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Table des matières Création fiche patient 3, 4, 5 Création fiche ordonnance 6, 7, 8 Création traitement 9, 10 L agenda 11 Le planning 12 Albus Mobile 13 La facturation 14, 15, 16 La sécurisation 17 Le chargement de factures 18 La sécurisation de factures 19 La télétransmission 20, 21, 22, 23 Résumé du processus de facturation 24 Liens utiles 25 Quelques trucs 26, 27, 28 2
3 Tout commence par la création de la fiche patient
Fiche patient 4 Chaque patient a sa fiche. La fiche patient contient les renseignements notamment administratifs des patients saisis sous forme de fiches. Les onglets de la fiche patient sont automatiquement complétés par les données lues sur la carte vitale, il est conseillé de ne pas les modifier. Enregistrement de la carte vitale sur le lecteur puis déchargement dans Albus chez le patient Création de la fiche patient en lisant directement la carte vitale dans une nouvelle fiche patient (lecteur branché, carte vitale dans le lecteur) au cabinet Création de la fiche patient «manuellement» sans carte vitale en renseignant les champs depuis une attestation manuellement
5 Création fiche patient depuis le TLA Au domicile du patient, introduire la carte vitale dans le lecteur débranché et suivre les instructions Au cabinet, brancher le lecteur et cliquer sur «Gestion du TLA» puis sur «Décharger le TLA» Saisir le code porteur: Albus affiche la liste des bénéficiaires enregistrés Cliquer ensuite sur «Traiter les bénéficiaires» puis sur «Ignorer le contexte» Notre conseil : attention à ne pas créer de doublon au moment du déchargement, sinon utiliser la fonction «Fusionner» de la fiche patient
6 Et puis, il faut créer l ordonnance
7 L ordonnance Le fichier ordonnance contient les prescriptions saisies. L enregistrement d une prescription génère automatiquement des dates de rendez-vous dans la fonction «Agenda». Une ordonnance peut être facturée partiellement ou entièrement. Création de la fiche ordonnance depuis la fiche du patient Création de la fiche ordonnance depuis la fonction ordonnance
8 Saisie d une ordonnance C est la saisie de l ordonnance qui permet la facturation aux patients, aux caisses, aux organismes complémentaires. Le type de facturation de la fiche est saisi dans la trame de l ordonnance. Possibilité de sélectionner l origine de la complémentaire. Papier (facturation de l ordonnance sans télétransmission de la facture) SV en dégradé (facturation avec télétransmission sans sécurisation de la facture) SV avec vitale (facturation avec télétransmission et sécurisation de la facture avec le lecteur branché) SV en visite (facturation avec télétransmission et sécurisation de la facture sur le lecteur au domicile du patient)
9 Le traitement Une fiche ordonnance peut contenir 1 ou plusieurs traitements (ou prescriptions) allant jusqu à 99. Les soins sont saisis dans des traitements différents dès lors que les rythmes ou dates varient. Cliquer sur le bouton «Nouveau» dans la fenêtre «Modification de la fiche ordonnance» pour créer de nouveaux traitements. Saisie de la date de la prescription et du nom du prescripteur Cocher les cases «Tiers payant» pour pratiquer le tiers-payant sur la part Sécurité Sociale et complémentaire Renseigner les rubriques «soins à exécuter» Renseigner le cadre «actes à exécuter»
10 Saisie d un traitement Saisir date + nom du prescripteur Cocher ou décocher les cases pour facturer en HTP ou TP intégral Saisir Automatique pour attribution des actes selon planning Préciser la durée, le rythme, les dates de début et fin des soins Saisir ligne par ligne les soins effectués Classer chronologiquement les soins
11 L agenda L agenda est le cœur même de la gestion des soins. Tous les soins saisis dans les différents traitements des différentes ordonnances s inscrivent automatiquement dans l agenda. Il permet de voir d un coup d œil l organisation des tournées au jour le jour. La plupart des fonctions sont accessibles depuis celui-ci.
12 Le planning Il permet d indiquer l emploi du temps du ou des infirmiers. Il suffit de cocher les cases correspondantes aux jours où l infirmier travaille. Chaque journée est décomposée en 4 cases (matin, après midi, soir et permanence au cabinet). En cas de tournées simultanées, renseigner un planning par zone, après avoir spécifiée celleci dans la fiche du patient.
