Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée 15-604067 FR Version 08a - (19/10/2010)
2010 AVAYA Tous droits réservés. Note Bien que tous les efforts nécessaires aient été mis en œuvre en vue de s assurer que les informations contenues dans ce document sont complètes et exactes au moment de l impression, Avaya Inc. ne peut assumer aucune responsabilité concernant toute erreur éventuelle. Les informations contenues dans ce document sont susceptibles d être amendées et modifiées lors de versions ultérieures. Avis de non responsabilité concernant la documentation Avaya Inc. ne peut être tenu responsable de toute modification, ajout ou suppression effectués dans la version publiée d origine de cette documentation, sauf si ces modifications, ajouts ou suppressions sont effectués par Avaya. Avis de non responsabilité concernant les liens Avaya Inc. n est pas responsable du contenu ou de la fiabilité des sites Web pour lesquels un lien apparaît dans la présente documentation et Avaya ne cautionne pas nécessairement les produits, les services ou les informations qui y sont décrits ou proposés. Nous ne pouvons garantir le fonctionnement permanent des liens et n'avons aucun contrôle sur la disponibilité des pages liées. Licence L UTILISATION OU L INSTALLATION DE CE PRODUIT INDIQUE QUE L UTILISATEUR FINAL ACCEPTE LES CONDITIONS DÉFINIES ICI ET LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE LICENCE DISPONIBLES SUR LE SITE AVAYA http://support.avaya.com/licenseinfo/ («GENERAL LICENSE TERMS - CONDITIONS GÉNÉRALES DE LICENCE»). SI VOUS NE SOUHAITEZ PAS ÊTRE LIÉ PAR CES CONDITIONS, VOUS DEVEZ RETOURNER LE(S) PRODUIT(S) AU POINT DE VENTE DANS LES DIX (10) JOURS À COMPTER DE LA DATE DE LIVRAISON POUR OBTENIR UN REMBOURSEMENT OU UN AVOIR. Avaya accorde à l'utilisateur final une licence dans le cadre des types de licence décrits ci-dessous. Le nombre de licences et unités de capacité applicable pour lequel la licence est accordée est de un (1), à moins qu'un autre nombre de licences ou unités de capacité soit spécifié dans la documentation ou les autres documents à la disposition de l'utilisateur final. «Processeur désigné» désigne un dispositif informatique indépendant. «Serveur» désigne un processeur désigné qui héberge une application logicielle à laquelle de multiples utilisateurs peuvent accéder. Le terme «Logiciel» désigne des programmes informatiques en code exécutable, initialement mis sous licence par Avaya et utilisés par l Utilis ateur final, qu il s agisse de produits autonomes ou pré installés sur le Matériel. Le terme «Matériel» désigne les produits matériels standard, initialement vendus par Avaya et utilisés par l Utilisateur final. Type(s) de licence : Licence de Système(s) désigné(s) (DS). L'utilisateur final peut installer et utiliser chaque copie du logiciel sur un seul processeur désigné, à moins qu'un autre nombre de processeurs désignés soit indiqué dans la documentation ou les autres documents à la disposition de l'utilisateur final. Avaya peut exiger que le processeur désigné (ou les processeurs désignés) soit identifié par type, numéro de série, touche de fonction, emplacement ou autre élément spécifique, ou qu'il soit fourni par l'utilisateur final à Avaya par un moyen électronique établi par Avaya dans ce but. Droit d auteur Sauf indication expresse contraire, le Produit est protégé par des droits d auteur et autres législations respectant les droits de propriété. La reproduction, l'utilisation ou le transfert non autorisé peut constituer un délit dans le cadre de la loi applicable. Composants tiers Certains programmes logiciels ou parties de ces programmes inclus dans le Produit peuvent contenir un logiciel distribué dans le cadre d accord avec des tiers («Third Party Components - Composants tiers»), qui peuvent contenir des conditions qui étendent ou limitent les droits d utilisation de certaines parties du Produit («Third Party Terms - Conditions relatives aux tiers»). Les informations identifiant les composants tiers et les conditions relatives aux tiers qui s y appliquent sont disponibles sur le site d Avaya à l adresse suivante : http://support.avaya.com/thirdpartylicense/ Intervention d Avaya en cas de fraude Si vous pensez être victime d une fraude téléphonique et avez besoin d assistance technique ou de support, appelez la ligne d intervention en cas de fraude téléphonique au centre de support technique au +1-800-643-2353 pour les États -Unis et le Canada. Tout point faible soupçonné en matière de sécurité des produits d'avaya doit être signalé à Avaya par courier électronique à l adresse suivante : securityalerts@avaya.com. Pour obtenir d autres numéros de téléphone d assistance, consultez le site d assistance d Avaya (http://www.avaya.com/support). Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 2
