TDR pou la mise en œuvre d une station GLIN au Cameroun

TDR pou la mise en œuvre d une station GLIN au Cameroun Réseau Mondial de l Information Juridique

Sommaire : TDR pour la mise en œuvre d une station GLIN au Cameroun 2 ANNEXE 2 : Réseau Mondial de l Information Juridique (GLIN) 13 ANNEXE 3 : Feuille de route pour la mise en place d une station GLIN 17 1

Termes de référence pour la mise en place d une station GLIN (Global Legal Information Network) au Cameroun 2

Termes de référence pour la mise en place d une station GLIN (Global Legal Information Network) au Cameroun 1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION 1.1. Pour le Ministère des Forêts et de la Faune Depuis plus d une décennie, le Cameroun s est engagé résolument dans la voie des réformes du secteur forestier. Cette ferme volonté s est traduite d abord par l adoption en 1993 d une nouvelle politique forestière codifiée par la loi N 94/01 du 20 janvier 1994, portant régime des forêts, de la faune et de la pêche et ensuite sur la loi n 96-l2 du 5 août l996 portant loi-cadre relative à la gestion de l environnement. Ces deux lois ont été suivies par un nombre important de textes réglementaires. De nombreuses contraintes ont par ailleurs entravé la mise en œuvre efficace de la politique forestière et environnementale depuis sa publication en 1995. C est donc compte tenu de tout ce qui précède que le Gouvernement a initié depuis 1999 la préparation du Programme Sectoriel Forêts et Environnement (PSFE). L objectif principal du PSFE est d appuyer le Gouvernement dans la mise en œuvre de sa politique de gestion durable et participative des ressources forestières et de l environnement. Ce programme vise ainsi à mettre en place un cadre cohérent pour toutes les interventions qui concourent à la réalisation des objectifs de la politique forestière et faunique du pays. Le PSFE est conçu comme un programme national de développement sectoriel établi par le Gouvernement, mais ouvert au financement de tous les bailleurs de fonds, ainsi qu aux contributions de la société civile et des ONG. Par ce programme en effet, le Gouvernement voudrait disposer d un tableau de bord qui lui permette d assurer un bon suivi et un bon contrôle des activités forestières et fauniques en imprimant une dynamique d ensemble aux efforts isolés que représentent les projets, veillant ainsi à ce qu ils cadrent désormais avec les objectifs de développement macro-économique du pays. Les procédures et méthodes de contrôle des activités forestières, l exploitation des travaux de l observateur indépendant, constituent ainsi des éléments clés de la stratégie de contrôle récemment adoptée par le MINFOF, le tout devant reposer sur un ancrage juridique sûr. Mais pour conforter le système de contrôle et de suivi des infractions, il faudrait que toutes les parties prenantes aient accès aux lois et règlements juridiques regroupant les textes nationaux applicables au secteur des forêts et de la faune. Or à l heure actuelle tel ne semble pas être le cas. Il y a donc lieu de chercher à garantir l accès aux lois à chaque citoyen et lui permettre de mieux s en approprier à travers l opération de vulgarisation à mener. Pour ce faire, l Administration forestière a besoin d un outil qui soit officiel, complet, consultable en temps réel, où l accès pour tous est assuré et surtout qui offre un archivage pérenne. L outil pressenti est le Réseau Mondial de l Information Juridique, connu sous le nom de GLIN (Global Legal Information Network), qui est un réseau intergouvernemental à but non lucratif. Ce réseau est spécialisé en matière de droit. 3

