Service client LSC 1
Sommaire SOMMAIRE...2 PREAMBULE...3 PARAMETRAGE LSC...4 1\ ACTIVER LE SERVICE CLIENT...5 Licence LSC...5 Nom de domaine...5 2\ DEFINIR LES MODALITES DE PUBLICATION...6 3\ LES MODELES D'EVENEMENTS...9 4\ MARQUER LES COMPTES A PUBLIER...12 Conséquences...13 5\ ENVOYER LES CODES D'ACCES A VOS CLIENTS...14 6\ LES EVENEMENTS...16 Qu'est ce qui est envoyé?...16 7\ PUBLICATION DU SERVICE CLIENT...17 1\ Automatique...17 2\ Manuelle...19 SERVICE CLIENT...20 1\ PARTIE "ADMINISTRATEUR"...21 Fenêtre d'accueil...22 Menu Utilisateur, rubrique "Administrateurs"...25 Menu Avancées, rubrique "Mentions légales"...25 2\ PARTIE "UTILISATEUR"...27 A\ Propriétaires / copropriétaires...27 B\ Propriétaire ou copropriétaire ou locataire...28 2
Préambule Crypto innove à partir de sa version 5.5, avec un nouveau service client. Très enrichi, amélioré graphiquement, celui-ci vous propose deux accès distincts : administrateur & utilisateur. Dans les paragraphes suivants, nous vous expliquerons comment : - paramétrer la Solution Crypto, - publier de façon automatique - aller sur votre service client, le personnaliser. 3
Paramétrage LSC 4
1\ Activer le service client Dans cette documentation, nous partons du principe que vous possédez déjà votre compte "service client" et que le questionnaire pour l'activation de ce dernier a été dûment rempli, retourné et validé par nos services. Deux étapes : Licence LSC Validez votre nouvelle licence. Accès : fichier, Pagesimmo, fichier, saisir une licence. Nom de domaine Un compte a été ouvert sous le nom de domaine que vous souhaitiez. Il est maintenant temps de l'indiquer à LSC. Accès : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client. A ce niveau, seule la partie haute de la fenêtre nous intéresse. Dans la rubrique "Nom de domaine", saisissez celui donné à Crypto. Validez. 5
2\ Définir les modalités de publication A\ Quels documents publiés? Par défaut, lors de la 1ère publication les documents envoyés sont ceux datés du jour. Puis, par la suite, seuls les nouveaux courriers sont publiés. A noter : Rubrique "Renvoyer tous les documents" Avec cette rubrique, vous pouvez forcer l'envoi des événements plus anciens, sans toutefois remonter plus d'un mois en arrière (1er jour du mois en cours). Validez à l'issue. B\ Qui doit les voir? Comme vous allez pouvoir publier des documents, personnalisés ou non, vous devez déterminer qui doit voir quoi. Accès : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, publication internet, publication service client. Le principe retenu est le suivant : nous avons créé des classeurs pour chaque module : 15 en Gérance, 11 en Syndic Le classeur est le dossier "parent" des futurs événements que vous publierez. Un classeur pourra être affecté à un ou plusieurs modèles d'événements. Pour chaque classeur, vous cocherez les cases en fonction de vos préférences. Vous pourrez à tout moment en changer. Ceux-ci seront pris en compte lors de la publication suivante. 6
C\ Paramètres de publication + Nouveau mode Ajout d'une boite à cocher "Nouveau mode" : ce "nouveau mode" permet, entre autre d'alimenter la GED Photo. + Ancien et nouveau mode - Les arbres XML n'étaient jamais fermés, ce qui provoque d'importantes fuites de mémoire - La date prise en compte pour l'export était la date du jour. Désormais, c'est la date du dernier export. - Modification des triggers (sur sauvegarde enregistrement) EVENEMENT et MODELE EVENEMENT + Evénement : si la date de publication est mise à 0 alors qu'elle avait précédemment une valeur, suppression pour toutes les PJ des événements. + Modèle Evénement : si la consigne de publication est mise à 0 alors qu'elle avait précédemment une valeur, suppression des de toutes les PJ des événements correspondants + Options de traitements Trois nouveaux paramètres sont accessibles : 7
