GUIDE POUR LES BÉNÉFICIAIRES DES MICROPROJETS Table des matières 1 L ÉLABORATION, LA SÉLECTION ET LE DÉMARRAGE DE VOTRE MICROPROJET...2 1.1 L élaboration de votre microprojet...2 1.2 La sélection de votre microprojet...3 1.3 Le démarrage de votre microprojet : signature d une convention...3 2 LE SUIVI FINANCIER DE VOTRE MICROPROJET...6 2.1 Le préfinancement du microprojet par les partenaires...6 2.2 Le versement du cofinancement communautaire...6 2.3 La présentation des justificatifs de dépenses...6 3 LE SUIVI ADMINISTRATIF DE VOTRE MICROPROJET...7 3.1 Le rôle du porteur de projet...7 3.2 Obligations en matière de communication...7 3.3 Rapport final du microprojet...8 4 LES PIECES JUSTIFICATIVES DES DEPENSES A FOURNIR...9 Attention, ce guide des bénéficiaires n a aucune valeur contractuelle et n a pas la prétention de couvrir tous les cas de figures qui pourront se présenter au cours de votre démarche. Il a simplement pour but de vous aider dans votre démarche de demande de subvention au titre du fonds de microprojet «Mon Eurodistrict». En cas de doute, il est conseillé de contacter l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau. Page 1 sur 11
1 L ÉLABORATION, LA SÉLECTION ET LE DÉMARRAGE DE VOTRE MICROPROJET 1.1 L élaboration de votre microprojet Pour qu une demande de subvention communautaire dans le cadre du fonds de microprojets Mon Eurodistrict puisse être examinée, le porteur de projet doit transmettre à l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau par voie postale et par voie électronique (coordonnées ci-dessous) les documents suivants : - Le formulaire de demande de subvention et ses 3 annexes (téléchargeables sur le site Internet de l Eurodistrict ou disponibles sur simple demande) dûment complétés en bilingue et signés - un calendrier d élaboration du microprojet - les statuts de votre organisme - le RIB (avec le BIC et l IBAN) de la structure qui porte le microprojet - Papier à en-tête de votre structure - Si votre structure est une association: extrait du JO ou extrait d inscription au registre des associations Eurodistrict Strasbourg-Ortenau Fabrikstrasse 12 D- 77694 Kehl Téléphone : +49 (0) 7851 899 75-16 E-mail : chloe.maksoudian@eurodistrict.eu www.eurodistrict.eu Attention, il est fortement conseillé de prendre contact avec Chloé Maksoudian (chloe.maksoudian@eurodistrict.eu ou Tel : +49 (0) 7851 899 75-16) le plus tôt possible et de déposer votre demande au moins trois mois avant le comité de sélection. Des informations complémentaires pourront être demandées au porteur de projet pour compléter le dossier. Dès que l Eurodistrict considère que la demande est complète et correcte au regard des critères contenus dans le guide des bénéficiaires, il envoie un accusé de réception au porteur de projet dans lequel la date de début de l éligibilité des dépenses effectuées dans le cadre du projet est indiquée. ATTENTION : L accusé de réception ne constitue pas une acceptation de la demande, que seul le comité de sélection peut exprimer. Il donne simplement au porteur de projet la possibilité d effectuer, sous sa propre responsabilité, les premières dépenses dans le cadre de son projet. En cas d adoption du projet, les dépenses effectuées (mais seulement celles prévues dans le budget prévisionnel adopté par le comité de sélection) sont remboursées de manière rétroactive. A NOTER : Pour construire votre plan de financement, il est conseillé de suivre les étapes suivantes dans cet ordre : 1) Calculer les dépenses du projet 2) Calculer les recettes propres du projet 3) Calculer la subvention FEDER qui peut être allouée (TOTAL APPORTS RECETTES PROPRES X 50%) 4) Calculer la somme qu il reste à apporter et la répartir entre les partenaires Page 2 sur 11
1.2 La sélection de votre microprojet Votre projet est évalué par le comité de sélection de l Eurodistrict, qui se réunit au minimum tous les quatre mois. Par la suite, l Eurodistrict vous informe par courrier de l acceptation ou non de votre microprojet. 1.3 Le démarrage de votre microprojet : signature d une convention Si votre projet a été validé par le comité de sélection, le porteur de projet et ses partenaires signent une convention avec l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau dans laquelle ils s engagent à respecter leurs obligations détaillées dans la convention et expliquées dans ce guide. Ce document a une valeur contractuelle. Lorsque la convention est signée, le projet peut démarrer. A NOTER : La période de réalisation de votre microprojet La réalisation du projet ne peut débuter qu après le dépôt de la demande de subvention complète, qui doit être effectuée au plus tard le 30 septembre 2014. Les dates de début et de fin de réalisation du projet sont consignées dans l accusé de réception émis par l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau. La période d éligibilité des dépenses de votre microprojet L éligibilité des dépenses démarre à partir de la date indiquée dans l accusé de réception envoyé par l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau au porteur de projet. Il est toutefois