SOLUTIONS E-PROCUREMENT : PRIORITES ET LEVIERS D ACTION DES DIRECTIONS ACHATS «L e-procurement est un outil au service de la stratégie achats des grandes entreprises. Automatiser intégralement le processus Procure-to-Pay permet aux Directions Achats de créer de la valeur en améliorant le contrôle, le suivi et la visibilité sur les dépenses de l entreprise.» Gérard DAHAN, Directeur Général EMEA d Ivalua
L e-procurement désigne l ensemble des fonctionnalités et technologies utilisées afin d automatiser et optimiser la fonction Achats. Au service de la stratégie Achats de l entreprise, les outils d e-procurement sont générateurs d importantes économies et permettent d instaurer un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les engagements de dépenses de l entreprise tout en participant à une application plus stricte des conditions contractuelles négociées par les acheteurs. Ces nombreux bénéfices expliquent l attrait des Directions Achats pour ces solutions capables d automatiser le processus Procure to Pay (P2P) de la création de la demande d achat à l émission de la facture. Afin de faire un état des lieux sur les pratiques et l utilisation des outils d e-procurement par les grandes entreprises internationales, Ivalua a interrogé la communauté Achats. Quel est le taux d équipement en outils e-procurement? Quel est le type d outils préféré des Directions Achats? ERP vs Solutions e-achats? Quel(s) type(s) d achats sont gérés dans les solutions d e-procurement? Quels sont les bénéfices liés à la mise en place d un outil e-procurement? Les axes d amélioration?
Panel de l enquête Tendances Achats e-procurement et Directions Achats Le questionnaire Tendances Achats 7 «Outils e-procurement et Directions Achats» a été adressé par email à une base de données de professionnels des achats européens et nordaméricains ainsi qu au format papier lors des derniers évènements Achats organisés par Ivalua. 84 % des participants font partis d entreprises avec un volume de dépenses supérieur à 100 millions d euros. Répartition géographique des participants 191 réponses ont été collectées et analysées : 41 % des répondants situés en Amérique du Nord (78 réponses) et 59 % en Europe (113 réponses). Répartition par département de rattachement des répondants Quel est le volume d achat total de votre entreprise?
Etat des lieux : taux d équipement des Directions Achats en outil d e-procurement Votre entreprise a-t-elle déployé un outil d e-procurement? Si oui, de quel type? Les premières applications e-procurement sont apparues sur le marché du logiciel il y a un plus de 20 ans. On atteint aujourd hui un niveau d équipement élevé, notamment dans les grandes entreprises, dont sont issues une majorité des répondants à l enquête Tendances Achats 7. Ainsi, 86 % des répondants déclarent que leur entreprise a déployé un outil d e- Procurement. Parmi eux, 60% indiquent que le type d outil déployé est un module d e-procurement développé par un éditeur e-achats spécialisé, 20% un module d e-procurement appartenant à un ERP et les 20% restant un autre type d outil (développements internes principalement). Cette préférence des Directions Achats et Finance pour les solutions e-achats comparativement aux fonctionnalités ERP tient à plusieurs facteurs :
Un déploiement et un retour sur investissement plus rapide : la mise en œuvre d un outil d e-procurement se compte en semaines voir en mois pour certains projets alors qu un ERP prend généralement plus de temps à être complétement déployé et opérationnel. Les éditeurs de solutions e-achats permettent ainsi la mise en place d un SI achats à moindre coût et dans les meilleurs délais. Une expertise et innovation Achats : alors que les éditeurs d ERP offre une compétence généraliste sur toutes les opérations de gestion de l entreprise (financière, comptable, informatique..), les solutions spécialisées e-procurement repose sur une expertise achats spécifique. onnaissance des bonnes pratiques de la fonction achats, la maîtrise des problématiques liées à l intégration du SI Achats au sein de l infrastructure informatique de l entreprise et innovation sont les 3 points forts des éditeurs de solutions d e-procurement. Ces atouts leur permettent de concevoir, réaliser et déployer des applications qui répondent parfaitement aux attentes des Directions Achats. Une couverture fonctionnelle complète : l e-procurement étant une opération de gestion encore souvent négligée par les éditeurs d ERP, il est souvent nécessaire de combler les lacunes de ces systèmes par l intégration et le déploiement de fonctionnalités externes à l ERP telles que la gestion des catalogues fournisseurs, le portail fournisseurs La mise en place d un outil d e-procurement permet de palier à ces lacunes en offrant aux Directions Achats un outil complet couvrant l ensemble de leurs besoins dans un système unique, intégré et restant interfacé avec leur ERP.
