13 3 1 CHAPITRE 13.3. Appel d offre et cahier des charges GMAO Jean-Pierre Vernier 13.3.1 Principes de la sélection 13.3.2 Le cahier des charges 13.3.3 Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP)
13 3 1 1 SOUS-CHAPITRE 13.3.1. Principes de la sélection L entreprise à la recherche d une GMAO, après avoir étudié en détail l offre du marché des logiciels, doit ensuite transcrire dans un cahier des charges ses besoins et ses exigences vis-à-vis desquels devront se positionner les différents éditeurs qui recevront l appel d offre. A. Comparer les fonctionnalités des logiciels du marché Un futur utilisateur commence souvent par comparer les fonctionnalités des différents logiciels. Très rapidement, il découvre une offre nombreuse avec des prix très différents pour des fonctions presque semblables. En effet, ce ne sont pas les seules fonctionnalités qui font le prix d un logiciel, mais principalement : lesgbd (système de gestion de base de données) autour duquel il est conçu. Les SGBD très puissants sont les plus chers mais ils nécessitent plus de travail pour les applications développées autour d eux ; lesoutils de développement utilisés. Plus ils sont chers et puissants, plus le logiciel aura de possibilités d évolution. Le prix se répercutera bien entendu sur le logiciel ; les possibilités deparamétrage et de personnalisation, par exemple, la possibilité de créer un nombre illimité de statut de validation avant la clôture d un ordre de travail (OT), ou la possibilité d adapter les textes et le vocabulaire d un masque d écran à des groupes de culture différente. Ainsi, le coût dedéveloppement d un logiciel croît exponentiellement avec ses possibilités deparamétrage ; lapolitique commerciale de l éditeur et les moyens mis en œuvre qui jouent sur les garanties de pérennité. Lemeilleur logiciel du monde, s il n est pas vendu (absence de publicité, dedémarche commerciale...), disparaîtra de la circulation ; Définition les fonctionnalités puissantes telles que l inspection, la maintenance Algorithme : partie de programme conditionnelle qui font appel à des algorithmes complexes. informatique.
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 1 2 B. Analyser ses besoins et définir ses exigences La démarche d analyse des besoins et la définition précise des exigences reposent sur une série d entretiens et de réunions conduites dans l entreprise avec les différents acteurs concernés : directeurs, informaticiens, utilisateurs, consultant extérieur. a) L évaluation des besoins Renvoi Le TRS est défini au sous-chapitre 8.1.5. L évaluation des besoins est effectuée par des entretiens et des réunions avec la direction pour définir d abord les objectifs. Un séminaire réunissant les différents directeurs permet d expliquer ce que sous-entendent les différents indicateurs et la nécessité de collaboration entre les différents services pour définir par exemple : les commandes de sous-traitance et les exigences réglementaires en termes de sécurité, letrs (taux de rendement synthétique) pour mesurer la productivité des équipements, la mise à disposition des équipements pour la maintenance préventive, larépartition des responsabilités entre logistique et maintenance, lapolitique de gestion des stocks comptables. À la suite de ce séminaire sont définis le planning général du projet, le périmètre géographique, le périmètre organisationnel et les tableaux de bord attendus. b) La définition du périmètre informatique La définition du périmètre informatique se fait avec le service informatique en analysant les tendances du marché des logiciels informatiques et le schéma directeur de l entreprise. c) La définition des exigences organiques du logiciel Les exigences organiques du logiciel sont définies au cours d un entretien avec un spécialiste expert des systèmes GMAO. Elles définissent la conception du logiciel pour que ce dernier puisse s intégrer dans le système d information et répondre aux différents objectifs de la direction. Il sera notamment décidé si les modules stocks et achats seront ceux du logiciel GMAO ou ceux du logiciel ERP. d) La définition des exigences fonctionnelles Les exigences fonctionnelles sont définies lors de réunions entre un consultant extérieur et les utilisateurs : agents de maîtrise et techniciens. Cela permet d obtenir des grilles d évaluation fonctionnelles. Une note de pondération est affectée à chaque exigence, en fonction de l importance qui lui est donnée.
13 3 1 3 e) La synthèse des besoins et les grilles d évaluation Le processus de consultation avec les différents intervenants aboutit à une synthèse de besoins et d exigences qui se traduira dans le cahier des charges sous forme de grilles d évaluation soumis aux différents éditeurs. Ces grilles se présentent sous la forme suivante : Poids de 1 à 5 Exigences Adéquation du logiciel Standard Paramétrage adaptation Chaque grille est suivie de graphiques représentant des scénarios d évaluation auxquels se soumettront les éditeurs de GMAO lors des démonstrations. Après évaluation, la démonstration sera notée avec le même modèle de document dont l en-tête aura changé comme suit afin de porter des appréciations : Poids de 1 à 5 Points à évaluer Appréciations de la démonstration Adéquation Ergonomie C. Établir le document contractuel Il s agit de rédiger un document final qui sera soumis aux soumissionnaires et qui intégrera toutes les exigences de l entreprise. Les grilles permettent d obtenir une évaluation des propositions dans les réponses obtenues. a) La structure du cahier des charges Le document est structuré en deux volets : le cahier des charges proprement dit et le cahier des clauses techniques particulières (CCTP). 1. LE CAHIER DES CHARGES PROPREMENT DIT Le cahier des charges proprement dit comprend : laprésentation de l entreprise : son chiffre d affaires, ses effectifs, ses domaines d activité ; l expression des besoins généraux : les objectifs de la direction, les différents périmètres applicatifs ; les demandes d information adressées à l éditeur concernant son entreprise : surface financière, effectifs, références...
