Support de cours Excel Version 2010 Sommaire complet + Aperçu du support

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Sommaire I. L ERGONOMIE DU LOGICIEL... 5 A. LA BARRE D OUTILS D ACCES RAPIDE... 5 B. LE RUBAN... 5 1. PRINCIPE GENERAL... 5 2. OUVRIR LES OPTIONS COMPLETES D UN MENU... 6 3. DES MENUS SPECIALISES... 6 4. MASQUER LE RUBAN... 7 5. LES FORMATS ET EXTENSIONS... 7 II. MENU FICHIER... 8 A. NOUVEAU DOCUMENT... 8 B. ENREGISTRER UN DOCUMENT... 9 C. ENREGISTRER UN DOCUMENT AU FORMAT PDF... 10 D. IMPRIMER... 11 E. OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT... 11 F. CHIFFRER UN DOCUMENT... 12 G. FERMER UN FICHIER... 12 H. MODELES DE CLASSEUR... 12 I. OPTIONS EXCEL... 13 III. RUBAN ACCUEIL... 14 A. GROUPE PRESSE PAPIERS... 14 1. DEPLACER DES CELLULES... 14 2. COPIER DES CELLULES... 14 3. DEVELOPPER LE BOUTON COLLER... 15 4. COPIER - COLLAGE SPECIAL... 15 5. COPIER - COLLER AVEC LIAISON... 15 6. REPRODUIRE UNE MISE EN FORME... 15 B. GROUPE POLICES ALIGNEMENT NOMBRE... 16 1. MISE EN FORME... 16 2. SAISIR SUR DEUX LIGNES DANS UNE MEME CELLULE... 17 3. FUSIONNER ET CENTRER... 17 C. GROUPE STYLES... 17 1. MISE EN FORME CONDITIONNELLE... 18 2. METTRE SOUS FORME DE TABLEAU... 19 3. STYLES DE CELLULES...20 D. GROUPE CELLULES... 20 1. INSERTION DE LIGNES...20 2. SUPPRESSION DE LIGNES...20 3. MASQUER DES LIGNES OU DES COLONNES... 21 4. AFFICHER DES LIGNES OU COLONNES MASQUEES... 21 5. AFFICHER TOUS LES ELEMENTS MASQUES... 21 6. TAILLE DE LA CELLULE... 21 7. ORGANISER LES FEUILLES...22 8. ACTION DUR LES FEUILLES...22 9. GROUPE DE TRAVAIL...23 E. GROUPE EDITION... 24 1. SAISIR DES FORMULES...24 2. RECOPIER DES FORMULES...25 3. OPTIONS DE RECOPIE...25 4. LE BOUTON EFFACER...25 5. TRIER...26 6. FILTRER DES LIGNES...27 7. RECHERCHE ET SELECTIONNER...27 Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 2

IV. RUBAN INSERTION... 28 A. TABLEAUX CROISES... 28 1. MISE EN ŒUVRE...28 2. DEFINIR LES CRITERES ANALYSES...29 3. GESTION GENERALE...30 4. MISE A JOUR DU TABLEAU CROISE...30 5. DEFINIR LE STYLE DU TABLEAU...30 6. GROUPER DES ELEMENTS... 31 7. INSERER UN SEGMENT... 31 8. DEFINIR LES OPTIONS GENERALES...32 9. QUELQUES BOUTONS A CONNAITRE...32 B. GROUPE ILLUSTRATIONS... 33 1. IMAGES ET CLIPART...33 2. FORMES AUTOMATIQUES...36 3. SMARTART...37 4. GRAPHIQUE...40 C. GROUPE LIENS... 48 D. GROUPE TEXTE... 48 1. LES DIFFERENTS OBJETS...48 2. ENTETE ET PIED DE PAGE...48 3. INSERER UNE EQUATION...49 4. SYMBOLE...50 V. RUBAN MISE EN PAGE... 51 A. GROUPE THEMES... 51 B. GROUPE MISE EN PAGE... 51 C. GROUPE MISE A L ECHELLE... 52 D. GROUPE OPTIONS DE LA FEUILLE DE CALCUL... 52 E. GROUPE ORGANISER... 52 VI. RUBAN FORMULES... 53 A. GROUPE BIBLIOTHEQUES DE FONCTIONS... 53 B. GROUPE NOMS DEFINIS... 54 C. GROUPE AUDIT DE FORMULES... 55 D. GROUPE CALCUL... 56 VII. RUBAN AFFICHAGE... 57 A. GROUPE AFFICHAGE CLASSEUR... 57 B. GROUPE AFFICHER/MASQUER... 57 C. GROUPE ZOOM... 58 D. GROUPE FENETRE... 58 VIII. RUBAN DONNEES... 59 A. GROUPE DONNEES EXTERNES... 59 B. GROUPE CONNEXIONS... 59 C. GROUPE FILTRER ET TRIER... 59 1. FILTRES AUTOMATIQUES...59 2. FILTRES AVANCE...59 D. GROUPE OUTILS DE DONNEES... 60 1. CONVERTIR...60 2. SUPPRIMER LES DOUBLONS... 61 3. VALIDATION DE DONNEES... 61 4. CONSOLIDER...63 E. GROUPE PLAN... 65 1. GROUPER DES LIGNES ET/OU DES COLONNES...65 2. ANALYSE ET SCENARIOS...66 3. LES SOUS-TOTAUX...70 IX. RUBAN REVISION... 71 A. GROUPE VERIFICATION... 71 B. GROUPE COMMENTAIRE... 71 C. GROUPE MODIFICATIONS... 71 1. PROTEGER UNE FEUILLE... 71 2. PROTEGER LE CLASSEUR...73 Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 3

