Téléphonie Centres de contacts Mobilité Services Petit guide de référence pour la messagerie vocale Avaya Distributed Office 03-602108-FR-CA Numéro 1 Mai 2007 Ce guide explique l'utilisation de la messagerie vocale Avaya Distributed Office. Connexion depuis un poste sur le site 1. Saisissez l'extension de la messagerie vocale Distributed Office,, pour accéder au système de messagerie 2. Saisissez votre poste : - Depuis votre propre poste, - Depuis un autre poste téléphonique, saisissez votre poste puis 3. Saisissez votre mot de passe, et Connexion depuis votre domicile ou votre téléphone mobile : 1. Appelez sur une ligne à laquelle Distributed Office, le standard automatisé ou le service de répondeur-enregistreur répondent. À l'écoute du menu ou de l'annonce, appuyez sur *7. Contactez votre administrateur système pour votre numéro de service de messagerie 2. Saisissez votre poste, 3. Saisissez votre mot de passe, et - Remarque : Lors de votre première connexion, vous n'avez pas encore de mot de passe. Appuyez sur #. Suivez les invitations à saisir un nouveau mot de passe et à enregistrer votre nom.
avaya.com 2 4. Le système annonce le nombre de nouveaux messages et d'anciens messages que vous avez dans votre messagerie. Options Lorsque vous êtes connecté, sélectionnez une option : Appuyez sur Pour 1 Enregistrer et envoyer des messages. 2 Écouter les messages 3 Gérer votre annonce d'accueil. 4 Gérer votre opérateur personnel. 5 Gérer vos paramètres personnels. 6 Configurer le programme de messagerie externe. 8 Modifier le mode répondeur/enregistreur. *8 Transférer vers un autre poste. Vos messages À propos des catégories de messages Vous pouvez affecter les catégories Prioritaire, Privé, et Accusé de réception aux messages que vous envoyez. Les messages prioritaires sont lus en premier lors de l'écoute des nouveaux messages. Vous ne pouvez pas faire suivre les messages privés. Vous serez averti de l'écoute par son destinataire des messages avec accusé de réception. Vous pouvez affecter une, deux, ou toutes les catégories à un message. Écouter les messages 2. Appuyez sur 2 pour récupérer les messages. Le système diffuse l'entête de message. 3. Sélectionnez une option : - Pour écouter le message, appuyez sur 0. Si le message est un fax, il sera transféré vers votre boîte e- mail (si configurée). - Pour passer au message suivant, Le message restera «nouveau» jusqu'à ce que vous ayez écouté le corps du message. - Pour ré-écouter l'entête du message, appuyez sur 23. - Pour supprimer le message, - Pour ré-écouter le message, appuyez sur 0. - Pour ré-affecter le statut «nouveau» au message, appuyez sur *6, puis appuyez sur # pour passer au message suivant. Lors de votre prochaine connexion pour écouter votre messagerie, vous pourrez réentendre ce message en tant que nouveau message. - Pour écouter le message précédent, appuyez sur *5. Pour revenir au message souhaité,
