Le règlement intérieur 1. Introduction... 2 2. Champ d application... 2 3. Contenu du règlement intérieur... 3 Caractère limitatif du contenu... 3 Les dispositions relatives à l hygiène et la sécurité... 3 Discipline... 4 Droits de la défense... 4 Clauses interdites... 5 Clauses visant des matières non prévues par la loi... 5 Clauses non conformes aux lois, règlements et accords collectifs... 5 Clauses non conformes aux droits des personnes et des libertés... 5 Clauses discriminatoires... 6 4. Procédure d établissement... 6 Procédure de consultation... 6 Dépôt et publicité... 6 Contrôle de l inspecteur du travail... 7 Entrée en vigueur... 8 Notes de service... 8 A jour au 10 juin 2014 1
1. Introduction Le règlement intérieur est un document écrit ayant le caractère d acte unilatéral de l employeur avec force obligatoire. C est à dire qu il s applique de façon obligatoire et doit être respecté par les salariés et l employeur. La cour de cassation le qualifie d acte réglementaire de droit privé (cass soc 16 déc 1992) ; le fait qu il ait été signé par un salarié ne lui confère pas un caractère contractuel (cass soc 2 oct 1997). Le règlement intérieur défini ci après est à différencier du document (nommé également règlement intérieur) ayant pour objet de préciser et compléter les dispositions statutaires d une association et d en fixer les règles de fonctionnement des instances. 2. Champ d application Un règlement intérieur est obligatoire dans les établissements des employeurs de droit privé et dans les établissements publics à caractère industriel et commercial (art L.1311 1), même si leur personnel est régi par un statut. La loi impose un règlement intérieur dans les entreprises ou établissements où sont employés habituellement au moins 20 salariés (art L.1311 2). L effectif est calculé selon les mêmes règles de calcul que pour les élections professionnelles. Il convient juste de préciser que la condition d occupation habituelle est remplie lorsque le seuil a été atteint pendant 6 mois (circulaire DRT 5 du 15 mars 1983). En cas d ouverture d entreprise, il faut établir un règlement intérieur dans les 3 mois (art R.1321 5). Pour les structures de moins de 20 salariés, l établissement d un règlement intérieur n est pas obligatoire. Néanmoins, si l employeur décide d en établir un, il devra respecter les prescriptions légales et réglementaires relatives à son élaboration, son contenu et ses limites (circulaire DR n 83 5 du 15 mars 1983). Le seuil d effectif est apprécié au niveau de l entreprise ou de l établissement : lorsqu un ou plusieurs établissements d une entreprise atteignent 20 salariés, une procédure propre à chacun d eux doit donc être engagée. Il est toutefois possible d établir un règlement unique pour l ensemble des établissements si ceux ci ne présentent pas de particularités exigeant l édiction de dispositions propres (CE 5 mai 1993). Le règlement intérieur s impose aux salariés, sans que leur accord soit requis, à tous les salariés de l établissement, qu ils aient été embauchés avant ou après son entrée en vigueur (cass soc 24 fév 1971). «Il s impose à tous les membres du personnel comme au chef d entreprise» (cass soc 21 sept 1991). Sa signature par les salariés n est pas obligatoire. Elle importe peu : les salariés doivent le respecter qu il l ait signé ou non. La signature peut montrer que le salarié en a eu connaissance. A noter que les personnes qui travaillent dans l entreprise sans être liées par un contrat de travail (salariés des entreprises extérieures, stagiaires) ne relèvent du règlement intérieur que pour les mesures d hygiène et de sécurité et les règles générales et permanentes relatives à la discipline. En revanche, les dispositions relatives à la nature, à l échelle des sanctions et à la procédure disciplinaire sont applicables aux seuls salariés de l entreprise (CE conseil d état 12 nov 1990). A jour au 10 juin 2014 2