3. PARTAGER UN CLASSEUR...73 A. VALEURS RELATIVES VALEURS ABSOLUES... 75 B. CALCUL ENTRE ONGLETS... 75 C. SOMME TRI-DIMENSIONNELLE... 75 D. LIENS ENTRE FEUILLES... 76 E. QUELQUES EXEMPLES DE FONCTIONS PREDEFINIES... 76 F. FONCTIONS AUJOURDHUI ET MAINTENANT... 77 G. FONCTIONS SUR LES DATES... 77 1. FONCTIONS ANNEE, MOIS, JOUR...77 2. FONCTION DATE...77 H. FONCTION FINANCIERE... 78 1. FONCTION VPM POUR LE CALCUL D'UNE MENSUALITE...78 I. FONCTIONS CONDITIONNELLES... 78 1. LA FONCTION SI...78 2. LES FONCTIONS ET OU...78 3. LES FONCTIONS SOMME.SI ET NB.SI...80 4. FONCTIONS BDSOMME ET BDNBVAL...80 J. FONCTION RECHERCHEV... 81 K. LA FONCTION SOLVEUR... 82 1. ACTIVER LE SOLVEUR...82 2. PRINCIPE GENERAL...82 3. PROCEDURE...82 L. CREER UNE SERIE... 83 1. CONCATENATION PAR LE SYMBOLE &...84 2. FORMULE PREDEFINIE CONCATENER...85 Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 4

I. L E R G O N O M I E D U L O G I C I E L A. LA BARRE D OUTILS D ACCES RAPIDE Située en haut de l écran, elle peut être personnalisée pour insérer les boutons préférés (pour ouvrir, enregistrer, aperçu ) B. LE RUBAN 1. PRINCIPE GENERAL Le ruban est composé de plusieurs onglets thématiques, organisés autour de tâches spécifiques. Les icônes sont assimilées à des commandes. Le lanceur de boite de dialogue permet d ouvrir les menus Le lanceur de boite de dialogue permet d ouvrir des menus complémentaires Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 5

2. OUVRIR LES OPTIONS COMPLETES D UN MENU Certaines options peuvent comporter des choix accessibles après avoir déployé le lanceur. Ouvrir des options complémentaires 3. DES MENUS SPECIALISES Quand vous travaillez par exemple sur une image, le menu Outils Image s active automatiquement et vous permet d accéder à des fonctions supplémentaires. C est vrai aussi pour un tableau, un graphique Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 6

II. M E N U F I C H I E R Pour enregistrer, ouvrir, imprimer A. NOUVEAU DOCUMENT Pour créer un nouveau document, soit vierge, soit par rapport à un modèle fourni (choix possibles par catégorie). Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 7