Il sert principalement à archiver et à mettre à la disposition des Etats membres et du public les textes législatifs. De plus chaque pays membre du GLIN a accès aux lois de chacun des autres pays associés, permettant par-là, des études et des recherches juridiques comparatives basées sur une méthode commune à tous. 1.2. Pour le programme national de gouvernance «Le processus en cours de consolidation de l Etat de droit et de la démocratie, fondé notamment sur une plus grande soumission de l Etat et des citoyens à la règle de droit, et d autre part l intégration progressive du Cameroun dans l économie sousrégionale et mondiale, accentuent la nécessité d une diffusion large du droit positif, satisfaisant les besoins en information juridique des administrations, des professionnels du droit, de la population et des investisseurs privés tant nationaux qu étrangers.» 1 «Il résulte» du manque de diffusion, «touchant tant le droit positif que son interprétation par les tribunaux, une profonde incertitude juridique. L absence de diffusion et de vulgarisation du droit, spécialement en ce qui concerne le droit des affaires, ne permet pas au Cameroun de satisfaire aux critères de transparence du droit commercial et du droit communautaire posés par l Organisation mondiale du commerce. L absence de publication de ce droit sur Internet ne contribue en outre pas à l attraction de l investissement direct étranger.» 2 «Un autre aspect du problème a trait à la méconnaissance totale des populations rurales de leurs droits ainsi que des moyens de les exercer. Il n existe à ce jour pas de politique de vulgarisation systématique, en des termes faciles à saisir, de certains aspects du droit positif. Ce déficit d information pose d importants problèmes spécialement en ce qui concerne le droit des personnes et de la famille, auxquels ressortissent la plupart des litiges civils. Ainsi la méconnaissance du droit successoral moderne, particulièrement en ce qui concerne la population féminine, est-elle source de nombreux abus dont sont victimes les citoyens ignorant la possibilité qui leur est offerte d opter pour les solutions de droit civil et non les solutions de droit coutumier qui leur sont parfois défavorables. Ces exemples peuvent être multipliés, notamment en ce qui concerne les libertés publiques et les droits humains. L insuffisance du ministère de la Justice dans ce domaine n a pas été palliée par la société civile, dont les actions de vulgarisation restent parcellaires.» 3 La stratégie du PROGRAMME NATIONAL DE GOUVERNANCE est entre autre fondée sur : «la numérisation de la totalité des journaux officiels depuis l indépendance ainsi que des jurisprudences de la Cour suprême et des cours d appel, la conception de 2 bases de données législatives et jurisprudentielles accessibles sur CD-Rom et Internet, 1 PROGRAMME NATIONAL DE GOUVERNANCE 2006 2010 ; Avant-projet, 2 novembre 2005 Sous-programme 5. Diffusion et vulgarisation du droit. (République du Cameroun Primature) 2 PROGRAMME NATIONAL DE GOUVERNANCE 2006 2010 ; Avant-projet, 2 novembre 2005 Sous-programme 5. Diffusion et vulgarisation du droit. (République du Cameroun Primature) 3 PROGRAMME NATIONAL DE GOUVERNANCE 2006 2010 ; Avant-projet, 2 novembre 2005 Sous-programme 5. Diffusion et vulgarisation du droit. (République du Cameroun Primature) 4

la diffusion et la vulgarisation de compendia législatifs thématiques aux administrations, juridictions, société civile et secteur privé. Cette action de dissémination se doublera d un programme de vulgarisation ciblant les besoins prioritaires en information juridique de la société civile et du secteur privé, qui sera mise en œuvre directement par le ministère ainsi que par voie de soustraitances aux ONG para-juristes, parlementaires, chefferies traditionnelles avec le concours du Ministère de la Communication.» 4 Pour ce faire, les administrations, les parlementaires, et de manière générale, le grand public, ont besoin d un outil qui soit officiel, complet, consultable en temps réel, où l accès pour tous est assuré et surtout qui offre un archivage pérenne. L outil pressenti est le Réseau Mondial de l Information Juridique, connu sous le nom de GLIN (Global Legal Information Network), qui est un réseau intergouvernemental à but non lucratif. Ce réseau est spécialisé en matière de droit. Il sert principalement à archiver et à mettre à la disposition des Etats membres et du grand public les textes législatifs sous toutes les formes ainsi que le matériel de vulgarisation élaboré dans le but de faciliter aux populations l accès à certains textes. De plus chaque pays membre du GLIN a accès aux lois de chacun des autres pays associés, permettant par-là, des études et des recherches juridiques comparatives basées sur une méthode commune à tous. Le système est simple et peu coûteux car les membres n ont ni les charges liées à leur adhésion, ni celles relatives à sa maintenance. Le système GLIN auquel se réfère ce projet se distingue des autres systèmes électroniques d archivage des lois sur Internet par les caractéristiques suivantes : L authenticité garantie des textes publiés dans la langue d origine exclusivement par le Journal Officiel ou par les institutions concernées (Lois, Ordonnances, Décrets, Arrêtés, et décisions de justice), toutes les parties prenantes pouvant ainsi se fier à l information livrée par le site; La disponibilité des résumés des textes de lois sur le site en anglais, en français et dans les langues nationales de manière optionnelle; La disponibilité d un Thésaurus (en anglais et en Français) ; ce Thesaurus est un dictionnaire de mots clefs juridiques utilisés dans tous les textes inclus dans le système GLIN ; il sert à faciliter la recherche des textes par le «client» ; de plus, chaque pays a la possibilité d introduire les termes qui sont propres à sa législation selon une certaine procédure. La méthode de recherche basée sur les mots clefs du thesaurus GLIN qui est simple et facile à utiliser aussi bien par les professionnels que les non professionnels L insertion et la disponibilité immédiates après ratification, promulgation ou signature des textes ; La fiabilité ou la pérennité avec des textes protégés durant leur transmission et au sein du serveur grâce à la disponibilité de deux back up informatisés et un back up en copie dure; La disponibilité des textes en français et en anglais ; 4 PROGRAMME NATIONAL DE GOUVERNANCE 2006 2010 ; Avant-projet, 2 novembre 2005 Sous-programme 5. Diffusion et vulgarisation du droit. (République du Cameroun Primature) 5

