Réponses aux questions Appel d offres concerné : Marché de prestation d impression et routage des publications d AUDIENS. Date Limite de réception des plis :! Repoussée au 15 novembre 2016 à 12H00! Veuillez noter qu à parti de la réception de ce fichier, nous ne pourrons plus répondre à vos questions. EN VERT = LES REPONSES DE NOTRE PART Question pour la partie Lot 1 IMPRESSION N 1 : Concernant le Bordereau de prix impression (demandes spécifiques) : Finition : vernis acrylique = > est-il possible de répondre en vernis machine offset de protection? Oui, il est possible d y répondre, veuillez simplement le préciser dans la partie «Commentaires». N 2 : Concernant le Bordereau de prix impression (demandes spécifiques) : Façonnage : vous demandez 3 types de façonnage à renseigner. Or, au regard des produits et surtout des quantités, beaucoup de produits s imprimeraient en procédé offset feuille et non offset rotative. Le façonnage en collé est propre à du façonnage en rotative car celui-ci est fait de façon automatique.
Pouvons nous donc répondre au façonnage selon le procédé d impression adapté à votre cahier des charges et laisser une case vide le cas échéant? (afin de ne pas mettre 0 qui est considéré comme une gratuité de la prestation dans votre cahier des charges). Oui, vous pouvez répondre de cette façon, veuillez simplement le préciser dans la partie «Commentaires». N 3 : Concernant le Bordereau de prix impression (demandes spécifiques) : Certaines paginations ne permettent pas de faire du façonnage car il ne s agit pas d un multiple de 4. Guide Pratique : 50 pages => devons-nous chiffrer en 44 +4 ou 48+4? Guide de prospection commerciale : 15 pages => devons-nous chiffrer en 16 pages? Dépliant offre globale : 5 pages => devons chiffrer en 6 pages, c est à dore en dépliant 3 volets avec 2 plis roulés? Livret garantie : 10 pages => devons-nous chiffrer en 8 ou 12 pages? Les paginations sont à titre indicatif. Il s agit avant tout de donner un ordre d idée sur nos impressions. Pour répondre dans le Bordereau des Prix, veuillez prendre comme nombre de page la valeur au-dessus, c est-à-dire pour le : o Guide pratique : 48 + 4 pages ; o Guide de prospection commerciale : en 16 pages ; o Dépliant offre globale : en 6 pages (3volets avec 2 plis roulés) o Livret garantie : en 12 pages. Liasse : S agit-il de liasses 2 ou 3 volets? Sont-elles autocopiants A quel endroit du document (haut ou côté) se trouve l encollage? Il n y a pas de volets dans les liasses. Ces dernières ne sont pas autocopiantes. L encollage du document se trouve en haut. N 4 : Pour les brochures, nous souhaiterions des informations pour 2 types de façonnage : "Collé" : est-ce un collage au pli entre des cahiers de 4 pages ou un façonnage en dos carré collé? "Plié" ; est-ce uniquement un pliage et un encartage de cahiers de 4 pages sans collage et sans piqûre? Pour le Collé : il s agit d un façonnage en dos carré collé. Pour le Plié : nous utilisons principalement le jeté sans collage et sans piqûres. Cependant il n est pas exclu d utiliser d autres moyens dans l avenir. Devons-nous répondre obligatoirement aux 3 types de façonnage? Ou pouvons-nous proposer le façonnage le plus adapté aux caractéristiques de la brochure et à notre parc machine? Oui, vous pouvez proposer le façonnage le plus adapté aux caractéristiques des brochures et de votre parc machine.
