LP Daniel BALAVOINE 7 rue Marceau Delorme 92270 BOIS COLOMBES 01 47 80 07 58 PERIODE DE FORMATION EN ENTREPRISE SECONDE PROFESSIONNELLE GESTION ADMINISTRATION Du 30 novembre 2015 au 19 décembre 2015 et Du 30 mai 2016 au 25 juin 2016 Mail professeurs référents Fabrice GALEOTTI Caroline THIEBLEMONT fabgaleotti@hotmail.fr karoline.thieblemont@gmail.com
SOMMAIRE Fiche conseil Elaboration du rapport de stage... 2 Fiche conseil Savoir-être... 2 Document pédagogique Evaluation de votre rapport de stage... 3 Document pédagogique Documents d entreprise à récupérer... 3 Document administratif Mesures à respecter en cas d absence... 4 Document administratif Notice sur le remboursement de frais... 4 Annexe 1 Présentation de l organisation d accueil... 5 Annexe 2 Présentation du service d accueil... 7 Annexe 3 Fiche de situation professionnelle Comment la compléter?... 8 Annexe 4 Détermination des champs de l activité... 10 Vous partez en période de formation en entreprise dans quelques jours. Assurez-vous de faire le nécessaire afin que cette période soit le plus profitable possible pour vous. Elle doit vous permettre d acquérir ou de consolider vos connaissances et vos savoir-faire mais elle doit avant tout vous permettre de compléter votre passeport professionnel et de préparer l épreuve EP2 du BEP MSA (culture professionnelle). Vous trouverez dans ce dossier trois types de documents : 1. Des fiches conseils pour l élaboration de votre rapport de stage de savoir-être 2. Des documents pédagogiques Fiche de situation professionnelle Vous devez impérativement compléter 3 fiches Cerise Pro au cours de votre stage avec 3 situations que vous rencontrerez en entreprise. Vous axerez votre travail sur des situations que vous n avez pas abordé au lycée telles que : Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois Gestion du courrier électronique Accueil de visiteurs, gestion d appels téléphoniques de clients ou d usagers des informations sur vos objectifs de stage et la façon dont vous serez évalué. des informations sur la date à laquelle vous serez évalué à votre retour de stage. la liste des documents qu il serait intéressant de récupérer lors de votre stage. 3. Des documents administratifs les mesures à respecter en cas d absences la notice sur le remboursement des frais (transport, repas). 1
FICHE CONSEIL ELABORATION DU RAPPORT DE STAGE Le rapport de stage est réalisé tout au long du stage. Il fera l objet d une évaluation à votre retour de stage (coefficient 6). Il comporte différentes parties : 1. une page de garde avec votre nom, le nom du lycée, le nom de l entreprise et/ou son logo, votre classe et votre spécialité 2. un sommaire paginé 3. une introduction dans laquelle vous vous présenterez, vous indiquerez le nom de l entreprise et du service dans lequel vous étiez et vous annoncerez le plan (le contenu de votre rapport) 4. une fiche de présentation de l entreprise et du service selon le modèle fourni dans ce dossier (Annexe 1 Annexe 2) 5. un organigramme dans lequel vous devez vous situez 6. trois fiches de situation professionnelle selon le modèle fourni dans ce dossier accompagnées des documents obtenus le cas échéant (lettre, facture, tableau, ) (Annexe 3) 7. une conclusion rédigée dans laquelle vous préciserez ce que vous avez appris, si le stage vous a plu et si cela vous a conforté dans votre choix de formation. Remise du rapport de stage Vous vous présenterez le jour de l oral avec votre rapport final sous forme papier. Vous pouvez le présenter relié, dans un lutin ou classeur souple. Les fiches de situation professionnelle sont à saisir dans votre espace sur Cerise Pro. Le rapport de stage est à réaliser informatiquement. Vous devrez vous présenter muni de ce rapport pour votre oral EP2. FICHE CONSEIL SAVOIR-ETRE Soyez curieux (curieuse) mais dans la limite du raisonnable. Votre curiosité est un signe de votre motivation de comprendre l entreprise, sa façon de travailler. Pensez à demander si vous pouvez garder une copie de tel document ou faire des copies d écran (logiciels, procédure d enregistrement) tout en le justifiant. Soyez en situation d écoute active pour une collaboration et une coopération au sein de votre service et de votre équipe de travail. N hésitez pas à demander des informations complémentaires pour réaliser un travail, dire que vous n avez pas compris un tâche qui vous a été confiée. Vous ne serez pas considéré(e) comme une personne qui ne sait rien. Bien au contraire, vous serez considéré(e) comme une personne responsable. Rien n est plus préjudiciable en termes de coûts et de temps pour une entreprise qu un travail mal accompli (par exemple : perte de temps pour retrouver un document si mal classé physiquement ou informatiquement, erreurs d écriture ou de saisie, image de l entreprise, ). Soyez ponctuel(le). Vous êtes tenu(e) de respecter les horaires indiqués sur votre convention de stage. Soignez votre présentation. Vous êtes en milieu professionnel et l image que vous donnez est importante. N utilisez pas l internet de l entreprise à des fins personnelles. N utilisez pas votre téléphone portable pendant vos heures de travail. L utilisation de celui-ci est possible pendant les pauses. Ne portez pas vos écouteurs pendant vos heures de travail. Tous les fichiers (livret de stage, fiche de présentation de l entreprise et du service) vous seront envoyés par mail par vos professeurs référents. 2