L alimentation du serveur central en information juridique nationale à travers la station locale ;. L accès au texte intégral aux niveaux national et international ; La possibilité de prendre en compte, en même temps, les écrits juridiques de différents pays sur un même thème ; L élaboration de compendiums législatifs thématiques La possibilité d une recherche transversale par pays dans un seul site, sur un thème législatif ou réglementaire ; La standardisation du système avec un équipement disponible localement, desservie par une équipe restreinte constituée généralement de 2 juristes et/ou 1 documentaliste & 1 technicien selon l état des lieux fait au préalable. Le gouvernement de la République du Cameroun s est engagé à appuyer le secteur de la justice afin de renforcer la bonne gouvernance et l état de droit dans tout le pays. Dans cette optique, le Gouvernement souhaite adhérer au système GLIN. Pour ce faire, il est nécessaire de recourir aux services d un consultant. Ce dernier aura pour mission d appuyer le Secrétariat Général du Gouvernement et, plus précisément, les services du Journal Officiel (J.O) dans le cadre du processus d adhésion du Cameroun au réseau mondial de l information juridique (Global Legal Information Network GLIN). 2. OBJECTIFS DU PROJET GLIN L objectif global de la création d une station GLIN-CMR est de permettre, grâce à un accès aux lois pour tous, une amélioration de la sécurité juridique et ainsi renforcer la transparence et la bonne gouvernance. Ce qui permettra entre autres d entraîner ipso facto l augmentation des investissements dans les secteurs productifs. L existence d une station GLIN au niveau du Cameroun permet de : - Faciliter l accès aux lois et ainsi permettre l archivage et la mise à disposition des textes législatifs et réglementaires aux professionnels et au grand public - Faciliter une réforme des textes juridiques ; - Renforcer les capacités de la justice ; - Vulgariser les lois et les textes réglementaires ; - Renforcer les capacités institutionnelles et juridiques du pays ; - Renforcer la notion de citoyenneté chez l'individu ; - Faciliter le travail des élus ; - Améliorer les conditions cadre des investissements ; - Améliorer la gestion des ressources naturelles ; - Participer à la visibilité du Cameroun sur Internet, et notamment, au renforcement de l Etat de droit. Contribuer à la bonne gouvernance et au programme de modernisation de l'etat 6

L objectif spécifique de la mission est d installer une Station GLIN fonctionnelle au niveau du Secrétariat Général de la Présidence de la République du Cameroun (Journal Officiel). 3. PRESTATION DEMANDEE Le Consultant travaillera en étroite collaboration avec les responsables de la tutelle du Journal Officiel, l équipe du Journal Officiel et si besoin est avec un conseiller juridique du Ministère de la Justice. Il aura comme principales tâches : 3.1. Présentation initiale Le Consultant informera le personnel du J.O et les autres fonctionnaires Camerounais intéressés des étapes du travail technique que nécessite la mise en place du GLIN, à savoir : Les conditions, les critères et les normes pour la mise en place d une station GLIN au Cameroun (décret/arrêté créant la station GLIN au sein du JO) La récupération et la sauvegarde des données du Journal Officiel sur support électronique ; La «numérisation» et la saisie des textes ; le contrôle de leur conformité, sous la responsabilité du Directeur Général du JO CAMEROUN ; La conversion des textes au format PDF aux normes GLIN ; L élaboration des résumés des textes législatifs selon les normes GLIN Le transfert des données vers le serveur du GLIN central ; La sécurisation des données sur CD Rom et leur insertion dans le serveur du GLIN central ; Les critères de choix de la future équipe de la station GLIN La stratégie d insertion des textes 3.2. Etablissement d un état des lieux et planification des activités Etat des lieux : (i) vérification du matériel disponible et requis au J.O pour le fonctionnement du GLIN (par exemple disponibilité d une ligne spécialisée de 128 Kbps minimum) ; (ii) évaluation des capacités du personnel du J.O à même d administrer une station GLIN CAMEROUN et les besoins en formation ; (iii) identification du point le mieux placé pour abriter une antenne GLIN Cameroun (iv) Modalités de mise en place d un service de traduction spécialement rattaché au GLIN-CMR 7

