TERMES DE REFERENCE POUR PRESTATAIRE INDIVIDUEL ET CONSULTANT Titre: Consultance pour l élaboration de la Base de données communautaires pour la santé et formation des administrateurs/formateurs Type de contrat: SSA Période de consultation et durée: Juin Aout 2014 (60 jours ouvrables) Section: Santé (PASSOBA) Lieu d affectation: Antananarivo 1. CADRE DE LA CONSULTATION: Dans le cadre de l amélioration de l accessibilité et l utilisation des soins de santé primaires par la population, le Ministère de la Santé Publique favorise la vulgarisation de l approche communautaire. En effet, plusieurs partenaires/ong œuvrent, en collaboration avec le Ministère chargé de la Santé, dans le domaine de la santé communautaire. Par contre, les acteurs communautaires au cours de leurs prestations de service sont confrontés à divers problèmes tant sur le plan organisationnel que sur la gestion des informations qui ne sont pas intégrées dans celles du système de santé. Par conséquent, la coordination et l harmonisation des interventions communautaires sont primordiales en vue d avoir de meilleurs résultats pour l atteinte des OMD en 2015. En matière de système d information sanitaire, l harmonisation de la collecte des données communautaires a été initiée par l élaboration du canevas unique et intégré pour toute activité de la communauté. Ce rapport intégré est actuellement en cours de test avec l appui de l UNICEF et autre partenaires. Pour parfaire la mise en place du système d information communautaire, un logiciel devrait être disponible pour traiter les données. Par conséquent, il est indispensable de créer une Base de données compilant l ensemble des activités communautaires et les intégrant au système d information utilisé à tous les niveaux : Districts Sanitaires, Directions Régionales de Santé Publique, Ministère centrale/service des Statistiques Sanitaires. Pour faciliter la programmation de ce logiciel, il sera créé à partir du modèle GESIS CSB actuel. C est dans ce contexte que le Ministère de la Santé Publique se propose de recruter un consultant faisant l objet des présents termes de référence relatifs au développement d une base de données en santé communautaire. Ils concernent aussi le nécessaire transfert de compétence à une équipe technique du ministère, afin d assurer la pérennisation de son utilisation et le paramétrage ultérieur du logiciel selon les besoins des programmes de santé y compris ceux des partenaires. 2. OBJECTIFS ET CIBLES: Disposer d un logiciel GESIS Communautaire compilant toutes les données et informations provenant des canevas de rapport communautaire intégré et fonctionnel à tous les niveaux. 3. DOMAINE D ACTIVITES ET PROJETS SPECIFIQUES IMPLIQUES LES ACTIVITES À ACCOMPLIR: Il s agit d un Renforcement du Système d Information Sanitaire communautaire au niveau du Ministère de la Santé Publique dans le cadre de la mise en œuvre de la Stratégie Nationale décrite dans le Plan Stratégique de Renforcement du Système d Information sanitaire. Activité 1 : Développer la base de données selon le modèle GESIS CSB 1
Activité 2 : Former un pool de techniciens pour transfert de compétence sur le paramétrage du logiciel pour les besoins ultérieurs des programmes de santé. 4. ATTRIBUTIONS DU CONSULTANT: Le consultant sera chargé de: Développer un logiciel communautaire : - selon le modèle GESIS CSB : GESIS Communautaire - compilant et exploitant toutes les données et informations relevant du canevas de rapport communautaire [RMA communautaire] Transférer au pool de techniciens du ministère chargé de la santé les principes de base du GESIS (mode de paramétrage de la BDD, sa fonctionnalité, limites et contraintes), l architecture du GESIS et les outils de paramétrage : - Former le pool de techniciens sur les modalités de paramétrage des écrans d encodage du logiciel GESIS Communautaire (modification, suppression, création de masque de saisies). - Former le pool de techniciens sur les modalités de paramétrage des écrans de sorties du logiciel GESIS Communautaire (modification, suppression, création de tableaux de retro information) en se référant à la liste des indicateurs essentiels des activités communautaires sous forme de tableaux pré établis pour la retro information. - Assister au paramétrage, par l équipe du pool de techniciens, des exemples de masques de saisies et de tableaux de retro information, à créer, à supprimer ou à modifier dans la base de données. - Montrer aux membres du pool