appuyez autant de fois que nécessaires sur *5. - Pour répondre au message, appuyez Remarque : Supprimez les fax que vous avez transférés pour libérer de l'espace dans votre messagerie. Répondre aux messages 1. Après avoir écouté le message enregistré, appuyez sur 1 pour y répondre. 2. Sélectionnez une option : - Pour répondre à l'appelant, appuyez Passez à étape 3. Remarque : l'appelant doit disposer d'une messagerie vocale dans le système. - Pour transférer le message enregistré, appuyez sur 2. Passez à étape 5. - Pour renvoyer l'appel vers un appelant interne, appuyez sur 3. Passez à étape 5. 3. Enregistrez votre réponse et appuyez 4. Sélectionnez une option : - Pour valider, - Pour ré-écouter vos commentaires, appuyez sur2 3. - Pour ré-enregistrer votre réponse, appuyez sur 21. - Pour annuler votre réponse ou votre transfert, 5. Faites l'une des actions suivantes : - Si vous répondez au message, passez à l'étape 6. - Si vous transférez le message, faites l'une des actions suivantes : - Enregistrez un commentaire qui sera entendu par les destinataires avant le message, puis appuyez - Sélectionnez une option : - Pour ré-écouter l'enregistrement, appuyez sur 23. - Pour ré-enregistrer le commentaire, appuyez sur 21. - Pour supprimer le commentaire, - Pour valider l'enregistrement, - Saisissez le poste d'un destinataire, puis appuyez sur #. - Pour utiliser vos répertoires personnels, appuyez sur *5 Puis saisissez le numéro de répertoire (de 1 à 10). Puis - Pour ajouter un poste depuis l'annuaire, appuyez sur *2. (Voir Utiliser l'annuaire pour trouver un poste à partir du nom). - Pour supprimer la dernière entrée, - Répétez l'étape 5 pour envoyer le message à d'autres destinataires. 6. Appuyez sur # pour finir. Enregistrer et envoyer des messages 2. Appuyez sur 1 pour enregistrer un message. 3. Enregistrez votre message. 4. Appuyez sur 1 à la fin de l'enregistrement. 3
avaya.com 4 5. Sélectionnez une option : - Pour valider le message enregistré, Passez à l'étape 6. - Pour ré-écouter le message enregistré, appuyez sur 23. - Pour ré-enregistrer le message, appuyez sur 21. Passez à l'étape 3. - Pour supprimer le message enregistré et retourner au menu d'activité de la messagerie vocale, 6. Sélectionnez une option : - Saisissez le poste d'un destinataire, puis - Pour utiliser vos répertoires personnels, appuyez sur *5 Puis saisissez le numéro de répertoire (de 1 à 10). Puis - Pour utiliser l'annuaire, appuyez sur *2. (Voir Utiliser l'annuaire pour trouver un poste à partir du nom). - Pour supprimer la dernière entrée, Répétez l'étape 6 pour envoyer le message à d'autres destinataires. 7. Appuyez sur # pour finir. 8. Sélectionnez une option : - Pour affecter le statut «privé» au message, appuyez - Pour affecter le statut «prioritaire» au message, appuyez sur 2. - Pour demander un accusé de réception, appuyez sur 3. - Pour annuler la catégorie précédemment sélectionnée, appuyez sur 0. - Pour envoyer le message enregistré, Personnaliser votre messagerie Enregistrer votre nom 2. Appuyez sur 5 pour changer votre nom ou votre annonce. 3. Appuyez sur 5 pour modifier votre nom. 4. Sélectionnez une option : - Pour écouter le nom enregistré actuel, appuyez sur 0. - Pour enregistrer votre nom, appuyez 5. Enregistrez votre nom et appuyez 6. Sélectionnez une option : - Pour valider votre nom, appuyez sur #. - Pour ré-écouter votre nom, appuyez sur 23. - Pour ré-enregistrer votre nom, appuyez sur 21. Enregistrer ou supprimer une annonce personnelle Vous pouvez avoir une ou deux annonces différentes pour chaque langue. 2. Appuyez sur 3 pour modifier une, ou vos deux annonces. 3. Appuyez sur 1 pour modifier votre annonce active ou 2 pour modifier votre annonce indisponible. Le système diffuse les paramètres actuels. 4. Sélectionnez la langue de l'annonce que vous souhaitez modifier.