(v) élaboration du texte juridique établissant légalement la station GLIN Cameroun ainsi que tous les services nécessaires requis par les normes du GLIN Central pour le fonctionnement d une telle station. (vi) élaboration de la Checklist obligatoire à l attention du GLIN Central pour approbation Planification des activités : Le Consultant soumettra, au plus tard vers la fin de la troisième semaine de la première phase : un plan des activités à entreprendre par le Cameroun pour créer et ouvrir la station GLIN - Cameroun, et assurer la pérennité de son fonctionnement un bilan des besoins de formation du personnel ainsi que l achat du matériel nécessaire 3.3. Formation des responsables du J.O. En fonction du programme le Consultant exécutera la formation comme prévu. Il s agira d une formation en trois phases : (i) une formation initiale sur place afin d acquérir les bases et afin d être apte a pouvoir suivre (ii) la formation dispensée par le GLIN Central à Washington DC ; (iii) un appui organisationnel à la mise en place d un système autonome et pérenne d administration et de gestion de la station GLIN et à l élaboration d une stratégie de vulgarisation du système auprès des institutions étatiques et du grand public. 3.4. Suivi on-line Un suivi on-line d évaluation et d approbation des textes insérés devra être effectué sur une période de 6 mois, à raison environ de 4,5 jours de travail par mois afin de s assurer que l équipe GLIN Cameroun respecte les normes telles que requises par la Law Library of Congress et ainsi acquiert une indépendance totale (délivrance du mot de passe) L ensemble de ces étapes est détaillé en annexe feuille de route mise en place d une station GLIN. 4. PROFIL PROFESSIONNEL DES CONSULTANTS 4.1. Formation, expérience, références et catégorie demandées de l expert Le Consultant doit être un expert bilingue (français, anglais). Il doit maîtriser le système GLIN aussi bien dans son potentiel théorique que dans son fonctionnement concret, ayant été soit directeur d une station GLIN francophone, soit responsable de l installation d une telle station. Il doit pour cela avoir suivi la formation obligatoire de la Law Library of Congress, avoir accès au serveur du GLIN et être agréé par le GLIN Central, tant comme formateur qu agent de suivi et d approbation lors de la mise en ligne des textes. 8

Le consultant doit avoir en plus de l expérience en développement organisationnel et en formation concernant le développement d une station GLIN, l expérience en vulgarisation d une telle station ainsi qu en vulgarisation de textes législatifs. 4.2 Langues de travail Les langues de travail sont le français et l anglais. Les rapports seront rédigés en français. 5. DUREE ET ORGANISATION DE LA MISSION 5.1 Durée de l étude La mission nécessitera une intervention totale de 107 hommes/jours prestés ainsi répartis : 5.2 Organisation générale de la mission Phase 1 Etablissement d un état des lieux et planification des activités 20 h/jour - Etat des lieux - Finalisation du programme de travail avec l équipe concernée - Adoption de la méthodologie finale Phase 2 Formation Initiale 36 h/jour - Formation au niveau du J.O. Camerounais (20h/jours) - Formation au GLIN Central (Washington DC) en fonction des besoins et de la faisabilité (10h/jours) Phase 3 Perfectionnement et organisation institutionnelle 22 h/jour - Consolidation et perfectionnement des acquis des phases 1 et 2 - Elaboration d une stratégie de vulgarisation du GLIN-CMR Phase 4 Suivi, évaluation et consolidation online 26 h/jour - Pendant six mois à raison de 4,5 h/jour par mois Rédaction des Rapports 3 h/jour - Etat des lieux et planification des activités - Formation initiale - Formation perfectionnement et organisation institutionnelle - Rapport final y inclus suivi, consolidation online et évaluation prospective 5.3 Date de démarrage La mission devra démarrer au plus tard 30 jours après la notification du contrat. 9

5.4 Délai d exécution La mission sera exécutée sur une période n excédant pas une durée totale de 12 mois à compter de la date de démarrage effective de la mission. 5.5. Lieu(x) d exécution Cameroun, USA 6. RAPPORTS A l issue de chaque phase, le consultant devra remettre un rapport. Le contenu de chaque rapport devra être conforme aux prescriptions ci-dessous : (i) (ii) (iii) (iv) Un rapport phase 1 dans lequel il présentera la planification détaillée sur les bases de l état des lieux. Ce rapport exposera les activités à entreprendre pour créer et ouvrir la station GLIN Cameroun ainsi qu un bilan des besoins de formation du personnel et du matériel nécessaire Un rapport phase 2 présentant un aperçu sur le déroulement de la formation aux normes GLIN au sein du J.O. Camerounais Un rapport final phase 3 Consolidation et perfectionnement des acquis des phases 1 et 2 et une stratégie de vulgarisation du système GLIN-CMR Un rapport final retraçant l ensemble du déroulement de la mission, et plus particulièrement de la phase de consolidation et suivi online (phase 4). Ce rapport devra aussi présenter des recommandations à même de favoriser la gestion courante et la pérennité du système mis en place. Les rapports et annexes sont rédigés en français. Ils seront transmis en version papier (15 exemplaires pour chaque rapport) et sur support informatique à l autorité contractante qui se chargera de leur ventilation aux différents services impliqués. 10

