- - - o O o - - - Marchés de maintenance des collèges de la SOMME Climatisation, ventilation, chauffage et adoucisseurs Cahier des Clauses Techniques Particulières commun à tous les lots - - - o O o - - - 1
-sommaire- 1. PRESENTATION - OBJET DU MARCHE 3 1.1. PRESENTATION------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3 1.2. OBJET DU MARCHE ------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 1.3. OBLIGATIONS DU MARCHE----------------------------------------------------------------------------------------- 4 2. INSTALLATIONS 5 2.1. DISPOSITIONS GENERALES ---------------------------------------------------------------------------------------- 5 2.2. ÉQUIPEMENTS CONFIES-------------------------------------------------------------------------------------------- 5 3. NATURE DES PRESTATIONS 7 3.1. GARANTIE DE RESULTAT------------------------------------------------------------------------------------------- 7 3.2. PRESTATIONS CONFIEES DANS LE CADRE DU MARCHE DE BASE--------------------------------------------- 8 3.3. PRESTATIONS CONFIEES DANS LE CADRE DE L OPTION ----------------------------------------------------- 12 3.4. CONDITIONS A GARANTIR ---------------------------------------------------------------------------------------- 13 3.5. CONTROLES-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 3.6. FOURNITURE, PIECES DETACHEES ET STOCK ---------------------------------------------------------------- 13 4. MOYENS DU PRESTATAIRE 16 4.1. PERSONNEL INTERVENANT -------------------------------------------------------------------------------------- 16 4.2. MOYENS MATERIELS---------------------------------------------------------------------------------------------- 16 4.3. CENTRE D APPEL-------------------------------------------------------------------------------------------------- 16 5. ORGANISATION DES PRESTATIONS 17 5.1. CONDUITE ET SURVEILLANCE ----------------------------------------------------------------------------------- 17 5.2. MAINTENANCE PREVENTIVE ------------------------------------------------------------------------------------- 17 5.3. MAINTENANCE CORRECTIVE ------------------------------------------------------------------------------------ 19 5.4. REMPLACEMENT DE PIECES------------------------------------------------------------------------------------- 20 5.5. MODALITE D INTERVENTION : ----------------------------------------------------------------------------------- 20 6. PREVENTION DES RISQUES - MODALITES D'INTERVENTION 21 7. GESTION DU MARCHE 22 7.1. PREPARATION DU MARCHE -------------------------------------------------------------------------------------- 22 7.2. INITIATIVES ET PROPOSITIONS D'INTERVENTIONS ------------------------------------------------------------ 22 7.3. GESTION DU PERSONNEL---------------------------------------------------------------------------------------- 22 7.4. COMPTES-RENDUS DES ACTIONS------------------------------------------------------------------------------- 23 7.5. RAPPORTS --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 7.6. REUNIONS---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 25 7.7. GESTION DE LA DOCUMENTATION ------------------------------------------------------------------------------ 25 7.8. TABLEAU DE SYNTHESE DES DOCUMENTS ATTENDUS DANS LE CADRE DE LA GESTION DU MARCHE : ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 25 2
1. PRESENTATION - OBJET DU MARCHE 1.1. PRESENTATION Les stipulations du présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et de ses annexes sont relatives aux prestations d'exploitation et de maintenance des équipements de Chauffage, Ventilation et Climatisation (CVC) ainsi que les adoucisseurs d eau, accompagnées des prestations de coordination correspondantes applicables aux installations techniques des collèges du Département de la SOMME y compris bâtiments associés. Le présent marché est décomposé comme suit : - Lot 1 : Collèges du secteur EST - Lot 2 : Collèges du secteur AMIENS - Lot 3 : Collèges du secteur OUEST Toutefois le Département se réserve le droit d ajuster le contrat en cours d exécution. Le MAITRE D OUVRAGE est représenté par le Département de la SOMME. Il est désigné par le terme DEPARTEMENT dans l'ensemble du présent document. Toutefois, le titulaire aura pour interlocuteurs directs les établissements scolaires représentés par le chef d établissement et/ou le gestionnaire pour les prises de rendez-vous, demandes d intervention Remarque : on entend par site le collège et les différents bâtiments associés : salle de sport, demi pension, SEGPA, ateliers, serre, etc. L entreprise ou le groupement d'entreprises est désigné dans l'ensemble des documents par le terme "TITULAIRE". 1.2. OBJET DU MARCHE Le présent marché regroupe toutes les prestations intellectuelles et matérielles nécessaires à l exploitation et à la maintenance, dans les conditions économiques, techniques et sociales les meilleures pour apporter une qualité de service visant, dans le temps, le maintien de l'état et des performances des ouvrages proches de celles d'origine. Marché de base : le P2, le petit entretien avec la maintenance préventive et corrective, l'astreinte pour le dépannage, les essais et contrôles des équipements dans les limites décrites au point 3.2. Ce marché pourra être complété en fonction des résultats de la consultation de l option suivante : en option, le P3, le gros entretien avec la maintenance corrective et le remplacement de toutes pièces détachées, pour les installations de Chauffage, Ventilation et Climatisation. (voir 3.3) Durée du marché : Le marché est passé pour une période de 36 mois à compter du 01/01/2010. 3