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 1 4 2. LE CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES (CCTP) Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) comprend : les exigences techniques qui résultent des contraintes imposées par le Recommandation parc des matériels et logiciels existant dans l entreprise, des orientations Les exigences techniques sont informatiques. L éditeur devra y exposer ses propres exigences ou prédéfinies avec les services infor- requis ; matiques. les exigences organiques qui définissent la manière dont est conçu le logiciel et les contraintes résultant : Recommandation del insertion du logiciel dans le système d information, des relations La formulation des exigences fonctionnelles avec les autres logiciels ; organiques demande l assistance d un spécialiste ayant delasuperficie du projet (multi-organisations ou non, multisites, multide- une expérience approfondie vises...) ; des projets GMAO. des contraintes de confidentialité entre les divers groupes d utilisateurs comme par exemple les sous-traitants d entreprises concurrentes faisant des comptes rendus dans la GMAO ; des exigences informatiques vis-à-vis de normes (signature électronique, contrôle des accès, degré de traçabilité exigé...) ; Recommandation Les exigences fonctionnelles se définissent seulement après les exigences techniques et organiques. Faire le contraire est une perte de temps. Remarque Il est courant qu un éditeur promette tout ce que demande le prospect lors des démonstrations puis «oublie» ses promesses si le prospect devenu client ne les lui rappelle pas. La raison peut être une non-transmission de la promesse au service technique chargé de la mise en œuvre. les exigences fonctionnelles ou fonctions demandées par les utilisateurs. b) Les engagements du cahier des charges (CDC) Le cahier des charges est un élément contractuel. En cas de litige sur la réalisation d un projet informatique, il pourra déterminer les engagements respectifs des deux parties. La plus grande attention doit donc être portée à sa rédaction et à son contenu. Si un éditeur s engage sur une fonction, cela doit être sans ambiguïté. Sicette fonction est développée gratuitement, cela devra être indiqué dans le contrat définitif comme une clause suspensive : dans ce cas, la non-exécution peut annuler le contrat et don- ner lieu à réparations. D. Présenter et envoyer le cahier des charges et le CCTP Le cahier des charges et le CCTP sont adressés par courrier postal ou électronique aux différents éditeurs pressentis. Les éditeurs soumissionnaires compléteront les espaces laissés libres dans le document (présentations, grilles d évaluation...). a) La communication de l appel d offre au soumissionnaire L entreprise envoie un document complet d appel d offre présentant tous les éléments du projet sur lesquels l éditeur soumissionnaire apportera des réponses détaillées permettant une sélection ultérieure. Cette réponse peut avoir une valeur contractuelle.
13 3 1 5 Si l entreprise envisage de passer à terme au commerce électronique, il est souhaitable de s adresser à un éditeur qui maîtrise cette activité en ayant lancé par exemple un réseau de E-Procurement. Définition 1. L ENTREPRISE ET SON PROJET DE GMAO E-Procurement : réseau Internet de fournisseurs accessibles Le document préparé par l entreprise contient : avec un même outil informatique. laprésentation de la société, Ainsi, la recherche d une laprésentation de la fonction maintenance, pièce de rechange affichera en quelques secondes sur une lesobjectifs généraux du projet, même page les différents fournisseurs avec le prix et la dispo- lepérimètre géographique, nibilité. lepérimètre organisationnel, lepérimètre informatique. 2. L APPEL D OFFRE L appel d offre comprend : laprésentation de l appel d offre, lecalendrier du projet, les interlocuteurs de la société, une fiche signalétique détaillée àremplir par le soumissionnaire. b) La réponse du soumissionnaire à l appel d offre L éditeur soumissionnaire transmet à l entreprise toutes les informations demandées et remplit les différentes grilles techniques du CCTP. 1. LA PRÉSENTATION DE L ÉDITEUR L éditeur doit fournir les éléments suivants : Remarque lasurface financière, Ces informations permettent à les moyens, l entreprise qui fait l appel leseffectifs. d offre d identifier les ressources réelles de l éditeur. 2. LA PRÉSENTATION DU LOGICIEL Cette présentation contient le descriptif du logiciel proposé avec les aspects techniques et contractuels. 3. L OFFRE DE PRIX L offre de prix du soumissionnaire comprend les coûts de licence et de maintenance, les développements spécifiques et les prestations d accompagnement de mise en œuvre. 4. LE CCTP Le cahier des clauses techniques particulières permet au soumissionnaire de fournir les informations demandées concernant :
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 1 6 lesexigences techniques qui sont nécessaires dans le cas où le logiciel doit fonctionner sur un matériel et dans un environnement informatique bien définis. Par exemple, si tous les logiciels existants dans l entreprise sont conçus autour d un même SGBD, il est souhaitable pour limiter les coûts d acheter une GMAO du même SGBD. Le développement d un logiciel repose sur des outils et des macro-assemblages de données. Leur puissance a un impact sur la rapidité de développement, la pérennité du produit final. La réponse à ces questions permet d anticiper la disparition d outils informatiques qui peut obliger des éditeurs à cesser leur activité ou tout au moins à limiter l évolution du logiciel dans le futur ; lesexigences organiques, c est-à-dire la manière dont est conçu le logiciel. Ces critères qui tiennent compte de l intégration aux autres logiciels de l entreprise sont incontournables. Bien entendu, la question ne se pose pas si la GMAO fonctionne de manière indépendante. La réponse à ses questions peut éliminer d emblée un logiciel. L éditeur doit donc répondre à ces exigences ; lesexigences fonctionnelles ou fonctions du logiciel. Elles sont décrites ici sous forme de grilles avec les exigences fonctionnelles. Le suivi des processus organisationnels permettront à l éditeur soumissionnaire de préparer sa présentation.
