POLITIQUE Pièces d identité requises pour la création d un dossier unique et pour l obtention de certains OBJECTIF Cette politique a pour objet de préciser les données d identification requises afin de procéder à la validation de l identité d une personne physique ou pour s assurer de la constitution d une personne morale au cours de certaines transactions ou au moment de la création d un dossier unique au nom de la personne. Plus précisément, cette politique vise à : énumérer les documents exigés lorsqu une transaction requiert d identifier une personne physique ou une personne morale; préciser le mode d inscription de certaines données dans un dossier unique de personne physique ou morale; indiquer les documents et les renseignements exigés pour l inscription au registre dans les cas d immatriculation de véhicules par des non-résidents ou de véhicules en copropriété ou en colocation; énumérer les documents requis pour qu une modification du nom ou de l adresse soit apportée au dossier; mentionner la possibilité de créer une subdivision au système, entre autres pour faciliter le regroupement de véhicules appartenant à un même propriétaire. PRÉALABLE Cadre légal Règlement sur les permis (R.R.Q., c. C-24.2, r. 34), articles 6, 10 et 32; Règlement sur l immatriculation des véhicules routiers (R.R.Q., c. C-24.2, r. 29), article 13; Code civil du Québec (L.R.Q., c. CCQ). MODALITÉS D APPLICATION La personne physique et la personne morale sont inscrites au registre de la Société. Au moment de l inscription, un numéro d identification leur est attribué afin de regrouper, dans un dossier unique, les renseignements sur le permis et sur l immatriculation qui les concernent. 1. Personne physique Lors de la création d'un dossier pour une personne physique ou au cours de certaines transactions, le requérant doit présenter deux pièces qui fournissent l ensemble des renseignements nécessaires pour établir son identité, soit le prénom, le nom, la date de naissance, la signature 1 et la photo 2. 1. En ce qui concerne la signature, la Société applique l article 2827 du Code civil du Québec, lequel dit : «La signature consiste dans l'apposition qu'une personne fait à un acte de son nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de façon courante, pour manifester son consentement». Ainsi la Société accepte qu une personne emploie, pour signer, le nom qu elle utilise couramment ou une marque distinctive. 2. En outre, lorsqu elle demande un permis d apprenti conducteur, la personne doit fournir les renseignements suivants, puisqu ils apparaissent sur la pièce (cf. Règlement sur les permis, article 10) : le sexe, la taille, la couleur des yeux ainsi que l adresse de la résidence principale, laquelle doit se situer au Québec. 1
Néanmoins, une des pièces présentées doit obligatoirement faire partie de celles mentionnées au point «Pièces d identité principales». Les pièces présentées doivent être des documents originaux, valides, qui ne sont pas expirés 3. 1.1. Pièces d identité principales certificat de naissance délivré par le Directeur de l'état civil du Québec; certificat de naissance délivré par une autre province ou par un territoire canadien; certificat de statut d Indien 4 ; certificat de citoyenneté canadienne avec photo; passeport canadien ou passeport délivré à l étranger; ce dernier doit être accompagné d une traduction en français ou en anglais, s il y a lieu; carte d'identité des membres des Forces armées canadiennes; carte de résident permanent (ce document ne doit pas comporter la mention «le titulaire n est plus résident permanent») ou un autre document de citoyenneté délivré par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC); attestation de présence connue au Canada (par exemple un permis de travail, un permis d étude, etc.). Note : Si les pièces présentées sont acceptables et qu elles ne comportent pas de prénom, un «X» doit être inscrit dans le champ prénom (par exemple : (champ nom) HUONG (champ prénom) X). 1.2. Pièces d identité complémentaires carte d assurance maladie; carte d'identité d'un agent de la paix (policier ou contrôleur routier); permis avec photo autorisant la conduite d'un véhicule routier (permis du Québec ou délivré par une autre administration); permis de chauffeur de taxi; lettre de protocole du ministère des Relations internationales du Québec confirmant le statut de «personnage officiel» du requérant (cette pièce n est pas acceptée pour l authentification aux fins de la délivrance de la carte d assurance maladie). Toute autre pièce peut être acceptée à titre de pièce d'identité complémentaire si elle répond à tous les critères suivants : la pièce donne les renseignements nécessaires à la transaction; elle porte la photo et la signature du détenteur; elle est valide à la date de la demande du service; 3. Des documents non valides ou expirés peuvent être présentés seulement lorsque la personne n a plus de pièces d identité valides en sa possession à cause d une situation exceptionnelle (vol, incendie, etc.). 4. Le certificat de statut d Indien est obligatoire pour exempter un Amérindien de la taxe sur les assurances. 2