Modalité de réponse : L option P3 est à distinguer selon l annexe 3. 1.3. OBLIGATIONS DU MARCHE Le marché impose au TITULAIRE des obligations de résultats et des obligations de moyens. Les obligations de résultats s appliquent à l ensemble des prestations réalisées par le TITULAIRE au cours du marché et sur l état général des installations en fin de marché. Le TITULAIRE garantit les résultats fixés au présent document et met en œuvre, de sa propre autorité et sous sa seule responsabilité, pour les installations du bâtiment, tous les moyens compatibles avec l'activité de l'établissement et, en particulier, la préparation et l'assistance aux essais périodiques de fonctionnement et de sécurité y compris les vérifications effectuées au titre de la réglementation ERP, assurés par le DÉPARTEMENT ou le COLLEGE. En conséquence, tous les moyens et modalités décrits dans le présent CCTP ou tous les documents qui y sont cités ne sont que des moyens minimaux nécessaires au TITULAIRE pour satisfaire à ses obligations. Le respect de ces moyens ne peut suffire au TITULAIRE pour se dégager de sa responsabilité qui reste pleine et entière. Le TITULAIRE apporte toutes solutions aux défaillances constatées dans les meilleurs délais. Il est rappelé que les interventions de maintenance sont au minimum celles exigées pour l'application des différentes garanties relatives aux ouvrages. Le TITULAIRE doit pouvoir mettre à disposition du DÉPARTEMENT les renforts ou la main d'œuvre qualifiée nécessaire en astreinte pour assurer la sécurité des personnes et des biens ou toute autre exigence de sécurité. Le TITULAIRE devra obligatoirement garantir sa capacité à maintenir tous les équipements, notamment ceux concernant le traitement des eaux. Pour cela il est demandé aux entreprises multi-techniques de s adjoindre les services d une entreprise spécialisée dans la maintenance des équipements de traitement des eaux. Le TITULAIRE assure la coordination des interventions de ses propres sous-traitants. 4
2. INSTALLATIONS 2.1. DISPOSITIONS GENERALES L inventaire non-exhaustif joint en annexe présente un résumé des ouvrages et équipements devant être pris en charge. Le TITULAIRE est réputé avoir vérifié le contenu de ces documents techniques et avoir une parfaite connaissance : de la constitution du bâtiment, des contraintes dues à sa destination, de la consistance des équipements et installations dont il doit assurer la maintenance, des conditions particulières d'accès liées à la sécurité et à la spécificité du bâtiment. Le TITULAIRE ne peut se prévaloir de la méconnaissance ou de l'insuffisance d'informations et faire état des difficultés provenant de l'état ou de l'exécution des installations et équipements du bâtiment pour ne pas assurer sa prestation partiellement ou en totalité dans le cadre défini par le CCAP et le présent CCTP. A ce titre, des visites techniques sont conseillées. 2.2. ÉQUIPEMENTS CONFIES Les équipements confiés sont : (Liste des principaux équipements fournis en annexe 3) Installations de traitement d eau et surpresseurs, Tous équipements y compris : surpresseurs sur réseaux eaux froides ainsi que coffrets électriques et accessoires (capteurs et régulateurs de pression, etc..)associés, Le Titulaire prend en charge tous les équipements en l'état, existants, en service ou à l'arrêt. Installations de traitement de l eau en locaux techniques et chaufferies, le traitement de l eau des logements de fonction : adoucisseurs, cellules carbox, pompes doseuses, bacs à sel ou à chlore, cannes d injection de chlore, etc. Génie climatique : chauffage, climatisation toutes installations de production thermique (en chaufferies et sous-stations y compris celles associées aux logements de fonction, locaux techniques) et frigorifique, pompes à chaleur, groupes froid, split-systems, pompes, régulations, équipements, les chaudières murales associées spécifiquement aux collèges et locaux associés coffrets extérieurs de coupure électrique ou combustible associés aux chaufferies, sousstations ou locaux techniques, 5
toutes les installations de production d Eau Chaude Sanitaire (en chaufferies, sousstations, locaux techniques), toutes les installations et équipements en chaufferies et sous-stations y compris organes de coupure, de réglage, d équilibrage organes de réglage sur circuits de distribution eau chaude, eau glacée, canalisations, organes de réglage sur appareils d'émission, radiateurs, ventilo-convecteurs, cassettes, "poutres",..., installations électriques d'alimentation des équipements de production chaud et froid (groupes froid, pompes,...), et régulateurs de gestion de chauffage, climatisation, toutes installations en locaux techniques y compris disconnecteurs et clapets anti-retour, compteurs (eau, gaz, etc ) et matériels de mesure (thermomètres, manomètres, sondes diverses, etc..), Centrales de traitement d air centrales de traitement d air : intervention limitée à l entretien des filtres, à leur remplacement selon les préconisations du constructeur, à une visite annuelle de maintenance préventive et corrective des équipements, à la mise en place et à la tenue du livret de chaufferie. Installations au gaz toutes installations fonctionnant au gaz destinées au chauffage telles que : aérothermes, radiants, etc. y compris accessoires (thermostat, coffret de commande électrique, accessoires de tuyauteries (détendeurs, vannes, etc ), etc ) 6