13 3 2 1 SOUS-CHAPITRE 13.3.2. Le cahier des charges Société. PROJET DE MISE EN ŒUVRE D UNE GMAO Cahier des charges Indices de création/révision XX001 Création XX992 Révision et validation Date Visa Adressé le (Date d envoi) à la société : (nom de l éditeur) Ce cahier des charges doit être retourné le (Date) à l adresse suivante : M (Nom) (Adresse) Ce document référencé : XXX complète le Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) référencé : XXX
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 2 2 PRÉSENTATION DE L ENTREPRISE La société XXX exerce son activité dans le domaine :... Énumérer ici tout ce qui peut avoir une importance dans le choix du logiciel. Cette activité s exerce sur le (ou les sites) de :... Indiquer succinctement l activité, le chiffre d affaires, les effectifs, les contraintes particulières techniques, logistiques, environnementales, etc. Pour chaque site, préciser les effectifs du site et ceux de la maintenance. Énumérer les spécificités. Par exemple : site XXX est classé Séveso 2 ; les activités commerciales vers les États-Unis imposent de répondre aux normes FDA et QS 9000. Le logiciel devra permettre de faciliter cette mise en conformité. PRÉSENTATION DE LA FONCTION MAINTENANCE Le service maintenance représente un budget d environ :...M pour... personnes par site. Les chiffres clés propres à l activité de maintenance par site sont les suivants : Éléments quantifiés Site x Site y Site z Valeur du stock de pièces détachées Nombre de pièces détachées gérées en stock Nombre de pièces détachées stratégiques gérées en stock Nombre de consommables gérés en stock Valeur du stock de consommables Nombre d interventions curatives (moyenne par jour) Nombre d interventions préventives (moyenne par jour) Nombre d équipements maintenus Nombre de gammes de maintenance actuelles Nombre de gammes de maintenance à créer (estimé) OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU PROJET Ce projet de mise en œuvre d un progiciel de GMAO répond à la demande émise par la direction générale et les responsables maintenance, de disposer d un outil leur permettant : d homogénéiser les méthodes de travail entre sites ;
13 3 2 3 defavoriser l échange d informations et la capitalisation de savoir-faire ; d accroître le rendement des actifs productifs en diminuant les temps d arrêt pour pannes, en augmentant la réactivité et l efficacité du service de maintenance, en généralisant la maintenance préventive ; dediminuer les coûts de logistique tout en augmentant leur efficacité : optimisation du stock maintenance, optimisation des achats en automatisant les tâches administratives ; dedisposer d un système de traçabilité permettant de visualiser en quelques minutes tous les événements survenus sur un actif, à savoir : intervenants et habilitation, historique et provenance des pièces de rechange, dates des étalonnages, comptes rendus de maintenance préventive et corrective ; d assurer la maîtrise quantitative et qualitative des interventions effectuées en sous-traitance et avec des personnels internes ; derépondre aux exigences de sécurité en automatisant les autorisations, consignes, permis coupe-feu, etc. ; defaciliter la gestion des visites réglementaires (appareils à pression, élévateurs...) ; deconnaître les coûts de possession des actifs gérés; dedisposer des éléments nécessaires pour le remplacement d un actif en fin de vie : historique des pannes, coûts divers... PÉRIMÈTRE GÉOGRAPHIQUE Ce projet concerne dans un premier temps les...sites de l activité :... Il s étendra par la suite aux autres sites et sociétés dugroupe, soit...sites. Dans l estimation des coûts de licence, il est demandé de tenir compte de cette évolution. PÉRIMÈTRE ORGANISATIONNEL L application de GMAO sera utilisée principalement par les acteurs des services : maintenance, achats, services généraux par tous les acteurs potentiellement clients du service maintenance : production, services administratifs... À titre d information, et pour vous aider dans votre dimensionnement de projet, vous trouverez cidessous la liste des acteurs et rôles associés au service maintenance des sites concernés.
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 2 4 Opérateur de production L opérateur de production appartient à une équipe autonome de production (EAP), elle-même rattachée à une unité de production autonome (UPA). Dans ce cadre, il réalise l auto-maintenance des moyens sur lesquels il travaille, sur la base des instructions élaborées par le coordinateur technique. Lorsqu il identifie une anomalie, il rédige une fiche d anomalie. Agent de maintenance L agent de maintenance est, soit sous la responsabilité du coordinateur technique, soit directement rattaché à une unité de production. Il réalise la maintenance curative et la maintenance préventive sur la base des instructions élaborées par le coordinateur technique. Il saisit les ordres de travaux (OT) relatifs aux interventions réalisées. Il a accès aux historiques des interventions. Il demande la sortie de pièces au magasin général. Coordinateur technique (ou coordinateur maintenance) Le coordinateur technique est le pilote de l activité maintenance à laquelle il appartient. Il codifie les équipements (ou actifs). Il requiert des investissements de remplacement et/ou de fonctionnement. Il gère les contrats de maintenance. Il élabore le plan de maintenance préventive. À ce titre, il crée et planifie les ordres de travaux (OT) et réserve le stock de pièces associées. Il analyse les fiches d anomalies et décide des améliorations à apporter. Il est émetteur de demandes d achats (DA) de pièces spécifiques. Il a en charge la mesure de l activité de maintenance, la création et le suivi d indicateurs : taux de rendement synthétique (TRS), taux d interventions curatives sur interventions préventives... Responsable Produits nouveaux / Industrialisation rattachés auservice Méthode Ce collaborateur élabore les dossiers techniques (gammes, nomenclatures, fiches techniques). Il organise et met en œuvre la formation des agents de maintenance sur les nouveaux procédés. Il a en charge la capitalisation du savoir-faire maintenance. Il requiert des investissements à long terme et suit leur mise en œuvre.
13 3 2 5 Il est émetteur de demandes d achats (DA) de nouvelles pièces. Responsable Magasin Il a en charge la gestion du magasin. À ce titre, il contrôle et réalise les entrées/sorties de pièces du magasin. Il assure les réservations de pièces. Il est responsable du réapprovisionnement des pièces. Responsable Achats Attaché à la structure Achats du site, il a en charge la codification des articles sur la base des fiches techniques des produits Il est responsable du traitement des DA dans le respect des contrats cadres négociés par les achats centraux. Le parc informatique actuel comprend : PÉRIMÈTRE INFORMATIQUE Domaine Matériel Système opérationnel SGBD Logiciel Comptabilité, finances...... GPAO...... Ressources humaines...... DAO...... CAO...... Système de supervision...... Expliquer les éventuelles orientations, les prochaines acquisitions et tout ce qui pourrait amener l éditeur à faire des propositions. Il pourrait par exemple avoir développé pour un autre client une interface avec le futur logiciel de gestion électronique de documents (GED) de l entreprise, ce qui peut l amener à le céder à un prix très bas vu qu il a été développé et que le coût est amorti. Interfaces à prévoir Il est prévu d interfacer la GMAO avec les logiciels suivants :...
