Mise en place d une solution de gestion d'administration du personnel, de la paie et des absences Trimestre 3-2013 RHondemand 2013 Tous droits réservés Ce document ne peut être reproduit ou communiqué à un tiers sans autorisation préalable et écrite de son auteur.
SOMMAIRE 1. Avant-propos 1.1. : définition, enjeux et objectifs 1.2. Le cahier des charges RHondemand.com 1.2.1. Présentation 1.2.2. Périmètre fonctionnel & géographique et aspects internationaux 1.2.3. Destinataires de ce document 1.2.4. Comment utiliser le modèle RHondemand.com 1.2.5. Besoin d aide? 2. Introduction 2.1. Préambule confidentialité 2.2. Objet du document 2.3. Déroulement de la procédure d appel d offres 2.3.1. Objet de l appel d offres 2.3.2. Engagement et confidentialité 2.3.3. Structure de l appel d offres 2.3.4. Calendrier général de l appel d offres 2.3.5. Procédure pour le présent cahier des charges 3. Présentation de [entreprise], de l organisation RH et du SIRH actuels 3.1. Présentation de [entreprise] 3.1.1. Présentation générale 3.1.2. Activités de [entreprise]. 3.1.3. Cadre réglementaire 3.2. Organisation actuelle et cartographie des acteurs [entreprise] concernés 3.2.1. Organisation actuelle des Ressources Humaines 3.2.2. Cartographie des équipes [entreprise] concernées 3.3. Système actuel de gestion des ressources humaines 3.3.1. Couverture fonctionnelle et applicative 3.3.2. Eléments de dimensionnement 4. Présentation du projet SIRH 4.1. Enjeux et objectifs du projet 4.1.1. Enjeux et objectifs pour la Direction des Ressources Humaines 4.1.2. Enjeux et objectifs pour la Direction des Systèmes d Information 4.2. Cible et trajectoire 4.2.1. Cartographie fonctionnelle cible des processus RH 4.2.2. Trajectoire de mise en œuvre 4.3. Contraintes techniques à respecter 4.3.1. Intégration dans l infrastructure actuelle de [Entreprise] 4.3.2. Cartographie applicative et interfaces cibles 4.3.3. Postes clients et connectivité 4.4. Equipe projet et gouvernance 4.4.1. Equipe projet GA / Paie Page 2 sur 15 Version T3-2013
4.4.2. Gouvernance 5. Présentation détaillée des attentes de Entreprise] 5.1. Présentation des prestataires 5.2. Besoins fonctionnels à couvrir 5.2.1. Exigences fonctionnelles générales 5.2.2. Gestion administrative du personnel 5.2.3. Gestion des temps et des activités 5.2.4. Gestion de la paie et post-paie 5.2.5. Pilotage RH Indicateurs RH 5.3. Prestations attendues dans le cadre de la mise en œuvre du projet 5.3.1. Poste 1 : Conception de la solution 5.3.2. Poste 2 : Réalisation de la solution 5.3.3. Poste 3 : La reprise des données 5.3.4. Poste 4 : Recette de la solution 5.3.5. Poste 5 : Mise en production 5.3.6. Poste 6 : Formation des utilisateurs - Option 5.3.7. Poste 7 : Pilotage et coordination - Option 5.4. Services attendus 5.4.1. Services de support 5.4.2. Services de maintenance 5.4.3. Gestion des environnements 5.4.4. Plan de qualité 5.4.5. Clause d audit 5.4.6. Prérequis relatifs à la réversibilité (en fin de contrat) 5.4.7. Services spécifiques dans le cas d un mode SaaS 5.4.8. Services d externalisation et d administration du système (Spécifique) 5.5. Equipe Projet 5.5.1. Organisation 5.5.2. Synthèse des charges 5.5.3. Intervenants pressentis et profils proposés 5.6. Budget et contrat 5.6.1. Coût de mise en œuvre du projet 5.6.2. Coûts d acquisition et d investissements 5.6.3. Coûts des services récurrents 5.6.4. Coûts des prestations complémentaires 5.6.5. Echéancier et conditions de paiement 5.6.6. Frais de déplacement 5.6.7. Eléments contractuels 6. Annexes 6.1 Annexe 1 : Cadre de réponse 6.2 Annexe 2 : Grille de questions / réponses 6.3 Annexe 3 : Accord de confidentialité 6.4 Annexe 4 : Présentation des formulaires existants et autres éléments fonctionnels Page 3 sur 15 Version T3-2013
1. Avant-propos 1.1. : définition, enjeux et objectifs Le cahier des charges est un document qui contient la liste des besoins, exigences fonctionnelles et contraintes techniques que les prestataires et solutions proposées devront respecter lors de la réalisation du projet SIRH. Il est le document central de vos appels d offre et permet de définir vos attentes dès le début du projet. C est ce même cahier des charges qui vous permettra de construire votre grille d analyse des réponses pour évaluer les propositions reçues et définir celle de votre choix. Plus votre cahier des charges sera complet, plus vous sécuriserez votre appel d offre et la réussite de votre projet. Il est donc primordial de prendre le temps de définir et de formaliser dans le détail votre situation actuelle, vos besoins et votre cible en termes de processus, organisation et outil en amont de la recherche d un partenaire ou d une solution. 