- Pour sélectionner la langue primaire (langue de boîte vocale 1), appuyez - Pour sélectionner la langue secondaire (langue de boîte vocale 2), appuyez sur 2. Le système annonce la langue sélectionnée. 5. Sélectionnez une option : - Pour écouter l'annonce, appuyez sur 3. - Pour enregistrer votre annonce, appuyez Passez à étape 6. - Pour supprimer votre annonce, 6. Enregistrez votre annonce et appuyez 7. Sélectionnez une option : - Pour valider votre annonce, - Pour ré-écouter votre annonce, appuyez sur 23. - Pour ré-enregistrer votre annonce, appuyez sur 21. - Pour supprimer l'annonce que vous venez d'enregistrer, appuyez sur *3. Créer des répertoires Utilisez des répertoires pour envoyer des messages à plusieurs destinataires sans avoir à saisir chaque poste individuellement. Vous pouvez avoir jusqu'à 10 répertoires. Chaque répertoire peut inclure jusqu'à 50 boites vocales. 2. Appuyez sur 5 pour sélectionner les options personnelles d'administration. 3. Appuyez sur 1 pour sélectionner les répertoires. 4. Appuyez sur 1 pour créer une liste. 5. Saisissez le numéro que vous souhaitez affecter au répertoire (de 1 à 10), puis 6. Sélectionnez une option : - Saisissez le poste de la messagerie, puis - Pour ajouter un poste depuis l'annuaire, appuyez sur *2. (Voir Utiliser l'annuaire pour trouver un poste à partir du nom.) - Pour supprimer la dernière entrée, Répétez l'étape 6 pour chaque messagerie que vous souhaitez ajouter. 7. Appuyez sur # pour finir. Consulter ou modifier des répertoires 2. Appuyez sur 5 pour sélectionner les options personnelles d'administration. 3. Appuyez sur 1 pour sélectionner les répertoires. 4. Appuyez sur 3 pour consulter ou modifier les répertoires. Le système annonce le nombre d'entrées du premier répertoire. 5. Sélectionnez une option : - Pour consulter ou modifier la liste, appuyez Passez à étape 7. - Pour supprimer le répertoire, - Pour passer au répertoire suivant, appuyez sur *#. - Le système annonce le nombre d'entrées du répertoire suivant. Répétez l'étape 5. 6. Appuyez sur # pour finir. 5
avaya.com 6 7. Sélectionnez une option : - Pour passer au poste suivant, appuyez sur *#. - Pour supprimer le poste, appuyez sur *3. - Pour ajouter un poste, appuyez sur 1 puis sélectionnez une option : - Saisissez le poste de la messagerie, puis appuyez sur #. - Appuyez sur *2 pour utiliser l'annuaire. (Voir Utiliser l'annuaire pour trouver un poste à partir du nom.) 8. Appuyez sur # pour finir. Changer la langue de la messagerie La messagerie vocale peut prendre en charge jusqu'à deux langues pour les annonces du système et votre annonce personnelle (en fonction de la configuration du système). 2. Appuyez sur 5 pour sélectionner les options personnelles d'administration. 3. Appuyez sur 2 pour sélectionner une langue de messagerie. 4. Sélectionnez une option : - Pour sélectionner la langue primaire (langue de boîte vocale 1), appuyez - Pour sélectionner la langue secondaire (langue de boîte vocale 2), appuyez sur 2. Le système annonce la langue sélectionnée. 5. Appuyez sur # pour finir. Modifier votre opérateur personnel Vous pouvez modifier le poste qui répond à vos appels lors de vos absences. Si vous sélectionnez l'option «opérateur personnel», assurez vous que votre annonce invite vos appelants à appuyer sur 0 pour obtenir votre opérateur personnel. 2. Appuyez sur 4 pour modifier votre opérateur personnel. 3. Sélectionnez une option : - Sélectionnez le poste de votre opérateur personnel, et appuyez sur #. - Pour supprimer votre opérateur personnel, 4. Appuyez sur # pour finir. Modifier votre mot de passe Votre mot de passe se compose de 4 à 15 chiffres, en fonction de la configuration du système. 2. Appuyez sur 5 pour sélectionner les options personnelles d'administration. 3. Appuyez sur 4 pour modifier votre mot de passe. 4. Saisissez le nouveau mot de passe, et 5. Confirmez le nouveau mot de passe, et 6. Appuyez sur # pour finir. Sélectionner le mode du répondeur Le choix du mode du répondeur détermine si les appelants peuvent laisser un message après votre annonce personnelle.