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 2 6 Ce logiciel de GMAO sera maître dans la gestion des équipements, des pièces de rechanges associées, des interventions, des demandes d achats, des stocks, des réceptions et des temps passés sur interventions. Ceci nécessitera notamment de transférer des informations (demandes d achat, réceptions, mouvements de stock valorisés, temps valorisés, temps imputés sur des projets...) vers les applications d achat, de comptabilité analytique et les autres systèmes existants. À l inverse, la GMAO sera esclave pour les commandes, les listes de fournisseurs validés, les prix négociés, etc. Ceci nécessitera des transferts d informations de la GMAO vers la chaîne Achats qui aura le droit de les modifier. Le produit devra, pour ce faire, proposer des outils facilitant ce transfert d informations. PRÉSENTATION DE L APPEL D OFFRE Vos interlocuteurs pour cet appel d offre seront exclusivement : Nom Fonction Téléphone Fax E-mail.. Chef de projet......... Directeur informatique......... Acheteur....... (Il s agit d empêcher les ingénieurs commerciaux des fournisseurs de téléphoner à tout un chacun dans l entreprise et de semer ainsi la confusion dans les esprits.) La procédure d appel d offre se déroulera de la manière suivante : envoi d un cahier des charges aux éditeurs ; examen des réponses et sélection des éditeurs retenus ; convocation à une démonstration (une journée). Cette démonstration portera sur les processus organisationnels représentés graphiquement dans les exigences fonctionnelles. Les démonstrations seront évaluées sur la base des grilles d évaluation jointes aux processus organisationnels. CALENDRIER DU PROJET Envoi de ce cahier des charges le :... Les réponses devront être retournées pour le... Une présélection sera terminée pour le... Les entreprises présélectionnées seront conviées à une présentation durant la période du... au...
13 3 2 7 Cette présentation devra couvrir les processus organisationnels présentés dans ce document. Les deux entreprises soumissionnaires ayant les meilleures offres seront conviées à réaliser une maquette durant 5 jours sur le site de l entreprise en présence d un groupe de projet. Cette maquette s effectuera sur le PC portable de démonstration de l entreprise soumissionnaire. Le coût de ces ressources sera facturé par les entreprises soumissionnaires. Ce prix devra être indiqué dans l offre de prix. L achat est prévu pour le... Le démarrage du projet est prévu pour le... La mise en service du premier site est prévue le... (La date de la commande peut avoir une grande importance. Les éditeurs américains cotés au NASDAQ, Bourse de valeurs technologiques américaine, doivent rendre des comptes chaque fin de trimestre et sont enclins à consentir des conditions plus intéressantes à ce moment.) IDENTIFICATION DU SOUMISSIONNAIRE Fiche descriptive à remplir par le soumissionnaire France Europe Monde Chiffre d affaires 2000 2001 2002......... Effectifs généraux Commercial/Administration Recherche développement Conseil, assistance mise en œuvre Support téléphonique............ Effectifs pour le logiciel proposé Commercial/Administration Recherche et développement Conseil, assistance à mise en œuvre Support téléphonique............ Coordonnées adresse postale téléphone commercial téléphone support technique......... (Si le soumissionnaire n est pas l éditeur du logiciel, il devra remplir ce tableau pour l éditeur et pour lui-même).
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 2 8 PRÉSENTATION DU LOGICIEL PROPOSÉ Questions Réponses et commentaires Quel est le nom du progiciel? Quelle est la version proposée? Quelle est la date de cette version? (date de fin de développement) Quand cette version a-t-elle été commercialisée? Sur quelle plate-forme matérielle a été développée cette version du progiciel? Sous quel système d exploitation est développée la version du progiciel proposé? Nombre de références clients en France? dans le monde (hors France)? Principales références clients dans des industries semblables à la nôtre : nom de la société : nom du responsable : n téléphone : e-mail : Y a-t-il un club d utilisateurs? Si OUI, préciser adresse : téléphone : nom et prénom du président : société du président : date de création du club : La documentation est-elle en français? Composition et cibles (utilisateurs, informaticiens) de la documentation après achat (à détailler)? Date de la dernière documentation réalisée sur le progiciel? L envoi des mises à jour de la documentation est-il : systématique? compris dans la garantie? compris dans le suivi du progiciel (maintenance)?
13 3 2 9 La documentation est-elle disponible : en ligne à l écran? sur CD-ROM? Y a-t-il une documentation spécifique : pour la formation dispensée sous forme de session interentreprises? sur les fonctions et manipulations les plus courantes du progiciel (guide de poche)? Est-il possible d obtenir une documentation personnalisée par client : en ligne à l écran? sur CD-ROM? Y a-t-il une méthode de conduite de projet de démarrage du progiciel, proposée par le fournisseur? Y a-t-il un guide détaillé d installation des programmes? Y a-t-il un guide détaillé de paramétrage du progiciel? L assistance au démarrage est-elle déléguée à d autres prestataires externes? Accords avec des intégrateurs : lesquels? types d accord? Nombre de jours nécessaires d un formateur du fournisseur auprès du client? Nature de la formation proposée? (Préciser) Durée de la formation? Lieu de la formation : sur le site du client : nombre maximum de participants? langues parlées? chez l éditeur : nombre maximum de participants? langues parlées? Nombre de mois gratuits de garantie? À partir de quel événement démarre la garantie? La garantie couvre-t-elle pendant toute sa durée : la correction des bugs? la correction des défauts de conformité du progiciel aux spécifications annoncées? les livraisons gratuites des nouvelles versions?