Table des matières Contents 1. Messagerie vocale intégrée 1.1 Nouveautés... 7 1.2 Récapitulatif... des options de la boîte vocale 8 1.3 Options de l'appelant... 8 2. Messagerie vocale intégrée 2.1 Accès à votre... boîte vocale et à vos messages 10 2.2 Contrôles par... défaut de la boîte vocale 10 2.3 Écoute de vos... messages 11 2.4 Renvoi d'un... message 12 2.5 Réponse aux... messages 12 2.6 Courrier électronique... de messagerie vocale 13 3. Modification de vos paramètres 3.1 Modification... du code d'accès à la boîte vocale 16 3.2 Modification... de votre message d accueil 17 3.3 Options de... transfert 17 3.4 Enregistrer... votre nom 18 4. Index Visual Voice...25 Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 3
Chapitre 1. Messagerie vocale intégrée Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 5
1. Messagerie vocale intégrée 1.1 Nouveautés Messagerie vocale intégrée: Nouveautés Voici la liste des fonctions ajoutées à la messagerie vocale intégrée d'ip Office (IP Office Embedded Voicemail). Notez que pour les systèmes existants, l'ajout de nouvelles fonctions utilisant des messages requiert la mise à niveau de l'ensemble de messages des installations existantes de la messagerie vocale intégrée. Consultez le manuel d'installation de la messagerie vocale intégrée d'ip Office. IP Office Version 6.1 Ignorer le message d'accueil de la boîte vocale L'appelant peut ignorer votre message d'accueil de boîte vocale en appuyant sur 1. Il entendra alors immédiatement le bip sonore indiquant le début de l'enregistrement. IP Office 5.0 Numéroter par nom L'utilisation de Numéroter par nom est prise en charge par les standards automatiques de la messagerie vocale intégrée. Pour faire partie des noms affichés et accessibles par les appelants, vous devez enregistrer un nom de boîte vocale 18. IP Office 4.2 Renvoyer un message ou une alerte par courrier électronique 13 Vous pouvez vous faire envoyer la notification de nouveaux messages à votre adresse électronique. La notification peut être une simple alerte vous indiquant que vous avez un message ou une copie du message vocal. IP Office 4.0 Options améliorées lors de l'écoute des messages 11 Lors de la lecture d'un message, vous pouvez désormais passer au message suivant, revenir en arrière ou avancer rapidement d'environ 5 secondes. Renvoyer un message 12 Un message peut être renvoyé vers une ou plusieurs boîtes vocales. Répondre à un message 12 Si un CLI est disponible, vous pouvez répondre à un message vers un numéro interne ou externe. Choix des options de transfert 17 Vous pouvez configurer jusqu'à 3 numéros de dérivation. Lorsque les appelants sont dirigés vers votre boîte vocale, ils peuvent soit laisser un message, soit choisir d'être transférés vers l'un des trois numéros proposés. Transfert de fax Il est possible de définir une action de transfert de fax dans IP Office Manager. Si une action de transfert a été définie, dès la détection de la tonalité d'une télécopie, le standard automatique dirige l'appel vers la destination du transfert du fax. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Visual Voice 22 Les utilisateurs peuvent accéder à leur boîte vocale grâce à une touche programmée pour Visual Voice. Un menu propose à l'utilisateur l'écoute de messages, l'envoi de messages, la modification de son message d'accueil ainsi que de son mot de passe. L'accès à Visual Voice est accordé par l'administrateur système au moyen d'ip Office Manager. La fonction Visual Voice n est pas disponible sur tous les téléphones. Veuillez consulter le guide du téléphone pour de plus amples renseignements. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 7
1.2 Récapitulatif des options de la boîte vocale Voici un récapitulatif des options dont vous disposez lorsque vous vous êtes connecté à votre boîte vocale de votre propre poste ou à distance. À moins que vous ne choisissiez d'enregistrer vos messages, ceux-ci sont automatiquement effacés 24 heures après leur diffusion. Pour enregistrer un message pendant sa lecture, appuyez sur la touche 5. 1.3 Options de l'appelant Les options suivantes sont offertes aux appelants de votre boîte vocale lorsqu'ils vous laissent un message. Ignorer le message d'accueil de la boîte vocale L'appelant peut ignorer votre message d'accueil de boîte vocale en appuyant sur 1. Il entendra alors immédiatement le bip sonore indiquant le début de l'enregistrement. Transfert vers un autre numéro 17 En fonction de vos paramètres d'utilisateur, l'appelant peut choisir d'être transféré à un autre poste plutôt que de vous laisser un message. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 8
