QUESTIONNAIRE FINANCIER Liste de contrôle et page de signature NED demande de remplir un certain nombre de documents à joindre à ce questionnaire Complétez cette page en s'assurant que toutes les informations demandées sont inclues. Placer un X dans la case à côté des documents que vous allez envoyer au NED : Copie de l' audit le plus récent de votre organisation. Si aucun audit n' a eu lieu, soumettre le «bilan» et «l état de recettes et dépenses» de l' année fiscale la plus récente. Si vous envisagez de fournir des fonds NED à une autre organisation (bénéficiaire secondaire ou sous-bénéficiaire) dans le cadre de ce projet : Copie de l'accord de subvention à votre sous-bénéficiaire (si vous avez un) Copie des procédures de suivi du bénéficiaire secondaire Questionnaire financier du sous-bénéficiaire (si celui-ci reçoit $10,000 ou plus de votre subvention NED Important : Le questionnaire financier doit être signé et daté par une personne autorisée qui a ou complété ou examiné le questionnaire. Toutes les questions ont été entièrement répondues. Approuvé par : Nom en caractères d'imprimerie Signature Titre Date Organisation 1 Révision 30!03!09
Contrôles internes 1. Listez les noms des personnes responsables de la comptabilité, y compris la budgétisation et les opérations bancaires. Nom Titre du poste Personnel, consultant, ou bénévole? Comment [bc1]: Salarie 2. Identifier la (les) personne(s) responsable(s) des tâches suivantes : Tâche Nom Titre du poste Gestion des espèces Maintien des comptes bancaires Approbation des dépenses Administration des factures et documentation des dépenses Signature de chèques Maintien des documents comptables Ajustement des relevés bancaires à la comptabilité Préparation des rapports financiers 3. Est-ce que des membres du personnel ou du conseil d'administration sont apparentés? Si oui, identifier leur relation (conjoint, enfant, parent, frères et sœurs, cousin, etc.) Nom Nom du parent Relation 4. Est-ce qu'une feuille de présence, un compte rendu des heures de travail des employés à pleintemps et à temps partiel est maintenu pour chaque employé rémunéré? 5. Emettez-vous ne lettre d'emploi ou un contrat contenant le salaire de l'employé? 2
6. Avez-vous une politique de passation de marché? 7. Tenez-vous un inventaire de vos équipements? 8. Votre organisation est-elle familière avec la circulaire OMB A-122? Le système comptable 9. Votre organisation possède-t-elle des méthodes comptables écrites? 10. Complétez les informations suivantes concernant la personne qui va tenir votre comptabilité : a. Combien d' années d' expérience détient cette personne? b. Combien d' années cette personne a-t-elle travaillé dans votre organisation? c. Cette personne sait-elle comment utiliser Excel? d. Cette personne sait-elle comment utiliser un système comptable informatisé? e. Cette personne possède-t-elle un diplôme en comptabilité ou en finances? Oui : Non : f. Cette personne peut-elle communiquer en anglais? (mentionner les langues préférées ci-dessous) 2
11. Décrivez brièvement le système comptable de votre organisation y compris : a) tout livre de comptabilité manuelle) utilisé lors de l'enregistrement de transactions (grand livre général, journal des décaissements, etc.) ; b) tout système comptable informatisé utilisé (veuillez indiquer le nom du logiciel comptable) ; et c) comment les transactions sont résumées dans vos rapports financiers. 12. Votre système comptable a-t-il la capacité de comptabiliser à part tous les reçus et les paiements provenant d'une subvention NED des recettes et paiements concernant les activités financées par des sources différentes de NED? 13. Conservez-vous les factures, les coupons et les récépissés pour tous les paiements effectués par des fonds de subvention? 14. Y a-t-il des circonstances où des factures, des coupons, des récépissés et des feuilles de présence ne peuvent être obtenus? Oui : (expliquer) Non: 15. Votre système comptable résume-t-il les dépenses pour la subvention NED selon différentes catégories budgétaires telles que les salaires, l'espace et les services publics, les fournitures et l'équipement? 16. Votre organisation classe-t-elle ses documents comptables, comme les factures et les feuilles de présence, par trimestre, par bailleur de fonds et par catégorie budgétaire? 17. Votre organisation garde-t-elle les documents comptables y compris les factures, les coupons, les récépissés et les feuilles de présence au moins pendant trois ans? 3