ANNEXE 1 : Réseau Mondial de l Information Juridique (GLIN) 11

GLIN RÉSEAU MONDIAL DE L INFORMATION JURIDIQUE http://www.glin.gov Le besoin réciproque d accéder à la source primaire des textes de lois de toutes parts n a jamais été aussi grand et aussi urgent que de nos jours. La Bibliothèque Juridique du Congrès ainsi que certains Centres d Etudes Juridiques de tous les coins du monde se sont ainsi unis pour partager leur expertise et faire de ce rêve une réalité. Le Réseau Mondial de l Information Juridique, connu sous le nom de GLIN ou Global Legal Information Network, est une fédération à but non lucratif, un réseau intergouvernemental. Ces gouvernements, une fois membres, s engagent à alimenter la banque de données du GLIN avec la documentation juridique nationale. Cette base de données contient les statuts, la réglementation, la jurisprudence ainsi que les écrits juridiques et toute forme d information ayant trait à la législation venant d Amérique, d Europe, d Afrique et d Asie. Les données sont stockées dans le serveur situé à la «Law Library of Congress 5» à Washington, DC. GLIN n a pas de considération politique. Le travail fondamental de la Bibliothèque juridique du Congrès est de collecter et diffuser l information. C est la raison pour laquelle toute instance officielle qui promulgue des lois et règlements sensés gouverner un groupe de personnes est susceptible de joindre le GLIN. De plus, même si c est initialement la Bibliothèque Juridique du Congrès qui a lancé le GLIN, tous les membres qui y adhèrent ont le même droit de regard sur le développement et l exploitation de cet outil. Les pays membres A l heure actuelle, les pays membres du GLIN sont au nombre de 44, dont 25 qualifiés de membres actifs ou membres contributeurs et 19 qualifiés de fichiers additionnels. Avec l adhésion de la République Démocratique du Congo et du Niger, leur nombre sera porté à 46. 5 Bibliothèque Juridique du Congrès Américain qui est un département de la Bibliothèque du Congrès Américain. 12

Tous les membres ont accès à l information juridique à travers l Internet. Une répartition des serveurs est prévue à l avenir sur les différents continents en plus de celui de la Bibliothèque Juridique du Congrès. Un site multilingue Les textes une fois insérés dans le serveur, sont disponibles dans la ou les langue(s) officielle(s) ou vernaculaire(s) du pays membre accompagné d un résumé obligatoire. Les résumés sont disponibles en anglais (langue obligatoire) et dans les langues laissées au choix de chaque pays membre. Les mots-clefs utilisés dans le GLIN sont des outils de recherche disponibles en anglais, en français, en espagnol, et en portugais (et en arabe pour l interface GLIN Mauritanie : www.glin.mr sur l initiative propre de la Mauritanie) De plus, des efforts sont en cours pour l ajout dans le système d autres langues officielles et langues vernaculaires des pays membres. Plus qu une base de donnée De nombreuses bases de données juridiques ont été développées à un niveau national et régional par des organismes autres que le GLIN, mais celles-ci sont d une utilité locale et souvent ne sont pas pérennes pour des raisons institutionnelles, organisationnelles, financières et techniques. Le GLIN est un site destiné à permettre un accès international, des études ou recherches juridiques comparatives basées sur une méthode commune. Il est surtout développé de telle sorte que les pays membres bénéficient, avec un minimum financier, d une base de données régulièrement actualisées et à la pointe technologique. En d autres termes, il est pérenne. Fiabilité La caractéristique du GLIN repose sur la fiabilité des documents insérés dans le serveur. La bibliothèque Juridique du Congrès, pour remplir ses fonctions, a toujours collecté les sources primaires de la loi sur format papier. En passant du monde du papier à un environnement digital, il est extrêmement important de s assurer que l information reste fidèle. Le GLIN, pour cette raison, s engage à respecter toutes les normes de fiabilité. Pour assurer l authenticité et la fiabilité, toute la documentation législative ainsi que les arrêts, les écrits jurisprudentiels et les débats parlementaires qui sont introduits dans le système GLIN doivent être des documents certifiés d origine. Un moyen pérenne d archiver Dans les circonstances actuelles, ou la plupart du temps les archives ne sont pas, pour diverses raisons, conservées de manière pérenne, il est extrêmement important de prendre en considération l importance de l apport d un Serveur, de sa situation 13