3. Contenu du règlement intérieur La loi délimite strictement le contenu du règlement intérieur. C est un document écrit, obligatoirement écrit en français sous peines de sanctions pénales et pouvant être accompagné de traductions en langues étrangères (art L.1321 6). Caractère limitatif du contenu Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l'employeur fixe exclusivement (art L.1321 1) : Les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement, notamment les instructions prévues à l'article L. 4122 1 ; Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu'elles apparaîtraient compromises ; Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur. Le code du travail ajoute que le règlement intérieur rappelle (art L.1321 2) : Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés définis aux articles L. 1332 1 à L. 1332 3 ou par la convention collective applicable ; Les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel prévues par le présent code. Il doit également indiquer sa date d entrée en vigueur. Les dispositions relatives à l hygiène et la sécurité Les dispositions susceptibles d être introduites dans le règlement intérieur sur ce point, doivent avoir pour objet la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles sans aboutir à supprimer ou à transférer sur les salariés tout ou partie de la responsabilité personnelle de l employeur. Il fixe les mesures d application de la réglementation en matière d hygiène et de sécurité dans l entreprise. Il prévoit, en outre, les conditions dans lesquelles les salariés participent, à la demande de l employeur, au rétablissement des conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé des salariés dès lors qu elles apparaissent compromises. L employeur n est pas tenu de reproduire les dispositions législatives ou réglementaires relatives à l hygiène et à la sécurité, ni d en dresser une liste exhaustive (CE 4 mai 1988). En fonction de la nature des risques existant dans l entreprise, le règlement intérieur doit comporter des consignes relatives à la circulation, aux transports et manutention, à l utilisation des véhicules, des équipements de travail, des équipements de protection individuelle, et des substances et préparations dangereuses (L.4122 1). Il est conseillé aux dirigeants d identifier les différentes tâches confiées aux salariés et d en déduire les consignes de sécurité adaptées. Cette alternative semble mieux adaptée aux associations compte tenu de la diversité des travaux proposés. Légalement ce conseil repose sur l alinéa 2 de l article L.1311 2 «Des dispositions spéciales peuvent être établies pour une catégorie de personnel ou une division de l'entreprise ou de l'établissement». Pour effectuer cette liste de consignes de sécurité, l employeur peut se servir du document unique de prévention des risques. A jour au 10 juin 2014 3
Le règlement intérieur peut mentionner l obligation pour le salarié de se présenter aux visites médicales. De plus, l interdiction d introduire, de consommer et de distribuer de l alcool dans les locaux et lors des missions peut être une clause introduite dans le règlement intérieur. Discipline Le règlement intérieur ne doit pas comporter une série d interdictions de toute nature, mais seulement des mesures nécessaires pour assurer le fonctionnement de l entreprise et la coexistence des salariés sur les lieux de travail. Par ailleurs, pour avoir un caractère disciplinaire, ces mesures doivent consister en une obligation, une interdiction (ou une limitation) de faire dont le nonrespect expose à l application de sanctions. Par exemple, le règlement intérieur peut comporter des clauses relatives aux obligations suivantes : respecter les horaires et pointer en conséquence, prévenir en cas d absence, obéir aux ordres hiérarchiques. Mais, s il peut prévoir, le respect de l horaire de travail (CE 9 nov 1990), il ne saurait édicter de dispositions relatives à l obligation d accomplir des heures supplémentaires ou de récupération qui relèvent normalement du contrat de travail ou de la convention collective (CE 9 oct 1987). Une sanction disciplinaire constitue en «toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré par l'employeur comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération» (art L.1331 1). Le règlement intérieur détermine la nature des différentes sanctions qui peuvent être prononcées et les classes selon leur importance. La gamme des sanctions ainsi fixée ne saurait être étendue ou plus sévère pour les salariés que celle prévue par la convention collective (CE 28 janv 1991). Généralement l échelle des sanctions comporte, dans l ordre croissant : l avertissement ou le blâme, la mise à pied, la mutation, la rétrogradation, le licenciement. A noter, il semble opportun de distinguer plusieurs catégories