Chapitre 2. Messagerie vocale intégrée Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 9
2. Messagerie vocale intégrée 2.1 Accès à votre boîte vocale et à vos messages La méthode ci-dessous est celle par défaut disponible à tous les utilisateurs pour accéder à leur boîte vocale. Si vous disposez d'ip Office Phone Manager ou d'un téléphone numérique Avaya, vous pouvez accéder à votre boîte vocale grâce à eux. Reportez-vous au guide de l'utilisateur de Phone ou du téléphone. L'administrateur système peut également configurer d'autres méthodes d'accès dont l'accès à votre boîte vocale à partir d'autres téléphones et l'accès aux boîtes de groupes de recherche de ligne. Pour vous connecter à votre boîte vocale : 1. Composez *17 à partir de votre poste. 2. Si un code d'accès est déjà configuré pour votre boîte, vous serez invité à le saisir. Entrez votre code d accès. 3. Vous entendez une voix vous indiquer le nombre de messages dans votre boîte. Le système de messagerie vocale commence à lire vos nouveaux messages. Après avoir accédé à votre boîte, vous pouvez utiliser les contrôles suivants : Appuyer sur Action 1 Écouter d'anciens messages. 2 Écouter des messages enregistrés. 3 Modifier le message d'accueil de la boîte. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modification de votre message d'accueil 17. 4 Supprimer le message actuel. 5 Enregistrer le message actuel. *04 Modifier le code d accès à la boîte vocale. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modification du code d'accès à la boîte vocale 16. *05 Enregistrer votre nom 18. *4 Écouter des messages d'aide. 8 Quitter. IMPORTANT Une fois que vous avez écouté un nouveau message, il est marqué comme «ancien». Il sera automatiquement supprimé après 24 heures. Si vous ne voulez pas qu'il soit supprimé, vous devez l'indiquer comme enregistré en appuyant sur 5 tout en écoutant le message. 2.2 Contrôles par défaut de la boîte vocale Vous pouvez utiliser les codes de fonction pour la numérotation d'ip Office pour contrôler votre boîte vocale. Il s'agit des fonctions système par défaut pouvant être modifiées par votre administrateur système. Pour les utilisateurs de téléphones Avaya comportant des touches programmables, votre administrateur système peut également attribuer ces fonctions à ces touches. *18 : Activer la messagerie vocale Les appels sont dirigés vers la boîte vocale lorsque vous êtes occupé ou que vous ne répondez pas. Si le poste vers lequel vous transférez vos appels ne répond pas, les appels seront également dirigés vers la boîte vocale. *19 : Désactiver la messagerie vocale Permet de désactiver la fonction ci-dessus. *48: Rappel de la messagerie vocale activé Si le rappel est activé et si vous avez de nouveaux messages, le système de messagerie vocale fait sonner votre poste après la fin d'un appel. *49 : Rappel de la messagerie vocale désactivé Permet de désactiver la fonction ci-dessus. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 10
2.3 Écoute de vos messages Messagerie vocale intégrée: Contrôles par défaut de la boîte vocale Lorsque vous vous connectez à votre boîte vocale, les nouveaux messages qui s'y trouvent sont lus automatiquement. Une fois la lecture d'un message terminée, ce dernier est marqué comme étant un ancien message. Les anciens messages sont automatiquement supprimés après 24 heures. Pendant la lecture de vos messages, vous disposez des options suivantes : Appuyez sur la touche 4 pour supprimer le message. Appuyez sur la touche 5 pour enregistrer le message. Appuyez sur la touche 6 pour renvoyer le message. Consultez la section Renvoi d'un message 12. Appuyez sur 7 pour réécouter le dernier message. Appuyez sur la touche 8 pour quitter la messagerie vocale. Appuyez sur la touche 9 pour passer au message suivant. Appuyez sur la touche * pour revenir en arrière de quelques secondes dans le message. Appuyez sur la touche # pour avancer de quelques secondes dans le message. Appuyez sur ** pour renvoyer l'appel. Consultez la section Réponse aux messages 12. Pour écouter un ancien message 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur 1 pour écouter les anciens messages. Vous pouvez enregistrer le message en appuyant sur la touche 5. Pour enregistrer un message 1. Appuyez sur la touche 5 lorsque vous écoutez un nouveau ou un ancien message. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 11