géographique et de son haut niveau de technicité. Il ne faut pas perdre de vue qu une fois que le numéro du JO ou l original de la loi publiée disparaît au sein de l institution, c est la loi elle-même qui s éteint. Les membres du GLIN bénéficient, de manière indirecte, de trois modes d archivage indépendants : 1. Les archives internes ou locales situées au niveau de la Station GLIN, c est-àdire dans le disque dur de l ordinateur utilisé, 2. Le back up sous forme de cd-rom de préférence situé ailleurs, au niveau des antennes régionales de diffusion du JO. 3. Les archives localisées dans le Serveur du GLIN Central lui-même et qui s est montré jusqu à nos jours, le plus fiable en matière de conservation de documents. Le développement du Réseau Mondial de l Information Juridique a été rendu possible grâce à la contribution du Congrès américain mais aussi grâce à diverses agences et institutions telles que la NASA, la Banque Mondiale et la Banque Inter Américaine de Développement, sans oublier les membres eux-mêmes. Les pays membres du GLIN sont invités à contribuer à l évolution et au développement du GLIN à travers des échanges d idées, car chaque pays a ses besoins propres liés à un contexte socioculturel spécifique. C est précisément là que réside l intérêt du GLIN. Les initiatives propres sont les bienvenues, bien sûr en concertation avec le GLIN Central. D ailleurs, à cet effet, celui-ci organise une rencontre annuelle (mois de septembre) afin de faciliter l échange entre les différents pays membres. Le mot de passe : un obstacle Lors de la création du GLIN il y a 10 ans, un mot de passe a été prévu pour protéger le site et n autoriser qu un accès limité aux membres. Il faut rappeler qu à l époque, l Internet était à ses tout débuts, ainsi la question d autoriser l accès au grand public ne se posait pas vraiment. L accès était limité aux chercheurs pour leur permettre de disposer d une base de données, la plus complète possible. Entre temps, l avènement des technologies nouvelles a tout bouleversé et permet aujourd hui de mettre à disposition l information juridique en temps réel et ce, au plus grand nombre grâce à l Internet qui est présent même dans les foyers. Eu égard à tous ces changements, le GLIN Central a décidé depuis septembre 2003 d encourager officiellement tous les pays membres à donner l accès à l information juridique au grand public national et international. Par contre, les membres qui souhaitent garder l accès par mot de passe peuvent le faire. Ceci étant, l accès à la partie de la législation qui est jugée ne pas appartenir au domaine public peut rester assujetti à un mot de passe connu du seul Journal Officiel. Parmi les pays africains, la Mauritanie et la République Démocratique du Congo sont les premiers pays à demander officiellement l ouverture de leur site GLIN pour tous les publics, aussi bien au niveau national qu international. 14

ANNEXE 2 : Feuille de route pour la mise en place d une station GLIN 15

Feuille de route pour la mise en place d une Station GLIN Réseau Mondial de l Information Juridique 16

Introduction: La mise en place d une station GLIN requiert certaines étapes incontournables. En effet, une agence ou institution étatique doit être identifiée. Cette institution doit être officiellement autorisée à traiter les textes législatifs. En général elle est chargée soit (1) de livrer l information officielle du pays demandeur, soit il s agit de (2) l unité responsable de la publication officielle des exemplaires du Journal Officiel des lois, ou alors (3) d une autre agence gouvernementale responsable du traitement de l information juridique du pays, de la collecte et de la diffusion de tous les textes législatifs spécifique à un thème. Lorsque l organisation adaptée est identifiée, celle ci va désigner une équipe GLIN comprenant au minimum un directeur, un documentaliste ou juriste et un informaticien pour prendre en charge les tâches du GLIN. Dans un souci de pérennité, Ce personnel doit obligatoirement avoir le statut de fonctionnaire au sein de l organisation choisie. Une mission d identification du processus juridique, de la production de textes législatifs ainsi que les compétences et capacités techniques et institutionnelles des membres de l équipe désignée est ensuite faite par un représentant du GLIN. Ce n est que plus tard que l équipe suit une session de formation leur permettant de se familiariser avec les normes du GLIN pour enfin procéder à la collecte de l information juridique et à sa mise sous format électronique Par ailleurs, cette information peut comprendre entre autres les statuts, les constitutions et les codes, la règlementation et les décisions judiciaires, la littérature juridique les débats parlementaires ainsi que le matériel juridique de vulgarisation. Il est important et obligatoire que les documents choisis proviennent de source fiable dans le souci de donner accès à une documentation juridique authentique. De ce fait, les textes mis à dispositions restent dans la langue d origine et dans leur version officielle. Les résumés et les mots-clefs choisis dans le thésaurus juridique du GLIN sont disponibles en tant qu outil de recherche en Anglais (langue obligatoire), en Espagnol, en Portugais et en Français. Il faut noter que la mise à dispositions de nouvelles pages dans les langues de chaque pays membre est en cours actuellement. Il est important, afin de créer une station GLIN nationale utile pour tous, de la faire connaître à tous. Par conséquent deux étapes sont à prendre en considération : la première est la diffusion de l existence de la station GLIN aussi bien aux acteurs qu au grand public et ce, à travers la mise en œuvre d une stratégie de communication spécifique au GLIN (spot publicitaire, annonces publiques, journaux, etc.), La deuxième étape selon les spécifiés culturelles de chaque pays membre, est si nécessaire, la création d une interface culturellement adaptée. Ce qui permet à chaque pays d offrir un site dans sa ou ses langues vernaculaires, en comptant aussi la possibilité de donner accès aux documents de vulgarisation (beaucoup de lois ont été ou vont être vulgarisées, simplifiées pour l usage du grand public). 17

