RAPPORT DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DES FINANCES RÉSUMÉ DES RENCONTRES DU 22 SEPTEMBRE AU 25 SEPTEMBRE 2014 ET DU 23 FÉVRIER AU 26 FÉVRIER 2015 VÉRIFICATION EFFECTUÉE PAR : MARTINE FORCIER, MARTIN VENNE ET HUGO BOURGEOIS NOUS AVONS VÉRIFIÉ LES LIVRES DU SEMB SAQ POUR LES MOIS DE JANVIER 2014 À DÉCEMBRE 2014. VOICI LA LISTE DES COMPTES QUE NOUS AVONS VÉRIFIÉS: - VÉRIFICATION DES COMPTES DE DÉPENSES DE TOUS LES DÉLÉGUÉS; - VÉRIFICATION DES COMPTES DE DÉPENSES DE L EXÉCUTIF; - VÉRIFICATION DES COMPTES DE DÉPENSES DE TOUS LES COMITÉS; - DÉCOMPTE DE LA PETITE CAISSE; - PROCÈS-VERBAUX + RÉSOLUTIONS AVEC INCIDENCES MONÉTAIRES; - CONCILIATION BANCAIRE + CHÈQUES ENCAISSÉS; - BUDGET VERSUS BILAN; - COMPTES FOURNISSEURS; - COMPTE DES TÉLÉPHONES CELLULAIRES. 1
COMPTES DE DÉPENSES DE TOUS LES DÉLÉGUÉS NOUS AVONS EFFECTUÉ UNE VÉRIFICATION APPROFONDIE DES COMPTES DE DÉPENSES DE TOUS LES DÉLÉGUÉS, DE LA FIN DE DÉCEMBRE 2013 AU MOIS DE DÉCEMBRE 2014. FORCE NOUS EST DE CONSTATER QU IL Y A TOUJOURS DE L AMÉLIORATION D UNE VÉRIFICATION À L AUTRE. LORS DE NOTRE RENCONTRE DE SEPTEMBRE 2014, NOUS AVIONS RÉALISÉ QUE NOS DÉLÉGUÉS ÉTAIENT DE PLUS EN PLUS RIGOUREUX QUANT À LA DESCRIPTION DES ACTIVITÉS EFFECTUÉES ET QUE CES MÊMES ACTIVITÉS ÉTAIENT INCLUSES DANS LES BONNES RUBRIQUES (15 :02, 15 :03 ET 15 :04). PAR CONTRE, AU MOMENT DE LA VÉRIFICATION DE FÉVRIER 2015, NOUS AVONS CONSTATÉ QU IL Y AVAIT RETOUR D UN CERTAIN LAISSER-ALLER CONCERNANT LA DESCRIPTION DES ACTIVITÉS OÙ IL Y A RÉCLAMATION DE KILOMÉTRAGE DANS QUELQUES COMPTES DE DÉPENSES. LORS DE NOTRE RAPPORT PRÉCÉDENT (ANNÉE 2013), NOUS AVIONS ÉMIS UNE REMARQUE À CE SUJET. ENCORE ICI, EN 2014, NOUS RÉITÉRONS NOTRE DEMANDE D AMÉLIORATION DE CETTE SITUATION, EN INSISTANT POUR QUE LES DÉLÉGUÉS INSCRIVENT TOUJOURS L ENDROIT OÙ A LIEU L ACTIVITÉ AINSI QUE LES NOMS DE TOUS LES PARTICIPANTS IMPLIQUÉS. NOUS AVONS AUSSI CONSTATÉ QUE CERTAINS MILITANTS, PROBABLEMENT LIBÉRÉS PAR LEUR DÉLÉGUÉ, AVAIENT REÇU DES CHÈQUES DE TRÈS PETITS MONTANTS (EXEMPLE : UN CHÈQUE DE MOINS DE 2.00$) QUI, EN FIN DE COMPTE, COÛTENT PLUS CHERS À PRODUIRE QU À REMBOURSER. COMME CETTE SITUATION N EST PAS FRÉQUENTE, NOUS SUGGÉRONS DONC QUE