3. NATURE DES PRESTATIONS 3.1. GARANTIE DE RESULTAT Les prestations à effectuer concernent l'exploitation et la maintenance des installations et équipements définis ci-dessus. D'une manière générale, le TITULAIRE garantit aux COLLEGES et au DÉPARTEMENT : le fonctionnement des matériels de manière régulière tout au long de l année, une température de chauffe comprise entre 19 et 22 au sein des locaux durant les périodes de fonctionnement de chauffage tout en visant un objectif de limitation des consommations, la satisfaction des occupants par la qualité de service, la durabilité des ouvrages et le maintien de leur fonction, les dépannages, avec mise en place d'un service d'astreinte, la mise en place d une équipe aux compétences reconnues et dédiée spécifiquement à chaque collège la pérennité des ouvrages par la mise en œuvre d'un programme d'entretien préventif, le maintien des installations en conformité avec les règlements de sécurité et les règles de l'art, des préconisations en termes de gestion et d améliorations des équipements afin de limiter les dépenses d énergie, le recyclage des déchets industriels tels que graisses, huiles, éthers de Glycol, peintures et solvants, et leurs contenants, déchets des équipements électriques et électroniques, l'assistance technique au DÉPARTEMENT en matière de suivi et de veille réglementaire des textes, obligations et recommandations. Les obligations de résultat sont définies en fonction de l'importance que représente l'indisponibilité de l'installation ou de l'équipement, en dehors des arrêts nécessaires pour la maintenance préventive et les essais. L'exploitation regroupe toutes les actions consistant à conduire et à faire fonctionner, à surveiller et effectuer les petits réglages des installations et équipements. La maintenance préventive est l'ensemble des techniques d'entretien permettant de maintenir les installations et équipements en état de fonctionnement, réduire le taux de défaillance et d'indisponibilité et de les faire durer. Elle nécessite la mise en place d'un planning prévisionnel des actions périodiques de vérification, des essais et de l'entretien à effectuer. Le programme de maintenance préventive devra être mis à jour au fur et à mesure de l évolution de la réglementation concernant ces installations, en matière d hygiène (légionellose, traitement d eau, qualité de l air ) et de sécurité (accessibilité aux installations, installations classées, ). La maintenance corrective consiste à remettre une installation ou équipement en état de fonctionnement. Cette maintenance corrective peut être urgente entraînant une intervention immédiate avec éventuellement l'utilisation de pièces détachées mise en stock, ou à court ou moyen terme. Dans les cas de maintenance corrective, une analyse immédiate doit être effectuée par le TITULAIRE. Le TITULAIRE est tenu à une obligation de diagnostic dans le cas d'interventions répétées sur un même équipement ou installation. 7
3.2. PRESTATIONS CONFIEES DANS LE CADRE DU MARCHE DE BASE 3.2.1. Généralités Le TITULAIRE assure dans le cadre de son forfait, pour les installations techniques sous sa responsabilité, les prestations suivantes : les actions de maintenance de niveaux 1 à 3 selon la norme FD X 60-000 la fourniture et la pose de toute fourniture, dont le coût unitaire d'achat, remise fournisseur déduite, est inférieur au seuil contractuel de 300 euros H.T. (liste des équipements à indiquer en annexe 4) les fournitures et les consommables nécessaires à l'entretien courant y compris ceux précisés au point 3.2.2, le nettoyage des accès techniques particuliers, l évacuation des déchets liés à ses prestations dans le respect de la réglementation concernant l'environnement, et notamment celles définies par la norme ISO 14001, la constitution et la gestion d'un stocks de pièces détachées, la remise en état suite à toute dégradation consécutive à une intervention de son personnel, la coordination, suivi, contrôle et optimisation des interventions des agents du Titulaire et des sous-traitants, et la gestion du personnel, la coordination avec les occupants et les utilisateurs des bâtiments, le suivi des garanties des travaux effectués sur les bâtiments dont il a la charge au titre du présent marché l assistance au DÉPARTEMENT à tout moment et en particulier lors des visites périodiques et/ou réglementaires, de contrôle et d inspection, et le suivi de ces contrôles réglementaires le suivi des levées de réserve suite aux vérifications réglementaires périodiques le suivi et la mise à jour des annexes et de la documentation, la gestion de la maintenance, l'établissement et la fourniture des rapports et comptesrendus d'intervention Les interventions du TITULAIRE peuvent être contrôlées à tout moment, et sans que celui-ci en ait été préalablement avisé, par le DÉPARTEMENT ou tout autre organisme mandaté (contrôleur technique, expert, pompiers,...). Tout manquement au niveau de l'exécution des prestations du présent marché fait l'objet d'un constat par le DÉPARTEMENT qui est notifié au TITULAIRE et donne lieu à l'application de pénalités cumulables qui s'imputent sur le règlement de la période. Il appartient alors au TITULAIRE de faire la preuve que les prestations non conformes ne lui sont pas imputables. Le TITULAIRE signale par écrit au DÉPARTEMENT les incidents constatés ainsi que les incidents prévisibles sur les équipements ne faisant pas partie du présent contrat et nuisibles à la réalisation de ce dernier et cela dès qu'il peut les déceler en indiquant les conséquences que pourraient entraîner la non-intervention du DÉPARTEMENT et les travaux nécessaires à leur prévention. Si des dégâts sont occasionnés aux installations par sa faute, il fait procéder à ses frais à toutes réparations. Il est précisé que les actions de maintenance préventive systématique ou conditionnelle et les essais ne doivent pas perturber le fonctionnement des bâtiments. Le TITULAIRE dispose de renforts ou de la main d'œuvre qualifiée nécessaire en astreinte pour assurer la sécurité des personnes et des biens ou toute autre exigence de sécurité. 8