Evaluation DOCUMENT PEDAGOGIQUE EVALUATION DE VOTRE RAPPORT DE STAGE Cette évaluation aura lieu dans le cadre de l épreuve EP2 «Culture professionnelle» de votre BEP MSA (coefficient 6). Vous serez évalué(e) sur les compétences suivantes : décrire le type d activité de l entreprise qui vous accueille identifier les relations professionnelles à l intérieur et à l extérieur de l entreprise (dans le cadre du travail que vous aurez effectué) vous situez dans l entreprise et le service présenter les activités réalisées (les 3 fiches de situations professionnelles et les documents obtenus) et savoir de quel champ elles relèvent (technique, organisationnel ou relationnel). Vous disposez en annexe 4 des informations utiles pour déterminer le champ de ces activités. relier les activités réalisées aux tâches d un gestionnaire administratif positionner vos activités dans un processus administratif (un enchaînement de tâches) justifier votre action et évaluer les résultats que vous avez obtenus mesurer votre contribution à l activité du service formuler des propositions simples d amélioration Convocation Les oraux EP2 auront lieu entre fin juin et début juillet 2016. Vous recevrez une convocation pour cette épreuve. Les informations et les horaires de passage de l oral vous seront précisés début juin. DOCUMENT PEDAGOGIQUE DOCUMENTS D ENTREPRISE A RECUPERER Lors de votre période de formation en entreprise, vous allez prendre connaissance de différents types de documents. Après accord de votre tuteur (tutrice), vous pouvez récupérer ces documents (en les anonymant si nécessaire). Ces documents seront exploités en cours l an prochain. Vous trouverez, ci-dessous, une liste non exhaustive de ces documents à récupérer. Documents d ordre général Règlement intérieur Mode opératoire, consignes pour réaliser un travail Journal d entreprise Documents liés à l accueil physique et/ou téléphonique Livret d accueil Fiche d accueil Procédure d accueil Fiche téléphonique Charte d accueil téléphonique Documents liés à la sécurité dans l entreprise Affiche de sécurité, plan d évacuation, Consignes de sécurité, d évacuation Documents liés à la gestion d un déplacement professionnel Ordre de mission Procédure de note de frais Procédure pour l organisation d un déplacement Documents liés à la gestion du personnel Convocation de salariés (réunion, formation, ) Demande d absence Documents liés à la représentation du personnel Documents Comité d Entreprise ou Comité d Etablissement (affiches, activités proposées aux salariés, compte rendu, ) 3
DOCUMENT ADMINISTRATIF MESURES A RESPECTER EN CAS D ABSENCE DOCUMENT ADMINISTRATIF NOTICE SUR LE REMBOURSEMENT DE FRAIS 1. Prévenez votre tuteur (tutrice) en entreprise le plus rapidement possible et vous lui précisez le motif de votre absence. Faites parvenir votre arrêt de maladie dans les 48 heures. 2. Prévenez ensuite le lycée : Madame Bosdeveix, Monsieur Montossé ou la Vie Scolaire : Par téléphone : 01 47 80 07 58 Par mail : hadda.bosdeveix@ac-versailles.fr Toute absence sera à rattraper en juillet 2016. Les rattrapages effectués seront précisés sur l attestation de stage finale. Le lycée peut prendre en charge tout ou partie des frais supplémentaires occasionnés par votre stage. Transport Si vous ne possédez pas de Pass navigo ou de Carte Imagine R, vous devez bien évidemment choisir la solution la plus économique (prendre un Pass Navigo ou une Carte Imagine R ou des tickets). Repas Si l entreprise qui vous accueille ne vous fournit pas de tickets restaurant ou l accès à une cantine ou à un self, vous pouvez vous faire rembourser vos repas selon un tarif défini par le lycée. Un formulaire de demande de remboursement vous est fourni à votre retour de stage. Toute demande de remboursement de frais doit être accompagnée des factures originales. 4
ANNEXE 1 Présentation de l organisation d accueil PRESENTATION DE L ORGANISATION D ACCUEIL Présentation de l organisation Nom de l organisation Représentée par + fonction Adresse Siège social Téléphone Fax (télécopie) Adresse électronique Site Internet Forme juridique Entreprise individuelle EURL Capital social SARL Association SA, SAS Autre (à préciser)...... Domaine d activité Service Industrie Commerce Activité principale Effectif < 50 salariés entre 50 et 500 salariés > 500 salariés 5