conseillé d attendre la validation du projet par le comité de sélection avant d effectuer des dépenses. Les dépenses concernant la mise en œuvre du projet doivent être effectuées pendant la période de réalisation du projet. Les dépenses effectuées dans le cadre de la clôture du projet sont éligibles jusqu à deux mois après la fin de réalisation du projet. Début de l éligibilité des dépenses: Fin de l éligibilité des dépenses: Déterminée par l accusé de réception 2 mois après la fin du microprojet Les critères d éligibilité des microprojets Pour être considéré comme éligible, votre microprojet doit répondre aux critères suivants : Le projet doit être réalisé dans l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau et au moins le porteur de projet ou un des partenaires doit avoir son siège dans l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau (cf carte à page 5) Le projet doit être transfrontalier. Il doit donc avoir des effets transfrontaliers et être mis en œuvre et financé par un partenariat transfrontalier (au minimum par un partenaire français et un partenaire allemand) Le projet doit consister en une rencontre de citoyens Il doit être novateur Le budget global doit être compris entre 2.000 et 80.000 Le porteur de projet doit apporter au moins 5% du budget global Il doit être réalisé d ici le 30 septembre 2014 Le porteur de projet et les partenaires doivent être des personnes morales Page 3 sur 11
Résumé de l étape 1. : Vous déposez une demande complète auprès de l Eurodistrict Strasbourg- Ortenau (au moins 3 mois avant le comité de sélection) Le comité de sélection évalue votre demande La réalisation de votre projet peut commencer 1 3 5 2 4 Vous recevez un accusé de réception de l Eurodistrict qui détermine la date de démarrage de l éligibilité des dépenses. Vous signez une convention avec l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau Page 4 sur 11
Territoire de l Eurodistrict Strasbourg-ortenau : Page 5 sur 11
2 LE SUIVI FINANCIER DE VOTRE MICROPROJET 2.1 Le préfinancement du microprojet par les partenaires Le porteur de projet et les partenaires préfinancent le projet. Le versement de la subvention communautaire s effectue au fur et à mesure de la présentation à l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau des justificatifs des dépenses. 2.2 Le versement du cofinancement communautaire La subvention FEDER est calculée sur la base des dépenses éligibles effectuées et reconnues conformes à la réglementation européenne par l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau. Le montant total versé au titre de la subvention FEDER ne peut en aucun cas dépasser 50% des dépenses effectives. Dans le cas où les dépenses effectives sont plus élevées que les coûts prévus dans le budget prévisionnel, la subvention communautaire ne peut dépasser le montant prévu au moment de l approbation du projet. Le montant cumulé des versements de fonds communautaires (avant le versement du solde) ne peut dépasser 80% du montant total de la subvention communautaire. Le solde de 20% de la subvention communautaire est à préfinancer par le porteur de projet jusqu à la fin du projet et lui sera versé sur présentation et acceptation du rapport final du projet (plus de détails sur le rapport final dans la partie «3.3. Rapport final du microprojet»). A NOTER : Les premiers versements ne peuvent être effectués qu à partir du moment où la convention est signée avec l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau. 2.3 La présentation des justificatifs de dépenses Le porteur de projet présente ses justificatifs de dépenses à l Eurodistrict au moins une fois par trimestre dans une «demande de versement». Chaque demande de versement est constituée des éléments suivants : Tableaux «Relevé de dépenses» et «Récap» dûment remplis et signés (les modèles de tableaux seront fournis au porteur de projet lors de la signature de la convention de cofinancement). Copies des justificatifs des dépenses présentées (les justificatifs à fournir sont fonction des types de dépenses présentés et sont listés dans la partie 4 de ce guide) Preuve de l acquittement des dépenses présentées : fournir soit les copies des relevés bancaires sur lesquels figurent les montants débités, soit la signature d un tiers comptable (expert- comptable ou commissaire aux comptes pour les structures privées et comptable public pour les structures publiques) sur les tableaux «Relevé des dépenses» (par cette signature du tiers comptable, les dépenses sont certifiées conformes). Page 6 sur 11