1.2. Le cahier des charges RHondemand.com 1.2.1. Présentation Le cahier des charges RHondemand.com est un cahier des charges standard pour un domaine RH donné et facilement personnalisable en fonction de vos spécificités. Ainsi, il vous permet de gagner beaucoup de temps dans sa rédaction tout en garantissant que tous les aspects fonctionnels, techniques et contractuels seront couverts : Structure complète recouvrant l ensemble des éléments indispensables à la construction d un cahier des charges (techniques, fonctionnels, contractuels). Rédaction complète de tous les éléments «standard». Identification et formalisation de l ensemble des fonctionnalités liées au domaine RH visé. Distinction des éléments concernant les projets SaaS et On premise. Identification des parties à personnaliser. Conseils pour la personnalisation. Proposition d annexes pour compléter votre cahier des charges. En revanche cette version du cahier des charges ne comprend pas les éléments suivants: La Cartographie fonctionnelle. La Cartographie applicative. Les processus et flowcharts Le cadre de réponse. La grille de questions/ réponses. La grille d analyse des réponses à l appel d offre. L accord de confidentialité Page 4 sur 15 Version T3-2013
1.2.2. Périmètre fonctionnel & géographique et aspects internationaux 1.2.2.1. Périmètre fonctionnel Le présent document vise à présenter le projet de mise en place d une solution de gestion d'administration du personnel, de la paie et des absences. 1.2.2.2. Périmètre géographique et aspects internationaux Le présent document a été réalisé au regard des règles, pratiques et lois applicables en France. Néanmoins son adaptation dans le cadre d un projet international sera réalisée facilement. En effet, il vous suffira de revoir les éléments fonctionnels et la description des fonctionnalités attendues en fonction du périmètre géographique pour lequel s applique votre cahier des charges et de fournir l ensemble des spécificités liées à chacun des pays visés. La gestion multi-langues est déjà prise en compte dans le paragraphe «5.2.1.1, gestion des langues». Les autres aspects restent applicables en France comme à l international. Enfin, nous portons votre attention sur le fait que les projets SIRH internationaux demandent une harmonisation des processus et des règles de gestion associées. Ainsi, le succès de la mise en place d une solution internationale commune dépendra de la capacité de la solution à s adapter aux différentes spécificités locales mais aussi des actions de conduite du changement que vous mettrez en place pour harmoniser les procédures et faire accepter une solution répondant aux besoins du plus grand nombre (et non aux besoins de chacun). 1.2.3. Destinataires de ce document Ce document s adresse à toute personne responsable du cadrage, de l expression des besoins techniques et fonctionnels et du choix de prestataires et solutions pour la mise en œuvre d une solution de gestion administrative et paie. Responsable RH, GA et Paie en charge du projet Responsable et dirigeants traitant du SIRH Directeur de projet SI Directeur de projet RH Consultant AMOA/AMOE Chef de projet SIRH Page 5 sur 15 Version T3-2013
1.2.4. Comment utiliser le modèle RHondemand.com Pour utiliser le modèle RHondemand.com, il vous suffit : De personnaliser et compléter les éléments identifiés ou suivre les indications en orange A personnaliser. En vous aidant de nos conseils disponibles dans ce document Conseils RHondemand.com Puis d ajuster la charte graphique Enfin de relire l ensemble, d ajuster les contenus proposés et le lotissement en fonction de vos spécificités et exigences et de supprimer l avant-propos et les conseils RHondemand.com. 1.2.5. Besoin d aide? Ce document a été créé de manière à faciliter sa prise en main et son adaptation par nos clients de manière autonome. Néanmoins, la rédaction d un cahier des charges requière un savoir-faire particulier et fait référence à des notions à la fois techniques et fonctionnelles. Aussi, si vous avez besoin d un accompagnement ou d un avis d expert dans la personnalisation de ce document, n hésitez pas à nous solliciter au travers de notre offre de service sur RHondemand.com. Pour un investissement limité (en termes de temps et de budget), nous vous accompagnons dans la réalisation de votre document et projet. Enfin, nous vous conseillons d acheter le kit complet «cahier des charges gestion administrative et paie» ainsi que la «cartographie applicative et fonctionnelle» afin de détenir l ensemble des documents utiles à la réalisation de votre appel d offre. Pour un usage facilité, Rhondemand.com garantit la cohérence de l ensemble des documents relatifs à un même domaine fonctionnel. Page 6 sur 15 Version T3-2013
