Lisa est un progiciel complet permettant de gérer des prestations d accompagnement de demandeurs d emploi, de créateurs d entreprise, et plus largement de personnes souhaitant travailler sur leurs projets professionnels Nous avons développé LISA en nous appuyant depuis 6 ans sur des acteurs importants du marché du reclassement tels que le CREDER, Retravailler, C3 Consultants, UPROMI, ANVEOL, Start People (USG Restart), l INSUP, Pourquoi un progiciel? L évolution du marché du reclassement et de la formation a imposé de nouvelles règles aux opérateurs privés. Il est aujourd hui nécessaire : d avoir des indicateurs au quotidien, pour piloter l activité de nos consultants multi-sites, multi-prestations de connaitre et d optimiser les temps passés par les consultants de répondre rapidement et avec exactitude aux demandes d information des prescripteurs de plus en plus exigeants de gérer un groupement d opérateurs de diminuer les temps administratifs et donc les coûts Prescripteurs Je veux orienter facilement des bénéficiaires Responsable de structure Je veux suivre l'activité de mes équipes au quotidien? Administratifs Je dois respecter les délais de nos prescripteurs /financeurs Financeurs Je veux des dossiers sans erreurs Consultants Je veux passer le plus de temps possible à accompagner des bénéficiaires Donneurs d ordre Opérateurs privés de placement Organismes de formation
Les collaborateurs sont souvent réticents à faire remonter les informations et à transmettre des dossiers parce qu ils considèrent que cela ne fait pas partie de leur cœur de métier. Ils voient même parfois ça comme du «flicage». Pour nous, la seule réponse à ces problématiques est de faire un outil qui deviennent indispensable au consultant de terrain, en lui offrant des services qu il ne retrouverait pas ailleurs, en lui facilitant le travail au quotidien, en le soulageant des problématiques qui le tracasse au quotidien. Cet outil doit à la fois soulager le consultant des tâches administrative et l accompagner dans son travail pédagogique avec ses bénéficiaires. Lisa en 2011 c est : 100 000 prestations traitées de la prescription à la facturation Plus de 150 structures réparties sur 7 régions (Ile de France, Pays de Loire, Aquitaine, Picardie, Bretagne, Alsace, Haute-Normandie) 1650 utilisateurs réguliers (consultants, responsables, administratifs) Un outil simple à utiliser Le logiciel est accessible via internet, sans qu aucune installation ne soit nécessaire. Un simple navigateur suffit (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, ). Il a été pensé pour être utilisé par des consultants de terrain qu ils aient ou non l habitude des outils informatiques. Les différentes interfaces se basent à la fois sur le déroulé pédagogique des prestations, sur les livrables et sur la pratique observée chez des consultants. Complet et utile à tous les acteurs Lisa gère de nombreux types de prestation (Bilan de compétences professionnel, Cellule de reclassement, Contrats d autonomie, ) Avec Pôle emploi, 150 structures, réparties dans différents groupements d opérateurs, utilisent Lisa pour gérer leurs prestations CIBLE, BCA, ATE, STR, EPCE, LEC, MOV. Lisa gère les prestations de la commande du prescripteur à la génération du dossier de facturation, y compris les facturations internes au groupement, à partir des infos saisies par les consultants au quotidien.
