Questionnaire WEB de Mise à jour des offres en V5 Notice d utilisation Le questionnaire web de mise à jour des offres vous permet d envoyer à votre prestataire un mail avec un lien qui lui permettra de mettre à jour certains champs. Vous aurez ensuite à valider les informations et toutes les informations seront stockées dans l historique. Principe de fonctionnement du questionnaire web : Il existe un questionnaire par type de bordereaux. Vous enverrez donc les mises à jour par type d offres et devrez donc recommencer cette procédure à chaque type d envoi. Sélection des offres -> Mise au panier -> Mailing électronique via Tourinsoft-> Sélection du modèle de questionnaire web -> Le prestataire reçoit un mail lui demandant de mettre à jour sa fiche -> Mise à jour de la fiche par le prestataire en ligne -> Mail automatique pour avertir l OT que l offre a été mise à jour -> Validation des informations par l OT (avec possibilité de modification). Une méthode simple : Utilisation des questionnaires réalisés par le CDT Béarn Pays basque mis à votre disposition dont voici des copies écran. COMITÉ DÉPARTEMENTAL DU TOURISME BÉARN PAYS BASQUE 2 allée des Platanes 64100 BAYONNE Tél : 05 59 46 52 52 - Fax : 05 59 46 52 46 Délégation Béarn : 22 ter, rue J.J. de Monaix 64000 PAU Tél : 05 59 30 01 30 Fax : 05 59 02 52 75 Tourisme64.com tourisme64-pro.com cdt@tourisme64.com
Procédure pas à pas pour l envoi du questionnaire (Exemple Hôtels de votre territoire) 1 - Sélection des offres Rechercher les offres de votre territoire puis les mettre au panier. 2 - Envoi du mailing électronique Aller dans le menu «Mailing» puis sectionner «Electronique» choix du modèle : (si vous n avez pas de modèle cliquez sur créer et envoyer un mail avec l éditeur) 2
Ecrire le texte d accompagnement du mail, exemple : «Améliorez la qualité de vos informations commerciales disponibles sur internet!! SIRTAQUI est la base de données regroupant l'ensemble de l'offre touristique de la région aquitaine. Au niveau local, départemental et régional, plus de 40 sites utilisent SIRTAQUI comme base d'information. L'ensemble des sites alimentés par la base SIRTAQUI représentent un potentiel de plus de 2'000'000 clients par an. La base SIRTAQUI est donc devenue un enjeu stratégique pour votre développement commercial. Cliquez sur le bouton «Mise à jour de vos informations» en bas de ce mail. Nous vous invitons à conserver cet email avec votre accès personnalisé pour actualiser tout au long de l année vos informations commerciales.» (Il vaut mieux utiliser un outil comme bloc-notes ou wordpad (de votre PC) pour faire un copié collé du texte dans l éditeur, plutôt que de copier directement le texte depuis un document word dans l éditeur.) Puis cliquez à gauche sur «Bouton», cela ajoute «Mon Bouton» sous le texte : Cliquez sur «Mon Bouton» pour ajouter le lien du questionnaire de mise à jour. On peut modifier le texte du bouton On clique sur «questionnaire web» dans type de lien Choisir le lien correspondant au contenu de votre panier dans «lien sur le bouton» Attention bien laisser «Etat du questionnaire = Mise à jour» Cliquez enfin en bas de page sur étape suivante. 3
En étape 2, on sélectionne son panier (d où la nécessité de l avoir fait avant), puis on clique sur étape suivante. En étape 3 : Saisir l objet du mail, exemple : Mise à jour de votre fiche SIRTAQUI Choisir qui sera l expéditeur du mail (vous ou votre structure) Cocher, gestion des doublons et choisir la rubrique dans laquelle sera pris le mail du destinataire. Si vous choisissez «Qui contacter», pour éviter d envoyer à tous les contacts de la fiche il faut cliquer sur la roue crantée et sélectionner les contacts prioritaires de l envoi puis fermer la fenêtre. En cliquant sur «Enregistrer» votre mail devient en attente : En cliquant sur vous pouvez vous envoyer le mail comme si vous étiez le prestataire qui doit le recevoir. Il suffit de mettre votre mail : En cliquant sur vous envoyez le mail à vos prestataires. 4
3 Le prestataire reçoit le mail et met à jour sa fiche. Si le prestataire n a pas de lien sur son bouton, c est que vous n avez pas mis le bon modèle de questionnaire par rapport à votre panier (exemple vous avez mis le lien de mise à jour des campings alors que vous avez des hôtels au panier!) Attention certains champs ont des masques de saisie comme les emails ou URL. Il existe aussi un champ obligatoire juste avant de valider : Le prestataire certifie être en règle avec la législation en vigueur réglementant son activité. 4 validation de la fiche par l office de tourisme. Si une fiche a été mise à jour vous avez en haut à gauche «Valid.» en vert. En cliquant sur le bouton vert on a la liste des offres à valider, il faut cliquer sur la flèche rouge en bout de ligne : 5
Si cette offre ne vous concerne pas vous aurez le message suivant : «Le profil de droit utilisé ne permet pas de valider les offres en attente de validation sur ce bordereau.» Vous pouvez trouver aussi directement vos offres à valider en allant sur le bordereau désiré puis en cliquant sur validation. Cliquez sur la raison sociale de l offre pour voir ce qui a été modifié Vous aurez en ROSE ce qui a été modifié par le prestataire On peut aussi voir l état initial du champ avant la modification par le prestataire. Si on va dans l historique on a ce qu a coché le prestataire : Pour VALIDER, soit on clique sur ENREGISTREMENT FINAL et on accepte la validation, soit on clique sur retour et on valide la fiche en bout de ligne Et c est fini 6