(expliquer) Contexte juridique et services bancaires 19. Votre organisation va-t-elle devoir payer des impôts sur les fonds de subvention reçus? Si oui, veuillez décrire. 20. Existe-t-il des exigences sur les salaires et avantages dans votre pays (ex. 13 ème mois de salaire, impôt social, etc.)? Si oui, veuillez donner des détails y compris des pourcentages. 21. Pouvez-vous ouvrir un compte en banque au nom de votre organisation ou en avez-vous déjà un? Si non, pourquoi? 22. Si nécessaire, seriez-vous en mesure d'ouvrir un compte en banque au nom de votre organisation distinct destiné exclusivement aux fonds accordés par le NED? 23. Dans quel pays est établi votre compte en banque? 24. Existe-il une limite au montant des fonds pouvant être transférés sur votre compte en banque? Si oui, veuillez décrire. 4
25. Est-ce que tous les comptes en banque et les signataires de chèques sont autorisés par votre conseil d'administration ou par les administrateurs? 26. Est-ce que des espèces provenant de la subvention NED seront maintenues en dehors de la banque (paiement de factures, caisse des dépenses courantes, etc.)? Si oui, veuillez expliquer le montant des fonds à conserver et le nom et titre du poste de la personne responsable de cet argent. Montant Nom de la personne : Titre du poste 27. Comment sécurisez-vous les espèces en dehors de la banque (coffre-fort, boîte postale scellée, tiroir verrouillé)? Audits 28. Votre organisation dispose-t-elle d'audits externes (effectués par un cabinet d'audit ou un Expert comptable)? Si oui, fournir nom, adresse et coordonnées de la société d'audit : 29. Quelle est la fréquence des audits effectués? Chaque année : Tous les 2 ans : Autres : (expliquer) 30. Quel type d'audit est effectué? Financier : A-133 : Programme : Autres : (expliquer) 31. Si un audit financier est effectué dans votre organisation, les dépenses de la subvention NED seront-elles inclues comme poste distinct ou inclues sur une page séparée? 32. Inscrire les dates de début et de fin de l'année fiscale (financière) de votre organisation : De : (mois, jour) À : (mois, jour) 5
Suivi des bénéficiaires secondaires 33. Votre organisation va-t-elle fournir des fonds de la subvention NED proposée à toute(s) autre(s) organisation(s)? 34. Si oui, votre organisation est le principal bénéficiaire et l'organisation à laquelle vous fournissez des fonds est le bénéficiaire secondaire. Veuillez fournir le nom et adresse du (des) bénéficiaire(s) secondaire(s) et le nom de la(les) personne(s) de contact. Un bénéficiaire principal de subvention recevant des fonds NED doit être en mesure de surveiller les activités de ses bénéficiaires secondaires. Le suivi des bénéficiaires secondaires peut comprendre l'examen des dépenses du bénéficiaire secondaire, l'examen et/ou le développement de rapports financiers et descriptifs, l'apport de conseils et d'assistance, la réalisation de visites du site et la consultation avec NED lorsque des problèmes se rapportant au bénéficiaire secondaire sont identifiés. 35. Avez-vous un accord avec le bénéficiaire secondaire? 36. Avez-vous des procédures écrites de surveillance du bénéficiaire secondaire? 37. Si vous ne possédez pas de procédures écrites, décrire comment votre organisation compte surveiller le bénéficiaire secondaire, y compris la vérification des coûts et la préparation ou la revue des rapports financiers et descriptifs et avec quelle fréquence vous comptez procéder à la vérification. 38. Liztez les noms et titres de poste des personnes de votre organisation qui seront chargées de : 6
a. Examiner et évaluer le système comptable et de contrôle interne du bénéficiaire secondaire : b. Surveiller les activités financières du bénéficiaire secondaire : c. Surveiller les activités du programme du bénéficiaire secondaire : 39. Quels renseignements allez-vous demander au bénéficiaire secondaire de soumettre à votre organisation (rapports financiers, listes de dépenses, factures, chèques annulés, etc.)? 40. Quelle est la fréquence de soumission de renseignements de la part des bénéficiaires secondaires à votre organisation? Mensuelle : Trimestrielle : Annuelle : 41. Qui est chargé de préparer les rapports financiers du bénéficiaire secondaire? Le bénéficiaire secondaire prépare les rapports financiers : Vous préparez les rapports financiers pour le bénéficiaire secondaire : 42. Y-a-t-il des circonstances qui pourraient empêcher votre organisation de surveiller les activités financières et de projet (par exemple, difficultés de communication, manque de personnel, méconnaissance des exigences de subvention NED, etc.)? Oui : (expliquer) Non: 7