de techniciens le mode d installation/désinstallation du logiciel et le paramétrage office si besoin. Assurer une assistance technique au Service des Statistiques Sanitaires pour la pérennisation de la bonne marche du logiciel GESIS Communautaire, notamment en cas de dysfonctionnement éventuel inhérent aux modifications de structure et de programmation apportées à ces logiciels et ce, après test de bonne fonctionnalité au niveau district sanitaire. Préserver les fonctionnalités de ce logiciel : sécurité de la base de données, codification des structures, contrôle de la qualité des données introduites, gestion des entités géographiques, gestion des structures, gestion des différentes périodes d activités des FS, gestion des nouvelles années, archivage des données, saisie et rétro information, exportation et importation des données, facilité d utilisation (interface convivial et ne nécessitant pas de connaissance préalable de l utilisateur en Access.). Assurer les fonctionnalités du logiciel GESIS Communauté suivantes : Les données saisies au niveau des districts devront être intégrées dans la base de données de la région et du niveau central. L exportation/importation des données se fera soit par entité géographique, soit par structure : l importation des données d une structure ne devrait pas écraser les données éventuelles des autres structures qui existeraient déjà dans la même entité géographique. Le transfert des données d un niveau à un autre (fichiers d exportation des structures et des données) pourra se faire sur des supports électroniques: CD, flash disc, et par e-mail. Possibilité de mise à jour ultérieurement si besoin pour sa pérennisation. Assurer la disponibilité de toute documentation technique afférente au logiciel ainsi que le code source Transférer au pool de techniciens la maintenance évolutive du logiciel. 2
5. PRINCIPALES ACTIVITES ET RESULTATS ATTENDUS/LIVRABLES: Les dates de remise des livrables et les détails sur la façon dont le travail doit être soumis (par exemple la soumission sous forme électronique, copie papier, les logiciels qui devront être utilisés, etc) et les indicateurs de performance pour l'évaluation des résultats (par exemple la rapidité, la valeur des services rendus par rapport à leurs coûts, etc). Tous les détails spécifiés dans le tableau ci-dessous sont obligatoires. Activités clés 1 - Développement de la base de données en utilisant le modèle du logiciel GESIS CSB comme base du logiciel GESIS Communautaire Méthodologie attendue Création des divisions administratives (entités géographiques): Régions, districts, communes, fokontany Produits finaux/livrables Base de données contenant les divisions administratives (22 régions, 112 Districts, Communes et Fokontany (en se référant à la sectorisation 2014 des districts) et les sites communautaires (dénommé : Site Com) avec Agent Communautaire (AC1 et AC2) Délai prévu Création du masque de saisie selon le canevas de RMA communautaire Base de données contenant les masques de saisies : - relatives aux informations à collecter en respectant les informations contenues dans le canevas de Rapport Mensuel des Activités communautaire (RMA communautaire). - permettant de faire la saisie mensuelle des données issues des Rapports Mensuels d Activités des Agents communautaires par site communautaire ou par CoSan - disposant d un système de vérification, de contrôle et de correction de la validité des données saisies, selon les instructions en vigueur (formule). 15 jours ouvrables Création d un système de retro information avec la liste des indicateurs fournis Tableaux des retro informations disponibles: - affichage de la liste des indicateurs - présentation des résultats ou indicateurs pré définis selon les modes de calculs respectifs et selon les structures analysées pouvant être sélectionnées automatiquement ou manuellement sur base des critères géographiques ou autres critères définis par l utilisateur (période, statut, catégorie de site ou CoSan, ). - possibilité de faire des analyses des données par requête si indicateurs non prédéfinis dans le tableau de retro information 15 jours ouvrables Finalisation de la Base de données (interface, installation) : logiciel sur CD Un nouveau logiciel GESIS Communautaire fonctionnel : - adapté au nouveau canevas RMA Communautaire intégré - fonctionnant correctement sous 3 5 jours ouvrables