l'organisme qui l a délivrée est un organisme légalement constitué et il contrôle la délivrance des pièces concernées et les renseignements qui y sont inscrits. 1.3. Nom de famille Le nom de famille inscrit au dossier est celui reçu à la naissance. Toutefois, la femme mariée avant le 2 avril 1981 peut aussi, en vertu du Règlement sur les permis (article 6), utiliser soit : le nom de son époux; celui qui lui a été attribué à la naissance, accolé à celui de son époux; et ce, sur présentation d une copie de son certificat de mariage ou d un autre document attestant ce mariage (passeport, extrait de registre civil). La femme mariée qui désire réutiliser uniquement son nom de naissance doit produire à la Société une copie de son certificat de naissance ou de son acte de naissance ou sa carte d assurance maladie. Au moment de la création du dossier unique d un nouveau résident, le nom de famille inscrit au registre de la Société est celui apparaissant sur les pièces délivrées par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). 1.4. Prénom usuel La Société crée le dossier de la personne en tenant compte de son prénom usuel, c est-à-dire celui inscrit au début de la liste des prénoms apparaissant sur son certificat de naissance. Au moment de la création du dossier, si la personne déclare que son prénom usuel n est pas le premier de la liste, mais plutôt un autre des prénoms inscrits sur son certificat de naissance, elle doit présenter des pièces d identité permettant de le démontrer (par exemple la carte d assurance maladie ou le passeport). 1.5. Modification du nom ou du prénom d une personne physique Toute demande de changement de prénom ou de nom de famille au registre de la Société doit être faite par le requérant et elle doit être accompagnée d une preuve officielle. Au Québec, le Directeur de l état civil est le seul officier habilité à délivrer des documents authentiques relativement aux actes de naissance et aux changements de noms. Par conséquent, seul un certificat de naissance, démontrant que le nouveau prénom ou le nouveau nom de famille est celui déclaré, permet de modifier l inscription au registre de la Société. 2. Personne morale L inscription d une personne morale au registre de la Société se fait par l intermédiaire d une personne mandatée à cet effet. Celle-ci doit présenter la résolution du conseil d administration de l entreprise lorsque le service demandé est l immatriculation d un nouveau véhicule au nom de la personne morale ou le transfert de propriété du véhicule. Par contre, s il s agit d un renouvellement d immatriculation ou d une autre transaction qui n implique pas l immatriculation d un nouveau véhicule ou le transfert de propriété, la personne mandatée peut présenter une simple procuration attestant son statut. 3
2.1. Documents exigés Aucun document particulier n est exigé si une entreprise est immatriculée auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ) 5, puisque la Société vérifie au registre si elle est inscrite. Si l entreprise n est pas inscrite au REQ, le requérant doit produire un document officiel de constitution (statuts, lettres patentes, charte de constitution en personne morale). 2.2. Personne morale sans siège social au Québec Dans le cas d une personne morale sans siège social au Québec, la personne mandatée devra fournir, outre les documents exigés au point 2.1, les renseignements suivants : l adresse complète de son principal établissement au Québec; ou à défaut d établissement au Québec, l adresse complète de son siège social à l'étranger. 3. Création d un dossier pour l immatriculation de véhicules appartenant à un nonrésident du Québec Au moment de la création du dossier, deux pièces d identité parmi celles énumérées aux points 1.1 et 1.2 sont requises. De plus, le non-résident du Québec doit fournir l adresse de sa résidence principale hors Québec. Un véhicule peut être immatriculé avec une adresse située hors Québec, dans les cas suivants : immatriculation temporaire d un véhicule par un acquéreur non-résident; immatriculation d un véhicule par un propriétaire non-résident du Québec, mais habitant une région limitrophe; délivrance d une plaque d immatriculation conformément au Règlement sur les ententes de réciprocité entre le gouvernement du Québec et les provinces, les territoires canadiens et certains États américains en matière d immatriculation des véhicules de commerce (L.R.Q., c. C-24.2, r.0.1.5); délivrance d un permis spécial de circulation; délivrance d un certificat pour un voyage. 