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 2 10 L accès au progiciel est-il protégé au niveau : de ses données? de ses fonctions? de son administration? L accès aux menus généraux du progiciel est-il protégé par : un code utilisateur? un mot de passe associé au code utilisateur? Le logiciel permet-il en standard d associer pour un groupe d utilisateurs des filtres imposés automatiquement sur les données? Y a-t-il en standard des contrôles d accès? par société : par établissement : par catégorie d individu : par individu : par transaction : par écran : par zone d écran : par terminal : autres : Peut-on combiner ces contrôles d accès de manière à ce qu un seul utilisateur ait accès à plusieurs sites avec le même mot de passe? Ces contrôles d accès sont-ils paramétrables par l utilisateur? Existe-t-il une fonction pour modifier le nombre maximum de tentatives d intrusion avec mot de passe code erroné? Existe-t-il un enregistrement des tentatives d intrusion? Le progiciel gère-t-il la notion de profil utilisateur permettant de définir des autorisations distinctes en fonction de l appartenance à un groupe? Existe-t-il plusieurs profils standards et lesquels? Est-il possible de créer de nouveaux profils? Y a-t-il un système de signatures électroniques multiniveaux hiérarchiques? Précisez son mode de fonctionnement :
13 3 2 11 L OFFRE DE PRIX Afin de faciliter le travail de dépouillement, nous vous remercions de remplir à la main le document ci-dessous. Licence Module Prix 20 utilisateurs Prix 60 utilisateurs.................................... Durée delapériode de garantie :... Coût du contrat de maintenance à l issue de la période de garantie Module Prix 20 utilisateurs Prix 60 utilisateurs.................................... Prestations Indiquer le coût horaire en fonction des estimations basées sur les informations fournies par le paragraphe «Intégration au système informatique» Type de prestation demandée Nombre de jours Coût unitaire Total Interface GMAO compatibilité xxxx......... Reprise des données sans historique Préciser les données Reprise des données avec historique Préciser les données.................. Accompagnement du projet par un consultant......... Formation au logiciel......... Développements spécifiques.........
13 3 3 1 SOUS-CHAPITRE 13.3.3. Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) Société. PROJET DE MISE EN ŒUVRE D UNE GMAO Cahier des clauses techniques particulières Rédigé le par M Indices de création/révision XX001 Création XX992 Révision/Validation Date Visa Adressé le (Date d envoi) à la société : (nom de l éditeur) Ce CCTP doit être retourné le (Date) à l adresse suivante : M (Nom) (Adresse) Ce document référencé : XXX complète le Cahier des charges référencé : XXX
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 3 2 EXIGENCES INFORMATIQUES Grille d évaluation des exigences techniques Attention, le poids 5 signifie que l absence de cette exigence est éliminatoire. Poids de 1 à 5 Exigences Adéquation du logiciel Standard Paramétrage adaptation... SGBD requis (Oracle, SQL Server, 400, ) Version :................ Système d exploitation........ Outils de développement utilisés........... Architecture Web avec pages en HTML : en Java :............... Architecture client/serveur......... Interface avec ERP (préciser SAP, JDE, Oracle, applications, )...... Renseignements techniques complémentaires Compatibilité matériel/plate-forme Serveur de données Serveur Web Bande passante nécessaire pour un utilisateur (architecture Web)............... Indiquer ici les pré-requis (configuration minimale utilisée). Le choix des outils de développement peut être intéressant si l entreprise a un service informatique qui développe ses propres applications autour des progiciels achetés (par exemple, les relevés compteurs automatiques transmis dans la GMAO... Dans ce cas, l utilisation d outils semblables à ceux utilisés pour le logiciel facilitera le travail d interfaçage.
13 3 3 3 Évaluation et synthèse des réponses aux exigences informatiques (Remplies par l entreprise après examen des réponses). Exigence informatiques Poids Réponse de l éditeur Appréciation de la réponse* Système de gestion de base de données (SGBD) requis......... Système d exploitation......... Outils de développement utilisés......... Architecture Web avec pages en HTML : en Java :.................. Architecture client/serveur......... Interface avec ERP......... *OK : satisfaisant. AS (à suivre) : non satisfaisant mais engagement de l éditeur d apporter des améliorations. REF : refusé pour incompatibilité. Attention : un seul refus (REF) entraîne le rejet de la candidature. Détail des échanges entre GMAO et autres logiciels On peut prendre l exemple d une GMAO s intégrant à un ERP (Enterprise Ressources Planning), logiciel intégré comprenant les modules Comptabilité/Finances/Achats/Stocks/GPAO. Ce cas est fréquemment rencontré avec les ERP qui disposent de modules stocks et achats mal adaptés à la maintenance. Par ailleurs, des transferts de données entre les logiciels évitent à certains utilisateurs (achats, certains magasiniers) d avoir à utiliser à la fois la GMAO et l ERP. 1. GMAO / COMPTABILITÉ FOURNISSEURS ERP Le logiciel ERP met régulièrement à jour dans la base GMAO les données suivantes non modifiables en GMAO du fichier fournisseur avec : lecode (xx CN) et la description (xx CN), les conditions de règlement, l adresse et le n o de téléphone, ladate de création et la date de dernière mise à jour, ladevise. Définition CN : caractères numériques.