3.2.2. Prestations techniques Le TITULAIRE assure en général, sauf exclusions, la maintenance au plan aspect et bon fonctionnement, et l'entretien courant nécessaire à la pérennité et à la conservation de tous les ouvrages. 3.2.2.1 Au titre du P2 Génie climatique : chauffage, climatisation individuelle la conduite, le réglage, la surveillance des installations, les rondes, les mises en marche et arrêts sur demande du DÉPARTEMENT ou du représentant du collège, les purges générales, l'optimisation du fonctionnement et les essais et contrôles de performance, les réglages et équilibrages des départs réseaux situés en chaufferie et sous-stations. En cas de déséquilibre notable des circuits nécessitant une investigation lourde, le Titulaire devra en informer le DÉPARTEMENT par écrit dès constatation avec production d un devis précisant la nature de la prestations, les temps et coûts de main d œuvre et de pièces détachées. la maintenance préventive systématique, suivant les gammes type fixées en annexe, la maintenance préventive conditionnelle, la maintenance réglementaire, la maintenance corrective, la réparation, la fourniture et la pose des pièces détachées, les essais et manœuvres de vérifications courantes et réglementaires de bon fonctionnement, l'étanchéité des carneaux et conduits métalliques, les traitements d'eau de chauffage, d'eau glacée, et tous produits additionnels, nécessaires à la protection des canalisations et équipements et propres à éviter la création de boues ou de tartre, les analyses et les traitements de l'eau des réseaux de chauffage, les analyses d huile des réseaux frigorifiques, en sus des analyses périodiques que le TITULAIRE doit effectuer sur les circuits d'eau de refroidissement, une analyse annuelle, à la charge du TITULAIRE, est effectuée par un organisme indépendant, le détartrage éventuel du serpentin du corps de chauffe ou de l'échangeur ECS le nettoyage et l'entretien des locaux techniques, des chaufferies et accès particuliers, sas, etc., des équipements techniques, des armoires électriques alimentant les équipements du présent marché, les démontages et manutentions divers liés aux opérations de maintenance (démontages et remontages de faux-plafonds et de faux-planchers,.) la fourniture des consommables (pièces + produits), y compris les compléments en glycol, en fluide frigorigène, en huile frigorifique, les filtres à huile, filtres déshydrateurs, voyants liquides, dans les locaux techniques et chaufferies, le remplacement des sources lumineuses, la remise en état suite à toute dégradation consécutive à une intervention de son personnel, la tenue des documents réglementaires, l assistance pour les visites périodiques et/ou réglementaires, de contrôle et d inspection, et le suivi de ces contrôles réglementaires, l entretien et l étalonnage des compteurs présents (1 étalonnage à réaliser la 1ère année du contrat) : compteurs gaz, compteurs de calories, compteurs d ECS et d eau froide, le nettoyage des désemboueurs, pots à boue et filtres, le ramonage des conduits d évacuation des gaz de combustion, les visites de contrôle des disconnecteurs, conformément à la réglementation, le contrôle et l entretien des clapets anti-retour 9
le nettoyage des locaux après intervention du Titulaire, inclus enlèvement des gravois, au titre de la HQE, le contrôle en matière de limitation d émission des gaz polluants (CO2, Nox, SO2) et la présentation d une synthèse annuelle indiquant les efforts entrepris et les progrès dans les résultats, pendant la durée des contrats les relevés mensuels de l ensemble des compteurs (eau, gaz naturel, calories, etc.) la maintenance, l'entretien courant et les essais nécessaires au bon fonctionnement des matériels de chauffage-climatisation, l optimisation de la conduite des installations de chauffage, les analyses d'huile des groupes frigorifiques, Le Titulaire effectue : tous les réglages et mises au point nécessaires au bon fonctionnement, les contrôles de performance demandés par le DÉPARTEMENT ou qu'il convient d'effectuer pour contrôler le fonctionnement des équipements et installations conformément aux règles de l'art, aux réglementations et pour améliorer les performances des équipements et obtenir les résultats en confort demandés au moindre coût. Les réglages concernent notamment : les réglages de mise en cascade de générateurs ou échangeurs, les réglages de la combustion des générateurs, les réglages de fonctionnement des groupes frigorifiques les réglages des appareils de sécurité, les réglages des régulations des circuits de chauffage, les réglages d'équilibrage des réseaux de chauffage situés en chaufferie et sousstations, les réglages de la température de l eau chaude sanitaire, le réglage du débit de la boucle ECS si existant, Le Titulaire assure le maintien des réglages et équilibrages et fait en sorte que ceux-ci soient rendus inviolables dans la mesure du possible. Les moteurs sont entretenus de manière à limiter la dérive de cosinus phi et de tangente phi, et l'éclairage des locaux techniques est mis en marche uniquement pendant les présences. Centrales de traitement d air Dans le cadre du marché de base, le Titulaire assure : le nettoyage des filtres : au minimum 1 fois par an, et plus en fonction des préconisations constructeurs le remplacement des filtres selon les périodicités recommandées par les constructeurs, le remplacement des filtres étant inclus au forfait P2 une visite annuelle de maintenance préventive et corrective avec la fourniture et la mise en œuvre des pièces de rechange en deçà du seuil fixé au point 3.2.1 comportant au minimum le contrôle des paramètres suivants : vérification et entretien des organes électriques inspection et entretien des caissons et des batteries nettoyage du ventilateur, réglage de tension des courroies et remplacement si nécessaire, lubrification des parties tournantes et graissage des roulements. - la mise en place et la tenue du livret de chaufferie associé spécifiquement à chaque centrale de traitement d air 10