2.4 Renvoi d'un message Vous pouvez renvoyer simultanément un message vers une ou plusieurs autres boîtes vocales. Si vous renvoyez un message, vous pouvez ajouter un commentaire au début ou à la fin du message. Pour renvoyer un message : 1. Pendant la lecture du message, appuyez sur 6. 2. (Facultatif) Appuyez sur 3 pour ajouter un commentaire au début du message. Le système vous demande d'enregistrer votre commentaire après le bip. Enregistrez votre commentaire puis appuyez sur la touche # pour valider l'enregistrement. Le système vous demande d'entrer la destination du transfert. Voir l'étape 4. 3. Appuyez sur la touche 2 pour renvoyer le message. 4. Entrez le numéro du poste vers lequel le message doit être renvoyé, puis appuyez sur la touche #. Si vous voulez envoyer le message vers plusieurs boîtes vocales, entrez les numéros de poste séparés par un #. 5. Appuyez sur la touche # pour terminer l'adressage et renvoyer le message. 2.5 Réponse aux messages Vous pouvez appeler la personne qui a laissé un message sur votre boîte vocale. Vous pouvez rappeler des personnes, qu'elles soient internes ou externes. Vous ne pourrez passer un appel que si le CLI était disponible au moment où le message a été déposé. Pour répondre à un message vocal 1. Pendant la lecture du message, appuyez sur **. Si un CLI a été reçu au moment où le message était déposé, un appel est lancé vers ce CLI. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 12
Messagerie vocale intégrée: Réponse aux messages 2.6 Courrier électronique de messagerie vocale Dans IP Office 4.2+ (à l exception de Small Office Edition), la messagerie vocale intégrée prend en charge les fonctions du courrier électronique de la messagerie vocale. Une notification de nouveaux messages peut être envoyée à votre adresse électronique. La notification peut être une simple alerte vous indiquant que vous avez un message ou une copie du message vocal, le cas échéant. Adresse électronique/activation des fonctions de courrier électronique de la boîte vocale Avant de pouvoir utiliser les options de courrier électronique, votre administrateur système doit entrer votre adresse électronique dans la configuration d'ip Office. Sinon, vous entendez le message suivant : «Le courrier électronique n'est pas activé sur cette boîte vocale», chaque fois que vous essayez d'utiliser une option de courrier électronique. Votre administrateur système peut vous dire si votre système de messagerie vocale a été configuré pour prendre en charge le courrier électronique. Pour activer la notification par courrier électronique Vous pouvez configurer votre boîte vocale pour que les messages reçus à l'avenir soient renvoyés vers votre adresse électronique. Les messages ne sont pas stockés dans la boîte vocale de votre messagerie. 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Sélectionnez le type de notification par courrier électronique que vous souhaitez. Pour une alerte par courrier électronique, appuyez sur *02. Pour renvoyer le message vers votre adresse de courrier électronique, appuyez sur *01. Pour transférer un message vers un courrier électronique Si vous écoutez un message, vous pouvez l envoyer sur votre messagerie électronique soit lors de l écoute, soit immédiatement après l avoir écouté. 1. Lorsque vous écoutez un message, ou immédiatement après, appuyez sur 6. 2. Appuyez sur 1. Le message est renvoyé à votre adresse de courrier électronique. Pour désactiver la notification par courrier électronique Si vous avez choisi l'une des options de notification de courrier électronique, vous pouvez les désactiver depuis votre téléphone. 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche *03. Vous entendez un message de confirmation vous indiquant que l'option est désormais désactivée. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 13
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Chapitre 3. Modification de vos paramètres Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 15