LISA - acteurs Fonctionnalités Avantages pour les utilisateurs Prescription prise en compte des commandes par lieu Automatisation des échanges, qui diminue le risque d erreur ainsi que Administratifs répartition entre les co-traitants le temps de traitement, et donc Mandataires d un marché selon une améliore la productivité volumétrie paramétrée par le mandataire Adaptation aux changements de envoi du planning au procédure prescripteur imports des inscriptions aux rendez-vous envoi des compte-rendus de premier rendez-vous Réalisation de la prestation Consultants responsables terrain Suivi des consultants, sites, cotraitants Décideurs responsables terrain Suivi administratif des dossiers et facturation Administratifs Mandataires Mise à disposition d un déroulé pédagogique basé sur le cahier des charges des prestations Les consultants ont un outil de gestion des regroupements Génération automatisée des livrables à partir du contenu saisi dans Lisa Gestion de l envoi de documents au prescripteur Le consultant est alerté automatiquement en cas de retard Agenda en ligne pour planifier ses rendez-vous et saisir ses comptes rendu de rendez-vous (Figure 2) Tableau des charges consultants Tableau des résultats (Taux de reclassement, taux d abandon, )( Figure 3) Tableau de supervision des alertes, des messages envoyés via Lisa Tableau de bord d aide à la préparation de la facturation Génération de la facture Gestion d un processus de facturation dans un groupement d opérateurs Suivi des règlements Pas de double saisie pour les consultants Pas de perte d information, on peut retrouver facilement un mail, un compte-rendu de rendez-vous L information est accessible aux collègues intervenant avec le bénéficiaire Avoir des informations en temps réel sur l activité de ses sites Pouvoir transmettre aux prescripteurs toutes les informations qu il demande en un minimum de temps Les informations de facturations sont centralisées, tracées et accessibles partout en France Un taux de non-conformité des dossiers inférieur à 1%
Figure 1 En-tête d'une fiche prestation Figure 2 Agenda d'un consultant
Figure 3 tableau de synthèse résultats /en cours par site pour le prestataire Geministart sur 2 sites Qui automatise les échanges avec le donneur d ordre et fait gagner du temps Les interfaces automatisées avec les grands acteurs du marché de l emploi que sont le Pôle Emploi et la DGEFP et permettent de traiter rapidement les échanges, sans les risques liés à la mauvaise copie de données. Lisa permet notamment la génération automatique des annexes mensuelles des marchés Pôle Emploi, l envoi des compte-rendus de 1 er Rendez-vous (qui sera pénalisé financièrement dans les marché Pôle emploi 2012 en cas de retard), l envoi de reporting DGEFP pour les Contrat d autonomie et les LEC CSP. Nos équipes sont en contact direct avec des Directions Régionales de Pôle emploi et adaptent Lisa aux évolutions des outils Pôle emploi (RDVA, ). La gestion des échanges avec Pôle emploi est automatisée au maximum avec notamment : Import automatique de la liste des inscrits issus de RDVA (
Figure 5) Envoi de livrable vers la GED Pôle Emploi en un clic avec une traçabilité (Figure 4) Lisa permet également de gagner du temps sur la répartition des volumes entre les co-traitants d un marché. Un des menus permet de rentrer les commandes du prescripteur et Lisa se charge de la répartition par semaine et par co-traitant (Figure 6). Il permet au mandataire de réguler les écarts qui peuvent arriver en cours de marché. Tous ces outils permettent de faire gagner un temps considérable et donc font diminuer les coûts administratifs tout en augmentant la qualité du travail réalisé. Figure 4 Exemple d'écran permettant au consultant de générer et envoyer un livrable de prestation à la GED Pôle emploi
Figure 5 Import de bénéficiaire à partir d'un pdf envoyé par Pôle emploi
Figure 6 Interface de répartition des demandes pôle emploi sur les différents co-traitants. Le mandataire rentre la commande pôle emploi en bas à droite et Lisa les réparti sur la période puis entre les co-traitants. Adaptable et qui s intègre dans votre système d information Lisa est prévu pour s adapter à différents types d organisation. Vous pouvez gérer vos prestations grâce à des personnes présentes sur les sites de production ou avec un service administratif centralisé. Certains clients ont même choisi de mutualiser leur gestion administrative au sein d une plateforme multi-marché, multi-prestataires. D autre part, 95% des informations stockées dans Lisa sont exportables sous Excel ce qui permet : D exporter des informations vers des logiciels tiers (Compta, Gestion des temps, ) D exporter des données pour des traitements Excel spécifiques (Comité de pilotage, tableaux croisés dynamiques) De transmettre des informations au quotidien aux prescripteurs (listes d adhésion/refus, listes d abandons, ) Nous avons également réalisé des procédures d import et d export spécifiques aux logiciels tels que Sage, Cegid, Ceci permet d échanger des informations avec vos logiciels existants sans re-saisie.