Surpresseurs et installations de traitement d eau Le TITULAIRE assure en général, sauf exclusions, la maintenance au plan aspect et bon fonctionnement, et l'entretien courant nécessaire à la pérennité et à la conservation de tous les ouvrages. En particulier, il assure : la conduite, le réglage, la surveillance des installations, les rondes, les mises en marche et arrêts, les purges générales, l'optimisation du fonctionnement et les essais et contrôles de performance, les réglages et équilibrages des réseaux des départs réseaux situés en chaufferie et sous-stations. En cas de déséquilibre notable des circuits générant des risques vis à vis de la légionnelle, le Titulaire devra en informer le DÉPARTEMENT par écrit dès constatation avec production d un devis précisant la nature de la prestations, les temps et coûts de main d œuvre et de pièces détachées. la maintenance préventive systématique, suivant les gammes type fixées en annexe, la maintenance préventive conditionnelle, la maintenance réglementaire, la maintenance corrective, la réparation, la fourniture et la pose des pièces détachées, les essais et manœuvres de vérifications courantes et réglementaires de bon fonctionnement, la mise en œuvre des produits de traitement d eau, la réalisation et le suivi de la chloration au niveau de la production d ECS, le suivi du traitement d eau : les analyses d ECS avec un contrôle mensuel du TH ainsi que du taux de chlore libre le suivi du TH des boucles d eau adoucie sera également suivi par le biais d une mesure mensuelle - le remplacement des cellules carbox (anodes, cathodes), - la fourniture des produits de traitement d eau (sel, résines adoucisseur, chlore, etc.) Dans le cas des surpresseurs et des installations de traitement d eau, le délai d intervention pour la mise en œuvre des mesures conservatoires est fixé à 4h00. Installations au gaz (y compris réseaux de distribution gaz et accessoires de tuyauteries) la maintenance préventive systématique et conditionnelle, l'entretien courant et les essais nécessaires au bon fonctionnement des appareils de chauffage fonctionnant au gaz (aérothermes, radiants, chaudières murales des collèges, etc ) il est prévu au minimum une visite préventive systématique annuelle la maintenance corrective avec la fourniture de pièces détachées dans la limite fixée au point 3.2.1. Dans le cas des installations fonctionnant au gaz, le délai d intervention pour la mise en œuvre des mesures conservatoires est fixé à 4h00 sauf cas de défaut grave mettant en jeu la sécurité des personnes et des biens où le délai d intervention est fixé à 1h00. Le personnel d intervention est constitué de membres de l'équipe dédiée spécifiquement aux collèges pour avoir une parfaite connaissance des installations des sites. Il est qualifié pour intervenir immédiatement et prendre des décisions qui s'imposent sur l'ensemble des installations. Si besoin, il peut faire appel à son encadrement, qui lui-même doit pouvoir recourir à sa direction en cas de besoin. Les noms, numéros de téléphone et adresses du personnel ainsi que tout changement éventuel d intervenant sont communiqués aux COLLEGES et au DÉPARTEMENT par le TITULAIRE. 11
3.2.3. Service minimum Si des faits, qu'ils soient indépendants ou non de la volonté du TITULAIRE (faits de grève notamment), risquent de provoquer des retards importants ou la non-exécution des prestations dont le TITULAIRE a la charge, celui-ci doit prendre toutes les dispositions utiles pour faire assurer par tous les moyens à sa convenance, un service minimum concernant les opérations élémentaires relatives au maintien de l'ouverture du site, de son fonctionnement, et de la sécurité des personnes et des biens. Veille réglementaire 3.2.4. Autres prestations Le TITULAIRE prend les mesures nécessaires pour se conformer à la réglementation sur les aspects d hygiène et de sécurité des installations dont il a la charge, notamment les arrêtés concernant les cuisines. Prestations de coordination inter-entreprises Le TITULAIRE assure la coordination des interventions de ses propres sous-traitants. En particulier : Il collecte les documents, rapports et informations à destination du DÉPARTEMENT, et assure le retour des informations, Il tient à jour la liste des dysfonctionnements techniques constatés par les sous-traitants à fin de consolidation, Il rapporte au DÉPARTEMENT les désordres signalés par les soustraitants pour le respect des garanties de parfait achèvement, 3.3. PRESTATIONS CONFIEES DANS LE CADRE DE L OPTION 3.3.1. Option 1 : P3 pour les installations de chauffage Le TITULAIRE assure les prestations de gros entretien type P3 où le coût de remplacement de toutes les pièces détachées (fourniture et main d'oeuvre) est à la charge du TITULAIRE. Les prestations comprennent le renouvellement de toutes les pièces détachées dont la défaillance nuit au fonctionnement normal des équipements. Elle comprend également la garantie totale pour l ensemble des équipements précisés au CCTP. Le Titulaire prend en charge tous les équipements en l'état, existants, en service ou à l'arrêt, permettant d'assurer la production distribution et émission de chaleur, la production d ECS dans l'ensemble des bâtiments, soit au minimum : Toutes les installations et équipements en chaufferies (y compris chaufferies collectives destinées au chauffage des logements de fonction) et locaux sousstations, et en particulier : les chaudières, brûleurs, récupérateurs, carneaux et conduits de fumées métalliques dans leur totalité, ventilations des locaux techniques, les ballons de production d ECS situés en chaufferies, locaux techniques et sousstations les échangeurs de chaleur, ballons de stockage, 12