L e-procurement pour les Achats indirects uniquement? Quel(s) type(s) d Achats gérés vous dans votre outil d e-procurement? L e-procurement reste pour une majorité des Directions Achats des grandes entreprises un outil de gestion des achats indirects ou achats hors production. En effet, 82 % du panel déclare utiliser les outils d e-procurement pour la gestion de leurs achats indirects uniquement. Parmi les répondants qui déclarent utiliser un outil d e-procurement pour la gestion de leurs achats directs, une infime minorité déclare gérer plus de 50% de leurs achats directs via cet outil. Les proportions s inversent lorsqu il s agit d achats indirects. Quelle est la part de vos ACHATS DIRECTS gérée à travers votre solution d e-procurement?
Quelle est la part de vos ACHATS INDIRECTS gérée à travers votre solution d e-procurement? Cette différence tient principalement du fait que les achats directs sont plus souvent des achats récurrents, maîtrisés et planifiés. Dans l industrie, ils sont même souvent générés automatiquement à partir de logiciels type MRP (Materials Resources Planning). Le travail de l acheteur, sur ce type d achats, est plus orienté sourcing stratégique : trouver de bons fournisseurs, minimiser le risque de rupture d approvisionnement, favoriser l innovation et créer une notion de partenariat sur le long terme avec le fournisseur, allant parfois même jusqu au «développement fournisseur» et négocier des contrats pluriannuels. Pour ce type d achats la notion de demandes d achats n est pas adaptée. Certains industriels utilisent néanmoins les fonctionnalités des outils d e-procurement pour certains achats directs, notamment pour des achats ponctuels de produits «cataloguables». Dans le secteur tertiaire, l assurance par exemple, pour lequel les achats de prestations intellectuelles représentent une large partie des achats dits de production, les outils d e- Procurement sont plus largement utilisés pour cette catégorie d achats. Les particularités inhérentes, notamment d ordre juridique, à l achat de prestations intellectuelles rendent cependant nécessaires certaines adaptations, proposées en standard par peu d éditeurs à ce jour.
Des bénéfices au service de la stratégie Achats de l entreprise Selon vous, quels sont les principaux bénéfices métier liés à la mise en place d une solution d e-procurement? Le bénéfice métier lié à la mise en place d une solution d e-procurement le plus souvent cité par le panel (87%) est l amélioration de la visibilité sur l ensemble du processus achats de la demande d achats à l émission de la facture (processus procure-to-pay). Cette visibilité accrue sur les dépenses de l entreprise permet de développer une meilleure connaissance des achats de l entreprise, d optimiser son panel fournisseurs, de massifier et mutualiser les commandes, de détecter les opportunités d économie par famille d achats ou par fournisseurs et enfin de compte d obtenir de meilleures conditions d achats lors des négociations commerciales avec les fournisseurs. Le deuxième bénéfice cité par plus de 70 % du panel est un gain de temps pour les prescripteurs lors de la création de leurs demandes d achat. Grâce à la mise en place d un outil d e-procurement les Directions Achats permettent aux prescripteurs de formuler une demande d achats en seulement quelques clics, de trouver rapidement le produit recherché tout en respectant la politique Achats de l entreprise et en effectuant leurs achats dans le cadre des contrats fournisseurs. Les gains de temps et la meilleure application des contrats cadres ne sont possibles que si l outil d e-procurement mis à disposition des utilisateurs finaux est ergonomique et intuitif. Une expérience achats fluide proche de l univers BtoC (Sites Amazon, ebay..) maitrisée par les prescripteurs a un impact fort sur la rapidité et le taux d adoption des plateformes d e-procurement, la réduction des achats hors-contrats et par conséquent, la maîtrise des dépenses de l entreprise. Les gains de temps sont aussi importants
pour les acheteurs qui peuvent transférer les tâches de passation de commande aux demandeurs, leurs permettant de se recentrer sur leurs activités stratégiques. Pour quelles fonctionnalités avez-vous principalement choisi d implémenter une solution d e-procurement? Les deux fonctionnalités des outils d e-procurement les plus plébiscitées par le panel de Tendances Achats 7 sont la mise à disposition des produits et services dont les prix ont été négociés par la Direction Achats (90%) et les workflows de validation (ou circuit d approbation des commandes, réceptions,.70%). La mise à disposition de catalogues fournisseurs ou produits permet en effet de mieux maîtriser les dépenses en canalisant les demandes d achats des prescripteurs vers les contrats existants négociés par la direction Achats, favorisant ainsi la réalisation des économies escomptées lors de la négociation. Les fournisseurs, plutôt réticents par le passé, ont bien compris les avantages de mettre à disposition des e-catalogues et sont de plus en plus nombreux à mettre à disposition leurs produits sous forme de catalogue punch out, permettant ainsi aux Directions Achats d augmenter le montant des dépenses issues de contrats cadres. La mise en place de workflows automatiques est aussi un facteur important (70% du panel) dans le choix de la mise en place d une solution d e-procurement. Les workflows sont une fonctionnalité source d efficacité et de productivité, et facilitent la collaboration entre les prescripteurs et les différents services de l entreprise. Déclenchés automatiquement à partir de règles de gestion prédéfinies par la Direction Achats (plafond de dépenses, type de produits ou services, fournisseurs ), les workflows permettent d encadrer le rôle et les responsabilités