13 Le planning, l agenda et Albus Mobile pour les utilisateurs Albus Réseau Distant Saisie des tournées dans le planning Affectation des soins par date dans l agenda Visualisation de la tournée depuis le mobile
14 Il faut ensuite facturer
15 La facturation La facturation d une fiche ordonnance facture l ensemble des actes pour un même patient jusqu à une date limite à préciser. Il faut préalablement avoir saisi la ou les prescriptions dans une fiche «Ordonnance». Une seule ordonnance par patient pour une même période de soins Possibilité de facturer partiellement l ordonnance mais uniquement chronologiquement Une facture peut être annulée si elle est erronée tant qu elle n est pas télétransmise Les soins dispensés doivent être facturés dans les 2 années suivant la date de prescription
16 Facturation d une ordonnance Afficher l ordonnance à facturer, vérifier les dates de passage en cliquant sur le bouton «Dates» puis cliquer sur le bouton «Facturer». Vérifier la date de fin de facturation (date de fin des soins ou date de facturation intermédiaire). Choisir le ou les professionnels de santé facturant, puis cliquer sur «Facturer». «Consulter» les factures avant de cliquer sur «Enregistrer» si les factures sont correctes, ou sur «Annuler» pour revenir dans l ordonnance et y apporter d éventuelles modifications avant de relancer la facturation.
17 La sécurisation Sécuriser une facture consiste à signer cette dernière numériquement sur le lecteur à l aide de la carte vitale du patient. La carte vitale étant chez le patient, il faut «apporter» la facture chez ce dernier par le biais du lecteur. Pas d impression des feuilles de soins CERFA Les factures de plusieurs professionnels peuvent être sécurisées par 1 seul d entre eux Les factures sécurisées sont réglées plus rapidement et présentent moins de rejets Une prime à la télétransmission de 400 est accordée lorsque 70% des FSE télétransmises sont sécurisées
18 Chargement de factures Charger les factures en cliquant sur «Gestion du TLA» puis sur «Charger les Factures» Cocher la case «ignorer la date de visite», cocher les factures à charger sur le lecteur, puis sur le bouton «Charger factures» Imprimer le bordereau de chargement si nécessaire Imprimer les justificatifs de paiement pour les sommes à percevoir chez les patients
19 Sécurisation de factures Au domicile du patient, introduire la carte vitale du patient dans le lecteur et chercher l icone sécuriser FSE, suivre les instructions à l écran du lecteur Au cabinet, décharger les factures sécurisées en cliquant sur «gestion du TLA» puis sur «décharger le TLA» Les FSE ainsi sécurisées passent automatiquement dans la télétransmission
Dernière étape : la télétransmission 20
21 La télétransmission La télétransmission des factures permet d envoyer celles-ci aux différentes caisses et organismes (pour toutes les factures émises en type SV ) La télétransmission passe par la boite aux lettres (BAL) configurée dans Albus
22 Lancer une télétransmission Cliquer sur «Télétransmission» puis sur «Gestion des flux» Sélectionner dans le volet de gauche le professionnel de santé qui souhaite télétransmettre Vérifier l ensemble des factures à transmettre et cliquer sur le bouton «Transmettre» Saisir le code porteur au moment de l invite Imprimer les bordereaux de télétransmission Vérifier les bordereaux et cliquer sur «Ok» pour valider l envoi des factures ou «annuler» pour revenir en arrière et faire d éventuelles modifications
23 Télétransmission des factures Sélectionner le professionnel de santé qui télétransmet Vérifier la liste des factures Cliquer sur Transmettre
Création fiche patient (avec ou sans TLA) Diapos 3, 4, 5 Saisie ordonnance avec traitement(s) Diapos 6, 7, 8, 9, 10 Facturation Diapos 14, 15, 16 Sécurisation sur le TLA (SV en visite) Diapos 17, 18, 19 Impression FSE (SV en dégradé) Impression FSP (Papier) Télétransmission (impression des bordereaux) Diapos 20, 21, 22, 23 Paiement/Rejet
25 Quelques liens utiles www.ameli.fr/ Le site d information santé de l Assurance Maladie www.l-idel.fr/ Le site de référence des infirmiers libéraux français www.sos-cotation.com/ Toutes les réponses à vos questions de nomenclature des actes infirmiers. Perfusions, majorations, patients chroniques...demandez, et vous saurez Sans oublier : www.albus.fr (pour consulter la rubrique Base de connaissances ) ainsi que https://fr-fr.facebook.com/le.logiciel.infirmier
26 Le saviez-vous? Comment connaitre en un clin d œil les différentes BAL attribuées aux professionnels de santé? (Menu Outils / Administration / Sesam Vital / Informations Sesam Vital
27 Le saviez-vous? La touche Espace du clavier permet dans le tableau des dates de modifier le contenu d une cellule Cliquer sur Modifier, se positionner dans la cellule et appuyer sur la touche Espace du clavier (plusieurs fois si nécessaire) Le soin de ce jour se fait au cabinet et non au domicile
28 Le saviez-vous? Vous pouvez poser vos questions à nos experts 7 jours sur 7, 24h/24h sur support.albus.fr