A NOTER : Dépenses éligibles Pour être éligibles, les dépenses doivent : - être prévues dans le budget prévisionnel qui est validé par le comité de sélection, - être effectivement payées pendant la période d éligibilité des dépenses, qui est fixée dans la convention signée avec l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau, - être accompagnée des justificatifs nécessaires Dépenses non éligibles Les dépenses suivantes ne sont pas éligibles : - Les intérêts débiteurs, les amendes, les pénalités financières et les frais de contentieux - La TVA récupérable - Les frais de fonctionnement sous forme de coûts indirects - Les cachets d artistes et l achat d œuvres d art - Les dépenses sur la base de factures que les partenaires cofinanceurs s émettent entre eux. En cas de doute sur l éligibilité d une dépense, il est nécessaire de contacter l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau avant d effectuer la dépense. Recettes propres d un microprojet Les recettes propres d un projet, ou bénéfices d un microprojet (entrées payantes, inscriptions payantes, ) sont soustraites des dépenses éligibles. Le sponsoring est considéré comme une recette propre. Nécessité de tenir une comptabilité séparée Le porteur de projet s engage à ouvrir un compte bancaire spécifique pour le projet (les frais bancaires relatifs à l ouverture et à la gestion du compte sont éligibles, sauf les intérêts débiteurs) ou à tenir une comptabilité séparée pour le projet (comptabilité analytique). 3 LE SUIVI ADMINISTRATIF DE VOTRE MICROPROJET 3.1 Le rôle du porteur de projet Le porteur de projet est responsable de la bonne réalisation du projet. Il doit assurer la transmission des informations entre les partenaires du projet. Il est l unique interlocuteur de l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau. Il s engage à informer régulièrement l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau de l état d avancement du projet (par exemple, lors d étapes significatives de la mise en œuvre du projet) et des actions de communication entreprises (par exemple : élaboration de brochures ou de photos, organisation d une conférence de presse, etc ) 3.2 Obligations en matière de communication Le soutien de l Union Européenne (Fonds FEDER) dans le cadre du fonds de microprojets Mon EURODISTRICT du programme INTERREG IV A Rhin supérieur doit être clairement reconnaissable dans toutes les opérations de communication (brochures, affiches, flyers, site Internet, conférence Page 7 sur 11
de presse, ). Les éléments graphiques et textuels qui indiquent cela doivent avoir une taille cohérente avec l ensemble du document. Le logo de l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau et les logos et slogans de l Union européenne (FEDER) et du programme INTERREG IV Rhin supérieur vous seront transmis par l Eurodistrict Strasbourg- Ortenau. Le porteur de microprojet doit informer l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau de toutes ses opérations de communication. Il doit lui faire parvenir un exemplaire ou une photo de chaque support de communication au moment de sa réalisation. A NOTER : il est conseillé de consulter l Eurodistrict dès que vous avez un doute sur ces questions. 3.3 Rapport final du microprojet Le porteur de projet s engage à fournir à l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau un rapport final de projet dans un délai de deux mois à compter de la fin de la réalisation du projet. Le rapport final doit contenir les éléments suivants : - Un rapport succinct comprenant une description des actions menées (bilingue) - un état récapitulatif des dépenses effectuées et, le cas échéant, des explications sur les différences entre le budget prévisionnel et les dépenses réalisées (tableau Excel «2 Récap.») - un état récapitulatif des cofinancements et recettes effectivement perçus (tableaux Excel «3 Cofinancements» et «4 Recettes») A NOTER : Le porteur de projet est tenu de se soumettre à tout contrôle pouvant survenir pendant ou après la réalisation du projet. A ce titre, il conserve les justificatifs de dépenses et de réalisation du projet (par exemple un exemplaire de chaque document de communication) jusqu au 31 décembre 2020. Page 8 sur 11
4 LES PIECES JUSTIFICATIVES DES DEPENSES A FOURNIR Type de frais Frais de location ou d achat (matériel, produits alimentaires ) Frais de déplacement Frais de péage d autoroute Frais de stationnement Déplacement en taxi Déplacement en transport en commun Déplacement en train Documents à fournir Une copie des papiers du véhicule avec le nombre de chevaux fiscaux L état des frais édité par le partenaire ayant effectué le déplacement mentionnant : - Le nombre de kilomètres parcourus - La base de calcul habituellement utilisée par l association (souvent 0,30 /km) ; Il faut fournir à l Eurodistrict une copie du document offficiel mentionnant la base de calcul (ou une attestation signée par le représentant légal du partenaire). - Le coût du déplacement = le montant remboursé par le partenaire à la personne ayant effectué le déplacement; - L objet du déplacement ; S il a eu lieu pour une réunion, il est souhaité de joindre la liste nominative des participants à la réunion. - L intérêt du déplacement pour le projet Le justificatif délivré au péage Un document ou une mention attestant du lien avec le projet Le justificatif délivré pour le stationnement Un document ou une mention du lien avec le projet Un document ou une mention attestant du lien avec le projet et justifiant de la nécessité d utiliser ce mode de déplacement La prise en compte de ce mode de déplacement ne peut être qu exceptionnelle. Justificatif de transport, oblitéré le cas échéant et un document justifiant de son coût, si celui-ci ne figure pas sur le justificatif Un document ou une mention attestant du lien avec le projet Billet de train, composté le cas échéant et un document justifiant de son coût, si celui-ci ne figure pas sur le justificatif, le cas échéant Un document ou une mention attestant du lien avec le projet Page 9 sur 11