de personnels (comme l y autorise l art L. L.1311 2 al 2) car la rupture du contrat n est pas de même nature pour les permanents embauchés en CDI et pour les salariés embauchés en CDD, CDDI... Il convient alors de distinguer le licenciement du personnel permanent, de la rupture anticipée pour faute grave du CDD. Droits de la défense Les dispositions assurant des garanties de procédure aux salariés faisant l objet d une sanction disciplinaire, doivent être intégrées dans le règlement intérieur. Il s agira des dispositions légales prévues aux articles L.1332 1, L.1332 2 et L.1332 3 et des dispositions de la convention collective applicable dans l entreprise ou l établissement. Doivent également être rappelées les dispositions du code du travail protégeant contre d éventuelles sanctions les victimes et témoins de harcèlement sexuel ou moral et celles précisant que l auteur de tels agissements est passible d une sanction disciplinaire. A jour au 10 juin 2014 4
Clauses interdites Clauses visant des matières non prévues par la loi Le contenu du règlement intérieur étant strictement délimité, sont exclues toutes les clauses, même facultatives, ayant pour objet des matières autres que celles énumérées. Ces clauses relèvent d autres documents tels les livrets d accueil, les contrats de travail, les notes de service ou les accords collectifs. Sont, par exemple, exclues les clauses suivantes : Clauses relatives au contrat de travail, notamment à la période d essai, à l embauche (circulaire DRT n 5 du 15 mars 1983), aux congés payés (CE 8 juillet 1988), à la mobilité (CA Versailles 16 sept 1994) Exonération de la responsabilité de l employeur en cas de vol, perte des effets des salariés (CE 26 nov 1990) Enumération des conventions collectives applicables (CE 23 juillet 1993) Ordre de passage à la douche et rémunération correspondant à ce temps (CE 9 oct 1987) fixation de l ordre des licenciements collectifs Caractère fautif des agissements perpétrés lors d une grève (CE 21 oct 1994). Clauses non conformes aux lois, règlements et accords collectifs Le règlement ne peut contenir de clause contraire aux lois et règlements ni de clause contraire ou moins favorable que les conventions et accords collectifs (art L.1321 3 1 ). La responsabilité pécuniaire d un salarié à l égard de son employeur ne pouvant résulter que de sa faute lourde, le règlement ne peut instituer de plein droit une telle responsabilité en cas de manquants dans la caisse ou de déficit d exploitation (cass soc 9 juin 1993). Par exemple, sont illégales, les clauses qui : rendent automatique la rupture du contrat de travail en cas d absences non justifiées contrairement à l exigence d une cause réelle et sérieuse posée par la loi (cass soc 30 nov 1977), interdisent, sans réserver les droits des représentants du personnel, de séjourner dans les locaux de travail après la fin du travail et d y introduire, sauf autorisation préalable, des personnes étrangères à l entreprise (CE 1 er fév 1993), exigent une communication préalable à l employeur des tracts et publications syndicales qui sont contraires aux articles L.2142 3 du code du travail (CE 20 janv 1982). Clauses non conformes aux droits des personnes et des libertés Sont prohibées les dispositions imposant des obligations ou comportant des interdictions de caractère général, sans distinction entre les salariés selon la nature des tâches effectuées. Sont ainsi visées les clauses portant atteinte aux droits des personnes ainsi qu aux libertés tant individuelles que collectives (art L.1321 3 2 ). Ne peuvent figurer dans le règlement intérieur, l interdiction de discussions politiques ou religieuses et de toute conversation entre les salariés étrangère au service (CE 25 janv 1989), l obligation pour les salariés de suivre des cours de gymnastique, l interdiction faite au personnel d un hôtel d utiliser les parkings voisins de l hôtel (cass soc 1 er juin 1994), ou l interdiction faite aux vendeuses d accepter le passage à leur caisse des clients membres de leur famille (CE 9 déc 1994). A jour au 10 juin 2014 5
