Association des Responsables de Services Généraux Facilities Managers Association CAHIER DES CHARGES GARDIENNAGE Avertissement : ce document est un exemple de cahier des charges Gardiennage établi pour un besoin particulier. Il ne s'agit en aucun cas d'un modèle type élaboré par l'arseg. Nous vous recommandons de croiser plusieurs sources d'information pour affiner votre document et le conformer à vos besoins. Pensez à vos collègues : une fois votre propre document élaboré, pensez à le communiquer à l'arseg. Il servira à enrichir la base documentaire mise à disposition de l'ensemble des adhérents. D'avance merci. Paris Strasbourg Lille Nantes/Rennes Lyon Nice/Marseille 24 rue J. Ibert 92300 LEVALLOIS Tél. : 0147489339 Fax : 0147489340 E-mail : arseg@arseg.asso.fr Site web : www.arseg.asso.fr Association Loi 1901 N de déclaration 28/8176 à la Préfecture des Hauts-de-Seine en date du 19/06/75 N Siren 383 964 343
SOMMAIRE I. Présentation du client 3 II. Mission 3 III. Début de prestation 4 IV. Désignation des locaux 4 V. Définition des besoins 4 VI. Fonctions et compétences requises 4 VII. Aide au gardiennage 5 VIII. Cadre des réponses à l appel d offre 5 IX. Clauses administratives et financières 6 X. Obligations du prestataire 6 XI. Obligations de résultat 8 XII. Dispositions générales 8 XIII. Prestations sur devis 8 XIV. Télésurveillance 8
CAHIER DES CHARGES I. Présentation du client - Société X est une société de xxxxx, regroupant dans son Siège situé (adresse), 450 personnes dans un immeuble de 8400 m². Ses activités opérationnelles, techniques et commerciales nécessitent que le site soit gardienné 24h/24h, 365 jours par an. La société X est représentée par son Directeur Général et Président du Directoire, Monsieur Y. - Certaines spécificités attachées à la nature même du milieu international et opérationnel devront être prises en compte par les soumissionnaires : - Population et culture d entreprise internationale (plus de 20 nationalités représentées), - Réception de nombreux visiteurs (dont des VIP) et organisation de réunions et de manifestations diverses, - Existence d une structure de sûreté et de sécurité renforcée (contrôle électronique d accès, vidéosurveillance, détection incendie etc ). II. Mission Les soumissionnnaires sont invités à répondre au présent appel d offres pour une prestation de gardiennage, dans les locaux du Siège Social de la société X tel que décrit au paragraphe IV. La société X déléguera à l entreprise retenue la responsabilité de surveiller et de faire respecter les règles de sécurité en vigueur de ses locaux. III. Début de prestation La prestation est actuellement assurée par une société titulaire du contrat jusqu au xxxxxx.
Cette prestation débutera le xxxxxxx pour une durée de 1 an qui pourra être renouvelée à la demande de la société X. IV. Désignation et description des locaux L immeuble, objet du présent appel d offre est un bâtiment comprenant deux ailes de 7 et 5 étages, composé de 8400 m² utiles de bureaux, salle de conférence, centre de contrôle et deux niveaux de parking en sous-sol. L immeuble contient deux zones classées en ERP L et T de 5ème catégorie. L accès piéton se fait par un hall d accueil situé au xxxxxxxx ; une entrée parking et aire de livraison sont situées à la même adresse. L annexe 1 du présent cahier des charges est un cahier des plans des étages et des sous-sols. Ce document n intègre pas le positionnement du bâtiment dans son environnement, et les soumissionnaires sont donc invités à se rendre sur place pour intégrer les différents paramètres de sécurité liés à cet environnement. V. Définition des besoins La société X souhaite sécuriser son site 24h/24h, 365 jours par an. Afin de pouvoir établir une proposition, les soumissionnaires seront conviés à une visite du Siège Social. Les soumissionnaires devront compléter le tableau joint au document 1. De plus, le détail des prix concernant les prestations ponctuelles devront être transmises par les soumissionnaires. VI. Fonctions et compétences requises Le Prestataire aura pour missions principales : - d assurer une permanence au PCS jour et nuit, - de contrôler les accès, - d effectuer des rondes de surveillance, - de gérer l accès au quai de livraison et surveiller l entrée parking, - de surveiller les alarmes du site et appliquer les consignes prévues, - de traiter les alarmes et anomalies constatées, en fonction des consignes générales et particulières en vigueur, - d assurer la première intervention en cas de malaise,
- d accueillir et orienter les secours extérieurs en cas d intervention, Les compétences et qualités des agents de sécurité requises sont : - l usage de la langue française lue, parlée, écrite, - l usage de la langue anglaise parlée pour l équipe de jour, - l usage des outils de contrôle de sécurité (reports d alarme), - l aptitude à résoudre seul des problèmes ponctuels simples liés aux visiteurs, au bâtiment ou à l environnement, - une formation de première intervention sanctionnée par un Brevet National de Secourisme, - l amabilité, la rapidité, l efficacité. VII. Aide au gardiennage - le prestataire devra mettre en place un système de rondiers avec traçage des incidents, - les entreprises soumissionnaires prévoiront, sans surcoût, au moins un contrôle par nuit et en plus un ou deux la journée les samedis, dimanches et jours fériés, - le prestataire fournira aux gardiens un uniforme de travail identique en concertation avec la société X et prévoira son renouvellement périodique en fonction des saisons et du degré d usage. - le Prestataire prévoira une réunion trimestrielle contradictoire de satisfaction dans les locaux de la société X. VIII. Cadre des réponses à l appel d offre Les bordereaux de prix devront faire apparaître les coûts horaires en fonction des prestations. Dossier de référence de l entreprise comprenant la plaquette commerciale, les références clients sur les chantiers de taille similaire (avec nom des contacts et numéros de téléphone), le numéro de registre du commerce, Les sousmissionnaires préciseront s ils sont détenteurs : - D un label professionnel, - De l habilitation confidentiel défense,