B. ENREGISTRER UN DOCUMENT La 1 ère fois : ou FICHIER - ENREGISTRER SOUS Taper le nom du fichier Mode d affichage Choisir le type de fichier Le bouton "Outils" permettra de saisir un mot de passe pour l'accès au classeur. De se connecter à un lecteur réseau Par Options générales, on peut définir un mot de passe pour protéger le document Le bouton "Affichage" permet de choisir le mode d'affichage des fichiers. La case à cocher "Compatibilité avec les versions précédentes" si nécessaire La 2 ème fois (pour enregistrer les modifications du document): BOUTON OFFICE - ENREGISTRER Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 8

III. R U B A N A C C U E I L A. GROUPE PRESSE PAPIERS 1. DEPLACER DES CELLULES Sélectionnez le bloc de cellules à déplacer Cliquer-glisser sur le bord de la sélection et faire glisser la souris sur la 1ère cellule de destination. Sélectionnez le bloc Cliquez sur le bouton Couper (Ctrl X) Cliquez sur la 1ère cellule de destination Clic sur ACCUEIL - ou Entrée (Ctrl V) 2. COPIER DES CELLULES Sélectionner la zone à copier ACCUEIL - ou Ctrl C Cliquez sur la 1ère cellule de destination ACCUEIL - ou Valider si une seule copie Ou Ctrl V Sélectionner la zone à copier Positionner la souris ou bord de la sélection et tenir CTRL enfoncé lors du déplacement Le COLLER standard colle : Le contenu (formule ou contenu), la mise en forme (polices, encadrement...) Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 9

I V. R U B A N I N S E R T I O N A. TABLEAUX CROISES Un tableau croisé dynamique permet de générer des statistiques sur une liste. Des champs seront positionnés en ligne, en colonne avec un champ de sélection général. Le champ valeur sera le résultat d une fonction (somme, moyenne, nombre...) pour chaque intersection de ligne et colonne. Chaque colonne doit comporter un titre Aucune cellule inclue dans le tableau doit être fusionnée avec une autre 1. MISE EN ŒUVRE Sélectionner le tableau à analyser INSERTION - TABLEAU CROISE DYNAMIQUE Vous pouvez modifier votre sélection ou utiliser une source de données externe Choisir son emplacement Si vous souhaitez le positionner sur un onglet, pointer simplement la 1ère cellule de destination en sautant quelques lignes... Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 10

V. R U B A N M I S E E N P A G E A. GROUPE THEMES Permet d appliquer un thème à une forme Permet d appliquer un des couleurs à une forme Permet d appliquer des effets à une forme B. GROUPE MISE EN PAGE Permet de définir pas à pas la mise en page du document Bouton Zone d impression : Permet de figer la zone d'impression à une zone déterminée. MISE EN PAGE ZONE D'IMPRESSION - DEFINIR Pour revenir à la zone d'impression standard : MISE EN PAGE ZONE D'IMPRESSION - ANNULER Bouton Insérer un saut de page : Sélectionner la ligne ou la colonne à décaler en «page suivante» Activer le menu MISE EN PAGE - SAUT DE PAGE Pour supprimer un saut de page : Démarche inverse. Pour supprimer tous les sauts de page MISE EN PAGE RETABLIR TOUS LES SAUTS DE PAGE Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 11

V I. R U B A N F O R M U L E S Permet de retrouver et d insérer les formules de calcul A. GROUPE BIBLIOTHEQUES DE FONCTIONS Permet d ouvrir la boite de dialogue listant les fonctions prédéfinies Vous pouvez taper le nom de la fonction recherchée Ou effectuer une recherche dans une catégorie Les fonctions sont ensuite classées par ordre alphabétique Un lien vous permet d ouvrir l aide sur la fonction sélectionnée Le bouton Somme aussi proposé dans le ruban accueil propose quelques fonctions traditionnelles La bibliothèque de fonctions propose toutes les fonctions avec une recherche par catégorie Permet de faire appel à l assistant fonction Cf chapitre sur l approfondissement des formules de calcul Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 12

V I I. R U B A N A F F I C H A G E A. GROUPE AFFICHAGE CLASSEUR Permet de choisir le mode d affichage On peut utiliser les boutons situés en bas à droite de l écran APERCU DES SAUTS DE PAGE MISE EN PAGE Pour mieux gérer les sauts de page pour visualiser les marges et sauts de page Les traits bleus qui encadrent le tableau permettent de définir la zone d impression. Les pointillés bleus permettent de déplacer les sauts de page. Clic droit pour rajouter ou supprimer un saut de page Clic droit rétablir les sauts de page, enlèvent les sauts forcés et repositionne ceux d Excel. B. GROUPE AFFICHER/MASQUER Pour afficher ou masquer des éléments Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 13

