Activités avec l étranger L01PKI Liste des clients résidents réalisant des paiements à caractère professionnel à l étranger
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Table des matières 1. Champ d'application 5 1.1 Clients concernés de l'établissement de crédit 5 1.2 Paiements concernés 5 2. Dispositions générales 7 2.1 Obligation légale et redevables des informations 7 2.2 Responsabilité 7 2.3 Périodicité et délai de déclaration 7 2.4 Modes de transmission 7 2.5 Relevé avec indication "néant" 7 2.6 Adresse 8 3. Informations à fournir 9 3.1 Identification de l'établissement de crédit déclarant 9 3.2 Identification de la personne de contact auprès de l'établissement de crédit ou du tiers déclarant 9 3.3 Période de déclaration 9 3.4 La liste proprement dite 9 3.4.1 Variables d information 9 4. Annexe: Les déclarations électroniques via l application CSSR 11 4.1 Introduction 11 4.2 Adresse 11 4.3 Identification des utilisateurs 11 4.4 Fonctionnalités de l'application CSSR 12 4.4.1 Utilisation du menu et du tableau de commande 12 4.4.2 Choix du canal de communication 12 4.4.3 Transmission d un fichier par e-mail 12 4.4.4 Le chargement sécurisé de fichiers via l internet 12 4.4.5 L encodage de la déclaration à l aide du formulaire web 13 4.4.6 Le chargement sécurisé de fichiers dans le cadre du formulaire web 13 4.5 Format du fichier CSV 13 4.5.1 Généralités 13 4.5.2 Fichier CSV pour la déclaration de la liste des clients 13 4.5.3 Exemple de fichier 14 3
1. Champ d'application 1.1 Clients concernés de l'établissement de crédit Toutes les personnes morales résidentes et toutes les personnes physiques résidentes dans l'exercice d'un commerce ou d'une profession libérale qui font exécuter un paiement vers l'étranger ou qui reçoivent un paiement de l'étranger à l'intervention de l'établissement de crédit. L'identification des clients résidents se faisant uniquement au moyen de leur numéro d'entreprise, les personnes physiques qui ne disposent pas d'un numéro d'entreprise et les personnes morales qui, provisoirement, ne disposent pas encore d'un numéro d'entreprise, ne doivent pas être reprises dans la liste. 1.2 Paiements concernés Tous les transferts de fonds en compte, d'un montant individuel excédant EUR 12 500 ou la contre-valeur en une autre monnaie, entre la Belgique et l'étranger d'ordre d'un des clients concernés et en faveur d'un non-résident ou vice versa. La Banque nationale de Belgique (BNB) invite cependant les établissements de crédit à reprendre dans la liste tous leurs clients qui ont réalisé un paiement à caractère professionnel avec l'étranger au cours du mois concerné, quel qu'en soit le montant. Ne sont pas concernés : les transferts d'ordre d'un résident en faveur d'un autre résident en compte à l'étranger ou au crédit d'un compte à son nom à l'étranger; les transferts en faveur d'un résident d'ordre d'un autre résident en compte à l'étranger ou depuis un compte à son nom à l'étranger. 5
2. Dispositions générales 2.1 Obligation légale et redevables des informations Tous les établissements de crédit résidents sont tenus d'établir et de transmettre à la BNB la liste de leurs clients résidents réalisant des paiements à caractère professionnel avec l'étranger. 2.2 Responsabilité Un établissement de crédit peut mandater un tiers pour remplir ses déclarations. La responsabilité de l exactitude, de l exhaustivité et de la ponctualité des déclarations relève cependant toujours de l'établissement de crédit. 2.3 Périodicité et délai de déclaration La liste doit être établie tous les mois et transmise dans les 20 jours ouvrables suivant la fin du mois concerné. 2.4 Modes de transmission La liste ne peut être transmise que par voie électronique. La BNB met à disposition une application entièrement sécurisée pour effectuer les déclarations via internet. Grâce à cette application, les déclarations peuvent être encodées et des fichiers peuvent également être téléchargés. Les établissements de crédit qui transmettent des déclarations automatisées à partir de leurs propres applications peuvent le faire via un fichier XML qu elles envoient par e-mail ou via internet sous forme de téléchargement; le record lay-out de ce fichier plus complexe est expliqué en détail dans un document séparé disponible sur le site de la BNB. L annexe aborde en détail la déclaration électronique. 2.5 Relevé avec indication "néant" Si, durant une période de déclaration, aucun paiement n a été exécuté vers l'étranger ou reçu de l'étranger d'ordre ou en faveur d'une personne morale résidente ou d'une personne physique résidente dans l'exercice d'un commerce ou d'une profession libérale, il y a cependant lieu d introduire un relevé avec indication "néant". Les formulaires de déclaration prévoient un champ spécial pour un tel relevé "néant". 7
2.6 Adresse Les déclarations électroniques peuvent être transmises de deux manières, à savoir: soit directement via l application web ou via téléchargement à l adresse internet www.nbb.be/cssr; soit par envoi d'un fichier au format XML à l adresse e-mail bop@b2b.nbb.be. 8
