TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT d un(e) ASSISTANT ADMINISTRATIF CONTRATS-FINANCES-MARCHES (AACFM) auprès du RAF ECOFAC V du RAPAC Autorité hiérarchique : Secrétaire Exécutif du RAPAC (SE), Expert-Responsable Administratif et Financier (ERAF), et Conseiller Technique Principal (CTP). Lieu de travail : Siège du RAPAC à Libreville, avec des déplacements dans les pays membres du RAPAC. Durée du contrat : 20 mois. Disponibilité : Immédiate NB : Les candidatures féminines sont encouragées. Contexte : Le Réseau des Aires Protégées d Afrique Centrale (RAPAC) est une association sous-régionale à caractère technique et scientifique et à but non lucratif, créée en mai 2000, avec l appui de l Union européenne, dans le cadre du programme sous régional ECOFAC. Il a pour mission de contribuer à la conservation et à la valorisation de la biodiversité par l aménagement et la gestion des zones bénéficiant d un statut de protection, en prenant en compte la satisfaction des besoins des populations riveraines. Depuis février 2005, le RAPAC est formellement mandaté par la Commission des Forêts d Afrique Centrale (COMIFAC), pour mettre en œuvre l axe 4 du plan de convergence relatif à la conservation et valorisation de la biodiversité, notamment par l harmonisation des politiques, législations et institutions relatives aux aires protégées et l amélioration de la qualité de leur gestion technique. L action du RAPAC s étend sur les pays de la CEMAC et de la CEEAC en général, et en particulier les huit pays membres du RAPAC (Cameroun, Congo, Gabon, Guinée Equatoriale, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Sao Tomé et Principe et Tchad). Dans la réalisation de sa mission, le RAPAC bénéficie de l appui technique et du financement de nombreux partenaires et bailleurs de fonds dont l UE et la BAD. L UE, à travers le Programme ECOFAC V, dont la maîtrise d ouvrage appartient à la CEEAC et la maîtrise d œuvre au RAPAC, appuie le RAPAC en mettant à sa disposition une Assistance Technique complète, et notamment un Expert RAF, responsable de la gestion administrative et financière de la composante ECOFAC V. Compte tenu de l ampleur du programme ECOFAC V, des engagements multiples à passer et à suivre dans le cadre de la Subvention, et des autres sollicitations du RAPAC, le constat a été fait de la nécessité d un renforcement supplémentaire des capacités du RAPAC. 1
C est dans ce cadre-là que le RAPAC recherche un assistant administratif expérimenté et qualifié, pour assister l ERAF ECOFAC V, et répondant aux critères énumérés ci-dessous. I PROFIL Formation : Bac+3 minimum, diplômé(e) en administration, droit, gestion, finances. Expériences professionnelles : Minimum 5 années de pratique de gestion administrative et financière dans des entreprises publiques ou privées, des institutions ou organismes intervenant dans le domaine du développement, des projets, des ONG, etc. Minimum 2 ans en tant que responsable ou adjoint au responsable de la passation et du suivi des contrats dans des projets financés sur fonds européens ou autres bailleurs, ou des institutions participant aux activités de développement sur fonds européens ou autres bailleurs. Pratiques nécessaires : Formulation d appels d offres, de termes de référence, cahiers des charges ; Suivi de processus de sélection de prestataires, de consultants ; Sélection des offres fournitures, travaux, et rapports de sélection y relatifs ; Formulation et négociation de contrats de services, fournitures ou travaux ou de contrat de subvention ; Formulation de protocoles d accord et de partenariat ; Suivi financier des contrats, calcul de taux d exécution et de décaissement, contrôle et cumul des paiements ; Etablissement d état financier récapitulatif des engagements et des dépenses du projet ou de l institution. Suivi et contrôle des ressources physiques de l entreprise ; Pratique de l administration générale d une entité. Connaissances nécessaires : Connaissance parfaite du français ; autres langues de la CEEAC appréciées ; Maîtrise rédactionnelle sur Word ; notamment de textes juridiques ; Maîtrise de la tabulation sur Excel, notamment au niveau du suivi de données financières; capacité de transft et de manipulation de tableaux chiffrés ; Bonne connaissance du droit fiscal et du droit social du Gabon ; Bonnes connaissances en matières de suivi administratif de projet ou d action spécifique, nécessitant la mobilisation de plusieurs personnes, des déplacements et la logistique correspondante, l organisation de réunions, assemblées, séminaires, et mobilisation de fonds y relatifs. 2