V I I I. R U B A N D O N N E E S A. GROUPE DONNEES EXTERNES Permet d importer des données provenant D applications de nature différente B. GROUPE CONNEXIONS Permet d actualiser les connexions Permet de gérer les connexions C. GROUPE FILTRER ET TRIER Permet de mettre en place une requête sur un tableau. 1. FILTRES AUTOMATIQUES Ce chapitre a déjà été expliqué par le ruban ACCUEIL GROUPE EDITION FILTRER 2. FILTRES AVANCE Ce type de filtre permet de filtrer une liste et de poser le résultat du filtre éventuellement sur un autre emplacement. Le tableau Suivi des frais généraux 1er trimestre 2008 Date Mois Code service Charges Montant Créditeurs divers 01/01/2004 1 1001 Achats 5 000 Haussmann Immobilier 10/01/2004 1 1001 Salaires 5 000 Monique Combes 08/01/2004 1 1001 Salaires 5 000 Monique Combes 17/02/2004 2 1001 Frais généraux 5 000 Haussmann Immobilier 14/02/2004 2 1001 Frais généraux 25 000 Parel Audit 05/02/2004 2 1001 Salaires 10 000 Monique Combes 13/02/2004 2 1001 Salaires 10 000 Claude Perrin 29/02/2004 2 1001 Achats 100 000 Genachat 05/03/2004 3 1001 Frais généraux 5 000 Haussmann Immobilier 05/01/2004 1 1002 Frais généraux 2 830 EDF Exemple de tableau à filtrer La zone de critères ZONE DE CRITERES 1 Code service Montant 1001 >5000 1002 >5000 2000 >5000 Date Code service Charges Montant Créditeurs divers 14/02/2004 1001 Frais généraux 25 000 Parel Audit 05/02/2004 1001 Salaires 10 000 Monique Combes 13/02/2004 1001 Salaires 10 000 Claude Perrin 29/02/2004 1001 Achats 100 000 Genachat 04/01/2004 1002 Salaires 6 350 Jean Greissler 17/01/2004 1002 Salaires 6 350 Jean Greissler 05/02/2004 1002 Salaires 12 700 Jean Greissler 09/03/2004 1002 Salaires 12 700 Jean Greissler 13/01/2004 2000 Achats 80 000 Genachat 09/01/2004 2000 Salaires 5 800 Sophie Prémont 10/01/2004 2000 Salaires 5 800 Sophie Prémont 01/02/2004 2000 Salaires 11 600 Sophie Prémont En ligne dans chaque cellule, on exprime les critères. Créer la zone de critères sur la feuille de calcul. Elle comprend en 1ère ligne les noms des champs utiles pour poser les critères. Les critères posés sur la même ligne applique la condition ET entre les critères Les critères posés sur une ligne au-dessous applique la condition OU. Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 14

I X. R U B A N R E V I S I O N A. GROUPE VERIFICATION Pour lancer une vérification d orthographe Pour activer le volet office de recherche Pour rechercher un synonyme Pour demander la traduction d un mot B. GROUPE COMMENTAIRE Pour associer un commentaire à une cellule Et gérer ces commentaires C. GROUPE MODIFICATIONS Pour la gestion des protections 1. PROTEGER UNE FEUILLE a) Principe général Par défaut Excel active les cellules en mode protégé. Si nous activons la protection effective du document, toutes les cellules seraient verrouillées. Pour organiser la protection d un document, nous allons donc, déprotéger les cellules modifiables et laisser les autres avec leur mode de protection actuel. b) Préparer les cellules Sélectionner les cellules à déprotéger Choix du format de protection : ACCUEIL - FORMAT FORMAT DE CELLULE PROTECTION Désactiver Verrouillage On peut faire cette action sur la feuille entière et activer ensuite les protections que sur les cellules voulues. Clic droit Format de cellule Onglet protection Le menu Rechercher Formules situé dans accueil permet de sélectionner rapidement toutes les formules du tableau Support de cours Excel V2010 Copyright 2012- Workinlive - Tous droits réservés Page 15