CES PETITS MONTANTS SE RETROUVENT SUR LE COMPTE DE DÉPENSES DU DÉLÉGUÉ EN QUESTION, AVEC EXPLICATION DANS LA RUBRIQUE «AUTRES DÉPENSES», ET QUE CE DERNIER AIT LA RESPONSABILITÉ DE REMBOURSER LUI-MÊME CES PETITS MONTANTS. LORS DE LA COMPARAISON DES DÉPENSES RÉELLES VERSUS LES DÉPENSES BUDGÉTÉES DES DÉLÉGUÉS EN 2014, NOUS AVONS CONSTATÉ PLUSIEURS DÉPASSEMENTS DE BUDGETS ALLOUÉS. LE TOTAL DES DÉPASSEMENTS EST ASSEZ IMPORTANT EN 2014, ALORS QUE NOUS AVIONS UN EXCÉDENTAIRE DE PRÈS DE 24,000.00$ EN 2013. NOUS AVONS DEMANDÉ LA RAISON DE CE FAIT AU TRÉSORIER QUI NOUS EXPLIQUE QUE LES DÉPASSEMENTS IMPORTANTS SONT PRINCIPALEMENT DUS À UN BOULOT ACCRU POUR REMOBILISER SYNDICALEMENT CERTAINES RÉGIONS ET À DES CHANGEMENTS DE DÉLÉGUÉS (NOUVEAUX DÉLÉGUÉS QUE L ON DOIT FORMER SUITE AU DÉPART DE CERTAINS). AUSSI, LES BUDGETS 2014 DES DÉLÉGUÉS AVAIENT ÉTÉ DÉTERMINÉS À LA BAISSE POUR PERMETTRE D AUGMENTER LE BUDGET DE MOBILISATION, CE QUI EXPLIQUE AUSSI CERTAINS DÉPASSEMENTS. LA PLUPART DES RAPPORTS SONT CLAIRS ET PRÉCIS, DONC AISÉMENT LISIBLES POUR LES PERSONNES QUI DOIVENT LES ANALYSER, CE QUI FACILITE LA LECTURE. NOUS AVONS AUSSI CONSTATÉ QUE CERTAINS DÉLÉGUÉS, À LA DEMANDE DU NOUVEAU TRÉSORIER, NUMÉRISENT (SCANNENT) LES FACTURES 2
À INCLURE À LEURS COMPTES DE DÉPENSES, CE QUI ÉLIMINE L ENVOI POSTAL DES REÇUS ORIGINAUX. PAR CONTRE, IL Y AVAIT CERTAINES NUMÉRISATIONS QUI ÉTAIENT TELLEMENT FLOUES, QU IL ÉTAIT DIFFICILE DE LIRE LES MONTANTS. NOUS SUGGÉRONS DONC À TOUS DE VÉRIFIER LA CLARTÉ DES ENVOIS NUMÉRISÉS AVANT DE LES SOUMETTRE. LORS DE RÉCLAMATION DE REMBOURSEMENT DE FACTURES, CES DERNIÈRES SONT À PEU PRÈS TOUTES INCLUSES, SAUF DANS QUELQUES RARES CAS D EXCEPTION OÙ LE REMBOURSEMENT DE LA DÉPENSE SANS PREUVE A ÉTÉ REFUSÉ PAR LE TRÉSORIER. AUSSI, NOUS AVONS ÉTÉ INFORMÉS DE L ENTRÉE EN VIGUEUR, DÉBUT 2014, D UNE NOUVELLE LOI FÉDÉRALE CONCERNANT LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REPAS LORS D ACTIVITÉS SYNDICALES. CETTE LOI STIPULE QUE L ON DOIT MAINTENANT FOURNIR UNE FACTURE PROUVANT SON REPAS LORS DE RÉCLAMATION DE FRAIS DE REPAS, POUR DES ACTIVITÉS OÙ LA DISTANCE À PARCOURIR EST INFÉRIEURE À 40 KM. NOUS CONSTATONS QUE, À LA LUMIÈRE DE CES NOUVELLES