- D une norme ISO ou autre. Les certificats d assurance indiquant la nature des assurances et les montants couverts. IX. Clauses administratives et financières A. Durée du contrat Le contrat est établi pour une durée d un an à compter du 01.07.2003. B. Conditions de réglement Les réglements de la société X interviendront à 30 jours francs à réception de facture. X. Obligations du prestataire 1. Le prestataire s engage à assurer le gardiennage tel qu il est défini dans le présent cahier des charges. Il s engage à mettre en place les moyens nécessaires de façon à effectuer sa prestation dans des conditions de qualité irréprochable. 2. Le prestataire s engage à respecter les textes de loi en vigueur sur les conditions de travail de nuit, la sous-traitance d activités. 3. Le prestataire fournira au client la liste nominative du personnel d encadrement qui est seul habilité à recevoir les instructions du client. Pour des raisons de sécurité, le client doit toujours avoir la liste nominative à jour de l ensemble du personnel présent. Cette liste sera fournie par le personnel d encadrement mis en place et indiquera le planning du personnel de surveillance. 4. Le prestataire recrute, rémunère, emploie et forme sous sa seule responsabilité le personnel nécessaire à l exécution de la mission. Le prestataire fait siens les problèmes d horaires et d effectifs pour l observation de la législation du travail relative notamment à la durée du travail, aux repos hebdomadaires et aux congés annuels ou autres. Il fait son affaire personnelle des accidents de trajet qui pourraient survenir à ses employés du fait ou à l occasion de l exécution du présent contrat et des accidents de travail de leur fait propre. 5. Le Prestataire devra veiller au remplacement immédiat de son personnel en cas de maladie, vacances ou absence. 6. Le prestataire s engage à ce que ses prestations soient effectuées de façon tout à fait irréprochable et à ce que ses employés :
- Observent une discrétion absolue sur tout ce qui touche à l entreprise du client, à son personnel ainsi qu à ses visiteurs. - Respectent la réglementation générale en matière d hygiène et de sécurité, - Aient une formation sur les règles de la sécurité du travail, - Aient une formation de première intervention sanctionnée par un Brevet National de Secourisme. 7. Le prestataire s engage à faire respecter par son personnel les consignes de la société X listées ci-dessous : Interdiction : - D utiliser le téléphone pour d autres motifs que le service (les coûts des communications de type personnel des employés du Prestataire seront retenus sur ses factures), - De pénétrer dans les locaux en état d ivresse ou sous l influence de drogues, - De provoquer du désordre d une façon quelconque sur les lieux de travail, - De travailler sans la tenue déterminée en commun par le Prestataire et la société X, - De manquer de respect au personnel de la société X, et à ses visiteurs, - De récupérer pour son compte ou celui de tiers tous matériels, documents ou papiers, même semblant avoir été laissés à l abandon par la société X, - De pénétrer dans les locaux de la société X en dehors des heures de service. Le prestataire devra prendre, si l une quelconque de ces interdictions n était pas respectée, toutes les dispositions nécessaires pour faire cesser ce non respect. Le prestataire s engage à rembourser le montant total des vols ou des détériorations dus à une malveillance de son personnel, soit directement, soit par l intermédiaire d une compagnie d assurance avec laquelle il aura conclu une police à cet effet.
8. Le prestataire s engage à assurer une prestation complète même en cas de grève des transports ou autre, 9. En cas d inexécution partielle ou totale de la prestation, le prestataire sera soumis à des pénalités et le montant de la prestation non réalisée sera déduit de la facture mensuelle. XI. Obligations de résultat La prise en charge des prestations définies dans le présent document constitue un contrat d entreprise avec obligation de résultats et mise en oeuvre de moyens minimaux. Le soumissionnaire recherche de façon continue l amélioration des méthodes pour assurer une qualité de service optimale tant au niveau des résultats sécuritaires qu au niveau de la satisfaction des occupants. XII. Dispositions générales Les deux parties seront liées par contrat dès la signature d une lettre d accord à laquelle sera joint le présent cahier des charges visé par le client et le prestataire retenu. La signature du prestataire sur ce document induit sa parfaite connaissance des droits et obligations des deux parties et son acceptation de tous les paramètres de son engagement. XIII. Prestations sur devis Dans le cadre de ses activités, la société X pourra être amenée à solliciter les services ponctuels du prestataire retenu, pour des missions dans les locaux du client ou dans tout autre lieu désigné par le client. XIV. Télésurveillance La société X pourra être amenée à solliciter les services de télésurveillance du prestataire retenu, sur différents sites désignés par le client.