Qui évolue régulièrement Lisa est mis à jour régulièrement (en moyenne 2 fois par mois). En cas d urgence, une évolution peutêtre mise en ligne dans les 24h. Les évolutions sont mises à disposition de tous les utilisateurs simultanément. Qui héberge et centralise vos données Le logiciel est hébergé sur des serveurs distants, dans un data center d OVH, qui nous garantit la disponibilité matérielle des serveurs par contrat. Lisa étant full-web, les documents justificatifs, livrables, contrats, CV,... sont sauvegardés quotidiennement par nos soins. Les bases de données sont sauvegardées tous les ¼ d heure. En complément de ses sauvegardes, vous pouvez réaliser des extractions excel régulières qui vous permettent de conserver, chez vous, vos données essentielles. Nous garantissons la sauvegarde et la confidentialité des données par contrat. Lisa en 2012 Evolutions majeures Intégration des nouvelles prestations Pôle emploi : OE, TVE, CPP, CAP, ATE, STR, EPCE, OPCRE, DIP, ECCP, ESPR/VOCA Adaptation aux nouveaux outils Pôle emploi : GED, Planification/prescription (ex RDVA) Mise en place d un outil de gestion des charges plus complet, permettant d inclure tout type d action géré ou non par Lisa (Prestations, formations, ). Il gérera la fois la charge réelle et prévisionnelle par semaine. Echéance Janvier-Février 2012 1 er semestre 2012, en fonction du planning Pôle emploi Mars-Avril 2012 Mise en ligne d Espace Emploi un portail dédié aux bénéficiaires 2 e trimestre 2012 Intégration des bilans de compétences salariés 2 e trimestre 2012 Intégration des nouvelles prestations Licencié Eco Selon appel d offre Suivi des charges consultants Avec la diversification de leurs activités de nombreuses structures utilisant Lisa nous ont indiqué des difficultés à suivre au plus près la charge de leurs consultants. Nous avons imaginé une solution répondant à 2 problématiques : Comment s ajuster au mieux aux variations des commandes des prescripteurs? Comment intégrer la globalité de l activité des consultants y compris sur des actions (formation, prestations, ) qui ne sont pas gérées directement par Lisa? Nous proposons un outil indiquant à la semaine la charge de chacun des consultants d une équipe.
Pour les prestations gérées dans Lisa, l outil calcule la charge de travail prévisionnelle en fonction du portefeuille du consultant, selon un paramétrage propre à chaque structure. Pour les autres prestations ou formation, vous pourrez ajouter la charge prévisionnelle automatiquement ou S34 S35 (actuelle) S36 S37 S45 Consultant 1 - Prévisionnel en h 32h 36h 34h 26h 12h 35h/semaine Réel en h 30h 40h 30h 15h 14h Consultant 2 - Prévisionnel en % 105% 94% 103% 104% 45% 24h/semaine Réel en % 97% 96% 80% 60% 32% manuellement selon vos choix. Ceci permet d avoir une vision globale de l activité de ses équipes et de mieux anticiper les futures baisses ou montées en charge. Espace Emploi Les équipes Lisa travaillent également sur d autres projets satellites, notamment Espace Emploi. Cet outil est actuellement testé sur 2 sites en France Il s agit d un outil mis à la disposition des demandeurs d emploi suivis dans le cadre d une prestation gérée dans Lisa. Il s agit à la fois d une extension de Lisa, puisque certaines informations sont transmises en temps réel de Lisa vers le portail, et d un outil à part entière servant à aider vos bénéficiaires. Cet outil permet à un demandeur d emploi : De préparer ses CVs et ses lettres de motivation types D envoyer et de suivre ses candidatures D avoir des informations sur sa prestation (prochain RDV, taches à faire, plan d action) D accéder à des offres d emploi mises en lignes par le ou les consultants qui l accompagne D accéder à des outils pédagogiques mis à disposition par son référent en fonction de son parcours d accompagnement De communiquer avec son consultant Le référent du demandeur a accès aux informations saisies par son bénéficiaire pendant le temps de la prestation. Les actions saisies par le demandeur peuvent être importées dans Lisa afin de gagner du temps sur la préparation des Rdv et la rédaction des Livrables. Les échanges mails sont historisés dans le portail.
Licences et tarification Lisa est proposé sous la forme d une licence d utilisation à la prestation traitée. Une facturation mensuelle est faite en fonction du nombre de prestations signées. Les tarifs sont dégressifs en fonction du nombre de marchés ou de prestations gérées avec LISA. Les prix proposés coutent en moyenne entre 0,5% et 0,9% du prix moyen des prestations Le prix comprend : L accès à Lisa L accès aux mises à jour pour toute la durée du marché La formation initiale des administratifs et des consultants (1 journée par groupe de 12-15). La formation initiale du titulaire du marché (1 journée ) Une hot-line téléphonique pour le titulaire du marché Une hot-line mail pour les autres utilisateurs