les stockages de combustibles, canalisations et équipements en chaufferie (organes de coupure, de réglage, d équilibrage, etc ), tous les compteurs et matériels de mesure situés en chaufferies, locaux techniques et sous-stations (gaz, eau froide et eau chaude, calories, thermomètre, manomètre, etc..), les pompes, équipements de régulation et de sécurité, vases d'expansion ouverts ou sous pression, maintiens de pression, les installations électriques d'alimentation des équipements de production de chauffage, brûleurs, pompes, et régulateurs de chauffage, l'éclairage des locaux techniques, les coffrets extérieurs de coupure électrique ou de combustibles associés aux chaufferies, sous-stations et locaux techniques, les alimentations d'eau de remplissage en locaux techniques. Les circuits de distribution et d émission de chauffage : tous les organes de coupure, de réglage et d équilibrage des réseaux de chauffage y compris ceux situés sur les émetteurs de chaleur, Les circuits de distribution d ECS : tous les organes de coupure, de réglage Dans ce cadre, il est prévu un délai d intervention de 04h00. 3.4. CONDITIONS A GARANTIR Les conditions à garantir sont, de manière générale : la continuité de fonctionnement, le maintien des températures de chauffe comprises 19 et 22 après chaque intervention durant les périodes de fonctionnement des équipements de chauffage, la pérennité du matériel, 3.5. CONTROLES 3.5.1. Contrôles réglementaires Le TITULAIRE avertit le DÉPARTEMENT de la nature et de la périodicité des essais et contrôles réglementaires à effectuer par un organisme spécialisé missionné et payé directement par le DÉPARTEMENT. Le COLLEGE et le DÉPARTEMENT s'engagent à transmettre au TITULAIRE le planning prévisionnel annuel des visites réglementaires dans un délai de trois mois après le démarrage du marché puis dans les deux mois qui précèdent l exercice en cours pour les années suivantes. Le COLLEGE transmettra au TITULAIRE les rapports qui lui sont remis par ces organismes spécialisés afin que ce dernier lui communique le planning de réalisation des actions correctives relevant de sa responsabilité à mettre en œuvre. 3.6. FOURNITURE, PIECES DETACHEES ET STOCK 3.6.1. Prestations techniques Les constituants des installations sont remplacés à l'identique sauf impossibilité ou évolution majeure qui doit être justifiée auprès du DÉPARTEMENT. Les constituants des installations qui ne peuvent pas être remplacés à l'identique, doivent respecter les caractéristiques techniques préconisées par le constructeur, mais ne peuvent être de qualité inférieure sauf accord du DÉPARTEMENT. 13
Les matières consommables sont celles préconisées par les constructeurs. Les caractéristiques techniques des pièces de rechange indispensables à un fonctionnement correct sont celles identiques à celles de première monte, dites d origine, préconisées ou agréées par le constructeur ; si le TITULAIRE est amené à utiliser des pièces dites adaptables ou standard, il doit en justifier le choix auprès du DÉPARTEMENT. Sont considérées comme pièces de rechange, les pièces détachées et les composants d'équipements nécessaires au remplacement d'un élément reconnu défectueux ou inapte à effectuer son service, et dont l'entretien est confié au Titulaire. Le Titulaire doit la fourniture et la pose de toute pièce détachée, dont le remplacement (suite à usure ou autre cas, hors malveillance ou vandalisme) est nécessaire pour permettre à l équipement de conserver sa fonction, ou nécessaire au bon fonctionnement ou à la remise en route d'une installation, et dont le coût unitaire d'achat au fournisseur, remises fournisseur déduites, est inférieur au seuil forfaitaire contractuel. Pour la réalisation des prestations d'entretien courant, le TITULAIRE doit la fourniture des divers produits consommables, des petites fournitures mécaniques, électriques, plomberie, etc., même d'un coût unitaire supérieur au forfait, et notamment : huile, graisse, paraffine, chiffons, décapant, dégrippant, dégraissant, déshydratant, détartrant, pâte à roder, voyants, LED, tubes et/ou ampoules, appareils fluorescents et toutes les sources d'éclairage (remplacement suivant prescriptions fournisseurs), piles, disjoncteurs et différentiels, fusibles basse tension, bobines, relais, télérupteurs, connectique, boutons-poussoirs de tableaux, téflon, rubans adhésifs, membranes, étanchéités, gaz de soudage, baguettes, de soudure ou brasure, peintures, colles pour revêtements durs et souples, produits de jointoiement, d étanchéité et de colmatage, produits de nettoyage, coquilles d isolations et calorifuges divers, courroies, filtres à air, à eau et à huile, des centrales et autres équipements, vis, boulons, rivets, cosses, colliers, appoint de gaz frigorigène, Le remplacement (fourniture et pose) des filtres selon les périodicités recommandées par les constructeurs pour l'ensemble des centrales d'air est réputé inclus au forfait et ne pourra donner lieu à facturation complémentaire. 3.6.2. Constitution du stock Pour assurer la continuité et la sécurité du service, le TITULAIRE constitue un stock de pièces de rechange. Le TITULAIRE constitue sous sa propre responsabilité et fait son affaire du stock de pièces dont le coût unitaire est inférieur au seuil forfaitaire. 14
À cet effet, le TITULAIRE établit la liste des pièces détachées qu'il juge minimum et de première urgence, dans le mois qui suit le démarrage du marché ou la mise en route d'une installation neuve, avec la justification technique : TMBF (temps moyen de bon fonctionnement), criticité, délai d'approvisionnement. Il est précisé que le TITULAIRE doit mettre en stock toutes les pièces dont le délai d'approvisionnement est incompatible avec l'urgence de la réparation, éclairage en particulier et matériels de sécurité incendie (détecteurs, cartouches CO2, etc ). Après constitution du stock, le TITULAIRE devient responsable de son intégrité et doit : la gestion : inventaire, approvisionnement en tenant compte de l'évolution des besoins, le maintien des pièces en état. Il est précisé que toutes les pièces entrant sur le site doivent faire l'objet d'un mouvement de stock avant utilisation, y compris celles installées immédiatement ou mises en place dans le cadre de contrats de sous-traitance. Le stock doit être reconstitué dans son intégralité à la fin de chaque exercice annuel. 3.6.3. Stockage et utilisation de produits dangereux Le TITULAIRE ne peut en aucun cas stocker de tels produits dans l'enceinte du site, autres que ceux nécessaires à sa consommation journalière. Les produits corrosifs ou hautement inflammables ne peuvent être stockés à demeure sur le site. 15