N 5 : Concernant la pagination des brochures, que faut-il comprendre dans la colonne "estimation du nombre de pages" : pour la première ligne, est-ce 20 feuillets soit 40 pages ou 10 feuillets soit 20 pages? Il s agit du nombre de pages. Soit 20 pages pour la première ligne (correspondant donc à 10 feuillets). N 6 : Pour les liasses "Garantie" et "Formulaire" : Le nombre de feuillets n'est pas précisé. Pour le façonnage, pouvons-nous proposer uniquement un collage en tête ou à gauche? Il s agit d une omission de notre part, nous en sommes désolés. Le nombre de feuillets varie entre chaque publication. Pour remplir le BPU, veuillez prendre comme référence 8 feuillets (soit 16 pages). Oui, vous pouvez proposer le collage en tête, car c est ce que nous faisons actuellement. Question pour la partie Lot 2 ROUTAGE / Lot 3 - ENVELOPPES N 7 : Dans le développement des différents documents à router, la partie volumétrie, vous ne stipulez pas combien de documents peuvent se trouver dans une enveloppe mécanisable ainsi que leurs formats "prêt à router". Dans la majorité des cas, seul 1 (un) document est envoyé par enveloppe. Cependant il n est pas impossible que d autres peuvent se rajouter au cours du contrat. Le format prédominant est le C5, cependant il n est pas exclu d utiliser d autres formats (type C4 ou C6). N 8 : Avons-nous du pliage à effectuer? Oui, il y aura du pliage à effectuer. N 9 : Concernant les fichiers, vous évoquez l'intégration mais vous n'indiquez pas quelle type de personnalisation : jet d'encre, édition d'étiquettes autocollantes, laser, etc... Aujourd hui, nous utilisons principalement le jet d encre. Le laser est une alternative mais son utilisation reste limitée. Nous n utilisons jamais d étiquettes. N 10 : Est-ce que les enveloppes mécanisables sont fournies ou sont-elles à fournir? Quels formats? Les enveloppes font partie du lot N 3. Actuellement nous passons par un prestataire pour livrer les enveloppes chez notre routeur. Nous souhaitons dans le cadre de l appel d offres que cette prestation soit déléguée. Les candidats doivent donc démontrer leur organisation et être en mesure de se procurer les enveloppes. Le format prédominant est le C5 (avec une utilisation du C4 et C6). D autres formats sont susceptibles d être utilisés durant l exercice du contrat.
N 11 : Vous parlez de format C4 et C5, qu'entendez-vous par là? Plus les points (ci-dessus). Les formats C4 et C5 correspondent aux formats d enveloppes. o Format C4 : (22,9 x 32,4 cm) est destiné à contenir une feuille A4 (21 x 29,7 cm) ; o Format C5 : C5 (16,2 x 22,9 cm) est adapté à une feuille A5 (soit un A4 plié en o deux) ; Format C6 : (11,4 x 16,2 cm) pour une feuille A6 (un A4 plié en quatre). N 12 : Pourriez-vous nous communiquer le nombre de documents par pli? Aujourd hui, chaque pli contient un document. Ce nombre peut évoluer au cours du contrat. N 13 : Doit-on partir sur des enveloppes C4 et C5? Avec ou sans fenêtre? Oui, ce sont les formats les plus utilisés. Le BPU est à renseigner pour des enveloppes sans fenêtres (cependant il n est pas exclu d utiliser des enveloppes à fenêtres). N 14 : Sur ces enveloppes devrons-nous faire figurer votre logo? Si oui, en noir ou en quadri? Les enveloppes devront faire figurer notre logo en noir. Vous pouvez renseigner dans le BPU le prix de l impression (onglet «BP Fournitures» / Enveloppes). L enveloppe devra également faire apparaître la civilité et l adresse du destinataire. N 15 : Certaines quantités sont = 100 exemplaires. Devrons-nous router par 100 exemplaires? Après vérification, nous n avons pas trouvé le chiffre de 100 exemplaires dans le BPU. S il s agit du deuxième tableau «Formats C4 / C5», le nombre d exemplaires minimum est de 1.000. Ce chiffre est à titre indicatif pour nous permettre de comparer les prix du routage, en fonction de la quantité et du format des enveloppes. Cependant il n est pas exclu que de petites quantités peuvent être routées à l occasion d un événement culturel ou autre. N 16 : J ai bien noté que nous pouvions répondre uniquement sur le LOT 2. De ce fait, les grilles de prix portent sur l impression et le routage. Comment pouvons-nous faire notre réponse (que sur le routage)? Pour compléter le premier tableau avec les demandes spécifiques, vous devez partir du principe que vous recevrez un fichier adresse correspondant au volume de la demande o Par exemple pour la ligne 1 : 3.000 brochures à imprimer (colonne C) donc 3.000 fichiers adresses à recevoir (colonne F). A côté vous indiquez le prix de mise à niveau du fichier (colonne G), soit par forfait ou au mille (dans le cas où le nombre passerait de 3.000 à 4.000). o Vous indiquez ensuite le prix du conditionnement dans l enveloppe et dans le carton (pour livraison distribution postale la plus proche). Veuillez indiquer également le prix de cette livraison (colonne J) Pour compléter le deuxième tableau, nous voulons savoir le prix du routage pour un certain nombre de quantités d enveloppes aux formats indiqués.