En principe, ces déplacements sont plafonnés au tarif 2 ème dérogation devra être justifiée. classe. Toute Déplacement en avion Billet d avion Un document ou une mention attestant du lien avec le projet En principe, ces déplacements sont plafonnés au tarif de la classe économique. Toute dérogation devra être justifiée. Frais d hébergement Frais de restauration Un document comprenant le nom de la personne concernée, la durée du déplacement et le lien avec le projet (par exemple ordre de mission) Un document ou une mention attestant du lien avec le projet et du motif des frais de restauration Si la facture comprend plusieurs couverts, la liste des participants (précisant leur nom et fonction). En principe, ces frais sont plafonnés à 30 par personne et par repas. Toute dérogation devra être justifiée. Frais de communication Frais de personnel Bénévolat Un exemplaire, une copie, une photo ou toute autre preuve de l action de communication faisant l objet de la facture Le contrat de l employé ou tout document ayant valeur équivalente (arrêté de nomination, etc.) Le justificatif de la rémunération (fiche de paie ou journal de paie), faisant mention des charges salariales et patronales Pour les personnes ne travaillant pas exclusivement pour le projet, il convient de présenter en plus : - Le document «Relevé d heures de travail», signé par l intéressé et par son supérieur hiérarchique (document Excel qui vous est transmis par l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau) - Lorsque l information n avait pas été fournie durant l instruction ou lorsque des changements se sont produits, l attestation nominative de l employeur (pouvant être sous forme de liste) de mise à disposition pour les personnes travaillant dans le cadre du projet. Le relevé d heures de bénévolat signé par le bénévole et par le représentant légal de la structure (Document Excel qui vous est transmis par l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau) Page 10 sur 11
* La preuve de l acquittement de la dépense est constituée soit de la copie du relevé bancaire sur lequel figure le montant débité, soit de la signature d un tiers comptable (expert- comptable ou commissaire aux comptes pour les structures privées et comptable public pour les structures publiques) sur le tableaux «Relevé des dépenses». A NOTER : Les factures doivent comporter les mentions suivantes : - la date du document ; - le nom du prestataire qui établit la facture ; - le nom de la structure qui a commandé la prestation et a réglé ou devra régler la facture ; - l objet de la dépense (si l objet de la dépense n est pas explicite, celui-ci devra être précisé sur la facture ou sur un document joint) ; - le montant de la dépense ; - si possible, le titre du projet et le lien entre la dépense et le projet (si ces mentions ne figurent pas sur la facture établie par le prestataire, il est possible de l ajouter de manière manuscrite sur l original de la facture). En l absence de factures, les dépenses doivent être attestées par des pièces comptables de valeur probante dont la nature doit être validée par l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau. Pour les dépenses inférieures à 100, les tickets de caisse peuvent être considérés comme des pièces comptables de valeur probante équivalente aux factures, à condition que soient précisées la date du document, le montant de la dépense et l objet de la dépense (sur le ticket de caisse ou dans un document joint au ticket de caisse). Les réductions accordées lors de la conclusion du marché doivent être mentionnées et reportées sur les factures. Pour les dépenses inférieures aux seuils légaux mais supérieures à 4 000 euros H.T., une déclaration de mise en concurrence des offres comportant les informations suivantes est obligatoire: Preuve de la publication (par exemple, copie écran de la page Internet concernée) ; Prix des offres comparées (copie des devis ; au moins trois devis); Raisons ayant motivé la sélection de l offre choisie. Attention : aucun besoin ne doit être scindé ou abusivement fractionné, dans le but d'échapper aux règles de mise en concurrence. Il est conseillé au bénéficiaire de bien évaluer ses besoins afin d'apprécier ce seuil de façon adéquate. Il est nécessaire de faire vérifier par l Eurodistrict Strasbourg-Ortenau au moment de l instruction du projet (élaboration du projet) la nature des pièces justificatives que vous envisagez de présenter. Cofinancé par l UE : Fonds européen de développement régional Von der EU kofinanziert : Europäischer Fonds für regionale Entwicklung Dépasser les frontières, projet après projet. Der Oberrhein wächst zusammen: mit jedem Projekt. Page 11 sur 11