- Activer log En cochant cette option, un fichier sera crée au moment de l'envoi vers internet et pourra servir en cas de problème en étant analyser par nos services - Log WinScp en XML Dans le dossier /resources/win/gedsynchro, nous disposons maintenant d'un fichier winscp.xml qui contient pour chaque fichier transmis au service client. Nous connaissons le chemin d'accès du fichier envoyé, le chemin d'accès du fichier sur le serveur FTP et si le transfert a réussi ou a échoué (accompagné de la raison de l'échec si elle est reconnue) - Exécution asynchrone (Windows uniquement) En cochant, l'envoi devient asynchrone, c'est à dire qu'il peut être lancé sans bloquer le serveur D\ Gestion des comptes Dès lors qu'un compte est autorisé en publication, il est envoyé quelque soit son statut. Ces trois options vous permettent leur prise en compte ou non en fonction de l'évolution de ce statut. 8
3\ Les modèles d'événements Etape indispensable à la publication de documents. : Accès : fichier, afficheur, préférences & administration, administration métier, tous modules, modèles d'événements. Nous avons ajouté deux nouvelles rubriques, directement liées aux classeurs dont nous parlions dans le paragraphe précédent. Au niveau de l'encadré "Mode de traitement", a) Classeur Un menu déroulant vous permet d'affecter votre modèle de courrier à l'un des classeurs existants. 9
Le lien entre le modèle et le classeur est à présent crée. Faire de même pour tous les modèles que vous désirez envoyer sur internet. Exemple : Pour un modèle de relance du module Gérance, vous obtiendrez b) Regrouper par type de dossier En cochant cette boite, vous permettez la création d'un lien entre l'utilisation du modèle et un dossier. En effet, en création d'un événement, si un dossier est affecté à ce dernier, lors de la publication ce courrier sera classé dans un dossier dont le titre sera le type défini dans LSC. Explications par l'exemple : vous créez un événement pour écrire à l'assureur d'un locataire. Préalablement, vous aviez ouvert un dossier de type "Sinistre" sous le numéro 0152. Sur votre événement, vous renseignez dans la rubrique "dossier" ce numéro. A la publication, cet événement sera donc classé dans un dossier nommé "Sinistre". La consultation des documents par votre client lui donnera l'affichage suivant : puis, après ouverture du dossier : 10
Cette méthodologie permet donc la gestion de sous rubriques et de faciliter la recherche des documents. c) Durée de publication en mois Pour chaque modèle, vous pouvez déterminer la durée de publication. Par exemple, si une quittance ne doit pas rester plus d'une année, vous notez "12" dans la rubrique. Si vous ne saisissez rien, la publication est...ad vitam 11
4\ Marquer les comptes à publier Ce sont les comptes comptables qui déterminent la publication ou non. Accès : fichier, comptabilité Gérance ou Syndic, fichier Compte Dans chaque compte se trouve une rubrique "Service client". Si la case est cochée, le compte & les documents seront publiés. Le décocher arrêtera la publication. Attention : vous décochez à ce niveau. En revanche, l'activation doit être faite à partir de la liste des lots, sur la rubrique "lien internet" car un calcul de login et mot de passe se fait à ce niveau Le marquage des comptes se fait sur une sélection de comptes. Seuls ceux présents à l'écran le seront. Ainsi, si vous avez les modèles Gérance et Syndic, il faudra marquer les comptes séparément dans chacun des modules. Exemple : vous voulez marquer tous les comptes copropriétaires, toutes entités confondues Fichier, compte. Sur la fenêtre de recherche, enlevez l'entité en haut à gauche et déterminez la racine des comptes visée (450) dans la rubrique "N commence par". Faites "lister" A partir de la liste de gestion des comptes, faites un clic maintenu sur "lien internet" pour obtenir : Choisissez "Marquer les comptes sélectionnés pour publication". A la fin du traitement, un message vous confirmera le traitement. 12
Conséquences a) Compte La rubrique "service client" est cochée b) Fiche tiers Sur l'onglet "Plus" de la fiche Tiers s'est créée une nouvelle donnée complémentaire nommée "Pagesimmo". Elle contient les login et mot de passe que vous transmettrez à vos clients. 13