N 17 : Quelle est la définition de mise à niveau du fichier d adresse? CF Question N 13. N 18 : La mise en carton est-elle bien la préparation de documents réceptionnés chez le routeur et une livraison à un ou plusieurs points? La mise en carton correspond au conditionnement des enveloppes (prêtes à être distribuées) vers un centre de distribution postale. Il s agit de s assurer que celles-ci arrivent en bon état au centre de distribution postale. N 19 : Quelle est la définition de livraison sur plateforme de distribution postale? Il s agit de la livraison vers un centre LA POSTE qui se chargera de livrer le courrier vers nos clients. N 20 : Les envois sont-ils toujours d un seul document? Majoritairement oui, cependant il peut y en avoir plusieurs suivant la campagne. N 21 : Dans la grille de prix envois spécifique il y a notion de fichier et pas dans la grille de prix envois basique? Le routage du nombre d enveloppe est défini en fonction du nombre de demande. Par exemple pour 3.000 impressions, nous avons 3.000 fichiers adresses. Pour le deuxième tableau, nous souhaitons simplement savoir le prix du routage des enveloppes en fonction du format et de la quantité, sans personnalisation ni fichiers adresse. N 22 : Pour la fourniture d enveloppe, faut-il fabriquer 1 quantité annuelle de chaque référence représentant la somme de toutes les opérations? Oui, mais il faut plutôt réaliser cette opération par semestre. N 23 : Combien de couleurs à imprimer sur ces enveloppes? Une seule couleur noire est à imprimer sur les enveloppes. N 24 : Quels sont les types de routage? Avez-vous un contrat direct avec La Poste? Nous avons principalement 2 types de routages : o Le marketing, à destination de nos clients ; o La gestion interne d Audiens. Oui, nous disposons d un contrat avec LA POSTE pour l envoi de courriers. N 25 : Quel type de personnalisation est à prévoir? Outre le logo, il faut également rajouter l adresse et la civilité des destinataires. N 26 : Les brochures, dépliants et autres feuillets sont à insérer séparément? Chaque pli comporte un document unique.
N 27 : Toutes Mise en carton : par combien d exemplaires? Quel type d envoi? Pour quelles destinations? Pour la mise en carton partie «Impression» (qui correspond à la colonne P et Q). o Nous ne pouvons connaître le nombre de cartons nécessaires pour le conditionnement de 3.000 brochures. Vous devez donner un prix approximatif de votre expérience, en prenant en compte le format et le nombre de chaque type d impression. o 2 types de livraisons sont possibles : chez le routeur ou sur le site d Audiens. Pour la mise en carton partie «Routage» (qui correspond à la colonne H). o Même chose que pour la partie Impression, nous ne pouvons connaître à l avance le nombre de cartons nécessaires. o Même chose que pour la partie Impression. N 28 : Formats basiques : Qu insérons-nous à l intérieur des enveloppes? Personnalisation jet d encre sur enveloppe? Pour le moment, 1 seul document est à insérer, mais cela est possible de changer durant l exercice du contrat. Nous utilisons beaucoup le jet d encre, parfois le laser, mais jamais d étiquettes.