TERMES DE REFERENCE De l Assistant Administratif et Chargé de la Passation de Marchés (ACPM) Titre du poste : Assistant Administratif et Chargé de la Passation des Marchés Codification du poste: ACPM Statut : Prestataire de service Durée : 3 ans, renouvelable Entrée en fonction : 1 er septembre 2010 Période de probation: 3 mois Salaire : Suivant offre financière acceptée Lieu de travail : Libreville au GABON / avec des missions dans les pays de la sous région Autorités hiérarchiques : Secrétaire Exécutif et Directeur Administratif et Financier 0
1. CONTEXTE: Les Etats membres de la (Commission des Forêts d Afrique Centrale (COMIFAC) se sont engagés à travers la Déclaration de Yaoundé de mars 1999, à œuvrer de manière concertée pour la conservation et la gestion durable de leurs écosystèmes forestiers. Le Traité instituant la COMIFAC et le plan de convergence adopté par les Chefs d Etat à l occasion de leur deuxième Sommet le 05 février 2005 à Brazzaville traduisent cet engagement. Créé le 30 mai 2000, le Réseau des Aires Protégées d Afrique Centrale, en sigles RAPAC, est une association environnementale sous régionale, de membres gouvernementaux et non gouvernementaux, à caractère technique et scientifique, à but non lucratif, dont le siège est établi à Libreville au Gabon. Le protocole de collaboration conclu entre la COMIFAC et RAPAC donne mandat au RAPAC pour la mise en œuvre de l axe 4 du plan de convergence relatif à la conservation et valorisation de la biodiversité, notamment par l harmonisation des politiques, législations et institutions relatives aux aires protégées et l amélioration de la qualité de leur gestion technique. Le financement de ses activités et de son fonctionnement est assuré par des fonds provenant de plusieurs sources, notamment les subvention reçues du Fonds européen pour le Développement (FED) dans le cadre du programme de conservation et utilisation rationnelle des écosystèmes forestiers d Afrique Centrale (ECOFAC), les contributions des Etats membres par des cotisations directes et à travers les subventions de la CEEAC, et les appuis divers d autres organismes de coopération internationale et bilatérale, ainsi que de quelques entreprises du secteur privé (Banque Mondiale, BAD, Unesco, FAO, Coopération Française, Coopération Allemande, FFEM, AFVP, WWF, UICN, Total, Tullow, etc. ). Pour répondre aux exigences de la gestion des programmes et projets financés par plusieurs bailleurs, le RAPAC à besoin de recruter un spécialiste en passation des marchés. 2 MANDAT: Conformément aux plans de travail et budget annuels du RAPAC, l Assistant Administratif et Chargé de la Passations des Marchés (ACPM) a pour principales missions, sous la supervision directe du DAF : (i) d organiser la passation des marchés de services, de fournitures et de travaux tenant compte des règles et procédures en vigueur au RAPAC et chez les différents bailleurs concernés. (ii) d assurer la responsabilité de certaines tâches administratives connexes à la passation de marchés notamment : l approvisionnement, la gestion des stocks, la gestion du personnel, et la rédaction des contrats. 3. DESCRIPTION DES ACTIVITES ET TACHES 1
Pour atteindre les objectifs et les résultats attendus de l accomplissement des missions définies ci dessus, les principales activités et tâches de l ACPM se résument comme suit : 3.1. Passation des marchés : Etablir et réviser continuellement le Plan de passation des marchés annuels du RAPAC ; Etablir, suivre et publier les Dossiers d appels d offres (DAO) ; Préparer les sessions d évaluation des offres et rédiger les rapports de ces sessions ; Rédiger et proposer des textes de contrats des différents marchés, des conventions de financements et des protocoles d accord; Analyser et donner des avis sur les protocoles et contrats soumis aux RAPAC ; Suivre l exécution des contrats, convention de financement et divers protocoles d accords conclut entre le RAPAC et ses partenaires techniques et financiers ; Veiller à ce que les engagements pris sur les marchés soient systématiquement communiqués au comptable et autres membres du Secrétariat Exécutif ; Veiller à ce que les dispositions préalables soient prises pour garantir la bonne exécution des marchés et leur supervision suivant les exigences spécifiques de chaque marché ; Etre en contact avec les partenaires pour toutes les actions de Passation de marchés qui impliquent de façon directe ou indirecte le RAPAC. 3.2. Gestion des approvisionnements : Gestion de la procédure des achats : demandes d achat et des travaux; devis des fournisseurs, commandes, suivi des commandes, etc. ; Gestion des stocks : réception et affectation des articles commandés ; Vérification de la conformité des biens et services reçus avec les spécifications du marché ou de la commande ; Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposé en sûreté aux endroits et aux dates conformément aux dispositions des marchés et de la commande ; Inventaire et réapprovisionnements des stocks; Suivi du règlement des fournisseurs ; Relations avec les différents fournisseurs ; Tenir à jour le registre du patrimoine du RAPAC. 2