5\ Envoyer les codes d'accès à vos clients Deux possibilités pour envoyer les codes d'accès à vos clients : 1\ A partir du décompte de charges Sur le décompte, nous avons ajouté une rubrique nommée "Mettre code Service client". Cochée par défaut, elle affichera les informations en haut du décompte. 2\ Par courrier (ou email) A partir de la liste des comptes pour lesquels le service client est activé, faites "aller à" Tiers. Sur les tiers... - Si vous désirez envoyer par email pour ceux qui en ont un, cliquez sur "aller à " Tiers avec email. Ensuite, cliquez sur mailing, choisissez le modèle "email service client" et validez. - Si vous désirez envoyer par courrier, cliquez sur "aller à" Tiers sans email. Ensuite, cliquez sur mailing, choisissez le modèle "Courrier service client" et validez. 14
Les deux modèles précités sont disponibles sur le CD 5.1 ou sur demande à l'assistance. 15
6\ Les événements Comme nous l'avons vu précédemment, ce sont les événements qui alimenteront votre service client. Le principe est le suivant : tous les événements, rattachés à un modèle sur lequel un classeur a été défini, seront envoyés après chronotage, lors de la publication suivante. Qu'est ce qui est envoyé? - les zones 4D write (traitement de texte). Elles seront transformées en fichiers PDF lors de l'envoi - les pièces jointes (celles en PDF) Publication GED Ce nouveau bouton est accessible à partir de la liste des événements. Si vous faites un clic maintenu sur celui-ci, deux options sont affichées : - Publier en date du jour Chaque événement est dorénavant rattaché à une date de publication. Seuls ceux qui ont une date différente de 00/00/00, qui sont chronotés et bien sûr qui doivent être envoyés sur le service client sont pris en compte. "Publier en date du jour" affecte la date courante à l'événement et le renvoie lors de la publication suivante. - Supprimer de la publication En sélectionnant cette option (sur un ou plusieurs événements), vous le(s) supprimerez du service client (après la prochaine publication) 16
7\ Publication du service client 1\ Automatique Vous pouvez définir une publication automatique de votre service client, grâce au service système nommé "pi.sys.publier.xtraml" Accès : fichier, afficheur, préférences & administration, administration du logiciel, services système. A\ Onglet "Services système" 17
Paramétrage de ce service Cliquez sur la ligne "pi.sys.publier.xtraml". Sur la partie droite : - démarrer le service - cochez "En monoposte" & "sur le serveur" Cadre "Emplacement d'exécution" a) Vous êtes en monoposte ou en multipostes sans poste technique : choisissez "Serveur, process indépendant" sur la 1ère ligne Serveur, process central pour la seconde ligne b) Vous avez un poste technique "Poste technique" sur la 1ère ligne Serveur, process central pour la seconde ligne Veuillez noter que nous conseillons très fortement l'utilisation d'un poste technique. En effet, l'envoi de plusieurs centaines de documents en format PDF peut s'avérer B\ Onglet Tâches programmées Sur cet onglet, vous déterminerez les jours et l'heure de publication. 18
Vous pouvez lancer un traitement chaque jour ou, au choix, en cochant certains jours. Pour l'heure, nous vous conseillons de lancer le traitement la nuit. En monoposte, si vous définissez un traitement nocturne, il ne se lancera qu'à la connexion de l'application...le matin. Assurez-vous que le service est actif. Validez à l'issue. 2\ Manuelle Si vous ne désirez pas attendre l'heure de publication habituelle, vous pouvez retourner dans les services système, sur l'onglet des tâches programmées et changez manuellement l'heure de publication. En définissant une heure postérieure à l'heure actuelle, la date se met à celle du jour. Si, par la suite, vous voulez reprendre les publications aux heures habituelles, il faut penser à revenir dans le service et remettre les anciens paramètres. 19
Service client Maintenant que nous savons paramétrer LSC pour publier le service client, étudions-le, via les accès internet. 20
