluations des autres salariés et effectuer des mesures de comportement par population : Ainsi que visualiser la typologie des accidents au sein de l entreprise : Une extraction de la base de données peut être réalisée sous un format Excel afin de pouvoir être analysées par des outils statistiques. 10
ETAPE 6 : ORGANISER LA PREVENTION A l issue d un point prévention après analyse du niveau de sinistralité et l identification des causes des accidents, le responsable en charge de la sécurité routière établit un plan d actions. Les actions sur l organisation des procédures du référentiel de management : elles décrivent les nouvelles règles de management du risque routier. Les nouvelles procédures sont mises en lignes dans l espace des cadres de l entreprise. des procédures du référentiel de conduite : on procède { l élaboration, publication et application des modes opératoires de conduite définissant l accomplissement de la tâche de travail. Les nouvelles procédures sont mises en ligne pour l ensemble du personnel. Elles sont éditées dans une configuration pédagogique en intégrant des outils multimédia. Leur mise en ligne est accompagnée de sondages pour mesurer les contraintes de mise en œuvre et de quiz afin de s assurer qu elles ont été correctement comprises. 11
Les actions sur l environnement routier Le plan de circulation interne { l entreprise. Certaines entreprises doivent organiser sur leur propre site la circulation et le stationnement. Celui-ci doit être connu, visible et contrôlé. Le recensement des zones { risque. L infrastructure routière externe présente des zones de risques aggravés qu il convient de connaître et d éviter. La préparation des accès L accès { son propre site, ou à celui des clients et des fournisseurs, peut nécessiter des aménagements en fonction des risques clairement identifiés. Les actions sur le parc de véhicules Le choix des véhicules et des équipements. Il tient compte de la nécessaire adaptation à la tâche et { l environnement : trajets longs ou courts, conditions climatiques, marchandises ou matériaux transportés, conditions de stationnement, de chargement et déchargement La maintenance et l'entretien. Fiches de suivi des opérations d'entretien, carnet de bord, contrôle propreté, suivi des consommations Les actions sur la politique à l'égard des conducteurs La formation et le perfectionnement à la conduite en fonction des besoins et des métiers de l'entreprise. Le perfectionnement comporte une formation théorique ou pratique selon les préconisations des modes opératoires de conduite, notamment sur des situations de conduite mal maîtrisées et parfaitement identifiées. L information et la sensibilisation. Les conducteurs sont informés d articles, de bulletins d information, de vidéos sur les risques de la conduite automobile et les effets bénéfiques des moyens de protection et de prévention. Les conducteurs impliqués dans des accidents feront l objet d une sensibilisation particulière sur les circonstances de leurs accidents et sur le caractère évitable des événements accidentels La communication des actions d animation et de communication régulières au sein de l'entreprise suscitent l adhésion en même temps qu elles développent des réflexes positifs. L animation auprès de l ensemble des salariés se fait { travers la mise en ligne de sondage et de quiz sur les thèmes faisant l objet d une communication. Ces évaluations permettent de mesurer les impacts d une campagne et le degré d adhésion aux messages de l entreprise. Le suivi par les conducteurs de leur niveau de compétence de conduite, via des indicateurs individualisés résultant des audits de conduite et des quizz. Cette auto évaluation est un facteur de progression et d émulation du conducteur. 12
L HISTORIQUE DES ACTIONS ENTREPRISES Veofleet permet de reconstituer l historique des actions menées au niveau de la société ou au niveau d un salarié : Ses formations Ses évaluations Ses sinistres 13
LE PARAMETRAGE DU PORTAIL Les possibilités offertes par le portail sont multiples : Chaque entreprise peut introduire sa charte graphique, son logo, Tout salarié est affecté à une entité de l organigramme service, direction, pôle, Ceci permet de sélectionner une population et d effectuer des évaluations ou de planifier des actions ciblées Chaque salarié est défini par un profil particulier qui lui confère des droits d accès aux informations ou de traitement : édition et mise en ligne de procédures, planification d une formation ou d un test, visualisation des résultats, 14
LES SERVICES ASSOCIES Le management d une politique de maîtrise des risques routiers avec le portail Veofleet nécessite des actions préalables et d accompagnement lors de l installation, du démarrage et de l exploitation. Chacune des actions suivantes, peut faire l objet d une offre de service spécifique : Paramétrage de l interface, des droits, de l organigramme et des profils Saisie d un historique accident sur les 3 dernières années Personnalisation des fiches de recueil des informations liées à un sinistre Formation du personnel en charge de l exploitation du portail Formation de l encadrement sur les principes de la conduite attitude Audit du système de management de la sécurité routière Sondage sur la perception du risque routier dans l entreprise destiné { l encadrement Edition des procédures propres à une entreprise Animation du portail avec la mise en ligne de quiz et de sondages Assistance { la déclaration d accident Analyse sinistralité : statistiques, rapport d étude et proposition de plan d actions Mise en ligne du programme d actions pour la période en cours : la procédure du mois, la page d accueil, les formations, 15
CONSIDERATIONS TECHNIQUES POUR CEUX QUE ÇA INTERESSE Veofleet a été réalisé sur une plateforme logicielle solide et sécurisée de type: MVC : personnalisation des interfaces et accès aux données. couvrant les besoins des applications web 2.0. comprenant un moteur de Workflow supportant le «data mapping» et offrant une capacité à modifier rapidement le schéma de données sans avoir à redévelopper l application. Application développée sur la plateforme open source PHP5/MySQL Supporte des connecteurs vers des applications tierces (services webs) Intégration les protocoles d authentification LDAP, Active Directory, Kerberos, etc. Peut-être déployé sur serveur Linux (LAMP : Linux, Apache, MySQL, PHP5) ou Windows Serveur (Windows Server 2008, IIS7, PHP5, MySQL) La plateforme applicative dispose d un environnement de développement modulaire comprenant entre autres : La Gestion des utilisateurs La Gestion de sessions utilisateurs, La Gestion des login sur base MySQL (pour déploiement internet) et LDAP (pour déploiement sur LAN). La Gestion ACL par rôle avec protection des accès aux applications. Le Support du mode «SAAS/ASP» (Software as a Service / Application Service Provider) : avec affectation de domaine ou sous domaine à un portail entreprise. Supporte dans ce mode différents portails sur le même serveur Le support du déploiement sur serveur sur le LAN ou internet de l entreprise (serveur dédié) L interface supporte les éléments suivants: Intégration d une ergonomie fluide de type web 2.0, Un Système de templates d affichage, Un système de thèmes graphiques («skins»), Une Gestion d arbre de navigation dynamique par rôle La possibilité de générer des graphes et tableaux de bord Un Eco système applicatif : supporté par une API pour réaliser des modules applicatifs métiers, avec disposition de modules existants tels qu annuaires, gestion de base de données, gestion de workflow, journal interne, messagerie La gestion des Imports/exports : Support de l export des données vers données) et MS Word (rapports), Support des flux RSS (indicateurs) Excel (pour les statistiques et exports de L architecture modulaire de la plateforme logicielle permet une intégration dans le SI d entreprise. Elle supporte aussi le mode SaaS pour une mutualisation des ressources sur serveur sécurisé. 16