Le règlement intérieur ne peut comporter des dispositions apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché. Le port d une blouse ne pourra être imposé que si cela est justifié par la nature de la tâche à accomplir (cass soc 18 fév 1998). L employeur ne peut faire contrôler les vestiaires et armoires que si ce contrôle est justifié par l hygiène ou la sécurité (CE 12 nov 1990). Clauses discriminatoires Le règlement intérieur ne peut comporter de dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison des critères suivants : sexe, mœurs, orientation sexuelle, âge, situation de famille, origines, grossesse, caractéristiques génétiques, appartenance ou non appartenance vraie ou supposée à une ethnie, une nation ou une race, opinions politiques, activités syndicales ou mutualistes, conviction religieuse, apparence physique, nom de famille, état de santé ou handicap (art L.1321 3 3 ). La loi interdit les clauses discriminatoires dans le règlement intérieur. Néanmoins, elle n impose pas d y insérer une clause de non discrimination. 4. Procédure d établissement Procédure de consultation Le règlement intérieur ne peut être introduit qu'après avoir été soumis à l'avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel ainsi que, pour les matières relevant de sa compétence, à l'avis du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (art L.1321 4 al 1). Cette consultation s impose également en cas de modification ou de retrait de clauses. A défaut cette révision du règlement reste sans effet (cass soc 4 juin 1969). Selon l administration, en l absence de représentation élue du personnel, l employeur reste tenu d établir un règlement intérieur. Dans le silence des textes, il ne devrait pas avoir dans ce cas l obligation de soumettre son projet au personnel. La circulaire DRT n 5 du 15 mars 1983 précise que l employeur doit d abord consulter le CHSCT, qui a une compétence particulière, avant le CE ou les DP qui ont une compétence plus générale en la matière. Lorsque les DP exercent les missions du CHSCT, ils doivent être consultés simultanément sur les mesures d hygiène et de sécurité et sur l ensemble du projet, lorsqu il n y a pas de CE. Dans le cas contraire, ils donneront leur avis sur ces seules mesures, le CE étant ensuite saisi de l ensemble du projet. Dépôt et publicité Après les consultations, le règlement intérieur est soumis aux formalités suivantes : dépôt au greffe du conseil des prud hommes dans le ressort duquel est situé l entreprise ou l établissement (R.1321 2), affichage simultanément à une place convenable, aisément accessible, dans les lieux de travail, les locaux et à la porte des locaux où se fait l embauche (art R.1321 1). A jour au 10 juin 2014 6
Contrôle de l inspecteur du travail Parallèlement aux mesures de publicité, l employeur envoie à l inspecteur du travail 2 exemplaires du projet de règlement intérieur, accompagné de l avis du CE ou à défaut des DP ainsi que le cas échéant de l avis du CHSCT (art L.1321 4 al 3). L avis est constitué par le procès verbal de réunion du CE ou par un document écrit rendant compte de la consultation des DP (circulaire DRT n 5 du 15 mars 1983). Dans le cas où un règlement unique est établi pour une entreprise comportant plusieurs établissements, seul l inspecteur du travail dans le ressort duquel se trouve le siège social de l entreprise est compétent pour exercer le contrôle de ce règlement (CE 5 mai 1993 et circulaire DRT 2009 09 du 17 avril 2009). L inspecteur du travail dont la saisine ne suspend pas l entrée en vigueur du règlement intérieur, en vérifie le contenu et peut exiger le retrait ou la modification des clauses (art L.1322 1) : visant des matières non prévues par la loi, ne respectant pas les règles linguistiques, non conformes aux lois, règlements, conventions et accords collectifs, contraires aux droits des personnes et aux libertés ou discriminatoires. Il vérifie également que le règlement comporte les dispositions obligatoires et peut exiger l ajout des clauses manquantes (circulaire DRT n 5 du 15 mars 1983). Il ne peut, en revanche, exiger l ajout de clauses limitant une éventuelle atteinte aux libertés dans des matières qui ne font pas partie du règlement intérieur, par exemple l adjonction d une clause interdisant l installation de caméras ou l ouverture du courrier adressé aux salariés (Note 16 mai 1983). Il ne peut pas non plus exiger l ajout du droit de retrait (CE 4 mai 1988). Il dispose d un pouvoir de contrôle permanent lui permettant d intervenir non seulement au moment de l élaboration du règlement intérieur ou de sa modification, mais également à tout moment. Il n est pas