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 3 4 2. GMAO / RESSOURCES HUMAINES ERP Le logiciel ERP met régulièrement à jour la liste des personnels internes ainsi que les absences. Code 12 CN et description 40 CN. Ce sera un batch d une fois par jour. 3. GMAO / COMPTABILITÉ ERP Le logiciel comptabilité met régulièrement à jour dans la GMAO les données suivantes non modifiables en GMAO : comptes comptables, lignes budgétaires (actions) qui permettront le suivi budgétaire d un projet regroupant ordres de travaux (OT), commandes, utilisation du matériel. 4. GMAO / STOCKS / STOCKS ERP Le logiciel GMAO met régulièrement à jour dans le logiciel ERP : les inventaires et les écarts d inventaire (détails à préciser), les imputations de sortie du stock, lesentrées en stock, les valeurs de stock, les données de stock de la GMAO. Ce sera un batch d une fois par jour. 5. GMAO / ACHATS / ACHATS ERP ENVOI D UNE DA DANS LE LOGICIEL ACHAT La GMAO adresse au logiciel achat une commande avec les données suivantes. Dans l en-tête : lefournisseur : code et description, lelieu de livraison avec l adresse, lanature de la commande : codes génériques de prestation, lenom du demandeur, une information en texte libre, ladate de commande (modifiable), ladevise du fournisseur et son taux, dutexte libre. Dans les lignes de commande d articles : lecode article interne pouvant mettre à jour la base stock, lecode article du fournisseur, leprix unitaire net (modifiable),
13 3 3 5 laremise (éventuelle) incluse dans le prix, l unité de stock, l unité d achat, lecoefficient de conversion (Unité stock / Unité achat), len o de compte ou l imputation (6CN), l action ou ligne budget/projet, laquantité reçue, laquantité contrôlée enfacture par la GMAO, lavaleur totale facturée (frais inclus) de la ligne (le prix de la commande a été éventuellement modifié). Remarque : le PUMP du stock est remis à jour au moment de la facturation ou au moment de l entrée enstock (à préciser). Dans les lignes de commande de prestations : les codes génériques de prestations mis à jour par la base ERP, len o d OT initial, ladésignation du travail (repris de l OT), lenombre de personnes requises et leur qualification, et le nombre de personnes prévues sur le site (même si la commande est au forfait), lenombre d heures prévues sur le site (même si la commande est au forfait), dutexte libre : recommandations de sécurité ; détails des prestations à effectuer, lenom du responsable de la mission, ladate de début et la durée estimée (en jours), letype de prestation : forfait, temps passé, lecoût delaprestation. RETOUR DES DONNÉES ACHAT VERS LA GMAO Une fois la commande validée dans l ERP, les données modifiées sont retournées dans la commande GMAO. 6. GMAO / COMPTABILITÉ CONTRÔLE DE FACTURES Le logiciel de comptabilité renvoie à la GMAO. L utilisateur entre dans la GMAO : laréférence de la facture fournisseur, laconfirmation du matériel ou des prestations réellement réceptionnés (communiqués par les modules stock et travaux de la GMAO).
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 3 6 La validation du contrôle facture transfère les données au logiciel de comptabilité. 7. GMAO / GED (GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS) Un utilisateur autorisé aura la possibilité de lier certains éléments de l arborescence GMAO à un ou des documents gérés en GED. Un clic sur un bouton de la fiche d un équipement doit permettre d ouvrir une fenêtre sans quitter l application pour consulter un ou plusieurs documents. De la même manière, il doit être possible de lier la GMAO à des documents bureautiques (Excel, Word...). Versions de documents La gestion des versions de plan, le remplacement d un document obsolète par un autre se fait depuis la GED. EXIGENCES ORGANIQUES DU LOGICIEL Afin d éviter toute perte de temps, il est conseillé à l éditeur de GMAO de vérifier avant de répondre si le logiciel satisfait bien aux critères exprimés dans ce paragraphe et auxquels il ne peut être dérogé. Vous expliquerez, dans le cadre réservé à cet effet sous chaque critère, la manière dont le logiciel répond à ces exigences. Si cette fonction doit être développée spécifiquement, il faudra en évaluer le coût en nombre de jours de développement. Si cette fonction est prévue dans une prochaine version, il faudra en indiquer la date de mise en service. Ces contraintes qui ne sont pas ressenties a priori par les utilisateurs et les informaticiens seront bloquantes lors du déploiement d un logiciel utilisé sur un site important et encore plus s il s agit de plusieurs sites internationaux. Grille d évaluation des exigences organiques Attention, le poids 5 signifie que l absence de cette exigence est éliminatoire.
13 3 3 7 Poids de 1 à 5 Exigences Multisites : une même base logique doit couvrir plusieurs sites ou entreprises. Les communications et droits d accès entre ces sites sont paramétrables. Ainsi, un utilisateur autorisé peut accéder à plusieurs sites avec un même mot de passe. Cette partition multisite est complétée par des filtres imposés à des groupes d utilisateurs. Attention : la seule existence de cette dernière caractéristique ne suffit pas à rendre le logiciel multisites. Multidevises : gestion des devises avec des périodes de validité de la parité. Expliquer en détail comment le logiciel gère les devises. Multilingue : les écrans et certaines données sont affichés automatiquement dans la langue de l utilisateur. Les bons de commande (DA) sont imprimés automatiquement dans la langue du fournisseur. Il doit être possible de traduire une donnée (exemple : description d un équipement) dans plusieurs langues. La donnée sera automatiquement affichée dans la langue de l utilisateur ou du fournisseur à qui est adressée une commande. Multinature d arborescences : la complexité des installations nécessite ce type d arborescences. Cela signifie que le logiciel doit pouvoir constituer plusieurs types d arborescences : Systèmes : réseaux de fluides, PID, etc. Ces systèmes peuvent être décomposés en sous-systèmes en quantité illimitée. Un système n est pas liable à un emplacement. Positions fonctionnelles : désigne une fonction réalisée par une machine ou un bâtiment. Ces positions fonctionnelles peuvent être décomposées en sous-positions fonctionnelles en quantité illimitée. Emplacements : site, bâtiment, repères XY, repères d altitude (points bas des canalisations), etc. Ces emplacements peuvent être décomposés en sous-emplacements en quantité illimitée. Entité physique ou immatriculé : c est la machine proprement dite. Ces entités peuvent être décomposées en sousentités en quantité illimitée. Autres : possibilité de créer d autres arborescences, services, regroupements virtuels. Adéquation du logiciel Standard Paramétrage adaptation
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 3 8 Lors de la création d un OT, il doit être possible d accéder à un équipement en déployant l une ou l autre des arborescences. Ce concept multiarborescences permet de ne déployer que 3 ou 4 niveaux maximum d arborescences, ce qui facilite la bonne utilisation de la GMAO. Joindre le modèle conceptuel de données (MCD) des arborescences : représentation graphique des différentes entités d un ensemble et de leurs relations. Traçabilité : afin de répondre aux exigences BPF, FDA, QS 9000, cette contrainte très forte impose l existence des fonctions suivantes : Réception magasin avec spécification optionnelle de n de lot interne et n de lot fournisseur et date limite de consommation. Réception magasin avec obligation optionnelle de contrôle selon les articles. Enregistrement des sorties magasin et leur utilisation avec identification optionnelle des lots utilisés. Enregistrement dans la fiche équipement des pièces de rechange et sous-ensembles consommés avec éventuellement n de lot, n de série, date de l opération, signature électronique de l exécutant. Suivi des réparations des articles de sécurité. Enregistrement automatique des échanges de sous-ensembles avec signature électronique de l exécutant. Lors du remplacement d un sous-ensemble : l historique des interventions suit la fiche équipement de ce sous-ensemble ; l historique des interventions de ce sous-ensemble durant son affectation est conservé dans la fiche équipement père ; le compteur éventuel du sous-ensemble conserve sa valeur qui s incrémentera avec le compteur de l équipement père de sa nouvelle affectation. Signature électronique : elle se situe à deux niveaux : pour les opérations courantes (clôture d OT, DA, modifications d arborescences,) par l enregistrement du profil utilisateur ; pour les opérations stratégiques (validation DA, validation de commande, clôture d OT pour opérations à risque ) par l insertion d un mot de passe supplémentaire. Intégrité des enregistrements : prouver que les enregistrements (étalonnages, commandes, comptes rendus des plans de préventif ) n ont pas été modifiés. Nécessité de traces de contrôle automatiques applicables sur n importe quel champ. Enregistrement des entrées/modifications/suppressions dans la base de données.