Si votre messagerie est en mode Répondeur-Enregistreur, les appelants peuvent laisser un message. Si votre messagerie est en mode Répondeur-uniquement, les appelants ne peuvent pas laisser de message. 2. Appuyez sur 8 pour modifier le mode du répondeur. 3. Sélectionnez une option : - Pour le mode Répondeur- Enregistreur, appuyez - Pour le mode Répondeuruniquement, appuyez sur 2. 4. Appuyez sur # pour finir. Utiliser la messagerie externe À propos de la messagerie externe Avec la messagerie externe, la messagerie vocale appelle les numéros que vous avez programmés pour vous avertir de l'arrivée d'un nouveau message dans votre messagerie. Vous pouvez au choix utiliser la messagerie externe pour tous les messages, ou uniquement pour les messages prioritaires si votre messagerie est autorisée pour la fonction de messagerie externe. Conseil : Si vous sélectionnez la messagerie externe uniquement pour les messages prioritaires, informez vos appelants sur la méthode à utiliser pour laisser un message prioritaire. Activer / désactiver la fonction de messagerie externe 2. Appuyez sur 6 pour sélectionner la messagerie externe. 3. Appuyez sur 1, puis sélectionnez une option : - Pour désactiver la fonction de messagerie externe, appuyez sur 0. - Pour activer la fonction de messagerie externe, appuyez - Pour activer la fonction pour les messages prioritaires uniquement, appuyez sur 2. 4. Appuyez sur # pour finir. Paramétrer vos numéros de messagerie externe 2. Appuyez sur 6 pour sélectionner la messagerie externe. 3. Appuyez sur 4 pour modifier votre liste de numéros de messagerie externe. 4. Sélectionner un numéro entre 1 et 5. Si votre messagerie autorise la messagerie externe, vous entendez le numéro. Dans le cas contraire, vous entendez «le numéro d'entrée x n'est pas utilisé» 5. Sélectionnez une option : - Pour modifier ou ajouter un numéro de messagerie externe, appuyez Passez à l'étape 6. - Pour supprimer le numéro de messagerie externe, appuyez sur *3. - Pour conserver le numéro de messagerie externe et retourner au menu de messagerie externe, 6. Saisissez le numéro de messagerie externe, et attendez cinq secondes la confirmation du système. 7. Sélectionnez une option : 7
avaya.com - Si vous avez terminé de saisir le numéro, Écoutez les informations de messagerie externe et passez à l'étape 9. - Pour saisir des numéros supplémentaires, appuyez Puis répétez l'étape 7. 8. Sélectionnez une option : - Pour confirmer votre saisie, appuyez sur 9. - Pour annuler votre saisie, appuyez sur 6. Retournez à l'étape 4 pour programmer d'autres numéros de messagerie externe. Limitation de la responsabilité Pour voir accès à la totalité des dispositions légales, veuillez consulter les documents, Avaya Support Notices for Software Documentation, 03-600758, et Avaya Support Notices for Hardware Documentation, 03-600759. Ces documents sont disponibles sur CD et sur le site Web, http://www.avaya.com/support. Sur le site Web, recherchez les numéros de document dans le champ de recherche. Pour transférer vers un poste Pour appeler un autre poste sans laisser de message vocal : 1. Appuyez sur *8 2. Sélectionnez une option : - Saisissez le poste, - Pour appeler l'opérateur, appuyez sur 0. - Pour consulter l'annuaire, appuyez sur *2. - Pour écouter la liste des postes de l'annuaire classés par nom, appuyez Utiliser l'annuaire pour trouver un poste à partir du nom 1. Appuyez sur *2 pour consulter l'annuaire. - Saisissez jusqu'aux dix premières lettres du nom et LES COMMUNICATIONS AU COEUR DE L'ENTREPRISE 03-602108