Autres atouts : La connaissance des procédures contractuelles et financières applicables aux projets financés par le 10ième FED serait un plus ; Une connaissance de la problématique environnementale en Afrique Centrale serait un plus. Dispositions personnelles: Capacité rédactionnelle irréprochable indispensable ; Rigueur dans le raisonnement et le maniement des chiffres indispensable ; Grande disponibilité et capacité de travail ; Capacité à travailler dans un environnement professionnel parfois instable ; Sens aigu des relations humaines et de la diplomatie, esprit d équipe ; Voyages occasionnels à prévoir dans des conditions parfois difficiles, sens de l adaptabilité. II POSTE : L Assistant administratif Contrats Finance Marchés (AACFM) est rattaché hiérarchiquement à l ERAF ECOFAC V, sous l autorité du Secrétaire Exécutif et du CTP. Il est en charge des missions décrites ci-dessous. Il travaille en étroite collaboration avec l ERAF pour tout les aspects finance et contrat, et fonctionnellement avec les staffs opérationnels ECOFAC V et RAPAC au niveau de la préparation des dossiers d appels d offres. Il est aussi en liaison fonctionnelle avec la comptabilité du RAPAC sur le plan du règlement des contrats. Missions : Les missions du poste sont les missions relatives à la passation des marchés, l élaboration et le suivi administratif des contrats, leur suivi financier, les états récapitulatifs chiffrés y relatifs. Passation des marchés : Formulation d appels d offres, de termes de référence, cahiers des clauses techniques ; Suivi de processus de sélection de prestataires, de consultants, de fournisseurs ; Organisation et suivi de la sélection des offres fournitures, travaux ; Rapports de sélection ; Formulation et négociation de contrats de services, fournitures, travaux ; Formulation de protocoles d accord et de partenariat ; Suivi administratif des contrats : Collation de l information sur l exécution des contrats en liaison avec les responsables opérationnels RAPAC et ECOFAC V ; Renseignements et annexes à ajouter à la fiche de contrôle de chaque paiement sur contrat ; 3
Supervision de la logistique de chaque contrat de mission d experts; Contrôle du respect des obligations de chacun quand à l exécution du contrat ; Contrôles administratifs dans le cadre de l exécution du contrat de subvention ECOFAC V. Suivi financier des contrats: Suivi financier des contrats, calcul des taux d exécution, contrôle et cumul des paiements ; tableaux récapitulatifs ; Suivre les paiements des contrats et protocoles d accord conclus par le RAPAC ; Etablissement d état financier récapitulatif des engagements du projet ; Résultats attendus : Production de contrats de marchés conformes aux procédures définies à l article IV du Contrat de Subvention ECOFAC V signé entre le RAPAC et la CEEAC, dûment référencés et enregistrés ; Production périodique d états d engagements sur contrats d expertise court terme, en termes d engagements, paiements et soldes ; Production périodique d états d engagements sur contrats d actions spécifiques du projet ECOFAC V, en termes d engagements, de paiements et de soldes ; Production de rapports validés pour toutes les procédures de sélection menées ; Fiches de contrôle financier des contrats tenues à jour en permanence. III PIÈCES À FOURNIR : Lettre de motivation ; Note de compréhension des termes de référence ; Curriculum vitae et photo ; Copie des diplômes présentés ; Deux lettres de recommandation ; Copie d une pièce d identité. Ils peuvent être déposés sous plis au Secrétariat Exécutif du RAPAC (sis au Haut de Gué-Gué, Immeuble OAB) ou être envoyés par courrier électronique aux adresses suivantes : 1. Secretariat.executif@rapac.org 2. ERAF: pberafrapac@yahoo.fr (Mr Patrice Brugeaud, Expert Administratif et Financier) 3. CTP: jmsionneauctprapac@yahoo.fr (Mr. Jean-Michel Sionneau, Conseiller Technique Principal) 4
Les dossiers seront déposés au plus tard le 18 janvier 2013 à 24h00. Au-delà de la date de clôture de réception des dossiers, aucune demande n est recevable. Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront prises en considération pour une interview. Nota : Tout dossier incomplet sera déclaré administrativement non recevable. 5