4. MOYENS DU PRESTATAIRE 4.1. PERSONNEL INTERVENANT 4.1.1. Moyens Le TITULAIRE s engage à communiquer à chaque collège les coordonnées des personnels référents amenés à intervenir sur site. 4.1.2. Stabilité du personnel et vacance de poste Dans le cadre des prestations forfaitaires, le TITULAIRE s engage à garantir une stabilité des personnels affectés au marché (responsable technique administratif et équipe d exécution). Pour des raisons de sûreté, le DÉPARTEMENT devra être informé au minimum deux (2) mois avant des mouvements de personnels. Le TITULAIRE prendra toutes les dispositions nécessaires pour que les remplacements s effectuent dans de parfaites conditions (connaissance des installations, des prestations, des consignes, etc.). 4.2. MOYENS MATERIELS 4.2.1. Matériels d'essai et de contrôle Pour répondre à la réglementation en vigueur et pour lui permettre de réaliser les essais et mesures qu'il doit pratiquer sur les installations, le TITULAIRE dispose obligatoirement, sur site ou sur une de ses implantations proches (délai de disponibilité :1 jour ouvré), d'un ensemble d'appareils d'essais et de mesure en état de marche correspondant aux équipements et aux objectifs de performance. 4.2.2. Recherche de personnes et communications Pour pouvoir être joint en permanence sur le site lors d une intervention, le personnel du Titulaire, dès son entrée sur le site, doit impérativement signaler sa présence au COLLEGE et communiquer un numéro de portable sur lequel il peut être joint. 4.3. CENTRE D APPEL Le TITULAIRE dispose d un centre d appel permettant de gérer (ou suivre) les délais et qualité d'intervention pour ; La prise en charge de la demande ; analyse, choix et nom de l intervenant, Le renseignement de la base de données sur les caractéristiques de la demande et son traitement ; prise en charge, diagnostic, délai de réparation, fournitures mise en œuvre, clôture effective de l incident. Cet outil sert à la prise en compte et au suivi des réclamations utilisateurs. Le numéro permanent est communiqué aux COLLEGES et au DÉPARTEMENT dès le début du contrat. 16
5. ORGANISATION DES PRESTATIONS 5.1. CONDUITE ET SURVEILLANCE La conduite et la surveillance, concernent les tâches permettant la maîtrise du fonctionnement des installations, notamment : les mises en marche et arrêts, L'éclairage des locaux techniques est éteint lors de leur inoccupation. 5.1.1. Planning des visites Au démarrage du marché et au début de chaque année contractuelle, le planning des visites mensuelles de maintenance préventive est défini avec chaque établissement scolaire et transmis sous un délai de 1 mois aux COLLEGES avec copie au DÉPARTEMENT. Le planning remis doit intégrer : les dates de fermeture des établissements en raison des vacances scolaires l obligation de réaliser une visite préventive sur les installations de chauffage dans les 3 jours qui précédent les rentrées scolaires de chaque période de vacances (Septembre, Toussaint, Noël, Février et Pâques). 5.2. MAINTENANCE PREVENTIVE 5.2.1. Opérations de maintenance préventive systématique La nature et la fréquence des actions de maintenance préventive, de contrôle et d'entretien courant, indiquées au marché, sont minimales et purement indicatives, le TITULAIRE devant planifier les interventions en fonction des performances demandées au présent CCTP, et suivant : la législation, notamment celle applicable aux ERP, les caractéristiques des équipements, les recommandations ou spécifications des fabricants, les Règles de l'art, l'expérience du TITULAIRE, l'utilisation des équipements. Le calendrier annuel, établi par le TITULAIRE, précise : la nature de l'intervention la semaine de la visite ou de la prestation et la durée prévisible, le jour et l'heure si nécessaire, les locaux et/ou les équipements concernés, les contraintes éventuelles (immobilisation des équipements,...) Le TITULAIRE soumet au DÉPARTEMENT les modifications qu'il préconise d'apporter au calendrier, assorties des justificatifs nécessaires; il indique le personnel et les entreprises intervenant dans l'établissement. 17
Lors de la réunion périodique, les dates et heures définitives sont arrêtées, compte tenu des contraintes de fonctionnement du site et des contraintes liées à l'organisation d'événements exceptionnels (visites officielles, manifestations, etc.). Le DÉPARTEMENT ou le COLLEGE se réservent le droit de modifier cette planification pour des motifs d'urgences imprévisibles et d'en informer le TITULAIRE. Cette adaptation ne change pas les conditions financières et administratives du contrat. En revanche le TITULAIRE est tenu de respecter le calendrier d'intervention qui a été arrêté. Dans l'hypothèse exceptionnelle où un événement empêche le TITULAIRE de réaliser une action de maintenance aux dates et heure arrêtées, il doit en aviser immédiatement le DÉPARTEMENT, et motiver précisément par écrit la raison de l'empêchement. A chaque visite programmée, le personnel d'intervention du TITULAIRE mentionne sur les documents d'entretien l'essentiel de la visite effectuée. Il atteste que les opérations systématiques prévues ont bien été effectuées à son initiative en mentionnant les dates et heures de début et de fin de ces interventions. Il porte ses observations telles que : anomalies constatées, usure de certains organes, risque de détérioration, etc., et les suites qu'il convient de leur donner. Les modèles des cahiers de maintenance, carnets de bords sont proposés à l'accord préalable du DÉPARTEMENT. Idem pour les modèles des supports de suivi des coûts de fonctionnement. Le TITULAIRE est tenu de signaler toute non-conformité des matériels ou équipements à la réglementation en vigueur. Les interventions de dépannage ne sont pas considérées comme des événements justifiant le report des actions de maintenance préventive. Sauf accord express du DÉPARTEMENT, aucune visite systématique ne peut être effectuée en même temps qu'un dépannage ou une réparation. Le programme de maintenance préventive devra être mis à jour au fur et à mesure de l évolution de la réglementation concernant ces installations, en matière d hygiène (légionellose, traitement d eau, qualité de l air ) et de sécurité (accessibilité aux installations, installations classées, ). 