4. Création d un dossier pour immatriculation en commun d un véhicule En plus de présenter deux pièces d identité parmi celles énumérées aux points 1.1 et 1.2, le requérant doit produire un document attestant qu il est l un des copropriétaires ou colocataires et qu il est mandaté pour procéder à l immatriculation du véhicule. La liste des copropriétaires ou des colocataires est également exigée. 5. Conformément aux nouvelles exigences d immatriculation au REQ, les entreprises constituées à l extérieur de la province peuvent aussi figurer au registre du REQ si elles exploitent une entreprise au Québec, si elles possèdent un droit réel immobilier autre qu une propriété ou une hypothèque, si elles y ont établi leur domicile ou lorsque certaines entreprises fusionnent. Il est donc important de vérifier au registre, même lorsque l entreprise ne semble pas être une entreprise locale. 4
Le certificat d immatriculation indique, selon le cas : véhicule détenu par deux copropriétaires ou colocataires : les deux noms sont inscrits sur le certificat d'immatriculation; véhicule détenu par plus de deux copropriétaires ou colocataires : la mention «En commun» est apposée sur le certificat d immatriculation, à la suite du nom du copropriétaire ou du colocataire mandaté à cette fin. 5. Modification du nom ou de l adresse d une personne morale Tout changement d adresse ou de nom exige l existence préalable d un dossier officiel au nom du requérant et la présentation de pièces d identité. La modification du nom ou de l adresse peut entraîner des changements importants au registre, comme la création d une subdivision. 5.1. Changement d adresse d une personne morale Les changements d adresse des personnes morales sont effectués dans les centres de, au siège social et chez les mandataires. Toute personne morale qui désire modifier son adresse officielle (ou une adresse secondaire) auprès de la Société doit respecter les conditions suivantes : la demande doit être produite sur le formulaire de la Société Avis relatif de changement d adresse de l entreprise dûment rempli (procuration) ou sur du papier à l entête de l entreprise ou portant le sceau de celle-ci; si la demande est faite sur du papier à l entête de l entreprise, ou si elle porte le sceau de cette dernière, elle doit contenir les mêmes informations que sur le formulaire de la Société soit : le nom exact de l entreprise; le numéro de dossier de l entreprise à la Société (ou de la subdivision), ou encore, le numéro du Registraire des entreprises du Québec (REQ); l ancienne adresse; la nouvelle adresse; la date à laquelle l entreprise sera logée à sa nouvelle adresse; le nom et le prénom de l employé autorisé par l entreprise à faire la modification d adresse; la fonction de l employé autorisé par l entreprise à faire la demande; la date de la demande; la signature de la personne autorisée par l entreprise. la personne autorisée par l entreprise à faire la demande doit être l une des personnes suivantes : le président de l entreprise; le vice-président de l entreprise; le directeur de l entreprise; un membre de la direction autorisé à cette fin; toute personne liée à l entreprise au Registraire des entreprises du Québec (REQ). 5
5.2. Faillite Lorsqu il y a faillite, les véhicules se retrouvent sous le contrôle d un syndic. Les renseignements qui les concernent doivent donc être transférés vers un dossier de syndic. Pour obtenir le transfert, le syndic ou son représentant doit présenter, selon le cas : l original du jugement délivré par la Cour supérieure; le certificat de nomination d un syndic; la demande d immatriculation au nom du syndic; le certificat de cession. 6. Création d une subdivision La subdivision permet de regrouper l ensemble des véhicules d un même propriétaire selon : un nom différent de celui du propriétaire; une adresse différente de l adresse principale. Dans le cas d une personne décédée, le véhicule doit être inscrit au nom de la succession jusqu au moment du transfert à un nouveau propriétaire. Une subdivision doit alors être créée avec la mention «Succession de». L adresse de la succession correspond, par défaut, à celle du dernier domicile de la personne décédée. Toutefois, à des fins de commodité, le liquidateur de la succession peut demander qu une autre adresse soit inscrite au dossier. RESPONSABILITÉS ADMINISTRATIVES La Direction du développement en permis-immatriculation et de l harmonisation est responsable de l élaboration, du suivi et de l évaluation de cette politique. 6