3. Modification de vos paramètres 3.1 Modification du code d'accès à la boîte vocale Vous pouvez définir un code d'accès pour votre boîte vocale. Vous devrez indiquer ce code chaque fois que vous accédez à la boîte pour relever les messages. Ce code d'accès doit comprendre 4 à 15 chiffres. La configuration et la modification d'un code d'accès de boîte vocale doivent être effectuées par votre administrateur système. Vous pouvez également le faire vous-même via la boîte vocale. Lorsque vous modifiez votre code d'accès : Entrez au moins quatre chiffres. Si vous entrez moins de quatre chiffres, un message vous demandera d'entrer un code plus long. Ne définissez pas un code évident, par exemple : N'utilisez pas le même que votre numéro de poste. N'utilisez pas une suite de chiffres (1234, par exemple). N'utilisez pas une répétition du même chiffre (1111, par exemple). Pour modifier votre code d'accès 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. Si un code d'accès est déjà configuré pour votre boîte, vous serez invité à le saisir. Entrez votre code d'accès. 2. Appuyez sur *04 pour modifier le code d'accès. 3. Entrez votre code d accès actif et appuyez sur #. Si vous n'en possédez pas, appuyez sur #. 4. Entrez votre nouveau code d'accès suivi de #. 5. Retapez votre nouveau votre nouveau code d'accès suivi de #.Ce code est désormais modifié. Le système vous indique si les codes ne correspondent pas ou ne sont pas acceptables. Il confirme également le changement de code d'accès, en cas de succès. Pour supprimer un code d'accès existant 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur *04 pour modifier le code d'accès. 3. Entrez votre code d accès actif et appuyez sur #. 4. Lorsqu'un message vous demande d'entrer le nouveau code d'accès, appuyez sur la touche #. 5. Lorsqu'un message vous demande d'entrer à nouveau le nouveau code d'accès, appuyez sur la touche #. Votre code d'accès est supprimé. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 16
Modification de vos paramètres: Modification du code d'accès à la boîte vocale 3.2 Modification de votre message d accueil Vous pouvez remplacer le message d'accueil du système par un message d'accueil personnel. Il s'agit du message d'accueil entendu par les appelants lorsqu'ils sont dirigés vers votre messagerie vocale. Vous pouvez écouter un message d'accueil et le réenregistrer à tout moment. Pour écouter votre message d'accueil 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche 3 pour sélectionner l'option de modification du message d'accueil. 3. Appuyez sur la touche 1 pour écouter votre message d'accueil. Si aucun message d'accueil n'a été enregistré, vous entendrez : «Le message n'a pas encore été enregistré». Vous devez enregistrer un message. Pour enregistrer ou modifier votre message d'accueil 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur la touche 3 pour sélectionner l'option de modification du message d'accueil. 3. Appuyez sur la touche 2 pour modifier votre message d'accueil. 4. Lorsqu'un message vous le demande, lisez votre nouveau message d'accueil. Un message d'accueil doit durer plus de 3 secondes. Une période de silence longue (environ 10 secondes) vous déconnecte de votre boîte vocale. 5. Lorsque vous avez terminé d'enregistrer votre message d'accueil, appuyez sur la touche 2. 6. Appuyez sur la touche 1 pour écouter le nouveau message d'accueil. Après l'avoir écouté, vous pouvez : Appuyer sur la touche 3 pour enregistrer le nouveau message. Votre nouveau message d'accueil sera utilisé. Appuyer sur la touche 2 pour réenregistrer le nouveau message. Appuyer sur la touche 4 pour enregistrer le nouveau message d'accueil et le lire en boucle. Cette option permet de lire le message d'accueil en continu. Les personnes qui vous appellent ne pourront pas laisser de message. Veuillez noter qu une fois que cette option est sélectionnée, le message d accueil ne peut pas revenir à un message d accueil normal, à moins d en enregistrer un nouveau. 3.3 Options de transfert Votre administrateur système peut configurer jusqu'à 3 numéros de transfert pour votre boîte vocale. Les appelants qui laissent des messages sur votre boîte vocale peuvent appuyer sur *0, *2 ou *3 pour être transférés vers les numéros indiqués. En général, cette fonction est utilisée pour transférer les appelants vers le réceptionniste ou un de vos collègues. Si vous possédez l application IP Office Phone Manager, vous pouvez configurer vous-même les numéros de destination dans les préférences de Phone Manager (Affichage Préférences Messagerie vocale Options de transfert de la messagerie vocale). Demandez à votre administrateur système qu'il vous dise si un numéro de transfert a été configuré pour votre boîte vocale. Une fois cette fonction configurée, n'oubliez pas de modifier votre message d'accueil de boîte vocale afin d'informer les appelants de l'option. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modification de votre message d'accueil 17. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 17