5.2.2. Opérations de maintenance préventive conditionnelle Les actions de maintenance préventive conditionnelles sont planifiées par le TITULAIRE en accord avec le DÉPARTEMENT en fonction de l'urgence déterminée lors des visites de maintenance préventive systématique. A chaque visite, le personnel d'intervention du TITULAIRE mentionne sur les documents d'entretien l'essentiel des travaux effectués avec les pièces détachées remplacées. Il atteste que les opérations ont été effectuées en mentionnant les dates et heures de début et de fin de ces interventions et il porte ses observations et les suites qu'il convient de leur donner. 5.2.3. Durée des interventions en maintenance préventive La durée des interventions de maintenance préventive, systématique ou conditionnelle, doit être aussi réduite que possible. Elles sont effectuées de manière à ne pas provoquer de gêne aux usagers de l'établissement ou conduire à des arrêts de fourniture limitant la disponibilité des locaux à leur usage pendant les jours d'ouverture des collèges et les heures d'occupation des locaux concernés. 18
Les prestations nécessitant des arrêts complets doivent être effectuées en dehors des heures ouvrables, soit le mercredi après-midi, soit le samedi ou le dimanche, après accord du COLLEGE. Pour ces arrêts de fourniture, le TITULAIRE transmet par écrit au COLLEGE sa demande d'arrêt et le planning des interventions (nature des travaux, étendue, personnel, horaires), avec un préavis de 2 (deux) mois. La durée de chaque intervention ne doit pas être supérieure à 4 (quatre) heures par équipement. 5.3. MAINTENANCE CORRECTIVE Le TITULAIRE doit toutes les réparations ou réfections nécessaires pour remédier aux défauts qui seraient constatés, que ceux-ci proviennent d'une défectuosité des produits ou matériaux employés par lui, ou des conditions d'exécution des travaux ou prestations dont il a la charge. Le TITULAIRE doit exécuter tous travaux dans le respect des réglementations. 5.3.1. Modalités d interventions Le délai imparti au TITULAIRE pour commencer une intervention, rechercher la cause d'un incident ou débuter la réparation, a pour origine le signalement téléphoné ou télécopié par le DÉPARTEMENT ou le représentant du collège via le CENTRE D APPEL. Chaque appel est consigné et classé par ordre chronologique sur un registre (cahier de liaison) tenu par le TITULAIRE et à disposition du DÉPARTEMENT, et précisant : la date et l'heure, l'auteur de l'appel (UT, collèges), l'objet de l'incident : matériel, lieu précis (caractérisé par les éléments suivants : site, bâtiment, étage, n de bureau), ph énomène constaté. Sauf dans les cas cités au point 3.2.3, le délai normal d intervention est fixé à 4h00.(8h00 hors période scolaire). Le délai de réparation détermine la durée nécessaire pour achever la réparation. Il débute à la première minute de la présence sur le site et s'achève au moment où les performances garanties sont à nouveau obtenues, éventuellement par le biais de mesures conservatoires et temporaires. Dans ce dernier cas, une intervention de réparation définitive doit être prévue par le Titulaire. La responsabilité du TITULAIRE est engagée pour toute panne, dite totale, entraînant l'indisponibilité de l'ensemble d'une fonction. Hors pannes totales, les délais de réparation sont fixés comme suit : réparation sans fourniture de pièces : 1 jour réparation avec fourniture de pièces maintenues en stock : 1 jour autres cas : délai à définir avec le DÉPARTEMENT. Pour pallier les inconvénients éventuels dus à l'indisponibilité d'une partie des équipements, le TITULAIRE doit fournir au DÉPARTEMENT les conditions de mise à disposition, pendant la durée de l'indisponibilité, d'équipements de remplacement, dont le coût est hors forfait. 19
5.4. REMPLACEMENT DE PIECES Dans le cas de l option P3, les ouvrages jugés usagés ou défectueux qui sont remplacés sont entreposés dans le local technique pendant une durée maximale de sept jours à des fins de contrôle. En cas d intervention nécessitant une commande spécifique, le TITULAIRE fournit : - un devis détaillé reprenant le coût de la pièce et le coût horaire, - la motivation de l action expliquant pourquoi la réparation n était pas possible. - Il est rappelé que le coût de remplacement des pièces détachées, après déduction de franchise, n'est pas pris en compte par le DÉPARTEMENT si le remplacement est consécutif à une faute du TITULAIRE (absence d'une action de maintenance préventive par exemple). 5.5. DELAIS D INTERVENTION : Equipement délai d'intervention* Délai de réparation** génie climatique 4h00 (8h00 hors période scolaire) _réparation sans fourniture de pièces : 1 jour surpresseur et installations de traitement d'eau installations au gaz 4h00 (8h00 hors période scolaire) 4h00 sauf si risque de sécurité 1h00 _réparation avec fourniture de pièces maintenues en stock : 1 jour _autres cas : délai à définir avec le DEPARTEMENT. *Le délai imparti au TITULAIRE pour commencer une intervention, rechercher la cause d'un incident ou débuter la réparation, a pour origine le signalement téléphoné ou télécopié par le RPP ou le représentant du collège via le CENTRE D APPEL. ** Le délai de réparation détermine la durée nécessaire pour achever la réparation. Il débute à la première minute de la présence sur le site et s'achève au moment où les performances garanties sont à nouveau obtenues, éventuellement par le biais de mesures conservatoires et temporaires. 20