RÈGLES, LES DÉLÉGUÉS SONT RIGOUREUX ET INCLUENT CES FACTURES À LEURS COMPTES DE DÉPENSES. IL Y A CEPENDANT UNE SITUATION QUE NOUS AVONS REMARQUÉE, ET QUI PORTE À CONFUSION AU SUJET DES REPAS QUE LES DÉLÉGUÉS OFFRENT À DES MEMBRES LORS DE RÉUNIONS (PIZZA, CAFÉ, ETC.). CES DEMANDES DE REMBOURSEMENT DE FACTURES FIGURENT QUELQUEFOIS DANS LA PARTIE DES REPAS PERSONNELS DU DÉLÉGUÉ, QUELQUEFOIS DANS LA PARTIE "AUTRES DÉPENSES". NOUS CROYONS QUE CELA SERAIT PLUS LOGIQUE DE TOUJOURS INCLURE CES DÉPENSES DE REPAS POUR LES MEMBRES DANS LA SECTION "AUTRES DÉPENSES", SECTION QUI EXIGE TOUJOURS UNE FACTURE. COMPTES DE DÉPENSES DES MEMBRES DE L EXÉCUTIF APRÈS VÉRIFICATION DES COMPTES DE DÉPENSES DES MEMBRES DE L EXÉCUTIF, NOUS DEVONS CONVENIR QUE CES DERNIERS SONT, EUX AUSSI, DE PLUS EN PLUS RIGOUREUX LORS DE L ÉLABORATION DE LEURS RAPPORTS D ACTIVITÉS ET DE DÉPENSES. NOUS CONSTATONS QUE LES DEMANDES FAITES DANS LE RAPPORT 2013 DU C.S.F. ONT PORTÉ FRUIT. NOUS AVIONS ALORS CONSTATÉ QUE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES MANQUAIENT QUELQUEFOIS, MAIS LES REMBOURSEMENTS ÉTAIENT EFFECTUÉS QUAND MÊME. CETTE SITUATION N A PAS ÉTÉ RENCONTRÉE LORS DE NOTRE VÉRIFICATION DE 2014, DONC NETTE AMÉLIORATION DE LA PART DES MEMBRES DE L EXÉCUTIF QUANT À L INCLUSION DE TOUTES LES PIÈCES JUSTIFICATIVES. 3
COMPTES DE DÉPENSES DE TOUS LES COMITÉS APRÈS VÉRIFICATION DES COMPTES DE DÉPENSES DES DIFFÉRENTS COMITÉS, NOUS DEVONS CONCLURE QUE TOUT EST BIEN CLAIR ET EXPLICITE. NOUS AVONS CONSTATÉ QUE TOUTES LES FACTURES QUI SONT EXIGÉES SONT INCLUSES, QUE LES RAPPORTS D ACTIVITÉS SONT BIEN DÉCRITS, AVEC LES DESTINATIONS INCLUSES (POUR LES REMBOURSEMENTS DE KILOMÉTRAGE) BREF, QUE TOUT CE QUI DOIT SE RETROUVER DANS CES COMPTES DE DÉPENSES S Y RETROUVE, ET À LA BONNE PLACE. NOUS N AVONS DONC QUE DES COMPLIMENTS À FAIRE À TOUS LES MEMBRES DE CES COMITÉS POUR LEUR RIGUEUR ET LEUR CLARTÉ. DÉCOMPTE DE LA PETITE CAISSE COMME À CHAQUE RÉUNION DU C.S.F., NOUS AVONS DÉNOMBRÉ LA PETITE CAISSE QUI, EN TOUT TEMPS, DOIT CONTENIR 500.00$. LE COMPTE EST BON, AUTANT EN ARGENT QU EN FACTURES D ACHAT. PROCÈS-VERBAUX + RÉSOLUTIONS AVEC INCIDENCES MONÉTAIRES À LA LUMIÈRE DE NOTRE VÉRIFICATION DES PROCÈS-VERBAUX