But du TP : l importation et la mise relation des tables dans le logiciel de gestion de basses de données Microsoft Access. 1 / Importation de table dans Access. A / Préparation des fichiers à importer. Il est possible d importer dans Access des tables préalablement créées dans un tableur, en l occurrence Microsoft Excel. Avant d importer des tables il faut dans les fichiers Excel supprimer les données qui ne serviront pas la base de données. Pour cela il sufi de sélectionner les colonnes superflues et les lignes vides et de les supprimer. Remarque : il est possible de supprimer les colonnes directement dans Access après importation. B / Importation des tables. Dans le logiciel Access, aller dans Fichier>Données Externes>Importer Dans la fenêtre Importer, choisir le type de fichier à importer (Excel) et sélectionner le fichier voulu. Et suivre les instructions, il faut choisir les options suivantes : -Première ligne contient les en-têtes de colonnes. -Vous souhaiter de stocker vos données : Dans une nouvelle table.
-Option de champ : Indexé : Non -Choisir ma propre clé primaire (choisir une colonne contenant des numéros différents pour chaque lignes), si il n a pas de clé primaire dans la feuille calcul importée, choisir Laisser Access ajouter une clé primaire. -Dans la rubrique Importer vers la table : Choisir le nom de la table (l occurrence de la table). L intérêt d importer une table d Excel est qui est plus aisé des table dans Excel que dans Access. Mais il est bien sûr possible de crée des table dans Access 2000 suivant deux mode différents : - Créer une table en mode Création. - Créer une table à l aide de l Assistant.
2 / Relation de table. Après avoir importé les tables dans Access, il faut les relier de façon à suivre le schéma conceptuel de données. 2 types majeurs de relation - les relations de plusieurs à plusieurs induisent la création de table intermédiaire contenant les clés primaires de chacune des deux tables reliées. - les relations de un à plusieurs induisent la migration d une clé primaire en clé étrangère du coté «un». A / relation de plusieurs à plusieurs : Pour cette relation il faut crée une nouvelle table dite intermédiaire ou d association. Pour cela, on utilise la fonction Créer une table en mode Création. Dans cette nouvelle table on défini 2 attributs correspondants aux clés primaires des deux autres tables à relier. On sélectionne ses 2 attributs et on les défini en tant que clés primaires.
Un fois cette table créée, on l insert dans la fenêtre des relations de table. Pour les joindre, on fait glisser les clés primaires des tables principales sur les clés primaires correspondantes de la table d association. 1 Une fenêtre Modifier une relation se lance. 1 3 2 2 On sélectionne le Type de jointure. Note : Il y 3 types de jointures : - 1 : La relation ce fait avec des tables possédant des champs identiques. (par exemple des champs contenant des entiers doubles dans les deux tables). - 2 : La relation ce fait avec des tables possédant des champs identiques entre la première table et la table d association. - 3 : La relation ce fait avec des tables possédant des champs identiques entre la table d association et la deuxième table. 3 Ensuite on coche Appliquer l intégrité référentielle. Cette fonction d Access vérifie que les relations entre les enregistrements des tables liées soient valides. C est-à-dire de vérifier que les types de jointures peuvent être appliqués donc de contrôler que les champs des deux tables à lier sont identiques. Et enfin cliquer sur OK pour la relation entre les tables apparaît. Problème rencontré : il ce peut que lorsqu on clique sur OK pour que la relation se créé entre deux tables, un message d erreur apparaît : «La relation doit inclure le même nombre de champs avec le même type de données.»
Résolution : Il faut se mettre en Mode création dans les deux tables pour vérifier si les champs reliés sont de nature identique (ex : réel double). B / Relation de un à plusieurs. Le relation de un à plusieurs se traduise pas la migration de clé primaire en clé étrangère (= externe) du coté «un». Pour faire cela il suffi de crée un champs dans la table du coté «un» en mode création de table. Il faut bien vérifier que le champ créé contient le même type de donnée que la clé primaire qui occupera sa place. Sur la fenêtre de relation, glisser la clé primaire de la table coté «plusieurs» dans le champ préalablement crée dans la table coté «un». Dans la fenêtre Modifier une relation, choisir le type de jointure 1 et cocher Appliquer l intégrité référentielle. Et enfin Cliquer sur OK pour la jointure s établisse.
Conclusion : Notre schéma de relation est maintenant fini. Dans le prochain TP nous remplacerons la table d association Cour/Etudiant par une table issue d une requête.