1 ère étape: Etat des lieux et planification Etapes à suivre: 1. Etat des lieux de l organisation identifiée : Faire l inventaire de l équipement disponible au sein de l institution. Par exemple: Vérifier si une connexion Internet est déjà en place et voir si la vitesse de cette connexion est conforme aux normes du GLIN 1 ; Identifier et tester la capacité du personnel sélectionné, autant des analystes pour les résumés que des informaticiens pour l aspect technique, que des traducteurs et ce afin de s assurer que la station GLIN nouvellement créée va être capable d assumer ses tâches. Le cas échéant, il faut identifier les formations nécessaires pour remédier aux lacunes éventuelles de l équipe. Observations: Etant donné qu il s agit d un réseau mondial de l information juridique comme son nom l indique (Global Legal Information Network), avant de devenir membre, le GLIN Central exige l état des lieux dont il est question ci-dessus. Cela facilite l identification des procédures à mettre en place et des mesures à prendre pour la création d une station GLIN fonctionnelle et surtout pérenne. Elaborer un document résumant les exigences GLIN à mettre en place en incluant obligatoirement la création d une cellule de traduction pour les résumés en anglais. Vu que l anglais est la langue principale du réseau GLIN (réseau international) il est important et obligatoire pour les pays d Afrique francophone ne remplissant pas cette condition, de créer légalement leur station GLIN en incluant la cellule de traduction, sans laquelle aucune station GLIN en Afrique ne peut assumer ses responsabilités et engagements. 2. Planification et mise en oeuvre des tâches décidées avant de passer à l étape 2: Organiser un atelier ou similaire pour définir, en collaboration avec le staff choisi et toutes les parties concernées, les responsabilités de chacun. Elaborer le décret établissant la station GLIN avec sa cellule de traduction S équiper du matériel manquant tel que défini par l état des lieux 1 La norme requise par le GLIN Central est un minimum de 128 Kbps 18

2 ème étape: formation 2 aux normes GLIN Durée: dépend des besoins spécifiques identifies par l état des lieux de l institution. Dans la majorité des cas, cette formation demande environ 3 à 4 semaines de préparation sur place et la formation suivie de la validation des capacités acquises. Etapes à suivre: 1. formation technique: utilisation du système d application GLIN: Observation: administration du site, mots de passe, utilisation du système interne, responsabilités sur la qualité de contrôle, liens entre les stations locales et la station Centrale, etc. Scanner les documents législatifs : Observation: Il est important de noter que les documents doivent être convertis en fichier n excédant pas la taille de 1 Méga et ce tout simplement parce que souvent la connexion Internet en Afrique ne permet pas le téléchargement de fichier plus lourd en particulier les internautes utilisant une ligne téléphonique qui reste à une vitesse qui peut descendre jusqu à 31 Kbps. 2. Alimentation du serveur GLIN Formation des traducteurs aux normes du GLIN ainsi qu aux termes juridiques. Sélection et analyse des textes création de résumés précis et succincts. Thesaurus: choix des mots-clefs Ouverture officielle de la station GLIN en soumettant les premiers cent textes. 2 L expérience montre bien que la formation immédiate et unique à la Law Library of Congress est insuffisante. Le Mali et la Mauritanie en sont des exemples significatifs, chacun ayant déjà envoyés en formation à Washington, DC des équipes. Ces initiatives, et certaines à répétition n ont jamais donné de résultat concret. Cette formation n a de valeur que si les nouvelles équipes sont préparées à l avance à l utilisation du système/serveur. Ce n est qu après avoir inséré une centaine de lois qu elles peuvent bénéficier réellement de la formation à Washington, ce qui leur permet de faire part de leurs difficultés et surtout de leurs besoins spécifiques. 19

Observations: La validation de la formation est faite par le GLIN central c est la raison pour laquelle le voyage à Washington, DC est hautement recommandé 20