3.4 Enregistrer votre nom Vous pouvez enregistrer votre nom, si nécessaire. L'enregistrement de votre nom est ensuite utilisé pour la fonction Numéroter par nom prise en charge par les standards automatiques de la messagerie vocale intégrée qui permet d'entrer le nom de l'utilisateur requis. Enregistrer ou modifier votre message d'accueil 1. Connectez-vous à votre boîte vocale. 2. Appuyez sur *05 pour sélectionner l'option pour enregistrer votre nom. 3. Appuyez sur 1 pour entendre l'enregistrement de votre nom actif. 4. Appuyez sur la touche 2 pour enregistrer votre nom. 5. Lorsque vous y êtes invité, prononcez votre nom. La durée maximale d'enregistrement est de 5 secondes. 6. Appuyez sur 2 lorsque vous avez terminé d'enregistrer votre nom. 7. Appuyez sur la touche 1 pour écouter le nouvel enregistrement de votre nom. Après l'avoir écouté, vous pouvez : Appuyer sur la touche 3 pour sauvegarder le nouvel enregistrement. Appuyer sur la touche 2 pour le réenregistrer. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 18
Modification de vos paramètres: Enregistrer votre nom Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 19
Chapitre 4. Visual Voice Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 21
4. Visual Voice Visual Voice permet d'accéder à votre boîte vocale à l'aide du menu d'affichage de votre téléphone plutôt qu'avec les messages parlés de la boîte vocale. Pour utiliser Visual Voice, votre administrateur système doit ajouter une touche correspondante à votre téléphone. Pour les utilisateurs sur des systèmes IP Office 4.2 ou de versions ultérieures, l'administrateur système peut configurer la touche MESSAGES sur votre téléphone pour faire office de touche Visual Voice. Visual Voice n'est pas pris en charge sur tous les téléphones. Vous trouverez ci-après les téléphones compatibles avec cette option : Séries 1400, 1600, 2400, 4400, 4600, 5400, 9600, T3. [à l'exception des modèles XX01 et X02] Les téléphones dotés d'un écran, mais ne prenant pas en charge le fonctionnement Visual Voice, prennent en charge l'utilisation de cette touche pour accéder à la boîte vocale de l'utilisateur à l'aide des commandes vocales et pour le transfert direct à la messagerie vocale lors d'un appel (sauf pour les téléphones T3 et T3 IP). Sur les téléphones T3, la touche Visual Voice passe directement à la fonction Écouter de Visual Voice. Pour accéder à l'ensemble complet des fonctions Visual Voice, utilisez Menu > Paramètres > Paramètres de la messagerie vocale. Contrôles de Visual Voice La disposition des options sur l'écran varie selon le type de téléphone et la taille de l'affichage. Les contrôles qui ne peuvent pas être ajustés sur l'affichage actuel sont accessibles à l'aide des boutons < et > du téléphone pour passer d'une page d'écran à l'autre. Bouton Écouter Fonctions Accédez à votre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur cette touche, l'écran affiche le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés. Sélectionnez l'une de ces options pour démarrer la lecture des messages de cette catégorie. Une fois la lecture des messages sélectionnée, les contrôles disponibles changent : Précédent : Permet de lire le message précédent. Suivant : Permet de lire le message suivant. Reculer : Pour reculer d'environ 5 secondes. Avance rapide : Pour avancer d'environ 5 secondes. Supprimer : Permet de supprimer le message actuel. Enregistrer : Permet de marquer le message comme étant enregistré. Copier : Permet de copier le message vers une autre boîte vocale. Lorsque vous appuyez sur ce bouton, un certain nombre d'options supplémentaires sont affichées. Pré enregistrement : Permet d'enregistrer un message qui sera joint au début du message copié. Cibles : Permet d'entrer la destination de la copie du message. Terminé : Permet de copier le message à l'aide des cibles entrées. Pause : Permet de suspendre le message actuel. Appuyez de nouveau sur ce bouton pour annuler la pause. Principal (0) Message Message d accueil Il se peut que les noms de groupe de recherche de ligne soient affichés si vous avez été configuré pour l'accès à la boîte vocale du groupe. Le nombre de nouveaux messages dans la