2. Introduction 2.1. Préambule confidentialité Propriété Le présent document (annexes comprises) est la propriété exclusive de entreprise et est strictement confidentiel. Utilisation Le présent document (annexes comprises) ne peut être utilisé par le prestataire que dans le cadre limité de la réponse demandée par entreprise. Toute autre utilisation par le prestataire est interdite. Reproduction La reproduction du présent document (annexes comprises) est limitée aux personnes habilitées par le prestataire pour réaliser les travaux confiés par entreprise. 2.2. Objet du document Le présent document vise à présenter le projet de mise en place d une solution de gestion d'administration du personnel, de la paie, et des absences pour entreprise. Les prestations comprennent la fourniture, l intégration et la maintenance du système d information ressources humaines par infogérance sur site (Offre de base on Premise) ou en mode hébergé (option SAAS) sur une durée d engagement de [X] ans dont [X] ans fermes. Préciser si vous souhaitez externaliser une partie des services et activités. Dans ce cas, nous vous conseillons de définir exactement quelles sont les activités externalisées dans la partie 5.4.8 «Services d externalisation et d administration du système» Ce document est adressé à un certain nombre de sociétés ayant été présélectionnées et ci-après désignées comme «prestataire». Il permet aux sociétés sollicitées de se positionner et de chiffrer l ensemble des prestations demandées par entreprise dans ce document. Le présent document ne constitue ni une proposition de contrat ni une commande, entreprise se réservant le droit de rejeter tout ou partie des offres reçues. Page 7 sur 15 Version T3-2013
3. Présentation de [entreprise], de l organisation RH et du SIRH actuels 3.1. Présentation de [entreprise] 3.1.1. Présentation générale Ces informations sont spécifiques à votre entreprise. Ce paragraphe vise à présenter votre entreprise en décrivant notamment : Votre groupe et vos marques ; Votre stratégie ; Vos missions ; Vos chiffres clés ; Votre organisation (en France et à l international) ; 3.1.2. Activités de [entreprise]. Ces informations sont spécifiques à votre entreprise. Ce paragraphe vise à présenter votre principales activités au travers de : Votre offre ; Vos métiers ; Vos domaines de compétences. 3.1.3. Cadre réglementaire [Entreprise] est soumis à [X] conventions collectives : Ces informations sont spécifiques à votre entreprise. Ce paragraphe vise à présenter le cadre réglementaire de votre entreprise : Conventions collectives applicables ; Accord de branches et accord d entreprise applicable Page 8 sur 15 Version T3-2013
4. Présentation du projet SIRH 4.1. Enjeux et objectifs du projet Ces informations sont spécifiques à votre entreprise. Néanmoins, vous trouverez ci-dessous une proposition émanant de notre retour d expérience des différents projets SIRH que nous avons menés. Veillez à personnaliser. 4.1.1. Enjeux et objectifs pour la Direction des Ressources Humaines L évolution du SIRH de entreprise doit permettre de contribuer à l atteinte des objectifs suivant: Optimisation et développement de l efficience du SIRH Gains de temps Gains de qualité Les objectifs poursuivis par la DRH dans le cadre de la mise en place d une nouvelle solution sont les suivants : Déconcentration Garantir une fiabilité Améliorer la productivité Diminuer les charges 4.1.2. Enjeux et objectifs pour la Direction des Systèmes d Information Pour la Direction des Systèmes d Information, l objectif prioritaire est de Une orientation pour une solution intégrée La DSI a également pour objectif Pour compléter notre proposition, vous pouvez présenter dans les grandes lignes les difficultés rencontrées à ce jour ainsi que les bénéfices attendus que ce soit sur les aspects fonctionnels et techniques. Page 9 sur 15 Version T3-2013