13 3 3 9 Gestion du mot de passe : avec période de validité, comptage des tentatives infructueuses de connexion, date et heure de la tentative et terminal utilisé. Duplication de fonctions : il doit être possible à un utilisateur de dupliquer une fonction (exemple : un OT), d en personnaliser les textes, de rendre des champs obligatoires ou d en faire disparaître. Le but est d adapter une même fonction à la culture des différents groupes d utilisateurs et de la rendre simple d utilisation. Identification des champs : il doit être possible à un utilisateur standard d identifier à partir d un masque d écran l emplacement et la table d une donnée en vue de réaliser soi-même des requêtes, tableaux de bord avec les outils standards : BO, Excel Évaluation et synthèse des réponses aux exigences organiques (Remplies par l entreprise après examen des réponses). Exigence organiques Poids Réponse de l éditeur Appréciation de la réponse* Multisites......... Multidevises......... Multilingue......... Multinatures d arborescences......... Traçabilité......... Signature électronique......... Intégrité des enregistrements......... Gestion du mot de passe......... Duplication de fonctions......... Identification des champs......... *OK:satisfaisant. AS (à suivre) : non satisfaisant mais engagement de l éditeur d apporter des améliorations. REF : refusé pour incompatibilité. * Attention : un seul refus (REF) entraîne le rejet de la candidature.
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 3 10 EXIGENCES FONCTIONNELLES DU LOGICIEL Les processus organisationnels décrits dans les 17 grilles d évaluation ci-après donnent une description de l utilisation attendue du logiciel. L éditeur consulté répondra par OUI ou par NON dans les colonnes selon le cas : Colonnes de droite : case standard si le logiciel répond à cette exigence en standard ; case paramétrage ou adaptation légère si le logiciel y répond moyennant un paramétrage ou un léger développement sans frais pour le client. Il est à noter qu une telle réponse constitue dans ce cas un engagement de l éditeur à effectuer ce développement. Colonne de gauche Le groupe de projet indique l importance donnée àla fonction par une note de 1 à 5. Lors des démonstrations, la même grille servira d évaluation. Dans ce cas, les en-têtes de grille seront remplacés de la façon suivante. En-tête de grille pour la réponse de l éditeur aux exigences Poids de 1 à 5 Exigences Adéquation du logiciel Standard Paramétrage adaptation En-tête de grille pour l évaluation du logiciel lors des démonstrations (réponse de l éditeur aux exigences) Poids de 1 à 5 Points à évaluer Appréciations de la démonstration Adéquation Ergonomie Chaque grille est suivie de graphiques représentant les scénarios d évaluation auxquels se soumettront les éditeurs de GMAO lors des démonstrations.
13 3 3 11 GRILLE D ÉVALUATION 1 Poids de 1 à 5 Exigences Aptitude du logiciel à constituer des arborescences de nature différente en gestion des bâtiments, patrimoine Possibilité de créer des équipements multi-emplacements Possibilité de constituer des fiches techniques avec un contenu différent selon la technologie de l équipement : la fiche du bureau A04 électricité aura des champs différents du bureau A04 peinture Possibilité de créer des nomenclatures de pièces de rechange Possibilité de personnaliser le contenu des dossiers équipements : informations techniques et administratives, historique technique, historique des coûts Possibilité de lier des documents à un article : documents bureautiques, plans Autocad, etc. Possibilité de lier l équipement à un logiciel de gestion graphique des surfaces Un clic sur un plan ouvre la fiche équipement et les OT en cours Gestion de plusieurs compteurs sur un équipement (production, énergie, etc.) Hiérarchisation des compteurs par équipement (compteur père compteur fils) Conservation de l historique des compteurs lors d un échange de sous-ensembles Adresse liée à un équipement et pouvant être automatiquement imprimée sur les OT Possibilité de créer des procédures de sécurité automatiques pour les interventions d un équipement à risque Possibilité d ouvrir par un lien hypertexte les commandes sous-traitant, les OT, les mouvements stocks de l historique Possibilité de contrôler l accès aux données des historiques en fonction du profil utilisateur Consolidation optionnelle des historiques techniques et financiers vers les équipements de niveau supérieur Adéquation du logiciel Standard Paramétrage adaptation
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 3 12 Les changements dans l arborescence, comme par exemple le remplacement d un sous-ensemble, doivent créer automatiquement un enregistrement sous forme d OT avec la signature électronique de l exécutant et l horodatage de l opération La recherche d un équipement peut se faire : par structure du code nomenclature par code mnémotechnique par situation géographique par fréquence de préventif par liste des pièces de rechange par liste des composants d équipements par les caractéristiques techniques par la référence constructeur par famille par recherche hypertexte multicritères par recherche dans une arborescence graphique à partir : des emplacements des fonctions, sous-fonctions de systèmes (réseaux, lignes MT) des regroupements d équipements des services État d équipement : en test, installé, en réparation, en magasin, hors service, obsolète Mise en obsolescence d un équipement (avec suppression des articles stock liés) Relevé des petits incidents (type TPM) sur équipement sans avoir à faire un OT Relevés de performances d un équipement : quantités produites, rendement, etc. Calcul des pourcentages des coûts Maintenance/Amortissement Possibilité de liens avec un superviseur Total...