boîte vocale est affiché après le nom. Appuyez sur le bouton pour accéder à la boîte vocale de la même façon que pour l'option Écouter cidessus. Enregistrez et envoyez un message vocal vers une ou des autres boîtes vocales. Changez le message d'accueil principal utilisé pour les appelants dans votre boîte vocale. Si aucun message d'accueil n'a été enregistré, la boîte vocale par défaut du système est utilisée. Enregistrer : Permet d'enregistrer un nouveau message d'accueil. Écouter : Permet d'écouter le message d'accueil actif ou le nouveau message récemment enregistré. Soumettre : Permet de soumettre le nouveau message d'accueil récemment enregistré. Supprimer : Permet de supprimer le message d'accueil actuel. Le message d'accueil par défaut du système est rétabli sauf si les options Enregistrer et Soumettre sont utilisées pour enregistrer un nouveau message d'accueil. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 22
Visual Voice: Bouton E-mail Fonctions Cette option n'est affichée que si vous avez été configuré avec une adresse électronique pour l'utilisation de la boîte vocale dans la configuration d'ip Office. Cette commande permet de voir et de modifier le mode actuel de courrier électronique de la messagerie vocale utilisé pour les nouveaux messages reçus par votre boîte vocale. Utilisez Modifier pour modifier le mode sélectionné. Appuyez sur Terminé lorsque le mode requis est affiché. Les modes possibles sont les suivants : Mode courrier électronique désactivé : Courrier électronique de la messagerie vocale n'est pas utilisé. Copie de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont copiés vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d'origine est conservé dans la boîte vocale. Renvoi de mode courrier électronique : Les nouveaux messages vocaux sont renvoyés vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d origine est supprimé de la boîte vocale. Alerte de mode courrier électronique : Un message e-mail d'alerte est envoyé vers l'adresse électronique de l'utilisateur. Le message d'origine n'est pas joint au courrier électronique et est conservé dans la boîte vocale. Mot de passe Modifiez le mot de passe de la boîte vocale. Pour ce faire, il faut indiquer le mot de passe existant. Utiliser la touche Visual Voice pour le transfert vers la messagerie vocale Si ce paramètre est sélectionné lorsque vous avez un appel en cours, la touche Visual Voice permet l'entrée d'un numéro de poste pour un transfert direct vers la messagerie vocale de l'appel connecté. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 23
Index A Accès à la boîte par défaut 10 Accès à la boîte vocale 10 Activer la messagerie vocale 10 alerte par courrier électronique 13 Avance rapide sur le message 11 C Code d'accès à la boîte vocale 16 Contrôles de la boîte vocale 10 D Définir Réception de la messagerie vocale 17 Désactiver la messagerie vocale 10 E Entendre les messages d'aide 10, 17 I Ignorer le message 11 M Message d'accueil 17 Messagerie vocale 10 Messages 10 Modification Code d'accès à la boîte vocale 16 Votre message d'accueil 17 N notification par courrier électronique 13 P Phone Manager 10 R Rappel 10 Rappel de la messagerie vocale Activé 10 Rappel messagerie vocale désactivé 10 Réception de la messagerie vocale 17 Renvoi 12 Répondre 12 Revenir en arrière sur le message 11 S Sauvegarder un message 11 Supprimer un message 11 T Transfert à la Réception 17 V Votre boîte vocale 10 Index Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 25
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Les chiffres et les données de performances cités dans ce document correspondent à des mesures habituelles ; leur application à une commande ou à un contrat particulier doit au préalable faire l objet d une confirmation écrite expresse de la part d Avaya. La société se réserve le droit de modifier ou de rectifier à sa convenance le contenu de ce guide. La publication des informations de ce document n implique pas de dérogation en matière de protection des brevets ou d autres droits de propriété d Avaya ou d autres sociétés. Toutes les marques identifiées par ou sont respectivement des marques ou des marques déposées d Avaya Inc. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Ce document contient des informations confidentielles d Avaya et ne doit pas être divulgué ou utilisé, excepté en respectant les accords applicables. 2010 Avaya Inc. Tous droits réservés. Manuel de l utilisateur de la boîte vocale de messagerie intégrée Page 28