5. Présentation détaillée des attentes de Entreprise] 5.1. Présentation des prestataires Les prestataires répondant à l appel d offre devront se présenter selon les modalités définies dans le cadre de réponse (annexe 1). Les informations attendues sont : Les informations principales de la structure juridique (raison sociale, année de création, activités, coordonnées) Les résultats financiers et le nombre de collaborateurs sur les 3 dernières années Les références clients Le cadre de réponse n est pas inclus dans cette version du cahier des charges. En revanche, il est disponible sur RHondemand.com 5.2. Besoins fonctionnels à couvrir Besoin d aide? Faites appel à nos services sur RHondemand.com Le prestataire répondant à l appel d offre devra préciser, au travers du cadre de réponse (annexe 1), le niveau de couverture des fonctionnalités attendues par la solution et présentées ci-dessous : Fonctionnalité couverte en standard Fonctionnalité couverte en standard mais nécessitant un paramétrage; Fonctionnalité couverte à l occasion d un futur développement / release (< 6 mois); Fonctionnalité pouvant être couverte via la réalisation de développements spécifiques ; Fonctionnalité non couverte et non prévue à l occasion d un futur développement / release. Le cadre de réponse n est pas inclus dans cette version du cahier des charges. En revanche, il est disponible sur RHondemand.com Une liste des fonctionnalités attendues vous est proposée. Vous pouvez la modifier en fonction de vos spécificités et compléter la description des fonctionnalités avec vos propres règles de gestion. Pensez aussi à renseigner l importance que cette fonctionnalité revêt pour vous. Page 10 sur 15 Version T3-2013
5.2.1. Gestion administrative du personnel 5.2.1.1. Flowcharts / processus 5.2.1.2. Gestion des actes de gestion 5.2.1.2.1. Règles de gestion 5.2.1.2.2. Fonctionnalités attendues Fonctionnalités Modification des informations personnelles Importance 1= Facultatif 2= Nécessaire 3= Incontournable Page 11 sur 15 Version T3-2013
5.3. Prestations attendues dans le cadre de la mise en œuvre du projet Il est attendu du prestataire les prestations suivantes dans le cadre de la mise en œuvre de la solution : Poste 1 : Conception de la solution ; Poste 2 : Réalisation de la solution et des interfaces ; Poste 3 : Reprise de données; Poste 4 : Recette de la solution ; Poste 5 : Mise en production de la solution ; Poste 6 : Formation des utilisateurs ; Poste 7 : Pilotage de la prestation. 5.3.1. Poste 1 : Conception de la solution 5.3.1.1. Objet 5.3.1.2. Prestations attendues 5.3.1.3. Livrables attendus Page 12 sur 15 Version T3-2013
5.4. Services attendus [Entreprise] attend du prestataire retenu qu il assure un certain nombre de services détaillés ci-après. La capacité du prestataire à prendre en charge ces services devra être précisée dans sa réponse. Par ailleurs, le prestataire devra préciser le niveau de services qu il mettra en place et ses engagements. 5.4.1. Services de support 5.4.2. Services de maintenance 5.4.3. Gestion des environnements 5.4.4. Plan de qualité 5.4.5. Clause d audit Page 13 sur 15 Version T3-2013
5.5. Budget et contrat 5.5.1. Coût de mise en œuvre du projet Le prestataire fournira les éléments de chiffrage et de coût pour la mise en œuvre des prestations demandées. Il détaillera autant que possible les différentes hypothèses retenues pour son chiffrage. Le prestataire détaillera une grille de taux journaliers par profil : 5.5.2. Coûts d acquisition et d investissements Page 14 sur 15 Version T3-2013
6. Annexes Les annexes ne sont pas comprises dans cette version du cahier des charges. En revanche, elles sont disponibles sur RHondemand.com. 6.1 Annexe 1 : Cadre de réponse 6.2 Annexe 2 : Grille de questions / réponses 6.3 Annexe 3 : Accord de confidentialité 6.4 Annexe 4 : Présentation des formulaires existants et autres éléments fonctionnels Dans cette annexe, vous allez présenter des éléments fonctionnels importants que vous souhaitez voir pris en compte dans les propositions qui vous seront faites. A titre d exemple, vous pouvez mettre un exemple de fiche de paie actuelle ou le calendrier de paie de l année en cours. Besoin d aide? Faites appel à nos services sur RHondemand.com RHondemand.com, est le 1er centre d expertise et ressources RH et SIRH online. Il propose à tous les professionnels RH et SIRH des documents «clés en main» et «personnalisables» et des services d accompagnement pour déployer, améliorer, et optimiser, en toute autonomie, en interne et avec leurs équipes, leur expertise et processus RH & SIRH. RHondemand 2013 Tous droits réservés Ce document ne peut être reproduit ou communiqué à un tiers sans autorisation préalable et écrite de son auteur. Nous attirons votre attention sur le fait que ce modèle ne peut constituer que le point de départ d une réflexion qui suppose une analyse factuelle de la situation de votre entreprise et de ses besoins. Ce modèle ne peut en aucun cas être utilisé sans adaptation. Par conséquent, vous renoncez irrévocablement à mettre en cause la responsabilité de RHondemand à raison de l utilisation de ce modèle» Page 15 sur 15 Version T3-2013