INCLUANT UNE INCIDENCE MONÉTAIRE, NOUS CONSTATONS QUE LA COMPTABILITÉ EST IMPECCABLE. LES CHÈQUES, QUI SONT ASSOCIÉS À UNE INCIDENCE MONÉTAIRE, ONT ÉTÉ VÉRIFIÉS. ENCORE ICI, LE TRAVAIL EST BIEN EFFECTUÉ PAR LE TRÉSORIER ET LOUISE LUSSIER. CONCILIATION BANCAIRE + CHÈQUES ENCAISSÉS COMME ÉNONCÉE PRÉCÉDEMMENT, LA CONCILIATION BANCAIRE NOUS SEMBLE BIEN FAITE PAR LA TRÉSORERIE, CAR TOUT Y EST PRÉSENT ET BIEN CLASSÉ. BUDGET VERSUS BILAN SUITE À NOTRE VÉRIFICATION, FORCE EST DE CONSTATER QUE NOUS SOMMES TOUJOURS EN EXCELLENTE POSITION MONÉTAIRE. L ARGENT DE NOS COTISATIONS EST TRÈS BIEN GÉRÉ PAR L ÉQUIPE EN PLACE. 4
COMPTES FOURNISSEURS COMME À L HABITUDE, LES COMPTES FOURNISSEURS SONT CLAIRS, TOUS BIEN CLASSÉS, AVEC LES TALONS DE CHÈQUE DE PAIEMENT TOUJOURS INCLUS DANS LES DOSSIERS RESPECTIFS. NOUS N AVONS RIEN À SIGNALER DANS CE DOSSIER. COMPTES DES TÉLÉPHONES CELLULAIRES À L ANALYSE DES COMPTES DES TÉLÉPHONES CELLULAIRES, NOUS CONSTATONS QUE LES MONTANTS EXCÉDENTAIRES (EXEMPLE : INTERURBAINS USA) QUE CERTAINS DÉLÉGUÉS ONT SUR LEUR COMPTE DE CELLULAIRE SONT SOUSTRAITS SUR LES COMPTES DE DÉPENSES DE CES DERNIERS. POUR LE RESTE, TOUT EST CONFORME. RECOMMANDATIONS - SUITE À LA CONSTATATION DE L ÉMISSION DE TRÈS PETITS CHÈQUES, NOUS RECOMMANDONS QUE LES PETITS MONTANTS DE REMBOURSEMENT DE FRAIS ALLOUÉS À CERTAINS MILITANTS LIBÉRÉS SE RETROUVENT SUR LE COMPTE DE DÉPENSES DU DÉLÉGUÉ EN QUESTION, AVEC EXPLICATION DANS LA RUBRIQUE «AUTRES DÉPENSES», ET QUE CE DERNIER AIT LA RESPONSABILITÉ DE REMBOURSER LUI-MÊME CES PETITS MONTANTS. - SUITE AU CONSTAT DE LA MAUVAISE QUALITÉ DE CERTAINES NUMÉRISATIONS DE FACTURES INCLUSES AUX COMPTES DE DÉPENSES DE QUELQUES DÉLÉGUÉS, NOUS RECOMMANDONS QUE CES DERNIERS VÉRIFIENT LA CLARTÉ DES FACTURES NUMÉRISÉES AVANT DE LES ENVOYER AU TRÉSORIER. - SUITE À LA VÉRIFICATION DE CERTAINS COMPTES DE DÉPENSES OÙ LES DÉLÉGUÉS RÉCLAMAIENT DES MONTANTS POUR DES REPAS OFFERTS À CERTAINS MILITANTS DANS LA RUBRIQUE «REPAS», NOUS RECOMMANDONS QUE CES RÉCLAMATIONS SOIENT TOUJOURS FAITES DANS LA RUBRIQUE «AUTRES DÉPENSES» (AVEC EXPLICATIONS CLAIRES), CAR CETTE SECTION EXIGE TOUJOURS UNE FACTURE ET EST INDÉPENDANTE DES REPAS PERSONNELS DU DÉLÉGUÉ. 5