3.3. Gestion du personnel : Rédaction et suivi des contrats du personnel du RAPAC ; Dossiers du personnel; 4. RELATIONS FONCTIONNELLES Placé sous l autorité hiérarchique directe du Directeur Administratif et Financier, l ACPM travaille en étroite collaboration avec tous les membres du Secrétariat Exécutif. 5. RESULTATS ET PRODUITS ATTENDUS 5.1. Résultats attendus Il est attendu de l ACPM l atteinte des trois résultats suivants : - Résultat 1 : Les Plans de passation de marché sont mis en place et continuellement améliorée - Résultat 2 : La Gestion des approvisionnements est assurée de manière satisfaisante - Résultat 3 : La Gestion du personnel est améliorée. 6.2. Produits attendus Les principaux produits attendus sont : - Les Plans annuels de Passation de marché du RAPAC, - Les Plans de passation de marchés par programmes/projets, - Le rapport mensuel sur l exécution des contrats, conventions et protocoles d accord encours, - Le répertoire actualisé des contrats, protocoles, convention et des partenaires : consultants, fournisseurs, autres. - La liste des commandes encours, - L inventaire mensuel des stocks, - Les rapports périodiques d activités. 7. PROFIL DE L AT RECHERCHE 7.1. Conditions sociogéographiques - Agé(e) de 30 ans minimum et 45 ans maximum. 7.2. Formation requise 3
Etre titulaire d'un diplôme universitaire (Bac + 3/4 ans) en Economie, en Gestion, en Droit ou autre diplôme jugé équivalent ; 7.3. Ancienneté et expériences professionnelles Le candidat doit avoir une ancienneté de : - 5 ans de pratique de Passations de marchés. - dont 3 ans de pratique de passation de marché dans une organisation internationale ou dans un projet financé par des fonds publics internationaux. 7.4. Compétences techniques et pratiques - Bonne connaissance du code des marchés publics d un des pays de la sous région, - Maitrise de la rédaction des contrats et des procédures administratives, - Bonne connaissance de la gestion des programmes et projets de conservation ou de développement, - Capacités de dialogue, d organisation et facilité de collaborer avec les partenaires, - Bonne connaissance du contexte social et politique de la sous région de l Afrique Centrale, - Bonne maîtrise de la communication orale et écrite, - Maîtrise de l utilisation des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.), - Connaissance du TOMPRO est un atout. 7.5. Autres habiletés - Maîtrise de la langue française et un niveau moyen en anglais ; - Capacité à travailler sous pression ; - Sens de l organisation et de l initiative, autonomie, esprit d équipe ; - Disponibilité et motivation. 8. CRITERES D EVALUATION DES PERFORMANCES L ACPM sera évalué suivant les dix principaux critères de performance suivants : (i) la satisfaction des sollicitations du Secrétaire Exécutif et du Directeur Administratif et Financier dans le domaines de ses compétences spécifiques ; (ii) la régularité et la qualité des rapports produits suivant les périodicités établies ; (iii) la qualité des résultats des missions accomplies ; (iv) la qualité des relations professionnelles avec les différents partenaires, (v) le niveau de réalisation des différents plans de passation des marchés, 4
(vi) le respect des procédures des bailleurs et la connaissance des codes de marchés publics des pays membres ; (vii) le respect des délais et des engagements pris dans les différents contrats, (viii) la contribution au rapport annuel d activités du Secrétariat Exécutif, (ix) l esprit d initiatives et capacité d initiation. 9. COMMENT POSTULER Composition du dossier de candidature : - une lettre de motivation, - un CV détaillé avec photo d identité en couleur, - des copies des références universitaires et professionnelles utiles, - une offre technique (précisant la compréhension des TDR et une projection du plan de travail pour la première année), - une offre financière (rémunération minimum souhaitée), - au moins une lettre de recommandation, émanant de personnalités crédibles dans le domaine de la conservation ayant connu le candidat. Dépôt du dossier de candidature : Les dossiers de candidature doivent être adressés au plus tard le 23 juillet 2010 de préférence par courrier électronique ou déposés à l adresse suivante : Monsieur Jean Pierre AGNANGOYE Secrétaire Exécutif du RAPAC Immeuble OAB, Hauts de Gué Gué BP 14 533 Libreville, Gabon Tel : +241 443322 Fax : +241 445673 Email : secretariat.executif@rapac.org; jp_agnangoye@yahoo.fr; jneya@afrik.com NB : Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Pour toute question, contacter le Secrétaire Exécutif du RAPAC, Monsieur Jean Pierre AGNANGOYE, jp_agnangoye@yahoo.fr Tel. +241 07 45 82 20 5