13 3 3 13 Scénarios de démonstration arborescences d équipements 1. Arborescence tertiaire Bâtiment A BAT.A-001 2 e étage BAT.A-003 1 er étage BAT.A-002 Bureau A01 BAT.A-004 Bureau A02 BAT.A-005 Bureau A03 BAT.A-006 Electric. A04 BAT.A-011 00099 Luminaire Bureau A04 BAT.A-007 Peinture A04 BAT.A-012 Gaine A05 BAT.A-007 Hydraul. A05 BAT.A-011 00012 Chauffe-eau HYDR-001 Réseau hydr. A ELBT-001 Réseau BT ELBT-001 Réseau BT A
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 3 14 Chaque pièce est décomposée en position fonctionnelle regroupant les informations propres à une activité professionnelle. Il faudra démontrer les possibilités de personnalisation de chaque position fonctionnelle. 2. Arborescence industrielle L arborescence industrielle, personnalisée, est adaptée à l activité de l entreprise. Ligne de fabrication xxx Réseau fluide YYY Fonction A xxx Fonction D xxx Nomenclature PDR Sous-fonction AA xxx Sous-fonction AB xxx Sous-fonction DA xxx Sous-fonction DB xxx Machine n de série xxx Machine n de série xxx 3. Arborescence de type informatique L arborescence de type informatique permet le suivi des investissements matériels et logiciels. Système numérique HRDW SFTW Softwares préconisés WIN98 SFT1 SFT2 Licences Versions Licence 888899 Licence 1230890 Licence 1000890
13 3 3 15 Constitution d une fiche de stock GRILLE D ÉVALUATION 2 Poids de 1 à 5 Exigences Consultation du catalogue de pièces de rechange par : code équipement nom famille famille technologique famille de gestion (flux tendu, stratégique, standard, consommable) caractéristique technique fournisseur nomenclature de l équipement recherche sur un groupe de caractères appartenant à la description Consultable depuis tout champ par ajout d un lien hypertexte. Un double clic sur ce lien ouvre la fiche article Possibilité de constituer des fiches articles sans les stocker en magasin Un article doit pouvoir être rattaché à une famille, une sousfamille technologique (roulements, étanchéité ) et une ou plusieurs familles de gestion (flux tendu, stratégique, consommable) Un article doit pouvoir être autorisé en achat mais interdit de stock (pas de réapprovisionnement ou d entrée en magasin) Un article doit pouvoir être mis en obsolescence Lors d une recherche d article, un message doit avertir de son remplacement par un autre article Possibilité de lier des documents à un article de la fiche article différente de la fiche magasin Une fiche par magasin doit avoir ses propres paramètres de réapprovisionnement différents d un magasin à l autre Composition de la fiche article : champs personnalisés changeant automatiquement en fonction de la technologie Possibilité de rechercher un article par une caractéristique technique contenue dans un champ personnalisé Adéquation du logiciel Standard Paramétrage adaptation
MAINTENANCE INFORMATISÉE (MAO-GMAO) 13 3 3 16 Composition de la fiche magasin : quantité en stock par casier, par lot (éventuellement) stock maximum stock minimum point de réapprovisionnement quantité économique de commande type de réapprovisionnement (flux tendu, calcul des besoins faisant appel aux paramètres précédents ) DA en cours commande en cours et date de livraison réservations avec n des OT typologie ABC fournisseur ou magasin d approvisionnement préférentiel Appartenance à des nomenclatures d équipements Lors d une sortie stock, accès filtré optionnellement à la nomenclature équipement de l OT Préparation de listes à servir en vue de prévoir à l avance les sorties Les sorties de stock doivent pouvoir se faire sur : un OT, un équipement, sur un code comptable de service, sur un projet Les articles peuvent avoir des valeurs différentes d un magasin à l autre avec réévaluation automatique lors d un transfert inter magasin Possibilité de valoriser les stocks HT ou TTC (si nécessaire) Possibilité de gérer les articles par lot fournisseur et lot interne ; le choix du lot doit pouvoir se faire au moment de la sortie magasin et les lots utilisés doivent être dans les historiques des OT Possibilité d insérer dans le lot une date limite de consommation Possibilité de créer un code provisoire lors d une demande d achat ou d une commande et de recodifier définitivement ce code par la suite avec Aide à la codification Possibilité de consulter des magasins éloignés par lien Internet. Valorisation des stocks paramétrable : flux tendu, dernier prix connu, prix standard, valorisation par lot. Cette valorisation se fait lors de la réception magasin ou lors du contrôle de la facture Total...
13 3 3 17 Scénario de démonstration de cycle de vie d un article Création référence Fiche de stock Entrée en stock Sortie de stock Obsolescence Codification Provisoire Multilangue Classif. technol. Classif. gestion Multimagasin Multicasier Par lot Lot fournisseur DLC Contrôle avant réception Imputé : sur OT sur actifs sur service à partir de la nomenclature des actifs Nomenclatures actifs obsolètes Il s agit de démontrer les possibilités d adaptation des contenus des fiches articles aux différentes technologies d articles et de prédéterminer les modes de gestion. flux tendu, réapprovisionnement standard, article stratégique, consommable, suivi par lot, etc. Les articles devront également pouvoir constituer des nomenclatures d équipement. La recherche d un article en stock devra pouvoir être limitée à la nomenclature d un «équipement».