de chacun des acteurs mais aussi de définir un circuit de validation hiérarchisé en accord avec la stratégie Achats. Les axes d amélioration Quels sont, selon vous, les axes d amélioration de votre solution d e-procurement? Les deux principaux leviers d actions des Directions Achats afin d améliorer leur outil d e- Procurement sont l intégration de l ensemble de la chaine procure-to-pay (71%) l augmentation du taux de couverture des achats indirects (55%). et Intégrer le processus Procure-to-Pay Les différentes briques fonctionnelles du processus Procure-to-Pay recouvrent la gestion des budgets, des catalogues, des demandes d achats, des commandes / réceptions et le processus de réconciliation des factures fournisseurs. Il est important que l ensemble de ces fonctionnalités soient déployées dans un environnement technologique homogène afin de maximiser les gains de performance et le retour sur investissement d une plateforme d e- Procurement. Dans le cas où les différentes briques fonctionnelles (ou modules) émanent de différents éditeurs (éditeurs de niche, spécialisés), une attention particulière doit être
apportée à l intégration de chacun des modules entre eux. Dans ce cas-là, les Directions Achats ont intérêt à opérer un déploiement progressif, plus long mais permettant de monter en puissance au fur et à mesure de l intégration de chaque module. Intégrer 100% des achats indirects La gestion des achats indirects étant entrée plus tard que les achats directs (de production) dans le champ d actions des Directions Achats, leur taux de couverture est souvent moins important (entre 60 et 80% selon les secteurs). Si plus de 80 % des répondants au questionnaire Tendances Achats 7 déclarent utiliser un outil d e-procurement pour la gestion des achats indirects, ce ne sont en moyenne que 54 % des achats indirects totaux qui sont couverts par leur outil (cf. Quelle est la part de vos Achats Indirects gérée à travers votre solution e-procurement?). Le déploiement d un outil d e-procurement peut être un support important des Directions Achats dans leur quête d une meilleure couverture des familles achats en permettant notamment de concrétiser les processus achats liés à certaines catégories d achats (demandes d achats, workflow, catalogues ) ou encore en canalisant les demandes d achats des prescripteurs vers des produits «sur catalogue».
CONCLUSION L e-procurement est devenu un incontournable dans la boîte à outil de la fonction Achats comme le démontre le taux d équipement élevé des Directions Achats des grandes entreprises. Intégrer l ensemble du processus Procure-to-Pay est une priorité des Directions Achats ainsi que l élargissement des catégories achats gérées dans leurs outils. Néanmoins, le choix d un outil d e-procurement adapté reste complexe et le succès du déploiement d une solution repose sur plusieurs critères : Une interface ergonomique offrant une expérience utilisateur proche de celle proposée par les sites de commerce BtoC et une prise en main rapide. Les utilisateurs finaux doivent être en mesure de passer une commande simplement en quelques clics afin de les dissuader d effectuer leurs achats hors catalogues / contrats. Une stratégie achats orientée vers la couverture d un maximum de catégories d achats indirects afin de maximiser les gains financiers liés au déploiement d un outil d e- Procurement et par la même son ROI. La possibilité offerte par l éditeur de gérer dans une seule plateforme l intégralité des processus Procure-to-Pay : budgets, catalogues, demandes d achats, commandes, réception et factures.
A propos d Ivalua Fondée en Janvier 2000, Ivalua compte aujourd hui parmi les principaux éditeurs sur le marché mondial des solutions eachats. Sa suite logicielle Ivalua Buyer couvre la totalité des processus achats, de la gestion de la relation fournisseurs à l analyse des dépenses en passant par l esourcing, l e-procurement et la gestion des factures. Basée en Europe et aux Etats-Unis, Ivalua a déployé avec succès plus de 150 projets au sein de grandes entreprises internationales de tous secteurs d activités, lui permettant d afficher une forte croissance tout en étant rentable depuis sa création. Les solutions Ivalua sont aujourd hui largement éprouvées et adoptées par plusieurs dizaines de milliers d utilisateurs dans le monde. Enfin, grâce à son écosystème de partenaires, Ivalua accompagne ses clients avec une large gamme de services et de contenus intégrés à ses solutions. Pour plus d informations, rendez-vous sur www.ivalua.com ou contactez-nous par email à info@ivalua.com