3. Informations à fournir 3.1 Identification de l'établissement de crédit déclarant Le numéro d entreprise unique à 10 positions de l'établissement de crédit est utilisé pour l identification de la déclaration. Le plus souvent, il correspond à son numéro de TVA à 9 positions, précédé de 0 (les numéros d entreprise récents peuvent aussi commencer par 1). Attention: le numéro d'unité d'établissement ne peut en aucun cas être utilisé comme numéro d'identification. 3.2 Identification de la personne de contact auprès de l'établissement de crédit ou du tiers déclarant Afin de nous permettre de communiquer rapidement avec le responsable chargé de la déclaration, veuillez mentionner directement dans la déclaration les données d identification de la personne de contact de votre établissements de crédit (ou du tiers déclarant). 3.3 Période de déclaration Une déclaration mensuelle ne peut reprendre que les données d un mois déterminé (ex. janvier, février, mars, etc.). Le mois doit être indiqué par son numéro d'ordre dans l'année (01 pour janvier, 02 pour février, etc.) et l année en 4 positions (p. ex. 2007). 3.4 La liste proprement dite 3.4.1 Variables d information Identification du client résident Les clients résidents sont identifiés à l'aide de leur numéro unique d'entreprise en 10 positions. Le plus souvent, il correspond à son numéro de TVA à 9 positions, précédé de 0 (les numéros d entreprise récents peuvent aussi commencer par 1). Attention: le numéro d'unité d'établissement ne peut en aucun cas être utilisé comme numéro d'identification Nombre de paiements exécutés vers l'étranger Il s'agit du nombre de paiements, toutes monnaies confondues, effectués vers l'étranger par le client résident concerné au cours du mois sous revue. 9
Nombre de paiements reçus de l'étranger Il s'agit du nombre de paiements, toutes monnaies confondues, reçus de l'étranger par le client résident concerné au cours du mois sous revue. 10
4. Annexe: Les déclarations électroniques via l application CSSR 4.1 Introduction Les déclarations statistiques à notifier à la BNB sont transmises par voie électronique par le biais de l application internet dénommée "CSSR" (Central Server for Statistical Reporting, serveur central pour les déclarations statistiques). Cette application permet: la transmission de fichiers au format XML par e-mail; l encodage de la déclaration à l aide d un formulaire web; le chargement sécurisé de fichiers au format CSV via le formulaire web et le chargement sécurisé de fichiers au format XML via internet. L'application CSSR permet également aux déclarants de: vérifier leurs données administratives; vérifier si leur obligation de déclaration a été correctement remplie; vérifier le délai de réception des déclarations et consulter leurs déclarations antérieures. Ces différentes fonctionnalités sont décrites en détail ci-après. 4.2 Adresse L application CSSR est disponible à l adresse suivante: www.nbb.be/cssr. Une application-test entièrement identique à l application de production est également disponible. 4.3 Identification des utilisateurs Avant de pouvoir accéder à l application CSSR, il est nécessaire pour des raisons de sécurité que l utilisateur s identifie. Les établissements de crédit ont l'obligation de s'identifier à l'aide d'un certificat électronique. 11
4.4 Fonctionnalités de l'application CSSR 4.4.1 Utilisation du menu et du tableau de commande L application CSSR fonctionne à partir d un menu donnant accès à un écran principal dénommé "panneau de contrôle". Le menu permet de sélectionner l enquête (ou l une des enquêtes) que le déclarant est tenu de compléter. Lors de la sélection de cette enquête, le panneau de contrôle permet à tout moment à l utilisateur de connaître ses obligations quant à l enquête sélectionnée. Dans l'application CSSR, une déclaration peut avoir l'un des statuts suivants: Initial Open La période pour laquelle la déclaration est obligatoire, est en cours; le déclarant a la possibilité d enregistrer des données. Le déclarant a enregistré des données mais n a pas encore clôturé ses activités. A ce stade, l application n a pas encore décelé d erreurs dans les données enregistrées. Error Closed Le déclarant a enregistré des données. Avant de clôturer la déclaration, il doit corriger les erreurs présentes. Le déclarant a clôturé et confirmé sa déclaration. Il ne peut plus la modifier, sauf s il en demande l autorisation à la BNB. 4.4.2 Choix du canal de communication Comme mentionné ci-dessus, l application CSSR propose plusieurs canaux de communication que l utilisateur choisit librement. Les procédures de contrôle des déclarations sont identiques, quel que soit le canal de communication, et garantissent, sauf en cas de transmission par e-mail, le plus haut degré de confidentialité des données transmises via l'application CSSR. 4.4.3 Transmission d un fichier par e-mail L application CSSR dispose de l adresse e-mail bop@b2b.nbb.be qui sert exclusivement à la réception de déclarations électroniques. Dès leur réception, celles-ci sont automatiquement traitées par un programme informatique qui contrôle le format du fichier et réalise un premier contrôle sommaire du