Access 2000 ou plus, - utilisant les systèmes d exploitation Windows (Windows 98/Me, XP, Seven, Vista ou plus), avec installation facile soit manuelle soit améliorée («autorun» ou «runtime»). - pourra contenir une base de données pluriannuelle, avec un système de sécurisation de la base de données (accès différents aux administrateurs et utilisateurs) et un système d archivage des données. 2 Formation des administrateurs et formateur sur l utilisation du Logiciel Gesis Communautaire Test du logiciel GESIS Communautaire et compte rendu au consultant en cas de problème de fonctionnalité Installation et manipulation du logiciel sur ordinateur Préparation des documents techniques : sur fichier électronique et en version papier pour chaque document Organiser une séance de formation pour transfert de compétence à 10 participants du Ministère de la Santé Publique Produit testé : Faite par l équipe du service des statistiques sanitaires et quelques programmes collaborant avec la communauté, - Un manuel de paramétrage du logiciel GESIS Communautaire. - Les documents de modélisation (saisies de données, de traitements) ainsi que les outils de paramétrage y compris le code source avec commentaires. - Un guide d instruction pour l installation et l utilisation du Logiciel GESIS Communautaire. - Un rapport intermédiaire - documents de formation disponibles : plan de session, guide de session, manuel de paramétrage, guide d instruction pour l installation et l utilisation du Logiciel GESIS Communautaire. 5 jours ouvrables 6. PERIODE DE LA CONSULTATION ET DUREE: Juin Aout 2014 (60 jours ouvrables) 7. QUALIFICATION ET COMPETENCES: Le Consultant doit : avoir au minimum un Diplôme de Maitrise dans le domaine de l informatique et de la technologie, notamment la création des bases des données, dans la science, la technologie, gestion, ou les maitrises pertinent avoir 8 ans d expériences solides en développement de logiciels, des connaissances en bases de données relationnelles telles qu Access, Visual Basic connaître les principes de fonctionnement, les modalités de paramétrage et les capacités du logiciel GESIS actuel, utilisé au niveau central, régional et district. 4
être de nationalité Malagasy. Avoir reçu une formation sur le paramétrage du Logiciel GESIS dans les cinq dernières années, plus de 10 ans d expérience dans le système de santé en traitement de données, Avoir des connaissances en statistiques sanitaires. Parler couramment le Français et avoir une bonne connaissance de l Anglais Professionnel Etre de nationalité Malagasy 8. CONDITIONS DE TRAVAIL: Le consultant devrait assurer son espace de travail et les installations par exemple ordinateur, véhicule, et autres équipements. (Il n y aura pas de missions de terrain prévu dans les régions) 9. SUPERVISION 1 : La supervision se fera après chaque fin du délai prévu pour la livraison des produits livrables et se fera par les maîtres d ouvrage. Les évaluations seront effectuées 2 fois après chaque activité par l équipe (UNICEF et DSI/SSS). La supervision se assurée fera par une spécialiste S&E PASSOBA UNICEF en collaboration avec Chef SSS/DSI lors de la formation pour transfert de compétence et pendant le test. 10. TERMES DU CONTRAT/COUT ESTIMATIF (incluant les honoraires, Perdiem (DSA, TE), etc): - Selon appel d offre restreint, - Evaluation des offres selon les critères requises, - sélection au plus expérimenté et au moins disant - Le consultant enverra 2 offres : 1) Offre technique : décrivant la méthodologie de travail 2) Offre financière qui détaillera les honoraires du consultant. Les frais de voyage et perdiem à déterminer plus tard, en cas de missions de terrain. 11. VOYAGE RENTRANT DANS LE CADRE DU CONTRAT (si nécessaire): (Il n y aura pas de missions de terrain prévu dans les régions) 12. SOUMISSION DE CANDIDATURE Les candidats intéressés sont priés d adresser sous pli fermé les documents suivants : (i) une demande lettre de motivation, un CV détaillé, une copie du diplôme le plus élevé, une offre financière détaillée (cfr point 10) ; un formulaire des Nations Unies (P11) dûment rempli (disponible sur http://www.unicef.org/about/employ/files/p11.doc). Les dossiers de candidatures sont à envoyer à l attention de la Chargée des Ressources Humaines, UNICEF Antananarivo, Madagascar, Maison Commune des Nations Unies, Zone Galaxy Andraharo ou à l adresse mail hrantananarivo@unicef.org avec la référence : SSA/14 Consultance pour l élaboration de la Base de données communautaires pour la santé et formation des administrateurs/formateurs 5