tenu par son appréciation antérieure : ainsi, lors du réexamen d un règlement intérieur modifié, il peut exercer son contrôle sur l ensemble des dispositions, modifiées ou non (CE 21 oct 1994). Les litiges relèvent du contentieux administratif lorsqu une décision de l inspecteur du travail est contestée. Le conseil des prud hommes est compétent pour statuer à l occasion des litiges individuels sur l application des clauses du règlement, par exemple, lorsqu il se prononce sur la validité d une sanction disciplinaire prise en application d une clause. Dans ce cas, il annuler la mesure prise en écartant l application de la clause jugée irrégulière, sans l annuler. Il peut également apprécier la légalité d une clause sur laquelle l administration ne s est pas prononcée (cass soc 16 déc 1992). S il écarte l application d une clause du règlement intérieur jugée contraire à la loi, une copie du jugement est adressée à l inspecteur du travail et aux représentants du personnel concernés en la matière (L.1322 4). Si la clause est maintenue, l inspecteur du travail ne pourra pas relever d infraction tant qu il n aura pas demandé par écrit la modification du règlement intérieur (circulaire DRT n 5 du 15 mars 1983). La décision par laquelle l inspecteur du travail demande un complément, une modification ou un retrait de clause doit être motivée et notifiée à l employeur. La décision est communiquée, pour information, aux représentants du personnel qui ont été consultés (L.1322 2). A jour au 10 juin 2014 7
Les demandes de modification doivent être justifiées par les références aux textes considérés comme non respectés (circulaire DRT n05 du 15 mars 1983). En l absence d observation, il est demandé aux inspecteurs du travail d informer néanmoins verbalement les employeurs. Un recours hiérarchique peut être formé auprès de la Direccte à l encontre des décisions administratives prises à l égard du règlement intérieur (art R.1322 1). Il doit être présenté dans un délai de 2 mois à compter de la notification de cette décision. La décision du directeur régional, motivée (CE 23 juillet 1993), est notifiée à l employeur et communiquée pour information au CE, à défaut aux DP, ainsi qu au CHSCT pour les matières relevant de sa compétence. Elle peut elle même faire l objet d un recours hiérarchique devant le ministre chargé du travail. Un recours contentieux devant le tribunal administratif contre des décisions administratives dans les 2 mois de leur notification. Entrée en vigueur Le règlement intérieur indique la date de son entrée en vigueur. Cette date doit être postérieure d'un mois à l'accomplissement des formalités de dépôt et de publicité (art L.1321 4 al 2). Le délai prévu au deuxième alinéa de l'article L. 1321 4 court à compter de la dernière en date des formalités de publicité et de dépôt définies aux articles R.1321 1 et R.1321 2 (art R1321 3). Le règlement intérieur entre en vigueur dès l expiration de ce délai, même si l inspecteur du travail n a pas fait connaitre ses observations ; la saisine de ce dernier n a pas d effet suspensif. Par ailleurs, le fait pour l employeur de ne pas avoir communiqué le règlement à l inspection du travail ne prive pas le salarié de la possibilité de se prévaloir de ce règlement (cass soc 28 mars 2000). La loi n impose aucune échéance d actualisation contrairement au document unique par exemple (au moins une fois par an). Si l employeur modifie, ajoute ou retire une clause, cette révision devra faire l objet de la même consultation des institutions représentatives du personnel. Il doit également le faire parvenir à l inspecteur du travail. Notes de service Article L.1321 5 Les notes de service ou tout autre document comportant des obligations générales et permanentes dans les matières mentionnées aux articles L. 1321 1 et L. 1321 2 sont, lorsqu'il existe un règlement intérieur, considérées comme des adjonctions à celui ci. Ils sont, en toute hypothèse, soumis aux dispositions du présent titre. Toutefois, lorsque l'urgence le justifie, les obligations relatives à la santé et à la sécurité peuvent recevoir application immédiate. Dans ce cas, ces prescriptions sont immédiatement et simultanément communiquées aux secrétaires du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail et du comité d'entreprise ainsi qu'à l'inspection du travail. A jour au 10 juin 2014 8