Gamme(s) de produits fabriqués ou vendus, ou nature de la prestation de service Partenaires de l organisation Complétez le schéma ci-dessous en indiquant le nom des partenaires de l organisation FOURNISSEURS CONCURRENTS ORGANISATION ADMINISTRATION CLIENTS 6
ANNEXE 2 Présentation du service d accueil PRESENTATION DU SERVICE Description du service Nom du service Activité du service Responsable Effectif Répartition de l effectif par qualification Matériel à disposition Organisation du service (Qui fait quoi?) 7
ANNEXE 3 Fiche de situation professionnelle Comment la compléter? Saisissez un titre précis et concis de l activité réalisée. Indiquez toujours avant le titre le nom de l entreprise. Saisissez la date à laquelle a eu lieu l activité Cochez au choix si l activité a été réalisée au lycée, en PFMP ou ailleurs Cochez au choix si la situation professionnelle est réelle ou inventée Cochez au choix si l activité a été réalisée seul, avec de l aide ou a été seulement observée Choisissez la partie du référentiel Bac Pro à laquelle correspond l activité décrite Cochez au choix si cela est nécessaire les complexités proposées Cochez au choix si cela est nécessaire les aléas proposés 8
Quel est le nom de l entreprise, l association ou l administration? Où se situe-t-elle? Qui la dirige? Quel est son statut juridique? Son nombre de salariés? Son capital? Son chiffre d affaires? Dans quel service êtes-vous affecté? Quelle est votre fonction? Quelles sont les tâches qui vous sont demandées? Quels sont les résultats attendus? Quel en est le but? Qu avez-vous à disposition pour réaliser l activité : moyens, outils, durée, personnes qui vous ont aidé,? Qu avez-vous fait? Par quoi avez-vous commencé? Que s est-il passé ensuite? Que s est-il passé à la fin? Comment vous y êtes-vous pris pour? Quelles sont les complexités? Quels sont les aléas? Avez-vous rencontré des incidents? Des imprévus? (Rédigez en quelques lignes de façon précise le déroulement de l activité en utilisant le pronom «Je» pour montrer votre implication). Quel est le résultat obtenu? Listez les productions réalisées au cours de cette situation professionnelle? Avez-vous réussi l activité? Si oui, quels sont les éléments qui vous permettent de le dire? Si non, quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées? À quoi avez-vous reconnu que c était difficile? À la fin de l activité, je suis capable de 9
ANNEXE 4 Détermination des champs de l activité TÂCHES BEP MSA TÂCHES BAC GA O1. Suivi et approvisionnement des stocks de fournitures et de consommables de la structure O2. Contribution au maintien en état de fonctionnement des équipements disponibles 335- Gestion des fournitures, consommables et petits équipements de bureau 332- Maintien opérationnel des postes de travail et aménagement des espaces O3- Mise à jour et rangement des dossiers 112 - Traitement des ordres d achat, des commandes O4.Enregistrement et sauvegarde des documents et dossiers numériques 111 - Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants O5. Gestion du courrier électronique 322- Gestion des flux de courriers T1. Rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure. T2. Saisie et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus T3. Saisie, réalisation, mise en forme de tableaux et d états chiffrés 312- Production d informations structurées T4- Renseignement de formulaires 123- Traitement des devis, des commandes T5- Production, contrôle et codification de documents 124- Traitement des livraisons et de la facturation T6. Traitement du courrier entrant, préparation et suivi des envois. 322- Gestion des flux de courriers R1- Recueil des consignes de travail 313- Organisation et mise à disposition des informations R2- Information des membres de la structure 222- Participation à la mise en œuvre d'un programme d'accueil R3- Restitution vers le supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés R3. Restitution vers le supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés 125- Traitement des règlements et suivi des litiges. 115- Gestion des règlements et traitement des litiges R4- Diffusion de documents internes 214- Transmission d informations à destination du personnel R5- Accueil des visiteurs, réception téléphonique des clients et des usagers, en français [ou en langue étrangère] 331- Accueil, orientation et information des visiteurs des espaces de travail O T R Activité à caractère Organisationnel Activité à caractère Technique Activité à caractère Relationnel 10