3 ème étape: Perfectionnement et organisation institutionnelle Durée: un à deux mois selon les conditions cadres Etapes à suivre: 1. Maintien du GLIN dans ses trois activités: Collecte des lois et réglementations en vigueur; Soumission de ces textes dans le système; Elaboration d une stratégie pour l inclusion du reste des lois non encore disponibles sur support électronique 2. Formation Organisationnelle Le service de documentation Interne : Une formation organisationnelle est nécessaire parce qu une station GLIN demande un travail d équipe très poussé dans le cadre du travail au sein de la station mais aussi avec les stations GLIN d autres pays ainsi que le GLIN Central. L expérience en Afrique montre bien que le point critique se situe au niveau de l organisation institutionnelle des membres de l équipe, leur capacité à s imposer une autodiscipline, à être précis, rigoureux et à intégrer le nouveau système avec tout ce que cela comporte comme détails à gérer 3. C est en particulier vrai dans le cas des stations GLIN qui sont composées de plusieurs institutions avec des membres géographiquement dispersés. Institution Externe: la collaboration avec d autres institutions La communication et la transmission de l information entre institutions sont cruciales si l on souhaite avoir une station performante et rapide en ce qui concerne les soumissions et les mises à jour : (i) Transfert documents juridique d une institution à une autre, mais aussi (ii) Formation des utilisateurs tells que le parlement, les autorités administratives les gouvernements locaux, la société civile, les ONG et les propriétaires de cybercafés, etc. (Voir l étape suivante 4) 3 Reproductions ou copies inutiles des résumés et de lois déjà soumis et disponibles dans le système, fautes d inattention, mauvaise traduction souvent par manque de connaissance sur la recherche dans les dictionnaires, etc. 21

4 ème étape: suivi en ligne & consolidation Durée: 6 mois à raison de 5 à 6 jours par mois Etape à suivre: Il est de coutume que le GLIN Central (Law Library of Congress) procède à un contrôle de qualité des documents soumis dans le système par les nouvelles stations GLIN. Le but est d approuver les documents avant que ces derniers n apparaissent en ligne et ce jusqu à ce que les nouveaux membres du GLIN soit à même de satisfaire les standards GLIN et que l équipe soit prête à procéder elle-même à son autocorrection. Cette pratique a très bien fonctionné pour les pays hispanophones. Le GLIN Central a cette expertise mais malheureusement ce dernier n a pas les moyens d exercer ce contrôle pour d autres pays avec différentes langues. Ce contrôle doit se faire par une personne agréée pendant une période minimum de 6 mois jusqu à autonomie complète de l équipe GLIN. Le mot de passe est délivré par le GLIN Central lorsque la Law Library of Congress valide le travail et estime que la nouvelle équipe est suffisamment indépendante et autonome. 22

5 ème étape: vulgarisation du GLIN et du matériel éducatif et législatif (optionnel) Durée: 3 à 4 semaines Etapes à suivre: Diffuser le système à toutes les institutions du pays et au grand public. 1. Vulgarisation du système GLIN auprès de l administration : La diffusion de l existence de la visibilité des lois sur le GLIN est une étape très importante du processus GLIN. Cela demande une stratégie de communication En effet, il ne suffit pas de mettre les textes législatifs en ligne, mais il faut aussi faire connaître la base de donnée aux différentes institutions. 2. Vulgarisation du système GLIN auprès du grand public : Les intermédiaires traditionnels en matière de vulgarisation de loi sont les antennes d un Journal Officiel (s il y en a) et les Cybercafés, là où il y en a, à travers le pays. Le GLIN peut offrir un service en plus à ces diffuseurs potentiels. Même les utilisateurs n ayant pas de notions en informatique ont la possibilité d accéder au GLIN. Pour acquérir un réel «empowerment» de la population, une stratégie de vulgarisation du système peut-être développée. Elle consiste, entre autres, à former à l utilisation du GLIN, les propriétaires des cybercafés existant dans toutes les grandes villes du pays concerné. 3. Vulgarisation des textes législatifs : Afin que tout le monde ait accès aux lois, l aspect vulgarisation des textes législatifs est un élément très important que le GLIN propose. La plupart des pays adhérant au GLIN le font aussi, entre autres, pour atteindre les plus démunis et leur donner ainsi accès au matériel de vulgarisation qui souvent reste inaccessible à une grande majorité. C est une des raisons pour lesquelles il est recommandé, entre autres d inclure une interface nationale. Celle-ci permettra de donner un accès au site et aux textes dans les langues nationales du pays adhérant. Cette vulgarisation peut aussi se présenter sous forme de bandes dessinées, d enregistrements audio ou d enregistrements audiovisuels (débats parlementaires, scénettes de théâtre dans le cadre de la vulgarisation, etc.) insérés dans le système et de la mise en ligne des manuels de procédures, ainsi que toute autre forme de support de vulgarisation. 23