1\ Partie "administrateur" C'est la vôtre. Celle sur laquelle vous pourrez paramétrer ce qui sera visible ou non pour vos clients. Le service client est compatible tous navigateurs. La structure de connexion est la suivante : MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/admin/ Sur l'écran de connexion, saisissez les login et mot de passe que Crypto vous a fournis (ce sont les codes d'accès Pagesimmo, que vous pourrez changer). Vous accéderez à l'écran suivant : 21
Fenêtre d'accueil En cliquant sur l'icône "Sélection métier", vous pourrez consulter toutes les informations publiées par module. Bouton "Sélection métier" Exemple pour la Gérance : après un clic sur "Sélection métier", l'écran suivant est proposé : Cliquez sur "Gérance" et vous affichez : Bouton "Sélection adresse" Vous affiche la liste des immeubles concernés par les publications 22
Un clic sur le bouton "INFORMATIONS" permet d'accéder au détail de l'immeuble, d'y apporter des modifications qui seront visibles pour vos clients. Si vous désirez apporter des modifications, c'est au niveau des fiches dans LSC qu'il faut le faire. La publication suivante y procédera. Bouton "Annuaire" Donne un accès aux différents tiers publiés Un clic (par exemple) sur "Locataires" vous affichera une liste. En double cliquant sur une fiche, vous aurez toutes les informations liées au tiers. 23
Plusieurs onglets sont disponibles pour consulter les données par thème. Bouton "Documents" Permet d'afficher tous documents, toutes personnes confondues. Vous pouvez afficher par classeur, par type de tiers (propriétaires ou locataires) ou...lancer une recherche sur un tiers donné. Bouton "Photos". Non géré actuellement. L'export des photos depuis LSC vers le service client est prévu courant 2013. Bouton "Informations" Vous permet de gérer des brèves (créer, effacer, lister) pour vos clients. 24
Bouton E-mailing Même s'il vous offre la possibilité de faire un e-mailing à vos clients, sachez qu'il n'y aura pas de remontées dans LSC, Nous vous conseillons, si vous désirez en faire, de passer par La Solution Crypto. Bouton "Evénements" Non câblé à ce jour avec LSC. Menu Utilisateur, rubrique "Administrateurs" Par ce biais, vous pouvez ajouter des personnes pouvant administrer le service client. Menu Avancées, rubrique "Mentions légales" 25
Vous pouvez entrer toutes les mentions légales liées à votre agence. Si vous cliquez sur "publier", elles seront visibles par vos clients Les mentions légales seront affichées sur l'écran de connexion de vos clients, en bas à droite. 26
2\ Partie "utilisateur" La partie utilisateur est accessible via l'adresse suivante : "MonNomDedomaine.crypto-extranet.com/extranet" Votre client saisit les login et mot de passe que vous lui avez fournis. S'il les a oubliés, il peut cliquer sur "identifiants oubliés?" pour vous envoyer un email. Les mentions légales (cf. chapitre précédent) sont visibles à ce niveau A\ Propriétaires / copropriétaires La 1ère fenêtre propose plusieurs lignes dès lors d'un tiers est à la fois propriétaire et copropriétaire ou locataire et copropriétaire, etc... 27
B\ Propriétaire ou copropriétaire ou locataire L'accès au service client est direct dans ce cas. Vos clients se verront afficher les icônes en fonction des niveaux d'accès déterminés dans la partie administrateur. Ensuite, tout simplement, il leur suffira de cliquer sur les icônes pour accéder aux informations souhaitées. A\ Bouton "Comptes" Cette rubrique permet à votre client d'accéder aux écritures de son compte, classées par date décroissante. Vous pouvez afficher toutes les écritures ou par année 28
A noter : si vous avez souscrit au paiement en ligne, votre client pourra directement vous régler par carte bleue à ce niveau (interrogez notre service commercial pour de plus amples informations). B\ Bouton "Documents et photos" Donne accès aux documents que vous publiez pour votre client. NB : l'accès à des photos se fera dans une version ultérieure C\ bouton "Actualités" Nom modifiable par vos soins. Donne cependant une actualité récente dans tous les domaines de l'immobilier. 29
D\ bouton "Messagerie interne" Par le bouton "nouvel e-mail", votre client pourra directement vous envoyer un message par ce biais. 30