contenu. Un accusé de réception avec un rapport de validation est envoyé à l expéditeur. Ce rapport reprend les mentions relatives à l acceptation ou au refus éventuel de la déclaration, avec l indication du motif. Pour la communication par e-mail, seul le format XML est accepté. Toutes les informations relatives au format XML sont disponibles sur le site www.balancedespaiements.be. Il existe également un environnement de test pour les entreprises, pourvu d une adresse bop@pp.b2b.nbb.be qui sert exclusivement à tester l envoi d un fichier par e-mail. La BNB attire cependant l attention sur le fait que la transmission des fichiers par e-mail implique que les données des déclarants transitent de manière non codées par internet et pourraient donc éventuellement être interceptées par des tiers. Pour prévenir ce risque, il convient de choisir un autre canal de communication. 4.4.4 Le chargement sécurisé de fichiers via l internet Il est également possible de télécharger des fichiers à partir de l adresse www.nbb.be/cssr. Cette procédure est sécurisée et a été développée pour les déclarants qui souhaitent transmettre des fichiers XML sans subir les désagréments qui vont de pair avec l utilisation des e-mails. Contrairement au chargement du fichier sécurisé dans le cadre du formulaire internet, le déclarant n a pas, dans ce cas-ci, la possibilité de modifier ou de compléter sa déclaration après l envoi de son fichier. L application considère cette déclaration comme complète et la valide immédiatement. 12
4.4.5 L encodage de la déclaration à l aide du formulaire web L'application CSSR permet aux déclarants d encoder leurs déclarations dans un environnement entièrement sécurisé à l aide d écrans d introduction propres à chaque déclaration. Une caractéristique propre à l'application CSSR est également que l encodage peut se faire graduellement. Si l introduction des données n est pas terminée, le déclarant peut sauvegarder son document et y revenir par la suite afin de compléter sa déclaration. Ce n est qu au moment où le déclarant décide de clôturer son travail que la déclaration est considérée comme complète. Les champs en blanc ne doivent pas être complétés avec des valeurs zéros lorsque des zones de la déclaration ne donnent lieu à aucune information à communiquer. 4.4.6 Le chargement sécurisé de fichiers dans le cadre du formulaire web Pour remplacer ou compléter l encodage, l'application CSSR permet de charger des fichiers de données en format CSV, conformément aux spécifications de la BNB. Les déclarants peuvent charger ici une partie de leur déclaration et la compléter ou la modifier par la suite à l aide d écrans d introduction spécifiques. On trouve dans le tableau de commande de l application, à côté du titre de chaque déclaration à compléter, le symbole qui permet de charger un fichier en format CSV. Toutes les informations relatives au format CSV sont disponibles ci-après. 4.5 Format du fichier CSV 4.5.1 Généralités Dans un fichier texte CSV qui peut être envoyé via l application CSSR, les champs sont séparés par un pointvirgule. A la fin de chaque enregistrement apparaît un CRLF (carriage return, line feed 1 ). Pour les champs où il ne faut compléter aucune valeur, il faut obligatoirement indiquer la valeur "0" 2. Dans le fichier, les champs doivent absolument être présentés dans l ordre indiqué ci-après, un ordre qui correspond à l apparition des champs sur l écran. 4.5.2 Fichier CSV pour la déclaration de la liste des clients Le fichier comportera les informations suivantes, dans l ordre indiqué ci-après: l'identification de la base (une constante; vaut toujours "99"); l'identification du client résident; le nombre de paiements exécutés vers l'étranger; le nombre de paiements reçus de l'étranger. Chaque enregistrement doit être complet et toujours comporter ces quatre informations. Si pour l'un des flux, il n'y a pas eu de paiements, il faut indiquer "0" paiements. 1 CRLF: retour chariot, passage à la ligne. Cela signifie simplement que l on inscrit l article suivant à la ligne suivante. 2 De cette manière, la BNB peut être certaine qu il ne s agit pas d un oubli. 13
4.5.3 Exemple de fichier 99;0869713267;843;0 99;0400624648;2596;12 99;0400633655;0;721 La première ligne de cet exemple signifie que le client identifié à l'aide du n d'entreprise "0869713267" a fait exécuter 843 paiements vers l'étranger et qu'il n'a reçu aucun paiement en provenance de l'étranger. L'identification de la base ("99") sert à des raisons administratives. 14
Pour de plus amples informations Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations à propos de ce manuel et de la méthodologie, vous pouvez vous adresser au service Balance des paiements Tél. +32 2 221 20 81 Fax +32 2 221 31 44 bop@nbb.be Editeur responsable Jean-Jacques Vanhaelen Chef du département de la Statistique générale Banque nationale de Belgique boulevard de Berlaimont, 14 BE-1000 Bruxelles Illustrations: Gettyimages Photodisc Gettyimages Digital Vision Banque nationale de Belgique Mise en pages: BNB Balance des paiements Couverture : Prepress & Image NBB Publié en septembre 2006.